Курсовая работа: Учет и способы начисления амортизации основных средств –

Анализ современных систем автоматизации процесса документационного обеспечения управления и их классификация

Системы автоматизации документооборота существуют уже два десятка лет, сегодня их количество перевалило за сотню. В последнее время их количество растет довольно быстрыми темпами.

Системы автоматизации документооборота – это специальное программное обеспечение, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде. Благодаря этим системам документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск. Базовой единицей является электронный документ. Но это не просто один файл, а совокупность файлов разного типа (составных частей документа), снабженная регистрационной карточкой. Такая карточка – неотъемлемый атрибут систем автоматизации документооборота. Она содержит набор реквизитов, таких как название организации, вид документа, отметки о согласованиях и утверждениях, даты, адреса сторон и т. д., и позволяет регистрировать, идентифицировать и находить документ, контролировать исполнительскую дисциплину, отслеживать историю документа и архивировать его. Главная задача систем автоматизации документооборота – управление полным жизненным циклом документа, начиная с его создания и заканчивая списанием в архив.

Как правило, система автоматизации документооборота состоит из двух основных блоков: статического (электронный архив) и динамического (документооборот). Первый блок обеспечивает первичную обработку документов (регистрация входящей и исходящей информации, поиск, составление отчетов), а второй – организацию информационных потоков, по которым проходят документы, контроль исполнения, групповую работу над документом и т. п. Однако помимо базовых функций в современных продуктах в той или иной степени предусмотрено множество других полезных возможностей: потоковый ввод бумажных документов, ведение карточек документов (которые настраиваются в соответствии с требованиями организации), поддержка истории работы с документом (для учета обращений и подготовки отчетов), поиск по атрибутам документа и по его содержанию, разграничение прав доступа, маршрутизация документов по рабочим местам пользователей, интеграция с почтовыми системами, формирование отчетов, а также управление знаниями и деловыми взаимодействиями людей и защита документов с помощью шифрования и электронной подписи.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота преследует следующие цели:

а) в области обработки документов:

 – обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;

– упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

– создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

– создание необходимых условий для повышения производительного труда снижения затрат ресурсов на рутинные операции;

– обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

– исключение дублирования информации;

б) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

– обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело;

– своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

– обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения;

– сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в) в области организации доступа к информации:

– обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их бумажных оригиналов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов);

– обеспечение возможности организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

В территориально-распределенных организациях, как правило, возникают проблемы связи между подразделениями. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации.

Создание корпоративной информационной системы документооборота, как правило, преследует следующие цели:

– создание единого информационного пространства и коммуникационных каналов, связывающих различные территориально-распределенные подразделения организации, объединенные общим деловым процессом;

– сокращение времени, требуемого на прохождение информации, необходимой для принятия решений;

– введение единого стандарта работы с документами. Это обеспечивает защищенность, управляемость и доступность документов;

– способность автоматизировать одновременно работу большого количества функционально различных подразделений внутри организации. Также обеспечивается взаимодействие с внешними организациями, с которыми имеются деловые отношения;

– поддержку различных программно-аппаратных платформ, использующихся в распределенных подразделениях или филиалах организации;

– обеспечение полноценных функциональных возможностей и доступа к общекорпоративным информационным ресурсам сотрудникам территориально-удаленных подразделений;

– обеспечение возврата инвестиций, вложенных в информационные технологии.

В настоящее время отечественный рынок систем автоматизации документооборота находится на подъеме. Но точных цифр, позволяющих определить его истинный объем, не существует. Сейчас, в отличие от ситуации трех-четырех- летней давности, растет популярность автоматизации не просто канцелярской работы и архива документов, а именно процессов документооборота. И в ближайшем будущем замедления не предвидится, так как до насыщения рынка еще далеко.

Отдельные направления развиваются особенно активно. Наибольший всплеск интереса наблюдается в тех сегментах, где успех бизнеса напрямую связан с обработкой огромного объема документов, например в области НИОКР. Что касается территориального распределения, то платежеспособный спрос в регионах отстает от Москвы и Петербурга по объемам, но опережает по темпам роста, так как в последнее время большую активность проявляют крупные региональные производственные предприятия, а также экономически благополучные районы, например нефтяные.

Но сам рынок систем автоматизации документооборота еще находится в стадии становления: компаний много, но явные лидеры отсутствуют, появляются новые компании. Только ведущих разработчиков насчитывается более пятнадцати, а помимо них есть несколько десятков компаний, выпускающих свои, менее известные системы, и выполняющих разовые заказы. Но ни у одного из поставщиков нет явного перевеса над остальными.

Основная борьба за крупные и средние предприятия идет между небольшим количеством лидеров. Так, в компании «Оптима» ощущают конкуренцию со стороны пяти – шести компаний. Примерно столько же конкурентов и у «Ланит». А остальные 15 – 20 поставщиков работают в относительно узких нишах или со своими клиентами, но тем не менее на долю таких компаний приходится заметная часть рынка. Кроме того, в последние два года растет конкуренция со стороны ведущих западных поставщиков. Но их решения дороже отечественных, а их клиенты – в основном крупные компании.

Но в целом, сейчас конкуренция наиболее сильна среди систем, предназначенных для автоматизации исключительно «бумажного» документооборота, потому что многие предприятия и организации пока еще не готовы полностью перейти на электронный документ, да не разработана четкая нормативная база по этому вопросу. В остальных областях она не так велика, потому что большинство разработчиков работают в своих нишах. Покупательский спрос тоже не до конца сформировался – потенциальные заказчики далеко не всегда четко представляют, что они хотят получить от системы документооборота. Ошибка при выборе программы зачастую приводит к тому, что в лучшем случае тратятся лишние деньги на покупку и внедрение программы, имеющей много неиспользуемых функций и не имеющей некоторых необходимых в данной организации. В худшем случае, в ходе внедрения программы оказывается, что пользоваться ею крайне неудобно, и в результате приходится переходить к использованию нового программного продукта, а деньги, потраченные на покупку и внедрение первого, оказываются просто выброшенными на ветер.

Сегодня можно выделить три основных способа реализации система автоматизации делопроизводства и документооборота:

– разработка оригинальной системы;

– инсталляция типовой системы;

– покупка специализированного, гибко настраиваемого продукта.

Первый вариант, который подразумевает написание системы «на заказ», то есть разработку оригинальной системы автоматизации документооборота. Существует много коллективов и отдельных программистов, готовых разработать такую систему «с нуля» для конкретной организации.

Преимущество данного варианта заключается в том, что созданная программа будет учитывать все особенности конкретного предприятия или организации, будет максимально подстроена под выполнение его основных задач и функций. Но в этом случае большое значение имеет правильно составленное техническое задание на систему. Как показывает практика, в ходе опытной эксплуатации обязательно появляется необходимость что-то изменить, подправить, добавить. Срок написания такой программы составляет, в зависимости от сложности задания и квалификации программиста, несколько месяцев. Затем еще несколько месяцев длится период опытной эксплуатации, исправления ошибок в программе, выявления возможных сбоев. Реально работающую программу, годную к применению в организации среднего уровня, можно получить где-то через год.

Но из всех вышеуказанных преимуществ вытекает и ряд недостатков при выборе данного варианта системы. Во-первых, процесс разработки такой системы продолжителен и дорог, а во-вторых, он обладает тенденцией терять управляемость, из-за чего в конце достаточно длительного периода времени и потратив крупную сумму денег можно выяснить, что разработанная система не соответствует выдвигаемым требованиям и нужно начинать все сначала.

В-третьих, любое предприятие и организация существуют и действуют на основе определенной организационной структуре управления, которая имеет тенденцию изменяться в течение жизненного цикла предприятия и организации. Эти перемены могут зависеть как от изменения внешней и внутренней среды, так и от пересмотра некоторых направлений деятельности предприятия, а в связи с этим добавления либо сокращения каких-либо функций, поэтому необходимо будет перестраивать и систему автоматизации документооборота, что является очень сложным в процессе ее действия. Сложность может возникнуть и в том случае, когда программист, разработавший систему, уходит из данного предприятия. Это может привести как к задержке доработки или изменения системы, так и к полной невозможности ее дальнейшей перестройки. Поэтому при разработке подобной системы автоматизации документооборота программисту необходимо сохранять и предоставлять предприятию исходные коды, использованные при написании программы, разработку лучше выполнять на довольно распространенной платформе, чтобы можно было в короткие сроки найти нового специалиста, знающего ее основы.

Второй способ реализации системы автоматизации документооборота – инсталляция типовой системы – является полной противоположностью предыдущему варианту. Производители систем автоматизации документооборота разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях. Это простые недорогие программы, предназначенные для установки на одном или нескольких компьютерах. Они отличаются невысокой ценой (от нескольких десятков долларов), простотой установки. Такие системы реализуют некоторый общий набор функций работы с документами. Казалось бы, это очень удобный подход, но и он имеет свои недостатки. Хотя требования к организации делопроизводства в нашей стране одинаковы и нормативно закреплены, они весьма укрупнены, а способы их реализации значительно варьируются. В связи с этим появляется необходимость расширения набора функций, что в типовой системе не просто, а зачастую невозможно сделать, то есть приходится подстраивать процессы работы с документами под возможности программы.

Кроме того, существует большое количество бесплатных (freeware) или условно-бесплатных (shareware) программ, распространяемых через Internet. Это могут как небольшие модули, работающие в Microsoft Excell или Access, так и большие полнофункциональные программы. Часто эти программы написаны одним человеком – работником службы информатизации для своей организации и адаптированы для опубликования в Internet. Иногда автор продолжает совершенствовать программу, со временем выпускает новые версии с добавлением новых возможностей и исправлением выявленных недостатков. В такой программе будет указан адрес электронной почты, а иногда и телефон разработчика, по которому с ним можно связаться в случае возникновения проблем при установке или при работе с программой. С большей вероятностью помощь разработчика можно получить в случае покупки программы, распространяемой на принципах shareware. Такую программу можно установить на свой компьютер, попробовать в работе, но через определенный период – обычно 30-60 дней или 20-30 запусков программы, если она вам подходит – надо перевести деньги ее автору (порядка $5 – $10 – $25).

Различные программы можно найти на странице Microsoft (Office Extensions), а также в каталогах программ таких, как www.freeware.ru, www.download.ru, www.softlist.ru и т.п. Такие программы занимают мало места на диске компьютера и иногда допускают внесение пользователем изменений в соответствии с особенностями его организации. Фактически это может быть просто набор настроек MS Office. Этот вариант может быть оптимален для небольшой фирмы, так как не требует материальных затрат и в то же время позволяет автоматизировать работу с документами, воспользовавшись готовыми наработками.

Третий вариант реализации системы автоматизации документооборота является наиболее оптимальным для средних и крупных организаций, то есть покупка специализированного, но гибко настраиваемого продукта. С одной стороны, поскольку программа является тиражируемым продуктом, значит, она уже устанавливалась ранее в десятках и сотнях организаций, в ней устранены выявленные в ходе эксплуатации недостатки. К такой программе время от времени будут появляться обновления, новые версии, в которых опять же будет учтен опыт эксплуатации программы в сотнях организаций. С другой стороны, такие программы позволяют в достаточно широких пределах производить свою настройку и адаптацию. Как правило, фирмы, поставляющие такие программы, являются так называемыми «системными интеграторами», то есть помимо того, что они осуществляют поставку программы, также ими производится ее установка на компьютеры заказчика с одновременной адаптацией под потребности конкретной организации и структурного подразделения, а в дальнейшем такие фирмы, как правило, на основании договора осуществляют сопровождение программного обеспечения. Программы такого уровня обычно легко интегрируются с другими прикладными программами.

Многие такие программы являются частью больших комплексов. Поэтому при выборе того или иного программного продукта следует обращать внимание не только на то, какими функциональными особенностями обладает данная программа, но и на то, какие еще функциональные модули могут поставляться в комплекте. Например, пакет CompanyMedia компании InterTrust включает специализированные модули контроля заданий, регистрации и контроля входящих и исходящих документов, хранения документов, подготовки и проведения совещаний, а также управления персоналом, управления проектами, управления продажами и многое другое. Набор таких программных модулей зависит от специфики работы предприятия и решаемых каждым конкретным сотрудником задач.

В целом при выборе программного продукта необходимо ориентироваться не только на текущие потребности, но и учитывать перспективу дальнейшей комплексной автоматизации офисной работы в ближайшие 1 – 2 года. Если предположить, что в дальнейшем будут автоматизироваться какие-то другие функции, то целесообразно сразу же предусмотреть возможность интеграции или подключения соответствующего модуля. Это позволит в дальнейшем избежать дополнительных, зачастую значительных расходов на интеграцию разнородных программ разных производителей. Модульный принцип построения программного обеспечения позволяет осуществлять его поэтапное внедрение. Закупка, установка, настройка и внедрение одного модуля требуют значительно меньших средств и времени. А уже затем, убедившись в эффективности использования программы, можно постепенно наращивать ее функциональность.

В России в секторе разработки специализированных систем автоматизации документооборота работает несколько десятков компаний, продвигающих западные продукты и собственные разработки. Как можно видеть в таблице 3.1 выделяют три группы систем в зависимости от территориальной принадлежности создания продукта.

Сначала автоматизацией документооборота в нашей стране занимались лишь крупные предприятия и государственные организации. Сейчас ситуация меняется. Интерес к подобным системам начинают проявлять предприятия среднего масштаба, штат которых насчитывает от 50 до 500 сотрудников. Например, в компании «Оптима» говорят, что малые и средние фирмы – самые активные заказчики. Причем стремясь повысить эффект от внедрения систем автоматизации документооборота, они автоматизируют не только архив, но и большинство задач по управлению документами, в числе которых – ведение организационно-распорядительной документной базы, договорная деятельность, логистика. Отмечают рост спроса со стороны средних предприятий и в компании «АйТи», но основной доход по-прежнему получают от крупных заказчиков. У ЛАНИТ также большинство клиентов — крупные и средние фирмы. Малые компании, в которых работает до 30 человек, практически не интересуются такими системами. Что, впрочем, неудивительно. Ведь внедрение таких систем для 5 – 7 сотрудников, занятых обработкой документов, вряд ли серьезно повысит эффективность их деятельности, а затрат потребует немалых.

Таблица 3.1 – Классификация и краткая характеристика систем автоматизации документооборота в зависимости от страны-разработчика

Рассмотрим еще одну классификацию систем автоматизации делопроизводства, которая основывается на сочетании классификации способов реализации и классификации инструментальных средств, используемых для автоматизации. Примеры систем автоматизации для каждой классификационной группировки приведены в таблице 3.2.

Таблица 3.2 – Примеры систем автоматизации делопроизводства

Все системы условно классифицируются на следующие подгруппы:

– электронные архивы;

– системы маршрутизации и хранения документов;

– системы делопроизводства;

– системы смешанного типа (являются комбинацией функционала систем первых трех типов).

Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.

Архивы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов. В архивах хранятся сами документы, и поэтому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом.

Источником большинства возникающих проблем является изначальное противоречие между потребностью в централизации управления и децентрализованной технологией учета. Традиционный картотечно-журнальный учет работы с документами естественно ведется автономно в каждой из них. Для того же, чтобы обеспечить эффективный контроль за документационной деятельностью в целом, необходимо централизованно отслеживать и фиксировать сведения о каждом шаге рассмотрения и исполнения документа на различных этапах.

Усложнение задач управления в современном мире и появление сетевых компьютерных технологий явилось предпосылкой к бурному развитию во всем мире централизованных технологий управления документационной деятельностью организации независимо от степени делегирования прав и ответственности в принятии и исполнении решений.

Таким образом, децентрализация учета и контроля за документационной деятельностью не только вступает в противоречие с отечественными нормами и традициями, но и с сегодняшними мировыми тенденциями, поскольку ведет к снижению качества управления организацией в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления. Компьютерные сети, охватывающие весь персонал организации независимо от ее территориального распределения, являются основой для создания более эффективных методов документационного управления.

Если установить сеть на компьютерах, установленных на рабочих местах в различных подразделениях организации или хотя бы для начала связь директора и его заместителей, с которыми он чаще всего имеет дело, то данные о работе на рабочих местах могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя информационную базу для последующего управления.

Более того, появляется возможность использовать сеть не только для пересылки данных о работе организации, но и самих документов, то есть возможность перехода на электронный документооборот в полном смысле этого слова. В идеальном варианте, нужно выбрать и установить систему по всей организации в подразделениях, где происходит обработка и учет документов, а также в дальнейшем прорабатывать возможность установления системы в других организациях, непосредственно работающих с рассматриваемой. И чем больше число рабочих мест сотрудников, связанных с обработкой документов, будет охвачено такой системой, тем эффективнее может осуществляться контроль. Система должна распространяться на все рабочие места, в этом случае – при минимизации дополнительных трудозатрат – обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени. Но естественно, что такой проект является достаточно дорогостоящим и на его реализацию потребуется длительное время.

На пути к автоматизации делопроизводства и документооборота всей организации необходимо разработать и привести в исполнение пилотный проект, который позволит выявить эффект от данного мероприятия и продумать дальнейший план проведения внедренческих работ.

Основными составляющими эффекта, получаемого при реализации подобного проекта в масштабе организации, являются:

1) во всех подразделениях и в организации в целом вводится единая и строго регламентированная технология делопроизводства. При этом уменьшается зависимость организации от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами;

2) организация становится управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только здание организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, которых может быть достаточно много, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру;

3) создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации. Это одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений;

4) минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом нужно, конечно, иметь в виду, что необходимость ввода точной и полной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость на других рабочих местах, использующих эту информацию, сокращается в несколько раз;

5) качественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота внутри организации и между территориально-удаленными организациями, поскольку частично отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем в повторном вводе текстов и реквизитов полученных документов.

Сетевые системы автоматизации делопроизводства и документооборота позволят решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволят реализовать любую степень децентрализации управления при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля, вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно регистрировать документы и управлять их дальнейшем управлением (в пределах своей компетенции, конечно), находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости. Для отечественных предприятий это наиболее реальный путь перехода к более эффективной децентрализации управления. Оптимальным вариантом в данном случае будет покупка специализированного, но гибко настраиваемого продукта.

Потенциальным пользователям систем делопроизводства и документооборота сложно самостоятельно разобраться в отличиях этих систем. Часто случается, что при выборе решения для работы заказчик обращает внимание только на внешнюю сторону системы.

Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме – текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты.

Нецелесообразно сравнивать конкретные программы как таковые: все они написаны на достаточно высоком техническом уровне, а описание любой из них превысит объем данной работы. Интереснее сравнивать концепции, положенные разработчиками в их основу.

Среди основных требований, предъявляемых к разрабатываемым или приобретаемым документоориентированным системам, независимо от их программной платформы, являются быстрое получение работающей системы, масштабируемость и удобство сопровождения, не говоря уже о требованиях к функциональности самих систем, которые очевидны – какой смысл в удобстве администрирования системы, если пользователь не может получить от системы то, что ему нужно для работы.

Ограниченное неделями, максимум двумя-тремя месяцами время получения системы, отвечающей предъявленным требованиям, является тем критерием, который рассматривается руководителями, принимающими решение о внедрении или приобретении системы. Чтобы выполнить это требование можно идти несколькими путями, одним из которых является использование полуфабрикатов или типовых систем, как основы для создания заказного решения. Если же функциональность требуемой или предполагаемой в ближайшем будущем системы такова, что не может быть решена на базе набора имеющихся типовых решений, то неизбежно возникает задача разработки нового решения при сочетании требований по быстроте получения результата и необходимой функциональности.

Вот в таких случаях можно выбрать другой путь – использование некого набора баз данных, которые могут пригодиться во всех прикладных решениях. В состав такого набора логично включить универсальные справочники, типовые сервисы, единые механизмы администрирования. С таким набором могут взаимодействовать многие, если не все, документоориентированные решения. При таком подходе сильно экономится время не только на разработку таких прикладных решений, но и на их внедрение.

Характеристики и требования, предъявляемые к системам Lotus Notes и Domino. Существует необходимость выбора платформы, реализующей эффективные и гибкие методы работы с информацией. Именно такой платформой, разработанной для создания мощных корпоративных систем управления информацией в масштабах предприятия, является Lotus Notes/Domino 5/6. Lotus Notes и Domino является удобной средой для организации разнородной информации: и документы в традиционном понимании, и звуковые документы, и изображения, и т.п.

Характеристики позволяющие рассматривать этот инструмент как средство для создания нормативно-справочной информационной системы для различных организаций, в том числе и работающих с различными типами информации (такими, как графики, формулы, графические изображения) и имеющих необходимость в организации эффективного поиска по заданным критериям:

1. Поля документа Notes могут содержать информацию (ключевые слова, текст, числа, даты и т.п.). Знания содержатся в специальных полях Rich Text. Эти поля могут содержать текст с форматированием, схемы, рисунки, диаграммы, другие программы, то есть являются хорошо приспособленными для хранения произвольно структурированной информации.

2. Поля Rich Text позволяют создавать файловые вложения (File attachments), которые появляются в виде кнопок, при нажатии на которые пользователь получает возможность работать с оригинальным файлом. Таким файлом может быть любой документ, созданный текстовым, табличным процессором и другими приложениями. Кроме этого, существует возможность создания внедренных объектов (Embedded Objects) – файлы, ставшие частью документа Notes.

3. В Lotus Notes и Domino существуют средства, которые позволяют организовывать знания в виде папок, видов и навигаторов.

Папки имеют традиционное значение (в компьютерных технологиях) – это контейнеры, которые позволяют собирать документы из различных видов в логические группы. При сравнении с бумажными технологиями папки можно сравнить с блокнотом, в который записывается список номеров страниц, к которым вы захотите обратиться в будущем.

Навигатор – это левая панель окна Lotus Notes, структура папок. Навигаторы соединяют в себе статический текст и значки, символизирующие тип данных. Щелкая по определенному значку в панели навигатора, можно располагать информацию в панели просмотра в различном порядке.

Виды – это подборки документов по заданному условию (окна, динамически изменяемые в базу данных Notes), помогающие организовать и располагать документы. Содержимое вида отображается на правой панели окна Lotus Notes.

4. Существует тип кнопок, называемый связь (Link), которые можно вставлять в поля Rich Text. Кнопки связей бывают трех типов: связи документа, вида или базы данных.

Связи документа (Document Link) могут связывать документы как из одной базы данных, так и из разных.

Связи вида (View Links) и связи базы данных (Database Links) работают одинаково, за исключением того, что при щелчке по ним появляется связанный вид или открывается база данных.

5. Для создания комментариев и дополнений пользователями в Lotus Notes и Domino существует понятие «документ отзыва». Отзывы аналогичны стандартным документам Notes в том, что они могут объединять информацию и знания, используя различные типы полей. Однако документы отзыва отличаются тем, что – они разработаны связанными с другими документами Notes или с другими отзывами отношениями родительский/дочерний.

Требования, предъявляемые к системам такого класса можно сформулировать следующим образом:

– должна быть возможность ввода слабоструктурированной информации, в том числе текста, формул, таблиц, схем и т.п.;

– должна быть возможность интеграции с различными приложениями, например, электронными таблицами, базами данных и т.п. Пользователи должны иметь возможность различной группировки и отбора информации, содержащейся в информационной базе;

– инструмент должен обладать возможностью создания автоматического перехода к различным структурным элементам информации;

– должна быть предусмотрена возможность создания различных комментариев и дополнений пользователей к различной информации, содержащейся в информационной базе;

– должны существовать широкие возможности для поиска различной информации, например, такие как поиск на основе комплексных комбинированных запросов, поиск по шаблону, с помощью алфавитного ука­зателя и тезауруса;

– при этом должна существовать возможность сохранения результатов поиска с целью дальнейшей их обработки. Инструмент должен позволять легко наращивать информационную базу. При этом должен существовать механизм распределения прав пользователей на просмотр, изменение, внесение комментариев и т.п. Должна быть предусмотрена возможность визуального выделения обновлений. Инструмент должен предоставлять возможность автоматизации различных стандартных задач в процессе работы с системой;

– инструмент должен позволять организовать работу пользователей в компьютерной сети, а также организовать работу удаленных пользователей;

– данная система должна быть легкой в освоении и удобной в работе.

