Системы управления базами данных. Курсовая работа (т). Информационное обеспечение, программирование. 2012-07-20

Таблица 2.3

Язык запросов (DQL)

Таблица 2.4

Средства управления транзакциями

Таблица 2.5

Средства администрирования данных

Таблица 2.6

Программный SQL

Глава 3. СУБД Access

Общие понятия и возможности СУБД Access

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

Access, как и любая СУБД, позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

· добавлять в таблицу одну или несколько записей;

· удалять из таблицы одну или несколько записей;

· обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

· находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. Вы можете создать сколько угодно таблиц, используя те правила, которые были описаны выше. Самым важным правилом, которое необходимо соблюдать, является то, что в базе данных нужно хранить только необходимую информацию, и при этом все данные должны храниться только в одном месте.

Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого необходимо установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом не вводились данные – прямо в таблицу, через экранную форму или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам.

Access позволяет хранить все данные в одном файле и осуществлять доступ к этим данным постранично, т.е. не превышая ограничений на ресурсы памяти компьютера.

В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.

Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц.

Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантировано будут работать с актуальными данными.

Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы, например можно запретить использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Примером может служить задача ведения складского учета.

Интерфейс Access. Режимы работы

Рабочая среда Access

Открыв базу данных Access, пользователь видит на экране главное окно Access и окно базы данных. Главное окно Access имеет вид, аналогичный окнам других приложений Microsoft Office. В верхней части окна размещается его заголовок, меню и панель инструментов, а в нижней части – строка состояния. Наиболее важным элементом интерфейса в среде Access является окно базы данных. Это контейнер, содержащий все объекты базы данных. Доступ к данным объектам возможен только через окно базы данных.

На рис. 3.1 показано главное окно Access, в котором открыто несколько таблиц в режиме Таблицы. Ниже мы прокомментируем этот рисунок, а заодно определим используемые термины.

Окна рабочей среды Access

Каждое запущенное приложение Windows имеет свое окно, в котором выводятся результаты его работы – окно приложения. В данном случае окном приложения является главное окно Access. Кроме окна приложения, в Access широко используются еще два типа окон: диалоговые окна и окна документов. Окна приложения и окна документов могут перемещаться по экрану монитора, имеют изменяемые размеры и могут быть свернуты, развернуты или развернуты до максимальных размеров. Диалоговые окна также можно перемещать по экрану, но они имеют постоянные размеры и их нельзя свернуть или развернуть.

Рис. 3.1. Главное окно Access с окном базы данных и несколькими таблицами

Строка в верхней части окна приложения, содержащая название приложения, является заголовком окна приложения. Заголовок окна приложения используется для перемещения окна по экрану (только если окно приложения не свернуто и не развернуто до максимальных размеров). Окно документа, так же, как и окно приложения, имеет заголовок, который содержит название этого документа.

Строка состояния в нижней части окна приложения или документа служит для отображения подсказок о командах и кнопках и сведений о выполняемых операциях.

Большинство объектов базы данных Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным и макросы – выводятся в окнах, которые в терминологии Windows являются окнами документов. Исключение составляют программные модули – для их представления используется специальная среда программирования.

Access поддерживает интерфейс множественных документов (Multiple Document Interface – MDI), который позволяет открыть в рабочем поле окна приложения несколько окон документов одновременно.

Окна приложения и все окна документов Access по умолчанию отображаются на Панели задач вашей операционной системы. Вы можете активизировать любое из этих окон, щелкнув мышью по соответствующему значку.

Активным окном называется окно, в которое направляются все сообщения (действия) от мыши или клавиатуры. Заголовок окна активного приложения или документа подсвечивается цветом, выбранным при установке параметров оформления рабочего стола (обычно это синий цвет). Если окно приложения и окно документа в нем являются активными одновременно, то все сообщения от клавиатуры и мыши получает окно документа.

Одновременно могут быть активными только одно окно приложения и одно окно документа в этом приложении. Все остальные окна считаются неактивными (их заголовок выводится на бледном фоне). Щелчок левой кнопкой мыши по неактивному окну делает его активным и переводит на передний план. Если нужное окно целиком закрыто другими окнами, то сделать его активным можно, выбрав название документа в меню Окно (Window).

Чтобы закрыть окно документа или приложения, необходимо нажать кнопку Закрыть в заголовке окна справа (на ней изображен крестик).

Нажатие кнопки Развернуть в заголовке окна приложения (на ней изображен квадратик) позволяет установить максимальные размеры окна приложения. Нажатие кнопки Развернуть в заголовке окна документа позволяет максимизировать его в окне приложения. В заголовке развернутого окна (как документа, так и приложения) вместо кнопки Развернуть появляется кнопка Восстановить (с изображением двух наложенных квадратиков), нажатие которой вызывает возвращение окну прежних размеров. Кнопка Свернуть (на ней изображен знак подчеркивания) позволяет минимизировать окно приложения или документа. Окно приложения при этом сворачивается в значок на Панели задач вашей операционной системы, а окно документа – в значок в нижней части окна приложения. Обратную ей функцию выполняет кнопка Восстановить. Она позволяет вернуть окну те размеры, которые оно имело до применения операций сворачивания.

Максимально развернутое окно документа занимает все поле окна приложения. Кнопки Свернуть, Восстановить и Закрыть при этом перемещаются в правую часть строки главного меню приложения.

Замечание

Будьте осторожны и не путайте кнопки окна приложения и окна документа, которые при этом оказываются близко (друг под другом), иначе вместо окна документа вы можете закрыть окно приложения.

Меню и панели инструментов

В Access, также, как и в других приложениях Microsoft Office, используются два типа меню: раскрывающиеся и контекстные. Контекстное меню появляется на экране при щелчке правой кнопкой мыши по объекту, с которым вы хотите работать. Оно содержит перечень действий, которые можно выполнять с данным объектом в данном контексте.

Примером раскрывающегося меню может служить системное меню окна приложения или документа. Системное меню окна приложения появляется при щелчке левой кнопкой мыши по значку приложения, который находится в левой части заголовка окна приложения, или при нажатии комбинации клавиш <Аlt> <пробел>. Системное меню документа открывается после щелчка левой кнопкой мыши по значку документа, который находится в левой части заголовка окна документа, или при нажатии комбинации клавиш <Alt> <—>. Системное меню предназначено для изменения параметров окна.

Строка под заголовком окна приложения содержит главное меню приложения, с помощью которого можно получить доступ к командам меню. Вид главного меню Access зависит от режима, в котором находится приложение. Например, когда активным окном является окно таблицы (см. рис. 3.1), в главном меню появляется команда Запись (Record), которая отсутствует в других режимах работы.

Ниже строки меню располагается панель инструментов, на которой находятся кнопки. Многие кнопки имеют тот же внешний вид и назначение, что и в других приложениях Microsoft Office, но, конечно, большинство предназначено для выполнения специфических функций Access. Кнопки панели инструментов часто дублируют команды меню. Access имеет 27 стандартных панелей инструментов, которые выводятся на экран в зависимости от того, какой объект активен в данный момент.

Все кнопки панелей инструментов имеют “всплывающие” подсказки, объясняющие их назначение. Подсказки появляются, если подвести к кнопке указатель мыши и немного подождать. Если подсказки не появляются, значит, они отключены. Чтобы включить режим вывода подсказок, выполните команду меню Вид, Панели инструментов, Настройка (View, Toobars, Customize) и в диалоговом окне Настройка (Customize) на вкладке Параметры (Options) установите флажок Отображать подсказки для кнопок (Show ScreenTips on toolbars).

Панели инструментов могут фиксироваться вдоль границы окна приложения, а могут быть плавающими, т.е. перемещаемыми по экрану. В этом случае панель инструментов будет иметь заголовок и может менять свою форму и размеры. Левый край панели инструментов помечен вертикальной линией. Если подвести указатель мыши к этой линии, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская, потянуть вправо, панель будет перемещаться вдоль границы окна. А если потянуть вниз, панель инструментов превратится в плавающую. Такую панель можно перемещать по экрану, зацепив за заголовок.

Меню и панели инструментов по умолчанию отображают лишь наиболее часто используемые команды и кнопки. Чтобы получить полный список команд меню, необходимо щелкнуть мышью по двойной стрелке у нижнего края раскрывающегося меню. Если не все кнопки поместились на панели инструментов, то у ее правого края тоже появляется значок двойной стрелки. Если щелкнуть мышью по нему, будут показаны оставшиеся кнопки. Если вы использовали какую-то кнопку или команду, которой не было по умолчанию в соответствующей панели или меню, то в дальнейшем она будет там видна.

Меню и панели инструментов Access являются настраиваемыми, т.е. можно изменять состав кнопок, удаляя ненужные или добавляя новые кнопки.

Окно базы данных

Особым окном в Access является окно базы данных, которое позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов Access: Таблицы (Tables), Запросы (Queries), Формы (Forms), Отчеты (Reports), Страницы (Pages), Макросы (Macros), Модули (Modules) (рис. 3.2).

Щелкнув на ярлыке мышью, в правой части окна вы откроете список соответствующих объектов. Список объектов может быть представлен четырьмя разными способами (обычными для папок операционной системы Windows):

· в виде мелких значков;

· в виде крупных значков (см. рис. 3.2);

· в виде списка;

· в виде таблицы.

Переключение этих режимов отображения выполняется с помощью четырех правых кнопок на панели инструментов, расположенной вдоль верхнего края окна.

При представлении объектов в виде значков эти значки можно перетаскивать с помощью мыши и располагать внутри окна базы данных любым удобным образом. Если же вы хотите расположить значки так, чтобы они находились рядом друг с другом, нужно:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных.

2. Из контекстного меню выбрать команду Выстроить значки (Line Up Icons).

Рис. 3.2. Окно базы данных Access

Представление перечня объектов в виде списка не позволяет располагать значки произвольным образом в окне базы данных, но их можно “перетаскивать” за пределы окна базы данных (это один из способов активизировать объект, например открыть таблицу). Представление в виде таблицы позволяет для каждого объекта посмотреть не только его имя, но и описание (столбец Описание (Description)), дату и время последнего изменения (столбец Дата изменения (Modified)), дату и время создания (столбец Дата создания (Created)), а также тип объекта.

При использовании любого вида представления объектов в окне базы данных их можно упорядочить по имени, типу, дате создания и дате изменения.

Для этого необходимо:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных.

2. Из контекстного меню выбрать команду Упорядочить значки (Arrange Icons).

3. Из раскрывающегося меню выбрать способ упорядочения: по имени (By Name), по типу (By Type), по дате создания (By Created), по дате изменения (By Modified).

Чтобы объекты в окне базы данных упорядочились автоматически, необходимо:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных.

2. Из контекстного меню выбрать команду Упорядочить значки (Arrange Icons).

3. В раскрывающемся меню выбрать команду автоматически (Auto Arrange). Перед командой появится метка, свидетельствующая о том, что режим автоматического упорядочения включен.

Чтобы отменить автоматическое упорядочение, необходимо снова выбрать команду автоматически (Auto Arrange) в меню Упорядочить значки (Arrange Icons). Метка команды будет удалена, а режим автоматического упорядочения выключен.

Режимы работы с объектами

С каждым объектом базы данных можно работать в двух режимах. Первый режим назовем режимом выполнения (условно, т.к. он несколько различается для разных типов объектов):

· для таблиц, запросов, форм и страниц доступа к данным этот режим означает открытие соответствующего объекта и называется, соответственно, режим Таблицы (для таблиц и запросов), режим Формы, режим Страницы;

· для отчета – это режим предварительного просмотра;

· для макроса – это действительно режим выполнения;

· для модуля этот режим отключен.

Второй режим – это режим Конструктора. Данный режим применяется ко всем типам объектов и предназначен для создания и изменения объектов.

Выбрать нужный режим можно с помощью кнопок, которые находятся в левой части панели инструментов окна базы данных, с помощью команд меню Вид (View) или с помощью кнопок на панели инструментов Access.

На панели инструментов окна База данных (Database) слева имеются три основных кнопки:

· первая кнопка имеет изменяющееся название, в зависимости от того, какой объект выбран. Если выбраны таблица, запрос, форма, страница или группа Избранное (Favorites), кнопка приобретает вид Открыть (Open). Если выбран отчет – Просмотреть (Preview), если макрос или модуль – Запустить (Run). При этом значок рядом с названием соответственно изменяется. Название этой кнопки в каждом варианте наглядно отражает назначение;

· вторая кнопка Конструктор (Design) постоянна для всех объектов и предназначена для редактирования ранее созданного объекта;

· третья кнопка Создать (New) имеет постоянное название, но при этом изменяются значки на ней в соответствии с типом объекта.

Замечание

Для создания новых объектов можно использовать также специальные ярлыки, включенные в список объектов каждого типа.

Например, открыть таблицу в режиме Таблицы можно следующими способами:

1. Выделить ее в списке и нажать кнопку Открыть (Open).

2. Перетащить значок таблицы мышью за пределы окна базы данных.

