Дополнительные обязанности секретаря-референта
Кроме вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются следующие
дополнительные обязанности:
.1 в сфере работы с персоналом:
. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в
соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.
. Своевременное внесение изменений в штатное расписание
организации.
. Учет личного состава организации; формирование и ведение личных дел
работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений.
. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, ведение учета трудового
стажа работников организации.
. Составление для государственных органов установленной отчетности по
вопросам учета личного состава.
. Ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении
установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение.
. Оформление листков временной нетрудоспособности.
. Организация учета рабочего времени, порядка предоставления отпусков
работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
. Ведение учета нарушений трудовой дисциплины, контроль за
своевременностью принятия соответствующих мер администрацией.
. Своевременное предоставление в бухгалтерию всей необходимой информации
о принятых на работу и уволенных работников для оформления документов,
касающихся учета начисленной заработной платы и производимых вычетов.
. Подготовка и сдача в установленные сроки в бухгалтерию документов,
необходимых для расчета и выдачи заработной платы работникам.
.2. в сфере работы с первичной бухгалтерской документацией
. Регистрация, учет бухгалтерских первичных документов и организация
хранения до момента их передачи в бухгалтерию.
. Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии
с действующим законодательством и по установленной форме.
. Выдача работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных
ценностей от сторонних организаций.
. Своевременное составление документов для перечисления налогов и других
обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в
банк.
. Получение по доверенности выписок по движению денежных средств из
банков.
. Ведение кассовых операций в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и
хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой
документации и подготовка отчетности.
. Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на
обработку в бухгалтерию.
5. Права секретаря-референта
Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право:
.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам,
касающимся его деятельности.
.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников
необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать
исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах
задержки выполнения заданий и поручений руководства.
.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения
решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.
.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с
нарушением установленных правил их составления и оформления.
.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей
компетенции, оформлять копии и выписки из документов.
.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению
документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм
и методов управленческого труда в организации.
.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения
служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в
деятельности организации.
.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.
.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках
своей компетенции.
.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению
для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для
нормального функционирования офиса.
.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных
на соблюдение финансовой дисциплины.
6. Ответственность секретаря-референта
Секретарь-референт несет ответственность за
.1. Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения
обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.
.2. Грамотность и правильность составления документов, предоставляемых на
подпись руководству, организацию их учета и хранения.
.3. Четкость и полноту выполнения административных поручений руководства.
.4. Разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие
сведения, составляющие коммерческую тайну организации.
С должностной инструкцией ознакомлен
«12» октября 2021 г. __________________ ______________________
Приложение 2
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ УТВЕРЖДАЮ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ Генеральный директор
«ВОЛНААВТО» ______________ А. Н. Бобарыкин
декабря 2021 г.
Номенклатура дел на 2021 годг. Великий Новгород
Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения и № статьи по | Примечание | |||
01. Администрация | |||||||
01-01 | Законодательные, иные | 1 | До минования надобности, | ||||
01-02 | Уставы | 1 | Постоянно, ст. 13 «а» | ||||
01-03 | Учредительные договоры, | 1 | Постоянно, ст. 14 | ||||
01-04 | Протоколы учредительных | 1 | Постоянно, ст. 14 | ||||
01-05 | Решения единственного | 1 | Постоянно, ст. 5 «ж» | ||||
01-06 | Свидетельства о регистрации | 1 | Постоянно, ст. 15 | ||||
01-07 | Документы о лицензировании | 1 | Постоянно, ст. 19 | ||||
01-08 | Резерв | ||||||
01-09 | Резерв | ||||||
01-10 | Резерв | ||||||
01-11 | Резерв | ||||||
02. Секретариат | |||||||
02-01 | Переписка по | 1 | 5 лет ЭПК, ст. 41 | ||||
02-02 | Журнал регистрации входящих | 1 | 3 года, ст. 72 «б» | ||||
02-03 | Журнал регистрации | 1 | 3 года, ст. 72 «б» | ||||
02-04 | Номенклатуры дел | 1 | Постоянно, ст. 67 | ||||
02-05 | Резерв | ||||||
02-06 | Резерв | ||||||
02-07 | Резерв | ||||||
02-08 | Резерв | ||||||
03. Кадровая документация | |||||||
03-01 | Законодательные и иные | 1 | До минования надобности, | ||||
03-02 | Приказы по основной | 1 | Постоянно, ст. 6 «а» | Приказы по личному составу | 1 | 75 лет ЭПК, ст. 6 «б» | О предоставлении очередных |
03-04 | Штатные расписания | 1 | Постоянно, ст. 32 «а» | ||||
03-05 | Должностные инструкции | 1 | 3 года, ст. 35 | После утверждения новых | |||
03-06 | Правила внутреннего | 1 | 1 год, ст. 407 | После замены новыми | |||
03-07 | Табели учета рабочего | 1 | 1 год, ст. 281 | ||||
03-08 | Документы о трудовой | 1 | 3 года, ст. 282 | ||||