Структура главного окна наряду со стандартными элементами оформления, имеющимися у каждого приложения Windows, окно Lotus Notes содержит ряд оригинальных элементов.

Строка меню и Панель инструментов не нуждаются в особых пояснениях. Если Панель инструментов отсутствует, необходимо проверить настройки: меню Файл->Параметры->Параметры панели инструментов…, переключатель «Отобразить: Панель инструментов». Панель окон содержит кнопки для каждого из дочерних окон, открытых внутри главного окна Notes. В этом смысле её назначение аналогично панели задач Windows: показ заголовков открытых баз и документов, и быстрое переключение между ними. Кроме того, при наведении курсора мыши на кнопку дочернего окна на ней дополнительно выводится кнопка закрытия.

Панель навигации содержит набор кнопок, аналогичных кнопкам стандартного Web-браузера:

− вернуться к предыдущему просмотренному документу;

− вернуться к следующему среди просмотренных документу;

− остановить загрузку документа;

− перечитать текущий документ;

− искать в документе/адресной книге/Интернете;

− открыть Web-страницу.

Всё пространство главного окна, не занятое панелями, отводится окну текущей базы или документа.

Панель закладок – все свои данные (пользовательскую информацию, адресные книги, почтовые ящики, подсказки и т.д.) Lotus Notes хранит в базах данных. Это отличает Notes от большинства приложений, которые используют для разных типов данных разные способы хранения: для настроек – реестр, для подсказок – HLP-файлы и т.д. База хранит в себе произвольное множество документов. Для их просмотра в базе могут существовать одно или несколько оглавлений.

Соответственно, на Панель закладок можно помещать закладки баз данных, конкретных оглавлений и конкретных документов. Закладки могут находиться непосредственно на Панели, а также в папках, в том числе, во вложенных. По умолчанию на Панели закладок присутствуют следующие папки: «Избранные закладки», «Базы данных», «Дополнительные закладки», «Ссылки Internet Explorer».

Помимо баз данных, Lotus Notes умеет обращаться к Web-страницам и конференциям Usenet. В зависимости от настроек, загрузка Web-страниц производится:

− через Internet Explorer, загружаемый внутри окна Notes посредством механизма OLE;

− через встроенный Web-браузер Notes;

− через произвольный внешний Web-браузер, запускаемый как независимое приложение в отдельном окне.

Соответственно, на Панель закладок можно помещать закладки Web-страниц и Usenet-конференций. Существует два способа добавить новую закладку:

− перетащить кнопку с Панели окон на Панель закладок;

− нажать кнопку «Закладка…» в окне «Открытие базы данных…».

На Панели закладок и во вложенных папках может быть несколько разных закладок для одного и того же документа, базы, оглавления или Web-страницы. Надо следить, чтобы не было лишних копий.

«Булавка» – окно для открываемых с Панели закладок папок может быть сделано постоянно видимым. «Булавка» является стандартным элементом графического интерфейса, используемым во многих средах.

Начальная страница – как уже говорилось, интерфейс Notes позаимствовал некоторые привычные элементы оформления от Web-браузеров. В частности, в Web-браузерах можно указать страницу, автоматически загружаемую при запуске. Аналогично в Notes можно указать базу (оглавление, документ, Web-страницу), которая будет открываться при старте. По умолчанию это база «Добро пожаловать», хранящаяся в файле bookmark.nsf. Её закладка находится в папке «Избранные закладки». Именно из этой базы читается форма с иллюстрированными пунктами «Почта», «Календарь», «Адресная книга» и «Список задач», которая видна при запуске.

Открытие баз – для каждой базы и каждого документа Notes открывает отдельное окно. Название открываемого окна помещается на встроенную Панель окон.

Для открытия базы данных служат пункт меню Файл->База данных->Открыть… и клавиатурная комбинация Ctrl O.

Каждая база содержит два справочных документа: «About» («О базе данных») и «Using» («Работа с базой данных»). Первый описывает назначение базы, второй – правила её использования. И тот, и другой создаются разработчиком базы, или разработчиком шаблона, из которого база создана. Оба документа доступны через меню Справка, при нахождении в окне данной базы или любого принадлежащего ей документа. Когда пользователь открывает базу в первый раз, Notes автоматически открывает документ «About».

Как большинство приложений Windows, Notes поддерживает такие клавиатурные комбинации, как Ctrl Tab для переключения между внутренними (т.н. дочерними) окнами и Ctrl F4 для их закрытия. Кроме того, окна можно закрывать нажатием Ctrl W и Esc.

Использование клавиатуры – вся навигация по элементам экранного интерфейса Notes, кроме мыши, может быть выполнена с клавиатуры. Например, при нажатии клавиши Alt над Панелями закладок и окон выводятся ярлыки с подсказками. Нажатие Alt B и Alt W приводит к появлению цифровых ярлыков на элементах соответствующей панели.

Основные принципы организации Рабочей области («Workspace») таковы:

− Рабочая область состоит из перекрывающихся листов с закладками;

− максимальное количество листов – 255, максимальная длина названия закладки – 32 английских символа или 16 русских;

− на листах находятся иконки баз данных;

− переключение между листами производится щелчками по закладкам;

− количество и названия листов, состав и расположение иконок на Рабочей области каждый пользователь выбирает для себя самостоятельно;

− свойства листов настраиваются через контекстное меню Рабочей области;

− иконка базы автоматически помещается на Рабочую область при первом открытии этой базы;

− одной базе соответствует ровно одна иконка; при попытке добавить вторую иконку вместо добавления производится переход к первой;

− иконки можно перетаскивать мышью в пределах страницы и на другую страницу, «бросая» её на закладку целевой страницы;

− иконки можно группировать для перетаскивания и удаления, если держать нажатой клавишу Shift;

− удаление иконки не приводит к удалению с диска соответствующей базы;

− описание пользовательской Рабочей области хранится в файле Desktops, dsk..

Панель состояния – панель состояния находится в нижней части главного окна Notes и состоит из 8 полей. Щелчок по каждому из полей, кроме первого, выдает дополнительное меню, список или диалоговое окно:

1 Значок молнии показывает, что Notes работает с сетью.

2 Тип шрифта (только в редакторе).

3 Размер шрифта (только в редакторе).

4 Стиль оформления текущего абзаца (только в редакторе).

5 Список выдававшихся сообщений (последние добавляются внизу списка).

6 Уровень доступа к текущей базе.

7 Местоположение рабочей станции относительно сервера.

8 Наиболее частые операции с письмами.

Содержание Публичной Адресной Книги – значительная часть сведений, хранящихся в «Публичной Адресной Книге» («Public Address Book» или «РАВ», начиная с версии R5 – «Domino Directory») – это технические настройки, которые используются не людьми, а компьютерами.

Пользователь Notes не сможет работать с почтой, если у него отсутствует связь с сервером; не сможет работать ни с какими внешними базами вообще, если его учётная запись в РАВ на сервере повреждена.

Для пользователя непосредственный интерес представляют два раздела: «People» («Люди») и «Groups» («Группы»).

Чтение документов:

– вход в документ производится двойным щелчком мыши или нажатием Enter на заголовке документа в Панели оглавления раздела;

– выход из документа производится щелчком по кнопке закрытия окна документа или нажатием клавиши Esc.

Панель операций – содержимое Панели операций («Action bar») – состав кнопок, надписи на них и реакции на их нажатие – не является частью Notes, a хранится в базе данных. Разработчик базы выносит сюда те команды, которые на его взгляд наиболее нужны пользователю. У каждого раздела базы и у каждого типа документов может быть свой набор кнопок.

Способы запуска команд в Notes – многие действия в Notes могут быть выполнены сразу несколькими способами:

– посредством клавиатуры;

– щелчками мыши по оглавлению базы и телу документа;

– щелчком мыши по кнопкам на Панели операций;

– щелчком мыши по иконкам на Панели инструментов («Smart Icons»);

– из главного или контекстного меню.

– нажатием Ctrl E в окне базы или окне документа;

– двойным щелчком мыши по телу документа – либо в окне документа, либо в Панели просмотра документа в окне базы;

Отредактированный документ может быть сохранен:

– нажатием Ctrl S;

– пунктом меню Файл->Сохранить.

Чтение оглавлений – оглавление раздела состоит из столбцов, причем можно быстро отыскивать нужный документ, набрав текст из заголовка документа и нажав Enter.

Правила формирования оглавлений – Notes позволяет включать один и тот же документ в оглавление нескольких разделов. При разработке базы каждому разделу назначается правило выборки документов из общей кучи, хранящейся в базе. Правила выборки у разных разделов не обязаны быть взаимоисключающими и могут пересекаться. В момент регистрации нового пользователя Notes для него создаётся персональная база данных типа «Почтовый Ящик» («mailbox»). Каждый пользователь, независимо от его положения в служебной иерархии, имеет такую базу. В ней Notes хранит:

– всю переписку, то есть письма, которые присланы пользователю, копии писем, отправленных другим пользователям, и черновики ещё неотправленных писем;

– календарь (по внешнему виду весьма напоминающий самый настоящий настольный календарь);

– список служебных поручений, как выданных пользователем, так и выданных пользователю.

В отличие от таких баз, Почтовый Ящик принадлежит одному, и тому же пользователю, и хранит данные для персонального использования этим, и только этим человеком.

Нажатие на кнопки «Создать», «Переслать» и т.д. приводит к созданию нового письма. Письмо содержит следующие поля:

-Имя отправителя: в это поле автоматически помещается имя пользователя.

-Дата создания письма: в это поле автоматически помещается текущее время.

-«Кому»: адрес получателя. Когда пишется ответ, это поле автоматически заполняется адресом отправителя исходного письма. Здесь можно указывать несколько адресов и имена групп.

-«Копия»: дополнительные адреса получателей. Дополнительные адреса можно перечислять и в поле «Кому».

-«Слепая копия» или «СК»: дополнительные адреса. Здесь перечисляются адреса получателей, которые должны остаться неизвестными для всех, кто перечислен в полях «Кому» и «Копия».

-«Тема»: краткий однострочный заголовок для показа в оглавлении Почтового Ящика.

Если письмо является ответом на другое письмо, то содержимое письма-оригинала можно смотреть в окне редактирования, выбрав из меню Notes пункт Вид->Родительские документы, либо мышью вытянув снизу окно просмотра.

Notes облегчает заполнение полей адреса двумя способами:

1. Автонабор (наберите первые буквы имени и нажмите Enter или подождите).

2. Кнопка «Адрес…» на Панели операций открывает окно выбора имени из адресных книг.

Кнопка «Сведения…» открывает окно для быстрого просмотра учётной записи выбранного пользователя.

Кнопка «В локальную АК» копирует учётную запись из коллективной Адресной Книги в вашу личную. После этого вы сможете использовать её даже в том случае, если связь с сервером, хранящим коллективную АК, будет отсутствовать или затруднена.

Кнопки «Кому», «Копия» и «СК» копируют текущее имя из левого списка в соответствующие поля письма.

Отправка письма – нажатие на каждую из этих кнопок завершает редактирование документа и сохраняет его в вашем Почтовом Ящике (ПЯ):

«Отправить» – письмо будет отправлено получателям; копия будет сохранена в ПЯ в разделе «Отправленные»;

«Отправить и подшить» – письмо будет отправлено получателям; копия будет сохранена в том разделе ПЯ, который будет указан;

«Черновик» – письмо не будет отправлено немедленно, но будет помещено в папку «Черновики» для последующего редактирования и отправки.

Как и любое другое окно Notes, окно редактирования письма можно закрывать щелчком по кнопке закрытия Ии нажатием Esc,Ctrl W или Ctrl F4.

«Отправить и сохранить копию» – то же, что и кнопка «Отправить»; копия письма записывается в раздел «Отправленные»;

«Только отправить» – отправка получателю без сохранения копии;

«Только сохранить» – письмо записывается в «Черновики»;

«Отменить изменения» – отказ от результатов редактирования: новое письмо не создается, старое не изменяется.

Если в оглавлении есть помеченные галочкой документы, такие действия, как удаление или перенос в другой раздел, выполняются не над текущим документом, а над всеми помеченными.

Корзина – является одним из разделов ПЯ. В корзине находятся документы, помеченные для удаления, но ещё не удалённые. Чтобы поместить документ в Корзину необходимо нажать Del в оглавлении или в окне просмотра документа. Если ни один документ не отмечен, для удаления будет назначен текущий документ. В противном случае будут назначены к удалению все выделенные документы. Вариант 2: отметить нужные документы в Панели содержания раздела и перетащить их мышью на название раздела «Корзина» в Панели оглавления базы.

Оглавления разделов – оглавление каждого раздела содержит 3 обязательных столбца:

«Кто» – если это присланное письмо, здесь выводится имя отправителя. В противном случае здесь выводится имя получателя.

«Дата» – дата написания документа,

«Тема» – название документа

Бланки – существует возможность создать в Почтовом Ящике набор заготовок с некоторым оформлением, чтобы использовать их для подготовки новых сообщений.

Шаг 1: создание бланка

Написать новое письмо. Создать общее оформление.

На Панели операций щёлкнуть по кнопке «Сервис – Сохранить как бланк».

Шаг 2: использование бланка

Создать новую записку кнопкой «Сервис – Записка на бланке» или «Записка – Создать на бланке» на Панели операций.

Таким образом, с помощью Lotus Notes можно работать с электронной почтой, быстро найти необходимый документ и т.д.

Преимущества систем.Lotus Notes и Domino предоставляют широкие возможности для поиска. Кроме этого, после осуществления поиска документы выдаются в соответствии с рангом соответствия (relevance ranking), то есть соответствующие документы будут вынесены на вершину вида, сформированного в результате работы поиска. Можно получить документы и в других видах, например, когда на вершину вида вынесены самые новые документы, соответствующие запросу.

Существуют три основные автоматизированные инструменты поиска: поиск по простому тексту (Plain Text), поиск по полному тексту (Full-Text) и поиск местоположения (Site): Поиск по простому тексту возможен в любой базе данных Notes. Он может использоваться в виде документа для поиска слов, расположенных в полях любого документа. В этом случае осуществляется переход к найденным словам, при этом может учитываться регистр, возможность поиска родственных слов.

Поиск по полному тексту можно использовать для определения положения информации в любом поле базы данных Notes путем построения комплексных запросов в окне поиска. Окно поиска переключается на URL (Universal Resource Locator) при нажатии кнопки на левом краю окна. Поиск по полному тексту выполняется быстрее в базах данных, которые индексированы по полному тексту. Индекс полного текста – собрание файлов, построенное Notes на локальном жестком диске или сервере Domino для каждой индексированной по полному тексту базы данных (могут указываться различные опции индексирования, например, Index Attachments (индексные вложения) позволяют определить положение документа, базируясь на словах или фразах, содержащихся внутри файлов, включенных в них, и др.). При поиске возможно использование операторов близости (proximity operators), таких как: near (около) – если слова соединены данным оператором, то документы, в которых эти слова находятся близко друг от друга, получат более высокий приоритет поиска; sentence (предложение) – запрос, содержащий слова, соединенные данным оператором, выдаст документы, в которых данные слова появились в одном предложении; paragraph (параграф) – аналогичен sentence, но слова должны содержаться в одном параграфе.

Поиск по полному тексту поддерживает также использование шаблонов (wildcards), которые можно использовать в словах или фразах. Символы шаблона: «*» – любое количество любых символов и “?” – один любой символ.

Поиск по условию позволяет осуществлять поиск с учетом условия для любого поля, а также с учетом комбинации условий (по форме).

При поиске по полному тексту с использованием базы данных Search Site (Поиск местоположения) результаты поиска возвращаются в виде документа.

Вносить информацию можно как непосредственно во вновь созданные документы, так и с использованием форм.

В Lotus Notes и Domino существует понятие ACL (Access Control List). ACL позволяет предоставлять пользователям различные уровни доступа. Существует 7 базовых уровней доступа:

– без доступа,

– доступ депонента,

– доступ читателя,

– доступ автора,

– доступ редактора,

– доступ дизайнера,

– доступ менеджера.

В соответствии с уровнем пользователю предоставляются те или иные возможности по просмотру, дополнению, изменению, созданию и управлению информацией.

Визуальное выделение новой информации осуществляется с помощью Меток непрочитанных.

Для автоматизации стандартных задач пользователя существуют агенты – программы, созданные пользователем для автоматизации или ускорения часто встречающихся действий. Агенты могут быть простыми или сложными. Сложные агенты могут включать программы, написанные на языках Visual Basic или C .

Почтовые возможности позволяют посылать сообщения как другим людям, так и базам данных. Пользователь создает документ и отправляет его; когда документ прибудет, в базе данных автоматически обновятся содержание базы данных и индексы.

Потоки работ определяются фирмой Lotus как совокупность элементов Notes, автоматизирующих или ускоряющих часто встречающиеся действия или задачи пользователя.

Потоки могут быть простыми и сложными. Примером простого потока является база данных Notes, периодически посылающая почтовое сообщение пользователю, в котором указано, сколько раз за последний день добавлялись документы, в которых встречалось его имя или название интересующего его объекта. В этом потоке на сервере автоматически работает агент, проверяющий новые документы на наличие нужного имени или названия объекта. Если он находит новый документ, удовлетворяющий условиям поиска, то посылает пользователю сообщение, используя электронную почту. Это избавляет пользователя от необходимости открывать базу данных каждый день для поиска интересующих его новых документов.

Одной из важных отличительных черт групповых программных платформ является их способность обеспечивать коллективное использование информации всеми членами рабочей группы, в любое время и вне зависимости от места их расположения. Членами рабочих групп могут быть сотрудники из различных представительств компании в регионе, в стране или во всем мире. Каждое из этих представительств имеет свой сервер, подключение к которому персонала производится достаточно просто и без больших затрат.

При синхронизации баз данных репликация необходима только для новых полей документов или для полей документов, в которые были внесены изменения на любом из экземпляров базы данных, участвующих в процессе репликации. Такая репликация на уровне поля обеспечивает оптимальное использование ресурсов и самую короткую продолжительность цикла синхронизации.

Членам рабочих групп, подключающимся от случая к случаю (например, мобильным пользователям, работающим в удаленной точке или из дома), необходим такой же уровень доступа к информации, как и подключенным пользователям. Notes не ограничивается организацией взаимодействия между серверами, им также поддерживается сетевое взаимодействие между клиентом и сервером.

С помощью всего лишь нескольких щелчков мышью пользователь Notes может скопировать только определенное подмножество информации из базы данных Notes. Notes позволяет пользователям определять тип документов, с которыми они хотят работать на своих клиентских рабочих станциях.

При помощи выборочной репликации пользователи могут копировать только те документы, которые подверглись изменениям, скажем, за последние 30 дней, или только составленные каким-либо конкретным членом рабочей группы.

Проведение процесса репликации для мобильного пользователя не должно вызывать прекращения всей остальной работы на портативном или домашнем компьютере. Репликация в Notes может выполняться в фоновом режиме, что позволяет пользователю продолжать работу над другими задачами.

Наибольшие доходы от инвестиций с помощью приложений Notes можно получить при использовании их для координации стратегических деловых процессов. Такие приложения позволяют управлять не только документами и данными, но и рабочими потоками членов рабочих групп, которые используют или которым необходимы эти документы. Ключом к этим приложениям является среда разработки приложений Notes. Платформа Notes включает в себя интегрированную среду разработки, предоставляющую мощные средства разработчикам с самым различным опытом. Пользователи, не обладающие опытом программирования, могут быстро построить и создать приложение Notes, тогда как профессиональные разработчики имеют возможность создавать мощные приложения с использованием встроенных в Notes средств программирования.

Одним из преимуществ архитектуры клиент/сервер Notes является то, что разработка приложения равносильна его развертыванию. К разработанному и помещенному на сервер Notes приложению можно при наличии соответствующих прав обращаться и копировать его с любого сервера или клиента Notes.

С этого момента любые изменения форм, полей, видов или программных решений автоматически наследуются всеми клиентами, независимо от платформ сервера и клиента, на которых они были разработаны и развернуты.

Профессиональные разработчики получают в свое распоряжение полный набор средств разработки Notes, позволяющих создавать стратегические системы. Сюда входят основные элементы для проектирования баз данных, полный набор встроенных средств программирования и полный набор средств интеграции с базами данных. Кроме того, Notes обеспечивает интеграцию с различными популярными инструментальными средствами других поставщиков.

Основные элементы проектирования Notes включают в себя формы, поля, виды, агенты и папки.

Для ввода и индикации информации в Notes входит набор предопределенных форм.

Формы строятся с помощью полей, таких как автор, дата, краткое содержание или полный документ. Разработчик может назначить полям определенные типы данных: текстовый, числовой, формат времени, форматированный текст. Пользователи могут создавать новые поля и изменять атрибуты и свойства имеющихся полей с помощью ряда диалоговых окон.

Поля имеют очень важное значение для управления базами данных Notes, так как документы представляются пользователю отсортированными по значению в определенных полях. Виды разрабатываются пользователем для вывода списка документов по различным критериям (по дате, по автору, по заказчику, по теме и т. д.). При представлении вида пользователю имена полей выводятся в качестве заголовков столбцов.

Агенты представляют собой логическую часть приложений Notes, позволяя разработчикам автоматизировать выполнение прикладных задач на клиентах и серверах. Эти задачи включают в себя обработку данных, репликацию и службы передачи сообщений. Кроме того, пользователи могут поручить агентам управление информацией в базах данных Notes. Например, не написав не единой строчки кода, конечный пользователь может создать агента, который будет автоматически просматривать поступающую почту в поиске слов «urgent» («срочно») или «important» («важно») в полях темы сообщений, и копировать отобранные послания в папку «hot issues» («важные вопросы»). Или, например, пользователь может создать агента, который будет просматривать новые документы в службе новостей в поиске указанных ключевых слов, и сообщать по электронной почте о найденных документах сообщением, включающим в себя ссылки на эти документы в базе данных службы новостей.

Разработчики и пользователи имеют возможность создавать папки, как личные, так и коллективного пользования, которые представляют собой «контейнеры» с иерархической структурой, позволяющие организовать документы в любой базе данных. Пользователи могут перемещать документы из видов в папки, где с ними удобнее будет работать, по принципу “перетащи и отпусти”.

В распоряжении разработчиков приложений Notes имеется множество различных конструктивных элементов для их построения. В дополнение к описанным выше шаблонам, Notes включает в себя LotusScriptT, агенты и язык формул Notes.

LotusScript представляет собой совместимый с BASIC язык программирования. Это полностью объектно-ориентированная среда программирования с классами, методами и свойствами, предоставляющая разработчикам согласованный доступ ко всем средствам Notes. Как и любое мощное средство программирования, LotusScript включает в себя интегрированные средства просмотра объектов и отладчик.

В Notes также входит собственный язык формул. Формулы аналогичны математическим формулам и состоят из переменных, констант и операторов, хотя результаты могут коренным образом отличаться. Например, разработчик может написать формулу, которая будет форматировать текст, превращая все первые буквы слов в заглавные, или формулу для объединения содержимого двух независимых полей в одном поле, которое и будет выведено пользователю. Notes поставляется с набором встроенных функций «functions», позволяющих проводить самые различные вычисления с данными различных типов.