3. Дважды щелкнуть кнопкой мыши по имени таблицы.

4. Один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по имени таблицы, если установлен флажок Одним щелчком (Single-click ope) в диалоговом окне Параметры (Options).

Чтобы открыть любой объект в режиме Конструктора, необходимо выделить этот объект в списке и нажать кнопку Конструктор (Design).

Чтобы удалить объект из списка, нужно:

1. Выделить объект в списке и нажать кнопку Удалить (Delete) в верхней части окна базы данных или клавишу <Delete> на клавиатуре или щелкнуть правой кнопкой мыши по имени объекта и из контекстного меню выбрать команду Удалить (Delete).

2. В появившемся диалоговом окне, запрашивающем подтверждение на удаление объекта, необходимо нажать кнопку Да (Yes).

Чтобы переименовать объект, нужно:

1. Выделить необходимую таблицу в списке.

2. Щелкнуть левой кнопкой мыши на имени таблицы или щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Переименовать (Rename).

3. В поле имени таблицы ввести новое имя.

4. Нажать клавишу <Enter> или щелкнуть левой кнопкой мыши на любом свободном месте в правой части окна.

Чтобы скопировать или переместить объект, можно воспользоваться стандартными программами копирования/вставки. Например, чтобы скопировать таблицу в буфер обмена (Clipboard), необходимо сделать одно из двух действий:

· выделить требуемую таблицу в списке и нажать на кнопку Копировать (Сору) на стандартной панели инструментов База данных (Database); [Эта панель отображается на экране, когда активным является окно базы данных];

· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Копировать (Сору).

Чтобы вырезать таблицу в буфер обмена (Clipboard), нужно осуществить одну из двух операций:

· выделить необходимую таблицу в списке и нажать на кнопку Вырезать (Cut) на панели инструментов База данных (Database);

· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Вырезать (Cut).

Чтобы вставить таблицу из буфера обмена, нужно:

1. Открыть список таблиц в окне базы данных.

2. Нажать на кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов База данных (Database) или щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном поле в списке таблиц и из контекстного меню выбрать команду Вставить (Paste).

3. В появившемся окне Вставка таблицы (Paste Table As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя новой таблицы, в группе Параметры вставки (Paste Option) выбрать вариант вставки таблицы: Только структура (Structure only), Структура и данные (Structure and Data), Добавление данных в таблицу (Append Data to Existing Table) и нажать кнопку ОК.

Режим вставки Только структура (Structure only) предназначен для копирования структуры таблиц, т. е. списка полей таблицы с указанием типа каждого поля и с его описанием. При этом не предусматривается копирование данных. В режиме Структура и данные (Structure and Data) таблица копируется целиком вместе со своим содержимым. В режиме Добавление данных в таблицу (Append Data to Existing Table) необходимо в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя существующей таблицы, после чего будет осуществлено добавление данных из таблицы, находящейся в буфере обмена, в указанную таблицу.

Замечание

При добавлении данных в существующую таблицу структуры таблицы-источника и таблицы-приемника должны совпадать.

При копировании других объектов базы данных запрашивается только имя нового объекта.

Чтобы посмотреть свойства объекта, необходимо проделать одну из следующих операций:

· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени объекта и из контекстного меню выбрать команду Свойства (Properties);

· выделить объект из списка в окне базы данных и выбрать команду Вид, Свойства (View, Properties) из главного меню Access.

Рис. 3.3. Окно свойств таблицы

На рис. 3.3 показано окно свойств таблицы. В нем отражается следующая информация:

· Тип (Туре) – тип объекта (в данном случае Таблица (Table));

· Описание (Description) – описание таблицы, определяемое пользователем;

· Создан (Created) – дата создания таблицы;

· Изменен (Modified) – дата последнего изменения таблицы;

· Владелец (Owner) – владелец (создатель) таблицы;

· Атрибуты (Attributes): Скрытый (Hidden) – позволяет скрыть таблицу из окна базы данных, Реплицируемый (Replicated) – позволяет управлять реплицируемостью объекта.

Пользователь может изменять в окне свойств только описание таблицы и значения ее атрибутов.

На панели объектов можно размещать также папки, которые содержат ярлыки к различным объектам баз данных. Таким образом, можно объединять разные типы объектов в группы. По умолчанию в этой части панели объектов размещается одна папка – Избранное (Favorites). Щелкнув мышью по папке, можно увидеть список объектов, входящих в данную группу (рис. 3.4).

Чтобы добавить новую папку на панель объектов, нужно:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на панели объектов и выбрать из контекстного меню команду Новая группа (New Group).

2. В диалоговом окне Новая группа (New Group) ввести имя создаваемой папки и нажать кнопку ОК.

Рис. 3.4. Ярлыки объектов, входящих в Новую группу

Самый простой способ добавления ярлыка объекта в группу следующий. Необходимо раскрыть список объектов данного типа, найти в нем нужный объект и перетащить его мышью в соответствующую папку на панели объектов.

Другой способ добавления объекта в группу:

1. Откройте список объектов нужного типа в окне базы данных.

2. Щелкните правой кнопкой мыши по нужному объекту и из контекстного меню выберите команду Добавить в группу (Add to Group).

3. Выберите в раскрывшемся меню нужную папку или создайте новую папку, выбрав команду Новая группа (New Group).

Замечание

Обратите внимание, что в группу включаются только ярлыки объектов; сами объекты никуда не перемещаются и видны в своих списках.

Также, как и отдельные объекты базы данных, группы могут удаляться и переименовываться. Ярлыки в группе тоже могут удаляться, переименовываться, копироваться. Осуществляется это с помощью соответствующих команд контекстного меню, которое появляется, если щелкнуть правой кнопкой мыши по объекту, который нужно удалить, переименовать или скопировать.

Создание структуры базы данных

Для создания структуры базы данных надо сперва создать саму базу данных. Для этого выбираем из списка программ Microsoft Access→Новая база данных→Создать (рис 4.1).

Рис. 4.1. Окно создания файла

Таблица – это основа базы данных. Для создания этой основы необходимо выбрать Таблица→Создать→В режиме конструктора→Создание таблицы в режиме конструктора→ОК.

Результатом проделанных операций станет таблица – структура базы данных. В эту таблицу позднее можно будет занести нужную вам информацию.

Типы полей базы данных

Определение «поле базы данных» можно пояснить на примере записной книжки. Там есть записи о ваших друзьях и знакомых, для каждого из которых в книжке есть ключевая информация – имя, адрес и номер телефона, а также, может быть, его город и область. Представьте, что для облегчения чтения вы распределили всю информацию из записной книжки по строкам и столбцам. Каждый тип информации заносится в свой собственный столбец – отдельно для имени человека, отдельно для его адреса и т.д. В таблице базы данных эти столбцы называются полями. Таким образом, поле – всего-навсего другое название столбца. Нужно запомнить, что каждое поле – часть информации определённого вида. Строки в базе данных являются записями. Каждая строка содержит информацию о вашем знакомом или просто о человеке, однажды повстречавшемся в вашей жизни.

После того, как полю присвоено имя, необходимо указать тип данных этого поля. При выборе типа данных вы решаете несколько вопросов, таких как:

· Тип значений, которые будут вводиться в поле. Например, вы можете не захотеть, чтобы для ввода числовых данных использовалось алфавитно-цифровое поле.

· Тип операций, которые можно выполнять над значениями. Например, вы можете складывать, вычитать и умножать числовые величины, но не можете поступить так с алфавитно-цифровыми величинами.

· Размер поля. Допустим, что вы хотите хранить в поле длинное описание, что-то вроде краткой биографии. Вы могли бы использовать для этого Memo-поле, в котором может храниться 64000 символов, вместо поля с типом данных Text, размер которого ограничен 255 символами.

Рис. 4.2. Окно создания таблицы

В таблице 4.1 приведены все типы данных и соответствующие им виды информации.

Типы данных Текстовый, Числовой, Дата/Время и Денежный понятны по своему названию. Тип данных Счётчик означает, что каждый раз при создании новой записи значение счётчика увеличивается на 1. Тип данных Memo можно использовать, когда вы планируете хранить в поле не несколько символов, а несколько предложений. Тип данный Да/ нет задаёт определённый вопрос и требует дать такой же определённый ответ, т.е. тип данных Да/Нет имеет только два возможных значения: Да или Нет.

Lookup Wizard – это не тип данных, а, скорее, средство, которое помогает выбрать значение при вводе информации. Мастер создаёт в ячейке таблицы ссылочный столбец в виде раскрывающегося списка с набором значений для выбора. Вы можете выбрать значение из этого списка или ввести значение с клавиатуры.

Создание таблиц

Когда бы вам ни пришлось создать таблицу, вы должны поместить её в уже существующую или в новую базу данных. Каждая база данных хранится в собственном файле, один файл – одна база данных.

Перед тем, как создавать таблицу, сначала создайте новую или откройте уже существующую базу данных. Вы можете создать таблицу несколькими способами. В этом примере таблица создана с помощью конструктора таблиц. В окне базы данных необходимо выбрать Создание таблицы в режиме конструктора → Открыть.

Важно помнить, что когда вы находитесь в конструкторе таблиц, вы не вводите в вашу таблицу какую бы то ни было информацию. Всё, что вы делаете, – это определяете, какую форму примет ваша таблица. Вводить в неё информацию вы будете позже. Необходимо для каждого поля указать его тип. После указания типа рассматриваются свойства поля.

Свойства задаются для каждого поля в отдельности, но не для таблицы в целом. Если вы хотите изменить свойства поля, то начните с того, что с помощью мыши выберите требуемое поле. Свойства этого поля отображаются в зависимости от типа поля. Например, поля с текстовым типом данных не имеют установок для количества знаков после запятой, а поля с типом Memo не имеют установок для размера поля. Важно заметить, что добавить новое поле и задать его свойства просто. Но если вы хотите изменить свойства существующего поля после того, как в него было введен большой объём данных, ситуация усложняется. Например, если в вашей таблице присутствует поле типа Text с длинными строками в некоторых записях и вы уменьшили размер поля, то длинные строки будут усечены. Могут возникнуть и другие проблемы. Возьмите себе за правило устанавливать свойства полей до того, как вы начнёте ввод информации.

При установке типа данных для поля вы же определяете, какой вид информации будет храниться в этом поле. Например, если вы выбираете тип данных Дата/Время, любые введённые вами числа будут преобразованы к формату даты или времени. Но это только начало. Для получения дополнительных возможностей по форматированию поля вы можете воспользоваться строкой Format (Формат поля) области Общие. При выборе строки Format появляется кнопка раскрытия списка. Откройте этот список и посмотрите на возможные варианты. Этот список будет меняться в зависимости от типов данных поля. Рассмотрим два типа данных, форматы которых весьма специфичны: форматы чисел и форматы дат.

Хотя числа всегда остаются числами, мы всё же хотим отображать их различными способами: в виде долларов и центов, в виде процентов или ещё в каком-нибудь виде.

Рис. 4.3. Окно для установления формата поля.

Для этого и устанавливается один из пунктов формата чисел. Этих пунктов семь, т.е. семь возможных вариантов формата, и они приведены в таблице 4.2.

Таблица 4.2

Если вы сомневаетесь, какой формат использовать, то оставьте General Number, который установлен по умолчанию и используется наиболее часто.

Под строчкой Формат в области «Общие» находится строка Число десятичных знаков (Decimal Places). По умолчанию для данной строки установлено значение Auto, и в большинстве случаев вы не будете изменять его. В формате General Number отображаются только те знаки после запятой, которые вы вели в поле. Однако для других форматов вы можете установить количество знаков после запятой с помощью раскрывающегося списка «Число десятичных знаков».

Перейдём к форматам дат. Существует несколько форматов представления дат.

Рис 4.4. Окно для установления формата даты

Напомним, что для получения такого списка дат вам необходимо находиться в поле с типом данных Дата/Время.

Вам необязательно вводить даты в выбранном вами формате. Например, если вы ввели Сентябрь 17, 1999 и у вас установлен формат «Краткий формат даты», то Access введёт значение и отобразит его в виде 9/17/99. Вы также могли ввести эту дату в виде 17-Сен-99. В таком формате отображать даты на экран – дело вкуса. Если вы ничего не выбрали и оставили строку Формат пустой, Access по умолчанию установит формат «Краткий формат даты».

4.4. Приёмы работы с таблицами. Изменение структуры таблицы

4.4.1. К одному из приёмов работы с таблицами можно отнести автоматический ввод в поле значения по умолчанию

Каждый раз, когда вы вводите информацию в таблицу, вам приходится вводить значения полей полностью. Как вы могли заметить, в некоторых полях почти всегда вводится одно и то же значение. Для облегчения ввода данных можно установить свойство «Значение по умолчанию», в результате чего это значение будет появляться в данном поле при добавлении новой записи без каких-либо дополнительных действий. В случае необходимости вы можете изменить значение по умолчанию, введя требуемое значение или отредактировав значение по умолчанию.

