История развития делопроизводства в России

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ВОПРОСАМ ОБРАЗОВАНИЯ

ОБЩЕСТВЕННОЕ УЧЕБНОЕ ЗАВЕДЕНИЕ

ВЫСШЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБУЧЕНИЕ

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

(ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ВЫСШЕЕ УЧЕБНОЕ ЗАВЕДЕНИЕ (СЭЮ))

Отделение МПС в Ангарске

Департамент рекламы и архивов

Курсовая работа по теме “Управление документацией”

История архивного менеджмента

Студент второго курса заочного отделения факультета делопроизводства и делопроизводства

Махиной Светланы Анатольевны

Доцент, кандидат наук

Коузнецова М.В.

Ангарск 2009

Содержимое

Главная

Глава 1: Регистрация в Древнерусском государстве. Приказные дьяки XV-XVII вв.

1.1 Зарождение регистров, первые места хранения документов, требования к юридическому регулированию регистров

1.2 Формирование судебной картотеки

1.3 Типы документов, первые формы документов

Глава 2: Система коллежского делопроизводства. “Исполнительное” делопроизводство для священнослужителей в 19-м и начале 20-го веков.

2.1 Создание новой системы государственных учреждений, возникновение упорядоченной системы регистрации

2.2 Введение “Таблицы оценок…”, замена школ на факультеты

2.3 Появление бланков документов, попытки реформировать сложившуюся систему ведения учета

Глава 3: Советское и постсоветское (современное) делопроизводство. Состояние и перспективы делопроизводства в современной России

3.0 Первый этап в развитии советского делопроизводства, создание ВНИИДАД (Всесоюзного научно-исследовательского института делопроизводства и архивов)

3.2 Второй этап развития советского архивного управления

3.3 Нормативно-правовая база российского регистра

3.4 Перспективы развития управления документацией

Предложение .

Литература

Современное общество по праву называют “информационным обществом”. Это связано с тем очевидным фактом, что прогресс и дальнейшее развитие практически всех сфер человеческой деятельности базируется на информации и достижениях информатики – науки, изучающей информацию с точки зрения ее практического применения. Каждый из нас ежедневно работает с различными документами: паспорт, студенческий билет, школьная книжка, чек из кассы при покупке в магазине и т.д. Мы обмениваемся письмами, делаем записи и т.д. Мы обмениваемся письмами, делаем записи в тетрадях, конспектируем на уроках, читаем книги, газеты и покупаем компакт-диски. Все это также является документами. Они сопровождают человека от первого до последнего дня его жизни (свидетельство о рождении, свидетельство об окончании школы, свидетельство о браке и т.д.). Документ является одним из важнейших инструментов функционирования, управления и самопознания человеческого общества.

Уже в древние времена люди начали понимать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определенным законам. Сначала это понимание закреплялось в повседневной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем разнообразные практические приемы обобщались, анализировались и постепенно превращались в обязательные нормы и правила, объявленные в официальных нормативно-правовых документах. Таким образом, практическая деятельность и постепенное накопление эмпирического материала стимулировали развитие теоретического осмысления вопросов, связанных с документами в обществе. В результате родилась научная дисциплина – делопроизводство.

С древних времен до нас доходят документы различного рода, благодаря которым мы можем узнать об истории нашей страны, подробностях повседневной жизни и различных условиях, царивших в те далекие времена. Документы появились вместе с письменностью, сначала как средство обеспечения сохранности имущества, а затем, с развитием письменности, они стали средством общения и передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

История процесса создания документа, изменения его внешнего вида и текста, а также этапы работы с ним увлекательны сами по себе. Многие учебники по делопроизводству включают в себя небольшую историю делопроизводства. Чтобы понять историю делопроизводства, мне пришлось прочитать много литературы. Особого внимания в этом плане заслуживает учебник Н. С. Ларькова “Документоведение”. В нем много интересной информации по истории делопроизводства и документов в целом. Также в изучении истории делопроизводства мне очень помогли такие учебно-практические пособия, как: “Секретарское дело” Т. Н. Бондыревой, “Организация работы с документами” под редакцией профессора В. А. Кудряева, “Современное делопроизводство” М. И. Басакова, очень помог журнал “Секретарское дело”. Задачи моей работы – выяснить, как формировалось делопроизводство в Древнерусском государстве, как формировалось канцелярское дело, что нового было создано при системе коллежского делопроизводства. Также в мое задание входит изучение системы министерского делопроизводства, описание попыток реформирования существующей системы, а также обсуждение состояния и перспектив развития этой системы в современной России.

В ранние времена люди общались с окружающим миром с помощью жестов, мимики, криков, прикосновений и других простых средств визуальной, слуховой и тактильной коммуникации. Важной вехой в истории человеческого общества стало появление осмысленной речи и языка. В ходе эволюции человека возросла потребность в общении не только в пространстве, но и во времени, т.е. потребность в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации были неполными. Человеческую речь можно услышать только на небольшом расстоянии и только тогда, когда она произносится. Поэтому уже в древности предпринимались попытки найти пути и средства для преодоления этого несовершенства. Уже две с половиной тысячи лет назад в Персии, во времена правления царя Кира, людей, наделенных сильным голосом, размещали на определенном расстоянии друг от друга, чтобы быстро передавать его приказы и другие важные сообщения. Они кричали, передавая информацию по цепочке. Такая цепочка может за один день передать сообщение для марша целого месяца. Так же поступали и древние галлы. Однако этот метод не гарантировал, что приемник получит неискаженную информацию.

Более того, поначалу было трудно сохранить необходимую информацию, поскольку знания еще не были отделены от человека, который ими обладал. Посредством подачи сигналов было осуществлено отделение информации от субъекта и первые попытки ее фиксации. Сигналы – вспышки дыма, костры, трубы, барабаны и т.д. использовались для передачи информации в пространстве. Также было распространено использование предметов с символическим значением. В своем труде Геродот приводит пример того, что означало символическое послание для древних скифов и персов. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: “Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норах, как мыши, то вы будете рассеяны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю”. [1]

Позже символические знаки были заменены условными знаками, в которых объекты использовались в качестве условных знаков в зависимости от предварительного соглашения людей о значении того или иного объекта. Позже появилась более сложная “узловатая” письменность: у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Славяне, вероятно, использовали похожую письменность. Не случайно в русском языке сохранилось выражение “завязать узел на память”, то есть удержать информацию в памяти. Формы предметной коммуникации сохранились до наших дней: дарение хлеба и соли как знак гостеприимства, букеты цветов и сувениры как знак внимания, военные знаки отличия, государственные флаги и т.д.

Именно необходимость передачи полезного практического опыта, а также коммуникативные требования религиозных верований первобытных людей стимулировали поиск более эффективных искусственных методов передачи информации. Огромную роль в этом сыграло искусство резьбы по кости и дереву эпохи палеолита, возникшее около 35 000 лет назад. Примерно через 5 000 лет появились рисунки на стенах пещер, различные скульптуры, украшения и орнаментированные предметы. Они подготовили следующий скачок в развитии человеческой цивилизации.