03-09 | Трудовые договоры | 1 | 75 лет ЭПК, ст. 338 | ||||
03-10 | Личные карточки работников | 1 | 75 лет ЭПК, ст. 339 | ||||
03-11 | Документы лиц, не принятых | 1 | 1 год, ст. 341 | ||||
03-12 | Подлинные личные документы | 1 | До востребования, ст. 342 | Невостребованные – не менее | |||
03-13 | Документы об учете трудовых | 1 | 3 года, ст. 351 | ||||
03-14 | Графики предоставления | 1 | 1год, ст. 356 | ||||
03-15 | Журнал регистрации приказов | 1 | 75 лет, ст. 357 | ||||
03-16 | Журнал приема, перемещения, | 1 | 75 лет, ст. 358 «а» | ||||
03-17 | Журнал учета трудовых | 1 | 75 лет, ст. 358 «д» | ||||
03-18 | Книга учета выдачи трудовых | 1 | 50 лет, ст. 358 «е» | ||||
03-19 | Журнал учета выдачи справок | 1 | 3 года, ст. 358 «ж» | ||||
03-20 | Листки нетрудоспособности | 5 лет, ст. 475 | |||||
03-21 | Журнал регистрации листков | 5 лет, ст. 476 | |||||
03-22 | Документы по | 5 лет, ст. 477 | |||||
03-23 | Резерв | ||||||
03-24 | Резерв | ||||||
03-25 | Резерв | ||||||
03-26 | Резерв | ||||||
03-27 | Резерв | ||||||
04. Бухгалтерия | |||||||
04-01 | Прейскурант цен на услуги | 1 | Постоянно, ст. 99 «а» | ||||
04-02 | Лимиты, экономические | 1 | Постоянно, ст. 109 | ||||
04-03 | Годовые сметы доходов и | 1 | Постоянно, ст. 112 «а» | Административно-хозяйственных | |||
04-04 | Квартальные сметы доходов и | 1 | Постоянно, ст. 112 «б» | Административно-хозяйственных | |||
04-05 | Документы о финансировании | 1 | 5 лет, ст. 113 | ||||
04-06 | Отчеты годовые | 1 | Постоянно, ст. 114 «б» | ||||
04-07 | Отчеты квартальные | 1 | 5 лет, ст. 114 «в» | ||||
04-08 | Отчеты месячные | 1 | 1 год, ст. 114 «г» | ||||
04-09 | Документы об открытии | 1 | 5 лет, ст. 121 | ||||
04-10 | Договор банковского счета | 1 | 5 лет, ст. 122 | После истечения срока | |||
04-11 | Квартальные расходные | 1 | 5 лет, ст. 131 «б» | ||||
04-12 | Квартальные кассовые планы | 1 | 3 года, ст. 132 «б» | ||||
04-13 | Отчеты по кассовым планам | 1 | 5 лет, ст. 133 | ||||
04-14 | Годовые бухгалтерские | 1 | Постоянно, ст. 135 «б» | ||||
04-15 | Аналитические документы к | 1 | Постоянно, ст. 137 | ||||
04-16 | План счетов бухгалтерского | 1 | 5 лет, ст. 142 | ||||
04-17 | Отчеты по перечислению | 1 | Постоянно, ст. 143 | ||||
04-18 | Документы о проведении | 1 | 5 лет | При условии завершения | |||
04-19 | Главная книга | 1 | 5 лет, ст. 148 | При условии завершения | |||
04-20 | Журнал-ордер | 1 | 5 лет, ст. 148 | При условии завершения | |||
04-21 | Утвержденный фонд | 1 | Постоянно, ст. 149 | ||||
04-22 | Первичные документы и | 1 | 5 лет, ст. 150 | ||||
04-23 | Документы о взаимных | 1 | 5 лет, ст. 151 | ||||
04-24 | Лицевые счета работников | 1 | 75 лет ЭПК, ст. 153 | ||||
04-25 | Документы на выдачу | 1 | 5 лет, ст. 155 | ||||
04-26 | Сведения, справки о | 1 | 5 лет, ст. 157 | ||||
04-27 | Сведения об учете фондов | 1 | 5 лет, ст. 159 | ||||
04-28 | Документы о выплате | 1 | 5 лет, ст. 161 | ||||
04-29 | Перечень лиц, имеющих право | 1 | До замены новыми, ст. 164 | ||||
04-30 | Документы об | 1 | 5 лет, ст. 167 | ||||
04-31 | Оборотные ведомости | 1 | 5 лет, ст. 168 | При условии завершения | |||
04-32 | Сообщения о постановке на | 1 | 5 лет, ст. 169 | После снятия с учета | |||
04-33 | Отчеты по налогам годовые | 1 | Постоянно, ст. 170 «а» | ||||
04-34 | Отчеты по налогам | 1 | 5 лет, ст. 170 «б» | ||||
04-35 | Отчеты по налогам месячные | 1 | 1 год, ст. 170 «в» | ||||
04-36 | Документы о начисленных и | 1 | 5 лет. ЭПК ст. 171 | ||||
04-37 | Документы о зачислении | 1 | 5 лет, ст. 174 | ||||
04-38 | Документы об уплате налогов | 1 | 5 лет, ст. 177 | ||||
04-39 | Договоры, соглашения | 1 | 5 лет. ЭПК ст. 186 | ||||
04-40 | Паспорта сделок | 1 | Постоянно, ст. 187 | ||||
04-41 | Документы о приеме | 1 | 5 лет, ст. 188 | При отсутствии лицевых | |||
04-42 | Договоры о материальной | 1 | 5 лет, ст. 189 | После увольнения | |||
04-43 | Образцы подписей | 1 | До минования надобности, | ||||
04-44 | Документы об инвентаризации | 1 | 5 лет, ст. 192 | При условии завершения | |||
04-45 | Журнал учета приходно-расходных | 1 | 5 лет, ст. 193 «д» | При условии завершения | |||
04-46 | Журнал учета реализации | 1 | 5 лет, ст. 193 «ж» | С даты последней записи при | |||
04-47 | Журнал учета подотчетных | 1 | 5 лет, ст. 193 «к» | ||||
04-48 | Журнал учета сумм доходов и | 1 | 5 лет, ст. 193 «м» | ||||
04-49 | Журнал учета доверенностей | 1 | 5 лет, ст. 193 «п» | При условии завершения | |||
04-50 | Сводные годовые и с большей | 1 | Постоянно, ст. 199 «а» | ||||
04-51 | Статистические отчеты и | 1 | 5 лет, ст. 201 | ||||
04-52 | Документы об оформлении | 1 | 1 год, ст. 244 | После получения подписной | |||
04-53 | Договоры о размещении и | 1 | 5 лет, ст. 256 | После истечения срока | |||
04-54 | Резерв | ||||||
04-55 | Резерв | ||||||
04-56 | Резерв | ||||||
04-57 | Резерв | ||||||
04-58 | Резерв | ||||||
04-59 | Резерв | ||||||
05. | |||||||
05-01 | Приемо-сдаточные акты | 1 | 5 лет, ст. 36 | После смены должностного, | |||
05-02 | Документы проверок | 1 | Постоянно, ст. 48 | ||||
05-03 | Документы на право | 1 | Постоянно, ст. 57 | ||||
05-04 | Акты, предписания по | 1 | 5 лет. ЭПК, ст. 295 | ||||
05-05 | 1 | До замены новыми, ст. 309 | |||||
05-06 | Журнал учета | 1 | 10 лет, ст. 316 «а» | ||||
05-07 | Журнал учета инструктажа на | 1 | 10 лет, ст. 316 «б» | ||||
05-08 | Документы о проведении | 1 | 5 лет, ст. 330 | ||||
05-09 | Паспорта зданий, | 1 | 5 лет ЭПК, ст. 430 | ||||
05-10 | Договоры электроснабжения | 1 | 5 лет, ст. 436 | После истечения срока | |||
05-11 | Переписка о коммунальном | 1 | 1 год, ст. 437 | ||||
05-12 | Документы об эксплуатации | 1 | 5 лет ЭПК, ст. 439 | ||||
05-13 | Паспорта транспортных | 1 | До списания транспортных | ||||
05-14 | Разрешения на установку | 1 | 1 год, ст. 453 | ||||
05-15 | Резерв | ||||||
05-16 | Резерв | ||||||
05-17 | Резерв | ||||||
05-18 | Резерв | ||||||
05-19 | Резерв | ||||||
05-19 | Резерв | ||||||
Секретарь Д.Л. Иванова
Приложение 3
ПРИКАЗ
«__» _______________ 2021 г. № __
О возложении функций по ведению делопроизводства на секретаря
В связи с отсутствием в штатном расписании ООО «ВолнаАвто» должности
делопроизводителя, приказываю:
. Возложить на ________________________, секретаря ООО «ВолнаАвто»,
обязанности по организации и ведению делопроизводства.