Если вас поджимает время или вы просто не очень внимательны, то можете пропустить какое-нибудь поле и не внести важную информацию. Когда такое случается, поле содержит значение NULL, которое означает, что в поле нет величины. Это не означает «ноль», просто в поле вообще отсутствует значение.

Однако можно сделать так, чтобы Access заставлял вас вводить информацию в указанные поля.

1. В окне конструктора таблиц выберите поле, которое не может содержать пустые значения.

2. Нажмите кнопкой мыши на строке «Обязательное поле» в области «Общие».

3. По умолчанию в ней установлено Нет. Для того чтобы наметить это значение, нажмите справа кнопку раскрывающегося списка и выберите в нём «Да».

4. Сохраните изменения, выбрав команду меню Файл→Сохранить.

5. Если вы уже ввели в это поле какие-то записи, на экране появится окно диалога, в котором нужно выбрать «Yes».

6. Теперь свойства вашей таблицы будут сохранены. Вы можете переключиться на режим таблицы и вводить информацию.

Рис. 4.5. Окно свойств поля

Как избежать опечаток и смысловых ошибок?

Access не всегда может защитить вас от ввода неверного значения. Но он содержит ряд средств, помогающих ему отлавливать действительно фатальные ошибки. Вы можете использовать свойство «Правило достоверности ввода», строка для ввода которого находится прямо над строкой «Условие на значение» в списке свойств полей «Общие». Работу этого свойства поясним на примере.

Предположим, вы хотите ограничить ввод в таблицу «Записная книжка» только людьми, чьи фамилии начинаются с букв от Д до О. В окне конструктора таблицы выберите свойство «Условие на значение», в нём нужно написать ваше условие. Для нашего примера условием будет являться ограничение > «Е». Далее, в строке свойства «Сообщение об ошибке» вводим то сообщение, которое будет появляться каждый раз, когда будет вводиться фамилия, не входящая в заданный вами интервал. Сохраните заданные вами параметры. Теперь, когда вы будете вводить фамилию, начинающуюся, например, на «А» или «Г», вы не сможете этого сделать – появится сообщение о попытке нарушения правила достоверности ввода.

Рис. 4.6. Окно ограничения ввода Рис. 4.7. Окно достоверности вода

Правила достоверности могут быть достаточно разнообразными и предназначены для различных целей. В поле с типом данных Дата/ Время вы можете ограничить вводимую дату определённым месяцем или годом. В поле типа Number вы можете указать Access не разрешать ввод значений, состоящих только из трёх букв.

Маски ввода

Маски ввода используют в тех случаях, когда для введения информации нужна не изощрённость и оригинальность, а единообразие и точность. В Access создаётся формат, а пользователь просто вводит данные.

Давайте создадим маску ввода для телефонного номера с использованием мастера масок. Сначала в конструктор таблиц для «Телефонной книги» выберите поле «Телефонный номер». Нажмите мышью на любом месте строки свойства «Создание масок», далее нажмите появившуюся справа кнопку, чтобы запустить мастера. Появится диалоговое окно, в котором вы сможете выбрать необходимую вам маску; если же такой маски в списке нет, то нажмите мышкой «Список», и в открывшемся диалоговом окне вы сможете ввести необходимую вам маску.

Рис 4.8. Окно настройки и масок ввода

Вставив нужный формат маски, вы сможете использовать его в дальнейшем. Задав образцы данных и тип маски, нажмите кнопку «Закрыть». Далее следуйте указаниям мастера масок. В конечном итоге, когда вы будете заполнять вашу таблицу телефонными номерами, код vосковского номера телефона будет проставляться автоматически, облегчая вам работу.

Управление размерами поля

Размер поля – это количество символов, которое пользователь может ввести в это поле. Обычно строка свойства «Размер поля» размещается первой в области «Общие» (в зависимости от того, какой тип данных выбран).

Существует несколько причин, по которым в некоторых случаях размер поля следует сделать минимальным. Иногда простое ограничение размера поля может уменьшить вероятность ошибок. Если в строке «Размер поля» вы введёте 2, то программа не позволит вам ввести значение больше двух символов. Кроме того, при меньших размерах полей ваша таблица будет более компактной и простой для чтения.

Однако стоит помнить, что при уменьшении размера поля типа Текстовый вы можете потерять часть информации, если она была уже введена. Access обрежет все символы, которые превышают новое ограничение. При сохранении сделанных изменений в структуре таблицы вы получите об этом соответствующее предупреждение.

Давайте обратимся к свойству «Размер поля» и с его помощью рассмотрим возможные варианты для полей с числовым типом данных.

Рис. 4.9. Окно установления размера поля

Отметьте, что первые три установки – Байт, Целое и Длинное целое – позволяют вводить только целые числа (без дробной части). Размер поля «Двойное с плавающей точкой» позволяет вводить до пятнадцати десятичных знаков.

Таблица 4.3

Размеры полей числового типа

Обратите внимание, при изменении полей типа Number также возможна потеря информации. Если в поле присутствуют числа с дробной частью, а вы выбираете установку, позволяющую хранить только целые числа, дробная часть будет утеряна. Access автоматически округлит эти числа до целых.

Поиск и отбор данных

В Access любые данные могут использоваться для поиска связанной с ними информации. В Access установлены мощные средства, которые могут помочь вам в поиске нужной вам информации. Вы можете найти данные, даже если знаете о них очень мало. Одним из таких средств является команда Find (Найти).

Вы используете команду Find, чтобы установить местоположение в базе данных определённой информации. Преимуществом этой команды является то, что для поиска требуемой записи достаточно даже минимальных сведений. Эта команда обладает двумя важными достоинствами: вы можете найти информацию, помня лишь одно слово, которое вводили, и то, что информация (слова) могут быть не уникальными. Поиск фрагментов данных в любой таблице очень прост – достаточно выбрать команду в меню Правка – Найти, установить опции и нажать кнопку «Найти» и запись будет найдена.

Рис. 4.10. Окно свойств поиска

В поле ввода «Образец» вы вводите всё, что хотите отыскать. Вы можете использовать это поле даже в том случае, когда не знаете точно, что ищете. Ниже поля «Образец» находятся поля «Поиск в», «Совпадение», «Просмотр». В поле «Просмотр» вы указываете направление, в котором Access будет искать ваши данные: всё, вверх или вниз. Раскрывающийся список «Совпадение» содержит три установки, которые определяют тип сравнения данных с образцом, введённым для поиска. Нажмите мышью на кнопку раскрытия списка и выберите значение, которое вам требуется.

Таблица 4.4

Перечень опций и их назначение

Кроме поиска данных, с помощью команды Find вы можете заменить то, что нашли. Однако если вы допустили глобальную ошибку и вам нужно исправить сотни или тысячи записей за один раз, то избегайте команды «Замена». Аналогично команде «Поиск» команду «Замена» следует использовать при работе с немногочисленными записями.

Это окно похоже на окно диалога «Найти», но немного проще. Вам всего лишь надо ввести в поле «Образец» то, что вы хотите заменить, а в поле «Заменить на» то, на что вы хотите заменить. Как и у предыдущего диалога, здесь имеется раскрывающийся список «Просмотр», в котором вы почти всегда будете устанавливать «Всё».

Рис. 4.11. Окно свойств замены

Ниже приведено описание флажков в окне диалога:

· «С учётом регистра символов». Если в поле ввода «Найти» введено «Пеликан» и установлен этот флажок, то Access найдет только «Пеликан», а «пеликан» не будет найден.

· «С учётом формата полей». Оставьте этот флажок неустановленным, если хотите осуществить поиск по всей таблице.

Обратите внимание на кнопки «Заменить» и «Заменить всё». Если вы выберите «Заменить всё», то Access заменит все вхождения, соответствующие образцу поиска, заданному в поле ввода «Найти». Если вы выбрали «Заменить», вы сможете изменять образец поиска после каждого вхождения образца в таблице.

Также вы можете сортировать поля различных типов данных по возрастанию или убыванию значений. Вы также можете сортировать два поля в одной таблице одновременно.

Для баз данных «Упорядочение по возрастанию» означает, что поля отсортированного текста начинаются с «А» и заканчиваются «Я», отсортированные числа идут от 0 до бесконечности, а отсортированные поля типа Дата/ Время располагаются по увеличению даты от даты до н.э. к современной. Аналогично, «Упорядочение по убыванию» означает, что данные сортируются от «Я» к «А» и т.д.

Вы можете сортировать данные в любом поле – это значит, что порядок записей устанавливается в соответствии со значениями величин, хранящихся в этом поле. После того, как вы определили, какое поле будете сортировать, установите курсор на любую запись этого поля. Выберите Записи→Сортировка→По возрастанию (По убыванию).

Бывают ситуации, когда вам нужно отсортировать два поля одновременно.

1. Для этого вам нужно переместить поле, которое вы хотите отсортировать первым, левее поля, которое вы хотите отсортировать вторым. Чтобы сделать это, вам нужно снять фиксацию со всех полей. Выберите Формат→Освободить все столбцы.

2. Нажмите мышью на область маркировки поля «Номера» и переместите поле левее поля «Телефонная книжка».

Рис. 4.12. Окно ввода результатов

3. Поле «Номера» всё ещё должно быть выделенным. Вам нужно, чтобы оба поля были выделены одновременно, поэтому, держа нажатой клавишу <SHIFT>, нажмите мышью на область выбора поля «Телефонная книжка». В результате оба поля будут выделены.

4. Нажмите кнопку на панели инструментов «Сортировка по возрастанию».

5. Access отсортировал поля так, что теперь фамилии ваших друзей в телефонной книжке будут расположены в алфавитном порядке.

6. Закрывая таблицу, вы можете выбрать «Да», и тогда Access сохранит ваши изменения, или же выбрать «Нет», и тогда Access вернёт вашу таблицу в первоначальное состояние.

Рис. 4.13. Окно исходных данных

Сортировка в режиме таблицы

Для того чтобы отсортировать данные в режиме таблицы вам необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить список или таблицу, которые требуется отсортировать.

2. Выбрать команду «Сортировка» в меню «Таблица».

3. Выбрать нужные параметры сортировки.

Также вы можете сортировать данные отдельного столбца таблицы.

Порядок действий, которые вы должны будете сделать:

1. Выделить столбец или ячейки, которые требуется отсортировать.

2. Выбрать команду «Сортировка» в меню «Таблица».

3. Выбрать нужные параметры сортировки.

4. Нажать кнопку «Параметры».

5. Установить флажок «Только столбцы».

Если, к примеру, столбец содержит имена и фамилии, сортировка может производиться как по именам, так и по фамилиям.

Чтобы выполнить сортировку столбца по нескольким словам или полю вы должны:

1. Выделить столбец, который требуется отсортировать.

2. Выбрать команду «Сортировка» в меню «Таблица».

3. Выбрать нужный параметр в области «Список».

4. Нажать кнопку «Параметры».

5. В области «Разделитель полей» выбрать знак, который должен разделять слова или поля, по которым будет производиться сортировка, а затем нажмите кнопку OK.

6. В поле «Сначала» выбрать столбец, по данным которого требуется выполнить сортировку, а затем выбрать в поле «По» слово или поле, по которым будет производиться сортировка.

7. В первом из полей «Затем» выбрать столбец, содержащий необходимые данные, а затем в поле «По» указать слово или поле, по которому будет производиться сортировка.

8. При необходимости задать дополнительный столбец сортировки, повторив шаг 7 во втором поле «Затем».

9. Нажать кнопку «OK».

Индексирование. Ключи

Первичный ключ – это информация, которая однозначно идентифицирует запись. Каждой записи в таблице ставится в соответствие идентификационный номер, это и делает Access, когда предлагает вам проставить первичный ключ. Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счётчика увеличивается на 1. Этот номер и является первичным ключом для каждой новой записи.

Для установки первичного ключа вам необходимо всего лишь выбрать, какое из полей вы хотите сделать ключевым, и нажать на изображение маленького ключика на рабочем столе. В области маркировки поля, которое будет использоваться в качестве первичного ключа, появится маленькая пиктограмма с изображением ключа.

После того, как вы поставили первичные ключи, вы можете начать ввод данных.

Мастер Простой запрос (Simple Query Wizard) дает возможность создавать запросы и не забивать себе голову размышлениями о том, как они работают. Он может пригодиться даже для создания относительно сложных запросов и для групповой обработки информации.

Как и в других мастерах, прежде всего, необходимо выбрать определенные поля – в том числе и из связанных таблиц, – и сообщить свои пожелания по поводу представления информации. Предположим, например, что вы решили провести анализ заказов. Вам потребуются две таблицы: Клиенты и Сведения Заказов.

Для создания запроса выберите вкладку Запросы окна базы данных, затем щелкните на кнопке Создать и вы увидите окно:

Рис. 5.1. Новый запрос

Кроме возможности работать непосредственно в конструкторе запросов (он позволяет создавать запросы вручную) или с мастером простых запросов, можно воспользоваться еще тремя мастерами. Они описаны в таблице 5.1. Их применение понятно без разъяснений, за исключением Мастера перекрестных запросов, который будет подробно рассмотрен в разделе «Создание перекрестных запросов», поэтому мы не будем останавливаться на них.