Этот новый этап был связан с появлением письменности, что ознаменовало переход человечества к первой в его истории информационной технологии. Его появление было обусловлено ростом общественных потребностей, усложнением социальной структуры человеческих обществ и образованием первых государств.

Древнерусское государство было создано в результате длительного процесса развития восточнославянских племен. В ряде документов были закреплены имущественное и социальное неравенство, основанное на частной собственности. В конце девятого века этот процесс привел к образованию классов. Все это нашло отражение в замечательном документе, памятнике древнерусского права – Русской Правде. Записная система России сформировалась в середине XV века в период превращения Московского княжества в Великорусское государство. В период с XV по XVII век делопроизводство называлось “заказным”. По мере развития российского делопроизводства в XVIII веке оно было связано с Петром I и его радикальными реформами в государственном секторе. Оно называлось “коллежским канцеляристом”. В начале XIX в. По мере ослабления верхнего и центрального аппарата правительства Александру I пришлось в начале XIX в. (1801-1811 гг.) заменить коллегии министерствами. Эта система называлась “министерской” вплоть до Февральской революции 1917 года. Ее также называли “исполнительной”, поскольку принцип единоначалия предполагал персональную ответственность каждого чиновника за неукоснительное выполнение своих прямых обязанностей. Советский период становления и развития делопроизводства можно разделить на два этапа: первый (1917-1973) – от отдельных государственных мер по упорядочению документации архивов до введения в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); второй (1973-1991) – годы формирования основ современного делопроизводства, которые после очередного переворота в судьбе великой страны (1991) стали основой для формирования делопроизводства в Российской Федерации на базе новых информационных технологий. В своем развитии делопроизводство прошло четыре отдельных этапа, каждый из которых имел свои уникальные традиции и стандарты создания и оформления документов.

Глава 1.

В сложный период зарождения и становления Древнерусского государства (X-XV вв.), во времена феодальной раздробленности, этнической обособленности, при отсутствии единой администрации, управленческие функции при князьях выполняли отдельные чиновники (холопы), иногда с небольшим количеством помощников (дьяков). В этих условиях был разработан один из аспектов регистрации – документация. Договоры с Византией (911, 945 гг.), жалованные и дарственные грамоты, завещания, личная переписка, найденные при археологических раскопках 1951-1952 гг. в Новгороде, Пскове, Смоленске и других городах, свидетельствуют о достаточно высоком уровне культуры составления документов в то время. [2]

Во время правления Владимира Святославовича (978-1015) в Киеве существовала школа для детей бояр и старших воинов. Выпускников этой школы отбирали на должности “хранителей княжеских печатей” и “металлистов” – судебных писарей, писцов и делопроизводителей князей и крупных феодалов. В Киевскую эпоху развития Древнерусского государства создавались различные виды документов, фиксировавших конкретные частноправовые отношения: уставы уставные, депозитные, купеческие, полные, жалобные и т.д.; заемные, закладные; житийные записи и др.

Со временем храмы в городах были определены как места наиболее надежного хранения. Хранители отвечали за хранение документов в месте, называемом лар. Иногда уже сам факт хранения документа в храме придавал ему юридическую силу. Центрами делопроизводства и хранения были также пансионы (смоленский, немецкий и др. (включая монастыри, которые были важными экономическими центрами).

В Пскове, например, документы хранились в сундуках в Троицком соборе. Государственные и церковные акты, утвержденные на вече, помещались в “Свято-Троицкий сапог”, что придавало им статус официальных документов. По решению Вече были уничтожены акты, которые по разным причинам утратили свое значение. Псковская почта была, по сути, архивом и канцелярией. В Новгородской республике решения веча принимались в “Вечевом святилище” – особой канцелярии, которую возглавлял секретарь веча. Здесь же хранилась печать “Великого Новгорода”. [3]

По мере накопления навыков создания документов стали разрабатываться стандартные формы – образцы документов, устойчивые языковые формулы, используемые в наиболее распространенных документах, процедуры подготовки документов: проект, ревизия (версия), белая бумага (окончательный вариант документа), – а также приемы заверения документов, призванные предотвратить подделку документов в политических и личных корыстных целях (сшивание, печати, мосты, то есть подпись на клею).

До конца 14 века пергамент (особенно обработанная телячья, овечья или козья кожа), называемый “устав” или “телячья кожа”, был основным материалом для письма на Руси; лучший пергамент импортировался из Греции и ганзейских городов.

Грамота в России – это лист пергамента шириной около 3,5 дюймов (15-17 см). Размер документа мог быть разной длины (десятки метров) за счет склеивания следующих листов, образующих столбец, колонну. Отсюда и название этой технологии обработки документов: “колонное делопроизводство”. Если документ терял свою ценность, пергамент отклеивали, обрезали, срезали потрепанные участки и снова использовали для записи информации.

По мере увеличения количества создаваемых документов менялась графика письма: первоначально использовали унциальный стиль письма – выписывание букв с прямыми контурами, но в 14 веке стали использовать полуунциальное письмо, которое ускоряло процесс письма за счет разрезанных букв и сокращения отдельных слов. Каждый документ писался целиком, без использования подслов. Из знаков препинания к XIV веку использовалась только точка в конце предложения.

В системе церковной (монастырской) документации в Древней Руси сформировался особый жанр житий святых. Они были составлены по фиксированным, неизменным правилам, где форма была важнее содержания.

Практика документирования как фактов, так и явлений частной и общественной жизни людей была широко распространена в древний период существования древнерусского государства, но делать какие-либо выводы о делопроизводстве в то время еще рано. Но именно в этот период постепенно складывались традиции создания документов, их обработки и хранения, начал формироваться профессиональный коллектив специалистов по работе с документами: дьяки, подьячие, писцы; появились предпосылки для законодательного регулирования делопроизводства. В это время появились и получили широкое распространение стандартизированные формы документов, состоящие из отдельных индивидуальных дел, которые были обобщены в канцеляриях, а затем формализованы. Наука о документах сформировалась отчасти благодаря деятельности канцелярий”. [4]

Российская система делопроизводства начала формироваться в середине XV века, когда Московское княжество было преобразовано в Великое княжество Великоморавской Руси. Великим князьям московским удалось создать высокоцентрализованную административную систему. Основные административные функции в этой системе выполняли Боярская дума и приказы – центральные исполнительные органы. Приказы как структурные единицы администрации возникли из практики передачи указаний (распоряжений) от великого князя к его подчиненным.

