2. Перспективы развития унифицированной системы документации
Основополагающую роль в улучшении документационного обеспечения управления должен играть федеральный закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения информатизации общества, в том числе в сфере обмена информацией и документацией на межведомственном уровне, удовлетворения потребностей в информации и документации субъектов права, мер ответственности за нарушения.
Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы обмена информацией между ведомствами, но и в определенной степени определит направления и перспективы развития автоматизации межведомственного документооборота.
Этот закон мог бы внести ясность в понятие документа, под которым сегодня подразумевают информацию, данные, документы, нормативно-правовые акты, электронные документы, машинограммы и т. д., что приводит к неверному пониманию сущности «документа» и его исключительной роли в обществе как материального носителя зафиксированной на нем информации, обладающего рядом специфических функций (информационной, правовой, коммуникативной и др.)
Закон также мог бы установить правовые основы документирования, общие для всех органов государственного управления и организаций любого типа и формы собственности. Документирование в делопроизводстве любых организаций должно стать нормой, помогающей государству в решении фискальных (налоговых), статистических, социальных (пенсионного обеспечения) задач.
Закон мог бы решить вопрос о том, какой орган осуществляет государственное управление документацией. В настоящее время эта функция в полном объеме ни за кем не закреплена. Традиционно вопросы документационного обеспечения управления находятся в ведении архивных органов.
В соответствии с действующим положением о Федеральной архивной службе России одной из главных задач Росархива является координация деятельности федеральных органов государственной власти в области делопроизводства и развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Для реализации этой задачи Росархив осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за делопроизводственной документацией федеральных органов государственной власти разработку и утверждение обязательных для исполнения нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве.
Права Росархива в управлении документацией с целью государственного контроля за всеми стадиями жизненного цикла документов должны быть существенно расширены.
Федеральная архивная служба призвана осуществлять государственное управление документацией в Российской Федерации, включая координацию деятельности государственных органов управления Российской Федерации, взаимодействие с органами управления субъектов Российской Федерации, с общественными объединениями, с субъектами хозяйственной деятельности.
Росархив должен обладать полномочиями формировать и реализовывать государственную политику в области управления документацией, осуществлять контроль:
– за соблюдением обязательных требований к документированию и передаче документированной информации;
– разрабатывать государственные стандарты в области управления документацией и участвовать в работах по международной стандартизации;
– устанавливать порядок применения международных стандартов, правил и рекомендаций на территории Российской Федерации;
– согласовывать проекты законодательных и иных межведомственных нормативных актов, затрагивающих вопросы документации:
– организовывать профессиональную подготовку и переподготовку кадров в области управления документацией.
Сертифицировать применяемую технику и технологии и лицензировать профессиональную деятельность в сфере управления документацией.
Росархив формирует государственную политику в области управления документацией на основе принципа создания условий для обеспечения свободного и всеобщего доступа к документам, за исключением тех. доступ к которым ограничен законом.
Субъекты хозяйственной деятельности, включая общественные объединения, будут организовывать управление документацией в соответствии с законом.
До принятия закона о документации актуальной остается задача организационного и. прежде всего, кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы межведомственного документооборота. Особо заостряется вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий по координации научно-исследовательских работ в области организации и автоматизации межведомственного документооборота: придания и юридического закрепления за Росархивом функций по лицензированию, сертификации и аккредитации организаций-разработчиков документационных систем (технологий) межведомственного назначения.
Для усиления роли Федеральной архивной службы России по управлению документацией, на наш взгляд, можно организовать Межведомственную комиссию по документационному обеспечению управления при Росархиве как экспортно-консультативный орган для рассмотрения проблем документоведения, координации научно-методической деятельности по совершенствованию делопроизводства, обеспечения экспертизы проектов нормативных актов и выработки рекомендаций и предложений по совершенствованию работы с управленческой документацией в Российской Федерации. Комиссия могла бы осуществлять следующие функции:
– проводить экспертизу проектов нормативных актов по вопросам делопроизводства:
– оценивать качество методических разработок, учебных программ и пособий межотраслевого характера:
– определять основные направления документоведческих исследований межведомственного характера, разрабатывать предложения по включению документоведческих исследований в Федеральные целевые программы;
– вырабатывать рекомендации и предложения по гармонизации терминологии, совершенствованию работы служб делопроизводства, унификации и стандартизации служебных документов, разработке информационно-поисковых систем, средств хранения документов и другим аспектам работы с документами;
– заслушивать информацию органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, отдельных исследователей о состоянии и перспективах развития делопроизводства;
– давать рекомендации в пределах своей компетенции по разрабатываемым нормативным и методическим документам, проектным и технологическим решениям в области делопроизводства;
– рассматривать предложения о профессиональной подготовке кадров и проведении научных исследований в сфере работы с управленческой документацией;
– изучать отечественный и зарубежный опыт делопроизводства и возможность его применения, организовывать обмен опытом и пропаганду новых современных методов и приемов работы с документами;
– осуществлять подготовку предложений по заключению международных договоров, направленных на совершенствование делопроизводства. В Комиссию было бы целесообразно включить представителей федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, руководителей и специалистов учреждений Росархива, работников делопроизводственных подразделений и архивов коммерческих и некоммерческих организаций, а также независимых специалистов-экспертов.
Для осуществления своих функций Комиссия может создавать из числа своих членов и привлекаемых в установленном порядке специалистов секции, рабочие группы, действующие под руководством членов Комиссии, а также запрашивать и получать от органов власти и управления материалы и информацию по вопросам, входящим в ее компетенцию.
