Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая) — Государство и право — KazEdu.kz

Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая) - Государство и право - KazEdu.kz Реферат

Докладная и объяснительная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. . Кудряев В.А и др. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ. — М.: ИНФРА-М, 1999, с.127 .

Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому еётекст четко делится на две части: первая — констатирующая (описательная), где излагаются имевшиеся факты или описывается ситуация, и вторая — где излагаются предложения, просьбы.

Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, могут представляться регулярно. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю (необходимым, целесообразным и т.д.) …», «Предлагаю…», «Прошу…» и т.п.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают:

  • · Инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений)
  • · Отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

  • · Внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
  • · Внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Согласно ГОСТу текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким).

Текст докладной записки не следует начинать словами: «Довожу до вашего сведения». Предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: «По вашему поручению проведена…», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.

Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта, пришествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Там же, с.125.

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие иной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Докладные и объяснительные записки являются справочно-информационными документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей ссылки.

Докладная и объяснительная записки имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно-распорядительной документации они имеют устойчивую сферу применения и даже получившие в последнее время широкое распространение служебные записки не смогли вытеснить их из так называемой внутренней переписки организации.

Докладная или объяснительная записка могут составляться как по указанию руководителя предприятия, организации и структурного подразделения или вышестоящего учреждения, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного работника или предприятия. Они являются основой для принятия управленческого решения или издания распорядительного документа и могут адресоваться руководителю данного предприятия, организации и структурного подразделения или в вышестоящее министерство, ведомство и организацию.

Оформление докладных и объяснительных записок должно соответствовать установленным требованиям. Однако в зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию, в оформлении этих документов появляются свои особенности.

Докладные и объяснительные записки, направляемые за пределы данного предприятия или организации, называются внешними. Составляются они достаточно редко, но, как правило, по вопросам, имеющим существенное значение для деятельности предприятия. Поэтому оформляются они на общем бланке.

В состав типового формуляра внешней докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты:

докладная объяснительная служебная записка

При оформлении внешних докладных и объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется цифровым способом (23.06.97) от границы левого поля ниже названия вида документа или над ограничительной линией в общем бланке. Дата докладной или объяснительной записки является датой ее подписания и отправки. Дата проставляется лицом, подписывающим документ.

Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней и представляет собой простой порядковый номер (№ 25). Иногда он может включать в себя индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел и порядковый номер докладной записки (№ 09-14/25).

Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании автора и формулируется в соответствии с установленными требованиями.

Например, адресование вышестоящей организации или структурному подразделению оформляется в именительном падеже:

Префектура Юго-Восточного

административного округа

г. Москвы

Центр делового сотрудничества

Адресование первому руководителю (иногда и его заместителям) формулируется в дательном падеже (кому?), причем в наименование должности включается полное наименование организации или предприятия-адресата, а перед фамилией может указываться сокращенная форма от принятого, но пока не ставшего нормой вежливого обращения господину, госпоже:

Председателю

Московской лицензионной палаты

г-ну Лямину А.Е.

Адресование другому конкретному должностному лицу формулируется следующим образом:

Комитет по культуре

Правительства Москвы

(именительный падеж)

Начальнику отдела театров

и концертной деятельности

Можаевой Л. А.

(дательный падеж)

Заголовок к тексту записок оформляется в левом верхнем углу под бланком от границы левого поля. Заголовок кратко отражает содержание документа, отвечает на вопрос «О чем?» начинается отглагольным существительным с предлогом «o» и обычно не превышает 3 — 5 строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал (флаговым способом). Заголовок к тексту докладной или служебной записки составляется не всегда. Если текст небольшого объема (4 — 5 строк), заголовок можно не составлять.

Структура текста докладной или объяснительной записки зависит от цели создания. Например, текст инициативной внешней докладной записки состоит, как правило, из двух частей:

В одной содержится точное и объективное описание события или ситуации, их оценка составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Архаичный оборот: Довожу (Доводим) до Вашего сведения в этой части текста не употребляется.

В другой части текста формулируются выводы, предложения и рекомендации. Характерными для этой части текста являются глаголы предлагаю (-ем), считаю (-ем) необходимым, прошу (просим). Две части выделяются при необходимости и в тексте объяснительной записки.

В одной — кратко констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, фактов и событий.

В другой — объясняются причины, приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства.

Информационные и отчетные докладные записки содержат, как правило, только одну часть текста — перечисление сведений о выполнении каких-либо заданий, поручений, планов и т.п.

Пояснения к положениям, разделам и пунктам основного документа в объяснительной (пояснительной записке) также могут быть оформлены как одна часть текста и располагаться по степени их значимости по пунктам. Они могут быть также пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов и пунктов основного документа.

Текст может быть представлен в виде сплошного связного текста, а также в форме таблицы или сочетании этих форм в соответствии с установленными требованиями.

Внешнюю докладную или объяснительную записку подписывает, как правило, первый руководитель предприятия или организации, а в некоторых случаях — его заместители в пределах их компетенции. Подпись оформляется через 3 интервала ниже текста от границ левого поля и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи.

В случае необходимости в формуляр внешней докладной или объяснительной записки включается реквизит отметка о наличии приложений, которая располагается от границы левого поля ниже текста. Если приложения полностью названы в тексте, то форма отметки следующая:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если документы-приложения не названы в тексте; то в отметке необходимо перечислить их названия с указанием количества экземпляру. Например:

Приложение:

  • 1. Договор о разработке научно-технической продукции 20.05.97 на 2л. в 1 экз.
  • 2. Акт сдачи-приемки научно-технической продукции по договору от 20.06.97

№ 2 на 1л. в 3-х экз.

Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через 1 межстрочный интервал.

Внутренние докладные и объяснительные записки, адресуемые руководителю предприятия, организации или структурного подразделения, составляются значительно чаще и, как правило, являются непосредственными основаниями для издания приказов по основной деятельности, по личному составу и распоряжений.

Внутренняя докладная или объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка. Формуляры этих документов совпадают и состоят из следующих реквизитов:

  • · наименование структурного подразделения — автора;
  • · наименование вида документа;
  • · дата;
  • · регистрационный номер (только в случае необходимости);
  • · заголовок к тексту;
  • · адресат;
  • · текст;
  • · подпись. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Издательство стандартов, 2003.

Наименование структурного подразделения — автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля,

Название вида документа (докладная или объяснительная записка) оформляется прописными буквами на следующей строке также границы левого поля.

Дата является датой составления и подписания документа и оформляется цифровым способом (11.05.2000).

Регистрационный номер на внутренних докладных записках проставляется только в случае необходимости.

Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже. В адресате указывается конкретное наименование должности, фамилия и инициалы руководителя. Например:

Начальнику транспортного отдела

Трофимову О.Ф.

При адресовании первому руководителю название предприятия, входящее в состав наименования его должности, указывается, как правило, сокращенно:

Структуры текста внутренних докладной и объяснительной записок также похожи.

Внутренняя докладная записка также состоит, как правило, из двух логических смысловых частей.

В зависимости от цели создания докладной записки ее текст может представлять собой только предложения автора. В первой части текста внутренней объяснительной записки содержится подтверждение событий, признание определенного поведения, совершенных действий, поступков и нарушений, во второй — объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда — ссылка на оправдательные документы. Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения. Янковая В.Ф. Делопроизводство. «Секретарь-референт» №6 2003 с. 14 Например:

23 мая 1997г. я опоздал на работу на 30 минут, т.к. в метро был нарушен график движения и поезд простоял в тоннеле перед станцией Университет с 8.30 до 8.50.

Документы, служащие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке. Отметка об их наличии оформляется так же, как и во внешних докладных и объяснительных записках.

Подпись оформляется через 2 — 3 межстрочных интервала ниже текста и состоит из наименования должности лица, составившего докладную записку, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет (статья 51 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности … предприятий с указанием сроков хранения. — М., 1989)

Служебная записка

Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому. Янковая В.Ф. Делопроизводство. «Секретарь-референт» №6 2003 с. 15

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется на практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления документации.

Из определений следует, что служебная записка — документ, составляемый в структурном подразделении и представляемый руководителю вышестоящего уровня, это может быть руководитель подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель организации. Служебная записка — документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.

Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бумаги формата А4.

Текст состоит из двух частей:

  • · В первой части фактические сведения.
  • · Во второй просьбы, выводы, предложения.

Служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз. Фактически, служебная записка — это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации.

Так как служебные записки предназначены для осуществления внутренних коммуникаций, то может показаться, что легче просто поговорить с человеком, чем написать служебную записку. Иногда это верно, однако использование служебных записок дает определенные преимущества:

Служебная записка сохраняется в письменном виде. В отличие от устной беседы служебная записка может быть подшита в архив для дальнейшего использования. Ею могут пользоваться как автор, так и получатель. Наиболее вероятно, что служебные записки, затрагивающие важные вопросы, будут сохранены. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дата, персональная ответственность и крайние сроки выполнения работ.

Служебная записка удобна для передачи сложной информации. Когда устное сообщение содержит слишком много очень специфических деталей или его сложно передать в устной форме, слушателю трудно запомнить содержание. Запутанные инструкции нелегко понять, а когда их произносят вслух, то вероятность ошибки восприятия возрастает. Таким образом, служебные записки становятся прекрасными «шпаргалками».

Служебные записки могут быть доступны сразу нескольким читателям одновременно. Если Вы хотите передать сообщение нескольким сотрудникам сразу, то на индивидуальное общение с каждым потребуется время. Несоответствия в расписании работы могут затруднить сбор группы для встречи, а служебная записка может быть передана большому количеству адресатов одновременно.

Подготовка служебной записки

Независимо от ситуации, в которой пишется служебная записка, начинать необходимо с ее планирования. Прежде всего, определите Ваши цели. Зачем Вы пишете? Затем постарайтесь проанализировать предполагаемую аудиторию, ответив на вопрос: Кому Вы пишете? И, наконец, выберите основные идеи, подумав, что конкретно Вы хотите донести до читателя.

Служебную записку изобрели для того, чтобы упростить коммуникативный процесс внутри организации, поэтому при ее подготовке и написании некоторые детали и изысканность стиля приносятся в жертву краткости. Обычно деловые люди, которым приходится часто писать, при подготовке служебной записки меньше задумываются над подбором наиболее подходящих слов, чем при подготовке письма. Служебная записка, как правило, менее формальна и более конкретна, чем письмо.