В рамках официальной системы, называемой “приказы”, царь издавал указы, законы и жалованные грамоты, а крестьянская дума – судебные решения. Приказы отправляли “сувениры” в поле. На местах у воевод была своя “канцелярия” – контора, в которой работали “малые” воеводы, дьяки и канцеляристы. Из церковных палат “наверх” посылались “описки” (отсюда название бессмысленного официального ответа на любой запрос). Офисное здание использовалось для хранения денег, городской печати и ведения счетов. Правовые формы постепенно разрабатывались в сводах законов 1497, 1550, 1589 годов и в Соборном уложении народных депутатов 1649 года. Считается, что термины “дело” как собрание документов, относящихся к конкретному делу или вопросу, и “делопроизводитель” как процесс подготовки (“доработки”) дел были придуманы в этот период. Изба клерков была разделена на столы. Например, в 1663 году в Нижнем Новгороде изба дьяка состояла из четырех столов: денежного, где хранились кассовые, приходные и расходные книги; юридического, где оформлялись судебные дела; следственного, имущественного и ямского, где хранились царские жалованные грамоты по имущественным делам. Приказ и канцелярия были одновременно резиденцией, канцелярией и архивом. Документы обычно располагались на столах и скамьях, а особо ценные документы хранились в сундуках в тех же комнатах, где велась повседневная работа и принимались посетители.

В приказах канцелярская работа стала особой сферой деятельности, сформировался слой служащих – профессиональных чиновников, для которых документ стал главным предметом их работы. По разным источникам, существовало от 50 до 70 приказов. В каждом из них было от 3 до 10, а в некоторых Приказах – до 400 и более “дьяков”. В Посольском приказе, например, было 447 служащих. [5]

Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. Кроме приказных изб на местах были такие органы, как земская изба, возглавляемые старостами, городничими. Схему государственного аппарата, сложившегося в России к XVII в., отличает определенная четкость[6]
. Представляет интерес и структура самого органа государственной власти – приказа[7]
.

В крупных приказах работники были сгруппированы в “столы” или подъячества – структурные подразделения приказов; деление на столы происходило не по виду деятельности, а по территориальному признаку. Для исполнения различных приказов существовали специальные должности: переводчики, трубачи, семайнеры и т.д., в функции которых также входила доставка приказа в суд. В их обязанности также входила доставка корреспонденции с приказами, вызов тяжущихся в суд и т.д. В деятельности орденов принципы коллективного и индивидуального управления не были четко разграничены. Можно лишь сказать, что административная деятельность полностью принадлежала клеркам, роль клерков была гораздо скромнее. Вместе с клерками они организовывали и вели делопроизводство. Через них писари получали прошения, отчеты, счета от местных правителей, вели архивы и обрабатывали письма.

Во время приказов из невежественных служилых людей постепенно сформировался слой профессиональных чиновников, которые стали экспертами в своих областях и начали вносить значительный вклад в решение государственных дел. Дело в приказе начиналось либо с получения входящего документа, либо с подготовки документа по указанию боярина или царя. На входящем документе отмечалось время его получения и авторства. Когда дело требовало справки, дьяк писал на обороте документа: “для письма”, и после того, как дело было завершено, его вклеивали в почту. Одно дело заключалось в склеивании документов, и места склейки отмечались на обороте каждого документа. Чтобы прочитать дело, нужно было развернуть столбец и сложить его после прочтения. Из-за складывания документы быстро портились. Документы этого периода были в виде свитков. Длина свитков была довольно большой. Например, Соборное уложение 1649 года, содержащее основные законы России XVII века, имело общую длину 309 метров. Слово “волката”, обозначающее неоправданную задержку в принятии решений, возникло потому, что свиток наматывали на деревянный стержень, чтобы он не волочился при разматывании. Во время правления Петра I столбовая система делопроизводства была отменена. В дополнение к столбцовой форме документа в приказах появилась тетрадная (книжная) форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. В связи с возникшей необходимостью тетради стали переплетать в книги. В прошлом книги служили средством ведения списков, финансов, учета, регистрации и т.д. Существует более 300 видов книг. Есть обеденные, денежные и другие книги. Но все же основной формой документа был столбец, который по существу имел характер “дела”, в котором отражалось все “производство” по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (прошения, памяти), включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и кончая документом, содержащим решение. Остальные бумаги, не сформированные в колонки, тетради или книги, группировались в связки, которые часто содержали самые разные документы.

Документы в канцелярии составлялись однообразным шрифтом. В этот период все документы в основном делились на следующие категории: жалованные грамоты (также известные как указные письма или царские указы), приговоры, приказы, доклады, докладные записки, депеши и прошения. Однако каждый вид имел свои разновидности. Такие документы, как грамоты, исходят от воевод, местных жителей; грамоты представляют собой царские указы, которые исходят от приказов на места, к боярам, воеводам и приказным людям. Царь отдавал приказы приказчикам, воеводам и другим местным чиновникам, приказчики объединялись в грамоты, а обращения граждан к центральному правительству оформлялись в виде прошений. Приказ по праву можно назвать колыбелью бюрократии, поскольку документы, прежде чем попасть по назначению, должны были пройти множество ненужных этапов и излишне задержаться у каждого исполнителя. Старшим дьякам, наиболее опытным и уважаемым, и дьякам “посередине” поручалась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием сундуков с архивами. Младшим дьякам доверия не оказывалось. Во многих царских указах XVII века обращается внимание на необходимость строгого контроля за их работой. Служащие, допускавшие ошибки в официальных документах, сурово наказывались: их били плетьми и лишали жалованья.

В 15 веке дорогой пергамент был заменен бумагой, которую сначала привозили из стран Западной Европы, а со второй половины 17 века ее стали производить в стране. Первая бумажная “мельница” (фабрика) была построена на реке Пахре по приказу патриарха Никона, а позже в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII веке, после строительства нескольких бумажных фабрик, в России стало возможным удовлетворить внутренний спрос на бумагу. Первоначально бумагу делали из тряпок, а чернила – из солей железа и дубильных веществ, добываемых из дубовых листьев. Сочетание железных чернил и тряпичной бумаги сделало текст особенно прочным. В результате документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно разборчивы.

Инструментами для письма служили гусиные перья, заточенные особым образом с помощью перочинного ножа. Исторические записи говорят о том, что лучшие перья получали из левых крыльев гуся, и их чистка требовала значительного мастерства. Перья из гусиных перьев использовались до второй половины XIX века, хотя металлические перья начали появляться в начале того же века. Написанный гусиным пером текст посыпан мелкими частицами кварцевого песка. В Москве приказы использовали песок с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. На заре скорописи (круглые буквы и графические сокращения частей слов, расположенные над строкой письма) читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. [8]

Важнейшей характеристикой документа является его структура – совокупность устойчивых информационных элементов (требований, языковых формул), расположенных в определенном порядке и характерных для данного типа документа. Повторяющийся характер управленческих ситуаций и управленческих действий порождает форму. Многие реквизиты в документах делопроизводства еще не были отделены от текста. адрес, адресат, дата составления документа, обозначение автора и содержание документа составляли единый непрерывный текст. Как правило, документ начинался с адреса, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные письма начинались с указания автора и адресата (от кого – кому): “От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великия и Малыя и Белыя России самодержца, к нашему боярину и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому .”. Или: “. князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами.” и далее излагалась суть вопроса. Адреса и извещения начинались с обращения: “Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом твой слуга”. Или: “Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу всеа Русии и Белой России сирота твой Ивашко Михайлов”. “.