Иерархические папки и виды в панели поиска Notes предоставляют пользователю современный и интуитивно понятный способ доступа к информации, но разработчик приложений может пожелать настроить интерфейс Notes в целях еще большего упрощения метода просмотра приложения. Навигаторы, которые представляют собой новые конструктивные элементы в Notes, состоят из графических изображений и «горячих зон», которые позволяют разработчику управлять ходом исполнения приложения Notes. Навигаторы – это наглядный интерфейс, с помощью которого разработчики могут руководить действиями пользователя приложения Notes. Например, можно создать навигатор, отображающий карту территории, на которой компания осуществляет продажи. При щелчке мышкой на горячей зоне, такой как, например, город на карте, разработчик может предусмотреть вывод документа и/или вида Notes. С помощью навигаторов разработчики имеют возможность создавать приложения Notes, согласующиеся с понятиями и представлениями конечного пользователя.

При интеграции хранилища объектов Notes с другими базами данных предприятия Notes позволяет увеличить общую ценность информационных активов организации. Lotus и деловые партнеры Lotus разработали множество методик интеграции и предназначенных для этого продуктов, позволяющих разработчикам приложений в полной мере использовать всю мощь и Lotus Notes, и реляционных баз данных (РСУБД). В число продуктов и технологий интеграции, позволяющих разработчикам приложений использовать Notes и РСУБД, входят:

1. LotusScript Data Object (LS:DO) – это набор классов, методов, свойств и событий LotusScript, обеспечивающих доступ к реляционным и традиционным базам данных с использованием ODBC.

2. LS:DO позволяет разработчикам объединить Notes с внешними базами данных для связи приложений Notes с операционными системами. Таким образом, с помощью LS:DO можно эффективно реализовать распределенный внешний интерфейс для традиционных систем. Так как LS:DO предоставляет доступ к базам данных как для чтения, так и для записи, в распоряжении разработчиков имеются все функции рабочих потоков и репликации Notes, что позволяет создавать расширенные приложения, объединяющие реляционные базы данныхс Notes.

3. NotesPump представляет собой программное обеспечение на основе сервера, позволяющее администраторам централизованно планировать и проводить массовый обмен данными между Lotus Notes и системами управления реляционными базами данных, включая семейство IBM DB2, Oracle7, Sybase10 и совместимые с ODBC базами данных. Средства связи NotesPump с DB2 (через ODBC) в сочетании с имеющимся набором продуктов репликации IBM предоставляют пользователям NotesPump доступ к данным IMS, VSAM и DB2 на широком спектре платформ.

Для создания некоторых приложений разработчикам может потребоваться непосредственный доступ к функциональным возможностям и средствам Notes с помощью других языков и средств разработки.

Типы приложений.Дискуссионные приложения – это базы данных, использующие документы, чтобы задать основную тему, и документы отзыва для сбора индивидуальной информации или мнений, которые должны ассоциироваться с ними. То есть индивидуальные знания собираются и совместно используются всеми сотрудниками компании. Новые сотрудники могут просматривать давние дискуссии, перед тем как задать свои вопросы, для того чтобы уменьшить количество повторений совместных знаний.

Приложения оповещения позволят информировать сотрудников не используя почту, электронную почту, доски объявлений и т.п. Создаются оповещающие базы данных, которые дают возможность информации распространяться быстрее и позволяют служащим, ответственным за создание этих документов, взаимодействовать. Информация, которая может храниться в таких базах данных: рекламные сообщения компаний, ведомственные новости, информация от службы обзора прессы, личная информация сотрудников и т.п.

Справочные приложения – это базы данных, спроектированные для поддержки и замещения существующих отпечатанных справочных материалов. Это могут быть инструкции, часто встречающиеся вопросы, спецификации по технологиям, сборники стандартных контрактов и т.п.

Отслеживающие приложения. Lotus Notes не подходит для отслеживания работ в реальном времени, однако ее гибко развивающаяся структура в сочетании с репликацией и службой безопасности делает базу мощным инструментом для применения в разнообразных менее быстрых транзактно-ориентированных (то есть в таких ситуациях, когда изменение информации критично) ситуациях. Отслеживающие приложения могут быть просто документами или комбинацией документов и отзывов (например, проектная база данных, в которой проектная информация сохраняется в документе, и отзывы для ввода затрат времени, требуемых ресурсов и замечаний по проекту целиком ассоциируются с главным документом). Другой пример: в отделе кадров отслеживающая база может быть использована для того, чтобы проследить результаты собеседования, найма на работу, трудовой деятельности каждого сотрудника.

Поскольку на основе Lotus Notes могут использоваться самые различные приложения третьих фирм, то при выборе поставщика необходимо также обратить внимание на наличие у него готовых решений, максимально приближенных к потребностям организации.

Примером такого комплекса приложений является пакет приложений Lotus Notes – Office Media (фирма Inter Trust), представляющий систему автоматизации работы служб документационного обеспечения управления (ДОУ) и включающий в себя специализированные модули (программы) контроля распоряжений руководства, регистрации и контроля входящих и исходящих документов, хранения документов, подготовку и проведение совещаний, а также управление персоналом, управление проектами, управление продажами и многое другое, причем набор программных модулей, работающих в системе Lotus Notes, зависит от специфики работы учреждения, предприятия, фирмы и решаемых каждым конкретным сотрудником задач.

Пакет Office Media – Канцелярия обеспечивает реализацию следующих функций:

– ввод содержания входящей бумажной корреспонденции путем автоматического распознавания текста письма с использованием стандартных программ распознавания (OCR) типа Fine Reader и СuneForm;

– регистрацию всей входящей корреспонденции;

– постановку документов на контроль, осуществление контроля сроков и результатов исполнения документов;

– контроль за движением и местонахождением документов по подразделениям организации по мере их исполнения;

– подготовку организационно-распорядительных документов: приказов, распоряжений, постановление и тому подобное;

– подготовку, хранения и просмотр всей исходящей корреспонденции учреждения, организации, фирмы.

Для полнотекстовой системы регистрационная карточка будет включать в себя как краткое содержание, так и текст документа, введенный в систему с помощью сканера и программы распознавания, а также графическое изображение самого документа вместе со своими пометами и графическими особенностями. Для каждой конкретной организации в соответствии со спецификой ее деятельности в карточке могут не использоваться те или иные необязательные поля (например, вид доставки) и могут быть добавлены новые.

Собственно все прикладные пакеты Office Media – Канцелярия, Управление и планирование, Офис малого предприятия, Управление персоналом и другие, как и прикладные пакеты других фирм, представляют собой набор специализированных баз данных, функционирующих в среде Lotus Notes. Например, БД «Обращения граждан» предназначена для организации работы со специфической категорией документов – обращениями физических лиц. Практически все БД представляют различные возможности сортировки и поиска документов в базе данных: по автору (корреспонденту), по дате первого обращения, входящему номеру и другим, а также представляют возможности контроля исполнения документов, статистического анализа исполнительской дисциплины и степени загруженности сотрудников и тому подобное. При этом каждая база данных предоставляет возможности, отражающие специфику конкретной группы документов. Например, БД «Договора» имеет набор стандартных шаблонов для договоров, хранит как тексты договоров организации, так и все документы, которые с ними связаны (предварительная переписка, тексты договоров и контрактов, текущая информация об их выполнении, акты приема-сдачи работ и тому подобное).

Другая БД – «Визирование и согласование» – решает другую задачу -производит автоматическую рассылку проектов документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования, осуществляет оперативный контроль за процессом согласования и визирования документов.

Для эффективной работы системы ее функционирование должно быть максимально приближено к оптимизированной работе службы традиционного документационного обеспечения управления

(делопроизводства). Для этого перед установкой Lotus Notes фирма – системный интегратор, осуществляющая установку, или собственный отдел автоматизации учреждения, организации, фирмы должны проводить обследование делопроизводства и объема документооборота, дать предложения по его рационализации с разработкой оптимальных схем движения документов, а также определить специфические для данной организации данные и параметры, которые необходимо добавить при настройке системы.

Инициативы. Благодаря серверам Domino компании могут включить связи с различными типами форм на Web-сайте, фактически являющихся документами в базах данных Notes. Это позволяет собирать инициативы с Web-страниц и давать возможность агентам и потокам немедленно реагировать на эти инициативы посредством помещения их в базу данных отслеживания контрактов.

Хранение информации на сервере Domino позволяет организовать доступ через рабочую станцию Notes или браузер World Wide Web, как через локальную сеть, так и удаленный доступ с использованием модема. Пользователи могут работать с одними и теми же базами данных одновременно. Кроме этого, существует механизм репликации, то есть синхронизации данных, при этом по сети или через модемное соединение передается только измененная информация, соответственно сокращается время работы по телефонным линиям и загрузка сети.

Lotus Notes имеет стандартный, интуитивно понятный графический пользовательский интерфейс, поэтому специального обучения пользователей для работы с информационно-справочной системой, созданной с помощью Lotus Notes, не потребуется. Однако создание модели данных, то есть описания организации информации, которая будет храниться в базе данных Lotus Notes, требует подготовки, аналитических способностей и четкого понимания потребностей пользователей системы.

Контрольные вопросы к главе 3

1. Перечислите компьютерные средства автоматизации перевода.

2. Перечислите порядок действий при выполнении перевода.

3. Особенности организации перевода в системе PROMT.

4. Чем электронные словари отличаются от программ-переводчиков?

5. Для чего используются программы оптического распознавания текста?

6. Перечислите принципы технологии распознавания.

7. Чем этап сканирования отличается от распознавания?

8. Как называются встроенные программы проверки правописания?

9. Для чего используется Lotus Notes/Domino 5/6. Lotus Notes и Domino?

10. Принцип работы Lotus Notes/Domino 5/6. Lotus Notes и Domino.

Контрольные тесты к главе 3

1. Что происходит при загрузке нового документа в ТМ-систему?

а) автоматический перевод текста;

б) отключение программы;

в) разделение на сегменты и сопоставление с текстами из базы.

2. Запись слова одного языка буквами другого, называется:

а) зарезервированное слово;

б) транслитерация;

в) конвертирование.

3. Распознавание строится как процесс выдвижения и целенаправленной проверки гипотез об объекте исходя из принципа:

а) адаптивности;

б) целенаправленности;

в) целостности.

4. LOTUS NOTES – это:

а) платформа для создания системы управления информацией;

б) программа для создания системы управления информацией;

в) приложение для создания системы управления информацией;

Компоненты вычислительной сети

Компьютерной вычислительной сетью называют совокупность взаимосвязанных через каналы передачи данных компьютеров, обеспечивающих пользователя средствами обмена информацией и коллективного использования ресурсов сети (аппаратных, программных и информационных).

Применение вычислительных сетей позволяет решить следующие задачи обработки и хранения информации в условиях современного предприятия.

1. Образование единого информационного пространства, способного охватить всех пользователей предприятия и предоставить им информацию, созданную в разное время и с использованием разного программного обеспечения.

2. Обеспечение эффективной системы накопления, хранения и поиска финансово-экономической информации по текущей работе предприятия, а также по проделанной некоторое время назад (архивная информация) с помощью создания глобальной базы данных.

3. Повышение достоверности информации и надежности её хранения путём создания устойчивой к сбоям информационной системы.

4. Обеспечение своевременной обработки документов построения на базе этого действующей системы анализа, прогнозирования и оценки обстановки с целью принятия оптимального решения и выработки стратегии развития.

Все сети независимо от сложности основываются на принципе совместного доступа к информации. Само рождение компьютерных сетей вызвано практической потребностью – возможностью совместного использования данных.

В настоящее время в сети используются компьютеры различных типов и классов с различными характеристиками. Но в последнее время и коммуникационное оборудование (кабельные системы, повторители, мосты, маршрутизаторы) стало играть важную роль.

Для эффективной работы сетей используются специальные ОС, которые в отличие от персональных ОС предназначены для решения специальных задач по управлению работой сети и называются сетевыми. Сетевые ОС устанавливаются на специально выделенные компьютеры, называемые серверами. Признанные лидерами сетевых операционных систем являются Windows-NT и Novell Net Ware.

Все устройства, подключаемые к сети, можно разделить на три функциональные группы: рабочие станции, серверы сети и коммутационные узлы.

Рабочая станция (workstation) – это персональный компьютер, подключенный к сети, на котором пользователь выполняет свою работу. Каждая рабочая станция обрабатывает свои локальные файлы и использует свою операционную систему, но при этом ему доступны ресурсы сети.

Сервер сети (server) – это компьютер, подключенный к сети и предоставляющий пользователям сети определенные услуги, например хранение данных общего пользования, печать документов. По выполняемым функциям серверы подразделяются на файловый сервер, сервер баз данных и сервер прикладных программ.

К коммутационным узлам сети относятся следующие устройства: повторители, коммутаторы (мосты), маршрутизаторы и шлюзы.

Классификация сетей производится по ряду параметров.

Классификация компьютерных сетей

Классификация по масштабу.Существующие сети по широте охвата пользователей можно классифицировать следующим образом: глобальные, региональные (городские) и локальные.

Глобальные вычислительные сети (WAN) объединяют пользователей, расположенных на значительном расстоянии друг от друга. В общем случае компьютер может находиться в любой точке земного шара. Это обстоятельство делает экономически невозможным прокладку линий связи к каждому компьютеру, поэтому используются уже существующие линии связи, например телефонные линии и спутниковые линии связи. Абоненты таких сетей могут находиться на расстоянии 10 … 15 тыс. км. Обычно скорости WAN лежат в диапазоне от 9,6 Кбит/ сек до 45 Мбит/сек.

Региональные вычислительные сети (MAN) объединяют различные города, области и небольшие страны. Абоненты могут находиться в 10 … 100 км. В настоящее время каждая такая сеть является частью некоторой глобальной сети и особой спецификой по отношению к глобальным сетям не отличается. Типичные MAN работают со скоростями от 56 Кбит/сек до 100 Мбит/сек.

Локальные вычислительные сети (ЛВС, или LAN) объединяют компьютеры, как правило, одной организации, которые располагаются компактно в одном или нескольких зданиях. Размер локальных сетей не превышает нескольких километров (до 10 км). В качестве физической линии связи в таких сетях применяются витая пара, коаксиальный кабель, оптико-волоконный кабель. Например, типичная LAN занимает пространство такое же, как одно здание или небольшой научный городок, и работает со скоростями от 40 Мбит/сек до 2 Гбит/сек.

Локальная вычислительная сеть – это совокупность компьютеров и других средств вычислительной техники (сетевого оборудования, принтеров, сканеров и т.п.), объединенных с помощью кабелей и сетевых контроллеров, работающая под управлением сетевой операционной системы.

Для ускорения передачи информации между компьютерами в локальной сети используются специальные сетевые контроллеры, а все компьютеры в сети работают под управлением сетевого программного обеспечения.

Основное отличие локальных сетей от глобальных заключается в использовании качественных линий связи. Все остальные отличия являются производными.

Классификация сетей по топологии, или архитектуре.Топология сети – это логическая схема соединения компьютеров каналами связи. Чаще всего в локальных сетях используется одна из трех основных топологий: шинная, кольцевая или звёздообразная.

Шинная топология. При шинной топологии (рисунок 4.1) среда передачи информации представляется в форме коммуникационного пути, доступного для всех рабочих станции, к которому они все должны быть подключены. Все рабочие станции могут непосредственно вступать в контакт с любой рабочей станцией, имеющейся в сети. На концах коммуникационного пути размещаются терминаторы, служащие для гашения сигнала.

Рисунок 4.1 – Шинная топология компьютерной сети

Рабочие станции в любое время, без прерывания работы всей вычислительной сети, могут быть подключены к ней или отключены. Функционирование вычислительной сети не зависит от состояния отдельной рабочей станции. При повреждении кабеля в любом месте сети вся сеть становится неработоспособной. Максимальная пропускная способность таких сетей составляет 10 Мбит/сек. Такая пропускная способность недостаточна для современных видео- и мультимидийных приложений, поэтому почти повсеместно применяются сети со звездообразной архитектурой.

Достоинством шинной топологии являются низкая стоимость, простота построения и наращивания сети. Недостатки – низкая скорость работы сети и малая надежность.

Кольцевая топология. При кольцевой топологии сети рабочие станции связаны одна с другой по кругу: последняя рабочая станция связана с первой, при этом коммуникационная связь замыкает кольцо (рисунок 4.2).

Рисунок 4.2 – Кольцевая топология компьютерной сети

Прокладка кабелей от одной рабочей станции до другой может быть довольно сложной и дорогостоящей, особенно если географическое расположение рабочих станций далеко от формы кольца (например, в линию).

Сообщения в такой сети циркулируют регулярно по кругу. Пересылка сообщений является очень эффективной, так как большинство сообщений можно отправить “в дорогу” по кабельной системе одно за другим. Продолжительность передачи информации увеличивается пропорционально количеству рабочих станций, входящих в вычислительную сеть.

Основная проблема, которая возникает в сетях кольцевой топологии, заключается в том, что каждая рабочая станция должна активно участвовать в пересылке информации, и в случае выхода из строя хотя бы одной из них вся сеть парализуется. Подключение новой рабочей станции требует краткосрочного выключения сети, так как во время установки кольцо должно быть разомкнуто. Ограничения на протяженность вычислительной сети не существует, так как оно определяется исключительно расстоянием между двумя станциями.

Специальной формой кольцевой топологии является логическая кольцевая сеть. Физически она монтируется как соединение звездных топологий. Отдельные звезды включаются с помощью специальных концентраторов. В зависимости от числа рабочих станций и длины кабеля между рабочими станциями применяют активные или пассивные концентраторы. Активные концентраторы дополнительно содержат усилитель для подключения от 4 до 16 рабочих станций. Пассивный концентратор является исключительно разветвительным устройством (максимум на три рабочие станции). Каждой рабочей станции присваивают соответствующий ей адрес, по которому передается управление (от старшего к младшему и от самого младшего к самому старшему).

Звездообразная топология (рисунок 4.3). Этот тип предполагает, что головная машина получает и обрабатывает все данные с периферийных устройств как активный узел обработки данных. Этот принцип применяется в системах передачи данных, например в электронной почте RelCom.

Рисунок 4.3 – Звездообразная топология компьютерной сети

Вся информация между двумя периферийными рабочими местами проходит через центральный узел вычислительной сети. Для построения сети со звездообразной архитектурой в центре сети необходимо разместить концентратор. Его основная функция – обеспечение связи между компьютерами, входящими в сеть, т.е. все компьютеры, включая файловый сервер, не связываются непосредственно друг с другом, а присоединяются к концентратору. Сети со звездообразной топологией поддерживают прогрессивные технологии Fast Ethernet и Gigabit Ethernet, что позволяет увеличить пропускную способность сети.

При использовании топологии этого типа пропускная способность сети определяется вычислительной мощностью узла сети и гарантируется для каждой рабочей станции. Коллизий (столкновений данных) в такой сети не возникает.

Кабельное соединение довольно простое, так как каждая рабочая станция связана с узлом. Затраты на прокладку кабеля высокие, особенно когда центральный узел географически расположен не в центре топологии. При расширении вычислительных сетей не могут быть использованы ранее выполненные кабельные связи, потому что к новому месту необходимо прокладывать отдельный кабель из центра сети.

Топология в виде звезды является наиболее быстродействующей из всех топологий вычислительных сетей, поскольку передача данных между рабочими станциями происходит через центральный узел (при его хорошей производительности) по отдельным линиям, используемым только этими рабочими станциями. Частота запросов на передачу информации от одной станции к другой невысокая по сравнению с достигаемой в других топологиях.

Достоинством является также и то, что повреждение одного из кабелей приводит к выходу из строя только того луча “звезды”, где находится поврежденный кабель, при этом остальная часть сети остается работоспособной.

Производительность вычислительной сети в первую очередь зависит от мощности центрального файлового сервера. Он может быть “узким местом” вычислительной сети. В случае выхода из строя центрального узла нарушается работа всей сети.

Недостатком этой архитектуры являются более высокая стоимость, сложная структура, а также особенности наращивания, заключающиеся в том, что концентраторы имеют ограниченное количество портов (соединительных элементов) для подключения компьютеров. Это необходимо учитывать при оценке перспектив расширения сети.

Классификация сетей по стандартам организаций.Существуют множество стандартов, обеспечивающих функционирование сети. К ним относится Token Ring, АТМ, AppeleTalk, Enhernet и др. Большинство современных ЛВС строится по стандарту Ethernet.

В настоящий момент есть три разновидности сетей Ethernet, различающихся по скорости передачи данных. Точнее говоря, базовым стандартом является Ethernet – это скорость до 10 Мбит/сек, Fast Ethernet – скорость до 100 Мбит/сек, Gigabit Ethernet – скорость до 1 Гбит/сек.

Технологии Ethernet и Fast Ethernet наиболее часто применяются на практике и обеспечивают работу большинства сетевых приложений. Gigabit Ethernet является относительно новой технологией и используется пока достаточно редко.

Структура сети Интернет

Интернет (Internet) – это всемирная информационная сеть. Иногда Интернет называют просто и уважительно Сеть. Это направление компьютерной технологии сейчас стремительно развивается.

Телекоммуникации в широком смысле – это общение между субъектами (людьми, приборами, компьютерами), находящимися в удалении друг от друга, исключающее непосредственный контакт («теле» – удаленный, «коммуникация» – связь, сообщение).

ARPAnet – «бабушка» Великой Сети. ARPAnet использует набор протоколов под названием Протоколы управления передачей/Протоколы Интернета (Transmission Control Protocols / Internet Protocols или сокращенно TCP/IP). Протокол – это набор правил, по которым абоненты сети обмениваются данными.

Основу сети Интернет в настоящее время составляют высокоскоростные магистральные сети.

Автономная система должна состоять не менее чем из 32 меньших по размеру сетей. Обычно в качестве автономных систем выступают крупные национальные сети. Примерами таких сетей являются сеть EUNet, охватывающая страны центральной Европы, сеть RUNet – Российская сеть. Автономные сети могут образовывать компании, специализирующиеся на предоставлении услуг доступа в сеть Интернет – провайдеры, например, компания Relcom в России.

Интернет многогранен. С технической точки зрения Интернет – это объединение транснациональных компьютерных сетей, работающих по самым разнообразным протоколам, связывающих всевозможные типы компьютеров, физически передающих данные по телефонным проводам и оптическому волокну, через спутники и радиомодемы.

Основой семейства протоколов TCP/IP является сетевой уровень, представленный протоколом IP, а также различными протоколами маршрутизации. Этот уровень предоставляет адресное пространство, обеспечивающее перемещение пакетов в сети, а также управляет их маршрутизацией.

К наиболее важным прикладным протоколам относятся протокол удаленного управления Telnet, протокол передачи файлов FTP, протокол передачи гипертекста HTML, протоколы для работы с электронной почтой: SMTP, POP, IMАР и MIME. Каждый компьютер, включенный в сеть Интернет, имеет свой уникальный IP-адрес, на основании которого протокол IP передает пакеты в сети. IP-адрес состоит из четырех байт и записывается в виде четырех чисел, разделенных точками, например 145.45.130.34. IP-адрес состоит из двух логических частей – номера сети и номера узла в сети. Номер для сети, включенной в Интернет, выдает специальное подразделение Интернета – InterNIC (Internet Network Information Center) или его подразделение. Номер узла определяет администратор сети.

На практике введены символьные адреса. Для этой цели используется система доменных имен DNS, имеющая иерархическую структуру. Составные части имени отделяются точками.

Домены распределяются по иерархическому принципу: получить домен второго уровня можно только у того, кто владеет доменом первого уровня, т.е. получить домен kolledg можно только у того, кто владеет доменом ru. Аналогично, получить домен третьего уровня можно получить у владельца домена второго уровня.

«Всемирная паутина» (WWW – World Wide Web) – популярный сервис Интернета, удобное средство работы с информацией. Самое распространенное имя для компьютера в Интернете www, больше половины потока данных Интернета приходится на долю WWW. Количество серверов WWW сегодня нельзя оценить точно, но по некоторым оценкам их более 30 млн. Скорость роста WWW даже выше, чем у самой сети Интернет.

