Реферат: История архивного дела в России

Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Это дает исследователю широкие возможности для поиска информации.

В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в ведомственный архив, архив учреждения, где вольются в каталог учреждения.

Особое значение имеют картотеки документов по личному составу, которые в ведомственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивах помогают архивистам своевременно исполнять социально-правовые запросы граждан. От четкости и точности картотеки порой зависит судьба человека.

В архиве учреждения путь делопроизводственных картотек не завершается. В идеале они должны поступать вместе с документами постоянного хранения в государственный архив. Картотеки по истории государственных учреждений активно используются информационно-справочными службами государственных архивов для ответов на запросы граждан. Кроме того, «особо выдающиеся» делопроизводственные картотеки столетиями служат исследователям (например, картотека Департамента полиции в ГАРФ или картотека Сената в РГИА).

Определение вида каталога, создание которого предполагается, зависит от состава и содержания документов, а также от наличия других видов каталогов.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: логической структуры и алфавитной структуры. Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры — на предметные и их разновидности, именной и географический. В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными.

Для архивов федерального и регионального уровней основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги.

Примеры каталогов:

3.Каталог фондов государственного архива Вологодской области и его филиалов. (Новые поступления за 1966-1982 гг.) / Сост. А.А.Базова, Т.Ф.Отева, Н.С.Юношева. Вологда, 1986. – 48 с.

4.Систематический каталог к документальным материалам на бумажной основе (периодов до и после 1917 г.).

5.Тематические каталоги и картотеки: по истории госучреждений, именной (на персонали), по награждению медалью “За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945г.г.”, медалью “Ветеран труда” и значком “Победитель соцсоревнований”, по выделению земельных участков под строительство, по эвакуации населения в годы Великой Отечественной войны, на репрессированных в 30-е годы, именная (учетные карточки) на беспризорных и безнадзорных детей и воспитанников детдомов и интернатов, в т.ч. эвакуированных в годы ВОВ и др.

6.Систематический каталог на фотодокументы (позитивы и негативы) периодов до и после 1917 года

Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности.

В тематическом каталоге документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубрикам, расположенным в логической последовательности.

Хронологический каталог создается, как правило, там, где хранятся древние рукописи. Описание рукописей в таком каталоге дается по времени их создания или по времени освещаемых событий.

В именном каталоге информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или другой последовательности.

В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.).

Для организации каталогов с конца 70-х гг. XX вв. в отечественном архивоведении использовали Схему единой классификации (СЕК). Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР была предназначена для систематического каталога, следовательно, она также построена на основе логической структуры, где деления представлены отраслями знаний и деятельности общества.

Приступая к каталогизации документов архивного фонда, необходимо подробно изучить структуру построения СЕК, четко представлять себе, к какому отделу, подотделу и т.д. логически может быть соотнесено то или иное понятие, выраженное в документах. После изучения методики построения систематического каталога на основе СЕК следует перейти к выявлению и отбору документной информации для включения ее в каталог.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 6

1. Развитие архивного дела в Постсоветский период

Реформы 1990-х годов в России не обошли стороной и архивы. Начало изменениям в архивном деле и структуре архивной сети положили августовские события 1991 года. Радикальные изменения в политической системе страны заставили новое руководство обратить внимание на архивы.

24 августа 1991 года вышли в свет два Указа Президента РСФСР – “О партийных архивах” и “Об архивах Комитета государственной безопасности СССР”.Указами 1991 года была проведена национализация этих документов: они были объявлены государственной собственностью и введены в Архивный Фонд страны.

В июне 1992 года был создан новый орган для руководства архивами и архивным делом – Комитет по делам архивов при Правительстве Российской Федерации (Роскомархив), однако уже в конце этого же года он был преобразован в Государственную архивную службу Российской Федерации (Росархив). С 28 декабря 1998 года эта служба называется: Федеральная архивная служба России (Росархив). В начале 2000 года возник план ликвидации Федеральной архивной службы России и передачи ее функций Министерству культуры РФ, однако архивная общественность и руководство архивами выступили категорически против и отстояли Росархив.

Изменения в архивном деле нашли отражение в ряде правительственных постановлений. 19 июня 1992 года вышло постановление Верховного Совета РФ, согласно которому документы, составлявшие государственную тайну, подлежали рассекречиванию через 30 лет, через 75 лет – все личные фонды. Процесс рассекречивания документов продолжается до сих пор.

Реорганизации подверглась и сеть архивов. 24 июня 1992 года появилось постановление Правительства РФ, которым – впервые после распада СССР и слома сети центральных госархивов СССР, – утверждалась Сеть федеральных государственных архивов и центров хранения документации. В эту сеть тогда были включены 17 федеральных архивов и центров хранения документации. Затем 15 марта 1999 года постановлением Правительства РФ “О федеральных государственных архивов” сеть их была реорганизована еще раз.

Таким образом, сеть федеральных госархивов включает сейчас 15 архивов:

1) Государственный архив РФ ( ГАРФ);

2) Российский государственный архив древних актов (РГАДА);

3) Российский государственный исторический архив (РГИА);

4) Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА);

5) Российский государственный архив экономики (РГАЭ);

6) Российский государственный архив социально-политической истории (РГА СПИ);

7) Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ);

8) Российский государственный военный архив (РГВА);

9) Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГА ВМФ);

10) Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ);

11) Российский государственный архив научно-технической документации (РГА НТД);

12) Российский государственный архив кино-фотодокументов (РГА КФД);

13) Российский государственный архив фонодокументов (РГА ФД);

14) Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ);

15) Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ).

В субъектах РФ существует сеть центральных госархивов.

Важнейшим документом архивной реформы стали вышедшие 7 июля 1993 года “Основы законодательства Российской Федерации Об Архивном Фонде РФ и архивах”. Это основной закон, который регулирует и определяет всю деятельность архивов в России. “Основы законодательства РФ об АФРФ и архивах” дали толчок развитию регионального законодательства в сфере архивного дела. Архивное законодательство РФ продолжает совершенствоваться. В 1998 году появился проект Федерального закона “О внесении изменений и дополнений в Основы законодательства РФ Об Архивном Фонде РФ и архивах”. В нем, например, вводилось понятие “документы по личному составу” – комплекс документов, создающихся в процессе документирования служебных, трудовых или иных социальных правоотношений граждан и юридических лиц. Сейчас создано по стране 328 архивов с такими документами – “архивов по социально-правовой защите граждан”.

Конец XX – начало XXI века ознаменовался созданием огромного числа путеводителей и справочников по архивам России – в том числе архивам регионов. За десять лет их было издано более 150.

В архивы стали поступать огромные комплексы новых категорий документов. В мае 2000 года в Москве была создана Ассоциация аудиовизуальных архивов России. Все большее значение в деятельности архивов приобретает работа с электронными документами (они были включены в состав ГАФ СССР еще постановлением Правительства СССР от 4 апреля 1980 года). Вскоре начнется массовая передача в госархивы книг записей актов гражданского состояния.

Согласно приказу Росархива от 16 декабря 1992 года “Об организации работы по выявлению и возвращению зарубежной архивной Россики” и решением коллегии Росархива от 26 января 1994 года “О работе Росархива, федеральных архивов и архивных учреждений субъектов РФ по пополнению АФ РФ документами, находящимися за рубежом” – архивы ведут активную работу по выявлению и возвращению в Россию документов российской эмиграции, документов, имеющих отношение к России и ее истории. В связи с этим активизировалось сотрудничество Росархива с зарубежными странами – сейчас он имеет 36 соглашений с архивными службами разных стран.