Основные цели подготовки служебных записок

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели включают в себя:

  • · Запрос информации;
  • · Выдачу инструкций;
  • · Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
  • · Объявления (извещения).

Служебная записка с запросом информации составляет часть внутренней деятельности любой организации. В одних случаях на изучение и подготовку ответа на такой запрос читателю требуются многие часы работы, в других случаях читатель может написать ответ прямо на оригинале и вернуть отправителю. Можно выделить три этапа подготовки служебной записки с запросом информации:

  • · Обозначьте основную мысль — запрос.
  • · Изложите необходимые детали.
  • · Напомните читателю основную мысль и предоставьте дополнительную уточняющую информацию.

Эффективность записки-запроса зависит в основном от ясности и обоснованности содержания сообщения, а также от того, как автор определяет свои цели.

При передаче инструкций с помощью служебной записки Вы должны попытаться так преподнести информацию, чтобы ни одного вопроса предполагаемого читателя не осталось без ответа. В то же время старайтесь избегать «пережевывания» и повторения очевидного.

Сопроводительная служебная записка представляет читателю более длинное сопровождаемое сообщение. При этом Вы можете выйти за рамки простого представления сообщения и тем или иным образом интерпретировать его читателю, или, по крайней мере, описать его основные положения.

Служебная записка может быть также использована для сообщения о таких событиях, как перемещения персонала, встречи или изменения в деловой политике компании. Иногда записки-извещения широко распространяются по всей организации, иногда они могут предназначаться только для узкого круга лиц, а иногда их вывешивают на доске объявлений компании.

Формат служебной записки

Формат служебной записки предназначен для упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части страницы и включают в себя:

Кому:

От:

Дата:

Тема:

Введя этот формат, компания обеспечивает появление информации определенного типа в одной и той же части служебной записки, что в дальнейшем облегчит работу с ней.

 Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая) - Государство и право - KazEdu.kz

Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая) — государство и право — referat-zona.ru

3.3.6.6 Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая)

1) Для реализации отношений субординации структурных подразделений Минюста России, территориального органа, гражданских служащих с руководством Минюста России (территориального органа), координации деятельности структурных подразделений служит внутренний документ – записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).

2) В записках в произвольной форме машинописным или рукописным

способами излагаются сведения, отчеты, пояснения, замечания, предложения, заключения (мнения) и иная справочная и управленческая информация по вопросам, отнесенным к компетенции Минюста России.

3) Служебная записка

В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная, справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная руководству Минюста России (территориального органа), либо руководителю структурного подразделения – головного исполнителя поручения.

Служебная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman № 14 и адресуется конкретному должностному лицу.

Реквизитами служебной записки являются адресат; наименование cтруктурного подразделения, должность гражданского служащего, подготовившего записку; наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись. Реквизиты служебной записки оформляются в следующем порядке:

адресат указывается в правом верхнем углу первого листа служебной записки в порядке, предусмотренном в пункте 10 подраздела 3.2.4 Инструкции;

наименование структурного подразделения указывается через 3-4 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля до его середины в одну строку (при необходимости в несколько строк);

наименование вида документа «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА» указывается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами от левой границы текстового поля;

дата и регистрационный номер указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания;

заголовок в служебной записке играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию. Заголовок помещается через 2-3 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита и печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков, а длина строки заголовка – 28-30 печатных знаков;

текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин)

составления и предложения (просьбы, заявки и т.п.). Текст служебной записки составляется с соблюдением правил, предусмотренных в пункте 12 подраздела 3.2.4 Инструкции, и начинается с официального обращения к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющегося от других частей текста восклицательным знаком;

подпись оформляется в соответствии с порядком, предусмотренным пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции.

4) Объяснительная записка

В объяснительных записках гражданские служащие в произвольной форме машинописным или рукописным способами объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушений служебной дисциплины, невыполнения поручений и т.п.

Объяснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman № 14 либо рукописным способом, подписывается ее составителем и адресуется конкретному должностному лицу (Министру, его заместителям, руководителю структурного подразделения Минюста России, начальнику территориального органа).

Реквизитами объяснительной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, заголовок к тексту, подпись, дата. Реквизиты объяснительной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки, за исключением:

реквизит дата указывается от левой границы текстового поля под реквизитом подпись без дополнительного межстрочного интервала. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания;

заголовок к тексту может не указываться.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

5) Докладная записка

В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства Минюста России (территориального органа Минюста России) о вопросах, требующих принятия управленческих решений.

Докладная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman № 14 и адресуется конкретному должностному лицу.

Реквизитами докладной записки являются адресат, наименование структурного подразделения (должности гражданского служащего), подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, предусмотренном для служебной записки.

Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

во второй части анализируется сложившаяся ситуация и рассматриваются возможные варианты решения проблемных вопросов;

третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование ее составления, выводы и предложения составителя.

6) Аналитическая записка

В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существа интересующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины возникновения проблемы, а также предложения о принятии мер по ее разрешению.

Также, как и докладная записка, аналитическая записка служит цели информирования руководства Минюста России (территориального органа) о проблемах, требующих принятия управленческих решений.

Аналитическая записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman № 14 и адресуется конкретному должностному лицу.

Реквизитами аналитической записки являются адресат, наименование

структурного подразделения (должность гражданского служащего), подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, предусмотренном для служебной записки.

Текст аналитической записки состоит из трех смысловых частей:

в первой части дается характеристика проблемы;

во второй части приводится краткий анализ существа проблемы с выявлением причин, породивших ее, рассматриваются возможные варианты разрешения;

третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

8) Визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, отметка об исполнителе оформляются в порядке, предусмотренном подпунктом «б» пункта 14 и пунктом 19 подраздела 3.2.4 Инструкции соответственно.

В случае, если в записке предлагается дать поручения структурным подразделениям Минюста России (территориального органа), она должна быть завизирована всеми руководителями структурных подразделений, которым планируется дать поручения, ли курирующими эти структурные подразделения заместителями Министра.

… ведения статистики и аналитической работы у каж­дого ведомства свои, что делает крайне трудной, даже невозможной подготовку общих отчётов по обращениям граждан в федеральные органы исполнительной власти. В-четвёртых, при регистрации обращений учитывается в основном их тематическая направленность, но, как правило, не учитывается их вид по со­держанию, поэтому заявления, жалобы, предложения не …

§

29 марта 2021 г.

НР-02-23,

где: 02 — индекс Департамента государственной службы и кадров; 23 – порядковый номер телеграммы.

Через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже номера телеграммы проводится сплошная черта от левой границы текстового поля до правой. Под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес Минюста России и дата передачи телеграммы в Департамент организации и контроля для отправления адресату;

з) визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается телеграмма, помещаются на лицевой части последнего листа её визовой копии в порядке, предусмотренном подпунктом «б» пункта 14 подраздела 3.2.4 Инструкции;

и) отметка об исполнителе помещается на лицевой стороне последнего листа обоих экземпляров телеграммы в порядке, предусмотренном «б» пункта 19 подраздела 3.2.4 Инструкции;

к) подпись должностного лица Минюста России (адресанта) в телеграмме заверяется мастичной печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в порядке, предусмотренном пунктом 17 подраздела 3.2.4 Инструкции;

л) оба экземпляра оформленной телеграммы передаются ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России в Департамент организации и контроля для отправки. Первый экземпляр телеграммы гражданским служащим Департамента организации и контроля передается в отделение телеграфной связи, копия телеграммы с отметкой отделения телеграфной связи об отправке возвращается ответственному за делопроизводство для помещения в номенклатурное дело.

5) Факсограмма

Факсимильные сообщения используются для передачи адресату срочно требующейся ему информации в виде копии документа на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), не требующей подтверждения ее юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа.

Для обмена факсограммами в Минюсте России и его территориальных органах используются факсимильные аппараты, установленные в приемных Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России (начальников территориальных органов) и в структурных подразделениях Минюста России (территориальных органов).

Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования», а также содержащих сведения о персональных данных граждан, в том числе государственных служащих.

Ответственность за соответствие передаваемого по факсимильной связи документа оригиналу возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения Минюста России (территориального органа).

Требования к оформлению передаваемого подлинника документа определяются его видом (приказ, распоряжение, договор, акт, протокол, служебное письмо и т.д.). Документы — подлинники, подлежащие передаче по факсимильной связи, должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. На лицевой стороне подлинника не допускается морщин, изгибов, пятен, рельефов от надписей на оборотной стороне. Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки».

После этого документ поступает для передачи по каналам факсимильной связи.

Документы, предназначенные для передачи, подлежат обязательному учету в отдельном журнале. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки. Данная отметка проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа, если он остается в деле, или визовом экземпляре документа.

Документы, поступившие на факсимильные аппараты структурных подразделений Минюста России, адресованные Министру или его заместителям, незамедлительно передаются для учета ответственными за делопроизводство в Департамент организации и контроля.

6) Телефонограмма

Телефонограммы в Минюсте России используются, как правило, для оперативной передачи по телефонной связи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.) между структурными подразделениями Минюста России, территориальными органами в случаях, когда передаваемые сообщения требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как правило, не более 50 слов.

В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 в единственном экземпляре в следующем порядке:

наименование организации от верхней границы текстового поля и выравнивается по левой границе, например:

Главное управление Министерства юстиции

Российской Федерации по Москве

наименование вида документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА» указывается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами полужирным шрифтом Times New Roman № 14 от левой границы текстового поля;

дата и регистрационный номер телефонограммы указываются через

1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку, например:

06.04.2021 № 55.

Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров в соответствующем подразделе СЭД после подписи автором;

время передачи-приема телефонограммы указывается под датой без дополнительных межстрочных интервалов от левой границы текстового поля после ее передачи, например:

16.30 — соответствует времени 16 часов 30 минут по местному времени;

ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при необходимости через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля;

адресат указывается на уровне наименования документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы в порядке, предусмотренном пунктом 10 подраздела 3.2.4 Инструкции;

текст телефонограммы отделяется от предыдущих реквизитов 2-3 дополнительными межстрочными интервалами;

подпись автора телефонограммы отделяется от текста 3 дополнительными межстрочными интервалами и оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции;

отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу телефонограммы на лицевой стороне в порядке, предусмотренном пунктом 19 подраздела 3.2.4 Инструкции;

должности, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму указываются в нижней части телефонограммы от левой границы текстового поля ниже подписи, например:

Передал главный специалист-эксперт отдела

документационного обеспечения Департамента

 организации и контроля И.И. Иванов (495) 620 34 35

Принял консультант Сергеева (499) 360 04 03.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата А4 и после приема могут быть отпечатаны. Гражданский служащий, передающий телефонограмму, обязан предложить проверить правильность записи телефонограммы в конце передачи путем ее прочтения принимающей стороной.

Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора.

После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение.

После исполнения телефонограмма с отметкой об исполнении, оформленной по правилам, предусмотренным пунктом 22 подраздела 3.2.4 Инструкции, помещается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

7) Электронное письмо (электронное сообщение)

Электронными сообщениями по каналам информационных систем общего пользования и сетей международного информационного обмена могут передаваться любые по форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения и др.), за исключением содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», а также содержащих персональные данные, в том числе гражданских служащих. Электронные сообщения, в том числе конфиденциального характера, могут передаваться по мультисервисной телекоммуникационной сети Минюста России (после ее построения) при соблюдении требований законодательных и иных нормативных правовых актов по защите информации.

Для осуществления обмена электронными сообщениями структурным

подразделениям Минюста России (территориальным органам) и их структурным подразделениям правовым актом Минюста России присваиваются официальные уникальные электронные адреса электронной почты, подготовка и согласование проекта которого возлагается на Департамент управления делами.

Для обеспечения юридической значимости электронных сообщений применяется электронная цифровая подпись в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 10.01.2001 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Электронное сообщение состоит из текста сообщения и реквизитов, в состав которых входят:

адрес получателя в формате электронной почты;

адрес, по которому отсылается копия сообщения в формате электронной почты;

заголовок сообщения (Тема), который в лаконичной форме определяет содержание сообщения;

служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые автоматически добавляются программой почтового клиента (отметка о прохождении через компьютер; дата и время отправления электронного сообщения; имя отправителя и обратный электронный адрес и др.).

Для создания электронного сообщения адресант с использованием меню выбранной программы почтового клиента формирует команду на создание сообщения, по исполнению которой на мониторе компьютера открывается окно с заготовкой (шаблоном) электронного письма, содержащей поля, подлежащие заполнению.

Поля электронного сообщения заполняются в следующем порядке:

в поле «Кому» указывается электронный адрес получателя информации;

поля «Копия» и «СК (Скрытая копия)» при направлении сообщения в один адрес не заполняются. При передаче сообщения нескольким адресатам в поле «Кому» указывается электронный адрес одного адресата, а электронные адреса остальных указываются в полях «Копия» либо «СК (Скрытая копия)»;

в поле «Тема» дается краткое описание сообщения: указываются фамилия и инициалы получателя, в адрес которого направляется сообщение, а также заголовок сообщения либо ключевая фраза сообщения, если оно направляется в ответ на поручение;

после задания адресата и темы сообщения в поле «Тело сообщения» набирается текст сообщения, в котором указывается: вид направляемого документа и наименование органа (структурного подразделения), которым он создан; дата и регистрационный номер документа; вид документа, послужившего основанием для направления сообщения, и наименование органа (структурного подразделения), которым он создан, а также его дата и регистрационный номер; заголовок документа; инициалы и фамилия исполнителя документа, его контактный телефон. В текст сообщения также могут включаться краткие пояснения или указания к передаваемому документу. Общий объем текста сообщения не должен быть большим, также не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.

Электронное сообщение помимо собственно текста сообщения может иметь вложения — файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио- и видеозаписи и др.). Вложение (прикрепление) файлов в электронное сообщение осуществляется с использованием меню «Вставка» выбранной программы почтового клиента. При передаче в электронном сообщении документа прикрепленный файл должен содержать электронную версию этого документа либо его электронную копию, полученную в результате сканирования документа, оформленного на бумажном носителе.

Прикрепление файлов к электронному сообщению осуществляется с соблюдением следующих правил: в текст сообщения обязательно включается информация (краткое описание) прикрепленных файлов; значительные по объему файлы (более 500 Кбайт) или файлы в количестве более пяти компрессируются с помощью программ архивирования, а в тексте сообщения указывается имя примененной программы компрессии или формат архива (например: ZIP, RAR и т.п.).

… ведения статистики и аналитической работы у каж­дого ведомства свои, что делает крайне трудной, даже невозможной подготовку общих отчётов по обращениям граждан в федеральные органы исполнительной власти. В-четвёртых, при регистрации обращений учитывается в основном их тематическая направленность, но, как правило, не учитывается их вид по со­держанию, поэтому заявления, жалобы, предложения не …

§

3.3.6.5 Служебная переписка

1) Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых Минюстом России (территориальным органом) для обмена информацией о деятельности с другими органами власти, организациями и гражданами.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонный разговор, личная встреча и др.).

В документообороте присутствуют в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты или электросвязи) следующие виды документов деловой переписки:

служебное письмо;

телеграмма;

факсограмма (факс);

телефонограмма;

электронное письмо (электронное сообщение).

2) Служебными письмами оформляются:

доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;

информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Минюст России;

отзывы, поправки и экспертные заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответы на обращения граждан;

ответы на запросы организаций;

инициативные документы по вопросам компетенции Минюста России, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для территориальных органов и учреждений Минюста России;

другие документы по согласованию с Департаментом организации и контроля.

3) Реквизиты служебных писем:

а) Государственный герб Российской Федерации, наименование федерального органа исполнительной власти (Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России), наименование территориального органа, должность лица, подписавшего документ, справочные данные о Минюсте России (территориальном органе) используются при оформлении служебных писем на бланках письма (первый лист экземпляра, направляемого адресату) и на стандартных листах бумаги формата А4 (второй и последующие листы экземпляра, направляемого адресату, а также визовый экземпляр). Для этого используется шрифт Times New Roman № 14 без помарок и исправлений.

Совместное с другими органами государственной власти, организациями служебное письмо оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. В этом случае данные о наименовании федерального органа исполнительной власти (Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России), наименовании территориального органа, должности лица, подписавшего документ, подготовивших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».

б) реквизит адресат служебного письма оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 10 подраздела 3.2.4 Инструкции, и печатается в пределах от центра текстового поля до его правой границы. Первая строка реквизита печатается на уровне первой строки полного наименования — «Министерство юстиции Российской Федерации», содержащегося в реквизитах бланка письма.

Составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа или выравниваются по левому краю. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности получателя печатаются через один межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.

Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем (его заместителем) структурного подразделения Минюста России (территориального органа) и утверждается директором Департамента организации и контроля (начальником территориального органа);

б) дата служебного письма оформляется при его подписании адресантом (уполномоченным должностным лицом Минюста России (территориального органа) — автором письма), арабскими цифрами и проставляется в определенном месте бланка письма. При представлении исполнителем служебного письма в Департамент организации и контроля (ответственному за делопроизводство) для отправки без оформления даты должностным лицом, подписавшим его, реквизит «дата» оформляется Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство);

в) регистрационный номер служебного письма оформляется после его подписания.

Служебные письма в Минюсте России подлежат регистрации с присвоением исходящего регистрационного номера в единой регистрационной базе исходящих документов СЭД. Регистрационный исходящий номер служебного письма формируется автоматически СЭД при завершении заполнения и сохранении регистрационной карточки служебного письма ответственным за делопроизводство структурного подразделения Минюста России. Регистрационный исходящий номер окончательно закрепляется за служебным письмом Департаментом организации и контроля после проверки полноты оформления реквизитов письма, представляемого исполнителем (ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России) для отправки адресату.

Регистрационный исходящий номер служебного письма с подписью Министра или его заместителя после его подписания оформляется Департаментом организации и контроля одновременно с датой и состоит из знака «№», индекса структурного подразделения Минюста России, порядкового номера документа, первых букв имени и фамилии Министра или его заместителя, подписавшего служебное письмо, например:

№ 01/10568-АК,

где:

01 — индекс структурного подразделения Минюста России, которым подготовлено служебное письмо;

10568 — порядковый регистрационный номер в СЭД;

АК — первые буквы имени и фамилии Министра, подписавшего служебное письмо.

Регистрационный исходящий номер служебного письма с подписью руководителя структурного подразделения Минюста России (его заместителя) состоит из двух частей:

индекса структурного подразделения;

порядкового номера.

Например:

13.10.2021 № 05-1067,

где:

05 — индекс департамента;

1067 — порядковый номер, присвоенный служебному письму структурным подразделением Минюста России.

Исходящий регистрационный номер ответа на обращения граждан присваивается структурным подразделением Минюста России.

Например:

№ 06-16-4203/2021,

где:

06-16 — индекс номенклатурного дела в структурном подразделении Минюста России;

4203/2021 — номер, присвоенный обращению при централизованной регистрации в СЭД.

При регистрации исходящего документа с подписью должностных лиц двух и более государственных органов регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи.

г) ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается исполнителем документа в специально отведенном на бланке месте, а также во вводной части текста письма;

д) наименование документа (заголовок к тесту) в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы «о чем?» («о ком?»). При объеме текста до 4-5 строк заголовок к служебному письму может не оформляться.

Заголовок помещается на бланке служебного письма двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизитов бланка и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28-30 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). Точка в конце заголовка не ставится, например:

О подготовке празднования

Дня юриста

О рассмотрении жалобы

Борискина

е) текст служебного письма отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами.

Исполнители служебных писем обязаны формулировать текст в соответствии со следующими критериями: официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации; конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение; использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл; логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки; эмоционально-нейтральный тон изложения.

Все тексты служебных писем, представляемых на подпись Министру, заместителям Министра (только служебные письма в вышестоящие государственные органы, а также тексты служебных писем, подлежащих массовой рассылке (более одного адресата), подлежат обязательному редактированию в Департаменте организации и контроля в порядке, предусмотренном пунктом 5 подраздела 3.3.5 Инструкции.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:

официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

«Уважаемый Матвей Сергеевич!»;

«Уважаемая Антонина Петровна!»;.

«Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!».

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

«Уважаемые коллеги!»;

«Уважаемые господа!»;

«Глубокоуважаемые депутаты!».