. Внести соответствующие дополнения в должностную инструкцию секретаря.
Приказ вступает в силу с момента его подписания.
Генеральный директор ООО «ВолнаАвто»
Приложение 4
Инструкция по делопроизводству ООО «ВолнаАвто»
. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ООО «ВолнаАвто» (далее –
организация) единые правила подготовки и оформления
организационно-распорядительных документов.
.2. Инструкция определяет порядок:
работы с входящими, исходящими и внутренними документами,
регистрации, исполнения и контроля за исполнением документов,
использования документов в справочно-информационной работе, хранения и
уничтожения документов.
.3. Инструкция разработана с учетом требований Государственного стандарта
ГОСТ Р 6.30-2003 “Правила оформления документов”.
.4. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников
организации.
.5. Инструкция ориентирована на использование автоматизированной системы,
предназначенной для составления документов, их регистрации, учета и контроля
исполнения с помощью персональных компьютеров.
.6. Установку программного обеспечения, обслуживание персональных
компьютеров и сетевого оборудования осуществляет ___________________ в
соответствии с договором от «___»________________ № _____.
.7. Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль
соблюдения требований настоящей Инструкции осуществляет генеральный директор
организации.
.8. Ответственным за обеспечение организации оборудованием и средствами,
необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями является
офис-менеджер организации.
.9. Ответственность за исполнение требований настоящей Инструкции несет
секретарь генерального директора, а также сотрудники структурных подразделений,
на которых возложена ответственность за ведение делопроизводства в
подразделениях.
.10. Каждый работник организации должен быть ознакомлен с настоящей
Инструкцией под расписку (подпись и дата).
.11. При увольнении или временном отсутствии (отпуск, командировка,
болезнь) все неисполненные документы, находящиеся у работников, согласно
письменному указанию Генерального директора организации передаются другому
исполнителю через секретаря генерального директора с обязательной отметкой в
контрольно-регистрационной карточке на документ.
.12. При увольнении секретаря генерального директора числящиеся за нею
документы, штампы, печати, бланки, средства оргтехники передаются вновь
назначенному лицу по акту, утверждаемому генеральным директором организации.
. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
.1. Общие положения
.1.1. Прием, доставка и передача документов осуществляется секретарем
генерального директора.
.1.2. Документы передаются на рассмотрение генеральному директору в день
их поступления и направляются на исполнение сразу же после их распределения.
.1.3. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется
отметками о поступлении, регистрации, направлении на исполнение, ходе
исполнения, направлении в дело, которые размещаются на самом документе или в
контрольно-регистрационной карточке на документ.
.2. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов
.2.1. Первичную обработку поступивших в организацию документов проводит
секретарь генерального директора.
.2.2. При приеме документов проверяется правильность доставки,
целостность упаковки, комплектность документа и приложений к нему. Все конверты
вскрываются, кроме корреспонденции с пометкой «ЛИЧНО», которая вручается
непосредственно адресату.
.2.3. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение.
При недостаче или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах.
Первый экземпляр посылается отправителю, второй приобщается к документу, третий
остается у секретаря.
.2.4. В случае, если дата отправки и обратный адрес указаны только на
конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более
месяца, если конверт значительно поврежден или на нем имеются особые отметки, а
также в случае, если на конверте отсутствует пометка «лично», а вложение носит
личный характер, конверты не уничтожаются, а прикрепляются к документу.
.2.5. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны
первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа – штамп с
наименованием организации, указанием даты поступления документа и его
порядкового входящего номера; на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию,
штамп проставляется на обратной стороне конверта.
.2.6. Регистрация документов производится однократно секретарем
генерального директора путем занесения данных в компьютер (в «Журнал
регистрации полученных документов»).
.2.7. Регистрация входящих документов проводится в день их получения.
.2.8. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с
входящим номером об этом делается отметка, например: № 45 приложение на 1 л.
.2.9. После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение
генеральному директору. Если получено письмо-ответ, к нему необходимо
прикрепить копию инициативного письма.
.2.10. В результате рассмотрения документа генеральный директор
проставляет на нем резолюцию, содержание которой (исполнитель(и), содержание
поручения и срок исполнения) заносится в «Журнал регистрации полученных
документов».
.3. Организация исполнения и контроль исполнения документов
.3.1. Ставить документы на контроль имеет право генеральный директор
организации.
.3.2. Отметка о контроле – штамп «Контроль» – проставляется в правом
верхнем углу первого листа документа. Секретарь генерального директора заносит
информацию о взятых на контроль документах в «Контрольный журнал».
.3.3. Контроль сроков исполнения документов возлагается на секретаря
генерального директора.
.3.4. Срок исполнения исчисляется со дня, следующего за датой наложения
резолюции. При отсутствии в резолюции конкретного срока исполнения документ
исполняется в 10-дневный срок.
.3.5. Если в резолюции указано несколько исполнителей, документ
передается на исполнение первому названному в резолюции работнику
(ответственному исполнителю). Остальным соисполнителям передаются копии
документа.
Ответственность за качественное и своевременное исполнение документа в
равной степени несут все работники, указанные в резолюции.
