Реферат: Бланки документов предприятия. Их реквизиты и требования к их оформлению –

Содержание:

Введение

Значение делопроизводства как одной из сфер управленче­ской деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью. Основу информационного хозяйства любого предприятия составляют машинописные, рукописные и типограф­ские документы. Компьютеризация позволяет усовершенствовать процессы подготовки, оформления, хранения и выдачи документов, но в большинстве случаев не может заменить традиционных форм документации, особенно содержащих подписи и визы ответственных лиц.

За год на промышленном предприятии обрабатывается от по­лутора до четырех миллионов документов. Содержащаяся в них информация может быть использована (зафиксирована, обработа­на, систематизирована, передана и т.д.) только при совершении ря­да делопроизводственных операций.

Организация делопроизводства влияет на оперативность, эко­номичность, надежность функционирования аппарата управления организацию и культуру труда управленческих работников. На рабо­ту с документами специалисты тратят 20…60% рабочего времени. При рационально организованном делопроизводстве специалисты и руководители освобождаются от выполнения несвойственных им операций, производительность и эффективность их труда повыша­ются.

Правильное и своевременное оформление документов, их надлежащие хранение и учет – залог эффективного использования документов и рабочего времени, что оказывает су­щественное влияние на эффективность производства в целом.

Составление и оформление организационно-распорядительных документов

1.1. Основные правила составления и оформления организационно-распорядительных документов

Цель регламентированных Государственными стандартами составления и оформления документов – обеспечить юридическую силу документов, способствовать их оперативному испол­нению и последующему использованию в справочных и научно-исторических целях, создать предпосылки для машинной обработки информации и самих документов как физических носителей инфор­мации, сократить затраты труда и средств на документирование и обработку документов.

Правила составления и оформления документов заключаются в следующем.

1. Для изготовления документов используют два формата бу­маги – А4 и А5; первый формат имеет размер 210×297, второй -148×210 мм. Отдельные виды документов (таблицы, планы, ведо­мости, графики) можно выполнять на листах бумаги формата АЗ (297×420 мм).

2. Документы, оформляемые рукописным или машинописным способом, имеют поля, мм: левое – 35, правое – не менее 8, верх­нее – 20, нижнее – не менее 19 для формата А4 и 16 для А5. При использовании оборотной стороны листа следует делать «зеркаль­ные поля»: размер левого поля должен быть не менее 8, правого – не менее 35 мм. Размеры верхнего и нижнего полей не меняются.

3. При составлении и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит –
элемент официального документа, напри­мер, дата, адресат, индекс, подпись и т.д. Совокупность располо­женных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Реквизитами документа являются: 1. Государственный герб РФ. 2. Эмблема организации или предприятия. 3. Код предприятия, учреждения или организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 4. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 5. Наименование министерства или ведомства. 6. Наимено­вание учреждения, организации или предприятия. 7. Наименование структурного подразделения. 8. Индекс предприятия связи, почто­вый и телеграфный адреса, номер телетайпа (факса), номер теле­фона, номер счета в банке. 9. Название вида документа. 10. Дата. 11. Индекс. 12. Ссылка на индекс и дату входящего документа. 13. Место составления или издания. 14. Гриф ограничения доступа к документу. 15. Адресат. 16. Гриф утверждения. 17. Резолюция. 18. Заголовок к тексту. 19. Отметка о контроле. 20. Текст. 21. Отметка о наличии приложения. 22. Подпись. 23. Гриф согласования. 24. Визы. 25 Печать. 26. Отметка о заверении копий. 27. Фамилия исполните­ля и номер его телефона. 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 29. Отметка о переносе данных на машин­ный носитель 30 Отметка о поступлении.

Следует различать постоянный и переменный реквизиты документа. Постоянный
– реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка; переменный –
реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

4. Каждый вид документа (акт, заявление, приказ, письмо и т.д.) должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабиль­ный порядок их расположения. В документах, оформляемых машинописным способом, реквизиты должны располагаться в пределах границ, установленных формуляром-образцом, с допуском ±2 мм Формуляр для определенного вида документа называется типо­вым.
Он устанавливает номенклатуру реквизитов и порядок их рас­положения.

5. Расположение реквизитов и размеры площадей для их раз­мещения на бумаге формата А4 приведены на рис 1.

Для каждого формата документов установлены два варианта расположения постоянных реквизитов – угловой и продольный. При продольном расположении границы реквизитов заголовочной части (реквизиты 1, 2, 5…9) продлеваются до границы правого поля доку­мента. При этом площадь, отведенная для кодов документа, остает­ся неизменной.

В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и вклю­чающих содержательную часть, представленную в виде таблицы допускается располагать реквизиты параллельно продольной сто­роне листа (заменять «книжную» ориентацию на «альбомную») В этом случае при ширине листа 297 мм и высоте 210 мм длина поля для реквизита 28 увеличивается с 95,4 до 182, 4 мм, а высота ос­новной части уменьшается с 258 до 171 мм. Для документов, изго­товленных на бумаге формата А5, высота основной части уменьша­ется с 258 до 109 мм. Остальные размеры остаются такими, как показано на рис 1.

Реквизиты 1,2 могут занимать часть площади, отведенной для реквизитов 6,7,8. Эмблема организации может располагаться на левом поле документа на уровне реквизита 6 «Наименование учреж­дения, организации или предприятия».

Если документ напечатан на двух или более страницах, реквизиты 21…26 и 29 располагаются на последней странице документа.

Реквизит 23 «Гриф согласования» с учреждениями, на которые распространяется действие специальных положений, располагается в месте, предусмотренном этими положениями.

Рис 1. Расположение реквизитов на бумаге формата А4

1.2. Оформление бланков документов

Бланком
документа называется стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной. Применение бланков ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, создает условия для использования технических средств обработки документов, повышает культуру делопроиз­водства.

В каждой организации, обладающей правами юридического лица, разрабатываются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк, служащий для оформления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. Бланки каждого вида могут изготовляться на основе продольного или углового располо­жения реквизитов.

Бланк для писем с угловым расположением реквизитов 5, 6, 8,10, 11, 12 имеет вид:

Бланк с продольным расположением реквизитов имеет вид:

Изготовлять бланки для отдельных видов или разновидностей документов целесообразно, если их число на предприятии достига­ет 200 в год. В противном случае следует использовать резиновый штемпель, с помощью которого на чистый лист бумаги формата А4 или А5 наносятся соответствующие реквизиты.

Бланки документов массового применения, содержащих типо­вую информацию (справки, выдаваемые рабочим и служащим, акты приема выполненных работ, договоры и т.д.) должны иметь трафа­ретные части текста, которые при создании документа дополняются переменной информацией. Изготовлять трафаретизированные бланки типографским способом целесообразно, если на них оформ­ляется более 100 документов в год.

Наличие на бланке Государственного герба РФ свидетельст­вует о том, что документ издан органом государственной власти или государственного управления. Решение об изображении Государст­венного герба РФ на бланках документов учреждений принимается министерствами и ведомствами, в ведении которых находятся эти учреждения.

Эмблема организации или предприятия – условное (символи­ческое) графическое изображение, отражающее направление дея­тельности организации или предприятия. Как правило, эмблема размещается на бланках для писем с целью облегчения их поиска. В качестве эмблемы предприятия, учреждения или организации мо­жет быть использован товарный знак (знак обслуживания), принад­лежащий данной организации и зарегистрированный в установлен­ном порядке.