Таблица 5.1

Дополнительные мастера построения запросов

Для создания нового запроса выберите пункт Простой запрос и щелкните на кнопке OK. Первое окно мастера кажется нам старым знакомым: здесь из таблиц выбираются поля; об этом уже шла речь в предыдущих главах при создании форм и отчетов. Для анализа заказов выберите таблицу Клиенты в списке Таблицы/Запросы (Tables/Queries), а затем двойным щелчком поместите в запрос поля Код Клиента и Имя Компании. Выберите таблицу Сведения Заказов и добавьте поле Количество1. Покончив с полями, щелкните на кнопке Далее, Access задаст вопрос о том, как представить записи (рис. 5.2).

Если вы выберите просмотр всех записей, то в результате получите список всех заказанных изделий. Но нас-то интересует не подробная информация о заказах, а данные по клиентам, поэтому щелкните мышью на кнопке Итоговый (Summary Options), чтобы выбрать способ обработки данных.

Рис. 5.2. Подумайте, что вам нужно – подробный отчет или обобщенные данные

В следующем окне диалога вы увидите список полей, содержащих числовые значения или денежную единицу – в данном случае это только поле Количество1, – и для каждого из них параметры Sum, Avg, Min, Max (сумма, среднее, минимальное, максимальное значения). Для вычисления количества заказанных изделий выберите Sum, для вычисления среднего числа изделий, приходящихся на заказ, выберите Avg.

Для вычисления общего числа записей выберите поле Подсчет записей Сведения Заказов (Count Records In), щелкните на кнопке OK и вернитесь в окно мастера. Щелкните на кнопке Далее. В последнем окне мастер спрашивает имя запроса и предлагает либо вывести готовые результаты, либо переключиться в режим конструктора запросов. Результаты запроса, созданного в нашем примере, приведены на рис. 5.3. В полученной таблице каждая строка представляет одного клиента и включает в себя число заказанных изделий, среднее число изделий, приходящихся на заказ, и число заказов по всем накладным.

Рис. 5.3. В этом простом запросе, представленном режиме таблицы содержатся
поля из двух таблиц

Просмотрев результаты, закройте окно. Сохранять запрос не надо, так как Мастер делает это автоматически.

Выполнение запроса

Как и в случае с формами и отчетами, сохраненный запрос можно открыть в любой момент. Открытие запроса означает его запуск на выполнение и вывод результатов на экран. Для запуска запроса на выполнение следуйте приведенной последовательности действий.

Рис. 5.4. Выполнение запроса

В окнах мастера простых запросов можно выбирать поля и выполнять над ними математические операции, но нельзя вводить критерии отбора, как это делается в фильтрах. Что если, например, вы планируете отдохнуть у моря и собираетесь совместить приятное с полезным (или, иначе говоря, хотите оформить расходы на путешествие как расходы на деловую поездку)? Вам нужен список не всех клиентов, а только тех, кто находится в Сочи, Одессе, Ялте и там, куда вы планируете поехать.

Здесь придется забыть о мастере и воспользоваться конструктором запросов: выбрав в окне базы данных корешок Запросы, щелкните на кнопке Создать (New), выберите конструктор (Desing View) и щелкните на кнопке OK. Access выведет окно конструктора запросов с открытым окном диалога Добавление таблицы (Show Tables):

Рис. 5.5. Добавление таблицы

Выберите таблицы для использования в запросе. Можно выбрать или одну, или несколько связанных таблиц. Наш пример основан на таблице Клиенты, поэтому находим ее в списке, нажимаем кнопку Добавить (Add) (или дважды щелкаем на имени таблицы) и закрываем окно диалога. На экране появится окно конструктора запросов с выбранной таблицей, очень похожее на окно расширенного фильтра.

Выбор полей, выводимых в запросе

Выбрав таблицы, необходимо выбрать поля для запроса. Чтобы добавить поле, дважды щелкните на нем мышью или перетащите его в первый столбец в строке полей. (Ширину столбцов можно увеличить, чтобы название поля помещалось полностью.) В нашем примере наша задача состоит в отборе клиентов, живущих в определенном городе, поэтому дважды щелкаем на поле Имя компании таблицы Клиенты и точно также на полях Фамилия, Город, Номер Телефона (в перечисленном порядке.) Обратите внимание, что в строке Таблицы (Tables) отображается название таблицы, из которой берется поле. При использовании полей из связанных таблиц это весьма полезно.

Сортировка

Для удобства работы с данными их надо отсортировать. Например, для облегчения поиска конкретного клиента щелкните мышкой в строке Сортировка (Sort), раскройте список и выберите пункт В порядке возрастания (Ascending). Другими возможными вариантами являются В порядке убывания (Descending) и (отсутствует) (Not sorted), то есть отсутствие сортировки (здесь скобки Access, а не автором). Данные в выборке будут сортироваться по именам клиентов. Но если вы желаете увидеть записи в исходном порядке, то можно отказаться от сортировки или условий отбора записей.

Условия отбора записей

Для вывода списка клиентов, находящихся в определенном городе, необходимо ввести условие отбора записей. Щелкните мышью в строке Условие отбора в столбце требуемого поля и введите подходящее значение. Например, для вывода списка клиентов в Москве щелкните мышью в строке Условия отбора в столбце Город и введите Москва. Условия действуют в запросах так же, как и в фильтрах. Ниже в сжатой форме приведены основные моменты работы с условиями:

· Введите конкретное значение, с которым поле будет сравниваться на равенство. Для сравнения используйте операторы (< , >, <=, >=, <>).

· В составных условиях используйте операторы AND и OR («и» и «или»).

· Для выявления пустых полей используйте оператор Is Null, для выявления непустых – Is Not Null.

· Чтобы указать, что значение поля должно включаться в некий набор значений, используйте оператор In.

· Для проверки вхождения в интервал значений используйте конструкцию BETWEEN … AND.

· Условия для различных полей обрабатываются совместно по AND (логическое И).

· Для создания совместной обработки условий (по одному или нескольким полям) по OR (логическое ИЛИ) располагайте их в различных строках.

Из окна конструктора можно выполнить запрос с помощью кнопок Запуск (Run Query) или представления запроса (Query View). Наш пример выводит список записей, состоящих из имени, города и телефонного номера клиентов в Москве. Для возвращения в конструктор запросов еще раз нажмите кнопку Представление запроса. Используйте ее всякий раз, когда потребуется переключиться из режима конструктора запросов в режим просмотра таблицы. (Для изменения существующего запроса выберите его на вкладке Запросы окна базы данных и щелкните на кнопке Конструктор.)

Представление запроса Запуск

Теперь рассмотрим строку Вывод на экран (Show). При установленном флажке в соответствующем столбце поле будет присутствовать в выборке, создаваемой запросом. Так как все отобранные клиенты живут в Москве, нет никакого смысла помещать в набор данных название города, но при этом удалять его нельзя, так как оно необходимо для задания условия отбора. Чтобы использовать поле только для отбора записей и не помещать в готовую выборку, сбросьте флажок в строке Вывод на экран для данного поля. После выполнения запроса вы увидите, что поле Город отсутствует в наборе данных, но, тем не менее, используется в запросе для сужения получаемого списка.

При открытии запроса Access, тем не менее, удалит все ссылки на поля, у которых сброшен флажок Вывод на экран и которые не используются для сортировки, задания условия или параметра. Если они используются, то Access переместит их в конец списка после выводимых полей.

Если вы создали запрос, который использовался нами для примера, сохраните его в базе данных: выберите в меню Файл команду Сохранить, введите имяКлиенты в Москве и щелкните на кнопке «OK».

Если в запросе вам нужны все или большинство полей, то нет необходимости перемещать их по одиночке. Чтобы поместить в список все поля, дважды щелкните на имени таблицы, выбрав, таким образом, все поля этой таблицы, и перенесите их в строку полей. Все поля переместятся в запрос на один столбец. Теперь можно задавать условия и порядок сортировки.

Можно также добавить все поля переносом звездочки, стоящей на первой позиции в списке полей таблицы. В этом случае в списке появится только имя таблицы со звездочкой Клиенты*, причем займет лишь один столбец. При выполнении запроса в выборке, тем не менее, окажутся все поля.

В столбце, где вместо имени поля используется звездочка, нельзя задавать условия или порядок сортировки, так как звездочка не представляет собой конкретное поле. Выход прост. Перенесите в список дополнительно то поле, по которому вы хотите сортировать выборку или задать условие. Сбросьте флажок Вывод на экран, чтобы оно не дублировалось в результирующей таблице (один раз – по звездочке и другой – заданное явно). Например, в приведенном ниже запросе выводятся все поля таблицы Клиенты, но отбираются только те клиенты, которые живут в Москве, а, кроме того, выборка отсортирована по фамилиям.

Рис. 5.6. Запрос на выборку

Добавление в запрос таблиц

Запрос может содержать поля из нескольких таблиц, даже если сначала вы выбрали одну. Чтобы добавить в запрос новую таблицу, выполните следующее.

Если вы уже закрыли запрос, выберите его на вкладке Запросы и щелкните на кнопке Конструктор. Добавьте таблицу Заказы. Если между таблицами установлены связи, то Access покажет линии между связанными полями. Например, если в запрос Клиенты в Москве добавить таблицу Заказы, то появится линия, указывающая на соотношение типа «один-ко-многим».

Теперь можно использовать поля из обеих таблиц. Например, если вас интересуют даты заказов каждого клиента, дважды щелкните на поле Дата в таблице Заказы.

Рис. 5.7. Добавление таблицы

Объединение таблиц

При добавлении таблиц в запрос могут возникать некоторые проблемы. Например, все клиенты, проживающие в Москве, делали заказы. Но если хотя бы один клиент не сделал заказа, а в запросе использованы как таблица Клиенты, так и таблица Заказы, то выборка будет содержать записи только тех клиентов из Москвы, которые делали заказы, даже если в запросе это явно не указано. При наличии в окне построителя запросов нескольких связанных таблиц Access объединяет их, используя только связанные поля, в данном случае клиентов из Москвы, для которых значение поля Код Клиента в таблице Заказы и Клиенты совпадает.

Так как Access объединяет таблицы даже в том случае, если поля из подчиненных таблиц не используются, то чтобы воспользоваться полями из связанных таблиц, достаточно добавить их в запрос. Если поля из подчиненных таблиц не нужны, то эти таблицы не надо и добавлять.

Чтобы избежать некоторых проблем, возникающих при объединении таблиц, можно изменить тип их объединения. Дважды щелкните на линии связи, и на экране появится окно диалога, представленное на рис. 5.8. Первый параметр (он установлен по умолчанию) задает такое объединение, при котором выводятся записи только с совпадающими значениями связанных полей.

Рис. 5.8. Способ объединения таблиц

Выбор второго параметра в окне диалога приведет к отбору всех записей основной таблицы, удовлетворяющих всем условиям, даже если ключевые поля и не совпадают со значениями в подчиненной таблице. Например, если клиент не оставлял заказа, то поле Дата будет пустым. Выбрав этот параметр, вы увидите, что линия связи указывает на подчиненную таблицу. Если запустить запрос на выполнение, то в выборку попадут абсолютно все клиенты из Москвы, даже если они не оставляли заказа.

При выборе третьего значения Access выведет все записи из подчиненной таблицы, удовлетворяющие условиям, и только те записи из основной таблицы, значения в которых совпадают со значениями связанных полей. Но так как при задании отношений между таблицами была выбрана поддержка целостной целостности, то первое и третье значения параметра объединения дадут нам один и тот же результат.

Пока вы пользовались запросами для отбора и просмотра данных из таблицы. Но таблица может дать гораздо больше информации. Мы имеем в виду вычисление значений на основании существующих полей. Например, Сведения Заказов содержит поле Количество1, а в таблице Склад есть поле Цена. Количество1 сообщает, как много изделий заказал клиент. Цена – стоимость одного изделия. Для вычисления общей стоимости необходимо перемножить значения этих полей. (Она понадобится также при расчете полной суммы заказа.)

На рис. 5.9 представлен запрос, который может стать основой для отчета о состоянии дел на складе. Он содержит поле Код клиента из таблицы Клиенты, поля Код Заказа и Дата из таблицы Заказы, поле Код изделия из таблицы Сведения заказов. В запросе также участвует таблица Склад (ее не видно, так как она располагается во втором ряду, как раз под списком полей запроса), так что ее поля доступны для вычисления стоимости заказа. Обратите внимание, что вычисляемые поля могут участвовать в сортировке и фильтрации данных.

