Техническое документирование – Бухгалтерский учет и аудит – KazEdu.kz

Техническое
документирование

Оглавление

Введение

Глава
1. Конструкторская документация

Глава
2. Проектно-сметная документация

Глава
3. Технологическая документация

Глава
4. Научно-исследовательская документация

Глава 5. Техническая документация по изобретательству и
стандартизации

Глава
6. Изготовление и оформление технической документации

Глава 7. Организация хранения и использования технической
документации в ведомственных технических архивах

Глава
8. Экспертиза ценности научно-технических документов

Заключение

Список
использованной литературы

Введение

Написанию данной курсовой работы способствовало
моё стремление изучить основные понятие и принципы технического
документирования, что является частью моей конечной цели по изучению дисциплины
«Документоведение».

Главными задачами при написании данной курсовой
работы являются определение и изучение необходимой информации, касающейся
технического документирования.

Основным методом, соответствующим поставленным
мною целям, является систематическое изучение литературы, посещение библиотек. 

Правильное оформление и обозначение технической
документации способствует четкой организации произ­водственного процесса, дает
возможность организо­вать рациональное хранение, расширить её использо­вание.

Технические документы — обобщающее
название документов (графических и текстовых), в которых за­фиксирована техническая
мысль.

Техническая документация возникает в процессе
проектирования зданий и инженерных сооружений,  конструирования машин,
проведения научно-техниче­ских и экспериментальных исследований, организации
промышленного производства, во время осуществле­ния геодезических работ,
геологических изысканий. С техническими документами все больше стали иметь дело
работники делопроизводства, органов на­учно-технической информации,
ведомственных архи­вов.

Наиболее широко известна конструкторская, про­ектная,
технологическая, научно-исследовательская документация. Основным видом
технических докумен­тов является чертеж — изображение предмета на плос­кости,
выполненное особыми графическими приемами. Чертеж, на котором имеются некоторые
текстовые указания, дает возможность представить внешний вид предмета в
пространстве, понять его устройство, а так­же установить, из каких материалов и
каким спосо­бом предмет следует изготовлять.

Техническая документация служит для решения на­учно-технических
проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов
промышленно­го производства и т. п. Технические документы сохра­няют свое
практическое значение и после  окончания строительства или снятия изделия с
серийного произ­водства и выполнения других работ. Так, технические документы
по строительству необходимы для эксплуа­тации построенных по этим проектам
объектов, раз­личного рода перестроек и т. д. Старые технические документы
используются при утверждении новых про­ектов в качестве сравнения  и  для 
различного  рода справок. Для эксплуатации машин и агрегатов также оказывается
необходимым наличие технической доку­ментации.

Технические документы широко используются в ка­честве
источников для исследований в области истории науки и техники, установления
научного приоритета. Историко-научные и историко-технические выводы яв­ляются
базой для  прогнозирования  развития  науки и техники, что имеет исключительно
большое практи­ческое значение.

Глава1. Конструкторская
документация

Для
изготовления изделия промышленного произ­водства разрабатывается
конструкторская документа­ция. Стандарты  определяют виды и комплектность
конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности. Устанавливает
сле­дующие виды конструкторских документов: чер­теж — детали, сборочный, общего
вида, теоретический, габаритный, монтажный; чертеж-схема; специфика­ция,
техническое описание, ведомости, пояснительная записка и др.

Текстовые конструкторские документы могут со­держать
сплошной текст (технические описания, паспорта, расчеты, пояснительные записки,
инструкции и т. п.) и текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости,
таблицы и др.). Рассмотрим каждый из ви­дов конструкторских документов.

На чертеже детали содержится ее
изображение и другие данные, необходимые для изготовления: раз­меры, материал,
термообработка до заданной прочно­сти (в кг/мм²), чистота обработки
поверхности, класс точности и допуски.

На сборочном чертеже — изображение
сборочной единицы, которое дает представление о расположении и взаимной связи
ее составных частей и обеспечивает возможность осуществления сборки и контроля.
На сборочном чертеже иногда помещаются схемы соеди­нения или расположения
составных частей изделия, если они не оформлены в виде специальных докумен­тов,
а также показываются крайние положения пере­мещающихся частей конструкций.

На чертеже общего вида содержится
изображение изделия с разрезами и сечениями, текстовая часть и надписи,
необходимые для понимания конструктив­ного устройства этого изделия, а также
взаимодейст­вия его основных составных частей и принципа рабо­ты, данные о его
составе. На чертежах общих видов помещаются технические характеристики.

Теоретический чертеж — документ,
определяющий геометрическую форму (об­воды) изделия и координаты расположения
его со­ставных частей.

Габаритный чертеж — технический документ,
со­держащий контурное (упрощенное) изображение изде­лия с указанием габаритных,
установочных и присо­единительных размеров.

На монтажном чертеже также приводится
контур­ное изображение изделия и данные, необходимые для его установки
(монтажа).

Чертеж-схема — это упрощенное
изображение ма­шин, механизмов, установок и пр., дающее лишь в об­щих чертах
представление об их устройстве и принци­пах действия. На схемах показаны в виде
условных изображений или обозначений части изделий и связи между ними. Электротехнические
схемы являются ос­новным видом чертежной документации, составляемой при
разработке электротехнических изделий, проектов механизации и автоматизации
производственных цик­лов и процессов. Схемы не дают представления о внешнем
виде конструкции и размерах предмета.