WWW – это всемирное хранилище информации, в котором информационные объекты связаны структурой гипертекста. Гипертекст – это, прежде всего, система документов с перекрестными ссылками, способ представления информации при помощи связей между документами. Поскольку система WWW позволяет включить в эти документы не только тексты, но и графику, звук и видео, гипертекстовый документ превратился в гипермедиа-документ.

WWW работает по принципу клиент-серверы: существует множество серверов, которые по запросу клиента возвращают ему гипермедийный документ – документ, состоящий из частей с разнообразным представлением информации (текст, звук, графика, трехмерные объекты и т.д.), в котором каждый элемент может являться ссылкой на другой документ или его часть. Ссылки в документах WWW организованы таким образом, что каждый информационный ресурс в глобальной сети Интернет однозначно адресуется, и документ способен ссылаться как на другие документы на этом же сервере, так и на документы (и вообще на ресурсы Интернета) на других компьютерах Интернета. Причем пользователь не замечает этого и работает со всем информационным пространством Интернета как с единым целым.

Ссылки WWW указывают не только на документы, специфичные для самой WWW, но и на прочие сервисы и информационные ресурсы Интернета. Более того, большинство программ-клиентов WWW (браузеры, навигаторы) не просто понимают такие ссылки, но и являются программами-клиентами соответствующих сервисов: FTP, gopher, сетевых новостей Usenet, электронной почты и т.д. Таким образом, программные средства WWW являются универсальными для различных сервисов Интернета, а сама информационная система WWW играет интегрирующую роль.

Браузер – это своего рода окно в WWW (иногда в литературе ее называют «броузер»).

Интернет – это странички, которые видны в окно браузера. Найти ссылку на другую страницу легко: попадая на нее, указатель мыши меняет форму, стрелка превращается в изображение руки, а в строке состояния браузера высвечивается адрес документа, который будет показан, если нажать левую кнопку мыши.

Сайт – это набор документов, объединенных общей темой и служащих общей цели. Адрес сайта в Интернете называют доменным именем. Он состоит из последовательностей символов – доменов, разделенных точками и начинается с www (например, www.kolledg.ru).

Internet Explorer.Окно программы Internet Explorer имеет простой интерфейс. Все написано и нарисовано на панели инструментов.

В поле заголовка окна программы Internet Explorer, расположенного вдоль верхней границы, помещено название программы и имя текущего документа. Ниже расположены элементы управления программой, кнопки с рисунками и экранное меню.

Для поиска информации в Сети используются специальные поисковые службы. Обычно поисковая служба – это компания, имеющая свой сервер, на котором работает некая поисковая система. Услуги абсолютного большинства поисковых служб бесплатны, но, тем не менее, по темпам роста сегодня это самый эффективный бизнес в мире.

Мощная поисковая система принимает в сутки 30… 50 млн. посетителей и демонстрирует им сотни миллионов рекламных баннеров. При том, что каждый щелчок пользователем на рекламном баннере оплачивается не менее чем одним центом, совокупный доход только от демонстрации рекламных баннеров может составлять до 100000 долл. в сутки. Это одна из причин огромной прибыльности «бесплатных» услуг.

Для упрощения поиска можно воспользоваться каталогами. Существуют специальные каталоги, например каталоги новых поступлений.

В Сети поиск обеспечивают специальные поисковые службы. Умение пользоваться ими, собственно говоря, и составляет умение пользоваться Интернетом.

Все поисковые системы WWW основаны на гиперссылках.Проведя нужные операции, служба формирует Web-документ, состоящий из гиперссылок, ведущих к ресурсам WWW, соответствующим запросу. Результат поиска всегда един: клиент получает список рекомендованных гиперссылок, хотя принцип действия у разных поисковых служб может быть различным.

Существует два основных способа «ориентации» в Web-пространстве: во-первых, с помощью так называемых поисковых систем (Rambler, AltaVista, Yandex) и, во-вторых, по электронным каталогам (Weblist,Yahoo, DMOZ, Mavica-Net). Последние отличаются от поисковых серверов тем, что ссылки на конкретные сведения в них составляют люди, а не компьютерные программы. Такой метод обработки информации значительно повышает точность поиска.

Поисковые электронные каталоги – классификаторы.Классификаторы хранят упорядоченные списки ссылок на Web-узлы. Обычно каждой ссылке соответствует краткое описание. Списки упорядочены по тематическим размерам на поисковом сервере. Они похожи на предметные каталоги общественных библиотек. На начальной странице поискового каталога производится выбор темы, затем в рамках темы выбирается категория, потом подкатегория, и так далее. Основным недостатком и в то же время достоинством каталогов является «человеческий фактор» (данные, которые заносятся в каталог, проходят «ручную» обработку).

Поисковые системы – указатели.В них пользователь формирует запрос с помощью ключевых слов, выражающих объект поиска, а поисковая система выдает ему список ссылок на Web-страницы, содержащие данные ключевые слова. Основное отличие поисковых указателей от поисковых каталогов состоит в полной автоматизации всех этапов работы. Здесь отсутствует «человеческий фактор», поэтому количество Web-страниц, к которым ведет поисковый указатель, намного больше.

Электронная почта (e-mail) – первый из сервисов Интернета, наиболее распространенный и эффективный. Благодаря быстроте прохождения писем от отправителя к адресату, электронная почта позволяет оперативно решать важные вопросы.

Электронная почта (e-mail) – услуга, предоставляющая возможность пересылать друг другу текстовые письма, в том числе с «вложенными» в них любыми файлами. При этом общение участников по переписке «раздельно во времени»: поступающие каждому из них письма накапливаются на сервере электронной почты в отведенном каждому «электронном почтовом ящике», а получатель переписывает все накопленные на данный момент письма, читает их и отвечает на них тогда, когда ему это удобно (доставка «до востребования»). Интернет здесь используется как всемирная сеть линии связи.

Чтобы воспользоваться услугами почтовых серверов, нужно получить свой личный «почтовый адрес»: обычно его сразу же предоставляет провайдер, который обеспечивает доступ в Интернет. Кроме того, каждый может зарегистрировать «электронный почтовый ящик» на каком-либо почтовом сервере, посетив его Web-страницу и заполнив предложенную там анкету.

Электронный почтовый ящик – папка на диске почтового сервера, выделяемая каждому зарегистрированному на данном сервере адресату для накапливания поступающих ему писем, пока получатель не перепишет их на свой компьютер.

Каждому электронному почтовому ящику соответствует почтовый адрес. Этот адрес записывается латинскими буквами и цифрами: <«логин»>@<доменное имя почтового сервера> (например, obraz@mtunet).

«Логин», как и тот, который вводится при дозвоне в Интернет, – это обычно слово, придуманное при регистрации или предоставленное провайдером в готовом виде. Лучше всего, если оно будет похоже на имя, фамилию или их сочетание, но это не всегда удается – подходящие «логины» могут быть уже кем-то заняты. Затем записывается символ «@», который в английском языке называется «коммерческое эт» (пользователи называют «собачкой»). Доменное имя почтового сервера выглядит почти так же, как и для Web, только здесь в начале не записывается «триада» www.

Если электронная почта передает сообщения по принципу «от одного – одному», то сетевые новости передают сообщения «от одного – многим». Механизм передачи каждого сообщения похож на передачу слухов: каждый узел сети, узнавший что-то новое (т.е. получивший новое сообщение), передает новость всем знакомым узлам, т.е. всем тем узлам, с кем он обменивается новостями. Таким образом, посланное сообщение, многократно дублируясь, распространяется по сети, достигая за довольно короткие сроки всех участников телеконференций (Usenet) во всем мире. При этом в обсуждении интересующей темы может участвовать множество людей, независимо от того, где они находятся физически, и можно найти собеседников для обсуждения самых необычных тем. Число пользователей Usenet весьма велико – количество новых сообщений, поступающих в телеконференции ежедневно, составляет около миллиона.

Еще один широко распространенный сервис Интернет – FTP (File Transfer Protocol). Расшифровывается эта аббревиатура как протокол передачи файлов, но при рассмотрении FTP как сервиса Интернета имеется в виду не просто протокол, а именно сервис – доступ к файлам в файловых архивах.

FTPдает возможность соединять компьютеры между собой и передавать по сети файлы с одного компьютера на другой. Если понадобилось установить какую-либо программу для своего компьютера или сыграть в новую игру – все это можно найти в Интернете и получить по FTP. Компьютеры, на которых находится информация для передачи по протоколу FTP, называются FTP- серверами.

IRC (Internet Relay Chat) – используется для бесед или «чата» через Интернет в реальном времени, это распространенный способ общения с Web через набор текста на клавиатуре.

IRC позволяет поддерживать живой разговор с людьми по всему земному шару с помощью клавиатуры, используя различные тематические «каналы». Можно подключиться к любому каналу, взять себе псевдоним или просто назвать свое имя. Сейчас на смену IRC пришел Web-чат.

ICQ – разновидность современного чата, разработана израильской фирмой MirabUis. Среди российских пользователей ее принято называть «Аськой». ICQ – широко распространенная программа, насчитывающая около 15 млн пользователей.

Под IP-телефонией понимается технология, позволяющая использовать Интернет или любую другую IP-сеть в качестве средства организации и ведения телефонных разговоров и передачи факсов в режиме реального времени. Существующие технические возможности позволяют оцифровывать звук или факсимильное сообщение и пересылать его аналогично тому, как пересылаются цифровые данные. Общий принцип действия IP-телефонии таков: с одной стороны, сервер связан с телефонными линиями и может соединиться с любым телефоном мира. С другой стороны, сервер связан с Интернетом и может связаться с любым компьютером в мире. Сервер принимает стандартный телефонный сигнал, оцифровывает его, сжимает, разбивает на пакеты и отправляет через Интернет по назначению с использованием протокола TCP/IP. Для пакетов, приходящих из Сети на телефонный сервер и уходящих в телефонную линию, операция происходит в обратном порядке. Все операции происходят в режиме реального времени.

Электронная коммерция – это использование технологий глобальных компьютерных сетей для ведения бизнеса. Популярность и доступность сети Интернет сделали возможным широкое применение электронной коммерции, позволяющей изменить практически все процессы в современном бизнесе, интегрируя их в единое целое. Потребители могут искать, заказывать и оплачивать товары, используя всемирную сеть.

Первоначально под электронной коммерцией понимались продажи товаров и переводы денежных средств с помощью компьютерных сетей. Переводы денежных средств, осуществляемые банками путем электронных платежей, тоже относятся к электронной коммерции. Правда, банковские системы платежей являются закрытыми.

Можно выделить два аспекта электронной коммерции: непосредственно электронную торговлю и информационное обеспечение коммерции – подготовку и заключение контрактов, поиск поставщиков, оплату счетов, маркетинговые акции.

Персональная страничка (Web-страница) – лучшая визитная карточка в Web-пространстве. Web-страница – это текстовой файл, размеченный таким образом, чтобы любые программы просмотра (браузеры) на компьютерах любых систем видели его примерно одинаково. Для создания Web-страниц используется язык HTML.

HTML – это не язык программирования и не алгоритмический язык, это способ разметки гипертекста. Поэтому он и называется Hyper Text Markup Language – язык гипертекстовой разметки. Используя HTML, можно создать Web-страницу начального уровня. Наиболее простой способ создания несложной Web-страницы – использование возможностей текстового редактора MS Word. Начиная с версии Word-97 в программе предусмотрено сохранение документа в формате.

Всемирная паутина Web основывается на двух технологиях. Первая, HTTP (Hypertext Transfer Protocol – протокол передачи гипертекстов), определяет набор правил или протоколов, используемых при взаимодействии компьютеров в Web. Вторая технология – это уже упоминавшийся язык HTML, позволяющий помещать в Web красиво оформленные страницы (с графикой, анимацией и форматированным текстом) и связывать их с другими Web-страницами. HTML по сути представляет собой набор меток, которые незаметны для читателей страниц, но при этом влияют на внешний вид документа и обеспечивают интерактивность. Если на странице присутствуют гипертекстовая ссылка, указывающая на другую страницу, или текст, набранный полужирным либо курсивным шрифтом, или картинка в формате GIF, то за всеми этими элементами стоят соответствующие метки. Web-конструкторы позволяют превращать текст и графику в документы на языке HTML.

Каждая страница в Web имеет свой адрес или URL. Подобно адресу дома на улице указатель URL вполне конкретен и однозначен. Если известен адрес страницы (в большинстве браузеров он выводится в строке состояния), то можно включить в свой документ ссылку на этот адрес, чтобы читатели могли быстро к нему обратиться из созданной страницы. Чтобы сделать Web-страницы доступными для желающих, их необходимо сохранить на сервере ISP (Internet Service Provider – провайдер Интернета) или на сервере провайдера коммерческих услуг и получить у провайдера адрес URL. После этого все пользователи Web смогут напрямую связываться с базовой страницей.

Рекомендации по созданию Web-страниц.Для бизнеса очень важен маркетинг товаров и услуг, a Web является прекрасным местом для размещения рекламы. Web-узел – визитная карточка вашей организации. Некоторые рекомендации по созданию Web-страниц тем, кто собирается самостоятельно создавать свой Web-узел.

1. Целесообразно оживить страницу, используя заголовки, виньетки и картинки, оставить свободные поля и пробелы между абзацами, иначе страницы будут выглядеть громоздкими и неудобочитаемыми.

2. Не использовать слишком большие фотографии.

3. Для привлечения внимания обновлять страницу хотя бы раз в неделю.

4. Подобрать нужные элементы (текст, картинки, видеоклипы или звуковые фрагменты), чтобы их удобнее было увязать друг с другом. Страница получится более гармоничной и удобной для просмотра, если связанные между собой объекты, например словесные описания и изображения, будут дополнять друг друга.

5. Помнить, что на Web-страницах изображения должны иметь формат GIF или JPEG, звуковые файлы – формат WAV, а видео – формат AVI или Quick Time. Можно также использовать кадры (frames), которые позволяют обеспечить постоянное присутствие на странице какого-нибудь элемента, например логотипа или оглавления.

6. Не заполнять страницу большими 24-битными цветными изображениями с высоким разрешением, детально проработанным фоном и полнокадровым видео, чтобы не остаться без посетителей. Загрузка такой страницы будет очень длительной, и посетитель страницы может не дождаться окончания загрузки страницы. Графические изображения – максимум 256 цветов, фоновые изображения – не более одного-двух цветов. Частота смены видеокадров, количество цветов, разрешение и длительность клипа – все это должно быть минимальным. Что касается видео, можно руководствоваться следующим практическим правилом: сжатый файл размером 3 Мбайт содержит достаточно видеоинформации, чтобы стоило дожидаться, пока он загрузится.

7. Не следует злоупотреблять кричащими цветами и ярким фоном, при наборе текста использовать не больше двух шрифтов, не использовать спецэффекты, например, мигающий текст.

8. Для иллюстраций можно использовать изображения с купленных компакт-дисков или позаимствованные рисунки с Web-узлов, где есть бесплатные изображения. Некоторые авторы позволяют заимствовать изображения со своих Web-страниц, однако в каждом случае нужно в этом удостовериться. Так, компания Disney разрешает использовать свои иллюстративные материалы на персональных, некоммерческих Web-узлах при условии, что имеется ссылка на авторские.

9. Разработчики сайтов должны соблюдать грамматический контроль

10. Место Web-страницы в Web-пространстве определяет поставщик услуг Интернета.

Контрольные вопросы к главе 4

1. Что такое локальная сеть?

2. Дайте определения понятий: «рабочая станция», «сервер сети», «коммутационные узлы».

3. Какие сетевые операционные системы вы знаете?

4. Перечислите типы линий связи, используемые для построения сети.

5. Как классифицируются сети по топологии?

6. Что собой представляет структура Интернет?

7. Какие протоколы используются в сети Интернет?

8. Какие средства поиска существуют в Интернете?

9. Как работает электронная почта?

10. Какие средства общения предлагает Интернет?

Контрольные тесты к главе 4

1. Вычислительная сеть – это…?

а) совокупность взаимосвязанных через каналы передачи данных компьютеров, обеспечивающих пользователя средствами обмена информацией и коллективного использования ресурсов сети;

б) это применение информации которая применяется для обработки данных;

в) это образование единого информационного пространства.

2. Топология сети – это… ?

а) схема соединения компьютеров по каналам связи;

б) сеть, использующая качественные линии связи;

в) хранение данных пользователей.

3. Что такое workstation?

а) рабочая станция;

б) сервер сети;

в) топология сети.

4. Папка на диске почтового сервера, выделяемая каждому зарегистрированному на данном сервере адресату для накапливания поступающих ему писем:

а) почтовый сервер;

б) логин;

в) электронный почтовый ящик.

Обзор компьютерных справочных правовых систем

Идея использовать преимущества компьютерных технологий для работы с законодательной информацией возникла на Западе еще во второй половине 1960-х гг. Вместе с развитием технологий и средств телекоммуникации в мире впервые стали появляться компьютерные правовые системы. Их развитие было обусловлено тем, что обычным библиотекам было уже не под силу собирать, хранить и систематизировать огромное количество материалов.

Первоначально справочные правовые системы создавались в основном в виде электронных картотек, своего рода грандиозных «электронных каталогов». Они давали возможность найти все сведения о реквизитах документов, интересовавших пользователя, – названии, номере, дате издания, принявшем органе и т.д. С помощью полученных библиографических реквизитов уже в то время можно было быстро отыскать печатное издание, в котором был опубликован необходимый материал.

Компьютерная справочная правовая система (СПС) – это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и программные инструменты, позволяющие специалисту работать с этим массивом информации: производить поиск конкретных документов или их фрагментов, формировать подборки необходимых документов выводить информацию на печать и т.д.

Первый информационный банк (бельгийская система CREDOC) содержал данные о документах внутреннего и международного права, парламентских материалах, однако CREDOC не предполагала прямой связи пользователя с информационной базой для получения интересующих его данных. Ему необходимо было обращаться в специальное информационное бюро, и уже оттуда приходил ответ с адресной информацией о законодательных документах, причем ответ приходилось ожидать от двух до восьми дней.

В процессе развития некоторые юридические электронные картотеки, благодаря сети терминалов в библиотеках, начали работать в диалоговом режиме и стали широко доступны для всех желающих. Примером такой системы может служить FINLEX, созданная в 1982 г. министерством юстиции Финляндии. Она предназначена для предоставления информации о судебных решениях и судебной практике.

Электронные картотеки при всех их достоинствах не позволяют знакомиться с полным текстом документов. Поэтому более удобны полнотекстовые системы, которые дают возможность не только моментально находить в громадных информационных массивах необходимый документ, но и работать с его текстом.

Разработка одной из самых известных полнотекстовых справочных правовых систем США LEXIS началась в 1967 г. с соглашения между коллегией адвокатов штата Огайо и фирмой DATA Corp. С 1980 г. система стала доступна пользователям Великобритании, а с 1985 г. – Австралии. Ежедневно она отвечает на более чем 20 тыс. запросов, в ее информационной базе собраны нормативные документы штатов и акты федерального значения, в том числе полный текст Конституции США, а также все судебные прецеденты США. Со временем в LEXIS было включено британское законодательство, а с 1981 г. – английские судебные прецеденты. Теперь эта система носит имя LEXIS-NEXIS и доступна в том числе через сеть Интернет.

В настоящее время все экономически развитые страны имеют СПС и по некоторым оценкам сейчас в мире насчитывается более сотни подобных систем. В США это WRU, LEXIS, WESTLAW, JURIS, ELITE; в Великобритании – PRESTEL, POLIS, LEXIS; и Италии – ITALGUIRE; в Бельгии – CREDOC; в Германии – Система Бундестага, LEXINFORM; в Финляндии – FINLEX; во Франции – IRETIV, CEDIJ, JURISDATA, SINDONI и т. д. Надо отметить, что в большинстве случаев эти системы носят негосударственный характер, т. е. принадлежат частным фирмам.

В России разработка компьютерных справочных правовых баз началась с некоторым запозданием. В июле 1975 г. руководство Советского Союза приняло решение о развитии правовой информатизации. В рамках реализации этого решения в 1976 г. при Министерстве юстиции был создан Научный центр правовой информации (НЦПИ). Основной задачей Центра стала разработка справочных систем и государственный учет нормативных актов. Однако пользоваться информационной базой НЦПИ могли лишь отдельные министерства, ведомства и государственные научные организации, широкий же доступ к информации был исключен. Так продолжалось до начала реформ.

Быстрое развитие и распространение СПС в России началось лишь в конце 1980-х – начале 1990-х гг. Именно тогда появились первые СПС: в 1989 г. – «ЮСИС», в 1991 г. – «Гарант», в 1992 г. – «Консультант Плюс».

Огромная потребность в правовой информации, с одной стороны, и наращивание уровня и возможностей компьютерных технологий – с другой, привели к росту популярности компьютерных СПС среди специалистов. Количество пользователей таких систем становится все больше с каждым годом: если в 1991 – 1992 гг. всеми фирмами было продано не более 34 тыс. экземпляров СПС, то в 1995-1996 гг. – уже более 100 тыс. экземпляров, а к концу 2000 г. число пользователей различных СПС по оценкам специалистов уже превысило 300 тыс. организаций и частных лиц.

Объем правовой информации в мире неуклонно растет: общее число выпущенных на сегодня в России федеральных, региональных и ведомственных документов приближается к миллиону.

Только на федеральном уровне принимается более 100 нормативных актов в месяц, а если включить в их число документы региональных органов власти, то их общий банк «богатеет» ежемесячно примерно на 10 тыс. документов.

Основу правовых систем составляют электронные базы и банки правовой информации. Это как бы «мозг и сердце» всей системы. Базы данных информационного обеспечения включают и себя самые разнообразные документы: от координационных планов разработки нормативных актов до актов зарубежного законодательства.

В настоящее время в России уже создан ряд компьютерных центров и сетей правовой информации. Вступившие в строй сети охватывают большую часть территории России и предоставляют свои услуги сотням тысяч пользователей. В задачи этих центров входят: сбор, аккумулирование, систематизация, хранение и предоставление потребителям различных сведений правового характера.

На фоне общего экономического кризиса разработка и обслуживание справочных правовых систем выросли в России в новую современную отрасль информационного бизнеса. Общее число установленных компьютерных правовых систем всех типов к настоящему времени превысило 400 тыс. Реальных же пользователей систем гораздо больше, нежели самих систем, так как многие из них установлены на локальных компьютерных сетях, и даже не сетевой версией. Сегодня с уверенностью можно сказать, что СПС играют в процессе распространения правовой информации не меньшую роль, чем традиционная пресса.

Причина популярности компьютерных правовых систем среди специалистов кроется, прежде всего, в том, что такие системы представляют собой доступный и эффективный инструмент для ежедневной работы с правовой информацией. Они не просто позволяют специалисту экономить время, но и сделали возможной принципиальную перестройку структуры потоков этой информации в российском обществе. Тем объемом правовых документом, который без компьютерных систем ранее был доступен лишь сотням экспертов (да и то потенциально), сегодня реально пользуются сотни тысяч специалистов, которые, в свою очередь, получили, благодаря этому, возможность эффективно консультировать уже миллионы работников предприятий и частных лиц.

Кроме того, значительная часть газет и журналов, особенно региональных, уделяющих внимание правовой тематике, активно использует компьютерные правовые системы в качестве источника полной и оперативной информации. Именно благодаря специализированным компьютерным системам, позволяющим хранить и распространять, по существу, неограниченные объемы данных, в России за последние несколько лет был достигнут качественно новый уровень в решении проблемы открытости и доступности правовой информации. Не вызывает сомнений, что СПС – один из важнейших элементов информационного обеспечения жизни современного демократического общества.

