Понятие и виды реквизитов
В распорядительных документах
организаций, действующих по принципу
единоначалия, форма изложения текста
должна быть от первого лица единственного
числа, например: ПРИКАЗЫВАЮ: ПРЕДЛАГАЮ:
Если автором документа является коллегиальный
орган, используется форма изложения текста
от третьего лица единственного числа, например:
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
РЕШИЛ:
Если авторами документа являются несколько
лиц, используется форма изложения текста
от первого лица множественного числа, например:
РЕШИЛИ:
ПРИКАЗЫВАЕМ:
В текстах документов все сокращения слов
и наименований должны быть общепринятыми
и понятными.
Если текст содержит несколько решений,
выводов и т.п., то его следует разбивать
на разделы, подразделы, пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами (1.2.6.).
21. Отметка
о наличии приложения, о котором говорится в тексте, оформляется
так:
Приложение: на 7л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, но в тексте
оно не упоминается, то указывают его наименование,
количество листов и количество экземпляров.
При наличии нескольких приложений они
нумеруются, например:
Приложение: 1. Прайс-лист на 14.05. 2000г. 2 я.
В 1 экз.
22. Подпись включает наименование должности лица,
подписавшего документ (с указанием организации,
если документ оформлен не на бланке),
личную подпись и ее расшифровку.
В состав этого реквизита входят наименование
должности лица, подписывающего документ
(полное, если документ оформлен не на
бланке, и сокращенное на документе, оформленном
на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
Например:
Директор Проектно-конструкторского
и технологического института
автоматизированных систем управления
Подпись Н.А.Сергеев
или
Директор института Подпись
Н.А.Сергеев
При подписании документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
Например:
Директор завода Подпись В.В.Волков
Главный бухгалтер Подпись В.М.Семенова
При подписании документа несколькими
лицами равных должностей их подписи располагают
на одном уровне.
Например:
Заместитель министра связи РФ Заместитель
министра транспорта РФ
Подпись А.А.Петров Подпись А.В.Смирнов
В документах, составленных
комиссией, указывают не должности
лиц, подписывающих документ, а их
обязанности в составе комиссии
в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии Подпись Н.В. Куликов
Члены комиссии Подпись К.М. Артемьева
Подпись С.П. Матвеев
Подпись В.А. Филатов
23. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования
должности лица, с которым согласовывается
документ (включая наименование организации),
личной подписи, ее расшифровки и даты.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник областного управления
народного образования
Подпись Е.Я.Бутко
12.03.2008
Если согласование производится коллегиальным
органом или посредством письма, гриф
согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
педагогического совета школы № 45
от 10.02.2000 №5
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Главархива РУз
от 10.02.2008 №01-4/270
Грифы согласования располагают ниже
реквизита «подпись» или на отдельном
листе согласования.
В реквизитах «подпись», «гриф утверждения»
и «гриф согласования» должна указываться
фактическая должность лица, утвердившего
или согласовавшего документ, его инициалы,
фамилия. Не допускается ставить
предлог «За», надпись от руки «Зам.» или
косую черту перед наименованием должности.
24. Визы согласования
документа.
Согласование документа оформляют визой,
которая включает подпись визирующего,
расшифровку подписи (инициалы, фамилия)
и дату. При необходимости указывают должность
визирующего.
Например:
Начальник юридического отдела
Подпись В.А. Сидоров
25.11.08
При наличии замечании по документу визу
оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Подпись А.С. Орлов
25.08.08
Визы проставляют на последнем листе подлинника
распорядительного документа, на копии
отправляемого документа (письма). Возможно
оформление виз распорядительного документа
на отдельном листе. Виза располагается
ниже реквизита «Подпись».