В техническом описании содержатся сведения
о наиболее характерных особенностях данного изде­лия, приводятся его основные
показатели, описывает­ся назначение конструкции, устройство и работа его
отдельных частей.

Спецификация — документ, определяющий
состав изделия, сборочной единицы, комплекса или комп­лекта.

Пояснительная записка — текстовой
технический документ, содержащий описание устройства и прин­ципа действия
разрабатываемого изделия, а также обоснование принятых технических и
технико-экономи­ческих решений.

Ведомости — это списки различных
документов, сгруппированных по определенным признакам. Составляются ведомости
специфика­ций, ссылочных документов, покупных изделий, ведо­мости технических
документов, вошедших в состав тех­нического предложения, эскизного и
технического проектов, ведомости держателей подлинников, т. е. пе­речень
предприятий, которые хранят подлинные доку­менты, разработанные для данного
изделия, ведомо­сти согласования применения изделий и др.          

Конструкторские документы в зависимости от
способа их выполнения и характера использования подразделяются на ориги­налы,
подлинники, дубликаты, копии.

Оригиналом считается
документ, выполненный кон­структором на бумаге и предназначенный для изго­товления
по нему подлинника (кальки и др.). Подлинник — это технический документ,
подписанный ответ­ственными лицами и выполненный на материале, позволяющем
многократное снятие с него копий. Дубликаты — копии подлинников. Они
также выполняются на материале, который дает возможность снимать с него
многократные копии, и подписываются ответ­ственными лицами. Копии —
документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлин­ником 
и предназначенные для непосредственного использо­вания при разработке, в
производстве, эксплуатации, ремонте изделия.

Глава 2. Проектно-сметная
документация

Проектно-сметная документация создается при ре­шении
вопроса о возведении, реконструкции и ремон­те объектов капитального
строительства. Проектная документация для строительства характеризует вид
строительства, внешний вид и технико-экономические показатели объекта,
архитектурные и технологические решения, стоимость работ. Проектная
документация для строительства подразделяется на проектную доку­ментацию по
планировке и застройке городов, посел­ков, промышленных комплексов, сельских и
других на­селенных пунктов; по жилищно-гражданскому, промышленному и
сельскохозяйственному, энергетиче­скому и гидротехническому, транспортному
строитель­ству.

В процессе проектирования объектов капитально­го
строительства создаются индивидуальные, экспе­риментальные, типовые проекты,
проекты-эталоны, проекты-привязки и проекты малых архитектурных форм.

Основные виды проектной документации — гене­ральный
план, чертежи фасадов, планов, разрезов зда­ния, паспорта проектов, рисунки,
пояснительные за­писки, эскизы, расчеты, схемы, картографические документы,
сметы.

На генеральном плане дается изображение
всего участка строительства, на котором в контурах вида сверху представлено размещение
существующих и про­ектируемых объектов, отражено благоустройство, озе­ленение,
а иногда и топографическое состояние места строительства.

Для строительства какого-либо объекта промыш­ленного
или гражданского назначения  разрабатываются общие чертежи и чертежи
деталей. К общим от­носятся чертежи фасадов, планов по этажам, а также
поперечные и продольные разрезы здания. Фасад — это внешний вид здания с
фрагментами его архитектурного оформления. На общих чертежах (пла­нах и
разрезах) указывается расположение оборудо­вания, инженерных коммуникаций,
взаимная их увяз­ка, маркировка, а также габаритные размеры. Для проведения
особых видов строительно-монтажных ра­бот (отопление и вентиляция, водопровод и
канализа­ция, электроосвещение, телефон, и др.) выполняются чертежи
специального оснащения зданий и сооружений с деталировкой слож­ных узлов и со
спецификациями на оборудование и ма­териалы. На деталировочных чертежах
указываются размеры деталей и элементов здания или сооружения, их сопряжения,
сечения конструктивных элементов и спецификации.

Для оценки архитектурной стороны проекта созда­ются
в красках рисунки фасадов проектируемых зда­ний. Рисунки, так же как и
чертежи, представляют со­бой изображение предмета на плоскости, но в отличие от
чертежа, выполненного в ортогональной проекции, рисунки дают рельефное
изображение предметов. Раз­личаются рисунки художественные и технические. Ху­дожественные
рисунки изображают предмет в перс­пективе, технические выполняются в
аксонометрии: фронтальной, изометрической и диметрической проек­циях.

Эскизами называются чертежи, вы­полненные
от руки, обычно на миллиметровой бумаге. Они являются черновиками, содержание
которых по­том переносится на ватман с помощью чертежных ин­струментов.

Паспорт проекта — документ, в котором
дается схе­матическое изображение объекта, краткое описание и сообщаются
основные технические показатели.

В пояснительной
записке содержится справка о про­ектировании объекта, сведения о его
назначении, вне­шнем виде, внутреннем устройстве; сообщаются наи­более
характерные особенности данного объекта, приводятся его основные технические
показатели, ука­зывается назначение, описывается внутреннее устрой­ство и
работа отдельных частей, особенности конст­рукции. Кроме того, в пояснительной
записке дается объяснение экономических, общественных и других условий и
предпосылок создания объекта, аргумента­ция выбора данного варианта.       