В настоящее время завершена работа над “Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации”, включившими восемь разделов, отражающих правовую базу и существующую типологию архивов, регулирующих работу по фондированию, организацию архива, обеспечение сохранности документов, их учету, комплектованию и экспертизе, описанию и созданию научно-справочного аппарата, использованию документов архивов. Правила признают все документы АФ РФ ценными.

Date: 2021-05-25; view: 2793; Нарушение авторских прав

Отобранная для каталогизации документная информация описывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. путем применения различных приемов описания:

· подокументного;

· поединичного;

· группового.

При подокументном описании на карточку выносится информация одного документа или части сложного, многоаспектного документа (протоколы, доклады).

При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.

При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопроса, события, места и времени.

Каталожная карточка – карточка, включаемая в карточный каталог и содержащая сведения, соответствующие задачам и тематике архивного каталога

Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов:

1.классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место события);

2.информационные (содержание документов);

3.поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы);

4.внешние (язык документа и способ воспроизведения);

5.контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).

При описании классификационных сведений следует учесть, что такие элементы, как «Рубрика», «Подрубрика» и «Индекс» целесообразно заполнять именно в указанной последовательности и в последнюю очередь после заполнения информационных, поисковых, внешних и контрольных сведений. Элементы «Дата события» и «Место события» содержат дату и место описываемых событий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных сведений необходимо еще раз изучить документную информацию на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое понятие выносится в «Рубрику». Затем определяется детализация этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта информация выносится в «Подрубрику».

Именно «Рубрика» и «Подрубрика» служат основой для проведения индексирования карточек.

При описании информационных сведений в первую очередь описывается вопрос, содержание документа, затем — вид документа или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный признак — указание подлинности — указывается в отдельных случаях.

Основным методом описания информационных сведений является вопросное описание, когда на одной карточке дается только один вопрос, независимо от того, где он освещен: в части документа, в одном документе, группе документов, деле или группе дел.

Следует учесть, что в ходе заполнения карточек при описании переписки обязательно указывается автор, а затем — корреспондент.

При описании поисковых сведений элементы «Название фонда», «№ фонда», «№ описи», «№ дела» заполняются в полном соответствии с данными описи. Но если карточка составлена на группу дел, то указываются все номера этих дел.

Элемент «Лист» указывает номер страницы или количество листов документа или документов, информация из которых была вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то указывается общее количество листов в деле.

При описании внешних сведений элемент «Язык документа» заполняется только в том случае, когда документ написан на другом языке, нежели основной массив документов данного архивного фонда.

Элемент «Способ воспроизведения» также заполняется в редких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме.

При описании контрольных сведений элементы «Должность и подпись составителя» и «Дата составления карточки» заполняются обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно указать «учащийся…»).

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 7

1. Структура системы архивных учреждений. Виды архивных учреждений

Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия.

Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов.

Государственные архивы – это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Сеть федеральных госархивов включает сейчас 15 архивов:

1) Государственный архив РФ ( ГАРФ);

2) Российский государственный архив древних актов (РГАДА);

3) Российский государственный исторический архив (РГИА);

4) Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА);

5) Российский государственный архив экономики (РГАЭ);

6) Российский государственный архив социально-политической истории (РГА СПИ);

7) Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ);

8) Российский государственный военный архив (РГВА);

9) Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГА ВМФ);

10) Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ);

11) Российский государственный архив научно-технической документации (РГА НТД);

12) Российский государственный архив кино-фотодокументов (РГА КФД);

13) Российский государственный архив фонодокументов (РГА ФД);

14) Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ);

15) Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ).

В субъектах РФ существует сеть центральных госархивов.

Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Негосударственные архивы включают не менее шести видов: архивы приватизированных предприятий, архивы банков и других коммерческих структур, архивы партий, профсоюзов и общественных движений, архивы официально зарегистрированных частных фондов, архивы творческих объединений, архивы религиозных конфессий.

Муниципальные (районные и городские) архивы представлены архивами органов местного самоуправления и кооперированными архивами, в основном концентрирующими документы местных учреждений, организаций, предприятий по личному составу.

Date: 2021-05-25; view: 3538; Нарушение авторских прав

Архивный путеводитель – Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. (согласно ГОСТ Р 7.0.8-2021 )

Различают 3 вида путеводителей: Путеводитель по архивам (архиву) — вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.

Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Структура описания фонда в путеводителях – Характеристики фондов в путеводителе, а именно это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения — основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании Документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива.

Особенности Характеристики фондов досоветского периода могут располагаться по следующей схеме:

1.высшие и местные органы государственного управления;

2.органы административно-полицейского управления и подчиненные им учреждения и организации;

3.органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации и предприятия;

4.культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения;

5.органы суда и прокуратуры;

6.органы сословно-городского и земского самоуправления;

7.учреждения религиозного культа;

8.общественные организации;

9.фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Характеристики фондов советского и современного периодов Могут располагаться по такой схеме:

1.высшие и местные органы государственного управления;

2.органы народного и государственного контроля;

3.органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения,

4.организации, предприятия;

5.органы управления народным образованием, здравоохранением, научной и другими отраслями социально-культурного строительства;

6.подведомственные им учреждения и организации;

7.органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора;

8.общественные организации;

9.фонды личного происхождения и архивные коллекции.

элементы характеристики фонда:

1.Название фонда,

2.справочные данные о фонде,

3.историческая справка,

4.аннотация,

5.библиографический список литературы о фонде.

Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются: титульный лист, оглавление (содержание), предисловие, список сокращений, указатели.

Следует знать, что титульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это — информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания. Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов для любого архивного справочного документа.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 8

1. Архивный фонд РФ. Понятие, структура, цели и задачи.

Архивный Фонд РФ – совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ. В состав АФ РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Цель создания Государственного Архивного Фонда — централизованный учет, хранение и исследование документов.

Отдельно следует привести определения архивного документа и архива. Архивный документ — это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника.

Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.

В архивоведческой литературе синонимами термина «организация» являются термины «классификация» и «систематизация» документов и дел.

Классификация — это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация — физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов — классификации и систематизации документов.

Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

1.в пределах АФ РФ в целом;

2.в пределах архива;

3.в пределах архивного фонда.

2. Понятие обзора документов. Виды и структура.

Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ. Тематический обзор документов включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ.

Основным отличием обзора архивных документов от других видов научно-справочных документов является ведение источниковедческого анализа, предполагающего определение источниковедческого значения рассматриваемых документов, их полноты и степени сохранности, достоверности, характера содержащихся в них фактических данных.

Основной частью обзора являются аннотации архивных документов, сопровождаемые их поисковыми данными. Обзор составляется на весь архив, затем – на его фонды, описи, дела, листы дел. В полном виде обзор состоит из характеристик учреждений-фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата.

Схема построения обзора архивного фонда:

 структурная – при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями разделов обзора; применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой.

 отраслевая (функциональная) – при отсутствии четкой структуры фондообразователя и соответственно фонда; применяется в обзорах фондов,когда фондообразователь не имеет структуры, или когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась.

 тематическая – группировка и изложение содержания документов по конкретным темам; применяется в тех случаях, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных частей или отраслевой деятельности

 хронологическая – группировка и изложение содержания документов по хронологии; применение ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообразователя, которые происходили в то или иное время, либо показать периодизацию деятельности фондообразователя.

 номинальная – группировка и изложение содержания документов по их видам. применяется для построения обзоров архивных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда представлены небольшим количеством однородных видов.