Наименование учреждения, организации или предприятия должно быть приведено в бланке в строгом соответствии с офици­ально принятым наименованием, указанном в соответствующем правовом акте (приказе о создании или переименовании, уставе, положении и т.д.).

Если полное наименование содержит более 220 знаков и по сокращенному наименованию можно судить о характере деятельно­сти организации, допускается применение сокращенного наимено­вания, например, Центр подготовки специалистов ТюмГНГУ при МАДИ (ГТУ).

Сложносокращенные наименования предприятий и организа­ций, если они указаны в уставе предприятия, положении об органи­зации, пишутся в кавычках: комбинат «Норильскникель», трест «Мосгаз», ТОО «Промсервис».

Сложносокращенные наименования, образованные частично из начальных звуков, частично из усеченных слов, пишутся без ка­вычек: Гипроавтотранс, НИИпродмаш, Днепрогэс.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит «на­именование учреждения, организации или предприятия» является составной частью наименования должности в реквизите «подпись», удостоверяющем происхождение документа, например:

Документы, создаваемые совместно несколькими организа­циями, оформляются не на бланках, а на стандартных листах бума­ги. В заголовочной части этих документов указывается полное на­именование всех организаций, от имени которых издается документ, название вида документа, место его составления или издания.

Подписи в таких документах располагаются на одном уровне. В наименования должностей лиц, подписавших документ, включа­ются наименования организаций, которые они представляют.

Все экземпляры совместно изданных документов должны быть подлинниками; т.е. содержать подписи должностных лиц, включаю­щие наименования должностей, личные подписи и их расшифровку.

Организации, издающие документ, присваивают ему регистра­ционные индексы. Разделенные косой чертой, они составляют ин­декс документа, например: 121 / 232. Первым указывается номер, присвоенный организацией, подготовившей проект документа. В ка­ждой из организаций, издавших документ, он может быть зарегист­рирован в разное время. Порядок датирования в этом случае ГОСТ не устанавливает. Целесообразно таким документам присваивать дату регистрации в организации, чей индекс стоит первым.

1.3. Оформление реквизитов документов

1. Дата
– один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой приказа, письма, справки, докладной или объяснительной записки, заявления, указания, распоряжения и т.п. является дата их подписания; постановления, решения и т.п. – дата их принятия коллегиальным органом; устава, отчета, инструкции, плана и т.п. – дата утверждения; акта, протокола – дата зафиксиро­ванного в нем события, которая, как правило, совпадает с датой со­ставления этих документов.

Элементы даты оформляются цифровым способом и приводятся в одной строке следующей последовательности: день, месяц, год. Год указывается четырьмя или двумя цифрами, месяц и день – двумя, например: 24.06.1998 или 24.06.98. В порядке исключения допускается, в основном в текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применение словесно-цифрового способа оформления дат: 5 января 1998 года или 5 января 1998 г.

Дата документа – обязательный реквизит для документов всех видов. Она проставляется лицом, подписывающим (утверждающим) документ или при его регистрации.

2. Индекс
документа используют при поиске, учете и система­тизации документов. Индексация документов в делопроизводстве – это проставление при регистрации порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих ме­сто их составления и хранения.

Индекс документа включает условное обозначение подразде­ления, куда он направлен или где был составлен, и номер дела по номенклатуре, куда он будет помещен. Например, 05-12 (05 – обо­значение подразделения, 12 – порядковый номер дела по номенк­латуре). При ведении индивидуального учета документов к указан­ному индексу добавляют порядковый номер исходящего или входя­щего документа. Тогда индекс имеет вид: 05-12/82 (82 – индивиду­альный порядковый номер данного документа). Порядковые номера, присваиваемые отдельно поступающим и отправляемым докумен­там, возрастают в течение года. Индексы присваивают документам при регистрации.

3. Ссылка на индекс и дату входящего документа
использу­ется в бланках для писем и состоит из постоянной части «На №___от____», в рамках которой располагаются номер и дата входяще­го документа, на который дается ответ.

Если исходящее письмо является ответом на ряд писем одной организации, необходимо ссылаться на все их номера и даты. Если одно исходящее письмо является ответом на письма разных орга­низаций, то ссылки на их номера и даты следует располагать одну под другой в такой последовательности, в какой в реквизите «адре­сат» указаны наименования этих организаций.

4. Место составления или издания
указывается в соответст­вии с административно-территориальным делением Российской Федерации, например, г. Тюмень. При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга в реквизите сокращение «г.» не употребляется.

5. Адресатом
документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или частное лицо.

Если документ направляется в учреждение, почтовый адрес указывается после наименования учреждения, структурного под­разделения, фамилии должностного лица; если частному лицу – пе­ред его фамилией.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в наименование должности адресата, например:

Если документ адресуется другому должностному лицу, то сначала в именительном падеже указываются наименования учре­ждения и подразделения, а затем в дательном падеже – должность и фамилия адресата, например:

Несколько адресов на документе указывают с целью инфор­мировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым од­новременно направляется данный документ. На документе следует указывать минимум адресов; если их более четырех, то на каждом документе указывается один адрес и составляется список на рас­сылку. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресом не проставляется. Адреса разделяются двумя-тремя межстрочными интервалами.

В ряде случаев допускается обобщенное указание адресата, например:

Директорам филиалов ТюмГНГУ.

При оформлении реквизита «адресат» можно использовать общепринятые сокращения (зам., зав., гл. и другие), а также обще­принятые сокращенные названия организаций (Гипроавтотранс, НИИАТ и т.п.).

6. Гриф утверждения
свидетельствует о распространении действия документа на определенный круг учреждений, должност­ных лиц и граждан. Он содержит следующие основные элементы: слово УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименование должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личная подпись лица, утвердившего доку­мент, и ее расшифровка, дата утверждения:

Если документ утверждается приказом, постановлением или другим распорядительным актом, используется другая форма гри­фа:

Если документ создан совместно несколькими организациями (т.е. оформляется не на бланке), наименования организаций вклю­чаются в наименования должностей утверждающих его лиц, напри­мер:

Добавления и исправления в утвержденный документ могут быть внесены только с разрешения утверждавшего его лица (лиц). Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первой страницы документа на четыре…пять межстрочных интервалов ни­же верхнего обреза листа. В одной строке должно быть не более 28 знаков. Составные части реквизита разделяются полутора-двумя межстрочными интервалами; наименование должности или утвер­ждающего документа печатаются через один интервал.

7. Резолюции
отражают результаты рассмотрения документов руководителем, содержат указания по исполнению документов.

Исполнителями в резолюции устанавливаются не структурные подразделения, а должностные лица и, как правило, непосредст­венно подчиненные ее автору.

В резолюции указывается ограниченное число исполнителей, как правило, один, реже два…четыре. Ответственным за исполне­ние документа является лицо, указанное первым. Указание осталь­ных лиц (соисполнителей) свидетельствует о требовании руководи­теля привлечь их к исполнению документа. Ответственному испол­нителю предоставляется право получать от соисполнителей необ­ходимую информацию.

Обычно в резолюции указываются решение руководителя по существу рассматриваемых в документе вопросов и пути его осуще­ствления. Если указание о том, что и как следует делать, отсутству­ет, это означает, что принимать решение должен исполнитель. Ре­золюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению» и предвари­тельные типа «Прошу переговорить» не несут новой информации, и применять их нецелесообразно.

