- Почему нельзя выбросить неисправное оборудование на свалку?
- Описание видов расходных материалов и ресурсных деталей
- Виды расходных материалов по производителям
- Выбрать правильный картридж? попробуем
- Дефекты струйных мфу
- Для чего необходима процедура списания?
- Замена расходных материалов
- Заменяемые элементы оборудования
- Как убедиться в необходимости списания?
- Классификация расходных материалов
- Критические неисправности лазерных принтеров
- Процесс списания
- С чего стоит начать?
- Техническое обслуживание, ремонт принтеров, мфу и другой оргтехники — оргтехника
- Учет расходных материалов для оргтехники
- Заключение
Почему нельзя выбросить неисправное оборудование на свалку?
Практически каждое электронное устройство, не утилизированное должным образом, несет угрозу как для экологии, так и для здоровья человека. Происходит это из-за наличия опасных веществ и материалов, использованных в конструкции техники. Например, в составе картриджей для большинства офисных печатных устройств, таких как принтеры, ксероксы или МФУ, содержатся оксиды алюминия и железа. Потому к списанию данных расходников нужно относиться с максимальной серьезностью.
В составе тонера для лазерных принтеров содержится опасное вещество — цианид. Вдыхание его частиц может привести к различным заболеваниям дыхательных органов, аллергии, а в некоторых случаях и к летальному исходу. В начинке же устройств содержатся опасные соединения и металлы, которые под воздействием окружающей среды выделяют опасные для здоровья ядовитые вещества.
Корпуса изготавливаются из пластика, содержащего полистирол. Под воздействием температур, он выделяет стирол, который негативно влияет на кровеносную и нервную систему.
Описание видов расходных материалов и ресурсных деталей
Тонер-картридж — емкость с порошком, некоторые картриджи дополнительно включают в себя элементы блока проявки (носитель, магнитный вал и т.п.).
Блок проявки — отвечает за подачу тонера к поверхности фотобарабана.
Девелопер (носитель) — порошок в блоке проявки некоторых моделей аппаратов, переносит тонер из бункера к поверхности фотобарабана. Инженер производит замену девелопера или меняет блок проявки в сборе.
Фотобарабан (вал фоторецептора, OPC, DRUM) — основной элемент лазерных и светодиодных устройств, на нем создается тонером видимое изображение и с него переносится на бумагу или ремень переноса.
Копи-картридж (картридж фоторецептора, блок фотобарабана) — модуль, содержащий фотобарабан, электрические компоненты формирования изображения и механические элементы очистки.
Принт-картридж — объединенный в один блок копи- и тонер-картриджи.
Ремень переноса (лента переноса) — в полноцветных аппаратах служит для объединения изображения из четырех основных цветов и последующего переноса его на бумагу.
Ролик переноса — ресурсный элемент, служит для переноса заряда на поверхность бумаги или ремня переноса.
Фьюзер (печка, термоузел, термоблок) — модуль закрепления тонера температурой и давлением на материалах для печати. Может меняться блоком или отдельными компонентами.
Фьюзерное масло — специальное масло для смазки валов фьюзера, защищает от прилипания материалов с полной заливкой тонером к элементам аппарата, обеспечивает изображению характерный глянец.
Сервисный комплект — набор ресурсных деталей для периодического самостоятельного ремонта оборудования. Чаще всего содержит фьюзер, ролики подачи и переноса, коротроны, фильтры и пр.
Waste (бункер, контейнер) — емкость для отработанного тонера или чернил, собранных системой очистки аппарата.
Картридж скрепок — сменный блок со скрепками для финишеров и степлеров.
Картридж чернил (чернильница) — емкость с краской для струйного аппарата. Для домашних аппаратов в картридж часто встроена и печатающая головка, а сам картридж содержит три емкости для краски разных цветов. Картридж с черной краской устанавливается отдельно.
Печатающая головка — блок, переносящий краску из чернильницы на бумагу. Может быть расходным материалом, устанавливаемым пользователем, или частью аппарата с большим гарантированным ресурсом.
Мастер-пленка — расходный материал для дупликаторов, рулон содержит до 300 трафаретов.
Краска для дупликатора — специальная краска, используемая для трафаретной печати. Выпускается около 20 различных цветов, под заказ возможно изготовление краски индивидуального цвета.