.3.6. Исполнитель (ответственный исполнитель) обязан давать секретарю
генерального директора ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения
документов.
.3.7. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в
порядке, исключающим их утрату. В случае утери или пропажи документа
исполнитель немедленно извещает об этом секретаря генерального директора.
.3.8. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан передать
секретарю генерального директора информацию об исполнении документа, а на самом
документе оформить отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка помещается в левом нижнем углу первого листа документа.
В отметке следует указать наименование документа, свидетельствующего об
исполнении поручения, его дату и номер. Если такой документ отсутствует, дается
краткая информация об исполнении. После этого необходимо указать номер дела, в
которое должен быть подшит исполненный документ. Отметка подписывается и датируется
исполнителем.
.3.9. Задание снимается с контроля только с разрешения директора (или, в
его отсутствие, заместителя директора) Общества.
.3.10. Исполненные документы с приложением необходимых документов
передаются секретарю генерального директора в подобранном для подшивки виде.
.3.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в
дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.
.3.12. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до
истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки.
Ответственность за неисполнение документа несет исполнитель (ответственный
исполнитель).
.3.13. Если исполнитель (ответственный исполнитель) согласовал с
генеральным директором изменение срока исполнения документа, исполнитель
(ответственный исполнитель) обязан сообщить об этом секретарю генерального
директора. Секретарь вносит новый срок в «Контрольный журнал».
.4. Подготовка исходящего документа
.4.1. Проект исходящего документа готовит работник организации –
исполнитель документа. Для подготовки проекта сложного документа может быть
привлечена группа работников (рабочая группа).
.4.2. Проект документа визируется исполнителем и/или руководителем
структурного подразделения, в котором готовился проект документа (виза
проставляется на копии исходящего документа) и передается секретарю
генерального директора для проверки правильности его оформления.
.4.3. Секретарь проверяет наличие адресата, заголовка к тексту, отметки
об исполнителе и правильность оформления всех реквизитов документа.
.4.4. После проверки исполнитель согласовывает документ с
заинтересованными должностными лицами организации (при необходимости – с
другими организациями).
.4.5. Документ передается на подпись генеральному директору через секретаря.
К документу прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.
.4.6. Документы подписываются генеральным директором организации.
Подписывается первый экземпляр документа.
.4.7. Если документ направляется нескольким адресатам, подписываются все
экземпляры, но визируется только копия исходящего документа.
.4.8. Исполненные документы с приложением необходимых документов
передаются секретарю в подобранном для отправки виде.
.5. Регистрация исходящих документов
.5.1. Регистрацию исходящих документов проводит секретарь генерального
директора в день их подписания.
.5.2. На подлиннике и на копии исходящего документа проставляется
исходящий номер по журналу регистрации исходящих документов и дата регистрации.
.5.4. Данные об исходящем документе заносятся секретарем генерального
директора в «Журнал регистрации исходящих документов».
.5.5. Перед отправкой исходящего документа проверяется правильность его
оформления. Секретарь проверяет наличие регистрационных данных (номер и даты)
на обоих экземплярах документа, наличие подписи генерального директора и, при
необходимости, оттиска печати на подлиннике документа.
.5.6. Подготовленные к отправке документы должны быть сданы на почту не
позднее 12 часов дня, следующего за днем подписания.
.6. Обеспечение сохранности дел и документов
.6.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в секретариате в
течение одного года.
.6.2. Дела хранятся в запирающихся шкафах в вертикальном положении.
.6.3. По истечении одного года дела переводятся на хранение в специально
отведенное помещение, обеспечивающее надежную сохранность документов и
оборудованное сигнализацией от несанкционированного доступа. Ответственность за
сохранность документов несет секретарь генерального директора.
.6.4. В случае утраты или порчи дел или документов секретарь немедленно
докладывает об этом генеральному директору. По распоряжению генерального
директора в таких случаях проводится служебная проверка, по результатам которой
к виновным принимаются меры дисциплинарного или иного характера.
.6.5. В течение делопроизводственного года на выданные сотрудникам для
работы документы заполняется лист-заместитель. После возвращения документа
лист-заместитель уничтожается.
.6.6. По окончании делопроизводственного года изъятие и выдача каких-либо
документов из дел не разрешается. При необходимости для работы выдается дело
целиком. На место выданного дела закладывается карта-заместитель. После
возвращения дела карта-заместитель вкладывается в дело и хранится вместе с ним.
.6.7. Секретарь генерального директора не реже двух раз в год проводит
выборочную проверку наличия дел и документов, о результатах которой информирует
генерального директора.
.6.8. Полная проверка наличия дел и документов проводится ежегодно по
завершению делопроизводственного года.
. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
.1. Общие сведения
.1.1. Документы организации оформляются с учетом рекомендаций
Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 и в соответствии с формами и
образцами документов, приведенными в приложении к настоящей Инструкции.
.1.2. Электронные шаблоны документов и примеры их заполнения находятся на
сервере локальной компьютерной сети в каталоге «Шаблоны и примеры».
.1.3. Документы организации приобретают юридическую силу с момента
подписания или утверждения их директором.
.1.4. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа
документа.
Пример оформления грифа утверждения документа, подготовленного на бланке:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
___________________________ _________________________
«____» _____________ 201__ г.
Пример оформления грифа утверждения документа, подготовленного на
стандартном листе бумаги формата А4:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО “ВолнаАвто”
___________________________ _________________________
«____» _____________ 201__ г.
.2. Подготовка и оформление приказов по основной деятельности
.2.1. Приказ – правовой акт, издаваемый генеральным директором
организации.
.2.2. Для оформления приказов используется бланк приказа. Текст приказа
состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей
части излагаются основания для издания документа.
.2.3. Распорядительная часть отделяется от констатирующей части
распорядительным словом «Приказываю». Слово печатается прописными (заглавными
буквами) на отдельной строке непосредственно от левого поля или с красной
строки. Не подчеркивается, не берется в кавычки. Может быть выделено полужирным
начертанием.
.2.4. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания,
поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения.
.2.5. Проект приказа, в зависимости от содержания, согласовывается с
заместителями генерального директора, юристом, главным бухгалтером, начальником
отдела кадров. Визы согласования оформляются на оборотной стороне последнего
листа приказа.
.2.6. Регистрация приказов осуществляется секретарем генерального
директора. Приказы нумеруются в пределах календарного года.