При обращении к великому князю слуг называли смердами (“твой смерд бьет дудку”); горожан и крестьян, их жен, вдов и детей – сиротами; духовенство – заступниками.

В ее заключительной части указаны дата составления и место написания: “Написано в царском городе Москве в наших царских палатах. Случилось это 16 марта, летом 7166 года”.

В конце прошения делается надпись: “К этому прошению приложил руку Демьянко Власов”, а также имена слуг (свидетелей), место и время составления.

Для каждого типа документа мы также можем обсудить некоторые определенные элементы текста, которые являются стабильными. Например, изложение просьбы в прошениях начиналось с традиционной формулы: “. повелеваю царю государю дать мне.” и заканчивалось: “. царя-государя помилуй прошу”. [9]

Многочисленные исследователи отмечают наличие узнаваемых форм, шаблонов в делопроизводстве Приказного периода. Приказы писались по единому образцу, включающему следующие части:

– назначение нового воеводы, процедура принятия должности прежнего воеводы

– Положение о финансовых услугах;

– Отношение воеводы к местной общине и избранным представителям ;

Губернатор обязан соблюдать правила, касающиеся работы полиции;

– определение воинских обязанностей правителя, правила его отношения к иностранцам.

Процедура подготовки документов в делопроизводстве состояла из следующих основных этапов:

– получение документа на рассмотрение ;

– подготовить дело для “доклада”;

– рассмотрение и решение дел;

– составления документа, содержащего решение.

По инициативе царя или по жалобе, известию, прошению или диктовке приказ рассматривал дело. Приказ царя передавался им лично одному из чиновников приказа или передавался в приказ через кого-либо, кто находился в это время при царе. Царский приказ либо сразу готовил решение (“отпуск”), если приказ располагал необходимыми для этого сведениями, либо приступал к исполнению – рассмотрению вопроса и сбору необходимых материалов.

Любое письмо в ответ на царский указ писарь писал сам или поручал это сделать старшему писарю. Если требовалась переписка с другими приказами, то от дьяков одного приказа к дьякам другого посылались короткие “меморандумы” или записки.

Когда документ был получен, он датировался, и клерк делал пометку “To write out”, что означало “To make inquiries”. Это означало, что дело будет рассмотрено. Дела готовились к рассмотрению (“докладу”) столами, или приходскими канцеляриями, где писец или по поручению старшего писца собирал необходимые материалы и составлял ответ (решение по делу). Докладчиком и советчиком по делу были дьяки, и решение вопроса было их обязанностью. Обсуждение дела приводило к принятию решения. Дьяконы могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после принятия решения клерк “чернил” подготовленный документ, то есть исправлял его, а младший клерк переписывал его. Дьяк “копировал”, то есть сверял белую копию с черновиком и заверял (“копировал”) ее своей подписью, “справкой”, которая выражала ответственность дьяка за точное соответствие черновику, но еще не придавала документу юридической силы. Для этого дьяк должен был “приписать”, что указывало на его ответственность за содержание документа.

Руководители приказов – судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, – не ставили своих подписей на документах. Ведение приказа входило в обязанности дьяка: “и по всем делам чинить и отмечать думных дьяков, а боярам и царям запретить вмешиваться во всякие дела”. для того они, думные дьяки, и устроены”. Своими руками царь и боярин подписывали только договоры с другими государствами. Если документ состоял из нескольких листов, дьяк “скреплял” документ на каждом листе, ставя на каждом по одному слогу имени дьяка, чтобы буквы были на обоих листах. Это было узаконено Судебником 1550 года.

В московских приказах впервые наметилось отделение законченных дел от “текущих”. Наряду с хранением документов в кипах, мешках и сундуках в некоторых приказах (например, в Поместном приказе) были введены шкафы для хранения документов, а затем и меры по защите документов, например, снабжение сундуков замками.

К концу XVII века можно сделать вывод, что работа с документами в рамках административного аппарата была сосредоточена в руках особой группы служащих – дьяков и подьячих. В целом дьяки сыграли важную роль в становлении российского делопроизводства. Однако создание общих административно-канцелярских правил и регламентация всей деятельности канцелярий и архивных учреждений были еще впереди, на следующем этапе развития системы государственного управления.

Новый этап в развитии российского делопроизводства связан с именем Петра I и его радикальными реформами в управлении государством. В 1699 году Петр I ввел гербы. Уже в 1700 году он отменил столбцовый формат и перевел все документы на тетрадный формат (листы и книги). В ходе реформ административного права 1717-1720 гг. была создана новая система государственных учреждений: Совет министров, Совет министров и Парламент. ), была создана новая система государственных учреждений: в центре – Сенат, Синод, Кабинет государя и 12 коллегий (Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат), заменившие более пятидесяти канцелярий; на местах – губернаторы, воеводы, магистраты и другие органы власти. Двенадцать коллегий также подчинялись Сенату, и каждая из них отвечала за определенную отрасль управления. Характерной чертой новой системы управления была коллегиальность в принятии решений. Система делопроизводства в связи с преобразованием государственного административного аппарата стала называться коллегиальной – по названию центральных учреждений нового типа.

Первоначально коллегии руководствовались в работе собственными регламентами, затем законодательной базой их деятельности стал «Генеральный регламент», подписанный Петром I 28 февраля 1720г., ставший основой не только организации деятельности государственного аппарата, но и важнейшим актом, определившим развитие делопроизводства в России на весь XVIII в. Генеральный регламент установил законченную организационную форму и систему норм и правил по обеспечению документирования деятельности коллегий, получившей название «коллежской». В регламенте обстоятельно раскрываются структура и функции канцелярии, приводится отдельная глава о секретарском чине, который становится центральной фигурой канцелярии – ее управляющим.[10]
Секретарь составлял самые важные бумаги и нес ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформлению решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Остальные документы готовились канцеляристами.

Помимо секретаря, в реестр входили нотариус, регистратор, актуарий, клерки, копиисты, писцы, переводчики (для устного перевода) и вахмистр (охранник). Некоторые документы были составлены в соответствии с “общими формами”, то есть обязательными формами документов с рядом соответствующих требований. Нотариус вел протоколы заседаний и реестр дел, секретарь занимался регистрацией входящих и исходящих документов, а актуарий вел общий реестр входящих документов и отвечал за сохранность документов. Все сотрудники офиса имели подробные обязанности и несли строгую ответственность за их выполнение.