Достоинства и ограничения СПС.Сотни тысяч специалистов применяют правовые системы в своей работе, и число пользователей компьютерных правовых баз и дальше будет стремительно расти. Как уже отмечалось, причины такой популярности названных систем во все большей доступности персональных компьютеров как для предприятий и компаний, так и для частных лиц. Но самое главное, компьютерные технологии имеют ряд уникальных достоинств и возможностей.

В первую очередь это:

– компактное хранение больших объемов информации;

– быстрый поиск нужных документов или даже их фрагментов в огромных массивах данных;

– высокоскоростная передача информации средствами связи на любые расстояния.

Система предоставляет пользователю довольно большой объем материалов (нормативные акты, мнения экспертов компании-разработчика), что весьма помогает в принятии профессиональных решений.

Вместе с тем, использование компьютеров в текущей работе с информацией имеет свои ограничения. Нельзя не упомянуть об объективных эргономических ограничениях на восприятие информации с экрана, а также о традиции и привычке значительной части специалистов работать, в основном, с бумажными носителями, даже при наличии электронной версии тех же документов.

В то же время следует четко представлять границы реальных возможностей и область применения СПС. В частности, надо иметь в виду, что согласно ч. 3 ст. 15 Конституции РФ все законы и нормативные акты должны быть опубликованы для всеобщего сведения.

Следует учитывать, что ни одна компьютерная правовая система не является официальным источником опубликования нормативно-правовых актов. Таким образом, справочные правовые системы хотя и дают возможность получать и использовать полную достоверную информацию по правовым проблемам, однако имеют статус именно справочных. Так, при обращении, скажем, в суд (или иную инстанцию) необходимо ссылаться не на правовую базу, а на официальный источник публикации.

Современные тенденции в развитии СПС.Продукты разных компаний-разработчиков правовых систем имеют существенные отличия не только по распространенности и тем концепциям, которые в них заложены, но, что самое главное, и по качеству. Для оценки качества правовой системы очень важно выделить действительно существенные параметры и возможности систем, на которые стоит обращать внимание в первую очередь.

Но есть один простой универсальный признак, позволяющий даже неискушенному пользователю выделить качественные продукты. Если в любом регионе страны пользователь может не только купить систему, но и получить полноценное сервисное обслуживание СПС, то такой программный продукт заслуживает внимания. На сегодняшний день сложились следующие стандарты действительно хорошего сервиса по обслуживанию компьютерных правовых систем:

– бесплатная демонстрация системы в офисе заказчика квалифицированным специалистом;

– гарантии стабильного информационного сопровождения систем (вплоть до возможности ежедневного обновления информации) на компьютере пользователя;

– обучение пользователя и его консультирование в сложных ситуациях;

– техническая поддержка систем на компьютере пользователя, восстановление их после аппаратных сбоев (поломки ПК);

– возможность заказа отдельных документов, не входящих в комплект поставки для пользователя.

Если говорить о современных тенденциях развития компаний-разработчиков справочных правовых систем и производимых ими правовых баз, то необходимо отметить четко наметившуюся дифференциацию всех разработчиков на две группы.

Первую группу составляют компании, с самого начала своего развития сделавшие ставку на обеспечение высокого качества своей продукции и сервиса. Причем достигается это комплексной работой по развитию и информационных ресурсов, и программных технологий, и сервисных структур, что, естественно, требует и соответствующих аппаратных и программных средств, а также существенных финансовых затрат. Для обеспечения полноты, достоверности и оперативности информации эти компании работают по десяткам и даже сотням договоров с органами государственной власти и управления, собирают архивы исходных печатных документов, организуют собственные службы проверки качества электронных текстов, организуют дополнительную юридическую обработку информации.

Во вторую группу входят компании, которые не в состоянии обеспечить высокое качество продукции и услуг по всему спектру направлений, а имеющиеся недостатки пытаются компенсировать за счет дешевизны своей продукции. Юридическая обработка информации такими поставщиками СПС практически не проводится, а сама информация может пополняться из различных баз случайным образом. Отсутствие даже элементарных процедур обработки информации и контроля ее качеством приводит к искажению или неправильной интерпретации полученных документов.

В конечном счете, принципиальная разница в качестве продуктов и определяет выбор пользователей. По оценкам независимых исследователей, продукты компаний первой группы составляют более 95 % от числа всех используемых СПС, даже, несмотря на то, что они имеют более высокие цены. Причина заключается в том, что СПС применяют, прежде всего, как инструмент для профессиональной работы, а серьезные специалисты при решении ответственных юридических, экономических и управленческих задач не могут позволить себе полагаться на продукцию сомнительного качества.

Особенности российских СПС.Уникальность программных технологий и схем сервисного обслуживания российских СПС состоит в том, что в них почти не используются готовые технологические решения и не повторяется чей-либо зарубежный опыт. Это связано с такими особенностями нашей страны, как огромная территория и относительно слабое развитие телекоммуникаций наряду с необходимостью оперативного предоставления пользователю доступа к большому числу новых документов, поскольку современное российское законодательство быстро развивается и пока еще далеко от стабильности.

Отметим, что жесткая конкуренция отечественных компаний и активное развитие СПС на протяжении почти десяти лет обеспечили эффективность информационного сервиса и вывели его на мировой уровень услуг в этой области.

Можно выделить следующие основные причины интенсивного развития в России компьютерных технологий, направленных на правовую информатизацию.

1. Стремительное совершенствование и удешевление персональных компьютеров в последнее десятилетие. На смену ЭВМ, которые десять лет назад были доступны лишь экспертам крупных научных центров, пришли компьютеры, ставшие по-настоящему персональными не только для сотен тысяч специалистов, но и для миллионов обычных людей.

2. Реформы политической и экономической жизни в стране породили буквально вал нормативных и иных правовых документов. Только за 1992 – 2000 гг. федеральными и региональными органами власти и управления было принято около 2 млн. актов, при этом число актов, принимаемых ежегодно, не имеет тенденции к уменьшению. Работать с таким массивом документов 6eз современных компьютерных технологий просто невозможно.

3. Сегодня существует множество практических задач, направлений, связанных с обращением к правовой информации, эффективно решать которые можно лишь при использовании компьютерных СПС (например, работа юристов, экономистов или бухгалтеров).

Отечественный рынок СПС.В настоящее время на рынке справочных правовых систем работают довольно много компаний-создателей СПС и очень большое число сервисных фирм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание компьютерных правовых систем. Наиболее известны в России следующие системы и разработавшие их компании:

– «Консультант Плюс» (компания «Консультант Плюс»);

– «Гарант» (Научно-производственное предприятие «Гарант Сервис»);

– «Кодекс» («Центр компьютерных разработок»);

– «Референт» (фирма «Референт-Сервис»).

В числе систем, созданных государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует, прежде всего, назвать:

– «Эталон» при Министерстве юстиции РФ;

– «Система» при ФАПСИ.

Кроме того, на российском рынке представлены такие системы, как:

– «ЮСИС» (фирма «Интралекс»);

– «Юридический Мир» (издательство «Дело и право»);

– «Ваше право» и «Юрисконсульт» (фирма «Информационные системы и технологии»);

– системы «1C: Кодекс», «1C: Гарант», «1C: Эталон» (фирма «1C»);

– система «Законодательство России» (Ассоциация развития банковских технологий) и некоторые другие.

Степень распространенности программных продуктов той или иной компании на российском рынке весьма различна и в настоящее время точно оценить ее не представляется возможным, а данные, иногда публикуемые самими компаниями, могут быть довольно субъективными. Тем не менее, среди частных компьютерных фирм, создающих и распространяющих правовые системы, можно выделить несколько наиболее распространенных и популярных компаний: АО «Консультант Плюс» (Москва), Научно-производственное предприятие «Гарант-Сервис» (Москва), «Центр компьютерных разработок» (Санкт-Петербург), ЗАО «Референт-Сервис» (Москва).

Справочная правовая система «Консультант Плюс».Справочная правовая система «Консультант Плюс» создана АО «Консультант Плюс» и распространяется с 1992 г. Система хорошо известна и по состоянию на начало 2002 г. устойчиво занимает одну из лидирующих позиций на территории России. Сеть компании «Консультант Плюс» объединяет более 300 региональных информационных центров, производящих поставку СПС, сервисное обслуживание и передачу информации пользователям.

Все системы семейства «Консультант Плюс» можно разделить на четыре группы: справочные правовые системы по федеральному и региональному законодательству, по международному праву и справочные системы поддержки принятия решений. В каждой системе «Консультант Плюс» имеется перечень всех справочных правовых баз с указанием примерного количества документов в базе на определенную дату.

В семействе «Консультант Плюс» есть универсальная справочная правовая система, содержащая все нормативные акты РФ – справочная правовая система «Консультант Плюс: ВерсияПроф».

Пользователь может приобрести и поставить на сопровождение любое количество баз. Продажа систем производится в любом наборе (локальные сетевые) с сохранением одновременного поиска по нескольким базам. Сопровождение каждой базы осуществляется с выбранной пользователем периодичностью.

Процесс непрерывного реформирования экономики, постоянное столкновение различных политических, межведомственных и территориальных интересов привели к чрезвычайной запутанности нормативной базы. В наибольшей степени это коснулось законодательства в области финансов. Причем ответственность за неверно принятое решение в этой сфере деятельности наиболее высока. Именно поэтому бухгалтеры являются одной из основных категорий пользователей справочных правовых баз.

В большом и многоплановом семействе «Консультант Плюс» особое место занимает система «КонсультантБухгалтер: Версия-Проф». За годы своего более восьмилетнего существования она стала одной из самых популярных систем семейства «Консультант Плюс». В «КонсультантБухгалтере» представлены нормативные документы, консультации сотрудников государственных и аудиторских фирм по вопросам бухучета и налогообложения, а также схемы учета хозяйственных операций.

Система «КонсультантБухгалтер: ВерсияПроф» состоит из нескольких информационных банков: «Нормативные Документы», «Вопросы-Ответы» и «Корреспонденция Счетов».

Информационный банк «Нормативные Документы» содержит более 10 000 документов федерального законодательства. Основу этого банка составляют документы, устанавливающие порядок налогообложения и правила ведения бухгалтерского учета в России. В него включены «Налоговый кодекс» РФ, Закон РФ «Об основах налоговой системы в Российской Федерации», Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и многие другие документы.

Кроме того, здесь представлены практически все федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, вводящие на территории Российской Федерации налоги и сборы и устанавливающие порядок их применения.

Специалисту, работающему в области налогообложения и финансов, важны не только нормативные документы, но и консультации, обобщающие практику применения законодательства Система «КонсультантБухгалтер: Вопросы-Ответы» содержит более 16000 консультаций по налогообложению и бухучету. Авторами консультаций являются сотрудники Минфина России, Министерства РФ по налогам и сборам, Центрального банка РФ, Государственного таможенного комитета РФ, других министерств и ведомств.

Информационная база «Корреспонденция Счетов» содержит более 15 тыс. проводок. Здесь нашли отражение основные схемы учета, т.е. последовательность проводок финансово-хозяйственных операций, примеры со ссылками на нормативные документы. В связи с введением нового плана счетов эта база соответственно пересматривается и дополняется новыми данными.

Все базы «Консультант Плюс» связаны между собой через гипертекстовые ссылки, позволяющие нажатием клавиши моментально перейти, например, из текста консультации в текст нормативного документа, на который ссылается автор ответа. Самое главное, что дает гипертекст пользователям, – это возможность без дополнительных усилий проследить логику рассуждений автора, быстро просматривая по ходу чтения консультации нормативные акты, используемые им для аргументации своей позиции по тому или иному вопросу. Надо отметить, что только компьютерные системы могут предоставить такую возможность.

Весной 1997 г. в сети Интернет был открыт для широкого доступа специальный правовой сервер фирмы, а с 2000 г. компания Консультант Плюс» открыла на своем сервере бесплатный свободный доступ к банку данных «Копии правовых актов: Российская Федерация».

Работа в сфере регионального законодательства ведется в нескольких направлениях:

– сбор и обмен информацией между субъектами, действующими в рамках одного региона;

– организация поступления данных из регионов в координационный центр;

– создание баз данных нормативно-правовых актов по каждому из регионов и их пополнение.

Справочная правовая система «Гарант».Другая популярная среди пользователей компьютерная фирма-разработчик справочных правовых систем – Научно-производственное предприятие (НПП) «Гарант-Сервис». Сегодня это высокотехнологичное и наукоемкое производство с большим штатом сотрудников в Москве и широкой сетью представительств в России и за рубежом. Фирма активно сотрудничает с Правовым управлением Государственной Думы и рядом других государственных учреждений и организаций.

Справочная правовая система «Гарант» распространяется с 1990 г. и вполне заслуженно пользуется широкой популярностью у большого числа пользователей на рынке СПС. В системе «Гарант» имеются следующие виды поиска: по реквизитам, по ситуации, источнику опубликования, классификатору, по словарю терминов.

В системе «Гарант» имеется целая группа малых и больших информационно-правовых блоков, из которых пользователь может выбрать необходимые ему по роду деятельности и составить индивидуальный комплект, в котором будет осуществляться сквозной поиск документов. Комплект «Гарант- Максимум» включает все блоки по федеральному законодательству и один блок регионального законодательства. В данный комплект входят документы по всем разделам законодательства: уголовное, административное и международное право, а также судебная и арбитражная практика и многое другое.

Некоторые специальные информационные блоки не имеют на сегодняшний день аналогов в других СПС. К ним относятся «Законодательство в схемах», «Проекты законов», «Комментарии к законодательству», «Законодательство России на английском языке».

При обновлении комплекта производится полная актуализация информационного банка данных. Таким образом, пользователь всегда работает с актуальной версией документа, но при желании может перейти по ссылке в предыдущую редакцию. Компания «Гарант-Сервис» имеет более 230 представительств в 120 городах, поэтому новые версии СПС «Гарант» предоставляются пользователям в Москве и по всей территории России и CHI одновременно.

Существующие специализированные комплекты ориентированы конкретно на руководящий состав организации, бухгалтеров, аудиторов, финансистов, юристов и т. д. Кроме того, в комплекты бесплатно, по желанию пользователя, записывается блок «архивы Гаранта».

С 2001 г. компания «Гарант-Сервис» разработала и начала активно внедрять интересный проект «Законодательство в схемах», который уже содержит около 1600 схем, а также «Законодательство в схемах. Налоги и бухучет», который на сегодняшний день содержит порядка 800 схем и таблиц.

Довольно часто возникает ситуация, когда при обращении к той или иной СПС пользователю известна только рассматриваемая проблема, а информации о формальных реквизитах документа нет. В таких случаях без мощной системы поиска по ситуации найти нужную норму права практически невозможно. В СПС «Гарант» эту задачу решает двухуровневый словарь ключевых слов «Энциклопедия ситуаций». Пользователь получает конкретные фрагменты документов, соответствующие запросу.

В системе «Гарант» предусмотрена возможность отбора группы документов в соответствии с условиями, определенными пользователем. Данная функция называется фильтрацией. Можно использовать ее отдельно при работе со списками документов, респондентов или корреспондентов, а также совместно с любым видом поиска: по реквизитам, по ситуации и т.д. Также в системе имеется толковый словарь «Бизнес и Право», содержащий основные бизнес-термины на русском и английском языках, их толкования и перечисления названий документов, в которых эти термины присутствуют.

«Гарант» ставит целью создание удобства в работе своих пользователей и при этом стремится максимизировать объем юридической обработки информации.

Российское законодательство представлено «Гарантом» в сети Интернет на сервере фирмы. Система «Гарант» распространяется по сетям американской компании LEXIS-NEXIS, а компания IBM liast Europe/Asia Ltd. демонстрирует и распространяет «Гарант» в составе собственной персональной обучающей системы PLS.

Информационная правовая система серии «Кодекс».Государственное предприятие «Центр компьютерных разработок» (ГП «ЦКР», Санкт-Петербург), являющееся разработчиком информационной правовой системы (ИПС) «Кодекс», было создано в начале 1991 г. Продажи первой версии системы, содержащей нормативные акты России и Санкт-Петербурга, начались в мае 1992 г.

До середины 1994 г. распространение ИПС «Кодекс» ограничивалось в основном регионом Санкт-Петербурга и области, однако позднее ГП «ЦКР» начало предпринимать активные действия по созданию собственной сети распространения на территории России.

По данным компании представительства «Кодекса» располагаются примерно в 80 наиболее крупных городах России. Всего же насчитывается порядка 150 центров, для которых распространение ИПС «Кодекс» является основным видом деятельности.

ИПС «Кодекс» относится к программным продуктам, выполненным на хорошем профессиональном уровне, обладающим положительными характеристиками по всем основным параметрам (полнота, оперативность, юридическая обработка и т.п.).

Достоверность информации, включаемой в систему «Кодекс», обеспечивается надежными источниками их получения, договорами, заключенными с основными федеральными и региональными органами власти и управления. Значительная часть документов (законы, акты Президента, Правительства РФ) вводятся в систему сразу из файла официальной электронной рассылки.

Информационные продукты системы «Кодекс» включают профессиональные юридические системы, системы судебной и арбитражной практики, специализированные справочные системы и электронные правовые справочники. Независимо от количества подключенных информационных баз работа осуществляется в едином информационном пространстве, связанном гиперссылками.

Поиск документов возможен по его атрибутам (названию, виду документа, дате принятия и т.д.), по контексту (по любым словам, включая их логическую связь, или фразе, содержащимся в документе), также имеются интеллектуальный поиск и поиск по ситуации.

Дополнительные возможности по работе со списком найденных документов включают фильтрацию и сортировку списков, выполнение логических операций дополнения, объединения и пересечения списков, создание неограниченного количества папок, установку в документах закладок и др.

Единая линия программных продуктов включает ряд разработок, в том числе программный комплекс «Кодекс-Мастер», представляющий собой набор инструментальных средств для создания полнотекстовых информационных поисковых систем различного направления и управления ими.

Принцип открытости информационной системы «Кодекс» позволил с помощью комплекса «Кодекс-Мастер» создать новые проекты, при этом существенно расширив спектр информационных продуктов «Кодекса», например: «Ассистент аудитора», «Жилищно-коммунальное хозяйство России», «Промышленная безопасность», что крайне актуально в нашу эпоху техногенных катастроф.

ИПС «Кодекс» предоставляет пользователям возможность использовать в работе электронные версии наиболее авторитетных и популярных печатных изданий, освещающих юридические и экономические вопросы, а также знакомящих с новостями программно-компьютерного рынка (среди них журналы «Налоговый вестник», «Законодательство и экономика», «Адвокат», «Бухгалтер и компьютер», PC Week/RE и др.). В них представлены все материалы нормативного, аналитического, информационного и консультационного характера, которые в первую очередь и определяют ценность данных изданий.

В рамках проекта с издательским домом «Инфра-М» консалтинговая группа «Термика» выпустила ряд электронных книг: Словарь-справочник «Налоги», Справочник финансиста, Справочник директора предприятия. В декабре 2000 г. под программной Оболочкой «Кодекс» аудиторская фирма «Сервис-аудит» выпустила новый комплект «Ассистент внутреннего аудитора».

Важным направлением деятельности консорциума «Кодекс» является предоставление доступа к правовой информации через Интернет, обеспечивая как коммерческий, так и свободный доступ к правовым ресурсам «Кодекса».

Интегрированная информационная система «Референт».В конце 1995 г. ЗАО «Референт-Сервис» зарегистрировало интегрированную информационную систему (ИИС) «Референт», распространение которой началось с 1996 г. К этому времени СПС «Консультант Плюс», «Гарант» и ИПС «Кодекс» уже были известными лидерами рынка, и «Референт-Сервис» имел возможность учесть все лучшее, что было достигнуто этими фирмами.

Это явилось стимулом для компании «Референт-Сервис» в принятии ряда нетрадиционных решений при создании правовых 6aз своего семейства. Следствием ее стратегических инициатив явился выпуск в конце 1999 г. новой оригинальной оболочки – правовой системы нового поколения «Референт-2000».

На сегодняшний день, по сведениям компании, количество региональных партнеров, занимающихся распространением правовых систем семейства «Референт» по законодательству Российской Федерации и регионов, превысило четыре десятка в 32 городах России.

Системы семейства «Референт» состоят из оболочки и информационных модулей. В настоящее время наибольшей популярностью пользуются оболочки «Референт-32» и «Референт-2000». Последняя оболочка позволяет одновременно работать с локальными базами данных и с Интернет-серверами правовой информации, а также создавать внутри оболочки собственную базу данных с мощным редактором и инструментами администрирования. Подобный комплекс не предлагает больше ни одни фирма.

Основные модули системы «Референт-2000» подразделяются на группы: федеральное и региональное законодательство, электронные издания и справочники, документы пользователей. Базы «Референта» поставляются и в профильных специализированных пакетах, различающихся количеством документов.

Справочные правовые системы семейства «Референт» имеют удобный дружественный интерфейс и реализуют все основные функции традиционных правовых баз по поиску документов, а также по работе со списком и текстом документов.

Интерфейс «Референта» максимально приближен к Windows, благодаря чему пользователю не потребуется тратить много времени на освоение программы. «Референт» поддерживает функцию Drag and Drop, позволяющую при формировании запроса для поиска документов перемещать информацию по экрану при помощи мыши. Сам поиск можно производить одновременно в объединенных модулях, а ряд документов содержит встроенные цветные графические объекты, например герб России или Москвы.

Также интересной возможностью системы является интерпретация хорошо знакомой всем функции установки закладок в документе. Пользователь может не только установить закладку, но и работать с электронным документом, как с бумажным, нужным цветом будто маркером выделить необходимый фрагмент и написать к нему свои комментарии.

Семейства баз «Референта» имеют систему «Навигатор законодательства», наглядно отражающую в графическом виде признаковые ссылки между документами. В окне навигатора документы представлены в виде иерархического списка, внешне похожего на структуру каталогов программы «Проводник» MS Windows, с обозначенными признаками связи.

Встроенный редактор документов позволяет не только редактировать тексты, но и создавать карту документа, вносить комментарии, а также вставлять графические изображения, в том числе и анимированные (движущиеся), и расставлять гипертекстовые ссылки.

Еще одной особенностью оболочки «Референт-2000» является уникальная возможность создания и ведения собственной базы документов, содержащей до 200 документов, включая графику и видео. Эта функция особенно интересна для фирм с небольшим документооборотом и численностью. Крупным фирмам предлагается система хранения документов объемом до 65000 документов.

Активно развивая свою деятельность в области технологий и работы в сети Интернет, «Референт-Сервис» сотрудничает с издательствами «Современная экономика и право» и «Дело и Сервис». Результатом этого сотрудничества являются полные электронные версии 16 журналов упомянутых издательств.

Для обеспечения работы удаленных пользователей филиалы фирмы с целью получения правовой информации из системы «Референт» используют возможность работы в режиме Клиент-Сервер. В последнем случае «Референт-2000» позволяет предоставлять пользователям правовую и корпоративную информацию с высокой скоростью даже по коммутируемым каналам, объединяя локальных и удаленных пользователей и экономя средства компаний.

Придерживаясь мнения, что правовая информация должна быть максимально доступной широким слоям населения, компания ежедневно в вечернее время предоставляет бесплатный доступ на своем сервере в сети Интернет к полной правовой базе «Референта».

Интегрирование бухгалтерских программ и правовых баз.Новое направление в развитии правовой информатики – интегрирование правовых баз и специализированных бухгалтерских программ. Оно позволяет использовать учетную систему и правовую базу как две, дополняющие друг друга программы. Это решение позволяет бухгалтеру, не прерывая расчетов, уточнить информацию по интересующей теме, скажем, при изменениях в” бланках отчетности можно одновременно ознакомиться с инструкцией по заполнению этих бланков. Наибольшую активность в разработке этого направления проявляет фирма «Гарант».