.2.7. На обороте последнего листа приказа оформляются визы ознакомления с
приказом.
Пример оформления виз ознакомления:
Ознакомлены: Петров П.П. Петров
.03.200__
Медведев О.Л. Медведев
.03.200__
.2.8. Подлинники приказов формируются в соответствующие дела в
секретариате, копии приказов вывешиваются секретарем на доске объявлений для
ознакомления сотрудников Общества.
.3. Подготовка и оформление служебных писем
.3.1. Служебные письма оформляются на бланках для писем.
.3.2. Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно и обоснованно.
Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований. Письма, как
правило, должны затрагивать только один вопрос, что обеспечивает более
оперативное рассмотрение их в организации-получателе документа. В крайнем
случае, служебное письмо может освещать два взаимосвязанных вопроса.
.3.3. Внесение в подлинник служебного письма добавлений или изменений
после его подписания не допускается.
.3.4. Письма передаются на подпись генеральному директору через
секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они
оформлены с нарушением существующих правил.
.3.5. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней
части бланка.
.3.6. Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово
“Копия” перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.
При направлении документа более чем 4-м адресатам составляется список рассылки
(см. приложение № 17). В этом случае на каждом экземпляре документа либо
следует указать только один адрес.
.3.7. Дата документа и его исходящий номер проставляются на отведенных
для этих реквизитов местах:
_____________ № ____________
При составлении ответного письма должен быть заполнен реквизит
“Ссылка на номер и дату инициативного документа”:
На № ______ от _____________
.3.8. В левом нижнем углу последней страницы документа оформляется
отметка об исполнителе, включающая имя, отчество и фамилию исполнителя
документа и номер его служебного телефона (при отсутствии свободного места на
лицевой стороне отметка оформляется в нижнем левом углу оборотной стороны
последнего листа документа), например:
Лидия Григорьевна Ожогина
-98-74
. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
.1. Составление номенклатуры дел организации
.1.1. Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел,
образующихся в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.
.1.2. В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры,
справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы,
экспресс-информация и другие подобные материалы.
.1.3. Номенклатура дел организации составляется и подписывается
секретарем генерального директора и утверждается генеральным директором
общества.
.1.4. Заголовки дел в номенклатуре должны отражать состав и содержание
документов, которые будут группироваться в дела.
Заголовок содержит:
наименование вида документов (протоколы, переписка и т. п.), включенных в
дело;
уточняющие сведения об авторах документов;
период, к которому относятся документы дела;
слово «Копии», если в дело включены копии документов и т. п.
При формулировании заголовка можно использовать термин
“документы”, если в дело включены документы различных видов, с
обязательным уточнением наименований видов документов, включенных в дело, и
вопроса, к которому они относятся по своему содержанию.
.1.5. Составление заголовков типа «Разная переписка», «Дело с
отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» не
допускается.
.1.6. Номенклатура дел на следующий год представляется на утверждение
генеральному директору не позднее 20 декабря текущего года.
.2. Формирование дел
.2.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с
номенклатурой дел организации.
.2.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за
исключением переходящих дел. Если в дело включены документы за разные годы, на
обложке дела следует указать даты первого и последнего документы.
.2.3. В дело подшиваются только исполненные документы, с оформленной
отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, что свидетельствует
о завершении работы над документом.
.2.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также
черновиков и копий не допускается.
.2.6. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по
основной деятельности.
.2.7. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы
обеспечивалась полная сохранность документов, возможность быстрого поиска и
оперативной работы с ними.
.3. Экспертиза практической ценности документов
.3.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение
значимости документов в целях отбора их для дальнейшего хранения.
.3.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности дел и документов
создается Экспертная комиссия (ЭК) организации.
.3.3. Создание ЭК и организация ее работы проводится в соответствии с
Положением об экспертной комиссии.
.3.4. В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные в
вопросах делопроизводства работники организации. Возглавляет работу комиссии
один из заместителей генерального директора Общества.
.3.5. ЭК назначается приказом генерального директора, в приказе
определяется количественный и качественный состав комиссии.
.3.6. Экспертиза ценности дел и документов проводится путем полистного
просмотра дел.
.3.7. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное
хранение, вносятся в опись и передаются на хранение в архив организации.
.3.8. После утверждения описей дел долговременного хранения производится
отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт о
выделении документов на уничтожение. Акт подписывается председателем и членами
ЭК и утверждается директором общества.
.3.9. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь
пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в
деле, заверительный лист. Для дел с особо ценными документами, а также сложных
по составу, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется
внутренняя опись документов дела.
.3.10. Уничтожение документов производится после передачи дел на архивное
хранение. Измельчение документов в машине для уничтожения бумаг проводится в
присутствии, как минимум, двух членов ЭК.
.3.11. Описи и акты представляются на утверждение директору не позднее 20
января.
Приложения:
. Форма акта о повреждении почтового отправления.
. Форма общего бланка организации.
. Форма бланка для писем.
. Форма бланка приказа по основной деятельности.
. Формы журналов регистрации документов.
. Форма листа согласования документа.
. Форма листа ознакомления с документом.
. Образец оформления обложки дела.
. Форма номенклатуры дел Общества.
. Форма внутренней описи документов дела.
. Форма листа-заместителя.
. Форма карты-заместителя.
. Форма заверительной надписи дела.
. Положение об экспертной комиссии.
. Форма описи дел, передаваемых на архивное хранение.
. Форма акта о выделении дел и документов на уничтожение.
. Форма списка рассылки служебного письма.
Приложение 5
Инструкция по составу, порядку отбора и комплектования документации для
страхового фонда документации
. ОБЩАЯ ЧАСТЬ
.1 Настоящая Инструкция устанавливает состав, порядок отбора и
комплектование проектной документации в компании.
Статус Инструкции – стандарт организации.
Основной функцией компании в комплексе работ по созданию страхового фонда
документации является подготовка и поставка на микрофильмирование необходимой
документации.
.2. Инструкция содержит требования, предъявляемые к организации
проведения и оформления отбора документации, к перечням материалов
документации, нормативных и справочных материалов.
.3. Документация из страховых фондов предоставляется при утрате
оригиналов документов соответствующим подразделением компании для обеспечения
восстановления структуры и легитимности деятельности компании.