Аннотации документов в обзоре содержат сведения о содержании документов, их источниковедческий анализ, основные разновидности документов, авторство их, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные сообщают сведения на уровне фонда (опись, дело, лист). В тематическом обзоре поисковые данные дополняются названиями архивов и номерами фондов.

Справочный аппарат обзора состоит из титульного листа; оглавления; предисловия (в котором сообщаются сведения о фонде и фондообразователе, структуре обзора, составе справочного аппарата, списка сокращений, указателя).

К тематическому обзору составляются: список фондов, использовавшихся при его составлении; библиография; сведения о наличии документов по теме в других архивах.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 9

Date: 2021-05-25; view: 1615; Нарушение авторских прав

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица – фондообразователя, составляет его документальный фонд. Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет архивный фонд. Разновидностями АФ являются:

 АФ организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;

 АФ личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;

 объединенный АФ, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи, а для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам. (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).

Примеры АК:

Коллекция плакатов ОКНА РОСТа и ОКНА ТАСС в Музее книги (по номинальному признаку)

Монастырские дела (1612 — 1729) в РГАДА — разрозненные документы по истории монастырей (по тематическому признаку)

Коллекция материалов о А. Барбюсе и Д. Бедном, собранных В. А. Регининым (1917-1949) в РГАЛИ (по авторскому принципу)

Коллекция писем солдат русских воинских частей на французском фронте, собранная Тургеневской библиотекой в Париже; (по географическому принципу)

Основными принципами фондообразования являются: недробимость фонда; единое название фонда; единый номер фонда; единое хранение фонда.

Организация документов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения – физически обособленный док-т или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск, использование.

Date: 2021-05-25; view: 1311; Нарушение авторских прав

Схема классификации (организации) дел архивного фонда – это систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения-фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Цель создания классификационной схемы – организация архивного фонда. Прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельности.

Основные признаки классификации:

структурный — в соответствии со структурными подразделениями;

функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов;

хронологический — по датам или периодам, к которым относятся документы.

Примеры классификационных схем:

· структурно-хронологическая (сначала дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а затем по годам.)

Например:

1. Канцелярия — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т. д.

2. Общий отдел — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т. д.

3. Планово-финансовый отдел — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т.д.

· или хронологически структурная (дела сначала группируются по годам, а потом по структурным подразделениям.);

Например:

1980 г. 1981 г.

1. Секретариат. 1. Секретариат.

2. Плановый отдел. 2. Плановый отдел.

3. Финансовый отдел. 3. Финансовый отдел.

· отраслевая хронологическая (дела группируются по отраслям деятельности фондообразователя, а затем по годам.)

Например:

1. Землеустройство — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

2. Земледелие — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

3. Растениеводство — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

· или хронологически отраслевая (дела группируются сначала по годам, а затем по отраслям деятельности фондообразователя);

Например:

1980 г. 1981 г.

1. Землеустройство. 1. Землеустройство.

2. Земледелие. 2. Земледелие.

3. Растениеводство. 3. Растениеводство.

· функционально-хронологическая (в отношении бесструктурных фондообразователей, закончивших свое существование) или хронологически-функциональная (в отношении действующих бесструктурных фондообразователей);

· номинально-хронологическая (при небольшом объеме фонда), хронологически номинальная;

1. Приказы — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

2. Планы — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

3. Отчеты — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

4. Переписка — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

· тематически-хронологическая, хронологически тематическая и т.д.

К дополнительным классификационным признакам относятся (деление документальной информации внутри основной схемы):

· номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов;

· корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем;

· авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

· предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отражены в документах;

· географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты;

· хронологический — по датам документов.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 10

Date: 2021-05-25; view: 792; Нарушение авторских прав

Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом.

Определить фондовую принадлежность документов – это значит определить соответствие документов тому или иному архивному фонду на основе соответствующих признаков. Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основании непосредственного изучения документов.

Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках –сокращенное название организации-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы.

Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнения, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.

Все документы по месту их составления обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие. Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам.

Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных и служебных записок и т.д.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц.

Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам.

Фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих – автор.

Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, т.к. они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя. Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т.п. иногда эти косвенные признаки могут быть решающими.

Date: 2021-05-25; view: 2418; Нарушение авторских прав

Доступ к документам АФ РФ определяется предусмотренными нормативными документами условиями использования архивных документов. В основе нормативных документов находится положение Конституции РФ о праве граждан свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Порядок использования архивных документов и правила доступа к ним закреплены в ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 г. (с изменениями от 27 июля 2021 г.). Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается:

· путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

· путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов;

· путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернет, с возможностью их копирования.

Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

Доступ к архивным документам может быть ограничен законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

Доступ к архивным документам может быть ограничен законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности. Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством РФ тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам АФ РФ, признанным находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством РФ тайну, осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

Срок засекречивания документов, содержащих государственную и иную охраняемую законом тайну, составляет 30 лет со времени их создания. Этот срок в отдельных случаях может быть продлен или сокращен. В соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» все ведомства, наделенные полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне и по их засекречиванию, должны иметь программу работы по рассекречиванию и порядок пересмотра каждые 5 лет засекреченных документов на предмет возможности открытия доступа.

Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним. Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами РФ, законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности. К архивным документам ограниченного доступа относятся:

a) архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством РФ тайны;

b) архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;

c)архивные документы, собственники или владельцы кот, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования. Доступ к указанным архивным документам до утраты ими секретности или конфиденциальности, а также их использование осуществляется в установленном порядке.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных, документов и к документам АФ РФ, признанным находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Все архивы можно условно классифицировать по условиям доступа к АД на открытые – публичные и закрытые архивы. В настоящее время к категории публичных архивов можно отнести все государственные архивы России (включая и муниципальные). Во всех этих архивах действуют единые правила доступа к архивной информации и ее использования, периодически корректируемые распорядительными и методическими документами Росархива.

К ограниченно-публичному типу архивов можно отнести архивы ряда министерств и ведомств, например Министерства обороны Российской Федерации. Любой гражданин имеет возможность получить доступ в такие архивы. Однако на стадии работы непосредственно в них существует своеобразное разграничение пользователей в зависимости от целей их работы, уровня профессионализма, определяющее возможности знакомства с научно-справочным аппаратом, документальными комплексами. В каждом из таких архивов существуют свои, особые правила доступа к архивной информации и ее использования.

Для доверительного типа архивов характерны еще более жесткие ограничения использования документов. Уже сама возможность получения доступа в такие архивы существует не для каждого. Справочный материал в них, как правило, носит служебный характер. Он и создавался изначально не в научно-информационных целях, а для обеспечения определенных ведомственных интересов. В большинстве случаев в таких архивах отсутствуют приспособленные читальные залы, регламентированные процедуры работы с архивными документами, правила их копирования.

Закрытый тип архивов присущ для архивов министерств, ведомств и учреждений их систем. Находящиеся в них документы еще не приобрели признаков исторических источников, исключительно выполняя те задачи и реализуя достижение тех целей, ради которых они были созданы. Закрытый тип архивов — естественное и нормальное явление. Исследовательские интересы пользователей в отношении таких архивов в конечном счете удовлетворяются после регулярных передач их документов в систему публичных и ограниченно-публичных архивов.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 11

1. Классификационные признаки архивных документов.

Классификационный признак документа – 1) Признак документа для определения его принадлежности к фонду архива, или типу или профилю архива. 2) Признак документа, по которым происходит организация документов на уровне Архивного фонда страны.