Рис.5.9. Запрос для подсчета стоимости

Чтобы произвести вычисления, в строке Поле (Field) вводится выражение (математическое). В нашем примере в первом пустом столбце введите следующее: Сумма:[Сведения Заказов]![Количество1]*[Цена]. «Сумма» – это название будущего столбца; за ней следует двоеточие. Если не указать заголовка, то Access создаст его сам, причем весьма бессмысленный. Имена полей вводятся в том виде, как они указаны в таблице, только заключенные в квадратные скобки, а для вычислений используются математические операторы.

Если какое-то поле встречается только в одной таблице, то ее имя указывать необязательно. Однако в нашем случае две используемые таблицы содержат поле Количество1. Если бы в выражении использовались только имена полей, то Access выдал бы сообщение о неоднозначной ссылке на поле. Мы не хотим огорчать Access, поэтому указываем имя таблицы, заключенное в квадратные скобки, восклицательный знак, затем имя поля: [Сведения Заказов]![Количество1]. Это гарантирует, что в поисках поля Количество1 программа обратится к таблице Сведения Заказов, а не к таблице Склад.

Выполните запрос и посмотрите на вычисленное значение. (При добавлении нового поля Access автоматически устанавливает флажок.)

Установка свойств

Для вывода значений Access использует заданный в таблице формат соответствующих полей. Например, при выводе значений поля, содержащего данные о какой-то сумме, будет использован денежный стандарт. Однако при задании вычисляемого поля формат отображения данных надо определять наряду с прочими свойствами.

Чтобы установить свойства поля, щелкните на любой строке столбца этого поля правой кнопкой мыши и выберите во всплывающем меню команду Свойства (Properties). Можно также выбрать поле и щелкнуть на кнопке Свойства (Properties) в панели инструментов. Вы увидите следующее окно диалога:

Рис. 5.10. Свойства поля

Большая часть свойств предназначена для задания дополнительных возможностей. Свойство Маска ввода (Input Mask) определяет формат ввода. Чтобы задать формат отображения, раскройте список Формат(Format) и выберите то, что вам нравится, после чего закройте окно диалога.

Групповая обработка данных

Мастер Простой запрос дает возможность групповой обработки информации. Те же результаты можно получить и в запросах, создаваемых с помощью конструктора запросов. Например, мы только что рассмотрели запрос, который выводит стоимость каждого товара в заказе. Но вас, скорее всего, заинтересует не подробная информация, а итоговое значение для заказа в целом. Чтобы получить эти данные, в список полей запроса необходимо добавить еще одну строку и указать, по каким полям производить группировку и какие математические операции применить к полям.

Для того чтобы добавить эту строку, щелкните мышью на кнопке Групповые операции(Totals), и в списке полей запроса появится новая строка с названием Групповая информация(Total). По умолчанию у всех полей выбрано Группировка (Group By). Если вы желаете вычислить суммарные значения по счетам, то придется выполнить группировку по полям, которые однозначно определяют заказ, а именно Код клиента и Код заказа, так как только они обеспечивают в этом случае уникальность.

Рис. 5.11. Запрос на выборку

Так как нас больше не интересуют отдельные товары, удалите поля Дата и Изделие; чтобы выделить столбец, щелкните мышью на серой полоске над ним и нажмите клавишу Del, чтобы удалить его. В полях, не участвующих в группировке, указывается характер вычислений. Например, чтобы вывести итог по каждому счету, щелкните мышью в строке Групповая операция вычисляемого поля, раскройте список и выберите Sum (сумма). Когда вы выполните запрос, Access выведет сумму для каждого заказа.

В списке Групповая операция содержатся и другие операции, которые можно выполнить над содержимым полей. Можно сменить статистическую математическую функцию, использовать Условие (Where) или задать выражение. Для задания условия создания группы используется значение Условие. Например, если вы хотите сгруппировать клиентов Москвы, добавьте в список полей запроса Город, выберите в качестве оператора Условие и введите в строке Условие отбора (Criteria) значение Москва. (При выборе значения Условие Access сам сбросит флажок Вывод на экран.)

Оператор Условие определяет, какие записи будут входить в группы. Можно выбрать также, по каким группам выводить результаты. Например, вы хотите ограничить список только теми заказами, общая сумма которых превышает $500. Для этого в строке Условие отбора для вычисляемого поля нужно задать значение 500.

Свойства запроса

Есть и другие способы, позволяющие указать, какие записи или группы надо выводить в запросе. Вы, должно быть, заметили на панели инструментов Запросы поле со значением Все (All). Это поле Набор значений (Top Values). По умолчанию Access выводит все записи, удовлетворяющие поставленным условиям. При сортировке выборки вас, тем не менее, могут интересовать не все записи, а, например, пять наиболее крупных заказов или десять наименее успевающих студентов.

Чтобы ограничить количество выводимых записей, введите нужное число в поле Набор значений или раскройте список и выберите из него одно из следующих значений:

Контролировать вывод данных можно и через свойства запроса. Чтобы увидеть свойства запроса, щелкните мышью на свободном месте в серой области окна запроса, где располагаются окна со списками полей, затем щелкните на кнопке Свойства (или щелкните правой кнопкой мыши и выберите из появившегося меню команду Свойства). Вы увидите следующее окно диалога:

Рис. 5.12. Свойства запроса

Введите значение в поле Набор значений или выберите его из раскрывающегося списка.

Двумя другими весьма полезными свойствами являются Уникальные значения (Unique Values) и Уникальные записи (Unique Records). Хотя в таблице и не должно быть повторяющихся записей, сочетания используемых в запросе полей могут привести к появлению в выборке повторяющихся строк. Если значение свойства Уникальные значения – Нет (NO), Access будет выводить все записи, даже если значения полей в некоторых из них совпадают. Если выставлено Да (Yes), то повторяющихся строк в выборке не будет.

Свойство Уникальные записи похоже, но оно учитывает все поля, включая и те, которые не используются в запросе. Если в нем установлено значение Да, то дублирующиеся записи в запросе не появятся.

Мы завершили изучение свойств запросов, поэтому вы можете закрыть окно Свойства запросов (Query Properties). Если вы создали рассматривавшийся здесь запрос, то сохраните его с именем Список заказов и закройте окно запроса.

Если почти все мастера запросов достаточно последовательны и интуитивно понятны, то мастер Перекрестный запрос (Grosstab Query Wizard, Grosstab – сокращение от gross tabulation – перекрестный) требует хотя бы краткого обсуждения. Запросы этого рода предназначены для анализа информации, основанного на двух и более полях из одной или более таблиц. Например, вам хочется узнать, что предпочитают заказывать клиенты. Вас интересует, какие товары, и в каком количестве они заказывают. Значит, данные будут просматриваться и по клиентам и по товарам.

Рис. 5.13. Перекрестный запрос

К сожалению, мастер перекрестных запросов использует поля только из одной таблицы или запроса; связанные таблицы ему недоступны. Чтобы обойти это ограничение, придется сначала создать обычный запрос по нескольким таблицам. Итак, давайте создадим в конструкторе запрос с полем Код клиента из таблицы Клиенты, Количество1 из таблицы Сведения заказов и Изделие из таблицы Склад. Окно запроса будет включать также и таблицу Заказы, так как она связывает остальные таблицы. Этот простой запрос предоставит нам список товаров и их количество во всех заказах.

После того как вы создадите и сохраните этот запрос – назовите его как-нибудь так:Для перекрестного запроса, начните создание еще одного, выбрав мастер Перекрестный запрос. В первом окне мастер просит указать запрос или таблицу, по которой вы хотите построить перекрестный запрос. Если в списке перечислены таблицы, то выберите в группе Показать позицию Запросы (Queries), чтобы увидеть список запросов базы данных, и щелкните на запросе, созданном вами на первом шаге, а затем щелкните на кнопке Далее.

Во втором окне укажите поле, которое будет использоваться для заголовков строк. Если вы проводите анализ заказов клиентов, дважды щелкните на поле Код клиента и щелкните на кнопке Далее. В следующем окне мастер запрашивает поле для заголовков столбцов. В нашем примере в качестве второго измерения при анализе используется поле Изделие.

В следующем окне мастеру надо указать поле, по которому производятся вычисления, и характер вычислений. По умолчанию установлено вычисление среднего значения. Наш пример требует суммарного значения, поэтому в списке функций мы выберем Sum (сумма) и убедимся, что установлен флажок Да (Yes, include summary rows), расположенный под текстом Вычислить итоговое значение для каждой строки.

Последнее окно мастера – старое знакомое стандартное окно. В нем от вас требуется придумать запросу имя (назовем его Товары)и сообщить, желаете ли вы продолжить разработку запроса или просмотреть его результаты.

На рис. 5.14 приведен перекрестный запрос в режиме конструктора. Как вы видите, отличие перекрестного запроса от того, что мы делали чуть раньше, заключается в дополнительной строке Перекрестная таблица (Grosstab).

Раскройте в ней список и выберите способ использования данного поля в запросе. На выбор предлагаются следующие значения: Заголовки строк (Row heading), Заголовки столбцов (Columm heading), Значение (Value) и (не отображается) (Not shown). Нам необходимы, по крайней мере, одно поле заголовков строк, одно – заголовков столбцов и одно – значений. Выбор значения (не отображается) используется для тех полей, которые не включаются в выборку, но по которым производится сортировка или задаются условия отбора. Поля заголовков строк и столбцов должны участвовать в группировке, а для поля значения должен использоваться математический оператор.

Рис. 5.14. Перекрестный запрос – особый тип запроса с группировкой данных

Фильтры и запросы

Фильтры и запросы делают одно и то же. И те, и другие используют список полей для определения, какие записи окажутся на экране и как они будут отсортированы. Любой запрос можно быстро преобразовать в фильтр и наоборот. Когда на экране находится окно фильтра или расширенного фильтра, в меню Файл можно выбрать одно из следующих действий:

· Сохранить как запрос (Save as Query) сохраняет фильтр как запрос. Затем этот запрос можно открыть и изменять, как если он был бы создан конструктором запросов.

· Загрузить из запроса (Load From Query) дает возможность использовать для задания фильтра готовый запрос.

Что дальше?

Вы изучили все составные части Access. Теперь пора заняться делом.

Глава 6. Связи в таблицах

Создание связей между таблицами

В активной базе данных каждая таблица сама по себе индивидуальна и способна функционировать полностью самостоятельно. Но каждая таблица устанавливает прочные связи с другими таблицами, и это помогает им вместе работать на конечный результат.

Речь пойдёт о связях, которые соединяют таблицы. Связи объединяют ваши таблицы и делают их вместе гораздо более полезными, чем они являются по отдельности. Конечно, вы можете использовать каждую таблицу индивидуально, но когда вы соединяете их вместе, польза от них возрастает в геометрической прогрессии. Связи являются ключевым моментов по содержанию вашей информации в порядке, а вашу базу данных – в полном здравии.

Вы устанавливаете связи между двумя таблицами посредством выбора поля в каждой из связываемых таблиц, которые содержат общую информацию для обеих таблиц. Чаще всего вы будете связывать первичный ключ одной таблицы с совпадающим ключом другой таблицы. Важно помнить, что связи устанавливаются между двумя таблицами и что одна из них содержит поле, значения в котором совпадают со значениями первичного ключа другой таблицы. Напомню, что первичный ключ – это поле или совокупность полей, значения которых однозначно идентифицируют записи, хранящиеся в таблице. Поля, с помощью которых устанавливается связь между двумя таблицами, могут иметь различные имена, но, как правило, они совпадают.

Существуют три типа связей: «один-ко-многим», «многие-ко-многим» и «один-к-одному». Давайте разберём на примере создание связей, используя таблицу «Музыка» и новую таблицу «Прокат». Вот как выглядит новая таблица.

Рис. 6.1. Окно таблицы

Первый шаг – надо выбрать Сервис→Схема данных. Откроется окно диалога «Добавить таблицу». В этом окне есть перечень всех таблиц базы данных, вы можете выбрать все таблицы, содержащие аналогичный тип информации и схожие поля, а можете остановиться на двух, как в этом примере. Наведите курсор на таблицу, щелкните один раз мышкой, затем нажмите на кнопку «Добавить». Аналогичные действия выполните и с другой таблицей. Затем нажмите кнопку «Закрыть». Появится следующее диалоговое окно:

Рис. 6.2. Окно схемы данных

Вы можете создавать связи как для таблиц, так и для запросов. Поэтому убедитесь, что вы находитесь во вкладке «Таблицы». Окно диалога «Схема данных» содержит два списка полей. Каждый список содержит все поля соответствующей таблицы, причём ключевое поле каждой таблицы выделено жирным шрифтом.