Термопленка для факса — расходный материал для аппаратов, печатающих на обычной бумаге методом термопереноса, продается рулонами.
CRU (customer replaceable unit) — блок, заменяемый пользователем. Используется для обозначения любого расходного материала или ресурсной детали, замену которых может произвести оператор.
Виды расходных материалов по производителям
Оригинальные — картриджи, изготовленные производителем оборудования, обеспечивают максимальное качество, но и стоят дороже других. Случаи заводских дефектов очень редки, сервисные центры обеспечивают гарантийную замену неисправных картриджей.
Совместимые — картриджи производства фирм, не имеющих отношения к производителю данного оборудования. Расходные материалы производят как специализированные фирмы, так и известные производители другого офисного оборудования. Совместимые картриджи так же можно считать оригинальными, поскольку они выпускаются под собственной торговой маркой и имеют уникальный номер для заказа по собственному каталогу.
Контрафактные — изделия неизвестных производителей, повторяющие форму, упаковку и оформление картриджей известных производителей. По цене оригинального Вы рискуете получить изделие низкого качества или повторно заправленный оригинальный картридж, которые могут вывести из строя Ваше оборудование.
Отличить контрафакт от оригинала не всегда сможет даже опытный специалист. Производители контрафакта нарушают авторские права производителей расходных материалов, поэтому найти их практически невозможно и предъявить претензию за некачественный товар некому. Защититься от покупки контрафакта можно, только работая с проверенными поставщиками.
Выбрать правильный картридж? попробуем
При выборе любого товара/услуги мы, прежде всего, оцениваем их по 2 основным критериям: цена и качество, найти компромисс между которыми сложно:1) оригинальные картриджи: качество отпечатков эталонное, но это реально дорого2) восстановленные картриджи: качество печати приближено к оригинальным картриджам, они дешевле оригинальных на 30-40%, но экономия ощущается только в длительной перспективе;3) совместимые картриджи: дешевле оригинальных в 2-3 раза, но качество их нестабильно и ресурс ниже, чем у оригинальных (так как печать «плотнее», расход тонера больше);4) заправленные картриджи: «дешево и сердито» в прямом смысле: самое экономичное решение, но ресурс и качество печати картриджа непредсказуемы.
Выбирая, какими картриджами пользоваться (повторимся, речь только о картриджах для лазерников) важно расставить приоритеты и определиться с такими параметрами печати:— качество отпечатанного документа («вообще не важно» — совместимые и заправленные картриджи; «важно» – восстановленные и оригинальные; «очень важна цветопередача» — оригинальные);— стоимость отпечатанного документа («вообще не важно» — оригинальные картриджи; «важна быстрая экономия» – заправленные и совместимые; «очень важно, оптимизируем затраты» — восстановленные);— экологичность (тренд, а в некоторых компаниях – уже необходимое требование); выражаясь образно, покупая и выбрасывая оригинальный или совместимый картридж, вы «закапываете в землю пластиковый пакет после 1-го использования»; заправляя картридж, вы «закапываете в землю пластиковый пакет после 2-го использования»; пользуясь восстановлением – вы «пользуетесь бумажным пакетом».
Дефекты струйных мфу
Какова причина списания принтера? Чаще всего устройства этого вида списываются по нескольким причинам:
- Неполадки в устройстве подачи бумаги. Их может вызывать неподходящая или низкокачественная бумага либо загрязнение тракта. Также неисправность может быть вызвана износом деталей, если устройством пользовались регулярно и в больших объемах.
- Поломка головки принтера. Причина списания – низкокачественный тонер. Также имеют место очистка или заправка картриджа, произведенные некорректно.
- Ошибки в автоматической чистке головки – еще одна причина списания принтера. Слишком частая чистка, смена картриджей и печать документов в большом количестве, нередко провоцируют появление скопления высохших чернил на печатающей головке, что приводит к данной неисправности.
Обобщая, можно сделать вывод, что самые распространенные причины выхода печатающей техники из строя связаны с сильным загрязнением узлов и недостаточным или некомпетентным обслуживанием.
Для чего необходима процедура списания?
Некоторые просто выбрасывают неисправный аппарат на помойку, а некоторые проводят специальную процедуру списания. Стоит отметить, что согласно действующему законодательству, выбрасывать технику на свалку запрещено.