Срок исполнения документа указывается в резолюции, если решением руководителя изменяется срок, установленный инструк­цией или другим документом, либо если в учреждении такие сроки не установлены.

Резолюции пишут на верхней свободной площади лицевой стороны первого листа документа. Если это место занято другим реквизитом (например, адресатом) или недостаточно для резолю­ции, ее размещают на любой другой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей. Помещать резолюцию не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении нежела­тельно.

8. Заголовок
облегчает труд регистратора, освобождая от не­обходимости читать документ и кратко формулировать его содер­жание. По заголовку оперативно устанавливаются назначение, важ­ность и срочность документа.

Заголовок составляется к тексту документа, оформляемого на бланке или листе бумаги формата А4, независимо от его вида и на­значения. Он должен быть лаконичным и точным, с необходимой полнотой раскрывать содержание документа. Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом «о» или «об» и отглагольным существительным. Например, «О фи­нансовой деятельности Центра подготовки специалистов ТюмГНГУ при МАДИ (ТУ) в период реорганизации», «Об организации приема документов и проведения вступительных экзаменов».

Заголовок формулируется составителем документа, печатает­ся строчными буквами через один межстрочный интервал и не под­черкивается. Каждая строка реквизита начинается от левой границы площади листа. На бланке зона, в которой располагается заголовок, обозначается ограничительными отметками. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков.

В заголовке допускаются общепринятые сокращения слов и словосочетаний. Рекомендуется избегать переносов слов. В конце заголовка точка не ставится.

9. Отметка о контроле
служит отличительным признаком контролируемого документа. Она наносится в виде слова «кон­троль» или буквы «к» специальным штампом или ручкой на левое поле документа на уровне реквизита «заголовок к тексту».

10.Текст
включает основную содержательную часть докумен­та и является его важнейшим реквизитом. Он должен быть логич­ным, ясным, информационно емким, убедительным и аргументиро­ванным, причем аргументация и выводы должны быть объективны­ми.

Предельно сократить время на подготовку документов, быстро и однозначно воспринимать текст, сделать его пригодным для ма­шинной обработки позволяет унификация текстов,
представляю­щая собой установление единой формы языкового выражения, наи­более точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Унификации текстов управленческих документов способствуют следующие их особенности:

– устойчивость языковых конструкций, связанная с наличием в управлении однотипных, часто повторяющихся операций, решений и действий;

– зависимость лексики управленческих документов от традици­онно сложившейся лексики, используемой в законодательных и нормативных актах, документах вышестоящих и функциональных органов управления;

– использование специальной терминологии;

– нейтральность лексики;

– однотипность структуры текстов отдельных групп документов.

В текстах управленческих документов унифицируются состав информации, структура текста, языковые средства представления информации, правила построения словосочетаний и предложений.

Унификация состава информации
заключается в разработке состава информации, необходимой и достаточной для решения за­дач, возникающих в процессе управления.

Унификация структуры текстов
документов состоит в уста­новлении типового набора составных частей документа и единого порядка их расположения.

Унификация языковых средств представления информации
осуществляется путем выбора одного наиболее целесообразного варианта передачи одних и тех же данных средствами литературно­го языка.

Унификация правил построения словосочетаний и предло­жений
направлена на формализацию текстов и является необходи­мым условием их машинного восприятия.

При унификации текстов документов необходимо соблюдать следующие принципы:

– объективное отражение в тексте содержания управленческой ситуации;

– соответствие содержания и структуры информации виду доку­мента;

– использование средств и приемов, сокращающих затраты тру­да и времени на документирование и восприятие текста, в частно­сти, устойчивых словосочетаний и моделей предложений, стандар­тизованных терминов и обозначений, принятых сокращений и т.д.

По способу фиксации и организации составных частей текста унифицированные тексты разделяются на связный текст, трафарет, таблицу и анкету.

Связный текст
– это текст, содержание которого в неизмен­ном виде повторяется в ряде документов. Постоянная и переменная информация в нем не выделяется. Такой текст иногда называют ти­повым. Типовые тексты, как правило, отражают однородные вопро­сы и составляются по одинаковым образцам. Они отражают типич­ную управленческую ситуацию: запрос, ответ, решение, констата­цию фактов, сложившуюся или рекомендуемую практику и т.п.

Трафаретизация
– метод унификации текстов, заключающий­ся в разделении информации на постоянную, присущую всем доку­ментам данной группы и представленную в виде связного текста, и переменную (индивидуальную для каждого документа). Постоянная информация (трафаретная часть текста) воспроизводится на бланке.

Текст унифицированного таким образом организационно-распорядительного документа должен быть представлен в виде предложений или частей предложений и пробелов, которые заполняются переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

В первую очередь целесообразно трафаретизировать тексты тех документов, которые чаще других используются в управленче­ской деятельности. На предприятиях, в сфере материально-технического снабжения можно трафаретизировать 30…60% созда­ваемой документации.

В таблице
постоянная часть информации представлена в ви­де наименований показателей, расположенных в соответствующих графах; переменная часть информации вносится в графу в соответ­ствии с ее назначением.

Анкета –
форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенной совокупности признаков. Постоянная информация представляется в виде наименований показателей, признаков, а переменная, как пра­вило, в форме однозначных ответов. Типичным примером этого способа унификации текстов является анкета по учету кадров.

Текст документа должен быть ясным, точным и кратким, а тон и стиль изложения – нейтральными. Обычно используют форму из­ложения от третьего лица единственного числа («Акционерное об­щество предлагает…») или от первого лица множественного числа («Просим…», «Направляем…», «Не возражаем…»).

Заявления, докладные и объяснительные записки, в ряде слу­чаев доклады, отзывы и заключения пишутся от первого лица един­ственного числа («Прошу направить…», «Считаю целесообраз­ным…»).

В распорядительных документах, издаваемых на основе еди­ноначалия (приказах, указаниях, распоряжениях), также используют форму изложения текста от первого лица единственного числа («Приказываю…», «Предлагаю…», «Обязываю…»).

В тексте документа слова должны употребляться в том значе­нии, какое они имеют в литературном языке. Нельзя допускать их многозначного толкования, использовать диалектные, жаргонные, разговорные, устаревшие слова и обороты.

11.Приложения
к документу принято делить на три вида:

– приложения к распорядительным документам, утверждаемые или вводимые ими в действие;

– разъясняющие или дополняющие основной документ;

– направляемые с сопроводительным письмом и являющиеся самостоятельными документами.

На приложениях к распорядительному документу в верхнем правом углу первого листа приложения делается отметка с указани­ем наименования основного документа, его даты и номера, например: Приложение к приказу ТОО «Промсервис» от 25.03.98 № 52. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, При­ложение 2 и т.д.), причем знак «№» не ставится.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте или поясняющие его содержание, то отметку об этом оформляют по следующей форме:

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров:

При большом количестве приложений на них составляется от­дельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Отметка о наличии приложений размещается между реквизи­тами «текст» и «подпись», на два…четыре интервала ниже текста. Независимо от количества приложений пишется слово «Приложе­ние» в именительном падеже единственного числа, после него ста­вится двоеточие.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не ука­зывают. Слово «Приложение» печатают от нулевого положения та­булятора. Наименования приложений печатают через один интер­вал; между наименованиями оставляют полтора…два межстрочных интервала.

12.Удостоверение
является формой выражения законности документа, его юридической силы и ответственности за его содер­жание. Одним из основных способов удостоверения документа яв­ляется его подписание, т.е. заполнение реквизита «подпись».