Для того чтобы установить связь между двумя таблицами, нажмите и удерживайте кнопку мыши на поле «Код исп» списка «Музыка». Перенесите это поле в список «Прокат» на строку «Код диска», и вы увидите маленький прямоугольник, тогда отпускайте кнопку мыши. В результате откроется окно диалога «Изменение связей»:

Рис. 6.3. Окно диалога изменения связей

Это окно содержит информацию об устанавливаемой нами связи и предоставляет в ваше распоряжение дополнительные опции. Левый столбец показывает таблицу, поле которой вы перенесли (главная таблица). Правый столбец показывает таблицу, куда было перенесено поле (подчинённая таблица). Под именами таблиц вы можете видеть поля, которые представляют первичный ключ и внешний ключ, соответственно (в данном случае это поля «Код исп-Код диска», «Исполнитель-Исполнитель» и «Альбом-Диск»). В нижней части этого окна диалога показан тип связи (в данном случае это «многие-ко-многим»). Не обращайте внимания на другие опции и нажмите кнопку «Создать». В больших базах данных с несколькими таблицами вы можете установить несколько связей, например связь «Исполнитель-Исполнитель» и «Альбом-Диск».

Рис. 6.4. Схема данных

Глава 7. Отчеты

Создание отчетов

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access 2002 для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.

Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчет:

· На панели объектов окна База данных (Database) щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report), представленное на рис. 7.1.

· В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите один из элементов: Автоотчет: в столбец (AutoReport: Columnar) или Автоотчет: ленточный (AutoReport: Tabular).

· В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите в списке необходимый элемент.

· Нажмите кнопку «ОК».

Рис. 7.1. Диалоговое окно Новый отчет

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Создание отчета с помощью Мастера отчетов

Еще одним простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты (от самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Использование Мастера отчетов позволяет очень быстро познакомиться со многими основными средствами разработки отчетов, предоставляемыми Access.

Чтобы создать простой отчет:

1. На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report) (см. рис. 7.1).

2. В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите элемент Мастер отчетов (Report Wizard). В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем таблицу “Товары”. Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов (рис. 7.2).

Рис. 7.2. Первое диалоговое окно Мастера отчетов

3. Прежде всего нужно определить, какие поля включить в отчет. С помощью кнопки “>” (или дважды щелкнув по элементу списка) поочередно переместите эти поля из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields). В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.

Замечание

Если на каком-либо шаге создания отчета при помощи Мастера отчетов была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо параметров, то для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад (Back). Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена (Cancel) для отказа от создания отчета и возвращения к окну базы данных.

4. Чтобы перейти ко второму диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 7.3, нажмите кнопку «Далее».

Замечание

Можно таким способом добавлять в создаваемый отчет поля из разных таблиц, которые связаны между собой в схеме данных.

Рис. 7.3. Второе диалоговое окно Мастера отчетов

5. Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблицами и в зависимости от выбранного представления предлагает несколько вариантов группировки записи в отчете.

6. Нажмите на кнопку Вывести дополнительные сведения (Show Me More Information) в левой части диалогового окна для отображения одного из вспомогательных диалоговых окон Мастера отчетов. Если в этом диалоговом окне нажать кнопку Показать примеры (Show Me Examples), то Access выведет дополнительные вспомогательные диалоговые окна, в которых используются примеры, позволяющие продемонстрировать различные способы группировки, которые Мастер отчетов может автоматически применить к создаваемому отчету. Закройте все вспомогательные диалоговые окна и вернитесь к диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 7.3. Нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к третьему диалоговому окну Мастера отчетов.

7. В третьем диалоговом окне Мастера отчетов (рис. 7.4) необходимо определить дополнительные уровни группировки в отчете. Выделите в списке необходимое поле, по которому необходимо произвести группировку, и нажмите кнопку “>” (или просто дважды щелкните по этому полю в списке).

Рис. 7.4. Третье диалоговое окно Мастера отчетов

Замечание

Если потребуется отменить добавление поля группировки, нажмите кнопку “<” или дважды щелкните по названию этого поля (выделенному жирным шрифтом) в области диалогового окна с эскизом отчета.

8. Мастер отчетов позволяет задать интервалы значений, по которым группируются данные. Чтобы изменить их в этом же (третьем) диалоговом окне Мастера отчетов, нажмите кнопку Группировка (Grouping Options). На экране появится диалоговое окно Интервалы группировки (Grouping Intervals). Изменяя интервал группировки, можно влиять на способ группировки данных в отчете. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и прочим значениям. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, первым трем буквам и т.д.

9. Для создаваемого отчета выберите из списка Интервалы группировки (Grouping Intervals) вариант Обычный (Normal) и нажмите кнопку «ОК». Для перехода к четвертому диалоговому окну Мастера отчетов (рис. 7.5) нажмите кнопку «Далее» (Next).

Рис. 7.5. Четвертое диалоговое окно Мастера отчетов

10. Access позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям. По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию, то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку.

11. Чтобы указать для столбца отчета итоговую информацию, нажмите на кнопку «Итоги» (Summary Options). В появившемся диалоговом окне Итоги (Summary Options), изображенном на рис. 7.6, можно задать параметры для выбранного столбца. Выбрать можно среди всех числовых полей отчета, не являющихся счетчиками, которые Мастер отчетов перечислит в этом диалоговом окне и позволит установить для любого из них флажки Sum, Avg, Min и Мах. В зависимости от установленных флажков Мастер отчетов добавит соответствующие итоговые поля в конец отчета, вычисляющие итоговую сумму, среднее значение, минимальное или максимальное значение данного поля по всем записям. Группа переключателей Показать (Show) позволяет выбрать, следует ли в отчете указывать только итоги или необходимо выдавать полный отчет, добавляя поля с промежуточными итогами в конце каждой группы и поля с полными итогами в конце отчета. Для возврата к диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку «ОК».

Рис. 7.6. Диалоговое окно Итоги

12. Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к пятому диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 7.7. Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления сгруппированных данных (вариантов макета отчета). В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета. В группе Ориентация (Orientation) можно выбрать расположение страницы отчета при печати. Широким отчетам, в которых отображается много полей в одной строке, удобно задавать ориентацию альбомная (Landscape). Чтобы перейти к шестому диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее (Next) .

Рис. 7.7. Пятое диалоговое окно Мастера отчетов

13. В шестом диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля (рис. 7.8). Для создаваемого отчета выберите стиль Сжатый (Compact), а затем нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к последнему диалоговому окну Мастера отчетов.

Замечание

В шестом окне Мастера отчетов отображается список всех доступных в данный момент стилей. Кроме шести заранее определенных стандартных стилей, Access позволяет настроить любой стандартный стиль или создать свой собственный для использования при оформлении форм и отчетов, в том числе с помощью мастера. Набор вариантов оформления для отчетов можно пополнить и применить аналогично тому, как это делается для форм.

Рис. 7.8. Шестое диалоговое окно Мастера отчетов

14. В последнем диалоговом окне Мастера отчетов (рис. 7.9) в качестве заголовка отчета введите: Товары на складе. Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет (Preview the Report) и нажмите кнопку Готово (Finish) для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра. Если при этом необходимо получить справку по работе с отчетом, предварительно установите флажок Вывести справку по работе с отчетом? (Display Help on Working with the Report?).

На рис. 7.10 изображен отчет, созданный мастером. Для просмотра всех частей отчета воспользуйтесь вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки. Этот отчет можно использовать непосредственно в том виде, как его создал мастер, или применить его как основу для разработки более сложного отчета.

Рис. 7.9. Последнее диалоговое окно Мастера отчетов

Рис. 7.10. Отчет, созданный Мастером отчетов

7.2. Преобразование отчетов

Вы создаете базу данных, накапливаете в ней данные, редактируете и анализируете их, используя средства Access. В какой-то момент, когда результаты обработки данных готовы, вы представляете их в виде отчета Access – внешне выглядящего как обычный документ, но этот документ можно просмотреть лишь в базе данных Access, в которой он сохранен. Этот вариант не годится, когда результаты своей работы в виде отчета Access вы хотите передать кому-либо другому, кто не работает с Access или даже, возможно, вообще не имеет дела с базами данных. Самый простой вариант – напечатать отчет на принтере, и тогда формат, в котором он был создан, не будет иметь значения. Но чаще всего отчет требуется передать именно в электронном виде, например, переслать по электронной почте или другим способом предоставить данные из отчета, чтобы в дальнейшем они могли быть использованы в других документах.

Для решения этой задачи Microsoft Access предоставляет целый ряд возможностей преобразования отчетов в другие форматы. Это формат документов RTF, с которым можно работать в Word и некоторых других текстовых редакторах, формат электронных таблиц Excel, страницы HTML, разнообразные текстовые форматы (файлы с расширением txt, csv, tab, asc) с возможностью сохранения содержимого отчета на выбор в кодировке Windows, MS-DOS или Unicode, специальный формат снимков отчетов (snapshot). В новой версии Access 2002 к этим форматам добавились страницы доступа к данным и XML.

7.2.1. Преобразование отчета в формат документов Word и Excel

Последние версии Access позволяют преобразовать созданный отчет в документ Microsoft Word формата RTF. Чтобы выполнить такое преобразование:

1. Откройте отчет в любом режиме или просто выделите его в окне базы данных.

2. Выберите команду Сервис, Связи с Office, Публикация в Microsoft Word (Tools, Office Links, Publish It with MS Word).

В результате Access создаст файл формата RTF в текущем каталоге, например в папке Мои документы (Му Documents), по умолчанию используя в качестве имени файла название отчета, а затем откроет его в Word.

С помощью соседней команды меню Сервис, Связи с Office, Анализ в Microsoft Excel (Tools, Office Links, Analyze It with Microsoft Excel) можно преобразовать отчет в электронную таблицу Excel. При выборе этой команды автоматически создается новая рабочая книга Excel, в которую помещается рабочий лист с представлением отчета в виде электронной таблицы. В качестве имени файла XLS используется имя отчета.

7.2.2. Преобразование отчета в другие форматы

В Access существует средство преобразования отчетов в целый ряд других форматов. Это средство называется экспортом. Чтобы экспортировать отчет Access в какой-нибудь другой формат, выделите отчет в окне базы данных или откройте его в любом режиме, а затем выберите команду Файл, Экспорт (File, Export). Появится диалоговое окно экспорта объекта базы данных, похожее на стандартное окно сохранения файла, в котором в качестве типа сохраняемого файла можно выбрать любой формат из предлагаемого списка:

· Microsoft Access (для копирования отчета в другую базу данных);

· Microsoft Excel 5–7 (для преобразования отчета в формат ранних версий Excel);

· Microsoft Excel 97–2002 (для преобразования отчета в формат последних версий Excel);

· страницы HTML (HTML Documents) (для преобразования отчета в формат статических Web-страниц в формате HTML);

· текстовые документы (Text Files) (для преобразования в один из текстовых форматов Windows или MS-DOS: txt, csv, tab, asc);

· Reach Text Format (для преобразования отчета в документ Word);

· снимок (Snapshot Format) (для преобразования отчета в формат статических снимков);

· документы XML (XML Documents) (для преобразования отчета в формат динамических Web-страниц в формате XML).

Выбрав формат в раскрывающемся списке Тип файла (Save as type), введите в поле Имя файла (File name) имя файла, который будет создан, и нажмите кнопку Экспорт (Export). Предварительно можно установить в этом диалоговом окне флажок Автозапуск (Autostart), если вы хотите, чтобы после экспорта автоматически открылся созданный файл в приложении, в котором этот файл можно просмотреть.

Снимки отчетов

В Access есть средство публикации отчетов, отличающееся от экспорта в разнообразные наиболее популярные форматы документов. Это – преобразование отчетов Access в специально разработанный для задачи их публикации формат снимков отчетов (report snapshot). Основная идея этого новшества – предоставление компактного представления отчетов Access в виде отдельных от базы данных файлов (снимков отчетов), которые можно просматривать, листать и печатать без использования Microsoft Access, с помощью специально созданного очень небольшого приложения, названного “Просмотр снимков” (Snapshot Viewer). Эта программа совершенно независима от самого Microsoft Access и может быть установлена без установки на компьютер пакета Microsoft Office. Электронную версию отчета Access в виде файла снимка отчета можно также переслать по электронной почте или распространить другим способом передачи файлов. Те пользователи, на чьих компьютерах установлена программа “Просмотр снимков”, смогут просмотреть полученный в виде снимка отчет.

Для преобразования отчета Access в формат снимка требуется воспользоваться тем же, упомянутым в предыдущем разделе, средством экспорта объектов базы данных Access.

Снимок отчета – файл с расширением snp – содержит копии всех страниц отчета, включая графические и другие вложенные объекты. Чтобы на основе отчета Access создать снимок:

1. В окне базы данных в списке отчетов выделите нужный отчет и выберите команду Файл, Экспорт (File, Export). Появится диалоговое окно Экспорт объекта (Export Object).

2. В раскрывающемся списке Тип файла (Save as type) выберите элемент Снимок (Snapshot Format), в раскрывающемся списке Папка (Save in) выберите папку, в которой будет сохранен файл, а в поле Имя файла (File name) введите имя файла снимка. Нажмите кнопку Экспорт (Export).

3. Созданный в результате снимок отчета будет сохранен в указанной папке, после чего он будет открыт в автоматически запущенном (если ранее не было запущено) приложении “Просмотр снимков”.