В Общем регламенте были оговорены входящие и исходящие документы, впервые дана официальная процедура передачи законченных дел в архив, даны определения архива и роли архивариуса. Исполнение документов находилось под контролем прокурора коллегии, были установлены стандартные сроки исполнения для определенных видов документов. Указы государя исполнялись неукоснительно, несвоевременное исполнение строго каралось, в некоторых случаях даже смертью. Предусматривались меры по защите информации, в том числе жесткие наказания за подделку и кражу документов”. [11]

Как правило, сначала рассматривались государственные дела, а затем частные. На решение публичных дел отводилась одна неделя, а частные дела по жалобам должны были быть решены в течение шести месяцев. В результате накопления большого количества нерассмотренных дел эти сроки не соблюдались, и работа Сената и коллегий стала крайне медленной. Ряд сенатских дел, особенно судебных, затягивался на годы, некоторые из вовлеченных в них лиц умирали, не дождавшись разрешения спора.

Общие правила очень подробно касаются реестра документов, надлежащее ведение которого обеспечивает сохранность документов, их быстрый поиск, контроль за оборотом документов и их исполнением. Также были подробно описаны вопросы, связанные с документацией и движением файлов (перемещением документов). Нововведением стало введение подписей ответственного за место присутствия на документе и членов правления, которые присутствовали на мероприятии. Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы (ранее, в 1716 году, существовал указ о подписании начальниками губернских администраций донесений в Сенат; позднее это правило было введено в Генеральный регламент).

На клерков возлагались конкретные обязанности в соответствии с регламентом, который определял каждую из их функций. Например, нотариус записывал решения правления. По мере поступления каждого дела в присутствие он записывал его на специальном листе и принимал решение. В конце месяца листы переписывались и скреплялись. Нотариус вел реестр нерешенных дел, а секретарь отмечал, какие дела в чьих руках. На столе присутствия вечно лежали нерешенные дела, чтобы члены правления могли следить за ними. Он вел журнал всей входящей корреспонденции, отвечал за ее сохранность и следил за канцелярскими принадлежностями. Ведение журнала и четырех регистрационных книг входило в обязанности регистратора. В журнале в течение года регистратор кратко записывал содержание всех дел, разрешенных в коллегии (записи располагались в алфавитном порядке с указанием, куда и когда было отправлено дело); он также вел регистрационные книги (“реестры”) A, B, C и D. Книги A и B предназначались для регистрации исходящих документов, C и D – для регистрации входящих. В системе делопроизводства коллегии документы регистрировались не только во время судебного процесса, но и после него – в архиве. В приказах делопроизводитель ставил на поступивших документах дату поступления, а в коллегиях вместе с датой появлялся регистрационный номер, который соответствовал количеству записей в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи сводки всех документов – постановлений и рапортов, отправленных из коллегии царю или Сенату; книга В содержала сводку документов, отправленных в другие учреждения и лицам; книга С содержала расположенные в хронологическом порядке краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием количества отправленных бумаг и номера, присвоенного им коллегией, а также реестр к ним. К концу года все это переплеталось в книгу. Книга D содержала краткие выписки из всех документов, полученных от коллегий, провинций и других учреждений и лиц, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и в конце года вместе с реестром переплетались. [12]

Общие правила определяют порядок рассмотрения и принятия решения по делу: представление дела, подготовка дела к слушанию (рассмотрение и принятие решения), слушание дела и принятие решения, оформление решения и сообщение решения исполнителю, контроль за исполнением решения, прекращение дела.

Все пакеты, адресованные коллегии, передавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая пакетов, передавал их в присутствие. Председатель коллегии печатал действия Сената в присутствии коллегии, а старший член присутствия печатал остальное. Секретарь отмечал на всех входящих документах время их поступления, и они передавались актуариусу для записи в регистрационные книги. На документе ставился регистрационный номер, а в регистрационной книге указывалось, к какому столу приписана бумага. Документы передавались делопроизводителям с официальной распиской, которая заносилась в книгу регистрации. Расписки о возврате дел уничтожались, а в книге отмечалось время возврата дел.

Еще один документ XVIII века важен для понимания профессии и места канцеляристов и их служащих в системе государственных учреждений. 24 января 1722 года была введена “Табель о рангах всех военных, гражданских и придворных чинов, какие чины в каком классе…” – акт, разделяющий гражданскую службу на гражданскую (гражданские лица), военную и судебную. Каждый вид услуг был разделен на 14 этапов – классов. “Оценки за службу давались в порядке возрастания ранга и как бы указывали на степень делового образования сотрудников и их пригодность к конкретным должностям.

Чины с I по IX класс по службе могли получить потомственное дворянство, с X по XIV – личное дворянство. Согласно утвержденной Петром I табели о рангах, обер-секретарь Иностранной, Военной и Адмиралтейской коллегий имел чин VII класса; обер-секретарь Коллегии, секретарь Сената – VIII класса; секретари Военной и Иностранной коллегий, а также канцеляристы и переводчики Сената – IX класса; секретари прочих коллегий, переводчики и протоколисты военных, адмиралтейских и иностранных коллегий – чины 10-го класса; секретари судов и надворных контор в губерниях – чины 12-го класса; секретари в губерниях, переводчики и протоколисты коллегий, канцеляристы и секретари Сената – чины 13-го класса; канцеляристы, архивариусы, секретари коллегий – чины 14-го класса.

Начиная с XVIII века эволюция “Табеля” шла в направлении его упрощения, уточнения названий чинов и их места в служебной иерархии. В результате к началу XIX века номенклатура гражданских чинов приобрела следующий вид:

В государственной службе служебная лестница начиналась снизу и заканчивалась сверху самым низким служебным рангом. В каждом классе чиновник должен был прослужить определенное минимальное количество лет, но этот срок мог быть сокращен за особые заслуги в службе. В результате чин, полученный за работу в канцелярии, мог варьироваться от XIV до X.

Среди проявлений ранга огромное значение приобрел титул – звание по сословию или должности. К концу XVIII века существовало пять титулов, но они не были закреплены в законодательстве и постепенно развивались на практике:

I и II класс – Ваше превосходительство,

III и IV классы – Ваше превосходительство,

V класс – Ваше высочество,

VI-VIII классы – превосходство,

IX.-XIV. класс – Почетный судья.

Титул использовался при устном или письменном обращении к социальному или канцелярскому начальству или к вышестоящим по рангу или статусу. [13]

В результате реформ в делопроизводстве и практике управления появилось много новых терминов и названий документов по примеру западных образцов: указы, постановления, архив, архивариус, протоколы, отчеты, переписка, журналы, инструкция, постановление, прошения (вместо ходатайства), инспектор, администратор и другие, которые используются и сегодня. Документы претерпевают большие изменения. Многие из них имеют “общие формы” – образцы. В документах дата отделяется от текста как самостоятельный элемент делопроизводства, теперь она появляется под текстом с левой стороны. Название документа становится самостоятельным элементом бланка; в некоторых случаях оно сопровождается обозначением краткого содержания документа, хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) было оформлено как норма только в делопроизводстве министерств в XIX веке.

Помимо текстовых данных, существует ряд реквизитов, отражающих различные этапы работы над документом: подписи, отметки об утверждении, регистрационные номера, отметки о контроле, отметки об отправке и т.д.