Расчеты (гидравлические,
тепловые, аэродинами­ческие, на сейсмичность и др.) указывают параметры здания
или сооружения и его составных частей в за­висимости от установленных расчетных
данных. Рас­четы производятся на основании использования дости­жений
физико-химических, биологических и других от­раслей науки.

В состав проектов многих сооружений (дорог, элек­тростанций,
гидротехнических и др.) входят карто­графические документы:
топографические, специаль­ные и иные карты, планы городов, населенных пунк­тов,
местности.

К проектной документации всегда прикладывают­ся
сметы, которые хотя и не являются техническими документами в собственном смысле
слова, но необхо­димы, так как ни одна стройка невозможна без пред­варительного
установления финансовых затрат. Смет­ная документация (генеральная, рабочая
смета, каль­куляция) составляется на основе единичных расценок строительных
работ и других нормативных материа­лов, установленных соответствующими 
ведомствами.

Глава 3. Технологическая
документация

Технологическая документация — совокупность
графических и текстовых технических документов, которые отдельно или в
комплексе определяют процесс изготовления изделий промышленного производства
или процесс сооружения объектов капитального строительства.

В технологической документации отражены спосо­бы
изготовления деталей, сборки промышленных из­делий, строительства, эксплуатации
и ремонта соору­жений, способы организации производственного процесса. К этой
документации относятся технологиче­ские карты, заводские регламенты, чертежи
приспособлений, оборудования и инструмента, графики работы цехов и бригад,
технические условия, схемы технологического процесса и другие нормативные мате­риалы
по составлению технологии.

Основным технологическим документом является технологическая
карта, на которой дается подробное описание и приводятся расчеты всех
производственных операций, необходимых для изготовления изделия.

Технологические карты бывают следующих видов:

1)  
операционная, на которой зафиксирована отдель­ная производственная
операция (просверлить отвер­стие, отшлифовать поверхность и т. п.);

2)  
общая, или маршрутная, на которой показаны в определенной по­следовательности
все операции по изготовлению из­делия или детали;

3)  
цикловая, на которой перечис­ляются группы операций, выполняемых
одним рабочим или производимых, в одном цехе;

4)  
карта типового технологического процесса, содержащая сведения о
средствах технологического оснащения и материаль­ных нормативах для
изготовления группы деталей и сборочных единиц.

Общая, или маршрутная, технологическая карта
составляется на каждое изделие. На основании ее вы­полняются операционные и
другие технологические до­кументы, а также проектируются приспособления, спе­циальный
инструмент, подбирается оборудование, схе­матично указанные на общей карте. В
технологических картах подробно и последовательно записаны все про­изводственные
операции по изготовлению каждой де­тали, сборочной единицы, изделия.

В
технологических картах указываются: название операций, схема установки и
обработки изделия, при­меняемые станки, инструмент и приспособления, ре­жим
работы (скорость, тепловой режим и т. д.), время обработки (машинное и
вспомогательное), специаль­ность и разряд рабочего, стоимость каждой операции.

К технологическим
документам относятся также заводские регламенты. По ним идет
промышленное производство на химических, металлургических, цел­люлозно-бумажных,
нефтеперерабатывающих и дру­гих предприятиях. В заводских регламентах описыва­ются,
нормируются и в отдельных случаях схематично изображаются те физико-химические
процессы (реак­ции, компоненты, аппаратура и др.), которые должны протекать для
получения изготовляемого продукта.

Глава 4. Научно-исследовательская
документация

Научно-исследовательская документация создается в
процессе проведения научных исследований в раз­личных отраслях техники и
выполнения теоретических и прикладных научно-технических разработок, отобра­жает
теоретическое и практическое решение научно-технических проблем, внедрение их
результатов в про­изводство.  Основными видами научно-исследовательской
документации являются:

1)  
итоговые и этапные отчеты по научно-исследовательским (НИР),
опытно-конструкторским (ОКР), опытно-технологическим (ОТР) и
экспериментально-проектным (ЭПР) рабо­там;

2)  
технические отчеты о НИР, ОКР, ОТР, ЭПР с приложениями;
заключения, отзывы и рецензии о НИР, ОКР, ОТР, ЭПР;

3)  
аннотации на научно-исследовательские работы; паспорта, регламенты
на научно-исследовательские работы;

4)  
монографии, диссертации и отзывы на них;

5)  
технические задания на НИР;

6)  
программы научно-исследовательских работ;

7)  
отчеты, доклады о работе научных экспедиций; отчеты, доклады о
научных и технических командировках специа­листов;

8)  
технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.;

9)  
первичная документация, об­разующаяся в процессе проведения НИР,
ОКР, ОТР ЭПР (журналы записей экспериментов, результаты анализов, дневники
записей показателей приборов);

10)  
документы на электронных носителях (дисках), фотографии, связанные
с процессом ис­следования.

Глава 5. Особенности
технической документации по изобретательству и стандартизации

Научно обоснованные стандарты способствуют тех­ническому
успеху, являются эталоном качества про­дукции.