Создав файл снимка отчета, вы можете сразу поместить его в папку на Web-узле и, установив ссылки на него на Web-страницах, предоставить доступ к этому снимку отчета всем пользователям Интернета или внутренней сети интранет с помощью программы просмотра Internet Explorer.

Режимы работы с отчетами

Работа с отчетами Access может происходить в трех режимах: в режиме Просмотра образца, в режиме Предварительного просмотра и в режиме Конструктора. Переключиться из одного режима в другой можно либо с помощью команды Образец (Layout Preview), Предварительный просмотр (Print Preview) или Конструктор (Design View) в меню Вид (View) в любом режиме работы с отчетом, либо с помощью кнопки Вид (View) панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) в режиме Конструктора.

Режим Предварительного просмотра предназначен для просмотра отчета в Access в том виде, как он будет выведен на печать. Отчет, открытый в режиме Предварительного просмотра, можно просмотреть в увеличенном или уменьшенном масштабе, отобразить на экране одновременно одну или несколько страниц, а также напечатать, предварительно определив параметры страницы. По умолчанию из окна базы данных (при двойном щелчке по отчету или нажатии кнопки Открыть (Preview) в окне базы данных) отчет открывается именно в этом режиме. Если отчет был открыт в другом режиме, то для перехода в режим Предварительного просмотра выберите команду Вид, Предварительный просмотр (View, Print Preview) или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид (View) панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) и в открывшемся списке выберите элемент Предварительный просмотр (Print Preview).

Рис. 7.11. Отчет в режиме Конструктора

Режим Просмотра образца является удобным средством проверки внешнего вида и структуры (макета) создаваемого отчета. В этом режиме в окно просмотра выводятся только те данные, которые необходимы для заполнения каждого из элементов макета отчета. Для просмотра всех данных, выводящихся в отчете, следует использовать режим Предварительного просмотра. Чтобы перейти в режим Просмотра образца, выберите команду Вид, Образец (View, Layout Preview) или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид (View) панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design), и в открывшемся списке выберите элемент Образец (Layout Preview).

В режиме Конструктора можно разрабатывать отчеты, модифицировать их структуру, изменять внешний вид, добавлять и удалять поля. Этим режимом обычно пользуются разработчики отчетов Access. Чтобы перейти в режим Конструктора, выберите команду Вид, Конструктор (View, Design View) или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид (View) панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design), и в открывшемся списке выберите элемент Конструктор (Design View). На рис. 6.16 показан открытый в режиме Конструктора отчет, создание которого описано в разд. “Создание отчета с помощью Мастера отчетов” этой главы.

Замечание

Создать новый отчет можно “с нуля”, начиная его разработку сразу в режиме Конструктора, не пользуясь средствами автоматического создания отчетов и Мастером отчетов Access. Для этого достаточно дважды щелкнуть по ярлыку Создание отчета в режиме конструктора (Create report in Design view) над списком отчетов в окне базы данных.

Режим Предварительного просмотра

Если в окне База данных (Database) дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по имени существующего отчета, то на экране появится отчет в режиме Предварительного просмотра. На рис. 7.12 изображена панель инструментов Предварительный просмотр (Print Preview), а в табл. 7.1 перечислены кнопки панели инструментов и соответствующие им команды меню в режиме Предварительного просмотра.

Рис. 7.12. Панель инструментов Предварительный просмотр

Таблица 7.1.

Панель инструментов Предварительный просмотр

Оконч. табл.7.1

Режим Просмотра образца

Режим Просмотра образца применяется при разработке отчета для быстрого просмотра полученной структуры отчета. В этом режиме в отчете отображается лишь часть данных, что значительно ускоряет процесс загрузки данных в отчет для просмотра.

Если отчет открыт в режиме Конструктора, то, чтобы перейти в режим Просмотра образца на панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design), нажмите стрелку справа от кнопки Вид (View) и в раскрывшемся списке выделите элемент Образец (Layout Preview). Чтобы вернуться в режим Конструктора и продолжить правку отчета, нажмите кнопку «Вид», отображенную теперь на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview).

Режим Конструктора

Разработку структуры отчета, изменение его внешнего вида, добавление и удаление элементов можно производить только в режиме Конструктора отчетов. Панель элементов (Toolbox), отображаемая в этом режиме, позволяет создавать элементы управления. При этом некоторые элементы управления можно создать с помощью Мастера элементов, осуществляющего пошаговое руководство этим процессом.

К разрабатываемому отчету можно применить один из предлагаемых Access автоформатов, позволяющих быстро настроить внешний вид отчета. Более того, Access позволяет создавать свои собственные автоформаты и применять их к другим отчетам.

Чтобы открыть отчет в режиме Конструктора, выделите нужный отчет в окне базы данных и выберите команду Вид, Конструктор (View, Design View) или нажмите на кнопку Конструктор (Design) в окне базы данных.

Окно Конструктора отчетов состоит из следующих основных элементов:

· Панель инструментов Конструктор отчетов (Report Design). Кнопки этой панели дублируют некоторые команды меню режима Конструктора отчетов. Функции кнопок этой панели инструментов и соответствующие им команды меню описаны в табл. 7.2.

· Панель инструментов Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Report)). Кнопки данной панели облегчают форматирование элементов управления (например, выбор цвета и стиля рамок элементов управления или параметров оформления текста).

· Панель инструментов Панель элементов (Toolbox), с помощью которой в отчет добавляются элементы управления.

· Вертикальная и горизонтальная линейки позволяют производить точную разметку отчета и его разделов.

· Крайняя правая вертикальная линия позволяет определить ширину отчета – расстояние до его правой границы.

· Крайняя нижняя горизонтальная линия позволяет определить высоту нижнего поля отчета.

· С помощью вертикальной и горизонтальной полос прокрутки можно просматривать части отчета, находящиеся за границами области окна Конструктора отчетов.

Панель инструментов Конструктор отчетов

На рис. 7.13 изображена панель инструментов Конструктор отчетов (Report Design), а в табл. 7.2 приведены описания кнопок панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) и соответствующие им команды меню.

Рис. 7.13. Панель инструментов Конструктор отчетов

Таблица 7.2

Панель инструментов Конструктор отчетов

Продолж. табл. 7.2

Оконч. табл. 7.2

Панель элементов

Панель инструментов, появляющаяся при открытии отчета в режиме Конструктора, содержащая кнопки с символическими изображениями элементов управления, называется Панель элементов (Toolbox). Это та же самая панель, которая используется в режиме Конструктора форм, и, как и в случае с формой, она позволяет размещать в отчете новые элементы управления. Чтобы закрыть панель элементов (Toolbox), нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) или нажмите кнопку «Закрыть» (Close) в правом верхнем углу панели элементов.

Замечание

При переходе в режим Конструктора Access автоматически отображает панель элементов. Если ее закрыть, то в следующий раз при переходе в режим Конструктора Access не будет выводить ее. В этом случае для отображения панели элементов нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) или выберите команду Вид, Панели инструментов (View, Toolbars), а затем установите флажок Панель элементов (Toolbox).

Просмотр и печать отчетов

Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Access позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. При просмотре отчета в режиме одной полной страницы (масштаб 100%) Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати.

Просмотреть отчет перед печатью можно в режиме Просмотра образца или в режиме Предварительного просмотра. Переход из одного режима в другой описан в разделе “Режимы работы с отчетами” данной главы.

Чтобы изменить поля страницы отчета, в режиме Предварительного просмотра отчета выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup). Откроется диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), изображенное на рис. 7.14.

Рис. 7.14. Диалоговое окно Параметры страницы

Замечание

Эту же команду можно использовать и в режиме Просмотра образца отчета и после выделения отчета в списке отчетов в окне базы данных.

1. Это диалоговое окно похоже на диалоговые окна Параметры страницы (Page Setup) в других приложениях Windows. Раскройте вкладку Поля (Margins) и уменьшите поля сверху, снизу, слева и справа, чтобы увеличить количество информации, размещаемой на одной странице. Установка флажка Печатать только данные (Print Data Only) позволяет распечатать только данные из отчета, при этом графическое оформление элементов управления, верхний и нижний колонтитулы, а также разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут.

Замечание

Учтите, что установленные в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) значения размеров полей страницы будут использоваться только в данном отчете, поскольку для каждого отчета задается свой набор значений полей. При сохранении отчета Access сохраняет информацию о полях страницы. Для того чтобы установить значения полей страницы, которые будут применяться по умолчанию для всех отчетов базы данных, нужно использовать вкладку Общие (General) диалогового окна Параметры (Options).

2. На вкладке Страница (Page) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) можно определить ориентацию страницы, тип бумаги и принтер, на котором нужно напечатать отчет. После установки всех параметров нажмите кнопку «ОК».

3. Чтобы при просмотре отчета увеличить какую-либо его часть, поместите над ней указатель мыши в виде увеличительного стекла и щелкните левой кнопкой мыши либо нажмите кнопку Масштаб (Zoom) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Можно также выбрать в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom) той же панели инструментов нужный процент увеличения.

4. Чтобы напечатать отчет, нажмите кнопку Печать (факс) (Print (Fax)) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Access напечатает отчет, используя текущие настройки принтера. Если вы хотите поменять принтер, ориентацию страницы или значение какого-либо другого параметра принтера, то выберите команду Файл, Печать (File, Print). На экране появится стандартное диалоговое окно Печать (Print) для принтера, заданного в Windows в качестве принтера по умолчанию (рис. 7.15).

Рис. 7.15. Диалоговое окно Печать

5. С помощью диалогового окна Печать (Print) можно распечатать либо весь отчет целиком, либо его часть, вывести отчет в файл для последующей печати и указать количество печатаемых копий. Нажав кнопку Свойства (Properties), можно изменить значения параметров, относящихся к выбранному принтеру. Для печати отчета нажмите кнопку «ОК».

Часть 3. Пример выполнения задания

Перейдём к полю Отчёты.Создадим отчёт С помощью мастера.Изтаблицы Исполнители возьмём столбец Исполнитель, из таблицы Альбомы – столбцы Название,Студия иГод, из таблицы Носители – столбец Тип носителя. Установим табличный Макет и строгий Стиль. Отчёт готов:

Музыка

ИсполнительНазваниеСтудияГодТип носителя

Rammstein

Mutter Sales Records 2004 Аудиокассета

Good Charlotte

Self Titled Alternativ Lab 2002 Аудио CD

The young & the Alternativ Lab 2003 Аудио CD

Mальчишник

Лучшие песни Мистерия 2002 Аудиокассета

Enigma

The Cross Of New age 2003 DVD диск

Voyaqeur New age 2003 DVD диск

Mystic mixes New age 2003 DVD диск

О-Zone

DiscoZone Megaliner 2004 Аудио CD

4 июня 2006 г.Страница 1 из 1

Часть 4. Варианты заданий

Создать базу данных по следующим параметрам(курсивом выделены поля со списком). Создать запросы типа:

· вычисляемый;

· запрос с параметром;

· запрос на выборку;

· запрос с групповыми операциями;

· запрос на добавление;

· запрос на обновление.

Создать отчёт по работе. Количество записей в БД должно быть не менее десяти.

1. БД «Студенты».

Основные таблицы: Факультет (Код факультета, Название, Код специальности), Успеваемость (Код факультета, Код специальности, Код студента, Средний балл).

Вспомогательные таблицы: Группа (Код группы, Код студента, Средний балл), Одногруппники (Код студента, Фамилия, Имя, Отчество), Специальность (Код специальности, Аббревиатура, Код группы).

2. БД «Зоопарк».

Основные таблицы: Животные (Код животного, Возраст, Здоровье), Служащие (Код служащего, Возраст, Оклад).

Вспомогательные таблицы: Хищники (Код животного, Название, Тип корма), Травоядные (Код животного, Название, Тип корма), Работники (Код служащего, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес).

3. БД «Магазин».

Основные таблицы: Продукция (Код товара, Цена, Срок годности), Сотрудники (Код сотрудника, Оклад, Стаж работы).

Вспомогательные таблицы: Товары (Код товара, Наименование, Цена), Поступления товара (Код товара, Дата поступления, Срок годности), Персонал (Код сотрудника, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон).

4. БД «Завод».

Основные таблицы: Выпуск (Код марки, Код автомобиля, Дата выпуска), Служащие (Код служащего, Должность, Оклад).

Вспомогательные таблицы: Марки (Код марки, Название, Количество), Автомобили (Код автомобиля, Категория вождения, Количество), Работники (Код служащего, Фамилия, Имя, Отчество, Должность).

5. БД «Спартакиада».

Основные таблицы: Победители (Код участника, Место), Проигравшие (Код участника, Код учебного заведения, Результат).

Вспомогательные таблицы: Участники (Код участника, Фамилия, Имя, Отчество), Дисциплины (Код дисциплины, Код участника, Результат), Учебные заведения (Код учебного заведения, Название).

6. БД «Склад».

Основные таблицы: Продукция (Код продукции, Дата поставки, Дата продажи), Сотрудники (Код сотрудника, Стаж работы, Оклад).