Карается это административным взысканием до 5 тысяч рублей с физических, и до 200 тысяч с юридических лиц. Также есть документальные трудности, в связи с которыми невозможно просто отнести вышедшее из строя устройство на свалку. В таком случае проще всего прибегнуть к процедуре списания, которую можно произвести как самостоятельно, так и прибегнув к помощи специалистов. Дополнительно разберем, какие поломки для списания принтера должны произойти.
Замена расходных материалов
Заменяемые элементы оборудования
Запасные части — элементы оборудования, срок службы которых не связан с ресурсом самого оборудования или его компонентов. К запасным частям относятся все электронные блоки, датчики, электродвигатели, муфты, шестерни и т.д. По условиям гарантии, вышедшие из строя по причине заводского брака запасные части меняются бесплатно.
Ресурсные детали — запасные части, ресурс которых зависит от объема печати и которые подлежат замене после изготовления определенного количества отпечатков. Ресурсными являются ремни, ролики подачи, нагревательные и прижимные валы, ножи очистки, фильтры и т.п.
Расходные материалы — тонеры, краски, картриджи, носители (девелоперы), фоторецепторы, мастер-пленки, чернильницы, печатающие головки, бункеры для отработанного тонера или краски, масло и т.д. Заменяются оператором самостоятельно, без вызова сервисного инженера.
Инструкция по замене и номера для заказа указаны в документации пользователя, на крышках аппарата, на упаковке или на самом картридже. Офисное и профессиональное оборудование может информировать оператора о необходимости заказа сообщением на панели управления, по локальной сети или письмом на электронную почту.
Как убедиться в необходимости списания?
Во время работы любых устройств могут возникать какие-либо сбои, поломки и выход из строя отдельных частей. Чаще всего это происходит из-за невнимательного пользования устройством, редкого или некачественного обслуживания, неправильного подбора расходных материалов.
Также может иметь место банальная невнимательность. К примеру, если принтер не сканирует документ, стоит проверить, какой на нем установлен режим. Для начала, стоит обратиться в сервис, где мастера смогут диагностировать проблему, отремонтировать устройство, если это возможно, либо же составят акт о неработоспособности и необходимости списания .
Классификация расходных материалов
Картридж для офисного оборудования — расходный материал в виде сменного блока одноразового использования. Чаще всего это сложное устройство, содержащее в себе несколько элементов, но в некоторых случаях картриджем называют и простой контейнер с тонером или чернилами. С целью экономии средств картриджи перезаправляют или восстанавливают, но производителем такая функция допускается очень редко. Большинство современных картриджей имеют специальные счетчики, которые ограничивают срок их использования.
Номер для заказа (PartNumber) — артикул оригинального картриджа или запасной части производителя оборудования, предназначенного для использования в аппарате конкретной модели. Для некоторых моделей возможны несколько альтернативных номеров, которые чаще всего отличаются ресурсом. Номер уникален для каждого элемента и гарантирует правильный заказ нужной детали.
Критические неисправности лазерных принтеров
Принтеры данной категории попадают под списание вследствие:
- Неполадки компонента, переносящего изображение на бумагу. Причиной может быть неисправно работающий блок лазера или изношенный картридж, в котором первым выходит из строя фотобарабан.
- Проблемы с прохождением бумаги по циклу.
- Неисправность компонента, отвечающего за закрепление изображения, которая возникает вследствие неполадок нагревателя или термопленки.
- Перегоревшая плата. Подобное может случиться из-за короткого замыкания. Понять это можно по тому, что помимо невозможности печати, принтер не сканирует документы либо делает некачественные копии данных документов.
Если говорить в целом, то все лазерные принтеры выходят из строя из-за загрязнений внутренних узлов. Во избежание этого, стоит проводить регулярную чистку устройства.
Процесс списания
Сам по себе процесс списания оргтехники проходит в несколько стадий. Начинается он с создания комиссии, которая составляет акт о том, почему устройство вышло из строя, к примеру, почему принтер не печатает после заправки картриджа, если дело в главной плате, и ремонт нецелесообразен.
Далее происходит разборка списываемого аппарата, для извлечения из его комплектующих драгоценных металлов, входящих в состав. С этим процессом можно справиться как самостоятельно, так и поручить его специалистам.