.4. В настоящей Инструкции использованы ссылки на следующие
нормативно-методические документы:
ГОСТ 13.1.002-2003 «Репрография. Микрография. Документы для
микрофильмирования. Общие требования и нормы»;
ГОСТ Р 33.301-2006 «ЕР СФД. Общие требования к подготовке и поставке
документов для страхового микрофильмирования»;
ГОСТ Р 50779.30-95. Статистические методы. Приемочный контроль качества.
Общие требования;
. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ ПО ОТБОРУ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ СТРАХОВОГО ФОНДА
.1 Подразделения компании для создания СФД, выполняют следующие основные
виды работ:
участвуют в планировании работ по созданию СФД;
осуществляют отбор и комплектование документов;
разрабатывают комплектовочные документы;
оценивают качество документов;
приводят, при необходимости, документы в состояние, отвечающее
требованиям ГОСТов;
вносят необходимые изменения в документацию перед ее отправкой на
микрофильмирование, ведут учет замикрофильмированной документации.
.2. Для обеспечения выполнения указанных в п. 2.1 работ в каждом
подразделении – поставщике документации создается группа страхового фонда
документации (далее – группа СФД). Группа СФД создается приказом генерального
директора ООО «ВолнаАвто» с назначением руководителя группы СФД и утверждения
Положения о группе СФД компании и функциональных обязанностей членов группы.
.3. Для организации и проведения работ по отбору и поставке документации
для создания СФД от группы одинаковых по номенклатуре ООО «ВолнаАвто» в ее
подразделениях создаются экспертные комиссии под председательством линейных
менеджеров, в состав которых включаются ведущие специалисты/менеджеры этих
подразделений и группы страхового фонда документации.
.4. Отбор документации для создания страхового фонда должен проводиться в
соответствии с действующими нормами и правилами, Положением о едином порядке
подготовки документации и настоящей Инструкцией.
.5. Результатом работы по отбору документации на существующие
подразделения является составление перечня документации, подлежащей
микрофильмированию, с учетом наличия и достаточности для выполнения
определенных функций подразделения в чрезвычайных ситуациях любого рода (от
землетрясения до захвата компании рейдерами).
Комплекты документации, подлежащие передаче в службу СФД для
микрофильмирования, подвергаются проверке на предмет их соответствия
требованиям указанных выше ГОСТов.
Документы, не отвечающие требованиям ГОСТов, должны быть отправлены в на
доработку, реставрированы или восстановлены. Документация может быть
восстановлена с использованием компьютерной графики и других современных
методов восстановления документов.
В случаях невозможности восстановления документации до требований ГОСТ
экспертной комиссией принимается решение о передаче на микрофильмирование
документов по нормам допустимых несоответствий с отметкой «Документы
пониженного качества».
При отправке документов на повторное микрофильмирование в
сопроводительном письме сообщаются выводы экспертной комиссии о необходимости
внесения изменений в существующих копиях документов.
.7. Отправка документации на микрофильмирование выполняется на основе
договора со службой СФД.
.8. Отбор материалов, отбираемым для повторного применения, определяется
экспертными комиссиями.
.9. Отбор нормативных документов литер «В», справочных материалов производят
руководители подразделений в соответствии с заданием службы СФД и по плану
представления на микрофильмирование документов на каждый календарный год.
.10. При наличии соответствующего оборудования в спецлабораторию СФД
могут передаваться документы на микрофильмах, изготовленных с учетом общих
требований.
. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПОСТАВКЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ
СФД
.1. Планированию работ по подготовке и поставке документации на
микрофильмирование должна предшествовать работа по определению и утверждению
перечней подразделений-поставщиков документации, которые являются основой
планирования создания СФД.
.2. Подразделение-поставщик разрабатывает перечень зданий, видов
документации, на которые планируется создание СФД.
Форма Перечня видов документации, подлежащей микрофильмированию для
создания СФД компании (далее – Перечень СФД).
.4. Разработанный Перечень СФД утверждается генеральным директором ООО
«ВолнаАвто».
.5. На основе утвержденного сводного Перечня СФД до
подразделений-поставщиков доводятся перечни документации, подлежащей поставке,
для создания СФД на планируемый календарный год.
. ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОСТАВЛЯЕМОЙ В СЛУЖБУ СФД ДЛЯ СТРАХОВОГО ФОНДА
.1. На основе многолетнего опыта проведения работ по восстановлению
документации для создания страхового фонда документации комплект отбираемой
документации должен быть сформирован в минимальном объеме, обеспечивающем
выполнение аварийно-восстановительных работ, и быть достаточным для разработки
проектов восстановления деятельности компании и ее бесперебойной работы в любых
чрезвычайных ситуациях.
.2 Состав и комплектность документации, поставляемой для создания
страхового фонда, определяется генеральным директором ООО «ВолнаАвто».
.3. Рабочая документация, комплектуемая для создания страхового фонда,
должна соответствовать фактическому состоянию (на год подготовки к
микрофильмированию) имущества компании, включая здания и сооружения, а также
подземные коммуникации. Для этого в подлинники документации должны быть внесены
необходимые изменения, имеющиеся на объектах, в соответствии с требованиями
ГОСТ.
.5. В отбираемые нормативные документы должны быть внесены опубликованные
и согласованные изменения, поправки и дополнения на соответствующий год.
. КОМПЛЕКТНОСТЬ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОСТАВЛЯЕМОЙ ДЛЯ СОЗДАНИЯ СФД
.1. Документы, поставляемые для создания СФД, объединяются по содержанию
и структуре в комплекты, представляющие собой совокупность документов,
необходимых и достаточных для выполнения определенных функций и задач,
относящихся к конкретным видам документации.
.2. Основным комплектовочным документом, определяющим состав комплекта
документации, поставляемой для создания СФД, является ведомость комплекта
соответствующего вида документации (ВКД).
Ведомости комплектов документации разрабатываются подразделением-поставщиком
документации, утверждаются руководителем подразделения и являются основными
регламентирующими документами для сбора, комплектования и отправки
документации.
При разработке ведомости комплектов различных видов документации следует
руководствоваться следующими основными положениями:
Титульный лист ВКД должен в обязательном порядке содержать:
полное наименование комплекта, обеспечивающее его однозначную
идентификацию;
запись о внесении в документы комплекта всех изменений на момент
заполнения ВКД;
утверждающая подпись руководителя подразделения-поставщика документации.
