1 Понятие и характеристика документированной информации
переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среду.
как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал.
средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий на базе созданных информационных ресурсов механизм достижения целей организации.
Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии.
Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах,банках данных, других информационных системах). Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации.
Таким образом, документ является первичной основой информационных ресурсов.
Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований.
Для историка документ ценен прежде всего той информацией о прошлом, которую он заключает в себе, причем не только в содержании, но и во внешнем виде – почерке, химическом составе бумаги, водяных знаках и т. п. Такое внимание к форме имеет для историка как эмоциональный (“дух времени”), так и практический смысл.
Ему приходится иметь дело с документами разных эпох, а внешние особенности достаточно точно отражают время, а порой и обстоятельства их создания. Отсюда и толкование документа, прежде всего как материального носителя с зафиксированной на нем информацией о прошлом.
В делопроизводстве нужно, прежде всего, обеспечивать быстрое нахождение документа, а также проследить в случае необходимости его маршрут по инстанциям, включая его создание, согласование, исправление, снабжение визами, учетными номерами и пр. Кроме того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа то учреждение или должностное лицо, которое значится его автором.
У архивиста основные задачи – сохранить документы в целости и обеспечить учет, чтобы при необходимости выдать их пользователю (тому же историку). Содержание документа и его внешняя форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов.
Функция учета объединяет архивиста с делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить и сам документ, и реквизиты неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.
Юрист, как и историк, является потребителем документов, хранимых в архиве. Но его они интересуют в случае конфликта, участники которого преследуют противоположные интересы. В этом случае критическое значение приобретает вопрос о подлинности. Поэтому юридическая ценность документа тем выше, чем труднее его подделать или исказить. Сам документ для юриста – это, прежде всего информация, подлинность которой удостоверена и не может быть оспорена.
Наконец, для специалиста в области информационных технологий информация – это товар, который он должен доставить по назначению, а также предоставить пользователю возможность свободно обращаться с этим товаром, быстро и эффективно изменять его или, наоборот, обеспечивать неизменность и надежную сохранность.
Само понятие “документ” употребляется здесь, скорее, по традиции и выполняет чисто учетную функцию. В любом случае документ предстает как целостная и транспортабельная совокупность (порция) информации. Такое понимание ближе всего к делопроизводственному, но довольно далеко от исторического и юридического.
Возможность создания документов с помощью компьютера сильнее всего ударила по традиционным представлениям, свойственные историкам и архивистам, поскольку они предполагали связь документа с конкретным носителем. Эта связь потеряла смысл: документ создается в оперативной памяти компьютера, сохраняется на его же жестком диске, а затем в процессе обращения и хранения неоднократно перезаписывается на новые носители разных типов.
А поскольку время и обстоятельства создания документа теперь не могут быть отражены в его форме, необходимо обеспечить их присутствие в содержании. Другими словами, электронный документ должен иметь более широкий круг реквизитов (метаданных) по сравнению с бумажным.
достоверность информации, нужны дополнительные меры: подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции) и снабжение документа электронной цифровой подписью. При этом все равно сохраняется потенциальная возможность того, что защитные средства будут преодолены злоумышленником. Поэтому остро стоит вопрос о степени их надежности
1) документ — материальный объект;
2) документ — носитель информации;
3) документ — документированная информация.
Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
Длительная трансформация толкования термина «документ», первоначально полностью не соответствующего современным технологиям хранения и передачи информации, привела к легализации информационной трактовки данного понятия в Федеральном Законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 25. 01. 1995 г. № 24-ФЗ.
Согласно ст. 2 Закона под документированной информацией или документом (закон рассматривает эти понятия как равнозначные) понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где информация — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления).
Эта же формулировка приводится и в Федеральном Законе «Об участии в международном информационном обмене» от 04. 07. 1996 г. № 85-ФЗ, сохраняя жесткую взаимосвязь информации, содержащейся в документе, и материального носителя данной информации
Из легального термина «документированная информация (документ)», содержащегося упомянутых законах, вытекают три основных признака документа.
Первый из них – наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях.
реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.
Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.[2]
Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.