Детали устройства, которые остались после первого этапа демонтажа, отправляются в специализированные организации, занимающиеся утилизацией техники. На заключительной стадии составляют акт списания, к которому обязательно должны быть приложены соответствующие документы, подтверждающие извлечение из устройства драгоценных металлов с постановкой их на госучет и утилизацию оставшихся частей, которые могут нанести ущерб окружающей среде и здоровью людей.
По окончании всей процедуры комиссия обязана составить акт о первичной диагностике устройства и признании его неработоспособным специалистами сервисного центра.
С чего стоит начать?
Причин списания принтера может быть много. Но процесс этот должен происходить по одному сценарию. Для начала, списываемое устройство необходимо снять с налогового учета. Также необходимо принять во внимание закон о драгоценных металлах и камнях, по причине того, что практически в каждой единице техники есть небольшое их содержание. Особого внимания требуют экологические нормы, так как о возможных опасных последствиях писалось выше.
Техническое обслуживание, ремонт принтеров, мфу и другой оргтехники — оргтехника
Еще каких то 20-30 лет назад мы не так зависели от электронных помощников. В настоящее время невозможно себе представить современный офис без компьютерного оборудования и периферийных устройств, для поддержания работоспособности которых требуются расходные материалы, техническое обслуживание, а при необходимости и ремонт. Нужно ли ждать, когда техника выйдет из строя? Выход из строя принтера, мфу или компьютера может значительно осложнить, а то и вовсе остановить работу офиса Вашего предприятия. Именно поэтому следует внимательно подходить к вопросу обслуживания компьютерного и офисного оборудования. Многолетний практический опыт показывает, что регулярное профилактическое обслуживание не только позволяет предотвратить поломки, но и продлевает срок службы оргтехники оборудования.
Компания Оргтехсервис предлагает 3 основных варианта технического обслуживания офисной техники (разовое, ежемесячное, ежеквартальное). Какому из них отдать предпочтение? Можно проконсультироваться с нашими специалистами, при необходимости, выезжаем на место к Заказчику для бесплатного техосмотра оргтехники нашими инженерами и согласования возможного варианта техобслуживания.
Техническое обслуживание принтера, мфу включает в себя следующие основные моменты:
Техобслуживание производится на месте у Заказчика в Вашем офисе, поскольку переезды для техники вредны, как правило, добавляют неисправностей. При необходимости мы выполняем техобслуживание в сервисных центрах нашей компании, в том числе, доставляя технику своим транспортом. Срочное техобслуживание или ремонт оргтехники оплачивается с коэффициентом 1,2.
Компания «Оргтехсервис» возьмет на себя комплексное обслуживание оргтехники: компьютеров и периферийного оборудования Вашего офиса. Наша фирма предоставит компьютерные услуги любой сложности, системное администрирование, настройка сети, ремонт компьютеров, установка Windows, восстановление системы Windows, лечение вирусов, ремонт оргтехники, заправку и восстановление картриджей. При возникновении непредвиденных проблем с компьютерным оборудованием или оргтехникой позвоните нам. Наши менеджеры ответят на любые, интересующие Вас вопросы, согласуют объем необходимых работ и направят к Вам специалистов, которые в кратчайшие сроки окажут любую компьютерную помощь: будь-то восстановление Windows или настройку интернета. При этом услуги специалиста нашей компании обойдутся Вам значительно дешевле, чем оплата труда вашего штатного системного администратора.
За время своего существования мы накопили значительный опыт в обслуживании и ремонте принтеров, мфу и копиров ведущих производителей и на сегодняшний день мы готовы предложить Вам качественный ремонт оргтехники. Производственные мощности нашей компании позволяют сократить сроки ремонта до минимума, что позволяет нашим клиентам получить отремонтированный, готовый к работе принтер в течение одного — двух часов или в течении одного рабочего дня. В ремонт принимаем принтеры всех ведущих производителей оргтехники HP, Canon, Epson, Brother, Lexmark, Panasonic, Ricoh, Kyocera, MB. Возможности наших специалистов не ограничиваются рамками этих популярных брендов, мы готовы произвести ремонт и настройку принтеров, мфу и копиров любых других марок и моделей, единственно что, доставка специальных комплектующих для таких моделей оргтехники значительно может увеличить сроки. Тогда как для популярных марок оргтехники у нас всегда имеется в наличии весь набор расходных материалов, основных запасных частей и комплектующих.