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим

причинам используются следующие формулировки обращения:

«Уважаемый гражданин Хохлов!»;

«Уважаемая госпожа Михайлова!».

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:

«Уважаемый господин председатель!»;

«Уважаемый господин директор!»;

«Уважаемый господин секретарь!».

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения

без прилагательного, выражающего уважение:

«Григорий Иванович!»;

«Гражданин Петров!»;

«Граждане!»;

«Коллеги!»;

«Господа!».

Обращение к адресату располагается на два-три межстрочных интервала ниже реквизита «заголовок».

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:

«Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о…»;

«Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с…»;

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются

без обращений; вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

«Ваше письмо от… №… получено»;

«В Минюсте России рассмотрено Ваше письмо от…№…»;

«В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.)»;

обоснование действия:

«В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации…»;

«В связи с… (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)…»;

«На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)…»;

Рефераты:  Конспект "Ненаследственная (модификационная) изменчивость"

«В порядке оказания (содействия, помощи и др.)…»;

«В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)…»;

благодарность:

«Министерство юстиции Российской Федерации благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)…№…»;

«Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников»;

«Заранее благодарим за возможную помощь»;

«Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы»;

просьба:

«Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)…»;

«Убедительно просим (предоставить возможность…, провести экспертизу…, дать заключение…, дать согласие… и др.)…»;

«Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)…»;

сопровождение:

«Направляем копию служебного контракта…»;

«Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)…»;

напоминание:

«Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения…»;

«Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2008»;

предложение:

«Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность начальника протокольного отдела»;

«Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта»;

«Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы»;

основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т. д. При оформлении служебных писем, подлежащих массовой рассылке в территориальные органы Минюста России, содержащих поручения о представлении с использованием информационных систем общего пользования оперативной информации, не требующей документированного подтверждения, в конце текста следует указывать каким структурным подразделением Минюста России будет обобщаться указанная информация, его электронный адрес, а также, что направление документа на бумажном носителе не требуется; заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Минюста России.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Минюста России, например:

«С уважением,…»;

«С неизменным уважением,…»;

«С глубоким уважением,…»;

«С благодарностью и уважением,…»;

«С уважением и пожеланиями успехов в работе,…».

Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например:

«Минюст России рассмотрел», «коллегия решила», «информируем…», «сообщаем…», «просим направить…», «предлагаем рассмотреть…», «полагаем целесообразным» и т.п.

На бланке Министра текст может излагаться от первого лица единственного числа («прошу…», «направляю…», «полагаю необходимым…» и т.п.);

ж) отметка о наличии приложений отделяется от текста служебного письма одним-двумя дополнительными межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется в порядке, установленном пунктом 13 подраздела 3.2.4 Инструкции.

з) визирование служебного письма в структурных подразделениях Минюста России, к компетенции которых оно относится, и курирующими заместителями Министра (служебных писем с подписью Министра) обеспечивается исполнителем и производится в порядке, установленном подпунктом «б» пункта 14 подраздела 3.2.4 Инструкции.

л) реквизит «подпись» оформляется в порядке, установленном пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции, и отделяется от реквизита «отметка о наличии приложений» тремя межстрочными интервалами.

Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через полтора межстрочных интервала.

Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, подписывают Министр или его заместители, курирующие соответствующие направления деятельности.

Служебные письма, подлежащие массовой рассылке в территориальные органы, подписываются только Министром или его заместителями.

Иные служебные письма, направляемые в территориальные органы и учреждения Минюста России, подписывают Министр, его заместители, руководители структурных подразделений Минюста России, начальник отдела по работе с обращениями граждан Департамента организации и контроля (только по первичным обращениям граждан).

Служебные письма на бланке Министра подписывает только Министр. Заместители Министра, в том числе при исполнении ими обязанностей Министра, подписывают служебные письма на соответствующих бланках заместителей Министра, другие должностные лица Минюста России подписывают служебные письма на общем бланке письма Минюста России.

к) реквизит «отметка об исполнителе» оформляется в порядке, установленном пунктом 19 подраздела 3.2.4 Инструкции.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности» в порядке, предусмотренном в пунктах 17 и 24 подраздела 3.2.4 Инструкции соответственно.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией Министра (его заместителя, начальника территориального органа), сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Минюста России (начальниками территориальных органов). Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

4) Телеграмма.

Телеграфные сообщения в Минюсте России используются для передачи только срочной текстовой информации.

Телеграмма оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в 2 экземплярах (оригинал и визовая копия) в следующем порядке:

а) категория телеграммы указывается в правом верхнем углу первого листа, например: «Правительственная» («Срочная»). В случае направления простой телеграммы категория не указывается;

б) перед текстом центровано печатается, как правило, полужирным шрифтом Times New Roman № 14 реквизит «наименование документа» — «ТЕЛЕГРАММА»;

в) после наименования через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля помещается реквизит «адресат» с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов физического лица), улицы, номера дома (и квартиры), названия населенного пункта (село, поселок, город), района, области (края, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

г) текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), без переноса слов, абзацев, исправлений, печатается через 1,5 межстрочных интервала прописными буквами. Текст отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она подлежит разделению оператором связи на части, объем которых не превышает 300 слов, передаваемые как отдельные телеграммы. В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, включается ссылка на его регистрационный номер и дату;

д) подпись отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами и оформляется с указанием полного наименования должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму, в порядке, предусмотренном пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции.

Телеграммы подписывают Министр или его заместители. Телеграммы категории «правительственная» в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 06.02.2006 № 74 «Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий «Президент Российской Федерации», «Председатель правительства Российской Федерации», «высшая правительственная» и «правительственная» передаются в приоритетном порядке» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 7, ст. 785, № 30, ст. 3398; 2007, № 42, ст. 5052; 2008, № 14, ст. 1413, № 23, ст. 2715, № 48, ст. 5604; 2009, № 20, ст. 2469; 2021, № 2, ст. 233, № 12, ст. 1355, № 26, ст. 3363) подписывает Министр;

ж) дата и регистрационный номер телеграммы оформляются после ее подписания должностным лицом Минюста России (адресантом) двумя межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом от левой границы текстового поля. Регистрационный номер телеграммы проставляется под датой без дополнительных межстрочных интервалов также от левой границы текстового поля и включает разделенные дефисом буквенный индекс «НР» (номер), индекс подразделения, подготовившего телеграмму, порядковый номер телеграммы по единой нумерации с начала года, например:

… ведения статистики и аналитической работы у каж­дого ведомства свои, что делает крайне трудной, даже невозможной подготовку общих отчётов по обращениям граждан в федеральные органы исполнительной власти. В-четвёртых, при регистрации обращений учитывается в основном их тематическая направленность, но, как правило, не учитывается их вид по со­держанию, поэтому заявления, жалобы, предложения не …

§

3.3.6.4 Протокол заседания (совещания)

1) Протоколами оформляются решения, принятые на коллегиях Минюста России, совещаниях у Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России, начальников территориальных органов, иных совещаниях в Минюсте России и его территориальных органах (далее — совещания).

2) Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

3) Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

4) Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

«Присутствовали: 25 чел. (список прилагается)».

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За -…, против -…, воздержалось -…».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

5) Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей — их инициалы и фамилии, например:

Присутствовали:

Заместитель Министра юстиции

Российской Федерации Ю.С. Любимов

Заместитель директора Департамента

организации и контроля С.В. Белоусов

Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно шрифтом Times New Roman № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

6) Протокол совещания оформляет секретарь совещания (ответственный за проведение совещания гражданский служащий (работник)) на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman № 14 в трехдневный срок со дня проведения совещания.

Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование федерального органа исполнительной власти («Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

наименование территориального органа (если протокол составляется в территориальном органе);

вид документа — ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом Times New Roman № 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него сплошной линией и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

7) Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

8) Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Минюсте России или его территориальном органе.

9) Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который в установленном порядке подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения Минюста России (территориального органа), готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Департамента организации и контроля (территориального органа).

… ведения статистики и аналитической работы у каж­дого ведомства свои, что делает крайне трудной, даже невозможной подготовку общих отчётов по обращениям граждан в федеральные органы исполнительной власти. В-четвёртых, при регистрации обращений учитывается в основном их тематическая направленность, но, как правило, не учитывается их вид по со­держанию, поэтому заявления, жалобы, предложения не …

§

3.3.6 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.3.6.1 Состав документов Минюста России и его территориальных органов

В деятельности Минюста России и его территориальных органов создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, решения коллегии Минюста России, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Минюста России, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Минюста России, его территориальных органов с их контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Минюста России и его территориальных органов создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

3.3.6.2 Приказ (распоряжение)

1) Решения Минюста России, которые носят нормативный правовой характер, оформляются приказами Минюста России в порядке, установленном настоящей Инструкцией для нормативных правовых актов Минюста России.

Оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы деятельности Минюста России и его территориальных органов оформляются приказами и распоряжениями.

Приказы (распоряжения) Минюста России (территориального органа), не являющиеся нормативными правовыми актами могут быть по основной деятельности и по личному составу.

Не допускается совмещение в одном документе приказа (распоряжения) по основной деятельности с приказом по личному составу.

2) Приказы (распоряжения) Минюста России, не являющиеся нормативными правовыми актами, подготавливаются, оформляются, согласовываются, представляются на подпись, доводятся до исполнителей, в том же порядке, что и нормативные правовые акты Минюста России, за исключением следующих особенностей:

а) если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный акт или отдельные его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый акт (пункт акта) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Отменить….».

б) проекты приказов по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках гражданских служащих и др.) оформляются только Департаментом государственной службы и кадров по представлениям структурных подразделений Минюста России, федеральных служб и согласовываются со следующими должностными лицами:

1) директором Департамента государственной службы и кадров;

2) директором Департамента управления делами (проекты приказов (распоряжений), связанные с использованием финансовых и материально-технических средств);

3) руководителем структурного подразделения Минюста России, подготовившего представление;

4) с курирующим Департамент государственной службы и кадров заместителем Министра (для приказов (распоряжений) с подписью Министра).

Проекты приказов (распоряжений) по личному составу представляются на подпись Министру (заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей) директором Департамента государственной службы и кадров;

в) проекты приказов Минюста России о командировании гражданских служащих за пределы территории Российской Федерации оформляются только Департаментом международного права и сотрудничества и согласовываются со следующими должностными лицами:

1) директором Департамента международного права и сотрудничества;

2) директором Департамента управления делами;

3) директором Департамента организации и контроля;

4) с курирующим Департамент международного права и сотрудничества заместителем Министра.