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы подписывает одно должностное лицо – руководитель учреж­дения или его заместитель. От имени учреждения некоторые документы в пределах своей компетенции могут подписывать руководители структурных подразделений или ответственные исполнители. Порядок подписания документов устанавливается приказом руководителя ­учреждения или инструкцией по делопроизводству.

Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два лица – председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиаль­ных органов, издаваемые на основе единоначалия, имеют одну подпись.

В состав реквизита «подпись» входят наименование должно­сти лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее рас­шифровка, например:

Расшифровку подписи в скобки не заключают, инициалы печа­тают перед фамилией, пробелы между инициалами, между инициа­лами и фамилией не делают.

Подписи нескольких должностных лиц на документе распола­гают одну под другой в последовательности, соответствующей за­нимаемой должности. Наименования должностей с расшифровкой подписей разделяют двумя…тремя межстрочными интервалами.

При оформлении документа не на бланке реквизиты «наиме­нование министерства или ведомства», «наименование учрежде­ния, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения» должны быть включены в наименование должности в реквизите «подпись», например:

При подписании документов членами комиссий указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в ко­миссии, например:

Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке, подписи председателя и членов комиссии разделяют двумя…тремя межстрочными интервалами. После слов «члены комиссии» двоето­чие не ставится.

13.Согласование
документов имеет целью повышение их ка­чества путем компетентной оценки их своевременности, обоснован­ности, содержания, редакции, оформления и т.д. соответствующими должностными лицами и учета при необходимости их рекоменда­ций.

Различают две формы согласования документа: внутреннее (с подразделениями и должностными лицами учреждения) и внешнее (со сторонними организациями). Внутреннее согласование докумен­та – это его визирование.

Внешнее согласование оформляется грифом, справкой, прото­колом согласования или обсуждения проекта документа, который может утверждаться руководством учреждения или решением кол­легиального органа.

Гриф согласования
состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия, наиме­нования должности лица (или организации), с которым документ со­гласовывается, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

Если согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

Составные части грифа согласования разделяют полутора…двумя межстрочными интервалами. Наименования должности или документа печатают через один интервал; в строке, как правило, должно быть не более 28 знаков.

14.Виза состоит из личной подписи визирующего и даты. При необходимости указывают наименование должности визирующего и расшифровывают его подпись, т.е. указывают инициалы и фамилию.

Замечания и дополнения к проекту документа обычно излага­ют на отдельном листе. В этом случае виза выглядит следующим образом:

Если замечания невелики по объему (одна…две строки), их предпочтительней излагать перед визой, например:

При согласовании внутренних документов визы проставляются на последней странице первого экземпляра документа ниже рекви­зита «подпись». Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в учреждении.

Обычно на предприятиях разрабатывается перечень важней­ших документов с указанием лиц, визирующих каждый из них. При наличии такого перечня, а особенно в его отсутствие, необходимо обратить внимание на визирование документов юридической служ­бой. Юридическая служба визирует не только нормативные акты, но и другие документы, определяющие отношения, в которых находят­ся предприятия, учреждения, организации и граждане (трудовые со­глашения, договоры, положения, некоторые письма и т.п.).

15.Печать
ставится на документах, требующих особого удо­стоверения их подлинности (юридической силы). Печати бывают гербовые и простые. Гербовую печать имеют предприятия, учреж­дения и организации государственной формы собственности. Она ставится на документах, удостоверяющих факты, вызывающие рас ходы денежных средств и материальных ценностей, а также под­тверждающих права лиц (доверенностях, договорах, удостоверени­ях и других документах).

Если документ (или его копия) заверяется печатью, то она ста­вится перед подписью таким образом, чтобы захватывать часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.

16.Отметка о заверении копии
проставляется ниже реквизи­та «подпись» и содержит надпись «Верно», наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, ее рас­шифровку и дату заверения, например:

На копиях исходящих документов, остающихся в деле (так на­зываемые отпуски документов), можно не указывать дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию.

Копия документа может быть заверена печатью.

17. Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона»
облегчает непосредственный обмен информацией между исполни­телями документа. Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на всех экземплярах документа в левом нижнем углу через два…четыре интервала после реквизита «подпись», например:

Инициалы исполнителя не указывают.

18.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
содержит:

– краткую справку об исполнении со ссылкой на свидетельст­вующий об этом документ (при его наличии);

– надпись «В дело» и индекс дела, в которое должен быть под­шит документ (эта отметка свидетельствует о том, что работа над документом завершена), подпись руководителя структурного под­разделения или исполнителя, дату направления документа в дело, например:

Отметка об исполнении документа помещается на два…три межстрочных интервала ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».

19.Отметка о переносе данных на машинный носитель
включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос, и дату переноса.

20.Отметка о поступлении
содержит сокращенное наимено­вание организации, которая получила документ, дату поступления и его индекс.

1.4. Особенности оформления отдельных видов документов

1. Акт –
официальный документ, составленный группой лиц для подтверждения установленных ими фактов (акты аварий, прие­ма-передачи дел, инвентаризации и т.п.).

В некоторых случаях акт не только фиксирует установленные факты, но и содержит выводы, рекомендации, предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). В этих актах указываются документы, определяющие полномочия лиц, составивших акт.

Акт оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида доку­мента (акт), коды, место составления, дату, индекс, заголовок к тек­сту, основание, текст, подписи. Некоторые акты имеют гриф утвер­ждения.

Место и дата составления акта должны соответствовать месту и дате актируемого события.

Заголовок формулируется с помощью отглагольного сущест­вительного с предлогом «о» или «об»: «О проверке хранения доку­ментов…»; «О передаче дел бывшим директором…»; «Об инвента­ризации материальных ценностей…».

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указываются основания для составления ак­та и лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководи­теля учреждения или подразделения, на основании распорядитель­ного документа. Этой части текста предшествует слово «Основа­ние».

После слова «Составлен» указываются должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. После слова «Присутствовали» перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, присутство­вавших при составлении акта. Если акт составлен комиссией, то по­сле слова «Составлен» указывается наименование комиссии. Пер­вой указывается фамилия председателя. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а так­же выводы, предложения и заключения.

Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении, без указания должности. Лицо, имеющее замечания к содержанию акта, подписывает его с указанием своего несогласия и излагает свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту Небольшие по объему замечания можно привести ниже подписей лиц, соста­вивших акт.

Если выводы и предложения в акте излагаются в распоряди­тельной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий, то акт представляется исполнителю, который расписыва­ется в том, что ознакомлен с его содержанием.

Образец акта выглядит следующим образом:

2. Докладная записка
информирует руководителя учреждения или структурного подразделения об имевших место фактах, о вы­полненной работе, сложившейся ситуации и т.д.

Докладная записка готовится как по инициативе ее автора, так и на основе письменного или устного указания руководителя. Она может носить инициативный, информационный или отчетный харак­тер.

Инициативная
докладная записка составляется с целью побу­дить адресата принять определенное решение, например: «О необ­ходимости финансирования издания учебного пособия…».

Информационная
докладная записка информирует руководи­теля о ходе или развитии определенного процесса, общий характер которого руководителю известен, например: «О ходе подготовки к научно-технической конференции…».