Стандарты — это особые
технические документы юридического значения. Чертеж стандартного изделия
представляет собой изображение предмета с простав­ленными размерами и другими
показателями, которые важны не для изготовления предмета, а для его при­менения.
Конструктор, проектировщик, технолог вы­бирает для воплощения своей технической
идеи соот­ветствующие детали, арматуру, изделия, конструкции, изображенные на
этих стандартах. Применение стандартных деталей и изделий при разработке
проектов новых машин или объектов, новой технологии являет­ся обязательным.
Стандартные детали и изделия изго­товляются на специализированных заводах по
обыч­ным детальным и сборочным чертежам. С целью заме­ны устаревших показателей
все действующие стандарты периодически пересматриваются и устанав­ливаются
новые с учетом достижений науки и техники.

Наиболее распространенными видами изобрета­тельской
документации являются заявки на техниче­ские предложения и изобретения,
авторские свиде­тельства (патенты) на изобретения, удостоверения на
рационализаторские предложения, свидетельства (или патенты), выдаваемые на
промышленные образцы и др.

Заявка включает в себя
заявление, о выдаче соот­ветствующего документа на изобретение, техническое
описание, расчет и чертеж общего вида конструкции. В заявлении содержатся:
просьба о выдаче авторского свидетельства на изобретение, его краткое название,
фамилия, имя, отчество автора (или авторов) предпо­лагаемого изобретения, место
работы, занимаемая должность, образование, ученая степень и домашний адрес. В
заявлении должно отмечаться, публиковалось ли и рассматривалось ли содержание
предполагаемого изобретения и если рассматривалось, то где, когда и кем, каковы
результаты; приводятся сведения о на­личии разработанной технической
документации, об изготовлении опытного образца, его испытаниях и результатах
этих испытаний. В конце заявления даются сведения о приложениях, указывается
число их эк­земпляров и на скольких листах выполнен каждый до­кумент. Кроме
этого, в заявлении могут сообщаться и другие данные в зависимости от характера
изобре­тения. Информация о технической стороне предпола­гаемого изобретения
содержится в описании изобрете­ния, которое представляет собой
технико-правовой до­кумент, иллюстрируемый чертежами.

Патент — это документ,
удостоверяющий авторст­во определенного лица или группы лиц на данное изо­бретение,
дающий этим лицам исключительное право изготовлять и продавать изобретенные ими
предметы.

Глава 6. Изготовление и
оформление  технической документации

Первыми техническими документами, которые
возникают в процессе технического творчества, являются наброски, схемы, эскизы
и предварительные расчеты. Эти документы обычно являются черновиками для соз­дания
чертежа или других технических документов.

Производственные чертежи выполняются на бума­ге
стандартного формата. Государственными стандартами установлены форматы листов,
применяемых для выполнения чертежей во всех отраслях промышленности и
строительства (таблица 1).

Таблица
1. Размеры
форматов.

Допускается при необходимости применять формат А5
(148×210), а также дополнительные форматы, об­разуемые увеличением коротких
сторон основных фор­матов на величину, кратную их размерам (таблица 2).
Обозначение производного формата состоит из обо­значения основного формата и
его кратности, согласно таблице 2, например: А0×2 (1189×1682).

Чертежи выполняются на ватмане, иногда исполь­зуется
пергаментная калька, на которой можно рабо­тать карандашом, а также
эмульсированная калька. Калька, покрытая эмульсионным слоем, приобретает ценные
свойства: обычный карандаш дает на ней чет­кие линии.

Таблица 2. Дополнительные
форматы.

На каждом листе чертежа вычерчивается рамка,
отстоящая от краев бумаги с трех сторон на 5 мм, а с левой стороны, если
чертежи подлежат брошюров­ке, — на 20 мм. Чертежи большого формата склады­ваются
до размера формата А4. При этом листы скла­дывают изображением наружу так,
чтобы основная надпись (угловой штамп) оказывалась на верхней ли­цевой стороне
сложенного листа в его правом нижнем углу.

Все надписи на чертежах сосредоточены в одном
месте в специально разграфленных трафаретках или угловых штампах, расположенных
в правом нижнем углу листа. В угловом штампе указываются все ос­новные сведения
о чертеже, что позволяет найти нуж­ный документ среди массы других, установить
техни­ческие данные, необходимые для изготовления изо­браженного на чертеже
изделия (материал, масштаб, режим термообработки и др.). С помощью углового
штампа можно определить разновидность чертежа (об­щий вид, чертеж сборочной
единицы, детальный чер­теж) , узнать, к какому изделию относится этот чертеж,
какие чертежи в свою очередь с ним связаны. Из содержания углового штампа
выясняют, кто является автором данной конструкций, дату утверждения чер­тежа,
некоторые элементы технической характеристи­ки изделия. В угловом штампе
помещаются также подписи лиц, ответственных за правильность разра­ботки и
оформления технических документов, дата вы­пуска.

Основная надпись сборочных, детальных, габарит­ных,
монтажных и других чертежей имеет одни и те же графы и постоянный порядок их
расположения.

Стандарт устанавливает также дополни­тельные
графы к основной надписи, которые должны быть на всех чертежах, схемах и
текстовых докумен­тах. Дополнительные графы содержат сведения об ин­вентарных
номерах подлинника (или дубликата) дан­ного документа, полученных в архиве
конструкторской организации, об обозначении документа, взамен или на основании
которого выпущен данный документ, и подписи лиц, принявших подлинники в архив.
До­полнительные графы располагаются вдоль левого по­ля чертежа.