Проекты приказов о командировании гражданских служащих за пределы территории Российской Федерации представляются на подпись Министру директором Департамента международного права и сотрудничества;

г) проекты распоряжений о командировании гражданских служащих Минюста России на территории Российской Федерации и командировочные удостоверения оформляются Департаментом государственной службы и кадров в следующем порядке:

при плановом командировании (в соответствии с утвержденным планом командировок на соответствующий год) – в соответствии с резолюциями Министра (заместителя Министра, курирующего Департамент государственной службы и кадров) на основании служебных записок заместителей Министра (руководителей структурных подразделений Минюста России), завизированных директором Департамента управления делами;

при внеплановом командировании — в соответствии с резолюциями Министра на адресованных ему служебных записках заместителей Министра (руководителей структурных подразделений Минюста России), завизированных директором Департамента управления делами.

Проекты распоряжений о командировании представляются на подпись Министру (заместителю Министра, курирующему Департамент государственной службы и кадров) директором Департамента государственной службы и кадров в зависимости от должностей, замещаемых гражданскими служащими в Минюсте России.

Не допускается приказ (распоряжение) по основной деятельности о проведении проверок территориальных органов и учреждений Минюста России, а также федеральных служб совмещать в одном документе с распоряжением по личному составу о командировании гражданских служащих, включенных в состав проверяющей комиссии;

д) проекты распоряжений Минюста России о нежелательности пребывания (проживания) в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства, подлежащего освобождению из мест лишения свободы, перед представлением на подпись заместителю Министра (в соответствии с распределением обязанностей) визируются руководителем структурного подразделения Минюста России, подготовившего проект распоряжения, и директором Департамента организации и контроля.

Проекты распоряжений представляются на подпись заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей руководителем структурного подразделения Минюста России, подготовившего проекты;

е) проекты распоряжений Минюста России, подготавливаемых по вопросам деятельности некоммерческих организаций (о государственной регистрации символики, об отказе в государственной регистрации символики и т.п.) перед представлением на подпись заместителю Министра (в соответствии с распределением обязанностей) визируются директорами Департамента по делам некоммерческих организаций и Департамента организации и контроля.

Проекты распоряжений представляются на подпись заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей директором Департамента по делам некоммерческих организаций;

ж) проекты распоряжений Минюста России об аккредитации в качестве независимых экспертов юридических и физических лиц перед представлением на подпись заместителю Министра (в соответствии с распределением обязанностей) визируются директорами Департамента конституционного законодательства и Департамента организации и контроля.

Проекты распоряжений представляются на подпись заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей директором Департамента конституционного законодательства.

з) проекты приказов Минюста России о предоставлении гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения перед представление на подпись Министру визируются директорами Департамента управления делами, Департамента организации и контроля, заместителями Министра, курирующими указанные департаменты;

и) предложения (представления) по подготовке проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности и личному составу, подготовленные федеральными службами, направляются в Минюст России с сопроводительными письмами с подписями директоров соответствующих федеральных служб и приложением текстов предложений (представлений) в электронном виде. Затем с поручением Министра (заместителя Министра) указанные предложения передаются на рассмотрение в Департамент нормативно-правового регулирования, анализа и контроля в сфере исполнения наказаний или Департамент по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой в соответствии с их компетенцией. Предложения по приказам (распоряжениям) по личному составу направляются в Департамент государственной службы и кадров.

Департамент нормативно-правового регулирования, анализа и контроля в сфере исполнения наказаний, Департамент по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой, Департамент государственной службы и кадров, с участием специалистов федеральных служб рассматривают их предложения, определяют исполнителей проектов приказов (распоряжений), оформляют и осуществляют согласование приказов (распоряжений) в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

Приказы (распоряжения), инициированные федеральными службами согласовываются с их директорами или заместителями, исполняющими обязанности директоров, затем представляются на подпись:

1) Министру:

приказы (распоряжения) по основной деятельности – заместителями Министра, курирующими Департамент нормативно-правового регулирования, анализа и контроля в сфере исполнения наказаний и Департамент по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой;

приказы (распоряжения) по личному составу — директором Департамента государственной службы и кадров;

2) заместителям Министра в соответствии с распределением обязанностей:

приказы (распоряжения) по основной деятельности – руководителями структурных подразделений Минюста России в соответствии с их компетенцией;

приказы (распоряжения) по личному составу — директором Департамента государственной службы и кадров.

к) подписанный приказ (распоряжение) по основной деятельности, а также приказы о командировании гражданских служащих за пределы территории Российской Федерации поступают для регистрации, тиражирования и рассылки исполнителям в Департамент организации и контроля, а приказ (распоряжение) по личному составу — в Департамент государственной службы и кадров;

л) приказы (распоряжения) по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно. При этом регистрация приказов (распоряжений) по личному составу осуществляется с добавлением к регистрационному номеру приказа буквенного индекса, например:

«№ 690-к».

3.3.6.3 Грифом утверждения без издания приказа (распоряжения) может придаваться юридическая сила следующим документам:

1) планы, графики работы, повестки заседаний коллегии, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов, методические рекомендации по направлениям деятельности (утверждаются Министром, его заместителем в соответствии с распределением обязанностей, начальником территориального органа);

2) должностные регламенты гражданских служащих (утверждаются представителем нанимателя (Министром) либо лицом, которое в установленном порядке наделено полномочиями представителя нанимателя (заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей, начальник территориального органа);

3) финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных

средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются Министром, заместителем Министра, курирующим Департамент управления делами, в пределах полномочий – начальником территориального органа);

4) архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др. (утверждаются заместителем Министра, возглавляющим Центральную экспертную комиссию Минюста России);

5) планы работы структурных подразделений Минюста России (утверждаются заместителями Министра, курирующими соответствующие структурные подразделения); планы работы структурных подразделений территориального органа – начальником территориального органа);

6) положения об отделах в составе структурного подразделения Минюста России (утверждаются руководителем этого подразделения); положения о структурных подразделениях территориального органа – начальником территориального органа);

7) распределение обязанностей между заместителями руководителя структурного подразделения Минюста России (начальника территориального органа) (утверждается руководителем этого подразделения (начальником территориального органа);

8) иные документы, подготовленные по согласованию с Департаментом организации и контроля (утверждаются Министром, его заместителями).

Документы, которым юридическая сила придается грифом утверждения без издания приказа, оформляются на общем бланке Минюста России (общем бланке территориального органа) (кроме установленных форм финансовых, кадровых и архивных документов и документов с альбомным расположением текста).

Гриф утверждения оформляется по правилам, предусмотренным пунктом 16 подраздела 3.2.4 настоящей Инструкции, в правом верхнем углу общего бланка.

Личная подпись должностного лица Минюста России или его территориального органа в грифе утверждения (при необходимости) заверяется в оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации по правилам, установленным в пункте 17 подраздела 3.2.4 Инструкции.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.

Первый лист документа с альбомным и иным нестандартным расположением текста оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, в верхнем левом углу которого помещается оттиск углового мастичного штампа Минюста России (территориального органа).

Документы, которым юридическая сила придается без издания приказа грифом утверждения Министра, редактируются в Департаменте организации и контроля и согласовываются в том же порядке, что и приказы (визы согласования помещаются на обороте последнего листа документа), регистрируются в соответствующем структурном подразделении Минюста России (кроме нерегистрируемых специальных форм финансово-хозяйственных и архивных документов) в отдельном журнале с проставлением в угловом штампе даты и регистрационного номера.

Зарегистрированные документы, за исключением методических рекомендаций по направлениям деятельности, помещаются в соответствующие номенклатурные дела структурных подразделений Минюста России — исполнителей документов. Подлинные экземпляры методических рекомендаций по направлениям деятельности, передаются на хранение в Департамент организации и контроля.

… ведения статистики и аналитической работы у каж­дого ведомства свои, что делает крайне трудной, даже невозможной подготовку общих отчётов по обращениям граждан в федеральные органы исполнительной власти. В-четвёртых, при регистрации обращений учитывается в основном их тематическая направленность, но, как правило, не учитывается их вид по со­держанию, поэтому заявления, жалобы, предложения не …

§

1. Утвердить Правила…» (правила не утверждаются, а дается поручение кому-то их утвердить)

может использоваться конструкция:

«…в соответствии с перечисленными поручениями:

1. Утверждаю Правила…».

В отдельных нормативных правовых актах констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются.

В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний в дательном или родительном падеже – структурные подразделения, территориальные органы, учреждения Минюста России, федеральные службы, или их руководители (фамилия, инициалы указываются в скобках в именительном падеже или без скобок — в дательном или родительном падеже, когда предписание адресовано конкретному руководителю), затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения) и могут устанавливаться сроки исполнения. Не допускается разрыв фамилий и инициалов руководителей — адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.

Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на абзацы.

Не допускается размещение в распорядительной части текста нормативного правового акта таблиц, списков комиссий, рабочих групп, других перечислений более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематически разделенные приложения к нормативному правовому акту, юридически связанные с распорядительной частью текста.

В последнем пункте как правило, указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения), которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний нормативного правового акта в соответствующей сфере деятельности Минюста России и не может быть одним из этих адресатов.

В конкретных случаях контроль за исполнением нормативного правового акта может возлагаться на Министра со следующей формулировкой последнего пункта: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

В текст нормативного правового акта не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Структурные подразделения Минюста России (должностные лица), до сведения которых доводится нормативный правовой акт, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом нормативного правового акта.

В нормативном правовом акте, изданном с целью изменения или отмены действующих нормативных правовых актов, в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого или отменяемого нормативного правового акта, номер и дата государственной регистрации нормативного правового акта в Минюсте России и (или) номера отдельных пунктов (абзацев, страниц) распорядительной части текста или приложения к нормативному правовому акту.

Заголовок нормативного правового акта, изданного с целью изменения или отмены действующих нормативных правовых актов, включает в себя только номер и дату отменяемого или изменяемого акта, например:

«О внесении изменений в приказ Минюста России от 27 января 2021 № 8».

В случае, если отменяемых или изменяемых нормативных правовых актов несколько, заголовок может быть сформулирован обобщенно:

«О внесении изменений в некоторые приказы Минюста России»

Отмена нормативного правового акта или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к нормативному правовому акту обозначается формулировкой «Признать утратившим силу…».