На сегодняшний день она производит три совместных программных продукта:

– «Турбо-Бухгалтер с правовой поддержкой Гарант», созданной в сотрудничестве с «Долгопрудненским Исследовательским Центром» (ДИЦ);

– «Инфо-Бухгалтер с правовой поддержкой Гарант», где «Гарант» интегрирован в бухгалтерскую систему, производимую фирмой «Информатик»;

– «1C: Гарант Правовая поддержка» – система правовой и экономической информации, производимая совместно с фирмой «1C».

Специализированные отраслевые справочные системы.Нельзя не отметить набирающую силу новую тенденцию перехода пользователей от универсальных справочных правовых систем к узкоспециализированным отраслевым справочным системам, позволяющим специалистам конкретных областей решать свои конкретные отраслевые проблемы. Конечно, существуют универсальные СПС, содержащие ведомственные документы различной специализации, такие как «Консультант Плюс: Эксперт», однако, высокая стоимость, обусловленная наличием документов различных ведомств, едва ли позволит, например, небольшой строительной фирме, пользоваться этой системой. Многие фирмы-производители повернулись лицом к этой проблеме «отраслевиков», в результате чего был создан целый ряд специализированных СПС, пользующихся большим спросом у пользователей. Фирмы «Кодекс» и «Гарант-Сервис» предлагают пользователям большой выбор специализированных отраслевых справочных систем.

Принципы выбора СПС. Каждая система имеет массу положительных качеств. Многочисленные рекламные материалы содержат самые разнообразные лозунги и акцентируют внимание потребителя на различных аспектах и свойствах СПС. При принятии решения о приобретении той или иной СПС и при использовании ее в работе встает вопрос, на какие же ключевые свойства систем нужно обратить внимание в первую очередь.

Качество информационного наполнения СПС характеризуют ключевые слова:

– надежность источников и достоверность информации, ее аутентичность;

– полнота информации;

– оперативность поступления новой информации;

– качество юридической обработки информации в системах.

Целесообразно не только отличать главные свойства СПС, но и учитывать основные характеристики работы самой компании-производителя СПС. Здесь стоит обратить внимание на общий уровень сервиса и наличие дополнительных услуг, предоставляемых пользователю конкретной СПС, а именно:

– возможность заказа и поиска редких, узкоспециальных документов;

– возможность обучения работе с СПС.

Жесткая конкуренция ведущих фирм-производителей отечественных правовых систем привела к довольно высокому уровню качества как самих систем, так и сервисного обслуживания. В результате каждый разработчик стремится насколько возможно улучшить свою систему, технологию и разнообразить набор предоставляемых компанией услуг, сражаясь за каждого российского бухгалтера, каждого юриста, каждого пользователя, предлагая им свою продукцию.

Основные возможности программных технологий СПС можно рассмотреть на примере системы «Консультант Плюс».

Все системы семейства «Консультант Плюс» имеют одинаковые программные оболочки, следовательно, принципы работы с любой из систем одинаковы. Основные приемы работы с системами «Консультант Плюс» можно рассмотреть на примере СПС «Консультант Плюс: ВерсияПроф».

Запуск программы «Консультант Плюс», как и запуск любого Windows-приложения, осуществляется двойным щелчком мыши по ярлыку Консультант Плюс. Чтобы открыть окно базы данных, надо подвести курсор к названию нужной базы и щелкнуть мышью по кнопке Открыть базу.

Принцип работы с меню программы соответствует общему принципу работы Windows-приложения. Выделяются три этапа работы с системой «Консультант Плюс»:

1) формирование запроса на поиск набора документов;

2) работа со списком найденных документов;

3) работа с текстом документа.

Формирование запроса на поиск набора документов.Первый этап работы с правовой информацией заключается в поиске нужных документов, для чего в системах «Консультант Плюс» предусмотрено составление соответствующего поискового запроса путем заполнения Карточки реквизитов, появляющейся автоматически после открытия окна База данных.

Любой документ имеет определенные реквизиты – дата принятия, название, вид документа и т.д., которые отличают данный документ от других, поэтому, чтобы найти необходимый документ, нужно указать эти характеристики. Для этого в СПС предусмотрено составление соответствующего запроса путем заполнения полей Карточки реквизитов (рисунок 5.1).

Рисунок 5.1 – Карточки реквизитов системы «Консультант Плюс»

Карточка реквизитов – основное средство поиска документов в информационных базах систем. Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в информационную базу. При вводе в систему каждого документа его реквизиты заносятся в соответствующий словарь.

Для поиска документов надо заполнить Карточку реквизитов, которая представляет собой некоторое количество поименованных полей (реквизитов документа). Затем система просматривает все имеющиеся в информационном банке документы. Если содержимое всех заполненных полей из Карточки реквизитов совпадает с реквизитами документа, то документ считается найденным и заносится в список.

Сформированный список обладает следующим свойством: содержимое всех заполненных полей Карточки реквизитов идентично соответствующим реквизитам каждого документа из списка.

Основные способы поиска документов – это поиск по реквизитам документов, полнотекстовой поиск и поиск по специализированным классификаторам.

Различают поиск конкретного документа или поиск информации по определенному вопросу.

Поиск конкретного документа начинается с введения данных о документе. При этом необходимо контролировать количество документов, соответствующих запросу.

Поиск информации по определенному вопросу начинается с максимально широкого запроса, и используются тематический поиск, поиск по словам и словосочетаниям, входящим в текст документа, а также поиск по ключевым словам. Для исправления ошибочно заполненного поля или при формировании нового запроса необходимо очистить как отдельное поле Карточки реквизитов, так и все ее поля в целом.

При формировании запроса для поиска документов необходимо заполнить поля Карточки реквизитов.

Общие правила организации поиска документов. Перед началом работы по составлению запроса необходимо убедиться, что задана нужная раскладка клавиатуры – русская, а также очистить карточку реквизитов.

В Карточке реквизитов следует стараться заполнять не более трех-четырех полей.

По мере заполнения полей происходит последовательное сокращение количества соответствующих запросу документов. Это количество отражается в информационной строке Карточки реквизитов. Желательно, чтобы после заполнения Карточки реквизитов запросу соответствовало не более 30…50 документов. Итогом заполнения Карточки реквизитов является формирование списка найденных по запросу документов (рисунок5.2).

Рисунок 5.2 – Задание номера документа заполнения Карточки реквизитов

При поиске документов может возникнуть одна из двух основных ситуаций:

– известны какие-либо реквизиты документа (например, название, номер, дата принятия);

– о документе практически ничего не известно – известна лишь тематика интересующего вопроса. Алгоритм поиска строится в зависимости от типа ситуации.

Заполнение Карточки реквизитов. Поиск документов производится заданием различных реквизитов документа в Карточке реквизитов.

В левой части Карточки реквизитов расположены названия полей для задания различных реквизитов документов: вида документа, его номера и даты принятия, названия и др.

Самое большое отсечение при поиске производится по полю Номер, поэтому, если известен номер документа, то для поиска, как правило, достаточно набрать только этот реквизит.

Вводить вид документа можно только в том случае, если он точно известен. К примеру, если документ на самом деле является не законом, а постановлением, ошибка при заполнении поля Вид документа приведет к тому, что не найдется нужный правовой акт.

При вводе вида документа необходимо выполнить двойной щелчок по полю Вид документа и в открывшемся окне начать набор названия вида документа, например слово «приказ». Поисковый механизм программы произведет поиск набираемого слова и установит курсор в словаре видов документов. После чего необходимо нажать кнопку Выбрать или клавишу [Enter].

Поле Поиск по статусу используется в тех случаях, когда необходимо отсечь документы, не актуальные на данный момент, т. е. недействующие варианты редакций документов и утратившие силу документы.

Окно поля Ввод даты содержит два корешка: Словарь и Диапазон. При выборе первого корешка производится выбор нужной даты из словаря, для чего на клавиатуре надо набрать нужную дату в формате ДД.ММ.ГГ.

Корешок Диапазон позволяет выбрать интервал дат (рисунок 5.3). При работе с этим корешком можно, выбрав соответствующую строчку в окне, задать произвольную дату, произвольный диапазон дат, дату, заданную ранее, и диапазон дат, начиная с заданной по текущую.

Рисунок 5.3 – Корешок Диапазон окна поля Ввод даты

Дату можно набирать прямым набором с клавиатуры в соответствующем окошке, а также с использованием встроенного календаря. При использовании встроенного календаря надо иметь в виду, что набор даты лучше начинать с набора месяца, так как в этом случае количество дней в окне День устанавливается соответственно данному месяцу (рисунок 5.4).

Рисунок 5.4 – Окно встроенного календаря

Для ввода слова из названия документа необходимо сделать двойной щелчок по полю Название документа, набрать слово и нажать кнопку Выбрать. Например, точно известно, что в названии документа имеется слово «вексель», значит, это слово и надо набирать в поле Название документа. Если в названии документа присутствует несколько слов, что на практике встречается намного чаще, то после набора каждого из слов названия их обязательно надо отмечать клавишей [Insert]. Так, в названии документа «Переводной вексель», каждое из слов «переходной» и «вексель» надо отметить клавишей [Insert]. При этом выбранные слова переместятся в нижнюю часть окна в зону выбранных слов. Если о документе ничего не известно, кроме примерной тематики, то используется поиск по тексту документа (поле Текст документа). Например, надо найти документы, в тексте которых говорится о налоге на добавленную стоимость. После набора каждого из слов, присутствующих в тексте документов, их обязательно надо отмечать клавишей [Insert]. При этом выбранные слова переместятся в нижнюю часть окна в зону выбранных слов. Далее устанавливается условие связывания слов (и, или, рядом, кроме).

Рубрикатор документов. Словарь поля Тематика содержит многоуровневый рубрикатор, базирующийся на «Общеправовом классификаторе отраслей законодательства». Наличие у рубрики подрубрик показано специальным символом, стоящим слева от названия рубрики. Для раскрытия (закрытия) рубрики используется клавиша пробел или мышь. Выбор рубрик производится стандартным для всех словарей способом. Для того, чтобы раскрыть (закрыть) весь рубрикатор, используются комбинации клавиш [Ctrl]-[Серый плюс] ([Ctrl]-[Серый минус]). Для быстрого поиска фрагмента в рубрикаторе надо нажать клавишу [F7] (или выбрать кнопку Найти), ввести нужный фрагмент и установить нужное направление поиска. Все доступные операции с рубрикатором представлены в локальном меню. Для вывода списка документов, полученных с последним пополнением, используется поле Когда получен.

Работа со списком документов.Второй этап поиска документов в системах «Консультант Плюс» – выбор нужных документов из сформированного списка. Чем меньше количество найденных по запросу документов, тем легче работать со списком.

После заполнения Карточки реквизитов и нажатия клавиши [F9] (или выбора кнопки Построить список) на экране появляется список документов, найденных по запросу.

В списке указаны названия и объем документов, а в нижней рамке окна списка документов приведены общее количество документов в списке, номер текущего документа, количество и объем отмеченных документов. Движение по списку документов осуществляется с помощью мыши, кнопок-стрелок, а также клавиш [Home], [End], [PgUp], [PgDn]. Выход из списка осуществляется клавишей [Esc] или с помощью мыши. Все операции могут производиться как с одним (текущим) документом из списка, так и с группой отмеченных документов. Для отметки (снятия отметки) используются клавиши [Ins] или клавиши [Shift]-[стрелки]. Для отметки всех документов в списке используется клавиша [Серый плюс], а для снятия всех отметок – [Серый минус].

Все доступные операции с текстом документа приведены в локальном меню, а наиболее важные – в пиктографическом и главном. Локальное меню доступно в любом месте программы и вызывается правой кнопкой мыши или сочетанием клавиш [Alt]-[F10].

Запись документов в папку. В системах «Консультант Плюс» имеется возможность занесения документов в папки. Для этого необходимо отметить клавишей [Ins] (или [Shift]-[стрелки]) документы в списке, которые надо занести в папку, а затем нажать клавишу [F5] для вызова окна с названиями всех папок в системе. После этого установить курсор на название нужной папки и выбрать кнопку Занести, при этом программа помещает в выбранную папку отмеченные документы. Следует отметить, что при этой операции целостность основной базы не нарушается.

Если необходимо занести документы в новую папку, надо сначала выбрать кнопку Создать, команду Группа папок или Папки документов, ввести с клавиатуры ее имя, а затем на жать кнопку Занести.

Запись документа в Карман. В СПС имеется особая папка с названием «Карман», которую нельзя удалить. Для записи документов в Карман надо отметить клавишей [Ins] (или [Shift] – [стрелки]) документы в списке, которые надо занести в Карман, затем нажать клавишу [F3] или воспользоваться соответствующими элементами пиктографического или локального меню. При этом занесенный в карман документ получает признак Карман, видимый в списке документов.

Для удаления документа из Кармана используется также клавиша [F3] либо соответствующие элементы пиктографического или локального меню.

Запись документа в файл.Для записи документа в виде файла необходимо отметить клавишей [Ins] (или [Shift]-[стрелки]) документы в списке, которые надо записать в файл, проверить настройку полей для печати и нажать клавишу [F2] или использовать соответствующий раздел локального меню для записи выбранных документов в файл. В появившемся окне записи в файл ввести имя файла, выбрать директорию для его записи и тип формируемого файла.

Быстрый просмотр. Режим быстрого просмотра позволяет одновременно просматривать список документов и текст текущего документа. Для перехода в такой режим работы со списком надо выбрать пункты Окна/Разделить главного меню и установить удобное положение разделителя окна. В верхней части окна находится список документов, в нижней – текст текущего документа. Двигаясь по списку, можно просматривать, например, тексты документов или справку к документу, выбрав нужный корешок нижнего окна.

Вывод документа на печать. В системах «Консультант Плюс» имеется возможность печати документов. Для этого надо отметить клавишей [Ins] (или [Shift]-[стрелки]) документы в списке, которые надо напечатать на принтере, проверить настройку полей для печати, параметры печати, выбор принтера и макет страницы, затем нажать клавиши [Ctrl]-[F2] или использовать соответствующий раздел локального меню для печати выбранных документов на принтере. Произойдет процесс печати документов.

Работа с текстом документа.Чтобы попасть в текст документа, достаточно сделать двойной щелчок мыши по его названию из списка найденных документов, либо нажать клавишу [Enter], подведя курсор к названию документа. В результате высвечивается текст документа. Для возвращения обратно в список документов можно воспользоваться клавишей [Esc] либо закрыть окно документа.

Движение по тексту документа осуществляется с помощью полосы прокрутки или клавишами управления курсором, а с помощью клавиш [Ноmе] и [End] возможно перемещение в начало или конец документа.

В нижней части окна (панели состояния) расположены два числа, отделенные двоеточием – первое соответствует номеру строки в документе, на которой установлен курсор, а второе – общему числу строк в документе. Это позволяет сориентироваться, в какой части документа находится пользователь.

Под текстом документа имеется ряд корешков, причем корешки Текст и Справка присутствуют обязательно. Кроме того, документ может иметь корешки Оглавление, Респонденты, Корреспонденты, Редакции.

Корешок Текст выбирается программой по умолчанию и содержит текст документа.

Выбрав корешок Справка, пользователь попадает в справку к документу, содержащую важную дополнительную информацию о документе: источник публикации, примечания к документу прямые и обратные ссылки.

В поле Примечание к документу содержится информация о порядке вступления документа в силу, особенностях его применения, наличии редакций.

Корешок Оглавление позволяет быстро перейти в нужный раздел документа, имеющего сложную внутреннюю структуру, а список всех редакций документа предоставит корешок Редакции.

Непосредственно в тексте документа имеются ссылки на другие документы в информационном банке, выделенные другим цветом. Эти гипертекстовые ссылки позволяют переходить к указанным в них документам без заказа их через Карточку реквизитов, причем переход осуществляется в то место упоминаемого документа, которое указано в исходном документе.

При работе с текстом часто возникает проблема быстрого поиска слов или словосочетаний в тексте. Для поиска фрагмента текста можно использовать клавишу [F7] или кнопку Поиск (в виде бинокля) пиктографического меню.

В тексте документа можно поставить электронную закладку по аналогии с обычными бумажными закладками. Электронные закладки позволяют, как мгновенно найти отмеченное в документа место, так и вызвать непосредственно документ с поставленной закладкой (на вкладке Закладки).

Находясь в тексте документа, можно отпечатать как его фрагмент, так и текст целиком. Для печати части документа необходимо отметить печатаемый фрагмент клавишей [Ins] либо мышью. Если не отмечена ни одна строка, то по умолчанию печатается весь текст целиком. Текст перед печатью желательно просмотреть, используя, кнопку Просмотр печати.

Из текста документа, также как и из списка, возможно сохранение в файл, при этом надо указать директорию для сохранения, набрать название файла и выбрать его тип.

При работе с документами иногда возникает необходимость экспорта фрагмента документа, найденного в системе «Консультант Плюс», в текстовый документ пользователя. Программная оболочка «Консультант Плюс» позволяет копировать выделенный фрагмент текста или весь текст документа из информационного банка в пользовательский документ.

Общие рекомендации по поиску документов в системе «Консультант Плюс»:

1. При заполнении Карточки реквизитов необходимо заполнять минимальное число полей, поскольку, чем больше полей заполнено, тем больше риск потерять нужный документ по причине неверного задания его реквизитов.

2. Необходимо помнить, что самый быстрый поиск происходит при наборе номера документа, поэтому, если известно о документе все, включая его номер, то, прежде всего, надо набрать номер. Вполне возможно, что больше для поиска другие реквизиты документа не потребуются.

3. Следует формировать несколько вариантов запроса как путем заполнения различных полей Карточки реквизитов, так и выбирая различные значения в конкретном поле.

4. При поиске документов с использованием поля Текст документа желательно задавать несколько синонимов интересующего термина, поскольку в различных документах авторы зачастую используют близкие по значению, но не идентичные термины.

5. Вид документа следует задавать в случае полной уверенности, что именно такой вид имеет искомый документ.

6. Заполнение карточки реквизитов проводят до тех пор, пока количество найденных документов станет приемлемым. Считается, что поиск проведен хорошо, если сформированный список не превышает 30 – 50 документов.

7. Большие списки, найденные по запросу Карточки реквизитов, необходимо просматривать с самых свежих по дате принятия – это позволит избежать просмотра устаревших актов.

8. Необходимо сохранять часто используемые документы в папках, а установка электронных закладок поможет быстро найти нужное место в документе большого объема.

9. При печати документов использовать предварительный просмотр.

Стратегия поисковой работы в Интернете состоит в осознанном поиске с формулированием целей, выбором критериев и конкретных инструментов. Для поиска информации используют современные поисковые системы, работающие в веб-интерфейсе.

Поисковые системы – это особый вид веб-сайтов, созданных для поиска адресов интересующей информации. Эти системы относятся к типу информационных систем, которые включают в себя следующие компоненты: программно-техническое обеспечение, базы данных, процедуры и пользователей.

Под информационно-поисковыми системами (ИПС), используемыми в Интернете, понимаются информационные системы, предназначенные для ввода, обработки, хранения и поиска электронной информации в информационных массивах Интернета.

Для реализации этих функций современные ИПС создаются как многоуровневые структуры, которые включает пять программных компонент:

1) Spider (паук) – браузероподобная программа, планомерно путешествующая по сети и считывающая HTML-код попадающихся веб-страниц, имеющих URL.

2) Crawler (сборщик, или путешествующий паук) – порождаемый Spiderом процесс, который углубляет поиск, перемещаясь по всем локальным ссылкам, найденным на странице. Он также скачивает страницы, как и Spider, и, кроме того, анализирует их для нахождения перекрестных ссылок, изменений на страницах, определения дальнейшего пути и пр.

3) Indexer (индексатор) – ключевая программа ИПС, которая анализирует веб-страницы, скачанные пауками, определят их тематическую принадлежность, актуальность, популярность у пользователей и т.д. по заголовкам страниц, ссылкам, текстам, структурным и стилевым элементам. По окончании анализа он индексирует ресурсы (построение БД по ключевым словам) и сохраняет их в удобном для поиска виде.

4) Database (база данных, БД) – хранилище скачанных и обработанных индексатором страниц. Такая БД требует больших ресурсов для хранения информации и эффективных алгоритмов доступа.

5) Gateway (шлюз) или Search Engine / Results engine (собственно поисковая машина) – принимает запросы пользователей, анализирует их и извлекает результаты поиска из БД.

Каждая ИПС характеризуется своим набором программных компонент, используемым поисковым механизмом, который включает математический аппарат формализованного представления и поиска информации, методы и средства структурирования информационных запросов, критерии выдачи (смыслового соответствия) информации, стратегии поиска и организации массивов. Эффективное функционирование поискового механизма ИПС в Интернете (формирование информационных массивов, поиск и получение релевантной информации, т.е. соответствующей поисковому запросу) является ключевой характеристикой поисковой системы. Реализация успешной технологии поиска в ИПС связана со многими специфичными для Интернета проблемами.

Для понимания возможностей и различий ИПС, функционирующих в Интернете, рассмотрим существующие типы, классифицированные по критериям формирования информационной базы данных (организация сбора и обработка информации), в дальнейшем обновляемой и поддерживаемой для предоставления пользователям Интернета. На сегодняшний день различают три типа ИПС – тематические каталоги, автоматические индексы и специализированные поисковые инструменты, а также их комбинации (интегрированные ИПС, метапоисковые).

Тематические (предметные) каталоги или рубрикаторы (Subject Guides, Web directory) предварительно, исследуют, описывают, каталогизируют и группируют содержимое WWW серверов и других сетевых ресурсов Интернета. Принцип построения каталогов: “от общего – к частному”. Результатом является постоянно обновляемый иерархический (древовидный) каталог, на верхнем уровне которого собраны самые общие категории, например, “бизнес”, “образование”, “наука”, “искусство”, “путешествия” и т.д. Элементы самого нижнего уровня представляют собой ссылки на отдельные веб-страницы и сервера с кратким описанием их содержимого. Особенностью этого типа ИПС является осмысленный отбор и каталогизация наиболее точно отражающей данную категорию информации, которые осуществляются человеком (специалистом). Это позволяет надеяться на репрезентативность (правильный отбор и каталогизация), точность, релевантность, полноту информации по каждой или большинству категорий.

Часто каталоги объединяются с рейтингами, которые формируются на их базе и учитывают популярность каждого регистрируемого веб-сайта. Подсчет количества посещений каждого сайта осуществляется с помощью счетчиков. Счетчик может подсчитать общее количество заходов на зарегистрированный в нем веб-сайт, сколько раз открывали ту или иную веб-страницу, а также количество уникальных посетителей (хостов). Результаты рейтингов представляются на титульной странице и чаще всего не совпадают у разных систем.

Первые каталоги появились в Интернете в 1995 г. Создание и поддержка этого типа ИПС требует огромных затрат. Предоставляемый предметными каталогами поиск по ключевым словам осуществляется в кратких описаниях, хранящихся в каталоге. Таким образом, тематические каталоги являются ИПС интерфейса глобальных сетей, база данных которых описана, каталогизирована и сгруппирована по тематическим признакам человеком, включает краткие описания ресурса и его адрес в сети. Примерами тематических каталогов могут служить Yahoo, Infomine, Virtual Library, Argus Clearinghouse, Galaxy, Look Smart, Net Guide, Snap, Magellan, некоторые русскоязычные каталоги – Russia on the net, Rambler. Yandех, List, АУ, Refer, Stars, Search, Data, Ulitka и др.

Автоматические индексы (чаще поисковые инструменты или системы, search engines) состоят из трех компонентов – программы-робота, базы данных и пользовательского поискового интерфейса. Программы-роботы (науки, индексаторы) осуществляют сбор статистической информации и построение словоуказателей, или индексов, по текстам выявленных документов. При этом, как правило, учитывается все содержание страницы, включая текст, иллюстрации, аудио и видео файлы и пр. Индексации подвергаются все слова в документе, что как раз и дает возможность использовать поисковые системы для детального поиска по самой узкой тематике. Собираемая роботами база данных – индекс – хранит в себе сведения об электронных документах, содержащих те или иные слова – какое слово, сколько раз, в каком документе и на каком сервере употребляется. Обращение пользователей к базе данных производится через сочетания ключевых слов, вводящихся в строку запроса. Первые ИПС этого типа появились в Интернете в 1994 г.