Последующие листы ВКД должны содержать следующие основные графы:
графу «Строка №», в которую записывается порядковый номер записи,
отведенный под каждый отдельный документ комплекта;
графу «Наименование», в которой указывается наименование каждого
документа в соответствии с основной надписью на этом документе;
графу «Обозначение», в которой указывается обозначение каждого документа,
входящего в комплект;
графу «Количество листов по форматам», в которой указывается общее
количество листов, на которых выполнен документ;
графу «Гриф секретности», в которой указывается гриф секретности и
количество листов каждого грифа (только в случае наличия такой необходимости);
графу «Обозначение микрофильма», в которой указывается обозначение
микрофильма, содержащего данный документ (заполняется службой СФД);
графу «Адрес документа», в которой указываются номера кадров размещения
документа на микрофильме;
графу «Примечание», в которой указываются особые отметки о документах,
входящих в комплекты.
Каждый ВКД должен быть подписан ответственным исполнителем с указанием
его должности. ВКД по качеству исполнения должна быть пригодна к
микрофильмированию.
.4. Для создания страхового фонда восстановительной документации на
каждое подразделение (а также имущество, включая здания и сооружения) вошедшие
в Перечень СФД, разрабатывается ведомость комплекта документации для
восстановления предприятия (ВКПД).
.5. В общем случае ВКПД состоит из следующих основных разделов:
проектная (рабочая) документация компании (включая документацию на
здания, сооружения);
рабочая документация на инженерные сети, наземные и подземные
коммуникации.
.6. Для создания страхового фонда аварийного комплекта документации (АВК)
каждое подразделение разрабатывает ведомость аварийного комплекта документации
(ВАКД).
.7. По своей структуре ВАКД состоит из следующих разделов:
планы территории, схемы помещения и планы местности;
план эвакуации работающей смены, обеспечение безопасности персонала и
населения;
схемы газо-, водо-, тепло- и электроснабжения;
руководящие и нормативные документы; проектная документация;
конструкторская документация;
технологическая документация;
уставные документы;
финансовая отчетность;
бизнес-планы;
база данных поставщиков, партнеров, клиентов;
кадровая документация (включая документацию по личному составу).
. ПОРЯДОК КОМПЛЕКТОВАНИЯ, И ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТАЦИИ НА МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЕ
Комплекс работ, выполняемых в подразделении-поставщике документации по
комплектованию, подготовке и отправке документации на микрофильмирование для
создания СФД, состоит из следующих основных этапов:
подборка всего комплекта документов в соответствии с утвержденной ВКД или
отдельных партий документов, входящих в полный комплект;
проверка качества подобранных документов и проведение их регистрации и
доработки;
внесение в документы изменений, утвержденных на момент подборки
документов для комплекта;
разработка сопроводительного перечня (СП) на отправляемую партию
документов;
паковка и отправка документов в службу СФД.
. ПОДБОРКА КОМПЛЕКТА (ПАРТИИ) ДОКУМЕНТОВ
Подборка каждого комплекта документов, предназначенного для создания СФД,
осуществляется в соответствии с разработанной и утвержденной ведомостью
комплекта документации (ВКД). В случае больших по объему комплектов
документации целесообразно осуществлять подборку и отправку документации
отдельными партиями документов, входящих в полный комплект.
В состав комплекта (отдельной партии) документов отбираются подлинники
документов, а при их отсутствии – дубликаты или учтенные (заверенные) копии
документов.
В случае отсутствия на предприятии необходимых подлинных документов и
пригодных для микрофильмирования их дубликатов или учтенных копий следует
запросить указанные документы у держателя подлинников непосредственно.
. ПРОВЕРКА КАЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ, ИХ РЕСТАВРАЦИЯ И ДОРАБОТКА
Собранные документы, предназначенные для микрофильмирования, должны
удовлетворять следующим основным требованиям по качеству и физическому
состоянию в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003:
документы должны быть выполнены на бумаге, картоне, пленке, кальке или
других материалах, предназначенных для алфавитно-цифровой и графической
информации;
графика и текст должны иметь равномерную плотность, контраст и четкость
изображения по всему полю документа;
графика и текст документа должны хорошо читаться, линии, буквы и знаки
должны быть не расплывшимися и хорошо читаемыми;
на документах должны быть изображены знаки « », «–», запятые, точки,
градусы, начало и конец размерных выносных линий;
не допускается касание линий буквами, цифрами, знаками;
документы, выполненные с использованием темплетов, должны иметь
одинаковую оптическую плотность как темплетов, так и основы документа, темплеты
должны быть наклеены по всему контуру;
не допускаются следы клея, пятна, сгибы, потертости, разрывы и другие
физические повреждения, затрудняющие восприятие информации на документе;
разность значений оптической плотности элементов изображения и основы
документа должна иметь не менее 1,0 при максимальной оптической плотности
непрозрачной основы документа 0,25 по ГОСТ 26661-85;
толщина линий на документе должна быть не менее 0,2 мм, расстояние между
линиями (штрихами) – не менее 0,8 мм, высота букв и цифр – не менее 1,8 мм.
. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТАЦИЮ
Во все отработанные для поставки на микрофильмирование документы должны
быть внесены изменения в соответствии с ГОСТ 2.503-90 ЕСКД на момент
комплектования документации.
Для определения необходимости внесения изменений в ранее поставленную и
уже замикрофильмированную документацию в подразделении-поставщике ежегодно
проводится анализ изменений, внесенных в действующую документацию с момента ее
последнего микрофильмирования.
По результатам анализа внесенных в документацию изменений
подразделение-поставщик документации составляет акт, в котором указывается
перечень документов, подлежащих отправке на повторное микрофильмирование из-за
внесенных в них принципиальных изменений.
. РАЗРАБОТКА СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПЕРЕЧНЯ НА ОТПРАВЛЯЕМУЮ ПАРТИЮ
ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЯ
В случае если комплект документации формируется и отправляется отдельными
партиями, на каждую отправляемую партию документов составляется
сопроводительный перечень (СП), который является основным комплектующим
сопроводительным документом для конкретной партии документов.
Порядок заполнения граф СП аналогичен заполнению граф ВКД. СП, так же как
и ВКД, составляется в трех экземплярах.
На документацию из состава ВКД, имеющую гриф «Секретно» и выше,
составляется отдельный сопроводительный перечень.