До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по следующим признакам:

1) принадлежность к историческим эпохам: феодализму (условно с XI в. по 1801 г), капитализму (условно с 1801 по 1917 г.), социализму (условно с 1917 г.); На практике архивы (центральные), существовали отдельные архивы документов феодализма, капитализма и социализма. На региональном уровне в госархивах отдельные фонды по этим видам документов.

2) принадлежность к комплексам, имеющим общесоюзное (например, фонды высших органов власти и управления), республиканское (например, фонды высших органов советских (союзных, автономных) республик) и местное (например, фонды губернских, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений) значение;

3) принадлежность к определенным административно-территориальным единицам (в каждой административно- территориальной единице должен быть архив);

4) принадлежность к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; Например архивы литературы и искусства, военно-исторические архивы.

5) принадлежность к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда); т.е. классификация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);

6) способу и технике закрепления информации. (например, архивы кино-, фото-, фоно- и видеодокументов )

Признаки, по которым шла организация документов на уровне АФ страны окончательно были сформулированы в конце 50-х гг. XX в. и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов.

В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР, возникло новое государство – Российская Федерация – с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и др. формы собственности. Изменения коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в АФ РФ. Изменилась и сама организация документов и дел АФ РФ, которая осуществляется теперь по следующим признакам:

1) по формам собственности:

• архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ;

• архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в ведении РФ;

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

• архивные фонды и архивные документы негосударственной части АФ РФ;

2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

• архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

• кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;

3) по срокам хранения:

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

• архивные фонды и архивные документы негосударственной части АФ РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

По степени ценности выделяют следующие категории документов: на ценные, особо ценные и уникальные. Все отнесенные к составу АФ РФ документы вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности являются ценными. В составе АФ РФ выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которой устанавливается особый режим учета, хранения и использования. В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

Вопрос о ценности информации источников, конечно, сложно решить однозначно. Один из подходов к решению был разработан в 1960-1970-е гг., когда было введено категорирование фондов учреждений, т.е. разделения их на категории (1, 2, 3) в зависимости от места учреждения-фондообразователя в системе государственного управления: 1-я категория — высшие и центральные органы власти, управления, суды и др.; К фондам 1-й категории составлялись наиболее подробные справочники. 2-я категория — учреждения среднего звена (краевые, областные, губернские и др.); 3-я категория — местные низовые учреждения (районные, волостные, сельские, поселковые и др.).

2. Архивная эвристика

Архивная эвристика — направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов. Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации как для учреждений, предприятий и организаций, так и для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.

Каждому, кто работает в архиве, необходимо знание методики поиска информации по архивным справочникам. Основными этапами поиска документов являются:

1) установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователей информацию;

2) поиск на межархивном уровне, на котором следует установить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;

3) поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы;

4) поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Если к данному фонду составлено несколько описей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи;

5) поиск на уровне дела, документа, документной информации.

Поиск первичной документной информации начинается с определения архивного шифра — совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива (регистрационный номер документа или индекс дела по номенклатуре в делопроизводстве или при поиске в госархиве – это название архива, номер фонда, номер описи, номер дела по описи и номер листа). Сотрудник архивохранилища, в которое поступило требование, по шифру может найти любое дело с помощью топографического указателя.

Для поиска документов, неоконченных делопроизводством, следует обратиться к регистрационно-контрольным картотекам. В настоящее время традиционные картотеки почти повсеместно уступили место регистрационным базам данных и интегрированным автоматизированным системам делопроизводства (АСД). Поиск можно осуществлять по любому реквизиту документа или по сумме реквизитов: дате регистрации и внутреннему номеру; внешнему номеру и дате; автору (от кого); адресату (кому); краткому содержанию; виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс); резолюции руководства; контрольной дате; исполнителям; отметке об исполнении и отправке ответа; хранению (№ и название дела); комментариям (приложению) и др.

В архиве учреждения основными справочниками для поиска документов являются сводные описи дел постоянного и долговременного хранения, составляемые ежегодно. Сначала нужно просмотреть заголовки единиц хранения и выписать нужные цифры, затем, обратившись к топографическому указателю, разыскать дело. Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи — предметным, именным, географическим и др. Целесообразно воспользоваться картотеками и каталогами архива учреждения, где, как правило, информация описывается подокументно. Если необходимы документы более чем десятилетней давности, то, чтобы убедиться, что они не уничтожены, следует внимательно изучить протоколы заседаний Экспертной комиссии учреждения и прилагаемые к ним акты о выделении на уничтожение дел. Если дела переданы в государственный архив, поисковая работа будет продолжена самим учреждением.

При поиске в госархиве На 1 этапе следует установить, в фондах каких учреждений, организаций или хранилищ могли отложиться документы по теме исследования. Для этого необходимо вспомнить принципы классификации документов на уровне Архивного фонда РФ. На 2 этапе следует выяснить номера и названия архивных фондов, хранящих нужные документы. Если круг необходимых фондов уже намечен, следует внимательно изучить последнее издание путеводителя по фондам нужного архива. Затем в архиве необходимо узнать, возможен ли доступ к фондам и научно-справочному аппарату к ним. На 3 э т а п е необходимо выяснить последний элемент архивного шифра, который необходим для заполнения требования, — номер единицы хранения. Это очень трудоемкая работа, в процессе которой предстоит изучить многочисленные описи, состоящие из тысячи заголовков. Для архивистов сейчас появилась возможность для просмотра заголовков прибегнуть к помощи ЭВМ, однако лишь немногие архивы (например, ГАРФ), предоставляют электронные справочники пользователям. На 4 э т а п е (на уровне группы документов дела, документа и части документа) особое значение имеют вспомогательные справочники-указатели к документам, предметный каталог, тематические обзоры, перечни картотеки.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 12

1. Первый уровень организации документов: классификация АД на уровне АФ РФ.

Организация документов на первом уровне, т.е. АФ РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки, где хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

Одни из них складывались в течение столетий, другие были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы.

Сама организация документов и дел АФ РФ осуществляется теперь по следующим признакам:

1) по формам собственности:

 архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ;

 архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в ведении РФ;

 архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

 архивные фонды и архивные документы негосударственной части АФ РФ;

2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

 архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

 кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;

3) по срокам хранения:

 архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

 архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

 архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

 архивные фонды и архивные документы негосударственной части АФ РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов.

Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное (бессрочное), временное (до передачи на пост хранение в учреждения Федеральной архивной службы России), постоянное в собственности государства (хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, акционерных обществ и т.д., которые переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки), депозитарное (временное хранение документов АФ РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов).

2. Работа с запросами.

Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе социально- правовых. До 80% рабочего времени сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок.

Запрос — это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса — поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

Существуют следующие виды запросов:

1.тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);

2.персональные, в том числе биографические (о жизни конкретного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);

3.социально-правовые (направленные на обеспечение прав и интересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на запросы: о трудовом стаже; размере заработной платы; службе в вооруженных силах; участии в Великой Отечественной войне 1941 -1945 гг. и других;

4.консульские, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью социально- правых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел (МИД) РФ, посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации.

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:

a) прием запроса и работа с заявителем;

b) поиск запрашиваемой информации;

c)составление и выдача заявителям ответов на запросы.

При п р и е м е з а п р о с а необходимо уделить большое внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.

Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др. Тематические запросы граждан, как правило, выполняются за плату.

Ведомственный архив также обязан предоставить информацию бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосредственно касается.

Поиск данных для ответа на запрос идет по документам архива.