Выше основной надписи или на отдельном листе в
виде приложения к чертежу, если это чертеж общего вида или сборочный,
вычерчивается спецификация, в которой определяется состав сборочных единиц,
комплекса и комплекта. В спецификации указываются: формат чертежа, зона,
порядковый номер позиции сбо­рочной единицы и деталей, производственный номер
сборочной единицы и деталей, их наименования, ко­личество сборочных единиц и
деталей, необходимых для изготовления одного -экземпляра изделия, приме­чание,
в котором указываются замены сборочных еди­ниц и деталей, наличие вариантов,
заимствования из других проектов, аннулирование чертежей и пр.

Имеются некоторые особенности в содержании и
оформлении основных надписей и чертежей, приме­няемых в области строительства,
в электротехнике и радиопромышленности, дорожном строительстве, горном деле.

Основные
сведения, которые обычно указываются в угловых штампах строительных чертежей:
на­именования проектной организации и вышестоящего органа, название комплекса,
объекта, чертежа, произ­водственный номер комплекса, стадия проектирова­ния,
часть проекта, номер листа, формат чертежа.

Текстовые технические документы могут быть вы­полнены
машинописным, рукописным и типографским способами. Схема получения текстового
технического документа выглядит следующим образом: составление проекта
документа автором, перепечатка его на пишу­щей машине или компьютере,
согласование и корректирование, подпи­сание руководящими лицами.

Для размещения утверждающих и согласовываю­щих
подписей к текстовым документам составляется титульный лист. На нем
указываются: наименова­ние министерства или ведомства, в ведении которого
находится организация, разработавшая данный доку­мент; название самой
организации; наименование из­делия или его составной части; должности и подписи
исполнителей и ответственных лиц; дата разработки документа.

В научно-исследовательских,
конструкторско-технологических, проектных организациях, научно-иссле­довательских
лабораториях вузов, промышленных предприятий составляются технические документы
научно-исследовательского характера. Основным из них, в котором излагаются
исчерпывающие сведения о выполненных экспериментах и этапах научного
исследования, является отчет о теме. Структуру от­чета о НИР: титульный
лист, список исполнителей, ре­ферат, содержание (оглавление), перечень сокраще­ний,
символов и специальных терминов с их определе­ниями, условных обозначений;
введение, основная часть, заключение, список использованных источников и
литературы, приложения.

На титульном листе отчета о НИР указывается:

1)  
официальное название организации-исполнителя, Министерства
(ведомства), которому подчиняется ор­ганизация;

2)  
номер государственной ре­гистрации, инвентарный номер отчета о
НИР; над­писи о согласовании и утверждении отчета, в которых, кроме должностей,
фамилий и инициалов, указываются ученые степени и звания лиц, утвердивших и
подписав­ших документ;

3)  
наименование темы, отчета (если последнее не совпадает с
наименованием темы) и  — в скобках  — тип отчета (промежуточный, заключи­тельный,
этапный отчет и т. п.);

4)  
номер (шифр) те­мы, присвоенный ей в организации (ведомстве);

5)  
должности, ученые степени и звания, фамилии и инициалы
руководителей подразделений организа­ции, руководителей НИР и ответственных
исполните­лей;

6)  
место и год выпуска отчета.

В списке исполнителей в алфавитном порядке пе­речисляются
фамилии с указанием занимаемой долж­ности, ученой степени и ученого звания, в
скобках ука­зывается выполненная ими часть работы.

В реферате
излагаются краткие сведения об основ­ном содержании проведенной работы,
отражающие сущность и методы исследования, приводятся кон­кретные данные,
определяющие техническую харак­теристику, параметры изделии, процессы и пр.,
крат­кие выводы относительно применения полученных ре­зультатов. В реферате
указывается объем отчета в машинописных страницах, количество томов, иллю­страций,
таблиц и т. п. Сведения об иллюстрациях сопровождаются указанием об их
характере: схемы, графики, чертежи, фотографии и др. Основная часть отчета о
научно-исследовательской работе состоит из введения, разделов и глав, в которых
изложены методика, содержание и результаты выпол­ненной работы. В заключении
даются выводы и пред­ложения, рекомендации в отношении возможности внедрения в
производство.

Отчет по теме должен иметь оглавление,
в котором указываются разделы (части) со ссылками на соответ­ствующие страницы
текста. На обложке полностью скомплектованного и оформленного отчета по теме со­общаются
те же сведения, что и на титульном листе, кроме фамилий руководителей и
ответственных испол­нителей НИР.

Имеются некоторые особенности оформления стан­дартов
и технической документации по изобретатель­ству, выполнение которых строго
регламентировано со­ответствующими ведомственными нормативами.

Для организации промышленного производства, ка­питального
строительства и удовлетворения других нужд требуется большое количе­ство
экземпляров одного и того же технического документа. Для этого с подлинника
изготовляется опреде­ленное или необходимое количество копий.