В случае, если весь комплект документации отправляется одной партией, то
СП не разрабатывается, а его роль выполняет ВКД
Отправка документации на микрофильмирование осуществляется в соответствии
с ГОСТ Р 33.301-2006.
Приложение 6
ПРИКАЗ
«__» _______________ 2021 г. № __
О введении в действие Табеля унифицированных форм документов
Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в
аппарате администрации приказываю:
. Секретарю организации размножить и раздать всем сотрудникам новый
Табель унифицированных форм документов до 20.12.2021.
. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на бухгалтера
организации.
Генеральный директор ООО «ВолнаАвто»
Организация деятельности секретаря
Законодательная и нормативно-методическая база секретарской деятельности – это совокупность законов, нормативных и методических документов, регламентирующих деятельность секретаря в структуре организации, технологию создания документов и их использования в текущей деятельности. Секретарь, как любое должностное лицо, осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, соответствующими законами и постановлениями субъектов Российской Федерации, а также локальными нормативными актами.
Поскольку одной из функций секретаря является осуществление процесса документирования и организации работы с документами, то в своей деятельности секретарь руководствуется следующими законодательными и нормативными актами:
1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г.
2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных».
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов».
5. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
6. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования».
7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2021).
8. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.
9. Основные правила работы архивов организаций (2002).
10. Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденные письмом Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64.
11. Организационно-распорядительные документы, издаваемые руководством.
12. Инструкция по делопроизводству МБОУ СОШ № 35.
13. Устав МБОУ СОШ № 35.
14. Должностная инструкция секретаря.
15. Правила внутреннего трудового распорядка МБОУ СОШ № 35.
В любой организации, в том числе в общеобразовательном учреждении, ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на заведующего канцелярией, секретаря, сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, которые должны обеспечить учет и прохождение документов в установленные сроки, информировать руководство о состоянии их исполнения, осуществлять ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Большое значение для правильной и рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации имеют Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденные письмом Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64. В них изложены сведения об особенностях документирования управленческой деятельности в общеобразовательном учреждении, а также такие вопросы как прием и регистрация документов, контроль за сроками исполнения документов, составление номенклатуры и формирование дел, подготовка документов к передаче в архив, обеспечение сохранности дел.
Большое значение для правильного оформления документов имеют наглядные приложения-образцы документов, имеющих место в делопроизводстве общеобразовательного учреждения: должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность, штатное расписание, приказ, протокол, протокол заседания педагогического совета, выписка из протокола заседания педагогического совета, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма. Помимо этого в приложении даны: образец регистрационного штампа, образец регистрационно-контрольной карточки, форма журнала регистрации поступающих документов, форма журнала регистрации отправляемых документов, форма журнала регистрации приказов, образец номенклатуры дел, образец примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения, образец заверительной надписи, образец обложки дела, образец описи дел постоянного хранения, образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовую книжку, связанных с расторжением трудового договора (контракта) по инициативе администрации , образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовую книжку, связанных с расторжением трудового договора по инициативе работника, образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовых книжках, связанных с дисциплиной труда и другими вопросами, регулирующими трудовые отношения работника с администрацией учреждения, организации, предприятия, образцы примерных формулировок приказов, связанных с вопросами предоставления отпусков, форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности, перечень документов, необходимых для кадрового делопроизводства, движения и учета кадров и требуемых органами надзора и контроля при проведении проверок соблюдения трудового законодательства РФ, а также типовая межотраслевая форма № T-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу».
Таким образом, методические рекомендации дают возможность работникам, поступающим на должность секретаря общеобразовательного учреждения, которые, в большинстве своем, не имеют базового профессионального образования по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», ознакомиться с порядком составления и оформления документов, а также организовать работу текущего делопроизводства. Недостатком данных методических рекомендаций является «устаревание» некоторых положений относительно развивающейся законодательной базы. Так, уже после разработки данных методических рекомендаций были приняты следующие нормативные акты, регулирующие делопроизводство: Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г., Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных», Основные правила работы архивов организаций (2002), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов», Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2021).
Следовательно, секретарю необходимо быть в курсе изменений законодательной базы в сфере делопроизводства, чтобы избежать ошибок в его ведении. Для этого можно порекомендовать регулярное повышение квалификации на курсах делопроизводства, которые ежегодно проводит ОКУ «Государственный архив Курской области».
Большое значение для организации работы секретаря играет должностная инструкция, в которой определены его основные права и обязанности (см. приложение 1).
Секретарь общеобразовательного учреждения подчиняется директору общеобразовательного учреждения. В своей деятельности руководствуется Уставом, приказами и указаниями общеобразовательного учреждения, основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству; правилами внутреннего трудового распорядка общеобразовательного учреждения; настоящей должностной инструкцией.
С целью улучшения документационного обеспечения общеобразовательного учреждения, секретарь выполняет следующие должностные обязанности: обеспечивает учет, регистрацию, контроль исполнения поручений руководства общеобразовательного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам, их хранение; осуществляет документационное обеспечение кадровой деятельности общеобразовательного учреждения; организует подготовку необходимых документов для руководства; отвечает за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения; осуществляет контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства общеобразовательного учреждения, систематически докладывает руководителю о состоянии их исполнения; организует личный прием граждан, руководителей общеобразовательного учреждения, осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.
Секретарь общеобразовательного учреждения имеет право: запрашивать для руководителя общеобразовательного учреждения от преподавательского состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений; привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства общеобразовательного учреждения; требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов; визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью общеобразовательного учреждения; вносить на рассмотрение руководителя общеобразовательного учреждения предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения средств электронно-вычислительной техники; требовать у исполнителей качественного исполнения документов в определенные сроки.
В своей профессиональной деятельности секретарь общеобразовательного учреждения взаимодействует с педагогическим, административным, учебно-воспитательным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов на заседания советов общеобразовательного учреждения, педагогических советов, проверки выполнения поручений вышестоящих организаций, приказов и указаний руководства общеобразовательного учреждения; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности общеобразовательного учреждения.
Как видим, секретари при документационном обеспечении управленческой деятельности и организации бездокументного обслуживания руководствуются большим количеством законодательных и нормативных документов. Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителя в значительной мере определяется качеством труда секретаря. На практике секретари ведут делопроизводство аппарата управления, выполняя при этом функции секретаря руководителя, секретаря стенографистки и секретаря машинистки. Труд секретаря характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций.