Реформы Петра I были важным шагом в совершенствовании государственного управления, но они касались только центрального уровня власти, были неполными и непоследовательными, что сказалось на развитии реестров. Екатерина II завершила реформу коллежских учреждений и реестров принятием закона от 7 ноября 1775 года. Закон от 7 ноября 1775 года “Об установлениях для управления провинциями” стандартизировал структуру местных органов власти.

Согласно закону от 7 ноября 1775 года, провинциальный совет получал указы от Сената, который, в свою очередь, рассылал собственные указы подчиненным чиновникам на местах, получая в ответ отчеты и счета. Персонал провинциальных отделений состоял из секретарей (старшего и младшего), секретаря, докладчика, делопроизводителя, писарей, переводчика и архивариуса. Количество клерков зависело от количества дел, которые необходимо было обработать.

Коллежская бюрократия, сформировавшаяся на основе реформ государственной службы Петра I и Екатерины II, представляла собой систему, характеризующуюся высоким уровнем правового регулирования всех аспектов деятельности канцелярии, строго возложенных на рядовых чиновников и служащих ее функций. Коллежский регистр заложил основу, на которой в последующие полтора столетия развивался российский регистр. [14]

В начале 19 века (1801-1811). Александр I, после ослабления высшего и центрального государственного аппарата (1801-1811 гг.), начал реформы, которые по сути заменили коллегии министерствами. В 1802 году было создано восемь министерств, включая Министерство сухопутных войск и флота, Министерство иностранных дел, Министерство внутренних дел, Министерство торговли, Министерство финансов, Министерство народного просвещения, Министерство юстиции и, как министерство, Министерство казначейства. Каждое служение должно было иметь свой офис и помощника. Наряду с министерствами был создан Комитет министров как высший административный орган, действующий на коллегиальной основе и решающий вопросы, которые выходили за рамки компетенции отдельных министров и требовали совместного решения на основе консенсуса. Позже, в 1810 году, был создан Государственный совет как высшее законодательное учреждение. Сенат был реформирован и стал высшим судебным органом, контролирующим работу правительственного аппарата. Министерское управление было подтверждено в Манифесте от 25 июня 1811 года как более гибкий и эффективный законодательный орган. “Общее учреждение министерств”. С созданием министерств коллегиальный способ принятия решений был заменен на индивидуальный, что вызвало изменения в организационной структуре центральных органов государственного управления и повлияло на формальности их работы. Бумажная система этого периода (до Февральской революции 1917 года) называлась “министерской”. Его также называли “исполнительным”, поскольку принцип единоначалия означал, что каждый чиновник несет персональную ответственность за тщательное исполнение своих прямых обязанностей.

Манифест был составлен М.М. Сперанским, выдающимся государственным деятелем XIX века, советником Александра I и пионером многих либеральных реформ, проводившихся в России в то время.

Манифест гласил, что административный аппарат министерства состоял из департаментов, отделений и столов. Общее присутствие из начальников департаментов и директора каждого департамента принимало решения по каждому департаменту. Помимо канцелярии министра, каждое министерство имело свою канцелярию. Существовала канцелярия министра, где сосредотачивалась “письменность” министерства, которой руководил директор и которая делилась на департаменты и столы, а заведующие столами курировали каждый стол. На заре министерского делопроизводства расширялся типовой состав бумаг, увеличивалась переписка, унифицировались виды документов. В Манифесте (*96) говорится, что “порядок изготовления документов (дел) включает в себя: 1) порядок введения дел, 2) их движение, 3) пересылку дел, 4) ревизию и 5) отчеты”. Другими словами, Манифест определил основные этапы работы с документацией: организация приема и регистрация входящих документов, направление на исполнение и их исполнение, контроль за исполнением, регистрация исходящих документов, отправка документов адресатам.

При подготовке текстов М.М. Сперанский рекомендовал придерживаться строгих лингвистических правил. Его рекомендации по формированию канцелярского (официального) стиля во многом способствовали тому, что сейчас называют унификацией деловой переписки. [15]

В целом, организация управления архивным делом министерства представляла собой прозрачную систему документооборота (в современном понимании – управления документами), включая архивирование. В документообороте министерства особое внимание уделялось контролю исполнения (аудиту) документов. Контроль эффективности осуществлялся на основе следующих показателей: “1) В порядке ли файлы. 2) Было ли им присвоено правильное название; 3) Нет ли медлительности в работе над документами. 4) Не затягивается ли завершение работы над делом, задавая вопросы, в которых нет необходимости. Отдельным этапом “подготовки дела” было “отправление дела”, т.е. регистрация документов для отправки в регистрах и само отправление (подшивка документа, указание адреса и т.д.).

Важным событием в развитии делопроизводства, связанным с Законом 1811 года, стало появление бланков писем. Существовало четыре бланка с угловым расположением требований, которые стали обязательными для официальной переписки. Бланки писем печатались или писались от руки. На бланках указывалось название учреждения, наименование подразделений (департамент, отдел, управление), дата и регистрационный номер документа. Заголовок имеет отдельное место в тексте документа, которое находится непосредственно под заголовком (как в современных документах). Существует также ссылка на полученный документ (прообраз современной ссылки “Ссылка на дату и номер полученного документа”), которая еще не унифицирована и может иметь различные аспекты: “Ответ на №…” или “От такого-то и такого-то” и т.д.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, – это указание должности лица в дательном падеже или наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ, и его личную подпись.[16]
Другие виды документов, такие как указы, протоколы, докладные записки, писались без бланков.

В конце 19 века система делопроизводства все еще оставалась громоздкой и неуклюжей, несмотря на то, что в последней трети 19 века печатные машинки стали использоваться сначала в военном ведомстве, а затем и в гражданских учреждениях. Их появление стало революционным шагом в документировании. Он ускорил производство письменных работ, сделал возможным изготовление нескольких копий документов одновременно с оригиналом. Использование пишущих машинок также позволило уменьшить объем документов и сделать их более компактными.

Благодаря изобретению телеграфа появилась телеграмма – новая форма печатной связи, а благодаря изобретению телефона появилась телефонограмма – письменный документ, передаваемый по телефону.

На протяжении конца XIX – начала XX века все больше внимания уделялось регистрации документов и необходимости ее упрощения. Эта идея в корне противоречила идее “Общего учреждения министерств”, согласно которой в рамках одного учреждения создавалось множество бюро регистрации документов.

Некоторые ведомства также упростили делопроизводство, в том числе и военное, которое в 1911 году ввело систему упрощенного делопроизводства. Путем введения упрощенной системы делопроизводства был введен “Устав о письме и делопроизводстве в военном ведомстве”. После принятия этого устава для письменного общения с другими военнослужащими были введены три вида документов – рапорт, инструкция, отношение. Помимо контроля за обменом телеграфными сообщениями, были установлены четкие значения для обозначений, ограничивающих доступ к документам: “секретно”, “не для разглашения”, “срочно” и так далее. Устав определял порядок использования пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических устройств, которые могли ускорить работу с документами.