При с о с т а в л е н и и и в ы д а ч е з а я в и т е л я м о т в е т о в на з а п р о с ы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов: архивной справки; архивной копии; архивной выписки; информационного письма; тематического перечня документов; тематической подборки; тематического обзора документов

Архивная справка – официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов. Составление архивной справки предполагает изучение НСА архива для выявления необходимых документов, изучение выявленных документов, составление справки. Основными требованиями к тексту справки являются точность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией событий и поисковыми данными. В конце архивной справки приводится сводный список использованных документов с их поисковыми данными. Справка печатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива.

Архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива.

Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводящий архивный документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.

Информационное письмо — это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

При исполнении тематических запросов организаций и граждан в государственном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.

Тематический перечень документов — систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.

Тематическая подборка документов — комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.

Тематический обзор документов — информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.

При выполнении ответов на запросы возможны их следующие варианты:

 справки, выписки, копии – бесплатно;

 тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов – могут быть платными договорными услугами.

При отсутствии в архиве необходимых для выполнения запроса документов составляется отрицательный ответ на запрос с полным обоснованием отказа и рекомендациями по дальнейшему поиску документов.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 13

1. Второй уровень организации документов: классификация АД в пределах архива.

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам — фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

I. принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);

II. логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).

По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их нефондовая организация. Нефондовая организация документов допустима для кинофотофонодокументов, видеограмм, электронных документов.

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица – фондообразователя, составляет его документальный фонд. Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет архивный фонд. Разновидностями АФ являются:

• АФ организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;

• АФ личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;

• объединенный АФ, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи, а для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам. (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).

Примеры АК:

Коллекция плакатов ОКНА РОСТа и ОКНА ТАСС в Музее книги (по номинальному признаку)

Монастырские дела (1612 — 1729) в РГАДА — разрозненные документы по истории монастырей (по тематическому признаку)

Коллекция материалов о А. Барбюсе и Д. Бедном, собранных В. А. Регининым (1917-1949) в РГАЛИ (по авторскому принципу)

Коллекция писем солдат русских воинских частей на французском фронте, собранная Тургеневской библиотекой в Париже; (по географическому принципу)

Основными принципами фондообразования являются: недробимость фонда; единое название фонда; единый номер фонда; единое хранение фонда.

Организация документов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения – физически обособленный док-т или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск, использование.

2. Правила работы в читальном зале архива.

Для работы исследователей с архивными документами в архиве создается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы. Правила работы исследователей в читальном зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов, утвержденных Росархивом в 1998 г.

При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются: все письма-направления и заявления данного пользователя; анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять; заказы на выдачу описей и дел; заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и др.

Исследователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления или отношения организации, учреждения, предприятия, заинтересованных в их работе. В них указываются фамилия, имя, отчество исследователя, должность и место работы, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном зале на один год. При необходимости срок продлевается.

Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. Допускаются отдельные виды платных услуг. Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сайте архива в Интернет.

При первом посещении читального зала исследователи знакомятся с правилами работы читального зала, заполняют анкету пользователя. Исследователям предоставляется НСА архива, на основании которого они заказывают и получают документы для работы с ними.

Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Каждое выдаваемое дело должно иметь лист использования, заполняемый исследователем в ходе работы с делом. Исследователь может получить под расписку в бланке заказа единовременно не более 5 описей и 10–20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально – на 10 дней со дня выдачи.

При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал не выдаются.

При выдаче дел из хранилищ в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. До выдачи и после получения дело просматривается работником архива. В случае дефектов в деле составляется дефектный акт, предъявляемый исследователю для принятия мер. При работе с делами исследователи должны выполнять правила работы в читальном зале. Выносить дела из зала, передавать их третьим лицам, вносить пометы в документы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, подвергать их какому-либо физическому воздействию запрещается. В случае порчи документов или их хищения исследователи подвергаются мерам взыскания вплоть до уголовной ответственности.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 14

1. Третий уровень организации документов: Фондирование архивных документов.

Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием (третий уровень организации документов). Фондирование складывается из следующих видов работ:

 определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;

 определение фондовой принадлежности документов.

Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании. Пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в XVIII–XIX вв., где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководствовались различными методическими принципами.

Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит, образовался значительный массив россыпи – материалов из разных фондов, разрозненных и, как правило, не описанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами:

· стихийные бедствия и пожары;

· война, эвакуация, вывоз документов захватчиками, последующая реэвакуация;

· военные действия вследствие социальных потрясений, переворотов;

· реформы государственного аппарата, органов власти и управления.

Перед тем, как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, затем познакомиться с нормативными актами и литературой, отражающими историю фондообразователя, задачами и функциями, возложенными на него. Надо уточнить масштаб деятельности фондообразователя, кому он подчинялся, какую имел структуру, уясните функции учреждения в различные периоды его деятельности. Большое значение имеет определение связей с другими учреждениями.

Следует ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатным расписанием и др.). В этих документах можно найти основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.

По выясненным данным составляется историческая справка, Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему. Кроме названных выше данных о фондообразователе, в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выяснить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения об истории фонда. Необходимо выяснить, когда поступил фонд на хранение, степень его сохранности, объем фонда, крайние даты документов. В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования.

К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки.

2. Нормативно-правовая база архивного дела

З а к о н о д а т е л ь с т в о — это один из основных методов осуществления государством своих функций, заключающийся в издании органами власти законов.

Появление нового архивного законодательства в России связывают с принятием 23 августа 1993 г. «Основ законодательства в Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах» – первого в отечественной истории архивного закона. Это основной закон в сфере архивного дела, с появлением которого в общеправовом классификаторе отраслей законодательства от 16 декабря 1993 г. в разделе «Законодательство по общим вопросам народного хозяйства» была введена отдельная рубрика «Архивное дело. Делопроизводство», что специалисты рассматривают как факт рождения нового специфического подотдела права.

Впервые достаточно четко в архивной сфере была разграничена компетенция РФ и ее субъектов. В «Основах законодательства» выделены три блока полномочий по вопросам архивного дела, отнесенных:

 исключительно к ведению Российской Федерации в лице ее органов государственной власти;

 к совместному ведению Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга;

 к самостоятельному решению вышеуказанными субъектами Российской Федерации.

В «Основах законодательства» впервые в архивной сфере законодательно были определены две части АФ РФ: государственная и негосударственная. В рамках государственной части АФ РФ выделяют четыре комплекса архивных документов, фактически, а порой и юридически обособленных по следующим хранилищам: государственным архивам, ведомственным архивам, библиотекам и музеям, отраслевым архивным фондам. Итак, существуют три формы хранения документов в государственной части АФ РФ:

· постоянное (в государственных архивах, библиотеках, музеях, а также фактически в отраслевых архивных фондах);

· депозитарное (в отраслевых архивных фондах);

· временное (в отраслевых архивных фондах).

В 2004 г. был принят и вступил в силу ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом закреплено существование государственной, муниципальной и частной собственности на архивные документы, определена ответственность за неправомерное уничтожение архивных документов или несоблюдение условий их хранения, приведшее к гибели документов и т.д. Кроме того, законом предусматривается разграничение вопросов компетенции РФ и субъектов Федерации.