Отчетная
докладная записка должна информировать руководителя о завершении работы или ходе выполнения указаний, реко­мендаций, планов и т.д., например: «О ходе выполнения предложе­ний комиссии, изложенных в акте от 10.02.98 № 2 «О финансово-хозяйственной деятельности Ноябрьского филиала ТюмГНГУ».

С точки зрения адресности различают внутренние докладные записки – адресуемые руководителю учреждения или подразделе­ния, и внешние – адресуемые руководителю вышестоящего органа Докладные записки, направляемые руководителю учреждения или за его пределы, должны регистрироваться. Внешнюю докладную за­писку подписывает руководитель учреждения, внутреннюю – ее со­ставитель.

Дата или период времени, к которому относятся сообщаемые в записке сведения, могут включаться в текст заголовка или быть его составной частью, например: По состоянию на 25.03.98.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой из­лагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки; во второй содержатся выводы и предложения, которые, по мнению ав­тора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

3. Объяснительная записка
составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работни­ков по требованию руководителя, в некоторых случаях – по инициа­тиве работника.

Объяснительная записка, не выходящая за пределы учрежде­ния, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 с ука­занием следующих реквизитов: адресата, наименования вида доку­мента, фамилии исполнителя и номера его телефона, заголовка к тексту, текста, даты, подписи.

Если записка направляется за пределы учреждения, ее оформляют на бланке и регистрируют.

4. Заявление
оформляется на стандартном листе бумаги. Об­разец заявления выглядит следующим образом:

5. Письмо
должно быть посвящено одному вопросу. Если не­обходимо одновременно обратиться в учреждение по нескольким различным вопросам, целесообразно составить несколько писем. ото упрощает операции по технической обработке писем и ускоряет их исполнение. При работе с письмами, содержащими несколько вопросов, возникают затруднения при определении дела, в котором Документ должен храниться, не ясно, кому направить его в первую очередь затрудняется контроль исполнения и т.д.

Текст письма должен состоять из двух логически связанных частей. В первой указывают факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, заклю­чения и т.д.

Если письмо состоит из одной фразы, она должна строиться примерно следующим образом: «В связи с продлением отопитель­ного сезона, вызванного исключительными погодными условиями текущего года, просим завершить отгрузку топлива к 15 марта».

Письмо оформляется на бланке для писем с заполнением следующих реквизитов: кода по ОКПО, наименования структурного подразделения, адресата, даты, индекса, ссылки на индекс и дату входящего документа, заголовка к тексту, текста, подписи, телефона и фамилии исполнителя.

Письма могут быть классифицированы следующим образом (см. рис. 2).

Рис. 2. Классификация писем

Письмо-извещение
используется для сообщения или утвер­ждения какого-либо факта и обычно начинается словами «Сообща­ем», «Извещаем», «Ставим Вас в известность».

Письмо-напоминание
обычно содержит напоминание об исте­чении или приближении установленного срока, в связи с чем необходимо принять определенные меры. Состоит оно из одной фразы, «Напоминаем, что срок сдачи рукописи в издательство

Письмо-подтверждение
используется для уведомления отправителя о получении отправленных им документов или ценно­стей подтверждения фактов и т.д., например: «Подтверждая полу­чение рекламации, сообщаем, что для оказания помощи в наладке оборудования направляется группа специалистов».

Сопроводительное письмо
сообщает адресату факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов. Эти письма составля­ются в тех случаях, когда адресату нужно сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе. Чаще всего к ним отно­сятся пояснения относительно цели направления документа, его особенностей, характера исполнения, положения или личности ав­тора, а также подтверждения факта и даты отправки. Сопроводи­тельные письма следует начинать словами «направляем», «посы­лаем», «возвращаем», «представляем» и т.п.

В сопроводительном письме должны быть указаны (перечис­лены) заголовки, индексы и даты направляемых документов, напри­мер:

При составлении писем целесообразно:

– учитывать взаимоотношения с учреждением, в которое на­правляется письмо (подведомственное, вышестоящее и др.);

– начинать изложение с существа вопроса;

– не начинать текст с наименования своего учреждения, так как оно указано на бланке, а также со ссылки на ранее полученные от корреспондента письма.

6. Приказ
издается руководителем учреждения, действующего на основе единоначалия. Приказы обычно издают по вопросам соз­дания, ликвидации, переименования, изменения масштаба дея­тельности учреждения или структурного подразделения; утверждения или изменения положений, инструкций, правил, планов; назначения перемещения или увольнения работников и т.д.

Готовит проект приказа руководитель подразделения или должностное лицо, к работе которого приказ имеет отношение в наибольшей степени или работа которого связана с его исполнением. В зависимости от содержания различают приказы по общим вопросам (по основной деятельности учреждения) и по личному со­ставу.

Приказы по общим вопросам
издаются во исполнение дирек­тивных указаний вышестоящих органов, по инициативе руководите­ля, издающего приказ, либо подчиненных структурных подразделе­ний. В последнем случае обоснование необходимости издания при­каза содержится в докладной записке.

В приказах, основанием к изданию которых являются распоря­дительные документы вышестоящей организации, директивные ука­зания этой организации доводятся до сведения подведомственных учреждений или структурных подразделений, определяются их ис­полнители, методы и сроки исполнения.

Приказами по личному составу
оформляются назначения, пе­ремещения, освобождения, поощрения, взыскания и т.д. Приказ из­дается на основании докладных записок, заявлений и т.д.

Раздельное формирование и индексация (нумерация) прика­зов по общим вопросам и по личному составу облегчает справочную работу, так как первые хранятся в делах учреждений постоянно, а вторые – 40 лет. Индексация начинается с начала каждого кален­дарного года.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой излагаются факты и соображения, являющиеся основанием для издания приказа; во второй перечисляются предпи­сываемые действия. Если приказ издается на основании письмен­ных указаний вышестоящих органов (постановления, приказа, ди­рективного письма и др.), то в констатирующей части приказа ука­зывается название вида документа, его номер, дата и заголовок.

Если в констатирующей части приказа необходимо подчерк­нуть роль конкретного лица, используют активную форму: «Механик цеха №3 Иванов А.Б. не обеспечил своевременный ремонт…»; «Благодаря умелым и решительным действиям дежурного электри­ка Попова В.Р. был предотвращен выход из строя…».

Если же факт, о котором идет речь в приказе, имеет большее значение, чем роль конкретного лица, или ему придается обоб­щающее значение, используют пассивную форму: «Ослаблен кон­троль за расходованием средств…»; «Выявлены нарушения в вы­полнении правил…».

Констатирующую часть приказа можно опустить, если его рас­порядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКА­ЗЫВАЮ», которое печатается с отдельной строки прописными буквами и отделяется от последующего текста тремя межстрочными интервалами. Текст при необходимости делится на пункты, которые нумеруютарабскими цифрами. Действия однородного характера следует объединять в одном пункте, например: «Начальнику цеха №4 Иванову А.П., начальнику отдела сбыта Петрову В.А. и заве­дующему лабораторией надежности Сидорову В.И. обеспечить отгрузку восстановленных деталей автокомбинату №8 до 16.11.98».

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя, затем указываются предписываемые действия и сроки их исполнения. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить, от­грузить, зачислить и т.д.). Исполнителями могут быть учреждение, структурное подразделение или должностное лицо, указываемое в дательном падеже.

Приказ может иметь общий для всех исполнителей срок ис­полнения либо устанавливать конкретные сроки исполнения для ка­ждого действия. В последнем случае распорядительную часть при­каза допускается излагать в табличной форме с указанием в имени­тельном падеже наименования учреждения, структурного подразде­ления или должности и фамилии исполнителя. Примером является табл.1.