Кроме предложенного выше закона о документации, в стране должны действовать правовые акты и нормативные документы, устанавливающие единые требования к административной документации. В их число целесообразно включить:
– государственную систему документационного обеспечения управления;
– типовые инструкции по документационному обеспечению управления в различных отраслях деятельности или хозяйствования;
– типовые положения о службе документационного обеспечения;
– типовые положения о порядке документирования деловой информации:
– типовые положения о порядке организации поиска документов и использования документированной информации;
– регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
– типовые перечни документов постоянного срока хранения;
– перечни типовых документов с указанием сроков хранения;
– государственные стандарты;
– общероссийские классификаторы документов и систем документации, реквизитов документов и иных информационных элементов.
Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, рекомендациях международных организаций, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации и не нарушать положения, установленные Конституцией Российской Федерации и иным законодательством.
В настоящее время подготовлен ряд общероссийских нормативно-методических документов, которые прямо или косвенно способствуют реализации некоторых вопросов автоматизации обмена межведомственной информацией и документацией.
Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения межведомственного документооборота (делопроизводства, документации) и меры ответственности за их нарушени
.
Решению технологических задач автоматизации межведомственного документооборота способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6 30-2003 УСД. Система ОРП Требования к оформлению документов.
Стандарт, предъявляя жесткие требования к унификации и стандартизации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного обмена информацией и документацией между ведомствами
Однако для обеспечения межведомственной автоматизации документооборота исключительно важное значение имеет также ведение и постоянное обновление стандартов общероссийских классификаторов, в т.ч. форм управленческой документации на федеральном уровне, и соответствующая нормативно-методическая регламентация табелей и альбомов форм документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.
Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного обмена информацией.
Недавно решен вопрос электронного юридического атрибутирования документов для организации межведомственного документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Для этого принят Федеральный закон «О цифровой электронной подписи».
Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения межведомственной информации и документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и организациях и практически не регулируются общегосударственными нормами.
Прежде всего речь идет о так называемом «электронном документообороте, неурегулированность которого соответствующими правовыми актами и технико-технологическими регламентами вызывает все большую озабоченность у специалистов-практиков и общественную неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки.
Данный комплекс проблем по изучению электронного документа заслуживает выделения в особую научно-исследовательскую программу (проект) на общегосударственном уровне. В России все большее распространение получает информационный менеджмент или управление информацией.
Фактически его использование предполагает создание единой инфраструктуры организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документационного (информационного) обеспечения процессов управления.
3. ВИДЫ приказов по личному составу
Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя
Распорядительные документы
– это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:
– приказы;
– инструкции;
– указания;
– решения;
– постановления;
– распоряжения.
Приказ
– правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.
Приказы подразделяются на две группы:
– приказы по основной (производственной) деятельности;
– приказы по личному составу (персоналу) организации.
В своей работе я более подробно рассмотрю приказы по личному составу.
В комплекс распорядительной документации по личному составу входит набор различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.
Всю документацию в целом по личному составу можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке – по этапам трудового цикла работника:
– документация, связанная с комплектованием персонала организации;
– документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
– документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
– документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.
Издание приказов по личному составу обязательно:
– при назначении работников на должность (даже при наличии контракта);
– освобождения от должности и перемещениях по службе;
– при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий;
– при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
– в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
– при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
– при предоставлении внеочередного отпуска;
– перемене фамилии и в других случаях.
Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы.
3.1 Унифицированные формы приказов по личному составу
Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:
– по учету кадров;
– по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.
Перечень форм приказов по личному составу:
– приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
– приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
– приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
– приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
– приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
– приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
– приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
– приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
– приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
– приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);
– приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
– приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная)[7]
.
В то же время никем не разработаны унифицированные формы распорядительных документов об установлении неполной рабочей недели, об отзыве из отпуска, о временном исполнении обязанностей, о вынесении взысканий и др. Вероятно, сказалось то, что подобные документы не являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, учета кадров или выполнения типовых первичных финансовых операций.
Следует иметь в виду, что распорядительные документы, в том числе по личному составу, наряду с информационными и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила ее оформления, использования фирменных бланков, расположения реквизитов и другое регламентируются государственным стандартом «Унифицированные системы документации.
Исходя из этого положения при документировании ситуаций, для которых не разработаны унифицированные бланки, распорядительные документы должны оформляться в соответствии с общими правилами оформления организационно-распорядительной документации.
Все унифицированные формы распорядительных документов по личному составу могут использоваться:
– как образцы для формирования нового документа;
– как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;
– в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.
Независимо от используемой технологии, правильно составленные и полностью оформленные проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу.
3.2 Виды приказов по личному составу
По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными[8]
.
Простой
приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.
Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным
, если охватывает круг лиц – сводным
.
Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным
. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.
Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные.
К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ. Например:
– личное заявление работника;
– контракт;
– докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);
– акт (например, о нарушении трудовой дисциплины);
– письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;
– свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и другие.
Ниже пункта пишется: «Основание: …».
Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата.
В пункте приказа требуется четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «… разряду … ЕТС».
Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа:
– распорядительное действие;
– фамилия, имя, отчество лица;
– должность и структурное подразделение;
– дата вступления в силу данного пункта приказа;
– обязательные условия.
В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.
При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.
В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.
В рамках работ по совершенствованию организационных структур и методов управления, улучшению системы правового регулирования хозяйственной деятельности все более отчетливо выделяется комплекс целенаправленных мероприятий по упорядочению социальной и технико-экономической информации, совершенствованию документирования и документооборота в системах государственного управления.
Совершенствование информационной деятельности предполагает прежде всего ее рационализацию, т. е. унификацию и стандартизацию форм документов, разработку систем кодирования, внедрение классификаторов технико-экономической информации. Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.
Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Вместе с тем в процессе хозяйственной деятельности на предприятиях создаются собственные внутриорганизационные унифицированные формы документов, которые в силу своего повсеместного применения имеют большое значение для документирования управленческой деятельности.
Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки.