В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)», по мнению В. А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т. д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений[3]
.
“закрепляется” на материальном носителе или даже “привязывается” к нему и тем самым обособляется от создателя информации. В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.
Не менее важна для управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения по мере исторического развития. Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.
техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.
В понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа[4]
Таким образом, понятие “документированная информация” отличается существенно от понятия ”информация”. Феномен документированной информации заключается в двуединстве информации и материального носителя, что в существенной мере определяет ее правовой режим.
Документированная информация в приведенном выше определении по сути дела есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности. Следует, однако, отметить, что документированная информация относится к вещам особого рода.
1. 2 Свойства документированной информации
Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает[5]
.
Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.
Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.
Релевантностью (от англ. “relevant”- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.
С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации – её ценность, т. е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.
Ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.
В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.
Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений.
При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.
По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком.
Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием.
В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском – 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.
Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации – ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.
до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.
Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.
Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением – дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов.
оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т. е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.
С новизной связана своевременность информации, т. е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
Одно из свойств документированной информации – её доступность, т. е. возможность получения потребителем.
Защищённость – свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.
Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т. е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.
Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т. е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).
Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.
понятия документа и его основными функциями.
Документированная информация бесплатно рефераты
{“thumb_default_size”:”160×220″,”thumb_ac_size”:”80×110″,”isPayOrJoin”:false,”essayUpload”:true,”site_id”:4,”autoComplete”:false,”isPremiumCountry”:false,”userCountryCode”:”RU”,”logPixelPath”:”//www.smhpix.com/pixel.gif”,”tracking_url”:”//www.smhpix.com/pixel.gif”,”cookies”:[],”userType”:”member_guest”,”ct”:0,”ndocs”:”400.000″,”pdocs”:””,”cc”:”10_PERCENT_1MO_AND_6MO”,”signUpUrl”:”/join.php”,”joinUrl”:”/join.php”,”payPlanUrl”:null,”upgradeUrl”:”/contribuir?newuser=1″,”freeTrialUrl”:null,”showModal”:null,”showModalUrl”:null,”joinFreeUrl”:”/contribuir?newuser=1″,”section”:”search”,”analytics”:{“googleId”:”UA-18439311-1″}}
Непонятно? мы так и думали. практический смысл 7.5
К сожалению, даже после прочтения требований 7.5.3 многие пользователи не будут знать, как интерпретировать и применить их в своем случае. Это хроническая проблема ISO 9001, которая, как полагают многие специалисты, отчасти связана с неудачным понятийным аппаратом, где в жертву универсальности и точности терминов принесена их доступность для понимания, а отчасти с принципиальным уходом авторов ISO от описания методов, которыми может быть достигнуто соответствие требованиям.
Одного рецепта СМК, который бы идеально подходил для всех не может быть. Поэтому сделана ставка на выработку пользователями индивидуальных подходов к требованиям ISO 9001. По факту, сложилась неудобная ситуация, при которой самого текста стандарта всегда мало для понимания того, что нужно делать.
Есть требования ISO 9001, а есть некий консенсус между консультантами по внедрению, аудиторами и прочими специалистами о том, как «правоверно» их понимать. Причем, они нигде не изложены исчерпывающе. А по некоторым вопросам консенсуса нет вообще. Итак, текст требований плюс некие традиции внедрения.
И одно без другого не складывается в единую картину. Но ISO 9001:2021 новый стандарт, поэтому никакого предыдущего опыта его использования консультантами нет. Что же касается текста раздела 7.5, то он не перефразирует уже существовавший текст из ISO 9001:
2008, а добавляет то, чего раньше не было. У пользователя ISO 9001, который собирается внедрять процесс управления документированной информацией в этой ситуации есть несколько возможных подходов к решению проблемы: можно обратиться в ISO с просьбой об официальной интерпретации требований раздела, которые потом могут вызвать трудности при аудите СМК.
Можно дождаться, когда консультанты «обкатают» ISO 9001:2021 и выработают «правоверную» точку зрения на 7.5. А можно попробовать организовать процессы управления документацией как понимаете их вы. Но готовьтесь к тому, что у консультантов и аудиторов, с которыми вы будете иметь дело впоследствии будет другая точка зрения. Рискнем предложить вам свое понимание организации этих процессов, может быть это принесет вам пользу.