Глава 7. Организация
хранения и использования технической документации в ведомственных технических
архивах

В процессе деятельности научно-исследовательских,
проектных, конструкторских, технологических органи­заций,
научно-производственных объединений, а так­же промышленных предприятий
образуется большое количестве научно-исследовательской и технической
документации (НТД).

В зависимости от состава и количества докумен­тов
и государственных обязанностей по осуществлению ведомственного хранения НТД в
учреждениях, органи­зациях и на предприятиях могут создаваться следую­щего вида
службы научно-технической документации (СНТД): отделы, бюро, группы технической
документации, технические архивы. СНТД  организу­ется на правах
самостоятельного структурного под­разделения учреждения, организации и
предприятия и подчиняется непосредственно их руководителю или заместителю   
руководителя,     главному    инженеру. С целью закрепления правильной
постановки работы в СНТД разрабатывается положение о ней, которое со­гласовывается
с архивными органами и утверждается руководством учреждения, организации,
предприятия. Численность сотрудников СНТД определяется адми­нистрацией исходя
из количества поступающей от про­изводственных отделов документации,   с  
учетом ха­рактера и специфики  проводимых  с  нею  операций и объема
документации, находящейся   на   хранении. СНТД возглавляется начальником, назначаемым
приказом   руководителя   организации.

В круг деятельности СНТД входит:

1)  
прием тех­нической документации на хранение;

2)  
контроль за правильностью оформления принимаемых на хранение
технических документов;

3)  
размножение и рассылка технических документов;

4)  
систематизация, описание и учет технических документов;

5)  
обеспечение режи­ма хранения;

6)  
создание научно-справочного аппарата (каталогов, указателей и
других архивных справоч­ников);  

7)  
организации   использования  технических документов архива (выдачи
документов для использования и прием их обратно, выдачи копий  и справок,
подборка документов по запросам и др.);

8)  
сбор и пе­редача научно-технической информации; 

9)  
внесение изменений  в  подлинники;  

10)  
экспертиза   научной и. практической  ценности   технических  
документов;

11)  
подготовка документов к сдаче и государственный архив.

Согласно
существующим правилам, все имеющиеся в учреждениях, организациях и на
предприятиях по­длинники, дубликаты и копии  научно-исследователь­ских и
технических документов подлежат передаче на хранение в СНТД. Структурные
подразделения учреж­дений, организаций   и   предприятий передают НТД в СНТД
после окончания разработки НТД по проб­лемам (темам), изделиям, технологическим
процессам, объектам   планировки   и   капитального    строитель­ства в целом
либо по мере завершения их самостоя­тельных этапов, стадии или частей. При
приеме документации на хранение сотрудники СНТД проверяют: комплектность
документов в соответствии с ведомос­тями, спецификациями, содержанием томов,
альбомов и других документов, в которых перечисляется вся передаваемая  
документация;   наличие   установленных подписей и дат; правильность
выполнения  основных надписей и титульных листов;  физическое состояние
документов — пригодность их для  хранения,  много­кратного снятия  (отсут­ствие
надрывов, подклеек, потертых мест, перегибов и др.). НТД передается в СНТД на
тех носителях, на которых   она    выполнена, — бумажных,   электронных и др..

На хранении в СНТД находятся самые разнооб­разные
документы: научно-исследовательские, конст­рукторские, технологические,
проектные для строи­тельства; фотодокументы, документы на раз­ных типах
носителей, фиксирующие процесс НИР, конструирования изделий, проектирование
объектов ка­питального строительства; документы по изобретени­ям и открытиям,
рационализаторским предложениям, а также картографические,
инженерно-геологические и другие виды технических документов.

Температурно-влажностный режим хранения доку­ментов
в архивохранилище должен соответствовать следующим параметрам:. Помещения для
хранения НТД оборудуют метал­лическими стационарными или передвижными стелла­жами,
а также специальными металлическими шкафа­ми с выдвижными ящиками и сейфами для
хранения подлинников. В качестве специального оборудования могут использоваться
стационарные отсеки — боксы с металлическими перегородками и полками. Допус­кается
оборудование хранилищ деревянными стелла­жами и шкафами, обработанными
огнезащитным со­ставом.

В целях обеспечения сохранности документов СНТД
осуществляет их учет. Учету подлежат все хра­нящиеся в архиве документы,
извещения об изменениях НТД, страховые копни, фонд пользования (при на­личии),
перечни проектов, проблем (тем), НТД по ко­торым подлежит передаче на
государственное хранение, а также описи документов постоянного хра­нения.

Единицей
учета архивной документации в СНТД являются: для научной документации — отчет
по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в том (папку); для
конструкторской, технологической и проектной документации — лист чертежа,
текстовой документ, сброшюрованные в том (папку) светокопии. Каждая единица
учета регистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа,
состоящем из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом
листе.

Принятые в СНТД документы регистрируются и
учитываются в инвентарных книгах, которые запол­няются на основании данных
основной надписи черте­жей и титульных листов переплетенных учтенных еди­ниц
хранения. Инвентарные книги ведутся отдельно на каждую группу архивной
документации: научно-иссле­довательскую, конструкторскую, технологическую,
проектную. В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты,
документы сторонних организаций, прислан­ные в порядке обязательного
поступления или для сведения; документация для служебного пользования. Для
научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги для
отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам вносятся в
инвентарные книги по мере поступления. Инвентарная книга содержит следующие
графы: ин­вентарный номер, дата поступления, этап, обозначение, наименование
темы и ее номер, номер государственной регистрации, наименование
института-разработчика, отдела, лаборатории, фамилии руководителя и ответ­ственного
исполнителя темы, количество листов, эк­земпляров, примечание.