Однако усилия Военного министерства по улучшению управления архивами не были поддержаны другими министерствами и ведомствами из-за начала Первой мировой войны. Социально-политические потрясения 1917 года, сначала буржуазно-демократическая февральская революция, а затем социалистическая октябрьская революция, привели к полному разрушению государственного аппарата и созданию нового аппарата. Социально-политические потрясения 1917 года, сначала буржуазно-демократическая февральская революция, затем социалистическая октябрьская революция, привели к полному разрушению государственного аппарата и созданию нового аппарата, который, хотя и воспринял многие старые традиции, был основан на принципиально новых принципах. [17]

Советский период становления и развития делопроизводства можно разделить на два этапа: первый (1917-1973 гг.) – от отдельных государственных усилий по регламентации делопроизводства до введения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); второй (1973-1991 гг.) – годы формирования основ современного делопроизводства, которые после очередного переворота в судьбе великой страны (1991 г.) стали основой для формирования делопроизводства в Российской Федерации на базе новых информационных технологий.

После Октябрьской революции 1917 года, с ликвидацией старого бюрократического аппарата власти и заменой его неквалифицированными кадрами рабочих и солдат, уровень бумажной волокиты в правительстве значительно снизился. Ленин и Советское правительство, формируя новый государственный аппарат, уделяли большое внимание улучшению “делопроизводства”, сокращению переписки и ликвидации административного бюрократизма. В первые годы был принят ряд законодательных актов, в том числе следующие:

S НК Декрет Совета Народных Комиссаров (СНК) от 11 ноября 1917 года. Отмена титула “Гражданский чин” привела к прекращению всех упоминаний о титулах и чинах в переписке и среди граждан,

– Декрет СНК от 24 декабря 1917 г. Приказ или директива о порядке издания приказов или директив;

Постановление СНК от 2 марта 1918 года “О форме бланков государственных учреждений”, которое установило форму официальных документов и перечень требований;

– Декрет Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 года “О точном и быстром исполнении распоряжений Центрального правительства и устранении канцелярской волокиты”, предусматривающий, в частности, замену переписки телефонными переговорами и строгий контроль за исполнением документов распоряжений.

Предпринимались и другие попытки улучшить работу государственных учреждений в области документации, но их реализация была затруднена разрухой и продолжающейся Гражданской войной, а также вмешательством государств Антанты (1918-1920 гг.). Также не хватало технических средств для изготовления документов, бумаги и чернил. [18]

В результате был проведен ряд всероссийских конференций, созданы новые научно-исследовательские институты в Таганроге и Казани, способствовавшие оптимизации советских учреждений. В эти годы активно и успешно работали теоретики и практики менеджмента.

В 1922 году при Народном комиссариате рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) был создан отдел нормирования с секцией делопроизводства, который занимался совершенствованием структуры делопроизводственных служб в государственном аппарате. В середине 1920-х годов были созданы две важные научно-исследовательские организации – Государственное строительное организационное бюро “Оргстрой” и Государственный институт техники управления (ИТУ), которые оказали значительное влияние на решение проблем управления и делопроизводства в учреждениях страны. В 1928 году ИТУ совместно с Архивной службой страны (Центральным архивом РСФСР) опубликовал “Правила организации архивного дела в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР”, в которых рекомендовалось составлять списки документов и дел, обрабатываемых в учреждениях, включая списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Первый свод “Общих правил документирования и документооборота” был опубликован в 1931 году. Они были основаны на передовом опыте, в том числе зарубежном. В связи с ликвидацией института в 1932 году эти правила не успели доработать по замечаниям практиков и не были утверждены руководством.

В 1920-1930-е годы были разработаны специальные системы документации (бухгалтерской, статистической, кадровой и др.), издан ряд журналов по проблемам документирования управленческого труда (“Zagadnienia Organizacji i Zarządzania”, “Technika Zarządzania” и др.), опубликовано множество учебников, учебных пособий и научных статей по делопроизводству. В 1936 году Конституция страны законодательно определила виды распорядительных документов, которые могли издавать органы власти и управления, и среди них (сверху, от Верховного Совета СССР до руководителей организаций и предприятий): законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции, решения, приказы.

После закрытия ИТУ в стране не осталось единого организационного центра, что подчеркивает необходимость дальнейшего совершенствования канцелярского обеспечения управления. Первое межотраслевое совещание по механизации управленческого труда и делопроизводства было проведено в июне 1941 года, перед началом Великой Отечественной войны. Несмотря на разработанную на основе научных исследований подробную программу по улучшению сложившейся ситуации, она так и не была принята из-за войны. [19]

В военные 1940-е и последующие годы, включая 1960-е, архивные организации страны были наделены большими полномочиями в организации делопроизводства и архивного дела. В 1963 году Главархив СССР создал первый общесоюзный архив. В 1963 году Главархив СССР подготовил первый общесоюзный нормативный документ по делопроизводству: “Основные правила делопроизводства и архивного дела учреждений, организаций и предприятий СССР”, который надолго стал единственным руководящим материалом, способствовавшим упорядочению деятельности делопроизводственных служб и архивов.

В соответствии с постановлением Совета Министров СССР № 829 от 25 июля 1963 года “О мерах по улучшению архивного дела в Советском Союзе” была разработана Единая система государственного делопроизводства (ЕСГД) для оптимизации управления архивами страны с использованием новых технологий. Для разработки УСД в системе Главархива был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документации и архивного дела (ВНИИДАД). Работа по созданию УССД была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970 годы.

В 1973 году основные положения ЕСКД были одобрены Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования в практической работе. С этого момента начался второй этап становления и развития делопроизводства в стране, который продолжался до распада СССР в 1991 году.

Целью создания ДГУ была разработка и внедрение рациональных форм и методов учета услуг на единой основе. Основные положения DSU состоят из общей части, восьми разделов и тематических положений. Они формулируют общие правила документирования хозяйственной деятельности, устанавливают принцип унификации документов, требования к формам организационно-распорядительных документов, структуре текстов документов, их языку и стилю. [20]

В 1970-е годы советское делопроизводство получило значительное развитие. Помимо создания ЕСКД, было разработано несколько государственных стандартов, имеющих большое значение. Хорошим примером является ГОСТ 16487-70 “Делопроизводство и архивное дело”. Система организационно-распорядительной документации в ГОСТ 6.38-72. Образцы бланков”, который в итоге стал единым стандартом (ГОСТ 6.38-90); ГОСТ 6.15.1-75 “Унифицированные системы документации.”. Организованная и распорядительная система документации. Основные положения”, который определял требования к унифицированным формам организационно-распорядительных документов (пересмотрен в 1988 году). В середине 1980-х годов УРСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). “Делопроизводство” теперь также называется “документационное обеспечение управления” (ДОУ).