Нормативный правовой акт может применяться с его даты, если в тексте документа не указан другой срок;

и) приложения в нормативном правовом акте допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Например: «Утвердить прилагаемый Регламент Министерства юстиции Российской Федерации»; «Внести изменения в приказ Минюста России от 25 мая 2006 г. № 543 «Об утверждении Плана законопроектной деятельности Минюста России» согласно приложению». Несколько приложений нумеруются с указанием знака «№», например:

«1. Утвердить:

категории должностных лиц Минюста России и его территориальных органов, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (приложение № 1);

порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям (приложение № 2);

порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения (приложение № 3)».

На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» со знаком «№» (при наличии нескольких приложений), затем наименование распорядительного документа, сокращенное наименование Минюста России, дата нормативного правового акта и его регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к приказу Минюста России

от 14.07.2021. № 132

При утверждении нормативным правовым актом только одного приложения слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» может быть заменено на слово «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН, в зависимости от рода и числа, с видом утверждаемого приложения), например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Минюста России

от 14.07.2021 № 132

Приложения визирует руководитель структурного подразделения Минюста России, подготовившего проект нормативного правового акта. Виза ставится на обороте последнего листа приложения.

При оформлении приложения к проекту нормативного правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы приложения должны быть пронумерованы. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно;

к) исполнитель указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона и ставит личную подпись внизу оборотной стороны последнего листа нормативного правового акта;

л) надпись, удостоверяющая копию нормативного правового акта, осуществляется в следующем виде:

Верно

Старший специалист 1 разряда

отдела документационного

обеспечения Подпись  З.В. Андреева

01.11.2021Оттиск печати

19) Для решения вопроса о необходимости государственной регистрации нормативного правового акта структурное подразделение Минюста России, ответственное за его подготовку и согласование, до подписания проекта нормативного правового акта Министром направляет оригинал и копию проекта нормативного правового акта на рассмотрение в Департамент регистрации ведомственных нормативных правовых актов.

Копии проектов нормативных правовых актов должны быть четкими для прочтения, текст должен располагаться на листе без оборота и без уменьшения масштаба.

В случае если Департамент регистрации ведомственных нормативных правовых актов по итогам рассмотрения придет к выводу, что акт после подписания (утверждения) необходимо признать не нуждающимся в государственной регистрации в порядке, установленном Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, он в письменной форме информирует о своей позиции структурное подразделение Минюста России, ответственное за подготовку и согласование проекта нормативного правового акта, и Департамент организации и контроля.

После визирования проекта нормативного правового акта директором Департамента регистрации ведомственных нормативных правовых актов каждый лист проекта (включая приложения) проштамповывается штампом «Подлежит госрегистрации» (если проект нормативного правового акта нуждается в государственной регистрации в Минюсте России) или штампом «Не нуждается в госрегистрации». На каждый оттиск штампа помещается подпись директора Департамента регистрации ведомственных нормативных правовых актов и дата постановки штампа.

20) После визирования проекта нормативного правового акта в Департаменте регистрации ведомственных нормативных правовых актов, но до начала визирования заместителями Министра, проект нормативного правового акта передается на рассмотрение в Департамент организации и контроля, где рассматривается правовым отделом.

При отсутствии замечаний каждый лист проекта (включая приложения) проштамповывается штампом «Департамент организации и контроля». На каждый оттиск штампа помещается подпись начальника правового отдела Департамента организации и контроля и дата постановки штампа.

После этого проект нормативного правового акта возвращается в структурное подразделение Минюста России, ответственное за его подготовку и согласование, для проведения визирования у заместителей Министра.

21) По окончании визирования проекта нормативного правового акта заместителями Министра проекты нормативных правовых актов Минюста России, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающих правовой статус организаций, имеющих межведомственный характер передаются в Департамент конституционного законодательства для проведения антикоррупционной экспертизы в соответствии с утвержденными Правительством Российской Федерации правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов.

22) Перед представлением проекта нормативного правового акта на подпись Министру он с приложением заключения антикоррупционной экспертизы (в случае, если её проведение было обязательным) направляется в Департамент организации и контроля для размещения на официальном сайте Минюста России в целях обеспечения условий для проведения независимой антикоррупционной экспертизы.

В сопроводительном письме указывается срок нахождения проекта на сайте и адрес электронной почты структурного подразделения Минюста России, разработавшего проект нормативного правового акта.

К сопроводительному письму прилагается докладная записка руководителя структурного подразделения Минюста России, разработавшего проект нормативного правового акта, на имя Министра, с просьбой разрешить размещение на официальном сайте Минюста России соответствующий проект нормативного правового акта, содержащая положительную резолюцию Министра.

Электронная версия проекта нормативного правового акта, который необходимо разместить на официальном сайте Минюста России, направляется на адрес внутренней электронной почты Департамента организации и контроля.

23) Подписанные Министром нормативные правовые акты Минюста России, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации, опубликованию в установленном порядке, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

Представление на государственную регистрацию нормативного правового акта осуществляется Департаментом организации и контроля с приложением подписанной директором Департамента организации и контроля справки о сроках размещения его на официальном сайте Минюста России в целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы, а также заключения антикоррупционной экспертизы, проведенной Департаментом конституционного законодательства.

Представление на государственную регистрацию межведомственного нормативного правового акта осуществляется Департаментом организации и контроля, если Минюст России указан первым в числе органов, подписавших (утвердивших) акт.

В случае признания в установленном порядке акта Минюста России не нуждающимся в государственной регистрации Департамент регистрации ведомственных нормативных правовых актов направляет соответствующее заключение в Департамент организации и контроля, который обеспечивает опубликование указанного акта в Бюллетене Министерства юстиции Российской Федерации с одновременным размещением его на официальном сайте Минюста России в сети Интернет в специальном разделе «Приказы и распоряжения Минюста России по основной деятельности, признанные не нуждающимися в государственной регистрации».

24) Подвергнутый государственной регистрации нормативный правовой акт Минюста России возвращается Департаментом регистрации ведомственных нормативных правовых актов в Департамент организации и контроля для тиражирования и рассылки.

25) Нормативный правовой акт Минюста России действует до его отмены либо утраты силы в установленном порядке. При необходимости может быть указано, на какой период издается акт.

… ведения статистики и аналитической работы у каж­дого ведомства свои, что делает крайне трудной, даже невозможной подготовку общих отчётов по обращениям граждан в федеральные органы исполнительной власти. В-четвёртых, при регистрации обращений учитывается в основном их тематическая направленность, но, как правило, не учитывается их вид по со­держанию, поэтому заявления, жалобы, предложения не …

§

3.3.5 Подготовка проектов нормативных правовых актов Минюста России

1) Нормативные правовые акты Минюста России издаются на основе и во исполнение законодательных актов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Минюста России в пределах установленной компетенции[18].

Нормативные правовые акты издаются Минюстом России в виде приказов или в ином установленном законодательством Российской Федерации виде в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.

Оформление нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Структурные подразделения Минюста России и его территориальные органы не вправе издавать нормативные правовые акты.

2) Решение о необходимости и (или) целесообразности разработки проекта нормативного правового акта Минюста России принимается Министром и оформляется либо письменным поручением (в том числе в форме резолюции, протокола проведенного у Министра совещания) либо устным указанием заместителям Министра, руководителям структурных подразделений Минюста России.

В случае, если инициатива разработки проекта нормативного правового акта исходит от заместителя Министра или руководителя структурного подразделения Минюста России, указанные должностные лица готовят на имя Министра докладную записку, в которой со ссылкой на статьи, части, пункты, подпункты и т.п. законодательных актов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, актов Минюста России обосновывают перед Министром необходимость и (или) целесообразность разработки нормативного правового акта.

Перед докладом Министру докладная записка визируется всеми руководителями структурных подразделений Минюста России, чья компетенция затрагивается предлагаемым к разработке проектом нормативного правового акта, или курирующими эти структурные подразделения заместителями Министра.

3) Ответственным за подготовку и согласование проекта нормативного правового акта является структурное подразделение Минюста России, определенное в качестве головного исполнителя (указанное в поручении первым или обозначенное словом «созыв» («ответственный»), которое при необходимости вправе привлекать в установленном порядке к подготовке проекта нормативного правового акта специалистов научных и иных организаций.

Для исполнения поручения Министра о разработке нормативного правового акта руководителем (его заместителем, начальником отдела) структурного подразделения Минюста России – головного исполнителя назначается исполнитель поручения из числа гражданских служащих Минюста России. При этом руководитель (его заместитель, начальник отдела) структурного подразделения Минюста России обязан сформулировать исполнителю четкое и конкретное задание, а также определить срок представления проекта нормативного правового акта.

Срок подготовки проекта нормативного правового акта Минюста России не должен превышать одного месяца, за исключением случаев, когда законодательным актом, актом Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, поручением Министра установлен иной срок.

Для подготовки наиболее сложных проектов нормативных правовых актов Минюста России могут создаваться рабочие группы из числа гражданских служащих Минюста России.

В целях подготовки проектов совместных нормативных правовых актов по согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти могут создаваться межведомственные рабочие группы.

4) Проект нормативного правового акта должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, компетенции Минюста России, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. Содержащиеся в проекте поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов (распоряжений) Минюста России.

К проекту нормативного правового акта должна прилагаться пояснительная записка, в которой со ссылкой на статьи, части, пункты, подпункты и т.п. законодательных актов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, актов Минюста России обосновывается необходимость и (или) целесообразность разработки нормативного правового акта.

Если при подготовке проекта нормативного правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений в ранее изданные акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, а также если в нормативный правовой акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют его чтение и применение, то в целях упорядочения разрабатывается новый единый документ. В проект такого нормативного правового акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания.

5) В завершении этапа разработки проект нормативного правового акта Минюста России подвергается обязательному редактированию в Департаменте организации и контроля.

Проект нормативного правового акта представляется на редактирование в Департамент организации и контроля только полномочным обсуждать и вносить поправки в текст исполнителем с его визой. Редактор карандашом отмечает погрешности в тексте проекта нормативного правового акта и вправе требовать от исполнителя исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, несоответствия положениям нормативных правовых актов в сфере управления и делопроизводства.