Так, индекс системы Alta Vista содержит 11 миллиардов слов, извлеченных из 30 миллионов веб-страниц. Для использования поискового инструмента необходимо ввести одно или несколько слов, описывающих предмет поиска. Лучше всего использовать 4-5 слов в поисковом предписании. Причиной неудовлетворительных результатов поиска может являться неоднозначность большинства слов – синонимия и омонимия. Примерами индексов могут служить Google, Hot Bot, GoTo.com, Excite, InfoSeek, Lycos, Northernlight, Topping, из русскоязычных – Апорт. Но и Alta Vista позволяет провести поиск среди русскоязычных серверов с различной кодировкой (результаты зависят от используемых для ввода кодировок, специализированный русскоязычный сайт – Alter Vista). Выходит на российский рынок русскоязычный сайт Lycos (первое место по посещаемости в Европе в 2001 г.), индексированная база которого обновляется каждые 9-12 дней и включает 13 млн. страниц и мультимедийные файлы. Некоторые системы претендуют на индексирование по крайней мере 1/3 всех существующих в мире страниц (например, Alta Vista – 28%, Hot Bot – 34%). Объем базы данных Google на восьми десятках языков в октябре 2001 г. составлял более 1,4 млрд. индексированных страниц.

Специализированные поисковые инструменты (site-specific search engines) осуществляют поиск по тематически специализированным объемным базам данных на WWW, поиск по которым обычно не поддерживается автоматическими индексами, например, по базам имен и адресов, библиографическим базам данных, цитатам, газетным статьям, по информации для трудоустройства и подбора кадров и пр. Созданы специализированные сайты для поиска географических карт, информации в области культуры, прогноза погоды, текстов песен, видео продукции, здоровья, бизнес-партнеров и пр. Так, Infomine является базой данных по различным видам искусства, InformationPlease содержит полнотекстовую энциклопедическую информацию, Университетская информационная система “Россия” – официальные документы в области экономики, социологии, политологии, международных отношений, Сайт Wayback Machine представляет собой архив веб-сайтов, начиная с 1996 года. Таким образом, специализированные поисковые инструменты (specialised search engines) представляют собой ИПС интерфейса глобальных сетей, неиндексированные базы данных которых объединены единой тематикой.

Интегрированные ИПС. Следует отметить, что ИПС в Интернете быстро развиваются и совершенствуются. В последние несколько лет заметна тенденция к объединению разных типов ИПС на интегрированной основе. Так, Excite, InfoSeek, HotBot, AltaVista, включают два типа ИПС; тематические каталоги Yahoo!, LookSmart поддерживают поиск в E-mail directories адреса человека по его имени.

Google – поиск изображений, по группам новостей. Так называемые порталы (Yahoo!, Snap! Ampyc, Rambler, Yandex, Lycos) размещают на стартовых веб-страницах разнообразные ссылки общего информационно-развлекательного характера – новости, прогноз погоды, фондовые сводки и спортивные результаты, интегрируют другие ресурсы (энциклопедии, словари, справочники) и сервисы (бесплатные почтовые ящики, веб-страницы, подписка на форумы и пр.) дополнительно к структурированным тематическим каталогам. Например, Lycos предлагает пользователям следующий набор услуг: поиск, каталог, почта, чат, справочные службы, планируется предоставить услугу по переводу текстов.

Хотя на сегодняшний день поисковые механизмы ИПС интерфейса глобальных сетей далеки от совершенства, знание пользователями особенностей программной реализации их математического аппарата (алгоритмы, методы и средства структурирования информационных запросов, критерии выдачи информации, стратегия поиска и организации массивов) позволяет повысить эффективность поиска релевантной информации в Интернете. Сложность освоения стратегии поиска электронной информации связана с тем, что ИПС используют различные поисковые алгоритмы, методы и средства и поддерживают различные наборы поисковых операторов, символов или слов. Наметившееся в Интернете стремление к стандартизации интерфейса ИПС различных типов внушает надежду на решение этой проблемы в ближайшем будущем. Например, поддержка метапоиска некоторыми метапоисковыми ИПС (metasearch engines, metaengines), такими как All-in-Onc, LocalFind. corn, Search, Dogpile, Baldey, BigHub, SawySearch и др. Метапоиск подразумевает процедуру переадресации заданного условия поиска в другие ИПС (запрашивается не более 5-15% баз данных каждой из используемых ИПС) и представление результатов поиска сформированными на одной странице.

Программа Архивариус – это поиск документов и почтовых сообщений в персональном компьютере, в локальной сети и в съёмных дисках (CD, DVD и др.).

Применение данной программы в области делопроизводства обеспечивает уменьшение трудозатрат и времени для выполнения соответствующих задач в данной области за счет автоматизации процессов при работе с документами.

Архивариус понимает запросы на естественном языке (например, на русском, английском). Документы могут быть найдены по ключевым словам или с использованием языка запросов, также как в обычных поисковых системах Интернета. Во время поиска программа автоматически использует все грамматические формы слова и обеспечивает смысловой поиск на 18 языках.

В процессе индексирования документов и почтовых сообщений программа извлекает и сохраняет полную информацию. Во время поиска, даже если документ физически недоступен, программа найдёт его по содержимому и определит на каком диске находится разыскиваемый файл, является возможным ежедневная индексация тысячи документов и работа с ними без потери скорости.

Программа «Архивариус» обладает рядом преимуществ:

1. Благодаря полной поддержке уникода программа позволяет корректно производить поиск в многоязычных документах. Например, документ, который содержит текст на русском и немецком языках одновременно, может быть обработан только в кодировке уникод, иначе бы диакритические знаки или кириллические буквы были бы потеряны. Имена файлов тоже записываются в уникоде, что позволяет корректно обрабатывать документы, например, азиатских пользователей (японский, китайский, корейский).

2. Поддерживается более 110 кодировок. Все европейские (например, Win-1252, DOS-850), все кириллические (например, КОИ8-Р, ДОС-866), все греческие, китайские, японские, корейские. Поддерживаются даже очень редкие кодировки: казахские, армянские, грузинские, тайские, тибетские и другие.

3. При работе используется более 40 типов документов. Начиная от DOC и PDF, и заканчивая NG (Norton Guide) и W&D (Слово и дело).

4. Архивариус умеет распаковывать архивы без использования внешних архиваторов.

5. Программа ищет в почтовых сообщения, во вложениях, в том числе с возможностью распаковки вложенных архивов. Поддерживаются следующие базы: Outlook, Outlook Express, The Bat!, PocoMail, Netscape, Mozilla, Firefox (и другие похожие).

Основные экранные формы программы Архивариус

6. Программа имеет многоязычный интерфейс, включающий русский, украинский, белорусский и другие языки. А благодаря поддержки, в пользовательском интерфейсе, уникода можно, например, на русском компьютере переключиться на греческий язык или даже на армянский язык и в случае, если установлены необходимые шрифты, а также, если операционная система поддерживает уникод, все символы будут отображаться правильно.

Контрольные вопросы к главе 5

1. Что включает в себя понятие «СПС»?

2. Назовите причины популярности СПС.

3. Перечислите достоинства и ограничения СПС.

4. Каковы особенности российских СПС?

5. Перечислите наиболее известные российские СПС.

6. Назовите этапы поиска в СПС «Консультант Плюс».

7. Каковы общие правила организации поиска документов?

8. Каковы современные проблемы и тенденции развития ИПС?

9. Приведите общую характеристику ИПС «Архивариус».

10. Назовите преимущества ИПС «Архивариус».

Контрольные тесты к главе 5

1. Основу СПС составляют:

а) программы;

б) приложения;

в) базы и банки правовой информации.

2. Новое направление в развитии правовой информатики:

а) разделение правовых баз и специализированных бухгалтерских программ;

б) интегрирование правовых баз и специализированных бухгалтерских программ;

в) совмещение различных СПС.

3. Основное средство поиска документов в информационных базах систем:

а) карточка реквизитов;

б) поле данных;

в) словарь.

4. Сайты для поиска географических карт, информации в области культуры, прогноза погоды, текстов песен, видео продукции, здоровья, бизнес – партнеров называются:

а) тематические;

б) объектные;

в) специализированные.

ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОЙ И КОМПЬЮТЕРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

Понятие информационной безопасности

Словосочетание “информационная безопасность” в разных контекстах имеет различный смысл. В Доктрине информационной безопасности Российской Федерации термин “информационная безопасность” рассматривается как состояние защищенности национальных интересов в информационной сфере, определяемых совокупностью сбалансированных интересов личности, общества и государства.

В Законе РФ “Об участии в международном информационном обмене” информационная безопасность определяется аналогичным образом – как состояние защищенности информационной среды общества, обеспечивающее ее формирование, использование и развитие в интересах граждан, организаций, государства.

Под информационной безопасностью понимается защищенность информации и поддерживающей инфраструктуры от случайных или преднамеренных воздействий естественного или искусственного характера, которые могут нанести ущерб субъектам информационных отношений, в том числе владельцам и пользователям информации и поддерживающей инфраструктуры.

Защита информации – это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение информационной безопасности.

Таким образом, правильный с методологической точки зрения подход к проблемам информационной безопасности начинается с выявления субъектов информационных отношений и интересов этих субъектов, связанных с использованием информационных систем (ИС). Угрозы информационной безопасности – это оборотная сторона использования информационных технологий.

Из этого положения можно вывести два важных следствия:

1. Трактовка проблем, связанных с информационной безопасностью, для разных категорий субъектов может существенно различаться. Для иллюстрации достаточно сопоставить режимные государственные организации и учебные институты. В первом случае “пусть лучше все сломается, чем враг узнает хоть один секретный бит”, во втором – “да нет у нас никаких секретов, лишь бы все работало”.

2. Информационная безопасность не сводится исключительно к защите от несанкционированного доступа к информации, это принципиально более широкое понятие. Субъект информационных отношений может пострадать (понести убытки и/или получить моральный ущерб) не только от несанкционированного доступа, но и от поломки системы, вызвавшей перерыв в работе. Более того, для многих открытых организаций (например, учебных) собственно защита от несанкционированного доступа к информации стоит по важности отнюдь не на первом месте.

Согласно определению информационной безопасности, она зависит не только от компьютеров, но и от поддерживающей инфраструктуры, к которой можно отнести системы электро-, водо- и теплоснабжения, кондиционеры, средства коммуникаций и, конечно, обслуживающий персонал

Абсолютной защиты быть не может. Бытует такое мнение: установил защиту и ни о чем не беспокойся. Полностью защищенный компьютер – это тот, который стоит под замком в бронированной комнате в сейфе, не подключен ни к какой сети (даже электрической) и выключен. Такой компьютер имеет абсолютную защиту, но использовать его для работы нельзя.

Значит, с чем-то приходится мириться и защищаться следует только от того, с чем смириться никак нельзя. Иногда таким недопустимым ущербом является нанесение вреда здоровью людей или состоянию окружающей среды, но чаще порог неприемлемости имеет материальное (денежное) выражение, а целью защиты информации становится уменьшение размеров ущерба до допустимых значений.

Безопасность в информационной среде.Любая технология на каком-то этапе своего развития приходит к тому, что соблюдение норм безопасности становится одним из важнейших требований. И лучшая защита от нападения – не допускать нападения. Не стоит забывать, что мешает работе не система безопасности, а ее отсутствие.

С точки зрения компьютерной безопасности каждое предприятие обладает корпоративным богатством – информационным. Его нельзя спрятать, оно должно активно работать. Средства информационной безопасности должны обеспечивать содержание информации в состоянии, которое описывается тремя категориями требований: доступность, целостность и конфиденциальность. Основные составляющие информационной безопасности сформулированы в Европейских критериях, принятых ведущими странами Европы:

– доступность информации – обеспечение готовности системы к обслуживанию поступающих к ней запросов;

– целостность информации — обеспечение существования информации в неискаженном виде;

– конфиденциальность информации – обеспечение доступа к информации только авторизованному кругу субъектов.

Классификация средств защиты.В деле обеспечения информационной безопасности успех может принести только комплексный подход. Для защиты интересов субъектов информационных отношений необходимо сочетать меры следующих уровней:

– законодательного;

– административного  (приказы и другие действия руководства организаций, связанных с защищаемыми информационными системами);

– процедурного (меры безопасности, ориентированные на людей);

– программно-технического.

Законодательный уровеньявляется важнейшим для обеспечения информационной безопасности. Большинство людей не совершают противоправных действий не потому, что это технически невозможно, а потому, что это осуждается и/или наказывается обществом, потому, что так поступать не принято.

На законодательном уровне различают следующие  группы мер:

– меры, направленные на создание и поддержание в обществе негативного (в том числе с применением наказаний) отношения к нарушениям и нарушителям информационной безопасности (назовем их мерами ограничительной направленности);

– направляющие и координирующие меры, способствующие повышению образованности общества в области информационной безопасности, помогающие в разработке и распространении средств обеспечения информационной безопасности (меры созидательной направленности).

На практике обе группы мер важны в равной степени, но  хотелось бы выделить аспект осознанного соблюдения норм и правил ИБ. Это важно для всех субъектов информационных отношений, поскольку рассчитывать только на защиту силами правоохранительных органов было бы наивно. Необходимо это и тем, в чьи обязанности входит наказывать нарушителей, поскольку обеспечить доказательность при расследовании и судебном разбирательстве компьютерных преступлений без специальной подготовки невозможно.

Самое важное (и самое трудное) на законодательном уровне – создать механизм, позволяющий согласовать процесс разработки законов с реалиями и прогрессом информационных технологий. Законы не могут опережать жизнь, но важно, чтобы отставание не было слишком большим, так как на практике, помимо прочих отрицательных моментов, это ведет к снижению информационной безопасности.

К административному уровнюинформационной безопасности относятся действия общего характера, предпринимаемые руководством организации. Главная цель мер административного уровня — сформировать программу работ в области информационной безопасности и обеспечить ее выполнение, выделяя необходимые ресурсы и контролируя состояние дел.

Основой программы является политика безопасности, отражающая подход организации к защите своих информационных активов. Руководство каждой организации должно осознать необходимость поддержания режима безопасности и выделения на эти цели значительных ресурсов.

Политика безопасности строится на основе анализа рисков, которые признаются реальными для информационной системы организации. Когда риски проанализированы и стратегия защиты определена, составляется программа обеспечения информационной безопасности. Под эту программу выделяются ресурсы, назначаются ответственные, определяется порядок контроля выполнения программы и т.п.

Термин “политика безопасности” является не совсем точным переводом английского словосочетания “security policy. В данном случае имеется в виду не отдельные правила или их наборы (такого рода решения выносятся на процедурный уровень, речь о котором впереди), а стратегию организации в области информационной безопасности. Для выработки стратегии и проведения ее в жизнь нужны, несомненно, политические решения, принимаемые на самом высоком уровне.

Политика безопасности –  совокупность документированных решений, принимаемых руководством организации и направленных на защиту информации и ассоциированных с ней ресурсов.

Такая трактовка гораздо шире, чем набор правил разграничения доступа (именно это означал термин “security policy” в “Оранжевой книге” и в построенных на ее основе нормативных документах других стран).

ИС организации и связанные с ней интересы субъектов – это сложная система, для рассмотрения которой необходимо применять объектно-ориентированный подход и понятие уровня детализации. Целесообразно выделить, по крайней мере, три таких уровня.

К программно-техническому уровнюотносятся программные и аппаратные средства, которые составляют технику информационной безопасности.

Программно-технические меры, то есть меры, направленные на контроль компьютерных сущностей – оборудования, программ и/или данных, образуют последний и самый важный рубеж информационной безопасности. Ущерб наносят в основном действия легальных пользователей, по отношению к которым процедурные регуляторы малоэффективны. Главные враги – некомпетентность и неаккуратность при выполнении служебных обязанностей, и только программно-технические меры способны им противостоять.

Компьютеры помогли автоматизировать многие области человеческой деятельности. Вполне естественным представляется желание возложить на них и обеспечение собственной безопасности. Даже физическую защиту все чаще поручают не охранникам, а интегрированным компьютерным системам, что позволяет одновременно отслеживать перемещения сотрудников и по организации, и по информационному пространству.

Это вторая причина, объясняющая важность программно-технических мер.

Следует, однако, учитывать, что быстрое развитие информационных технологий не только предоставляет обороняющимся новые возможности, но и объективно затрудняет обеспечение надежной защиты, если опираться исключительно на меры программно-технического уровня. Причин тому несколько:

– повышение быстродействия микросхем, развитие архитектур с высокой степенью параллелизма позволяет методом грубой силы преодолевать барьеры (прежде всего криптографические), ранее казавшиеся неприступными;

– развитие сетей и сетевых технологий, увеличение числа связей между информационными системами, рост пропускной способности каналов расширяют круг злоумышленников, имеющих техническую возможность организовывать атаки;

– появление новых информационных сервисов ведет и к образованию новых уязвимых мест как “внутри” сервисов, так и на их стыках;

– конкуренция среди производителей программного обеспечения заставляет сокращать сроки разработки, что приводит к снижению качества тестирования и выпуску продуктов с дефектами защиты;

– навязываемая потребителям парадигма постоянного наращивания мощности аппаратного и программного обеспечения не позволяет долго оставаться в рамках надежных, апробированных конфигураций и, кроме того, вступает в конфликт с бюджетными ограничениями, из-за чего снижается доля ассигнований на безопасность.

Первое, что обычно делает пользователь персонального компьютера – ставит 2 пароля: один пароль в настройках BIOS и другой – на заставку экрана. Защита на уровне BIOS будет требовать ввод пароля при загрузке компьютера, а защита на заставке экрана перекроет доступ к информации при прошествии определенного, заданного, времени бездействия компьютера.

Установка пароля на уровне BIOS – достаточно тонкий процесс, требующий определенных навыков работы с настройками компьютера, а пароль на заставку экрана поставить не так сложно, и его может поставить сам пользователь.

Для задания пароля на заставку надо нажать кнопку Пуск, выбрать команды Настройка и Панель управления, дважды щелкнуть по значку Экран и в открывшемся окне Свойства экрана (рисунок 6.1) выбрать вкладку Заставка. Затем задать Вид заставки, установить временной интервал, установить флажок Пароль и нажать на кнопку Изменить. В открывшемся окне Изменение пароля ввести пароль на заставку экрана, затем набрать его повторно для подтверждения и нажать на кнопку OK.

Рисунок 6.1 – Окно Свойства экрана

После установки паролей можно считать, что первый уровень защиты сделан. Но существует три способа разрушить ее:

1) воспользоваться одной из лазеек, часто предусмотренных производителями системной платы, так называемым “универсальным паролем для забывчивых людей”. Обычный пользователь, как правило, его не знает;

2) снять кожух компьютера, вынуть примерно на 20 минут литиевую батарейку на системной плате, после чего вставить ее обратно. После этой операции BIOS на 99% забудет все пароли и пользовательские настройки;

3) вынуть из компьютера жесткий диск и подключить его к другому компьютеру в качестве второго устройства, а дальше без проблем можно читать и копировать информацию. При определенном навыке эта процедура занимает 15…20 минут.

Необходимо проследить, чтобы при длительном отсутствии работников в помещении, где находится компьютер, не допускали посторонних лиц

Защита жесткого диска (винчестера).Любую часть компьютерной системы можно заменить на новую, но, утратив данные, записанные на жестоком диске работники будут вынуждены воссоздавать из заново. На это могут уйти месяцы, а, возможно, и годы. Гораздо проще заранее организовать защиту содержимого жесткого диска.

Начинать следует с создания аварийной загрузочной дискеты. Она очень пригодится, если по какой-то причине не удастся загрузить операционную систему с жесткого диска. Владельцам Windows-систем придется создавать дискету аварийной загрузки самостоятельно. Делается это следующим образом: приготовив дискету, выполнить в среде Windows действия:

– в меню Пуск выбрать Настройка/ Панель управления;

– выбрать позицию Установка и удаление программ;

– щелкнуть по закладке Системный диск или Загрузочный диск;

– щелкнуть на кнопке Создать диск;

– по требованию вставить дискету в дисковод и щелкнуть по кнопке OK;

– по завершению процедуры вынуть дискету из дисковода, наклеить на нее этикетку с маркировкой “Аварийная загрузочная дискета” и хранить в безопасное место.

Резервное копирование данных.Другой враг информации – сбои самого компьютера. Даже при самом строгом соблюдении мер профилактики нельзя быть абсолютно застрахованным от потери данных, хранящихся на жестком диске. Рано или поздно что-нибудь случается, и восстановить все в прежнем виде можно будет только в том случае, если имеется копия содержимого жесткого диска.Логика очень проста: если одни и те же данные хранятся в двух разных местах, вероятность лишиться их значительно уменьшается. Поэтому всегда следует хранить данные в двух экземплярах: один на жестком диске, другой на сменных носителях, используемых для резервного копирования. Чтобы определиться со стратегией создания резервных копий, необходимо решить, каким носителем вы будете пользоваться и какие данные нужно продублировать.

Информацию можно хранить на различных съемных носителях: дискетах, zip-дисках и дисках CD-ROM.

Чаще всего для хранения резервных копий используют дискеты, но это ненадежный носитель. К тому же, на одну дискету можно записать не очень много информации, но они дешевы и общедоступны. Вероятно поэтому – это самый распространенный на сегодняшний день носитель для резервного копирования.

Устройства со сменным диском, например, zip, более универсальны, поскольку их можно использовать как для резервного копирования, так и в качестве обычных накопителей. Они просты и удобны в использовании, но из-за высокой цены мало применяются.

Дискеты и zip-диски имеют склонность выходить из строя в самый неподходящий момент, и в этом смысле диски CD-ROM являются самым надежным способом хранения. При резервировании информации на записывающем CD-диске можно говорить о сравнительно надежном и одновременно безопасном хранении важной информации.

Коварство мусорной корзины.При удалении информации она не исчезает бесследно, а попадает сначала в Корзину, если только документ не находился на дискете. Это ежедневно спасает многих небрежных пользователей, случайно удаливших документ неосторожным нажатием клавиши [Delete], поскольку документы из Корзины можно восстановить.

Для полного удаления информации из Корзины (рисунок 6.3) т.е. ее очистки, необходимо сделать щелчок правой кнопкой мыши по значку Корзины на рабочем столе и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Очистить корзину или выбрать в окне Корзина команду очистки корзины.

Рисунок 6.3 – Окно Корзина

Эта процедура может занять от нескольких минут до получаса и более в зависимости от степени фрагментации диска. Желательно проводить дефрагментацию не реже одного раза в месяц, а при большом количестве операций по удалению файлов – еженедельно.

Считается, что после принудительной очистки Корзины документы теряются безвозвратно, но это не совсем так. Физические данные с жесткого диска никуда не исчезают и могут быть легко восстановлены специальными программами вплоть до того момента, пока на то же место винчестера не будет записана другая информация. Это может произойти через неделю или месяц. Чтобы быть точно уверенным, что данные уничтожены навсегда, систематически надо проводить дефрагментацию жесткого диска. Программа дефрагментации Defrag входит в состав служебных программ (Пуск/ Программы/ Стандартные/ Служебные) и перемещает данные на диске таким образом, чтобы файлы и свободное пространство размещались оптимально (рисунок 6.4)

Рисунок 6.4 – Окно Дефрагментация диска)

Установка паролей на документ.Известно, что любое приложение MS Office позволяет закрыть любой документ паролем, и многие успешно пользуются этим проверенным средством (рисунок 6. 5)

Для установки пароля на текстовый документ необходимо его открыть, далее в меню Сервис выбрать команду Параметры. В открывшемся окне на вкладке Безопасность набрать пароль для открытия файла документа, сделать подтверждение его повторным набором и нажать на кнопку OK.