Таблица 1

В одном из последних пунктов распорядительной части указы­вают должностных лиц, на которых возлагается контроль за испол­нением приказа, например: «Контроль за исполнением пп. 1 – 5 и 8 настоящего приказа возложить на проректора по учебной работе; пп. 6 и 7 – на проректора по научной работе».

При необходимости отдельным пунктом в конце приказа пере­числяют распорядительные документы, которые настоящим прика­зом отменяются, изменяются или дополняются.

В приказах по личному составу пункты располагают обычно в таком порядке: назначение на должность, принятие на работу, пе­ремещение, освобождение от работы, предоставление отпусков и др. Рекомендуется начинать каждый пункт приказа с указания фамилии и инициалов, а при необходимости – имени и отчества лица на которое он распространяется. Затем указывают его должность (степень, звание, разряд и т.п.), наименование структурного подраз­деления, в котором это лицо работает, действие, объявляемое при­казом, например:

При наличии нескольких лиц, на которых распространяется действие, соответствующий пункт приказа можно начинать с указа­ния этого действия.

Фамилии лиц в пределах одного параграфа (пункта) приказа следует располагать в алфавитном порядке; фамилии и инициалы печатать прописными буквами.

Проект приказа при необходимости согласовывают путем ви­зирования с заинтересованными учреждениями, подразделениями, и должностными лицами, которых он касается. Проект приказа во всех случаях визируют составитель и руководитель структурного подразделения, которое вносит проект приказа или готовит его.

Проект приказа согласовывают с юрисконсультом по следую­щим вопросам: целесообразность издания приказа по данному во­просу; соответствие проекта приказа постановлениям правительст­ва, приказам вышестоящих организаций, действующему законода­тельству, нормам, положениям, инструкциям и т.д.; соответствие формулировок специальным требованиям, принятым в некоторых органах (например, требованиям суда, прокуратуры, органов охраны труда, социального обеспечения и т.д.).

Если сроки вступления в силу отдельных пунктов приказа, на­значения и перемещения работников специально не оговорены, приказ вступает в силу с момента его подписания.

Приказ печатается на бланках формата А4. Формуляр приказа содержит следующие реквизиты: название вида документа (приказ), место составления или издания, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

С приказом должны быть ознакомлены все поименованные внем лица, которые расписываются на одном из экземпляров приказа или специальном бланке. В ряде случаев приказы доводятся до сведения всех сотрудников и вывешиваются для ознакомления с их содержанием.

По мере совершенствования управленческой деятельности, более четкого ее документирования путем разработки положений о подразделениях, должностных инструкций и т.д. необходимость в оформлении некоторых управленческих решений с помощью изда­ния приказа отпадает. На многих предприятиях не издаются прика­зы о предоставлении отпусков, командировках и по некоторым дру­гим вопросам.

7. Распоряжения
могут издаваться руководителем структурно­го подразделения в пределах его компетенции.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядитель­ную части. В первой указывают цель или причину издания распоря­жения, во второй, начинающейся словом «ПРЕДЛАГАЮ», – предпи­сываемые действия. В констатирующей части целесообразно ис­пользовать устойчивые формулировки типа «в связи», «в целях» и т.п., например: «В связи с заграничной командировкой заведующего лабораторией №2 Горбачева М.С. возложить исполнение его обя­занностей на главного специалиста Назарова В.П. с 26.07.98».

Формуляр распоряжения включает следующие реквизиты: на­именование структурного подразделения, коды, название вида до­кумента (распоряжение), место издания, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

8. Решения
принимают коллегиальные органы: коллегии мини­стерств и ведомств, научно-технические и другие советы, комитеты и т.п.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядитель­ной частей.

В констатирующей части указывают причины издания решения и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вы­шестоящего органа, то в констатирующей части указывают назва­ние, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа, а также передают содержание того раздела документа, который отно­сится к деятельности коллегиального органа, принимающего реше­ние.

В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ про­писными буквами на отдельной строке, например:

При необходимости распорядительную часть решения разде­ляют на пункты, в каждом из которых указывают исполнителя (орга­низацию, структурное подразделение и должностных лиц), действие и срок его исполнения. В последнем пункте распорядительной части решения указывают должность, фамилию и инициалы лица, на ко­торое возлагается контроль за исполнением решения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа, причем они не вправе изменять содержание текста решения.

Решения оформляются на бланках формата А4 с заполнением следующих реквизитов: название вида документа (решение), место издания, дата, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, виза. Да­той решения является дата его принятия на заседании коллегиаль­ного органа.

9. Протокол –
документ, фиксирующий ход обсуждения во­просов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конферен­циях и заседаниях коллегиальных органов, а также документ, со­ставленный официальным лицом для удостоверения какого-либо факта (протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспек­тора и т.п.). Последние по своему содержанию приближаются к ак­там, и их удельный вес в делопроизводстве невелик. Классифика­ция протоколов приведена на рис. 5.

Протоколы, фиксирующие ход работы и решения постоянных коллегиальных (коллегии, комитеты, советы и т.п.) и временных (конференции, собрания, совещания и т.п.) органов могут быть трех видов:

– краткие –
записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;

– полные –
содержат кроме уже названных краткие записи вы­ступлений докладчиков и участников;

– стенографические
– весь ход заседания записывается до­словно.

В полных и стенографических протоколах должно быть отра­жено содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам Протоколы ведут должностные лица (секретари, делопроизводите­ли, стенографистки и др.) либо избранные на заседании секретари или секретариаты.

Протокол составляют на основе рукописных, стенографиче­ских, магнитофонных записей, произведенных во время заседания Кроме того, при оформлении протокола используются представлен­ные к заседанию материалы: тексты, тезисы докладов и выступле­ний, справки, проекты решений и т.д. Протокол должен точно ото­бражать выступления и ход собрания, все высказанные в процессе обсуждения мнения, точки зрения и заявления, а также все принятые решения. Протоколы печатают на бланках формата А4.

Рис. 3. Классификация протоколов

В протоколе заполняют следующие реквизиты: наименование структурного подразделения (если это необходимо), название вида документа (протокол), коды, дату, индекс, грифы утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи пред­седателя и секретаря.

Заголовком текста протокола является название коллегиаль­ного органа или конкретного совещания, обсуждаемого вопроса, на­пример:

– заседания кафедры «Автомобили и автомобильное хозяйст­во»;

– совещания у директора завода;

– заседания производственной комиссии профсоюзного комитетепо вопросу рассмотрения новых норм времени на сварочные работы.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части
после слова «Присутствовали» указываются фамилии всех присутствующих на заседании членов коллегиального органа или сотрудников, а также приглашенных лиц. Если их число превышает 15, то во вводной части протокола указывается только число присутствовавших, а ихсписок прилагается к протоколу. Фамилии участвующих в заседании лиц располагают в алфавитном порядке (отдельно – члены коллегиального органа, отдельно -приглашенные) и печатают в строку через один интервал. После фамилии приглашенного лица указывают название учреждения, ко­торое он представляет, место работы и должность.

На многочисленных собраниях и заседаниях указывают только количественный состав присутствующих, например: Присутствовало 150 человек. Инициалы и фамилии председателя и секретаря, кото­рых избирают, указывают во вводной части протокола.