В целом, развитие управления документами в советское время, особенно в 1970-х и 1980-х годах, оценивается исследователями документов весьма положительно. После того, как в 1920-х годах начались отдельные административные меры по упорядочению документации, в конце 1990-х годов была создана общенациональная система регистрации, которая отвечала соответствующим требованиям научно-технического прогресса и стала основой для формирования современной регистрации в Российской Федерации.

Нормативная база делопроизводства в современной России представляет собой совокупность законодательных актов Российской Федерации, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих создание, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Конституция Российской Федерации является основным правовым актом, определяющим государственную политику в области обмена информацией и документами. Конституция гласит: “Каждый человек имеет право свободно искать, получать, передавать, создавать и распространять информацию любым законным способом…”. (4.4 ст. 29). (4.4, статья 29). Это положение получило дальнейшее развитие в последнем законодательном акте – Федеральном законе “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27.07.2006 № 149-ФЗ [14].

Федеральный закон содержит ряд важных положений, касающихся управления документацией. Закон регулирует отношения, связанные с реализацией права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; использование информационных технологий; гарантии защиты информации; дает определение таких понятий, как документированная информация, электронная коммуникация, конфиденциальность информации и т.д.

Вот несколько нормативных документов, которые в настоящее время имеют первостепенное значение для организации управления документацией:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Услуги по управлению документами и записями (УСДУД) общие требования [5.

– Управление документацией в федеральных органах исполнительной власти. Типовые инструкции по ведению учета.

Утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года № 536 [11].

– Федеральный закон об архивном деле Российской Федерации от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ [16].

Федеральный закон регулирует отношения в области организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от форм собственности, а также отношения в области архивного дела в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

– ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Интегрированная система управления организационно-распорядительными документами. Требования к исполнению [4].

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим документом, касающимся оформления официальных документов. Он был принят Госстандартом России (ныне Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) постановлением № 65-ст от 3 марта 2003 года.

Стандарт отражает апробированные требования по внедрению управленческих документов, предусмотренные ранее действовавшим и впоследствии отмененным ГОСТом Р 6.30-97 и его предшественниками ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Единой системе организационно-распорядительной документации (ЕСОРД) – постановления, распоряжения, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 “Общероссийский классификатор управленческой документации” (ОКУД класс 0200000). (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, в том числе к бланкам документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Помимо вышеперечисленных нормативно-методических документов, существуют стандарты и правила работы с рядом специфических формаций документов, которые регулируются специальными нормативно-правовыми актами. Это бухгалтерские документы, кадровые документы, деловые документы и другие виды документов. [22]

Приведенные выше нормативные и методические документы служат базовым источником для разработки собственных стандартов (инструкций) по поддержке управления документами для конкретной организации или предприятия.

Профессор М.В. Ларин предлагает закон о документации, который определит основные направления государственного регулирования работы с документами в сфере управления, в том числе

– власть государства над реестрами организаций всех типов собственности;

– обязанность организаций документировать свою основную деятельность в форме, установленной государством;

Унификация форм документов, создаваемых и циркулирующих в управлении;

Организация и основные правила документооборота (обмен документами между фирмами, компаниями и гражданами);

– Требования и условия обеспечения достоверности и доказательственной силы документированной информации и юридической ценности документов на различных носителях;

– гармонизация структур, полномочий и функций служб управления документами в зависимости от уровня и размера организации;

– регулирует право собственности на документы, их хранение и передачу в национальный архив;

– реализация права доступа к документированной информации организаций для юридических и физических лиц;

– организация и поддержка исследований и разработок и проектов в этой области, а также система лицензирования и сертификации программного обеспечения, технологических инструментов и методов обработки управленческой документации.

В дополнение к предложенному закону должен быть принят ряд законов, устанавливающих единые требования к управленческой документации. Они должны включать, например:

– типовые инструкции по управлению документами в различных типах организаций и отраслях бизнеса;

– типовое устройство для службы управления архивом ;

– типовые положения о документальном оформлении информации;

Положения о доступе к документации; положения об использовании документации.

– Типовые списки постоянного учета;

Списки документов с указанием срока хранения каждого документа;

– Положение о государственной регистрации документов Архивного фонда Российской Федерации;

– принципы работы архивов организации;

– государственные национальные стандарты, классификации документов от российских властей и т.д.

Требования, изложенные в этих нормативных документах, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, а также учитывать опыт документирования и документооборота в Российской Федерации. [23]

Истоки профессии документалиста можно проследить в Древнем Египте, где была создана профессия писца – человека, который готовит и переписывает документ. Это была одна из самых уважаемых профессий. Чтобы написать документ, потребовалось много тяжелой работы. Чтобы стать писцом, нужно было долго и упорно учиться. Несколько папирусов восхваляют профессию писцов в Египте. Вот как Хети, египетский писец 12-й династии (1991-1785 гг. до н.э.), сравнивает свою профессию с другими.

” Я видел кузнеца за работой. Его пальцы похожи на крокодилью кожу. каменщик постоянно борется с твердым камнем. цирюльник бреется до ночи, и только когда садится есть, может опереться на локти, чтобы отдохнуть. лодочник плывет, чтобы получить плату за свой труд. Посол, отправляясь в дальние страны, завещает свое имущество детям, потому что боится встретить диких зверей или разбойников. сапожник несчастен, все время стонет, когда дубит кожу. профессия писца – самая важная, потому что в этом мире нет праздных слов. Тот, кто научится этому с детства, станет уважаемым человеком”. [24]

С древности до наших дней профессия документоведа прошла через очень долгий и сложный процесс развития. Менялись периоды разработки документов: от приказов до коллегий, от коллегий до министерств. Делопроизводство развивалось в разные периоды времени, каждый из которых приносил свои традиции и нормы создания и оформления документов. Я считаю, что все, что можно улучшить и унифицировать, уже сделано, но чувствую, что наша эпоха станет одним из следующих этапов в эволюции делопроизводства в XXII веке.

Басаков М.И. Современное делопроизводство. Руководство. Ростов-на-Дону, 2008 г. – 473 с.

2. Бондырева Т. Н. Секретарское дело. Практическое пособие. M., 1989. – 383 p.

3. Кудряев В. А. Организация работы с документами. Учебник. М., 2001. – 592 с.

4. Кузнецова Т. В. История профессии // Секретарское дело. 2003. №1.

5. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М., 2006. – 427 с.

[1]
[5, с.39-40]

[2]
[1, с.14]

[3]
[1, с.15]

[4]
[5, с.15]

[5]
[1, с.16]

[6]
[2, с.8-9]

[7]
[2, с.10]

[8]
[3, с.6]

[9]
[3, с.7-8]

[10]
[1, с.19]

[11]
[1, с.20]

[12]
[3, с.11]

[13]
[4, с.64-65]

[14]
[1, с.22]

[15]
[1, с.23]

[16]
[3, с.19]

[17]
[3, с.22]

[18]
[1, с.26-27]

[19]
[1, с.28-29]

[20]
[1, с.30]

[21]
[1, с.33]

[22]
[1, с.38]

[23]
[1, с.40-41]

[24]
[4, с.61]