Обычному пользователю, не имеющему конкретной цели узнать информацию, вскрыть пароль практически невозможно, да и специалисту-взломщику при использовании современного компьютера на взлом пароля методом прямого перебора вариантов понадобится примерно один месяц.

Парольная защита, входящая в комплект многих архиваторов, вполне может уберечь документ от посторонних глаз. В сети Интернет можно найти ряд специальных программ “шифрования”, отдельных документов и винчестера, однако стопроцентной гарантии от взлома паролей они не дают. Осложнить процесс взлома защиты можно, используя достаточно длинные и сложные пароли, исключающие имя, фамилию и телефон пользователя. Лучше всего в качестве пароля выбирать фразу, в которой отсутствует осмысленная информация об авторе пароля. Главная цель мер административного уровня — сформировать программу работ в области информационной безопасности и обеспечить ее выполнение, выделяя необходимые ресурсы и контролируя состояние дел.

Рисунок 6.5 – Установка паролей на документ MS Word)

Известно, что компьютерная техника является источником излучений и электромагнитных полей, а также местом накопления статического электричества, которые являются потенциально опасными для человека.

Из всех устройств, связанных с компьютером, наибольшую опасность для здоровья человека представляет монитор. Именно он сочетает относительно высокий уровень излучения и достаточно малое расстояние до человека. Клавиатура, находящаяся в непосредственном контакте с пальцами пользователя, тоже является источником излучения, но оно ничтожно мало по сравнению с излучением монитора.

Защита от электромагнитного излучения.Каждое устройство, которое производит или потребляет электрическую энергию, создает электромагнитное излучение, которое концентрируется вокруг устройства в виде электромагнитного поля. Электромагнитное излучение нельзя услышать, увидеть, попробовать на вкус или потрогать, но оно присутствует повсюду. Пока никто не доказал вредное влияние обычных уровней электромагнитного излучения на здоровье, но многих волнует данная проблема.

Излучение монитора на базе электронно-лучевой трубки непосредственно в сторону пользователя резко падает пропорционально удаленности от экрана, а вот электромагнитное поле распространяется во все стороны. Причем непосредственно перед экраном оно несколько ослаблено теневой маской и арматурой кинескопа, а от боковых и задних стенок монитора оно распространяется без препятствий.

В настоящее время в России действуют согласованные с международными нормативами законодательные акты, гарантирующие потребителю соответствие прошедших сертификацию мониторов общепринятым нормам безопасности. Такими законодательными актами являются ГОСТ Р 50948-96 “Дисплеи. Средства отображения информации индивидуального пользования” и СанПин 2.2.2.542-96 “Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы”.

Принятые в настоящее время санитарные нормы устанавливают минимальное расстояние от экрана до пользователя – 50…70 см (примерно длина вытянутой руки), в то время как это расстояние от боковой и задней стенки до рабочих мест должно быть не менее 1,5 метров.

Для каждого оснащенного компьютером рабочего места определена минимальная площадь – не менее 6 м². Клавиатура и руки пользователя должны находиться в максимально возможном удалении от компьютера.

У плоско панельного жидкокристаллического монитора полностью отсутствуют вредные излучения. Их использование в портативных компьютерах – ноутбуках создало распространенное мнение об их безвредности по сравнению со стационарными компьютерами, но нельзя забывать, что переменные электромагнитные поля, создаваемые импульсными преобразователями системы питания, у некоторых типов ноутбуков ничуть не меньше полей устаревших типов мониторов с ЭЛТ.

Существует несколько способов, как можно обезопасить себя при работе с компьютерами или электромагнитными полями:

– так как электромагнитное излучение исходит от всех частей монитора, то наиболее безопасно установить компьютер в углу комнаты или же в таком месте, где те, кто на нем не работает, не оказывались бы сбоку или сзади монитора;

– не следует оставлять компьютер или монитор надолго включенными. Если компьютер не используется – необходимо его выключить;

– стараться сидеть по возможности дальше от экрана компьютера, но не в ущерб удобству;

– дети и беременные женщины должны проводить за компьютером не больше нескольких часов в день.

Компьютер и зрение.Компьютер оказывает определенное отрицательное влияние на зрение человека. Мышцы, которые управляют глазами и фокусируют их на определенном предмете, просто устают от чрезмерной нагрузки. Потенциальная усталость глаз существует при любой работе, в которой участвует зрение, но наиболее она велика, когда нужно рассматривать объект на близком расстоянии.

Напряжение, которое испытывают глаза при работе за компьютером, зачастую приводит к развитию состояния, получившего название компьютерного зрительного синдрома. Оно характеризуется такими признаками, как покраснение век, боль в глазах, слезоточивость глаз или, наоборот, их сухость, резь, жжение. Эти ощущения повышают утомляемость. Это связано не только со световым излучением, ведь глаза человека, смотрящего на монитор, выполняют не совсем привычную работу: они воспринимают изображение, которое принципиально отличается от природного. Прежде всего, монитор светится, в отличие, например, от книжной страницы, но, кроме того, он мерцает, четкость и цвета объекта на экране отличаются от естественных, а само изображение состоит из точек.

Чрезмерное увлечение работой за компьютером может усугубить уже имеющиеся проблемы со зрением. Большинство проблем, связанных со зрением, удается достаточно легко избежать. Вот некоторые способы:

1. Самое очевидное решение – это ограничить количество времени, проводимого за компьютером без перерыва. Необходимо делать короткий перерыв каждые 15…30 минут занятий, или через каждый час работы. Идеальной “разрядкой” между компьютерными занятиями может быть физическая активность, не требующая напряжения зрения – прогулка, игра в мяч на воздухе и т.д.

2. Некоторые специалисты предлагают такие простые упражнения для глаз, как, например, слежение за объектами, движущимися в поле зрения, или концентрация зрения на удаленных предметах. При первых признаках усталости нужно сделать одно или несколько простых упражнений на расслабление.

3. Неплохо разнообразить характер занятий за компьютером. Например, работу с текстовым процессором можно чередовать с игрой, в которой присутствуют движущиеся объекты. Такое чередование будет требовать от глаз совершенно разного поведения и воспрепятствуют их утомляемости, вызванной длительной концентрацией зрения на одной и той же цели.

4. Следует тщательно выбирать монитор. Монитор с высоким разрешением всегда удобнее для глаз, чем мониторы с низким разрешением.

5. Наконец, важно принять меры по уменьшению отражений от монитора. Яркое и неровное освещение в комнате может вызвать неприятные отражения на экране.

Проблемы, связанные с мышцами и суставами.У людей, проводящих много времени за компьютером, наибольшее число жалоб на здоровье связано с заболеваниями мышц и суставов. Чаще всего это просто онемение шеи, боль в плечах и пояснице или покалывание в ногах. Но бывают более серьезные заболевания. Наиболее распространен кистевой туннельный синдром, при котором нервы руки повреждаются вследствие частой и длительной работы на компьютере.

Имеет смысл последить за положением своего тела, необходимо работать за компьютером продолжительный период времени. Стул не должен быть слишком высоким или слишком низким. Если выработать привычку сидеть ровно и смотреть прямо на компьютер, то вероятнее всего удастся в будущем избежать проблем с мышцами и суставами.

Активные физические упражнения являются профилактикой для суставов и мышц, поэтому следует не реже одного раза в час встать из-за компьютера и сделать несколько физических упражнений.

Рациональная организация рабочего места.С понятием эргономики связывают рациональную организацию рабочего места. При правильной работе возрастет не только скорость, но и качество работы. Чтобы работа была комфортной и эффективной, необходимо позаботиться о внешних условиях. Основное это освещение. Оно должно быть достаточно ярким, но рассеянным. Стол надо располагать боком к окну, окно должно иметь жалюзи или плотные шторы.

Если приходится работать по ночам, необходимо включать верхний свет, соотношение яркостей экрана и окружающих предметов не должно быть больше 10:1. Монитор необходимо располагать таким образом, чтобы исключить появление бликов от искусственного или естественного освещения.

Много говорят о необходимости поддержания невысокой температуры на рабочем месте. В настоящее время исследователи считают, что оптимальной является температура 22…24^˚С зимой и 23…25^˚С летом. Гораздо реже вспоминают о другом условии: разница температур на уровне пола и головы сидящего оператора не должна превышать трех градусов. Важность воздуха в помещении должна лежать в пределах 40…60%. На рабочем месте не должно быть сквозняков, как и разного рода вентиляторов.

Рабочий стол. Основной параметр, влияющий на удобство работы -высота стола. Наука говорит о том, что оптимальное значение этой цифры 72,5 см. Но лучше, конечно, покупать стол с регулируемой высотой. Тогда можно более точно установить удобную высоту. Под столом должно быть достаточно места для ног. Выбирая стол, следует обратить внимание, что под ним должны помещаться как вытянутые ноги (глубина не менее 65 см), так и закинутые одна на другую (высота пространства под столом не менее 60см).

Стол должен иметь такие размеры, чтобы на нем можно было разместить монитор, клавиатуру и документы.

Кресло (стул). Казалось бы, требования к нему сформулировать предельно просто – оно должно быть удобным. Кресло должно позволять телу принимать физиологически рациональную рабочую позу, при которой не нарушается циркуляция крови и не происходит других вредных воздействий.

Кресло обязательно должно быть с подлокотниками и иметь возможность регулировки высоты и угла наклона сиденья и спинки. Желательно иметь возможность регулировки высоты и расстояния между подлокотниками, расстояния от спинки до переднего края сиденья. Важно, чтобы все регулировки были независимыми, легко осуществимыми и имели надежную фиксацию.

Размер сиденья должен быть не менее 40×40 см. Угол его наклона варьируется от 15 вперед до 5 градусов назад. Оптимальная высота сиденья от 40 до 55 см. Особые требования к спинке кресла: высота опорной поверхности 30±2 см, ширина не менее 38 см, радиус кривизны в горизонтальной плоскости 40 см, угол наклона от 0 до 30 градусов, расстояние до переднего края сиденья от 26 до 40 см. Подлокотники должны быть не менее 25 см в длину, 5 – 7 см в ширину, находиться над сиденьем на высоте 25±3 см и на расстоянии от 35 до 50 см друг от друга.

Клавиатура. Требования к эргономичности клавиатуры заключаются исключительно в том, что располагаться она должна на расстоянии 10 – 30 см от края стола или на специальной регулируемой по высоте подставке. В любом случае, если набирается много текстов, то необходимо позаботиться о том, чтобы запястья не висели в воздухе.

Монитор. Он должен стоять так, чтобы изображение было четко видно без необходимости поднимать или опускать голову. Монитор обязательно должен быть ниже уровня глаз. При взгляде вверх быстро устает шея. Подставка монитора должна быть как много ниже. Угол наблюдения должен составлять 0 – 60 градусов. Расстояние до монитора не менее 40 см.

Советы по организации безопасной работы с компьютерной техникой.Если есть реальная или потенциальная опасность, связанная с влиянием каких-либо факторов, необходимо постараться свести их влияние к минимуму. Значит, необходимо сделать так, чтобы компьютерное излучение и электромагнитные поля были максимально приближены к природным значениям.

Решение трех проблем поможет достижению этой цели.

1. Приобретение монитора с параметрами, которые максимально приближены к естественному фону. “Классические” мониторы на базе электронно-лучевых трубок, безусловно, испускают электромагнитное излучение, что очевидно уже из названия этих приборов. Множество существующих стандартов безопасности часто ставят покупателя в тупик: ISO 9241, многочисленные варианты TCO и MPR. Все эти стандарты определяют максимально допустимые значения электромагнитных полей, создаваемых монитором при работе. В каждой экономически развитой стране действуют и собственные стандарты, но особую популярность завоевали стандарты, разработанные в Швеции.

Рекомендации TCO касаются не только пределов различных излучений. Но минимально приемлемых значений таких параметров мониторов, как поддерживаемых разрешений, интенсивности свечения люминофора, запаса яркости, энергопотребления. Стандарт MPR 2 определяет максимально допустимые величины излучения электромагнитных полей и методы их измерения. Самым жестким и соответственно самым благоприятным для пользователя является стандарт TCO 99, спецификации которого включают в себя требования, взятые из стандартов TCO 95, ISO, IEC и EN. Впрочем, все современные модели мониторов, как правило, соответствуют и самым современным стандартам.

Для того чтобы свести к минимуму риск возникновения компьютерного зрительного синдрома, желательно работать на компьютере, удовлетворяющим стандартным требованиям:

– количество цветов на цветном экране не менее 256;

– разрешение 800×600 точек при отсутствии мерцания;

– размер зерна не менее 0,28 мм, а лучше еще меньше;

– размер экрана как минимум 15 дюймов по диагонали;

– частота регенерации не менее 85 Гц; оптимальной считается установка максимально возможной частоты при отсутствии мерцания.

На практике намного важнее, оказывается, правильно настроить купленный монитор и выставить на нем параметры, которые обеспечивают наиболее комфортные для работы и безопасные для зрения условия.

2. Правильная организация рабочего места. Очень важно правильно установить компьютерную технику. Превышающие допустимый уровень изучения электромагнитные поля могут возникать даже у качественной сертифицированной техники, если она неправильно установлена. Поэтому необходимо помнить следующее:

– проследить за правильной расстановкой компьютеров в помещении, ведь наличие большого количества мониторов в ограниченном пространстве приводит к превышению допустимого уровня магнитных полей;

– предохранять компьютер от попадания на него прямых солнечных лучей. Рабочее кресло должно находиться на безопасном расстоянии, боковой и задней стенок монитора лучше держаться подальше;

– обязательно применять сетевой фильтр, а если возможно, то и источник бесперебойного питания. Обеспечить надежное заземление компьютерной техники и источников питания;

– правильно сориентировать монитор относительно источников света – лучше всего сидеть спиной к окну. Минимизировать блики на экране от расположенных рядом с монитором источников света, светлого оборудования, ярких поверхностей, не зашторенных окон;

– при использовании ноутбуков желательно подключать к ним обыкновенную клавиатуру и мышь для максимального удаления рук от процессорного блока;

– поддерживать невысокий уровень запыленности помещения. При наличии кондиционера следует его включать.

3. Обеcпечение оптимального режима работы с компьютером. Прежде всего, необходимо обеспечить общие гигиенические нормы режима работы:

– ограничение времени работы на компьютере, необходимые перерывы, периодическая смена видов деятельности, зарядка для глаз и разминка для восстановления кровообращения;

– снимать утомление глаз необходимо даже во время работы: в течение нескольких секунд следует вращать ими по часовой стрелке и обратно, чередуя это с легкими гимнастическими упражнениями для всего тела (например, подниманием и опусканием рук). После каждого часа работы делать 5 – 10-минутные паузы. При этом можно подойти к окну и на расстоянии 30 – 50 см от стекла делать упражнения для тренировки аккомодации глаз: посмотреть в течение нескольких секунд на мету на стекле, а потом перевести взгляд на дальний объект за окном. Затем упражнение необходимо повторить;

– не следует работать вообще без света. Необходимо позаботиться, чтобы яркость освещения помещения несильно отличалась от яркости экрана;

– приобрести удобное для спины и ног рабочее кресло. Следить за тем, чтобы посадка была удобной. Особое внимание – на спину и шею, они должны быть прямыми и расслабленными;

– одежда, способствующая накоплению статики,- враг компьютера и источник болезненных ощущений человека;

– не следует долгое время стоять с задней частью работающего монитора и необходимо выключать монитор, когда он не нужен.

В наиболее общем виде экономическая эффективность, как известно, оценивается соотношением затрат и результатов. В отношении экономической эффективности информационных технологий существует два практических подхода.

В первом случае сопоставляются годовая экономия от внедрения информационных технологий с затратами на их внедрение. Расчет производится по формуле:

Э’= Э_год/(З Е_н*К),

где: Э’ – экономическая эффективность;

Э_год – годовая экономия от внедрения информационной технологии;

3 – текущие затраты на эксплуатацию информационной системы;

Е_н – нормативный коэффициент экономической эффективности, равный 0,32;

К – капитальные вложения на внедрение информационной технологии.

Значение, полученное в результате расчета, должно быть больше или равно норматива (0,32). Только в этом случае можно говорить об экономической целесообразности совершенствования информационной технологии.

Во втором случае эффект, полученный от применения информационной технологии, сопоставляется с совокупной стоимостью владения, которая включает:

1) капитальные вложения, равные стоимости аппаратно-программных средств (по расчетам Корпорации Microsoft, капитальные затраты составляют не более 1/4 всех расходов на информационные технологии или совокупной стоимости владения);

2) расходы на администрирование информационной системы;

3) расходы на техническую поддержку;

4) издержки адаптации;

5) коммуникационные затраты.

Помимо вышеперечисленных плановых расходов на информационные технологии на практике возникают внеплановые затраты, когда рядовые пользователи предоставляют поддержку сами себе и своим коллегам, например самостоятельно решают проблемы, действуя методом проб и ошибок. Эти расходы образуются вне традиционных бюджетов и редко учитываются предприятиями, однако зачастую они составляют до 50% средних расходов организации на информационные технологии.

Разработчики модели ССВ (совокупной стоимости владения) утверждают, что сетевые технологии, а также переход на 32-разрядную платформу (варианты Windows NT Workstation 4.0, Windows NT и Zero Administration, System Management Server, Office 97) дают экономию от 10 до 43% в расчете на один настольный компьютер в год. Эффект достигается за счет оптимального использования периферии, упрощенного конфигурирования и нулевого администрирования.

В отечественной практике приведенные выше методы оценки эффективности информационных технологий сложны в использовании. Так, не всегда можно рассчитать экономию от внедрения или совершенствования информационных технологий, так как весьма затруднительно вычислить, например, количество высвобождаемых работников. К тому же заработная плата работников, например, экономических служб, тем выше, чем больше их навыки в использовании прикладного программного обеспечения, и уж во всяком случае несопоставима с оплатой труда служащих, работающих вручную. С внедрением информационных систем на предприятиях возникает потребность в системных администраторах, которые являются высокооплачиваемыми специалистами.

Таким образом, экономию от внедрения информационных технологий в большинстве случаев подсчитать точно не удается, а затраты на внедрение и поддержку информационных систем возникают немалые. В этих условиях представить руководству (или заказчику) обоснованные расчеты экономической эффективности не представляется возможным.

Отечественными специалистами предложен метод «потребительской корзины» для оптимизации расходов на информационное обеспечение предприятия.

Автор метода предлагает на первом этапе подразделить планируемые «покупки» на необходимые и желательные с учетом степени автоматизации той или иной управленческой функции. В результате простейшего анализа ситуации создается матрица предпочтений.

На следующем этапе оцениваются соответствующие программные продукты различных разработчиков. Достаточно полная информация такого рода имеется в Интернете, таким образом, провести анализ цен можно, не отходя от рабочего места. При этом необходимо учесть полный комплекс услуг (стоимость программы, расходы на внедрение, обучение, поддержку и обновление), а также необходимое количество рабочих мест. Что касается функциональности, надежности и комфортности программных продуктов, то эти характеристики заочно оценить невозможно. Предпочтительнее в этих целях посещение выставок, которые проводятся достаточно регулярно.

Результатом мониторинга рынка делового программного обеспечения может стать матрица цен на соответствующие программные продукты. Соединение матрицы предпочтений с ценовыми характеристиками позволяет выявить наиболее оптимальные альтернативные варианты, что повышает вероятность положительного решения вопроса руководством. Метод не претендует на новизну, но он позволяет формализовать некоторые процедуры выбора информационной системы и сопутствующих услуг.

Контрольные вопросы к главе 6

1. Дайте определение информационной безопасности.

2. Перечислите основные составляющие информационной безопасности, которые сформулированы в Европейских критериях, принятых ведущими странами Европы.

3. Меры каких уровней необходимо сочетать для защиты интересов субъектов информационных отношений?

4. Расскажите, в чем заключается сущность законодательного уровня защиты информации?

5. Расскажите об административном уровне защиты информации.

6. В чем заключается важность программно-технических мер защиты информации?

7. Охарактеризуйте процесс создания аварийного загрузочного диска.

8. Каким образом устанавливается пароль на документ?

9. Каким образом устанавливается пароль на заставку экрана?

10. В чем заключается коварство корзины?

Контрольные тесты к главе 6

1. Информационная безопасность – это…

а) защищенность информации и поддерживающей инфраструктуры от воздействий естественного или искусственного характера, которые могут нанести ущерб субъектам информационных отношений;

б) защищенность информации;

в) защищенность информации и поддерживающей инфраструктуры от случайных или преднамеренных воздействий естественного или искусственного характера, которые могут нанести неприемлемый ущерб субъектам информационных отношений, в том числе владельцам и пользователям информации и поддерживающей инфраструктуры.

2. Защита информации – это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение…

а) информационной безопасности;

б) доступа к информации;

в) существования информации.

3. Что относят к поддерживающей инфраструктуре, от которой зависит информационная безопасность?

а) системы электро-, водо- и теплоснабжения;

б) кондиционеры;

в) средства коммуникаций;

г) обслуживающий персонал;

д) все варианты правильные.

4. Доступность информации – это … ?

а) обеспечение готовности системы к обслуживанию поступающих к ней запросов;

б) обеспечение существования информации в неискаженном виде;

в) обеспечение доступа к информации только авторизованному кругу субъектов.

1. Бройдо В.Л. Вычислительные системы, сети и коммуникации. Уч. для вузов. – СПб.: Питер, 2003. 668 с.

2. Виппет Э., Каммингс С., Office XP. Библия пользователя., Перевод с английского., М., 2005г.

3. Информатика. Базовый курс 2-е издание / Под ред. С.В. Симоновича. – СПб.: Питер, 2003. – 640 с.

4. Крылова О.Н. Рабочее место секретаря// “Секретарское дело”, 2000, №1, с. 44-47.

5. Кузнецов С. Л. «Х ежегодная конференция по решениям на платформе Lotus/Domino от IBM»/Секретарское дело, №12, 2004г., с.26

6. Лобанова А. М. «Lotus Notes платформа для создания системы управления информацией»/Делопроизводство, №2, 2004г., с.58.

7. Методика информационной безопасности: под ред. Уфимцева Ю.С. – М.: Издательство “Экзамен”, 2004. – 544 с.

8. Меженный О.А., Microsoft Office 2003, Владивосток, 2004г.

9. Мецатунян М.В., Ищейнов В.Я.. Аспекты информационной безопасности// “Делопроизводство”, 2004, №1, с. 57-59.

10. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. – М.: Изд. центр «Академия», 2005. – 384 с.

11. Мюррей К., Microsoft Office 2003. Новые горизонты., Перевод с английского., СПб., 2005г.

12. Новиков Д.Б., Камынин В.Л. Введение в правовую информатику. Справочные правовые системы Консультант Плюс. – М.: НПО ВМИ, 1999.

13. Организация работы с документами. Учебник / под ред. проф. В.А. Кудряева – М.: ИНФРА – М, 2001 – 592 с.

14. Офисная техника и здоровье секретаря// “Секретарское дело”, 2000, №2, с. 38-40.

15. Рейбоу В. Компьютерная графика. Энциклопедия; перев. с англ.- СПб.: Питер, 2003.

16. Спека М.В., Microsoft PowerPoint 2003., Самоучитель., Пенза., 2004г.

17. Старшинин А.В., Microsoft PowerPoint одним взглядом., Пенза., 2005г.

Ответы на контрольные тесты к главе 1

Ответы на контрольные тесты к главе 2

Ответы на контрольные тесты к главе 3

Ответы на контрольные тесты к главе 4

Ответы на контрольные тесты к главе 5

Ответы на контрольные тесты к главе 6

Ответы на контрольные тесты к главе 6