После устранения всех выявленных недостатков на оборотной стороне каждого листа (в нижнем правом углу) отредактированного проекта нормативного правового акта (включая приложения) помещаются оттиск штампа редактора «Редактор-корректор, фамилия, инициалы» и его подпись.

Не допускается представление на подпись Министру проектов нормативных правовых актов без штампа и подписи редактора.

6) Отредактированный в Департаменте организации и контроля проект нормативного правового акта согласовывается следующими должностными лицами:

а) руководителем структурного подразделения Минюста России, ответственного за оформление и согласование проекта нормативного правового акта;

б) руководителями структурных подразделений Минюста России, деятельности которых он касается или которым в проекте нормативного правового акта даются поручения;

в) директором Департамента регистрации ведомственных нормативных правовых актов;

г) всеми заместителями Министра.

д) директором Департамента организации и контроля.

7) Согласование проекта нормативного правового акта в структурных подразделениях Минюста России осуществляется в срок до 10 дней со дня его поступления и оформляется визами руководителей этих структурных подразделений.

При этом Министром и (или) его заместителями могут быть установлены иные сроки согласования проекта нормативного правового акта.

В случае, если проект нормативного правового акта не завизирован руководителем согласующего структурного подразделения Минюста России в установленный срок и при этом отсутствует письменный ответ этого структурного подразделения, в котором разъясняются причины отказа от визирования, проект нормативного правового акта считается согласованным этим структурным подразделением Минюста России без замечаний.

Согласование проектов нормативных правовых актов заместителями Министра также оформляется визами.

8) При внесении на стадии согласования в проект нормативного правового акта изменений принципиального характера он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

9) Заместители Министра (в соответствии с распределением обязанностей) и руководители структурных подразделений Минюста России обеспечивают согласование проектов нормативных правовых актов, в том числе путем проведения согласительных совещаний.

Для рассмотрения неурегулированных разногласий по проекту нормативного правового акта, учета мнений заинтересованных сторон и достижения компромисса структурное подразделение Минюста России, ответственное за согласование, организует совещание, решение которого оформляется протоколом, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту нормативного правового акта при его представлении на подпись Министру, который принимает окончательное решение по урегулированию разногласий, подписывает нормативный правовой акт.

10) В случае если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти, он подлежит согласованию с федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими нормативно-правовое регулирование в соответствующей сфере деятельности, либо издается совместный акт.

Рефераты:  Организационное поведение - курсовая | Отчет по практике - бесплатно

11) При наличии неурегулированных разногласий по проектам нормативных правовых актов заместитель Министра (в соответствии с распределением обязанностей) или руководитель структурного подразделения Минюста России, ответственного за его подготовку и согласование, докладывает о них Министру и действует в соответствии с его указаниями.

12) К разработке проекта нормативного правового акта в сфере деятельности федеральных служб могут привлекаться специалисты этих служб (по согласованию с директорами федеральных служб).

Разработанный проект нормативного правового акта направляется в федеральные службы на заключение структурным подразделением Минюста России, ответственным за подготовку и согласование проекта нормативного правового акта.

13) Заключения на проекты нормативных правовых актов Минюста России, относящиеся к сферам деятельности федеральных служб, подписывают директора (заместители директоров) федеральных служб и представляют в структурное подразделение Минюста России, ответственное за подготовку и согласование проекта нормативного правового акта, Департамент нормативно-правового регулирования, анализа и контроля в сфере исполнения наказаний или Департамент по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой, как правило, в 5-дневный срок с даты поступления проектов. По письменной договоренности между соответствующими руководителями может быть установлен иной срок подготовки заключений, который для наиболее объемных и сложных проектов не может превышать 30 дней.

14) В случае представления федеральной службой замечаний и отрицательного заключения по проекту нормативного правового акта Министр или заместитель Министра (в соответствии с распределением обязанностей) проводит совещание с участием директора федеральной службы и принимает решение, которое оформляется протоколом.

15) По итогам анализа поступившего заключения Министр подписывает нормативный правовой акт или дает поручение о его доработке.

16) Проекты нормативных правовых актов, подготовленные федеральными службами, подлежат согласованию с Минюстом России в установленном порядке.

17) Обязательные реквизиты нормативных правовых актов Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

вид документа;

дата;

регистрационный номер;

место составления (издания) нормативного правового акта;

наименование нормативного правового акта (заголовок к тексту);

подпись должностного лица;

визы.

а) Государственный герб Российской Федерации, наименование федерального органа исполнительной власти (Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России), вид документа (приказ).

Совместные нормативные правовые акты Минюста России и других федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4.

При оформлении совместного нормативного правового акта:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа — приказ — располагается центрованным образом;

б) дата нормативного правового акта, как правило, совпадает с датой подписания и оформляется Департаментом организации и контроля при регистрации. Нормативные правовые акты, изданные совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации (подписания) нормативного правового акта.

Дата нормативного правового акта оформляется словесно-цифровым способом, например: 14 июля 2021 г.

В заголовках, текстах и приложениях нормативных правовых актов дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 14.07.2021.

В заголовках, текстах и приложениях нормативных правовых актов допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

В тексте не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку;

в) регистрационный номер нормативного правового акта состоит из знака «№» и его порядкового номера.

В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.

Регистрационный номер совместного с другими федеральными органами исполнительной власти нормативного правового акта состоит из регистрационных номеров каждого органа, расположенных в порядке их перечисления последовательно через косую черту;

г) место составления (издания) нормативного правового акта Минюста России или с участием Минюста России – город Москва;

д) наименование нормативного правового акта (заголовок к тексту) отвечает на вопросы «о чем?» («о ком?»), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.

Шрифт заголовка — полужирный Times New Roman № 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по центру текста, например:

Об утверждении Регламента Министерства юстиции

Российской Федерации

е) в состав реквизита «подпись должностного лица» входят сокращенное наименование должности — Министр, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем, например:

Министр Подпись А.В. Коновалов

Если Министр отсутствует, то нормативный правовой акт подписывает заместитель Министра, исполняющий его обязанности на основании соответствующего приказа Минюста России.

При этом к должности Министра добавляется сокращение «И.о.» (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия заместителя Министра, подписавшего приказ (распоряжение), например:

И.о. Министра Подпись А.В. Федоров

При подписании совместного с другими федеральными органами исполнительной власти нормативного правового акта несколькими министрами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, предусмотренной структурой федеральных органов исполнительной власти, утвержденной указом Президента Российской Федерации, например:

Министр внутренних дел Министр юстиции

Российской Федерации Российской Федерации

Подпись Р.Г. Нургалиев Подпись А.В. Коновалов

Не допускаются подписи с предлогом «за» или косой чертой перед наименованием должности.

Внесение изменений в нормативный правовой акт после его подписания допускается только путем издания нового нормативного правового акта, предусматривающего внесение соответствующих изменений;

ж) виза внутреннего согласования нормативного правового акта помещается на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра в верхней части листа и включает личную подпись согласующего, фамилию и инициалы, дату согласования арабскими цифрами. В случае совпадения в одном лице гражданского служащего, визирующего нормативный правовой акт, и исполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой, а равнозначные должности – по алфавиту, например:

Федоров А.В.ПодписьДата
Алханов А.Д.ПодписьДата
Костенников Д.В.ПодписьДата
Лихачев В.Н.ПодписьДата
Смирнов А.А.ПодписьДата
Аристов Д.В.ПодписьДата
Шутков С.В.ПодписьДата

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту нормативного правового акта оформляются на отдельном листе. При этом реквизит «виза» дополняется словами «с прилагаемыми замечаниями», помещаемыми перед личной подписью визирующего.

Оформление виз совместного с другими федеральными органами исполнительной власти проекта нормативного правового акта осуществляется на отдельном для каждого органа листе согласования.

Виза внешнего согласования (с иными органами) приложения к нормативному правовому акту оформляется грифом «СОГЛАСОВАНО» с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа), личной подписью, ее расшифровкой (фамилия, инициалы) и датой согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра экономического

развития и торговли Российской Федерации

Подпись Петров П.П.

01.11.2021

Согласование, оформляемое письмом, протоколом или другим документом, осуществляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания рабочей группы

от 10.01.2007 № 15

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» в левом нижнем поле документа;

18) текст нормативного правового акта печатается шрифтом Times New Roman № 14 без помарок и исправлений на бланках установленной формы и на стандартных листах бумаги формата А4. Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.

Текст нормативного правового акта отделяется от заголовка двумя, тремя межстрочными интервалами, печатается через полтора интервала и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текста.

Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.

В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания документа, раскрываются цели, механизм реализации и ожидаемый результат управленческих решений. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками: «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях» и т.п.

Не допускается замена содержательной констатирующей части краткими формулами-отписками: «В связи с производственной необходимостью»; «В целях совершенствования деятельности» и т.п.

В констатирующей части нормативного правового акта, издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительном падеже, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть нормативных правовых актов завершается распорядительными словами: «приказываю:», которые печатаются вразрядку строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие. Предписания в пунктах приказа должны согласовываться в падеже с распорядительным словом «приказываю:» — кому? (дательный падеж). В совместном с другими федеральными органами исполнительной власти нормативном правовом акте распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: «приказываем:».

При невозможности юридического согласования распорядительного слова с предписаниями пунктов нормативного правового акта допускается исключение распорядительного слова из текста. В этом случае констатирующая часть нормативного правового акта заканчивается двоеточием, а предписания каждого пункта излагаются от первого лица единственного числа, например, вместо конструкции текста:

«…в соответствии с перечисленными поручениями приказываю:

… ведения статистики и аналитической работы у каж­дого ведомства свои, что делает крайне трудной, даже невозможной подготовку общих отчётов по обращениям граждан в федеральные органы исполнительной власти. В-четвёртых, при регистрации обращений учитывается в основном их тематическая направленность, но, как правило, не учитывается их вид по со­держанию, поэтому заявления, жалобы, предложения не …

§

3.3.3 Порядок оформления проектов актов Президента Российской Федерации.

1) Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации.

2) Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги A4 шрифтом Times New Roman № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3) Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт[17].

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается в разрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются Министром.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к Указу Президента

Российской Федерации

от №

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 — 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер, например:

УТВЕРЖДЕНО

Указом Президента

Российской Федерации

от №

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

4) Проекты актов Президента Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин).

Образцы оформления проектов актов Президента Российской Федерации (указа и распоряжения) приведены в приложении № 23.