Вспомогательные таблицы: Техника (Код продукции, Наименование, Производитель), Продукты (Код продукции, Наименование, Срок годности), Рабочие (Код сотрудника, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес).

7. БД «Строительная фирма».

Основные таблицы: Объекты (Код объекта, Дата сдачи, Стоимость), Персонал (Код служащего, Стаж работы, Оклад).

Вспомогательные таблицы: Здания (Код объекта, Назначение, Начало строительства, Дата сдачи), Сооружения (Код объекта, Наименование, Дата сдачи), Работники (Код служащего, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон).

8. БД «Нотариальная контора».

Основные таблицы: Реестр (Код работы, Стоимость, Код исполнителя), Заказы (Код работы, Срок выполнения, Код исполнителя).

Вспомогательные таблицы: Виды работ (Код работы, Наименование, Срок выполнения, Стоимость), Бесплатные работы (Код работы, Наименование, Срок выполнения), Служащие (Код исполнителя, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон).

9. БД «Успеваемость».

Основные таблицы: Средние баллы (Код школы, Код класса, Средний балл), Экзамены (Код школы, Код ученика, Балл за экзамен).

Вспомогательные таблицы: Школы (Код школы, Название, Количество учеников), Классы (Код класса, Класс), Ученики (Код ученика, Фамилия И.О., Средний балл, Балл за экзамен).

10. БД «Конференции».

Основные таблицы: Статистика (Код участника, Код доклада, Место), Графики (Код темы, Место проведения, Дата).

Вспомогательные таблицы: Участники (Код участника, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Место рождения), Доклады (Код доклада, Тема, Код участника, Объём), Темы (Код темы, Тема, Объём).

11. БД «Пекарня».

Основные таблицы: Производство (Код продукции, Дата выработки, Стоимость), Персонал (Код работника, Смена, Оклад).

Вспомогательные таблицы: Продукция (Код продукции, Наименование, Срок годности, Дата выработки), Работники (Код работника, Фамилия, Имя, Отчество, Смена).

12. БД «Ферма».

Основные таблицы: Реестр (Код обитателя, Название, Кличка, Возраст), Работники (Код работника, Стаж, Закреплённый обитатель).

Вспомогательные таблицы: Обитатели (Код обитателя, Кличка, Тип корма, Количество корма), Корма (Тип корма, Наименование, Общее количество), Рабочие (Код работника, Фамилия, Имя, Отчество, Закреплённый обитатель).

13. БД «Детский сад».

Основные таблицы: Воспитанники (Код ребёнка, Фамилия, Группа), Работники (Код работника, Возраст, Стаж работы).

Вспомогательные таблицы: Дети (Код ребёнка, Фамилия, Родители, Возраст), Воспитатели (Код работника, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес), Служащие (Код работника, Фамилия, Телефон).

14. БД «Золотая рыбка».

Основные таблицы: Исполненные желания (Код желания, Код желающего, Дата подачи заказа), Невыполнимые желания (Код желания, Срок выполнения, Причина).

Вспомогательные таблицы: Желающие (Код желающего, Фамилия, Адрес, Род занятий), Желания (Код желания, Желание, Цена), Срочные заказы (Код желания, Желание, Срок выполнения, Цена).

15. БД «Проспекты».

Основные таблицы: Архангельская область (Код города, Код проспекта, Дата основания, В чью честь назван), Коми республика (Код города, Код проспекта, Основатели, Цель основания).

Вспомогательные таблицы: Названия (Код проспекта, Название, Дата основания, Основатели), Основатели (Код основателей, Основатели, Где родились), Города (Код города, Город, Количество проспектов).

16. БД «Садоводческие товарищества».

Основные таблицы: Оплата (Код товарищества, Название улицы, Код жителя, Стоимость), Сроки (Код товарищества, Название улицы, Код участка, Код жителя, Срок аренды).

Вспомогательные таблицы: Садоводческие товарищества (Код товарищества, Название, Количество улиц, Количество жителей), Жители (Код жителя, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Название улицы, Код участка), Арендная плата (Код жителя, Стоимость).

17. БД «Стадион».

Основные таблицы: Посетители (Код посетителя, Ряд, Место, Количество), Выручка (Фамилия, Возраст, Цена билета).

Вспомогательные таблицы: Места (Место, Ряд, Корпус), Регистрация (Код посетителя, Фамилия, Возраст, Цена билета), Расценки (Возраст, Цена билета).

18. БД «Рыбалка».

Основные таблицы: Улов (Код рыболова, Код рыбы, Количество, Вес, Общий вес), Призёры (Код рыболова, Общий вес, Место).

Вспомогательные таблицы: Рыболовы (Код рыболова, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Тип снасти, Код рыбы, Количество), Виды рыбы (Код рыбы, Название, Вес).

19. БД «Флот».

Основные таблицы: Новые суда (Код судна, Название, Срок службы), Состав (Код судна, Код служащего, Время службы).

Вспомогательные таблицы: Корабли (Код судна, Название, Дата выпуска), Подлодки (Код судна, Название, Дата спуска на воду), Кадры (Код служащего, Фамилия, Имя, Отчество, Возраст, Звание).

20. БД «Сказки».

Основные таблицы: Новые книги (Код автора, Код сказки, Дата издания, Тираж), Старинные сказки (Код автора, Название, Дата написания, Город издания).

Вспомогательные таблицы: Авторы (Код автора, Фамилия, Имя, Отчество), Произведения (Код сказки, Название, Дата написания), Издательства (Код издательства, Код автора, Дата издания).

21. БД «Кинематограф».

Основные таблицы: Картотека (Код фильма, Код режиссёра, Число копий), Первый показ (Код фильма, Название, Код режиссёра, Фамилия, Кинотеатр).

Вспомогательные таблицы: Фильмы (Код фильма, Название, Год создания), Режиссёры (Код режиссёра, Фамилия, Имя, Отчество), Актёры (Код актёра, Фамилия, Имя, Отчество, Возраст, Семейное положение).

22. БД «Детские лагеря отдыха».

Основные таблицы: Расценки (Код лагеря, Местоположение, Стоимость), Культурная программа (Код лагеря, Специализация, Код мероприятия, Число участников).

Вспомогательные таблицы: Лагеря (Код лагеря, Название, Специализация, Местоположение), Отдыхающие (Код отдыхающего, Ф.И.О., Дата рождения, Место жительства), Мероприятия (Код мероприятия, Наименование, Код лагеря).

23. БД «КВН»

Основные таблицы: Чемпионы высшей лиги (Код команды, Название, Год), Чемпионы премьер-лиги (Код команды, Название, Год).

Вспомогательные таблицы: Команды (Код команды, Название, Город, Количество человек), Расписание игр (Код игры, Тема, Сезон), Максимальные баллы (Визитка, Разминка, СТЭМ, Домашнее задание).

24. БД «Практика».

Основные таблицы: Результаты (Код работы, Код студента, Оценка), Сроки (Код специальности, Вид работы, Срок выполнения).

Вспомогательные таблицы: Работа (Код работы, Вид работы, Место прохождения, срок выполнения), Студенты (Код специальности, Специальность, Код студента, Дата сдачи), Контроль (Код специальности, Код студента, Закреплённый преподаватель).

25. БД «День рождения».

Основные таблицы: Приглашения (Код приглашённого, Имя, Адрес, Дата), Подарки (Код подарка, Код приглашённого, Подарок).

Вспомогательные таблицы: Приглашённые (Код приглашённого, Имя, Возраст), Стол (Код блюда, Название, Расположение), Программа (Код действия, Действие, Награды).

Часть 5. Контрольные вопросы к зачёту

1. В каких объектах хранятся данные базы?

2. Чем отличаются поля и записи таблицы?

3. Какие типы полей таблиц вы знаете?

4. Содержит ли какую-либо информацию таблица, в которой нет ни одной записи?

5. Содержит ли какую-либо информацию таблица, в которой нет полей? Может ли существовать такая таблица?

6. В чём состоит особенность поля типа Счётчик?

7. В чём состоит особенность поля типа Memo?

8. Какое поле можно считать уникальным?

9. Каким должно быть поле первичного ключа?

10. В чём преимущество поля, являющегося первичным ключом?

11. Какую БД называют реляционной?

12. Поле какого типа является естественным кандидатом на роль ключевого поля?

13. В каком диалоговом окне создают связи между полями таблиц БД?

14. Почему при закрытии таблицы программа Access не предлагает выполнить сохранение внесённых данных?

15. Для чего предназначены запросы?

16. Запросы без данных обращены к таблицам. Как называются таблицы, на базе которых основан запрос?

17. В результате работы запроса образуется таблица. Как называется эта таблица?

18. Как называется категория запросов, предназначенная для выбора данных из таблиц базы?

19. Как называется бланк, заполнением которого создаётся структура запроса?

20. Как называется поле, данные в котором образуются в результате расчёта с участием данных, содержащихся в других полях?

21. Как называется категория запросов, выполняющих итоговые вычисления?

22. Какие итоговые функции вы знаете?

23. Для выполнения итоговых вычислений записи в таблицах должны быть сгруппированы по какому-либо признаку. В то же время, в бланке запроса по образцу нет строки для команды группировки. Как внести в него эту строку?

24. Каждому полю таблицы в бланке запроса по образцу соответствует один столбец. В нём можно дать команду на расчёт одной итоговой функции. Как сделать 4 итоговых вычисления по одному полю, например, определить суммарную, среднюю, максимальную и минимальную цену товаров в некоей группе?

25. В запросе имеется вычисляемое поле с названием ФИО. В нём записано выражение, согласно которому берутся данные из трёх полей: Фамилия, Имя и Отчество, потом эти данные сливаются вместе в одну строку и заносятся в это поле. Как сделать, чтобы в результирующей таблице отображалось содержимое поля ФИО без дублирования данных из тех полей, по которым оно рассчитано?

26. Как с помощью запроса провести сортировку записей в таблице по какому-либо полю?

27. Какие два типа сортировки вы знаете?

28. В базе данных есть поля: Фамилия, Имя, Отчество. В столбцах бланка запроса по образцу, соответствующих этим полям, включено указание на проведение сортировки. Так по какому же из трёх полей на самом деле произойдёт сортировка?

29. Для чего предназначены формы?

30. Какие методы автоматического создания форм вы знаете?

31. Из чего состоят формы?

32. Какие разделы форм вы знаете?

33. Какие элементы управления форм вы знаете?

34. При создании элемента управления формы рядом с ним автоматически образуется элемент управления, называемый присоединённой надписью. Как оторвать эту надпись от элемента управления, если разработчик не хочет, чтобы она располагалась слева, а желает поместить её ниже элемента управления?

35. Какой командой можно выровнять элементы управления формы, расположенные неаккуратно?

36. При заполнении таблиц удобно не вводить часто повторяющиеся данные, а выбирать их из заранее заготовленного списка. Это не только облегчает работу наборщиков, но и позволяет избежать ошибок в наиболее ответственных участках. Как называются элементы управления формы, позволяющие это сделать?

37. Можно ли использовать формы не только для ввода, но и для вывода данных? Ели да, то на какое устройство компьютерной системы выполняется этот вывод?

38. Для чего предназначены отчёты?

39. На какое устройство компьютерной системы происходит вывод данных при работе отчёта?

40. Из чего состоят отчёты?

41. Какие разделы отчётов вы знаете?

42. Что общего и в чём различие между разделами отчётов и разделами форм?

43. Какие способы автоматической генерации отчётов вы знаете?

44. Что следует указать программе Access для автоматической генерации отчёта? (На базе чего выполняется отчёт?)

45. С какими ещё объектами, кроме таблиц, запросов, форм и отчётов? работает СУБД Access? Для чего они предназначены?

Часть 6. Глоссарий (Словарь терминов)

В данной части приводятся определения терминов, употребляемых в теоретических сведениях.

Библиографический список

1. Ломтадзе, В.В. Информатика (раздел СУБД) [Текст] / В.В. Ломтадзе, Л.П. Шишкина. – Ухта: УГТУ, 2001.

2. Гончаров, А. Access 7.0 в примерах [Текст] / А. Гончаров. – СПб.: Питер, 1997. – 256 с.: ил.

3. Карпова, Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация [Текст] / Т.С. Карпатова. – СПб.: Питер, 2001. – 304 с.: ил.

4. Евдокимов, В.В. Экономическая информатика [Текст] / В.В. Евдокимов. – СПб.: Питер, 1997. – 592 с.: ил.

5. Симонович, С.В. Информатика: Базовый курс [Текст] / С.В. Симонович. – СПб.: Питер, 2001. – 640 с.: ил. [Текст]

6. Угринович, Н.Д. Информатика и информационные технологии [Текст]: учебник для 10-11 классов / Н.Д. Угринович. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2003. – 512 с.: ил.

7. Туманова, О.Н. Системы управления базами данных [Текст]: метод. указания/ О.Н. Туманова, Н.Ю. Фридрих, Ю.П. Новикова. – Ухта: УГТУ, 2003. – 36 с.