В настоящее время внедреяется новая форма взаимоотношений с нашими клентами: обслуживание оргтехники по накопительной схеме. При этом оплату проделанных нами работ по заправке картриджей и обслуживании ортехники Заказчик производит по накопительной схеме по окончании текущего месяца — по представленным ему счетам-фактурам на выполненные работы по фактической стоимости расходных материалов и запчастей, используемых при проведении техобслуживания и ремонта оргтехники. Заказчику предоставляется акт о проделанной работе. Стоимость услуг и материалов включает НДС при оплате по безналичному расчету. Оплата выполненных работ и используемых материалов и запчастей производится Заказчиком с отсрочкой, не позднее 10 числа следующего за отчетным.
Образец договора на абонентское техническое обслуживание оргтехники
Образец договора на техническое обслуживание оргтехники по накопительной схеме с оплатой в конце месяца
Одной из незаметных, но довольно внушительных статей расходов в вашем офисе считается ремонт оргтехники, поэтому услуга «ремонт принтеров » в настоящее время весьма востребована.
Компания Оргтехсервис предлагает ремонт принтеров, а так же, МФУ, и другой оргтехники различных фирм-изготовителей:
• ремонт принтеров Xerox. а также ремонт МФУ Xerox ;
• ремонт техники Sharp – копиры, МФУ;
• ремонт Samsung МФУ. принтеров, копиров;
• ремонт принтера HP. кроме того, ремонт МФУ HP ;
• ремонт Panasonic – ремонт принтеров, копиров, МФУ;
• ремонт Canon, других производителей.
К вашим услугам опытные сервисные инженеры, которые профессионально проведут ремонт принтеров, ремонт МФУ, лазерных, струйных принтеров, а также диагностику, профилактические работы для всей оргтехники.
Ремонт принтеров, заправка картриджей – максимум внимания
Ремонт принтеров — это производственный процесс по восстановлению основных первоначальных качеств принтера путем устранения неисправностей, последующей замены изношенных или поврежденных частей (узлов, деталей) принтеров. Но можно сказать гораздо проще: ремонт принтеров – это «возвращение техники к полноценной жизни». Обслуживание оргтехники (принтеров, МФУ) марок Samsung, Xerox, HP, остальных брендов стало нашей специализацией.
В своей работе мы используем комплексное решение поставленных задач плюс индивидуальный подход. Благодаря этому качество всех услуг, в том числе услуги «ремонт принтеров », «заправка картриджей », остается на неизменно высоком уровне, а число клиентов увеличивается.
Ремонт принтеров. важность экспертизы
Ремонт лазерных принтеров HP, Canon, Samsung, Xerox, другой офисной техники подразумевает не только замену изношенных или вышедших из строя деталей. При проведении профилактического техобслуживания наши сервисные инженеры могут обнаружить все потенциальные неисправности, и оперативно предотвратить их. Услуга «ремонт принтера » подразумевает:
• диагностику принтера
• разборку принтера до отдельных узлов (при необходимости до деталей);
• очистку, промывку механических узлов и деталей принтера;
• очистку, восстановление специальными техническими жидкостями резиновых роликов подачи бумаги принтера;
• диагностику, регулировку отдельных узлов принтера;
• ремонт или замену неисправных деталей и узлов принтера;
• смазку механических узлов принтера;
• сборку принтера, проверку работоспособности при автономной работе;
• проверку работоспособности принтера после подключения к компьютеру.
К вашим услугам опытные мастера, которые профессионально проведут ремонт принтеров, ремонт МФУ, лазерных, струйных принтеров, а также диагностику, профилактические работы для всей оргтехники.
Ремонт принтеров, заправка картриджей
Вообще говоря, ремонт принтеров — это производственный процесс по восстановлению основных первоначальных качеств принтера путем устранения неисправностей, последующей замены изношенных или поврежденных частей (узлов, деталей) принтеров. Но можно сказать гораздо проще: ремонт принтеров – это «возвращение техники к нормальной, полноценной жизни». Обслуживание оргтехники (принтеров, копиров и МФУ) марок Canon, HP, Samsung, Epson, Xerox и других брендов стало нашей специализацией.
В своей работе мы используем комплексное решение поставленных задач плюс индивидуальный подход. Благодаря этому качество всех услуг, в том числе услуги «ремонт принтеров », «заправка картриджей », остается неизменно на высоком уровне.