- Внедренные и действующие версии Политики в области качества, Целей в области качества, Руководства по качеству, Программы качества, Рабочих инструкций, Квартальный план продаж, Общий перечень записей, Общий перечень документов.
- Проекты следующих документов: Программы качества, Рабочие инструкции, Квартальные планы продаж, Запросы о документах, имеющих внешний источник.
- Политика в области качества, Цели в области качества, Руководство по качеству, Запросы о документах, имеющих внешний источник.
- Документы, имеющие внешний источник.
- Процедура системы качества по Разделу 7.5 «Управление документированной информацией».
Вообще-то, существует специализированный стандарт Международной организации по стандартизации по документации СМК – ISO 10013 «Руководство по документированию. Системы менеджмента качества», но по состоянию на 25 декабря 2021 года он еще не успел пройти редакцию вслед за ISO 9001 и поэтому касательно понятия «документированная информация» он не в помощь.
Впрочем, организация ISO поспешила опубликовать адресный норматив по этой тематике. Речь о «Руководстве по требованиям ISO 9001:2021 к документированной информации» («Guidance on the requirements for Documented Information of ISO 9001:2021», – ред.).
Параграф №4 комментирует и уточняет требования Раздела 7.5 из ISO 9001:2021. В частности, в дополнительном нормативном документе ISO перечислены другие параграфы и пункты, где заходит речь о документированной информации: 5; 6.2; 4.4; 4.3.
Разъясняются многие темные места нового стандарта. Например, что значит поддерживать документированную информацию (maintained, – ред.) или сохранять ее (retaining, – ред.)? «Документированная информация поддерживается организацией для распространения в организации, необходимой для организации, чтобы вести обычную производственную деятельность (обычно это документы нижнего, прикладного уровня, – ред.)», – сказано в Руководстве.
Здесь же даны примеры таких прикладных документов: рабочие инструкции, карты процессов, спецификации, планы контроля, формы, планы по качеству. Хранится (retaining, – ред.) информация для обеспечения свидетельств полученных результатов (записи, – ред.).
Раздел 7.5 «управление документированной информацией» из iso 9001:2021
По версии Международной организации по стандартизации (ISO – International Organization for Standardization, – ред.) документированная информация представляет собой информацию, которую необходимо поддерживать (to maintain, – ред.) и которая должна находиться под управлением.
В это понятие входит, в том числе, носитель, который содержит (to contain, – ред.) эту информацию. Требованиям по документированной информации в ISO 9001:2021 уделен раздел 7.5, затем, конкретно об управлении этим типом документов говорится в подразделе 7.5.3.
- доступна ли она там и тогда, где нужна и приносит ли пользу;
- в достаточной ли степени она защищена (пример: от потери информации, от ненадлежащего использования и так далее, – ред.);
- организованы ли процессы распространения, проверки доступа, поиска и использования документированной информации;
- действуют ли эффективные процессы хранения и защиты документов от определенных ошибок при их составлении, например, гарантирована ли их читаемость;
- установлены ли правила хранения и изъятия документированной информации.
В 7.5.3 «Управление документированной информацией» также говорится, что необходимо идентифицировать и управлять документированной информацией по процессам, выполняемым на аутсорсинге.
Заключение
Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.
В результате проведённого исследования по теме “Современные материальные носители документированной документации” можно сделать ряд выводов:
Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса.
Документирование информации — обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы — осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции.
информации в управлении является документ.
Существует три основных сущностных подхода к формулированию понятия документа: как материального объекта; как носителя информации; как документированной информации. В течение, длительного времени главенство в термине принадлежало носителю.
Включение в понимание документа правовой составляющей позволяет реализовать концепцию управления документацией на всех стадиях ее жизненного цикла.
Для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных».
Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.
Под материальной составляющей документа имеют в виду:
1) материальную основу документа;
2) форму носителя информации;
Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда – непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.
Развитие материальных носителей документированной информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя.