Принятые подлинники конструкторской и
технологической доку­ментации регистрируются полистно. На каждый кон­структорский
или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляется
карточка учета. На документацию вспомога­тельного и индивидуального
производства карточка учета не заводится. Копии конструкторских и техноло­гических
документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных
книгах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениям
или инвентарным номерам, при­своенным их подлинникам. Копии конструкторских и
технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в
отдельной инвентар­ной книге и учитываются в карточках учета, которые
составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

Инвентарная книга для регистрации проектной до­кументации
для строительства аналогична инвентар­ной книге на конструкторскую
документацию. Регист­рация подлинников проектной документации в инвен­тарной
книге производится по мере поступления технических документов проекта по
отдельным само­стоятельным частям. Допускается вести отдельные ин­вентарные
книги на каждое сооружение, объект. В пре­делах каждой части на каждом чертеже
или тексто­вом документе проставляется инвентарный номер, присвоенный в архиве
данной части. Регистрация копийной проектной документации производится по от­дельным
сброшюрованным томам (папкам) в карточках учета.

Глава 8. Экспертиза
ценности научно-технических документов

Научно-техническая
документация, образующаяся в результате деятельности учреждения, организации
или предприятия, имеет различную научно-историче­скую ценность и практическое
значение. С целью опре­деления значения конкретных категорий технических
документов проводится экспертиза их ценности. Под экспертизой ценности НТД
понимается всесторонняя комплексная оценка научно-технических документов на
основе критериев исходя из общих методологических прин­ципов отбора
документации, дли определения научного, социально-культурного и исторического
значения НТД, установления сроков ве­домственного хранения и отбора ее в
оптимальном объеме для передачи на  государственное хранение. Основными  
методологическими  принципами  экс­пертизы ценности и отбора ИТД на 
государственное хранение являются историзм  и  всесторонняя, комп­лексная
оценка. Принцип историзма предполагает отбор научно-технической  документации, 
отражающей объективные закономерности развития науки и техни­ки в различные периоды
истории общества. При все­сторонней и комплексной оценке архивной НТД учи­тывается
значение и место каждого научного исследо­вания,   технической   разработки  
в   системах   всех научных исследований и разработок по определенной
проблематике, а также место и роль каждого докумен­та в составе имеющегося
документного комплекса вообще и в данном учреждении, организации или на
предприятии в частности.

Экспертиза ценности НТД осуществляется в два
этапа: первый этап — выбор проблем, проектов изделий промышленного производства
и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства,
НТД которых подлежит передаче на государственное хранение; второй этап —
экспертиза ценности НД, отобранных проектов по проблемам и определение состава НТД,
подлежащей приему на государственное хранение. На каждом эта­пе экспертизы
ценности НТД применяется в комплек­се система общих и специфических критериев.

К общим критериям, применяемым в процессе экс­пертизы
ценности НТД, относятся:

2)  
содержание (значимость события, явления, пред­мета, отраженного в
документах);

3)  
значение содержащейся в документе информации, ее повторяемость в
других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа;

4)  
внешние особенности (юридическая достоверность документа — наличие
подписей, дат, печатей);

5)  
наличие резолюций, пометок;                              

6)  
особенности передачи текста;

7)  
подлинность;

8)  
особенности материальной основы документа;

9)  
особенности физического состояния, полнота, со­хранность
документа.

Специфическими критериями для первого этапа
экспертизы по всем научным исследованиям и разра­боткам являются:

1)  
степень отражения уровня состояния науки и тех­ники, производства
в определенный период развития общества;

2)  
значимость проблем (тем), проектов, моделей, кон­струкции,
технологии на момент внедрения для разви­тия отраслей и народного хозяйства в
целом;

3)  
принципиальная новизна, уникальность, оригиналь­ность решения
проблемы, конструкции, технологии, проекта;

4)  
экономическая эффективность внедрения результатов исследования или
технической идеи;

5)  
социальная эффективность исследований и научно-технических
разработок.

Специфическими критериями для второго этапа яв­ляются:

1)  
этапность научных исследований (стадийность тех­нических разработок);

2)  
степень информативности видов и разновидностей документов на
определенных этапах исследований и стадиях разработок;

3)  
степень отражения в научно-техническом докумен­те реально
существующего явления или объект.

Для организации
и проведения экспертизы ценно­сти всех групп документов и отбора их для
передачи на государственное хранение создаётся единая экс­пертная комиссия (ЭК).
В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с
содержанием НТД и направлениями деятельности организации. В экспертную комиссию
в обязательном порядке включаются: начальник  и один из сотрудников СНТД,
являющийся секретарем ЭК, лицо, ответственное за ведение   делопроизводства, представитель
государственной архивной   службы. Директором ЭК назначается один из руководите­лей
организации (зам. директора по научной работе, главный инженер или его
заместитель, главный кон­структор или его заместитель). ЭК является совеща­тельным
органом, работает в непосредственном кон­такте с ЭПК соответствующего архивного
учрежде­ния, получает от него  организационно-методическую помощь и указания.