Устраняя неисправности принтеров, мфу, копиров наши инженеры используют исключительно фирменные запасные части и руководствуются официальной сервисной документацией, каталогами. Наши сотрудники обязательно настраивают качество изображения, добиваются бесперебойной работы механизмов, а затем проводят контрольные тесты качества работы лазерного или струйного принтера.
Сервисные инженеры компании обладают необходимым опытом, имеют при себе все необходимое: инструменты, запасные части, программы для выполнения диагностики неисправностей, ремонта лазерных (струйных) принтеров любой степени сложности. Ремонт принтеров может быть проведен на дому, в офисе или в стационарном сервисном центре (ремонт струйных принтеров производится только в стационаре).
Продолжительность ремонта принтера в стационарном сервисном центре не превышает двух рабочих дней. Исключение составляют случаи устранения неординарных неисправностей принтеров или необходимости замены запасных частей, отсутствующих на нашем складе. В этом случае срок ремонта принтера согласовывается с Заказчиком. Замененные запчасти принтера, МФУ возвращаются Заказчику.
Спецификации работ и стоимость планового профилактического обслуживания оргтехники именно Вашего оборудования мы предоставим непосредственно по Вашему запросу. Звоните! Наши опыт и возможности будут работать на Вас!
Учет расходных материалов для оргтехники
Сидоров
И. Е., эксперт журнала
Журнал “Учет в сфере образования” №
10/2021
Так как на практике при операциях с расходными материалами к оргтехнике возникает ряд сложностей, связанных с особенностями их приемки или списания, рассмотрим варианты учета данных активов.
Расходы на обслуживание персональных компьютеров и оргтехники и поддержание их в рабочем состоянии включают затраты на технический осмотр, уход, приобретение сменных элементов (бумага для факса, картриджи для принтеров и копировальных аппаратов и т. п.).
Используемая учреждением вычислительная техника нередко выходит из строя. Для предупреждения поломок эта техника должна проходить регламентированное обслуживание. Указанные работы могут выполняться как собственными силами, так и привлеченными лицами.
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными приказом Минфина России от 1 июля 2021 г. № 65н, расходы на оплату работ и услуг привлеченных организаций или физических лиц, связанных с содержанием, обслуживанием, ремонтом нефинансовых активов, должны относиться на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.
Согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) ОК 00493,утвержденному постановлением Госстандарта России от 6 августа 1993 г. № 17, оргтехника именуется канцелярской (код 3000000).
Срок полезного использования объектов нефинансовых активов в целях принятия к учету в составе основных средств и начисления амортизации определяется согласно:
При эксплуатации принтеров (копиров) нужно вовремя заправлять или менять картриджи. Рассмотрим на примере, как бухгалтеру следует учитывать подобные операции.
Пример 1
Учреждение выдало работнику под отчет 1200 руб. на заправку картриджа. Стоимость услуг составила 1100 руб. (включая НДС). Остаток подотчетной суммы в размере 100 руб. по заявлению работника удержан из его зарплаты. В учете будет записано:
| Содержание операций | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Выданы денежные средства под отчет работнику (расходный кассовый ордер) | 208 25 560 | 201 34 610 | 1200 |
Приняты к учету расходы согласно представленному авансовому отчету (авансовый отчет, квитанция, чек) | 109 60 225 | 208 25 660 | 1100 |
Удержан из зарплаты работника остаток подотчетной суммы (заявление работника, расчетно-платежная ведомость) | 302 11 830 | 304 03 730 | 100 |
Погашена задолженность подотчетного лица (справка по форме 0504833) | 304 03 830 | 208 25 660 | 100 |
Как уже отмечалось, в ходе длительной эксплуатации компьютерной техники или в непредвиденных ситуациях может потребоваться ремонт либо замена ее составных частей. Замену приспособлений и принадлежностей, выполняющих свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно, нельзя рассматривать как модернизацию объектов основных средств. В то же время операции по замене составляющих и комплектующих частей объектов основных средств – это использование прочих материалов в ходе текущего (капитального) ремонта основных средств. Соответственно и расходы на приобретение таких приспособлений и принадлежностей должны отражаться по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
Все хозяйственные операции, проводимые образовательной организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
В данном случае можно воспользоваться дефектной ведомостью. Ее форма не утверждена законодательно, поэтому учреждение разрабатывает ее самостоятельно. Дефектная ведомость должна содержать информацию о выявленных неполадках имущества, неисправных деталях, а также рекомендации по устранению неисправностей (ремонту). (Первичные документы должны содержать реквизиты, перечисленные в статье 9 Закона о бухгалтерском учете и пункте 7Инструкции, утвержденнойприказом Минфина России от 1 декабря 2021 г. № 157н).