25. Печать заверяет подлинность подписи должностного
лица на документах. На документах, удостоверяющих
права должностных лиц, фиксирующих факты
проведения финансовых и хозяйственных
операций, связанных с движением товарно-материальных
и денежных ценностей, а также специально
предусмотренных правовыми актами, подпись
ответственного лица должна быть заверена
печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати
следует проставлять таким образом, чтобы
он захватывал часть наименования должности
лица, подписавшего документ.
Например:
Начальник управления Печать Подпись
Г.В.Сидоров
26. Отметка
о заверении копии необходимо при заверении соответствия
копии документа подлиннику. Отметка содержит:
- заверительную надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- подпись;
- расшифровку подписи;
- дату заверения.
Для заверения наиболее
важных документов проставляется печать. Отметка о заверении
копии располагается ниже реквизита «Подпись».
27. Отметка
об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя
документа и номер его телефона. Отметку
располагают на лицевой стороне или, при
отсутствии места, на оборотной стороне
последнего листа документа в левом нижнем
углу.
28. Отметка
об исполнении документа и
направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении,
номер дела, в котором будет храниться
документ, подпись и дату.
Отметка об исполнении документа и направлении
его в дело должна быть подписана и датирована
исполнителем документа или руководителем
структурного подразделения, в котором
исполнен документ.
29. Отметка
о поступлении документа в
организацию содержит порядковый номер и дату поступления
документа.
Отметку проставляют у нижнего поля первого
листа документа.
30. Идентификатор
электронной копии документа включает имя файла, дату и другие поисковые
данные, устанавливаемые в организации.
Такая отметка полезна для:
- исключения повторного ввода документа в ПК;
- быстрого поиска документа по имени файла;
- установления лица, осуществившего ввод документа в компьютер.
Отметка проставляется
в левом нижнем углу (колонтитуле)
каждого листа документа.
Рис. 1
Документы, направляемые, в вышестоящие органы, федеральные
и местные органы власти и управления,
подписываются руководителем предприятия
или, по его поручению, первым заместителем
руководителя. Документы, направляемые
сторонним или подчиненным организациям,
гражданам, подписываются руководителем
предприятия, его заместителями или руководителями
структурных подразделений в соответствии
с их компетенцией. Допускается в реквизите
“Подпись” центровка наименования
должности лица, подписавшего документ,
относительно самой длинной строки. Подпись
отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Наименование должности печатается от
левой границы поля через 1 межстрочный
интервал и центрируется относительно
самой длинной строки. Расшифровка подписи
располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между
инициалами и фамилией. Последняя буква
в расшифровке подписи ограничивается
правым полем.
Реквизит Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования
должности лица, с которым согласован
документ (включая наименование организации),
личной подписи, ее расшифровки и даты.
Оформляется в нижней левой части страницы
от границы левого поля под реквизитами
Текст, Отметка о наличии приложения и
Подпись.
Реквизит Печать проставляется на документах, удостоверяющих
права должностных лиц, фиксирующих факт
расходования денежных средств и материальных
ценностей, а также специально предусмотренных
правовыми актами.2 Подпись должностного лица должна быть
заверена гербовой печатью.
Оттиск печати следует
проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизите Подпись лица, подписавшего документ.
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе
включает фамилию (или фамилию, имя,
отчество) исполнителя документа
и номер его телефона.Отметку
об исполнителе располагают на лицевой
или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу,например:
Петров
924 45 67
или
Петров Иван Васильевич
924 45 67
Идентификатор электронной копии документа
Заключение
На основании выше
изложенного можно сделать следующие
выводы.
Основная особенность
современной системы делопроизводства и документооборота
заключается в том, что до недавнего времени
эти системы рассматривались и являлись
прерогативой технологического персонала
канцелярий, секретариатов, связанной
с изготовлением, учетом, перемещением,
контролем и поиском документов. Сегодня
с внедрением достижений новых информационных
технологий авторы документов стали непосредственными
участниками технологий документооборота:
с момента создания документов до контроля
исполнения и работы с архивом документов.
Документы состоят из отдельных обязательных
элементов оформления, которые принято
называть реквизитами (от лат. requisitum —
требуемое, необходимое).