В той же части указывают повестку дня – перечень четко сформулированных вопросов, которые надлежит рассмотреть. Во­просы в повестке дня располагают в порядке их важности, сложно­сти и предполагаемого времени обсуждения. Наиболее простые во­просы обычно указывают последними. Вопросы формулируют в именительном падеже, например: «Рассмотрение отчета за 1986 г.» (неправильно: «О рассмотрении отчета за 1986 г.»).

Основная часть
текста протокола состоит из разделов, соот­ветствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: слушали – выступили – постановили.

Слово СЛУШАЛИ печатается прописными буквами на одной линии с цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию док­ладчика (их обычно подчеркивают), если нужно, то и наименование представляемого им учреждения, ставят тире, а затем в форме прямой речи излагают содержание доклада, например:

В тех случаях, когда текст доклада прилагается, выступление не записывается, а после фамилии докладчика указывается «текст доклада прилагается».

Слово ВЫСТУПИЛИ печатается прописными буквами с абза­ца, затем следуют инициалы и фамилия выступившего (они также печатаются с абзаца), тире и содержание выступления в форме прямой речи.

Особое внимание должно быть обращено на выступления, со­держащие несогласие с положениями доклада и особое мнение вы­ступающего. В полных протоколах запись выступлений и докладов не обязательно должна представлять собой запись речи слово в слово. Иногда можно обойтись кратким отчетом о ней, например:

Вопросы к докладчику и выступающим и их ответы протоколи­руются по мере выступлений по следующей форме:

Слово ПОСТАНОВИЛИ печатается прописными буквами тремя интервалами ниже предыдущего текста с абзаца. Решение, если оно содержит различные вопросы, разделяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт печатают с абзаца. Если решением или одним из его пунктов утверждается какой-либо документ, то он прилагается к протоколу. Стиль протокольных ре­шений – распорядительный, лаконичный, не допускающий двойного толкования.

Датой протокола является дата протоколируемого события (совещания, заседания, собрания и т.д.). Если оно продолжается два и более дней, через тире указывают даты начала и окончания события, например: 22 – 24 марта 1998 г.

Протокол должен иметь индекс (номер), который обычно явля­ется порядковым номером заседания постоянно действующего кол­легиального органа. Протоколы совместных заседаний имеют дроб­ный номер, соответствующий порядковым номерам учреждений или подразделений учреждения, участвующих в заседании. Обычно их нумеруют в пределах года (в учебных заведениях – учебного года) или срока полномочий коллегиального органа.

10.Выписка из протокола
оформляется на бланке. Ниже рек­визита «подпись» размещается реквизит «отметка о заверении ко­пии». В тексте выписки может быть приведен тот или иной пункт протокола полностью (слушали, выступили, постановили) или час­тично (слушали, постановили). Индексом выписки является индекс протокола. В бланке проставляется дата протокола. Дата изготовления выписки проставляется в реквизите «отметка о заверении копии».

11.Инструкция
содержит правила, регулирующие специальные стороны деятельности и отношений учреждений и должностных лиц.

Инструкция оформляется на бланке, формуляр которого имеет следующие реквизиты: название вида документа (инструкция), гриф утверждения, заголовок, текст, коды, дату, индекс, место издания подпись.

Заголовок к тексту инструкции должен четко ограничивать круг вопросов, объектов или лиц, на которых распространяются требо­вания инструкции, например: «Инструкция о ведении делопроизвод­ства», «Должностная инструкция нормировщику», «Инструкция о порядке рассмотрения…».

Текст инструкции состоит из разделов, которые делятся на пункты и подпункты. Инструкция начинается разделом «Общие по­ложения», в котором раскрываются цели ее издания, указывается область распространения, излагается порядок использования и приводятся другие сведения общего характера. Текст инструкции должен носить указующий характер, для чего используются четкие формулировки со словами «должен», «следует», «необходимо», «не допускается» и т.п. Текст инструкции излагается от третьего лица или же используется безличная форма.

Датой инструкции является дата ее утверждения. Утверждает инструкцию руководитель учреждения, чаще всего путем издания распорядительного документа; подписывает ее руководитель струк­турного подразделения, в котором она разработана.

Отдельную группу составляют должностные инструкции работникам. Они содержат: общую часть, функции работника, обязан­ности работника, права работника, взаимоотношения (связи по должности), критерии оценки работы и ответственность работника

12.Положения
бывают двух видов: об учреждениях, структур­ных подразделениях, отдельных должностных лицах и о проведении различных мероприятий (смотров, конкурсов и т.п.).

Первые регламентируют деятельность учреждений, подразде­лений, должностных лиц, определяя их подчиненность, функции, задачи, обязанности, права, ответственность, организацию работы и т.д. Положение об учреждении утверждается распорядительным до­кументом вышестоящей организации. Положение о структурном подразделении составляется его руководителем и утверждается ру­ководителем учреждения путем издания распорядительного доку­мента либо проставления грифа утверждения. Таков же порядок ут­верждения положений, которые определяют статус временно орга­низуемых комиссий, групп и т.п.

Структура и содержание положений о проведении мероприя­тий определяются теми учреждениями, которые их организуют.

Положение оформляется на бланке с заполнением следующих реквизитов: наименование структурного подразделения (при необходимости), гриф утверждения, название вида документа (положе­ние), дата, индекс, заголовок, коды, текст, визы, грифы согласова­ния. Датой положения является дата его утверждения.

13.Справки
бывают служебного и личного характера.

Справка служебного характера
составляется по запросу или указанию вышестоящей организации или должностного лица. Справка, направляемая должностному лицу внутри учреждения, подписывается составителем, направляемая вышестоящей органи­зации – руководителем учреждения.

Дата или период времени, к которым относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещает­ся перед текстом справки, например: «По состоянию на 16.03.98» или «За период с 26.01.98 по 06.04.98».

Справка может состоять из нескольких разделов, оформляться в виде таблицы, иметь пояснения и ссылки, заверяться при необхо­димости печатью.

Справка, направляемая за пределы учреждения, оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, коды, адресат, дату, место составления, заголовок к тек­сту, текст, подпись. Внутренняя справка оформляется на бланках или чистых листах.

Справки личного характера
оформляются на бланках и со­держат следующие реквизиты: наименование вида документа, ин­декс, дату, текст, подпись, печать. В тексте указывается название учреждения, куда представляется справка. Текст справки целесооб­разно начинать указанием в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не рекомендует­ся использовать архаичные обороты типа «Выдана настоящая», «Действительно проживает», «Действительно работает».

Поскольку текст справки личного характера носит типовой ха­рактер, обычно используют трафаретные бланки, изготовленные типографским способом, в которых от руки заполняются только от­дельные части реквизитов, например:

14.Телефонограммы
применяются в пределах действия мест­ной телефонной связи. Содержание телефонограммы передается по телефону путем ее диктовки и записи.

При передаче телефонограмм целесообразно придерживаться следующих рекомендаций: передавать срочную и краткую инфор-мацию; проверять правильность записи повторным чтением; не пе­редавать логически сложные тексты; не использовать редко упот­ребляемые и трудновыговариваемые слова; записывать принимае­мые телефонограммы в специальный журнал либо оформлять на пишущей машинке с последующей регистрацией; оформлять от­правляемые телефонограммы на пишущей машинке и регистриро­вать их.