Она составляется компетентными лицами и утверждается руководителем либо уполномоченным лицом.
Кроме того, дефектная ведомость применяется:
- для контроля за состоянием объекта;
- для доказательства целесообразности расходования средств в случае возникновения вопросов у проверяющих органов;
- для определения масштаба работ.
Канцелярские принадлежности (офисная бумага, карандаши, ручки и пр.) относятся к материальным запасам и учитываются на счетах (п. 118 Инструкции № 157н):
- 105 36 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения»;
- 105 26 000 «Прочие материальные запасы – особо ценное движимое имущество учреждения».
Как показывает практика, использование (расходование) канцелярских материалов очень трудно контролировать. В большинстве организаций они списываются одновременно при их выдаче на нужды учреждения. Однако большинство этих товаров не могут быть израсходованы сразу, особенно если они закупаются в большом количестве (например, офисная бумага). Поэтому иногда у проверяющих возникает вопрос, почему при наличии в учреждении большого количества неизрасходованной офисной бумаги в бухгалтерском учете нет остатков по соответствующему счету.
Нулевые остатки по счетам учета канцтоваров при их наличии в структурных подразделениях обоснованны, если их выбытие было оформлено надлежащим образом. То есть они переданы на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Согласно приказу Минфина России от 15 декабря 2021 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета…», данная ведомость применяется для оформления выдачи материальных ценностей в пользование по каждому материально ответственному лицу. Она служит основанием для отражения в учете учреждения выбытия материальных запасов и объектов основных средств стоимостью до 3 тыс. руб. включительно. Если выдача материальных ценностей оформлена указанной ведомостью, они списываются с учета в момент выдачи, но фактически продолжают использоваться до полного расходования. (Если канцелярские товары не выданы на нужды учреждения (находятся на складе), но списаны с учета – имеет место нарушение).
С целью оптимизации учетных процедур в учетной политике можно прописать конкретный порядок учета канцтоваров в зависимости от структуры учреждения. При этом могут быть определены нормы расходования таких товаров на нужды учреждения. Например, в учетной политике учреждения образования можно указать следующее: канцелярские товары приобретаются централизованно и передаются на нужды учреждения через склад. Принятие к учету происходит на основании документов от поставщика. Передача материальных запасов, не превышающих 3 тыс. руб. за единицу учета, со склада в структурные подразделения также осуществляется на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по мере необходимости (либо в соответствии с принятыми в учреждении нормами расходования материальных запасов на нужды учреждения). Одновременно отражается их списание по средней фактической стоимости. Если стоимость одной единицы учета превышает 3 тыс. руб., оформляют Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) в установленном порядке (на основании решения комиссии) по фактической стоимости каждой единицы.
Пример 2
В бюджетном образовательном учреждении ежеквартально закупают канцелярские товары за счет субсидий на выполнение муниципального задания. В последующем они выдаются на нужды бухгалтерии на основании ведомости (ф. 0504210). Списание отражается по средней фактической стоимости:
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
Приняты к учету канцелярские товары (по мере поступления – один раз в квартал) по стоимости их приобретения | 4 105 36 340 | 4 302 34 730 |
Отражено выбытие хозяйственных товаров, переданных на нужды учреждения (ф. 0504210) | 4 109 80 272 | 4 105 36 440 |
Заключение
Как и любое устройство, офисная техника имеет свой лимит по использованию. Да, пользователь может продлить срок эксплуатации, своевременно ухаживая за ней, но износ деталей берет свое. Можно приобретать брендовые дорогие устройства, но со временем вы можете столкнуться с тем, что принтер «Эпсон» не печатает, хотя обслуживался он вовремя и качественно.
К списанию подобных устройств нужно относиться максимально ответственно. Для выполнения утилизации оргтехники существуют специализированные службы, делающие все «под ключ» максимально быстро и качественно, заполняя при этом всю необходимую документацию для физических и юридических лиц. Также возможно добиться снижения цены на услугу, если сдавать принтеры в утилизацию «оптом».