Совокупность реквизитов
документа отражает его форму. Следовательно,
чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии
с формой, принятой для данной категории
документов. От полноты и качества оформления
документов зависит их доказательная
(юридическая) сила, так как они служат
свидетельством, подтверждением конкретных
фактов, явлений, событий. Все реквизиты
подразделяются на обязательные и необязательные.
Однако одни и те же реквизиты в одном
случае могут быть необязательными, а
в другом — обязательными.
Совокупность расположенных
в установленной последовательности
реквизитов служебного документа называется его формуляром.
Основой для конструирования
формуляров и бланков всех видов
служебных документов служат формуляры-образцы,
которые являются моделями построения,
устанавливающими области применения,
форматы, размеры полей, требования к построению конструкционных сеток
и основных реквизитов.
Стандарты на формуляры-образцы
устанавливают форматы размеры
полей документов, входящих в состав
унифицированной системы документации,
а также требования к построению
конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.
Список литературы
- ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
- Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.- М.: Инфра-М, 2009.
- Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи. – Ростов н/Д. – 2021. – 544с.
- Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. – М.: ЭКМОС, 2021.
- Организация работы с документами. – М. – 2021. – с.432.
- Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. – М. – 2021. – 232с.
- Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003″ Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. – М.: Проспект, 2021.
1
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления
документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003″
Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов”. – М.: Проспект, 2021.
2
Ларин М.В. Управление документацией: теория
и практика: Делопроизводитель, № 1, 2021.
Постоянные и переменные реквизиты документа
Реквизиты служебного документа делятся на постоянные и переменные.
Постоянные реквизиты наносят тогда, когда изготавливают унифицированную форму или бланк документа.
К постоянным реквизитам относятся:
o название документа;
o код формы (за ДКУД);
o название учреждения (организации) – издателя документа ;
o код учреждения (организации) – издателя документа (за “Единым государственным реестром предприятий и организаций Украины”);
o дата;
o обязательные реквизиты для конкретного вида документа;
o подпись.
Переменные реквизиты дополнительно наносятся на тот или иной документ во время его составления.
Дополнительными реквизитами формуляра-образца рекомендуется считать:
o адрес учреждения (организации)- издателя документа;
o название получателя документа;
o периодичность представления документа и/или срок его представления;
o гриф утверждения формы документа.
Состав дополнительных реквизитов формуляра-образца определяется нормативными документами, которые разработаны или согласованы с министерствами (другими центральных органов исполнительной власти, государственными органами) – разработчиками соответствующих унифицированных форм документов.
Например, нормативные акты министерств, других органов государственной исполнительной власти, органов хозяйственного управления и контроля, затрагивающих права, свободы и законные интересы граждан или имеют межведомственный характер, подлежат государственной регистрации в Минюсте Украины, Минюсте Автономной Республики Крым, областных, Киевском и Севастопольском городских управлениях юстиции должны иметь реквизит “номер государственной регистрации”.
Продольное и угловое размещение реквизитов.
Продольное размещение реквизитов целесообразно тогда, когда название учреждения состоит из большого количества слов и не может разместиться на месте, отведенном для углового штампа.
Угловое размещение реквизитов более целесообразным, поскольку справа от штампа на свободном месте можно заполнить реквизиты “адресат”, “резолюция”, “утверждение”, “гриф ограничения доступа к документу”. Для документов с высоким уровнем стандартизации изготавливают бланки, содержащие трафаретный текст.
Рассмотрим общие правила оформления перечисленных в табл. 1.1. реквизитов.
Юридическая сила документа
Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком
оформления. [1]
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов и придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать
на нем свои действия.
Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и информация, содержащаяся в нем (например, коммерческая операция, оформленная посредством этого документа).
Требования к изложению и форме документа определяет вид документа. Основными требованиями являются:
Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью: утверждения, согласования, заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.