Законодательную и нормативно-правовую базу отечественного архивного дела на современном этапе составляют:

1.ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации;

2.Закон РФ от 15 апреля 1993 г. «О вывозе и ввозе культурных ценностей». Закон направлен на защиту культурных ценностей от незаконного вывоза, ввоза и передачи права собственности на них. Закон призван также способствовать развитию международного культурного сотрудничества, взаимному ознакомлению народов РФ и других государств с культурными ценностями друг друга;

3.ФЗ от 29.12.94. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов». ФЗ определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов РФ и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование;

4.Основные правила работы архивов организаций (2002) являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами;

5.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук. (2007);

6.Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (1998);

7.ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28). Стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела;

8.Постановление Правительства РФ «О федеральных государственных архивах» (1999);

9.Основные правила работы ведомственных архивов (1985 г.);

10. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009);

11. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2021).

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 15

1. Федеральное архивное агентство (Росархив).

Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. ФАА находится в ведении Министерства культуры РФ.

Росархив осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, ОМС, общественными и иными органами.

Основными задачами Росархива являются: оказание государственных услуг в области архивного дела; государственный учет документов Архивного фонда РФ, ведение Государственного реестра уникальных документов АФ РФ; обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Росархиву подчиняются 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 1 обслуживающая организация (Центр хранения страхового фонда, Тюменская область, г. Ялуторовск).

Росархив обеспечивает государственное регулирование развития архивного дела и научно-технический прогресс в этой области, осуществляет межотраслевую координацию деятельности государственных и ведомственных архивов, контролирует соблюдение законодательства РФ в области архивного дела.

В систему Росархива входят федеральные государственные архивы и центры хранения документации, научные учреждения и другие организации, подчиненные Росархиву, а также органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.

Росархив организует комплектование и хранение док АФ РФ в государственных архивах и центрах хранения документации, контролирует соблюдение установленного порядка передачи док в указанные архивы и центры; ведет централизованный государственный учет документов АФ РФ, осуществляет контроль сохранности и использования этих документов; организует экспертизу научной и практической ценности документов и отбор их на постоянное хранение в государственных архивах и центрах хранения документации; выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам специальные разрешения на собирание старинных документальных памятников на территории РФ; определяет порядок использования документов в государственных архивах и центрах хранения документации, согласовывает порядок использования документов в ведомственных архивах и др.

Date: 2021-05-25; view: 1361; Нарушение авторских прав

Далеко не из любого документального фонда может быть сформирован архивный. Кто же может быть фондообразователем? Прежде всего, следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которой являются:

· наличие правового акта об образовании учреждения (акт, устав, указ, декрет, закон, положение);

· самостоятельный баланс, смета, счет в банке;

· штатное расписание;

· самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая печать и др.).

Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс.

В Основных правилах работы архивов 1984 г. даны правила определения границ фонда в случае реорганизации, эвакуации учреждения и др. Однако для материалов новейшего времени (периода 90-х гг. XX в.) задача определения границ архивных фондов является весьма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд? В этом случае следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества: например, изменение конституционных основ государства в связи с принятием новой Конституции, изменение статуса субъекта РФ, изменение границ административно-территориального деления и создание новых органов власти управления, изменение формы собственности фондообразователя, реорганизация фондообразователя, которая ведет к коренному изменению его функций и созданию нового учреждения, ликвидация фондообразователя с передачей его функций одной или нескольким организациям).

Дадим определение хронологических границ архивных фондов. Иногда возникают затруднения по определению крайних дат документов архивного фонда личного происхождения. Крайними датами документов архивного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника.

Крайние даты документов архивного фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 16

1. Понятие экспертизы ценности архивного документа. Критерии ценности документа.

Согласно ФЗ «Об Архивном фонде РФ», экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Также определение ЭЦД имеется в ГОСТ Р 7.0.8-2021 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2021 г. N 1185-ст), в котором она определяется как Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы выявить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства и общества необходимой информацией, а также определить сроки хранении документов согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утверждены приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2021 г. № 558).

Задачи ЭЦД:

· отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву;

· определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени;

· обеспечение полноты состава АФ путем восстановления утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих организаций;

· отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Отнесение документов к составу АФ РФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

ЭЦД в организации проводится:

· в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

· в архиве – в процесс подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Непосредственная работа по ЭЦД возлагается на экспертные и экспертно-проверочные комиссии. Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях и на предприятиях. В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Date: 2021-05-25; view: 1900; Нарушение авторских прав

При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.

В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно- хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов или иных материалов.

В процессе описания документов и дел личного происхождения на каталожных карточках фиксируются следующие информационные характеристики:

1.фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;

2.заголовок дела;

3.крайние даты документов дела;

4.количество листов;

5.архивный шифр.

Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в с о с т а в л е н и и з а г о л о в к а .

В основе заголовков лежат уже известные элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов. При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.

Рассмотрим приемы составления заголовков на основные материалы фондов личного происхождения. В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например: А. П. Островский. «Доходное место». Пьеса.

В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей, например: Письма А. М. Коллонтай В. Л. Юреневой.

В письмах родственников рекомендуется указывать их родственные связи, а в письмах замужних женщин — фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фамилию их первого мужа, например: Письма В.А.Жуковского М.А.Вяземской (урожденной Столыпиной, по первому мужу Бек).

В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также отражают внешние особенности альбома, например: Альбом К.К.Олимпова со стихотворениями С.Д.Дрожжина, А. А. Коринфского и др.;рисунками И. Е. Репина, С. И. Пичугина. В бархатном переплете.

В заголовке на названные материалы после основных элементов Необходимо указать в круглых скобках виды документов, например: Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литературной деятельности И.А.Крылова (тексты приветствий и тостов, телеграммы).

В заголовках на фотографии указывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событие, например: Фотография Т. Л. Щепкиной-Куперник.

При описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке кроме вида документа дается описание изображения.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 17

1. Использование архивных документов. Цели и формы.

Использование архивных документов — это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

Направления использования архивных документов:

· укрепление государственности;

· удовлетворение информационных потребностей общества;

· обеспечение законных прав и интересов граждан.

Цели использования архивных документов:

· политические;

· организационно-управленческие;

· научные;

· экономические;

· культурно-просветительные;

· учебные;

· социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Формы использования архивных документов — это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы. Основными формами использования в архиве являются:

2.информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов); исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

3.инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности (осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Потребителями информации являются юридические лица);

4.предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

5.выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

6.публикация документов;:

7.экспонирование документов на выставках;

8.использование документов в СМИ;

9.проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

Основным видом запросов являются социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа, размера зарплаты.

Сроки исполнения ответа на запрос:

· 5 дней – для пересылки непрофильного запроса в другой архив и извещения об этом запрашивающего;

· 15 дней – для исполнения запроса по НСА архива;

· 30 дней – при выполнении ответа по документам архива, срок может быть удвоен при выполнении особо сложных запросов.

Порядок использования архивных документов и правила доступа к ним закреплен в ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 г. (с изменениями от 27 июля 2021 г.).

Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Государственные органы, ОМС, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами архивные справки или копии архивных документов, оформленные в установленном порядке, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.

Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернет. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством РФ могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Порядок использования архивных документов в государственных органах, ОМС, муниципальных музеях, библиотеках, организациях РАН определяется ими в соответствии с законодательством РФ, в том числе в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации предоставляют государственным органам и ОМС необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, в том числе в форме электронных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством РФ, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

2. Роль экспертной комиссии при проведении экспертизы ценности.

Непосредственная работа по ЭЦД возлагается на экспертные и экспертно-проверочные комиссии. Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях и на предприятиях. В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования. Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:

 организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

 рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

 подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

 участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Функции ЭПК: разрабатывает принципы комплектования АФ РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения; разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности документов ГА РФ и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, от которых производится прием документов в госархивы; разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения и др.