Работник, принимающий телефонограмму, должен записать следующие ее реквизиты: адресат, наименование вида документа (телефонограмма), индекс, дату, заголовок (при его наличии), текст, подпись (наименование должности, инициалы и фамилию лица, подписавшего документ). Кроме того, указываются должности и фа­милии лиц, которые передали и приняли телефонограмму, часы и минуты передачи и приема. Если число принимаемых учреждением телефонограмм значительно, для их записи используют бланки с заранее напечатанными частями реквизитов.

Обмен телефонограммами внутри учреждений и предприятий не рекомендуется.

1.5. Оформление копий, приложений и ссылок

Копией
документа является воспроизведение всех его рекви­зитов. Документ воспроизводится машинописным способом или с помощью средств оперативного размножения на бланке учреждения или предприятия и заверяется руководителем или уполномоченным на то лицом. Отметка «Копия» размещается в правом верхнем углу первого листа копии документа.

Копию документа заверяют, проставляя ниже реквизита «под­пись» заверительную надпись «Верно», наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, ее расшиф­ровку, дату заверения и при необходимости печать, например:

При оформлении капий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку и когда она выдана, а на самой копии – отметку о дате выдачи о том, что подлинник хранится в данной организации. Форма Месторасположение указанной отметки не регламентируются.

Копиия исходящего документа (отпуск) визируется составивши­ми его
лицами и лицами, с которыми документ согласовывался. Все реквизиты бланка не воспроизводятся, в копии проставляются только подписания и регистрационный индекс подлинника на мес­тах, отведенных для этого в бланке, на котором напечатан подлинник. Исполнитель подтверждает наличие подписи руководителя на подлиннике путем оформления на копии (отпуске) следующей над­писи:

Сокращение «п/п» означает «подлинный подписан». Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимиль­ную подпись подлинника, удостоверяются печатью.

При разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел организации и предприятия могут изго­товлять и выдавать копии документов, выданных другими учрежде­ниями, если получить их непосредственно от последних затрудни­тельно или невозможно (копии дипломов, свидетельств о получен­ном образовании и т.п.). Если документы были исполнены на блан­ках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетель­ствовать верность копий документов, если законодательством не предусмотрено предоставление копий, засвидетельствованных в нотариальном порядке. К числу последних могут относиться копии актов высших органов государственной власти, касающиеся личных прав и интересов граждан, копии документов, изложенных на ино­странном языке и др.

Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, военного билета, служебного удосто­верения и других документов, имеющих отметку о том, что копиро­вать их нельзя. Не подлежат свидетельствованию копии с докумен­тов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные не огово­ренные исправления.

Приложения
к документам имеют те же реквизиты, что и доку­менты: наименование, заголовок, подписи ответственных за их со­держание лиц, дату, отметку о согласовании, утверждении и т.д.

Указание о наличии приложения может содержаться в тексте основного или сопроводительного документа. В этом случае количество листов в приложении и количество его экземпляров указывают между текстом и подписью.

Приложения, утверждаемые или вводимые в действие распо­рядительным документом, содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием распорядительного документа в датель­ном падеже, его даты и номера, например:

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер: «Приложение 1», «Приложение 2» и т.д. Место этой отметки ГОСТом не установлено. Обычно она размещается в правом верхнем углу первого листа приложения. Приложениям присваиваются порядковые номера в соответствии с очередностью их упоминания в тексте. Они нумеру­ются арабскими цифрами без указания знака «№».

При ссылке в
тексте на какой-либо документ соблюдают сле­дующий порядок расположения реквизитов: наименование вида до­кумента (приказ, постановление, протокол и т.п.), наименование ор­ганизации, издавшей документ (при ссылке на отдельные виды до­кументов этот реквизит опускается), дата (издания, составления, подписания, утверждения), номер, заголовок к тексту документа, на который ссылаются (если он есть), например: «На основании прика­за ректора ТюмГНГУ от 25.09.98 №224 «О создании Ноябрьского филиала ТюмГНГУ»…», «Согласно письму ЗАО «Мосавтопрогресс» от 14.02.98 №16/33-1824 «Об изменении плана научно-исследова­тельских работ на 2 квартал 1998 г.»…».

1.6. Оформление кадровых документов

В учреждениях, организациях и предприятиях, не имеющих кадровых служб и работников, делопроизводство по кадрам нередко ведут руководитель и секретарь.

Прием на работу
оформляется приказом (распоряжением) администрации учреждения, организации, предприятия. Приказ (распоряжение) о приеме на работу подписывается руководителем учреждения (предприятия) или его заместителем, которому предос­тавлено такое право, затем ставятся номер и дата.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу должен быть издан и объявлен работнику под расписку до начала работы. Роспись работника на приказе свидетельствует о его согласии со всеми положениями приказа. Приказ вступает в силу с момента его подписания Отдельные параграфы приказа могут определять свои сроки вступления их в силу.

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняются личная карточка работника, делается запись в его трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или другой соот­ветствующий документ.

При оформлении приказа о приеме на работу обязательно на­личие в нем следующих реквизитов: автор документа, наименова­ние вида документа, дата, индекс документа, место издания, заго­ловок, текст, подпись руководителя учреждения (предприятия).

Перевод на другую работу
оформляется приказом (распоря­жением) администрации учреждения (предприятия) только с согла­сия работника, которое фиксируется его подписью на приказе (рас­поряжении). В содержании приказа о переводе на другую работу должны быть четко сформулированы мотивы и основания перевода.

Увольнение с работы
(прекращение трудового договора) не­зависимо от основания оформляется приказом (распоряжением) администрации учреждения (предприятия). На основании этого при­каза (распоряжения) делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника, а бухгалтерия производит с ним расчет.

Формулировки в приказах и трудовых книжках должны соот­ветствовать формулировкам действующего законодательства о труде и содержать ссылки на соответствующие статьи КЗоТ. Трудо­вой договор прекращается в день, названный в приказе (распоряже­нии), который, как правило, должен быть позже издания приказа. На практике отступления от этого общего правила допускаются в двух случаях: при увольнении за прогул без уважительных причин и за совершение преступления.

Предоставление отпуска
осуществляется в соответствии с графиком отпусков, составляемым администрацией перед началом каждого календарного года. График отпусков утверждается руково­дителем учреждения (предприятия) после согласования с комите­том профсоюза.

Предоставление отпуска оформляется приказом (распоряже­нием), роль которых может выполнять «Записка о предоставлении отпуска». На основании приказа (распоряжения, записки) делается отметка в личной карточке работника, а бухгалтерия производит заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без сохранения содержания в приказе (распоряжении, записке) делается отметка «без оплаты».

Личная карточка
заводится на каждого работника после по­ступления его на работу. Она служит для анализа состава и учета кадров. Карточка оформляется на основании предъявленных ра­ботником документов (паспорта, диплома, военного билета, трудо­вой книжки и т.п.).

В личной карточке должны систематически отражаться все по­следующие изменения данных о работнике (образовании, месте жи­тельства и т.п.). Лицо, принимаемое на работу, ставит свою подпись в карточке и указывает дату ее заполнения. При приеме на работу руководящих работников и приравненных к ним других категорий служащих, например, инженерно-технических работников, препода­вателей и т.д. ими представляется составленный по установленной форме личный листок по учету кадров.

Список использованной литературы:

1. Красовский В.Н., Карагодин В.И. Делопроизводство на ремонтных предприятиях. Москва 1999.
2. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2001.
3. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов на дону РГЭЛ 1995.
4. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 1998.
5. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999.
6. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999.