Основными функциями ЭК организации являются:
организация и проведение совместно с сотрудниками СНТД непосредственной работы
по экспертизе ценно­сти НТД, отбору ее на постоянное и временное хране­ние и
выделение к уничтожению НТД, утратившей практическое значение и не имеющей
научно-истори­ческого значения.

Организации и предприятия по ис­течении сроков
хранения документов организуют пе­редачу их на государственное хранение в
установлен­ном    комплекте  и в упорядоченном состоянии с соответствующим  
научно-справочным   аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы.
Документация принимается по описям, утвержденным ЭПК архивного органа, в
хорошем физическом состоя­нии (отреставрированная, переплетённая, прошедшая
дезинфекцию дезинсекцию). Все расходы, связанные с подготовкой документов к
передаче на госхранение и транспортировкой,  производятся  за   счет  органи­зации.

НТД, не имеющая научно-исторической ценности, но
сохранившая практическое значение, хранится в СНТД в течение сроков,
предусмотренных отрасле­выми и ведомственными перечнями, затем отбирается к
уничтожению в установленном порядке. Акты на уничтожение НТД рассматриваются ЭК
и утвержда­ются руководителем организации после утверждения описей дел
постоянного хранения и согласования акта на ЭПК архивного органа.

Научно-техническая документация, хранящаяся в
архивах, используется с соблюдением соответствую­щих правил работы с архивными
документами.  Для учета лиц, пользующихся научно-технической докумен­тацией, в
архиве ведется книга учета  посещаемости, в которой при каждом посещении
архива  исследова­тель расписывается. Книга учета посещений заводит­ся ежегодно
и имеет следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество
исследователя, наименование организации, отдела, направивших его в архив, тема
исследования, дата, примечание.

На всех сотрудников, пользующихся архивными
техническими    документами, заводятся формуляры библиотечного образца, которые
располагаются в кар­тотеке по алфавиту фамилий абонентов. На каждый выданный
технический документ, помимо формуляра, составляется контрольная карточка,
которая служит для учета используемых в практической работе доку­ментов и
располагается в порядке возрастания их обо­значений. После возвращения
технического документа в архив запись о выдаче в карточке погашается, а кар­точка
остается в контрольной картотеке.

Научно-техническая документация, хранящаяся в
технических архивах, используется в государственных, научно-исследовательских
целях, публику­ется в печати, для наведения  справок,  изготовления  копий и
выписок.

Заключение.

Научно-техническая информация — неотъемлемая
часть любого научного исследования, проектной или
конструкторско-технологической работы. В современ­ных условиях специалист
физически не в состоянии са­мостоятельно следить за всем новым, что появляется
в мире по интересующей его отрасли знания. Поэтому организация службы
научно-технической информации, учет и регистрация всей создающейся технической
до­кументации имеет огромное значение для развития экономики страны.

Большое
значение имеет использование технической документации ведомственных архивов для
стандартизации. При разработке новых стандартов собирается максимальное 
количество чертежей, тех­нических описании, расчетов, технологических карт на 
изготовление стандартизируемого изделия. Затем про­водится их подробный анализ,
устанавливается сход­ство, различие и т.д., и в конце концов создается про­ект
стандарта.

Технические документы необходимы при написании
диссертаций, монографических исследований, дипломных работ, а также
используются профес­сорско-преподавательским  составом  высших и сред­них
специальных учебных заведений для постановки новых и совершенствования старых
учебных курсов.

Некоторые специализированные проектные
организации и архитектурные мастерские выпускают катало­ги своих работ, в
которые включены сведения о типо­вых проектах зданий, стандартных узлах машин,
об имеющемся оборудовании.

Список использованной
литературы.

1.
Борушек
Л.С. Единая система конструкторской документации. – М.: Издательство
стандартов, 1989.

2.
Васильев
А.Л. Стандартизация для всех. – М.: Издательство стандартов, 1992.

3.
Гончаров
А.А. Метрология, стандартизация и сертификация. – М.: Академия, 2005.

4.
Гуторова
И.А. Стандартизация, метрология и сертификация. – М.: Приор, 2001.

5.
Единая
система технологической документации. – Мн.: Издательство стандартов, 1992.

6.
Зиньковская
Н.В. Сертификация: теория и практика. – М.: Приор, 2002.

7.
Крылов
Г.Д. Основы стандартизации, сертификации и метрологии. – М.: Юнити, 2003.

8.
Лифиц
Н.М. Основы стандартизации, метрологии, сертификации. – М.: Юрайт, 2001.

9.
Общетехнический
справочник под общей редакцией Скороходова Е.А. – М.: Машиностроение, 1990.

10.  
Сергеев
А.Г. Метрология, стандартизация, сертификация. – М.: Логос, 2001.

11.  
Сертификация
сложных технических систем под общей редакцией Круглова В.И. – М.: Логос, 2001.

12.  
Соломахо
В.Л. Основы стандартизации, допуски, посадки и технические измерения. – Мн.:
ДизайнПро, 2004.

13.  
Фомин
В.Н. Сертификация продукции. – М.: Центр экономики и маркетинга, 2001.