Состав и функции экспертных комиссий. Экспертная комиссия учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает три-пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данного учреждения В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председателем Экспертной комиссии должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав Центральной Экспертной комиссии включается также представитель архивного органа.

Основные задачи Экспертной комиссии. Из основных задач экспертной комиссии выделяют:

 рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

 организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

 рассмотрение актов о выделение к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения принимаются большинством голосов, заседание протоколируются.

Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии или утверждает руководитель организации.

ЦЭК осуществляет следующие функции:

 разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов АФ РФ, образующихся в процессе деятельности министерства, ведомства и подведомственных им организаций;

 рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями;

 осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой системы;

 рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;

 организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав АФ РФ (в том числе научно-технической документации и специальной документации) в министерстве, ведомстве и подведомственных им организациях;

 оказывает содействие и методическую помощь в работе специалистов отрасли;

 совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников центрального аппарата и подведомственных учреждений консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 18

Date: 2021-05-25; view: 993; Нарушение авторских прав

В работе по проведению целевой комплексной экспертизе ценности документов можно выделить три основных этапа: подготовительный, основной, заключительный. Задачами работы на первом подготовительном, этапе являются: определение отраслевых (ведомственных) систем, по фондам которых предполагается проведение целевой комплексной экспертизы ценности документов, и установление состава фондов каждой отрасли, подвергаемых экспертизе; разработка плана работы по проведению целевой комплексной экспертизы.

Задачей второго, основного этапа, является непосредственно экспертиза ценности в целях выделения к уничтожению документов с повторяющейся информацией и документов, не имеющих ценности, а также работа по наиболее рациональному распределению документов внутри отраслевого комплекса архивного фондов и восполнению фондов руководящих органов.

Задачами третьего, заключительного, этапа является: оформление результатов экспертизы ценности документов; внесение изменений в научно-справочный аппарат и учетные документы архива; физическое изъятие выделенных к уничтожению документов.

Ежегодно в делопроизводстве организации (учреждении) проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

· постоянного хранения в государственных архивах;

· временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

· временного хранения (до 10 лет);

· подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены Экспертной Комиссии, утверждает руководитель учреждения.

Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» (для служебного пользования – вид документов, содержащий коммерческую тайну) определяется специальными инструкциями.

Date: 2021-05-25; view: 652; Нарушение авторских прав

Архивное право можно рассматривать и как научную дисциплину, и как весь аспект законодательных актов по архивному делу, включая смежные законодательства и статьи отдельных законодательных актов, связанных с архивной сферой. Архивное право определяется (словарь) как установленная законодательными и нормативными актами совокупность норм и правил, регламентирующих деятельность государственной архивной службы. Архивное законодательство правовой основой для разработки архивного законодательства прежде всего является 1. государственное конституционное право, 2. затем условно выделяется «пласт» архивного законодательства, 3. а затем — акты смежных отраслей, отдельные статьи которых реализуются в архивной среде. Архивное право носит ярко выраженный межотраслевой характер, содержащий нормы, относящиеся к различным отраслям права гражданскому, административному, уголовному, трудовому и другим. Предмет архивного права включает в себя правовые отношения в области организации хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Субъектами архивного права являются органы государственной власти или местного самоуправления, юридические или физические лица, которые в соответствии с законодательством РФ могут быть участниками (сторонами) регулируемых нормами архивного права общественных отношений.

Объектом архивного права является вся законодательная и нормативно-методическая база в области архивного дела.

Появление современного архивного законодательства в России связывают с принятием 23 августа 1993 г. «Основ законодательства в Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах» – первого в отечественной истории архивного закона. Это основной закон в сфере архивного дела, с появлением которого в общеправовом классификаторе отраслей законодательства от 16 декабря 1993 г. в разделе «Законодательство по общим вопросам народного хозяйства» была введена отдельная рубрика «Архивное дело. Делопроизводство», что специалисты рассматривают как факт рождения нового специфического подотдела права. Этот главный федеральный закон аккумулировал в себе многое из предшествующего опыта архивного строительства дореволюционной России и СССР. В то же время в нем учтено то новое, что произошло в политическом, экономическом, правовом развитии страны, а также ценный зарубежный опыт. Впервые достаточно четко в архивной сфере была разграничена компетенция РФ и ее субъектов. В «Основах законодательства» выделены три блока полномочий по вопросам архивного дела, отнесенных:

· исключительно к ведению Российской Федерации в лице ее органов государственной власти;

· к совместному ведению Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга;

· к самостоятельному решению вышеуказанными субъектами Российской Федерации.

В 2004 г. был принят и вступил в силу ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», поскольку «Основы законодательства РФ» уже не отвечали новому конституционному устройству нашей страны и тем реалиям, которые произошли в архивном деле вообще. Так, законом закреплено существование государственной, муниципальной и частной собственности на архивные документы, определена ответственность за неправомерное уничтожение архивных документов или несоблюдение условий их хранения, приведшее к гибели документов и т.д. Кроме того, законом предусматривается разграничение вопросов компетенции РФ и субъектов Федерации.

К полномочиям Российской Федерации в области архивного дела относятся:

· разработка и проведение единой государственной политики в области архивного дела;

· установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил;

· хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов: а) федеральных государственных архивов, федеральных музеев и библиотек; б) федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом»; в) государственных внебюджетных фондов; г) государственных академий наук и организаций государственных академий наук; д) федеральных государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и федеральных государственных учреждений (далее – федеральные организации), в том числе расположенных за пределами Российской Федерации;

· решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;

· решение вопросов о временном вывозе документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации.

К полномочиям субъекта Российской Федерации в области архивного дела относятся:

· проведение государственной политики в области архивного дела на территории субъекта Российской Федерации;

· хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов: а) государственных архивов субъекта Российской Федерации, музеев, библиотек субъекта Российской Федерации; б) органов государственной власти и иных государственных органов субъекта Российской Федерации; в) государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений субъекта Российской Федерации (далее – организации субъекта Российской Федерации);

· решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.

Акты субъектов РФ вправе регулировать также такие отсутствующие в ФЗ «Об архивном деле в РФ» вопросы, как:

· процедура (порядок) передачи в собственность РФ, других субъектов и муниципальных образований архивных документов, находящихся в собственности субъекта РФ (здесь могут указываться конкретный орган власти, принимающий такое решение, инициатор представления о передаче, сроки рассмотрения этого представления и т.п.);

· компетенция органов представительной и исполнительной власти субъекта РФ в вопросах реализации государственной политики в сфере архивного дела;

· особенности правового положения архивистов и архивных служб регионов (если таковые имеются), в том числе вопросы закрепления сети региональных архивных учреждений;

· вопросы финансового и материально-технического обеспечения деятельности архивов субъекта федерации.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 19

Date: 2021-05-25; view: 3619; Нарушение авторских прав

Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда РФ, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ. Ведомственный архив понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия.

Под учетом документальных материалов понимается установление и регистрация данных об их количестве, составе, состоянии и системе хранения, а также закрепление этой системы учетными документами. Учет документов в ведомственном архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля их наличия. Учет документовосуществляется отдельно по каждому архивохранилищу.

Учету подлежат все хранящиеся в ведомственном архиве документы, в том числе не внесенные в описи дел, непрофильные, страховые копии особо ценных документов, копии фонда пользования.

Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных определяется приказом (распоряжением) руководителя организации. В ведомственном архиве учет документов ведется по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам). Основными единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения. Единицам хранения присваиваются номера. Все учетные документы централизованного учета в ведомственном архиве должны быть сосредоточенны у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ – соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

В состав учетных документов входят: книга учета поступления и выбытия документов – для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов; список фондов – для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров; лист архивного фонда – для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда; описи дел – для поединичного и суммарного учета дел; дело архивного фонда – документы, отражающие историю организации и ее фонда; картотеки – карточка фонда, топографическая карточка, карточка физического состояния; номенклатура дел организации – систематизированный перечень документов, образующихся в делопроизводстве с указанием сроков хранения; паспорт ведомственного архива – учетный документ, суммирующий данные о материалах по архиву; книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования – для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования; опись документов страхового фонда – для поединичного и суммарного учета особо ценных дел.

Основанием каждой записи в учетных документах при поступлении дел является годовая опись дел структурного подразделения, номенклатура дел организации – источника комплектования ведомственного архива.

Основанием каждой записи в учетных документах при выбытии документов являются акт приема-передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны и акт о неисправимых повреждениях дел.

Первичными учетными документами для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу являются описи дел.

Учетные номера присваиваются описям дел по листу фонда в валовом порядке. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом самостоятельного номера. Суммарный учет дел осуществляется в соответствии со сведениями итоговой записи к описям. К завершенной описи дел проставляется общая итоговая запись. При выбытии единицы хранения (единицы учета) в графе «Примечание» описи дел ставится отметка «Выбыла».

Date: 2021-05-25; view: 1035; Нарушение авторских прав

Комплектование – это систематическое пополнение архива документами АФ, в соответствии с его профилем. Система мероприятий по комплектованию архива включает:

· определение источников комплектования;

· определение состава документов, подлежащих приему в архив;

· подготовку документов и передачу их на хранение в архив.

Комплектование архивов осуществляется систематически: документы учреждений федерального значения поступает на хранение через 15 лет, областного – 10 лет, районного – 5 лет.

В ведомственные архивы документы поступают ежегодно, хранятся временно, в пределах установленных сроков.

Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения и организации. Определение источников комплектования предполагает:

· изучение структуры и организационной основ отраслевой системы;

· анализ состава организаций и их документации;

· установление форм приема документов от организаций, отнесенных к числу источников комплектования.

При изучении организационных основ и структуры организационной системы необходимо ознакомиться с особой и специальной литературой по вопросам управления и организации деятельности системы, организационно-распорядительными, нормативными и методическими документами. В этих целях необходимо установить контакт со специалистами отрасли, изучить специальные материалы. В ходе изучения структуры и организационных основ отраслевой ведомственной системы важно выявить все направления ее деятельности, степень централизации управления в системе, характер связей организаций отрасли с органами общей компетенции и межотраслевыми органами.

Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами – государственные органы, ОМС, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы АФ РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. На основе критериев утверждались списки источников комплектования, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

· учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

· учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а также выборочному приему.

Под выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в государственные архивы поступили на хранение один или несколько фондов (как правило, «лучший», «худший» и «средний») Это так называемый групповой выборочный прием.

Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов.

Таким образом, подвидовой и групповой выборочные приемы отличаются друг от друга по следующему принципу: все от избранных (групповой), немногое от всех (повидовой). Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев: Критерии:

1.функционально-целевое назначение учреждения (выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах);

2.масштаб деятельности (многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников);

3.вид организации (сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур);

4.полнота отражения информации (степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций).

Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации – партии, союзы, движения, студии и др. Критерии определения источников комплектования в отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

для организаций:

· функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);

· полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

для граждан:

· вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

· его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

· родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

· типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);

· состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 20

1. Оформление результатов экспертизы ценности документов.

По результатам ЭЦД организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. ЭЦД нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов. Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел. Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется, и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения. Или, если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения. Например, в деле документы годичного, трех- годичного и пятилетнего хранения – все дело хранится пять лет.

Протокольные дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения. На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт.

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. В целях уничтожения АД Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период. Полное оформление предусматривает:

· перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);

· нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;

· составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

· составление заверительной надписи дела;

· подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет), хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные дела, дела на авторские свидетельства).

Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй – прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пере систематизацию документов в деле, располагая их в прямом хронологическом порядке.

2. Особенности режима хранения архивных документов. Требования к зданиям и помещениям архива.

В соответствии с современными нормативными документами к зданиям и помещениям для архивов предъявляются следующие требования: архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, без вентиляции помещений.

Под архив должно быть предоставлено несколько помещений так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов; помещение для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь запасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб; электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — располагаться вне помещений хранилищ.

Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве дополнительных средств хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы и др.

Расстояние между рядами стеллажей должно составлять в главном проходе — 120 см, проход между стеллажами — 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — 30 см. Документы в зависимости от вида размещаются в соответствующих первичных защитных средствах: коробках, специальных футлярах, пакетах и т.д.

Все помещения архива, а также стеллажи и полки нумеруются сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах используются топографические указатели.

Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового режима существуют особые требования. Так, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура должна равняться 17—19°С, а относительная влажность воздуха составлять 50 — 55%; для черно-белых пленочных материалов — температура 15°С, а влажность40 — 55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях — температура 15 — 20 “С, влажность воздуха 50 — 65%.

В помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности, так как это разрушает носитель информации (бумагу, пленку и т.д.). Температурно-влажностный режим в хранилищах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи специальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном проходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызунов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами антисептиков.

Кроме того, два раза в год документы выборочно подвергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков.

При проведении уборок и санитарных обработок антисептиками растворы не должны попадать на документы. Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть технические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 21

Date: 2021-05-25; view: 7208; Нарушение авторских прав

Все документы государственной и негосударственной части АФ РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Учет документов в архиве организации – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Принципы, цели и порядок учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ в настоящее время определяется «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации», который содержится в Приложении к приказу Федеральной архивной службы России N 11 от 11 марта 1997 г.

Согласно «Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (далее – Регламент) основной целью установления определенного порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации является обеспечение государственного контроля за их сохранностью.

Государственному учету подлежат только те архивные документы, которые были отнесены к постоянному хранению после экспертизы их ценности. При этом документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.

В Регламенте определяются основные понятия, которые являются ключевыми для понимания смысла и особенностей процедуры учета архивных документов, входящих в состав Архивного фонда РФ, а именно:

учет архивных документов—это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

учетный документ—документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;

единица учета архивных документов—единица измерения количества документов в архиве;

единица хранения архивных документов—учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Учет складывается из следующих этапов:

· подсчет количества документов в архиве;

· регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

· заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления АФ субъектов Федерации;

· составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представления их в Росархив.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета (внешние) и различают по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления АН субъектов РФ и Росархиве.

Внутренние учетные документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся. К внутренним учетным документам относятся: список фондов (перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получаю по мере поступления); книга поступлений (предназначена для первичного учета поступающих в архив документов); дело фонда (комплекс документов, отражающих историю архивного фонда); лист фонда (включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, наличие описей и т.д.); архивная опись (является учетным документом, на основе которого ведется путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Внешние Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета. Основным документом централизованного учета в государственном архиве является паспорт архива организации, в него включаются данные об условиях хранения документов, кол-ве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года. Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря каждого года.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра. Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивные коллекции, описи, единицы хранения.

Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.

Date: 2021-05-25; view: 1416; Нарушение авторских прав