3.3.4.Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации.

Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом Times New Roman № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

1) наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации;

2) дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта;

3) номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например, № 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например, № 153-р;

4) место издания — отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом;

5) заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится;

6) текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка;

7) подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля;

8) приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

9) визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

10) если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6)».

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения законодательного акта или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий законодательный акт или акт Президента Российской Федерации.

В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин).

… ведения статистики и аналитической работы у каж­дого ведомства свои, что делает крайне трудной, даже невозможной подготовку общих отчётов по обращениям граждан в федеральные органы исполнительной власти. В-четвёртых, при регистрации обращений учитывается в основном их тематическая направленность, но, как правило, не учитывается их вид по со­держанию, поэтому заявления, жалобы, предложения не …

§

3.3.2 Порядок оформления законопроектов.

1) Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом Times New Roman № 15 на стандартных листах бумаги формата A4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт[16] от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

2) Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта № 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в законодательные акты

Российской Федерации об административных правонарушениях

в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855

Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей

в бюджет и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

РАЗДЕЛ I

ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

4) Оформление пояснительной записки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом Times New Roman № 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа — печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту Федерального закона «О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Образец приведен в приложении № 22.

… ведения статистики и аналитической работы у каж­дого ведомства свои, что делает крайне трудной, даже невозможной подготовку общих отчётов по обращениям граждан в федеральные органы исполнительной власти. В-четвёртых, при регистрации обращений учитывается в основном их тематическая направленность, но, как правило, не учитывается их вид по со­держанию, поэтому заявления, жалобы, предложения не …

§

3.3 Подготовка и оформление проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

3.3.1 Порядок подготовки проектов законодательных актов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации

1) Минюст России в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты федеральных конституционных законов и федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации[14] во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также в инициативном порядке.

2) Организация подготовки проектов актов возлагается на руководителей структурных подразделений Минюста России в соответствии с их компетенцией.

Контроль за указанной деятельностью осуществляется заместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделение Минюста России, и Департаментом организации и контроля.

3) Если проекты актов содержат поручения, в них должен быть указан срок их исполнения.

В случае упоминания в проекте акта какой-либо организации (за исключением органов государственной власти и органов местного самоуправления) в Правительство Российской Федерации вместе с проектом акта и иными документами, предусмотренными Регламентом Правительства Российской Федерации, представляются также заверенные нотариально или федеральным органом исполнительной власти, вносящим проект акта, копии учредительных документов этой организации.

Проекты актов, подготовленные во исполнение решения Правительственной комиссии по проведению административной реформы, вносятся в Правительство Российской Федерации в порядке и сроки, которые установлены решением указанной Комиссии.

4) Проекты актов по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также по вопросам, касающимся полномочий, осуществляемых органами государственной власти субъектов Российской Федерации по предметам ведения Российской Федерации за счет субвенций из федерального бюджета, подготавливаются в структурных подразделениях Минюста России, визируются их руководителями и направляются заместителями Министра (в соответствии с распределением обязанностей) в органы государственной власти субъектов Российской Федерации до их внесения в Правительство Российской Федерации. Поступившие в Минюст России предложения органов государственной власти субъектов Российской Федерации по указанным проектам направляются на рассмотрение в Правительство Российской Федерации вместе с проектом акта.

5) Проекты актов (за исключением проектов распоряжений Правительства Российской Федерации об отмене или о приостановлении действия нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти) до их внесения в Правительство Российской Федерации подлежат обязательному согласованию в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации:

с федеральными министрами (их заместителями) — по вопросам, отнесенным к сферам деятельности соответствующих министерств и к сферам деятельности находящихся в их ведении иных федеральных органов исполнительной власти;

с руководителями иных федеральных органов исполнительной власти (их заместителями), руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство, — по вопросам, отнесенным к сферам деятельности этих органов;

при необходимости — с другими государственными органами и иными организациями. Состав органов и организаций, с которыми требуются дополнительные согласования, определяется Министром (заместителем Министра), а также Председателем Правительства и заместителями Председателя Правительства.

Направление проектов актов на обязательное согласование осуществляется сопроводительным письмом, которое подписывается Министром (заместителем Министра).

Перед направлением проектов актов на обязательное согласование в органы государственной власти и организации проекты актов должны быть предварительно завизированы руководителями структурных подразделений Минюста России, к компетенции которых отнесены вопросы, регулируемые проектом акта.

Проект акта и необходимые материалы к нему визируются заместителями Министра (в соответствии с распределением обязанностей) на первых экземплярах, при необходимости руководителями соответствующих структурных подразделений Минюста России, иными должностными лицами, определенными Министром (заместителем Министра), на вторых экземплярах.

В случае, если после проведения обязательного согласования в проект акта были внесены существенные изменения, он подлежит повторному визированию руководителями структурных подразделений Минюста России, к компетенции которых отнесены вопросы, регулируемые проектом акта.

Заместители Министра и руководители структурных подразделений Минюста России обеспечивают согласование проекта акта, в том числе путем проведения согласительных совещаний.

Подготовленный проект акта проходит антикоррупционную экспертизу в соответствии с утвержденными Правительством Российской Федерации правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов.

6) Проекты актов, оказывающие влияние на доходы или расходы федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и бюджетов государственных внебюджетных фондов, направляются с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключение в Министерство финансов Российской Федерации.

Проекты актов, регулирующих отношения субъектов предпринимательской деятельности или их отношения с государством, а также оказывающих влияние на макроэкономические показатели развития страны, направляются с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключение в Министерство экономического развития Российской Федерации.

Проекты актов, регулирующих отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), в области установления, применения и исполнения обязательных требований к продукции или связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, в области оценки соответствия и в области безопасности процессов производства, направляются на заключение об оценке регулирующего воздействия в Министерство экономического развития Российской Федерации.

Согласование Министерством экономического развития Российской Федерации проектов актов, по которым дано заключение об оценке регулирующего воздействия, не требуется.

7) Проекты актов вносятся в Правительство Российской Федерации с приложением в зависимости от вида акта следующих документов:

пояснительной записки, а также концепции и проекта технического задания на проекты федеральных конституционных законов и федеральных законов[15] (в случае необходимости);

финансово-экономического обоснования (представляется при необходимости, а также в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

перечня актов федерального законодательства, подлежащих в связи с данным законопроектом признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию, в том числе актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, необходимых для обеспечения действия норм законопроекта;

проекта распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;

протоколов согласительных совещаний и подлинников замечаний, подписанных соответствующими руководителями или по указанию руководителей их заместителями, имеющими разногласия; в случае неполучения протокола согласительного совещания, подписанного руководителями (заместителями руководителей) согласующих органов, в 5-дневный срок с даты поступления в согласующий орган указанного протокола проект акта может быть внесен в Правительство Российской Федерации с протоколом согласительного совещания без подписей руководителей (заместителей руководителей) согласующих органов;

заключений, предусмотренных пунктом 60 Регламента Правительства Российской Федерации;

заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы (при их наличии).

В случае, если законопроектом предусматривается возложение на Президента Российской Федерации или Правительство Российской Федерации регулирования правоотношений, к законопроекту прилагается изложение предполагаемых норм, содержание которых также охватывается указанными заключениями.

Если объем текста законопроекта превышает 5 листов, то текст законопроекта, подготовленный в текстовом редакторе WinWord, дополнительно представляется в виде электронной копии на магнитном носителе.

Внесение проектов актов Правительства Российской Федерации осуществляется сопроводительным письмом. Сопроводительное письмо подписывается Министром, который также визирует проект акта.

Визы проставляются на первом экземпляре в нижней части лицевой стороны последнего листа проекта акта и приложений к нему. Прилагаемые заключения и протоколы не визируются.

… ведения статистики и аналитической работы у каж­дого ведомства свои, что делает крайне трудной, даже невозможной подготовку общих отчётов по обращениям граждан в федеральные органы исполнительной власти. В-четвёртых, при регистрации обращений учитывается в основном их тематическая направленность, но, как правило, не учитывается их вид по со­держанию, поэтому заявления, жалобы, предложения не …

§

3.2.2 При переписке между структурными подразделениями Минюста России и территориальных органов Минюста России бланки не используются.

3.2.3 Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060), установлен следующий состав реквизитов документов:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты. Например, отметка о поступлении документа в Минюст России или его территориальный орган; отметки «Копия», «Контроль Минюста России», «Ответ с подписью Министра юстиции Российской Федерации», «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

3.2.4 Правила оформления реквизитов документов

1) Государственный герб Российской Федерации.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417).

На бланках Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите и помещается на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».

2) Наименование федерального органа исполнительной власти.

Наименование Минюста России, полное и сокращенное, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 г. № 1313 «Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4108; 2005, № 44, ст. 4535, № 52 ст. 5690; 2006, № 12, ст. 1284, № 19, ст. 2070, № 23, ст. 2452, № 38, ст. 3975; 2007, № 13, ст. 1530, № 20, ст. 239; 2008, № 10, ст. 909, № 29, ст. 3473, № 43, ст. 4921; 2021, № 4, ст. 368, № 19, ст. 2300), а именно: полное наименование — Министерство юстиции Российской Федерации, сокращенное наименование — Минюст России.

Сокращенное наименование помещается в скобках под полным наименованием.

Наименование территориального органа указывается в соответствии с приказами Минюста России от 21.05.2009 № 146 «Об утверждении Положения о Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и Перечня главных управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России 22.05.2009, регистрационный № 13985) с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 01.04.2021 № 76 (зарегистрирован в Минюсте России 08.04.2021, регистрационный № 16826); от 15.04.2021 № 91 (зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2021, регистрационный № 16948); от 27.09.2021 № 237 (зарегистрирован в Минюсте России 19.10.2021, регистрационный № 18756) и № 147 «Об утверждении Положения об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и Перечня управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России 22.05.2009, регистрационный № 13984) с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 01.04.2021 № 76 (зарегистрирован в Минюсте России 08.04.2021, регистрационный № 16826); от 15.04.2021 № 91 (зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2021, регистрационный № 16948); от 27.09.2021 № 237 (зарегистрирован в Минюсте России 19.10.2021, регистрационный № 18756).

Например, для Москвы: «Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Москве»; для Московской области: «Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Московской области».

3) Наименование должности лица, подписавшего документ.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем Министра и его заместителей, бланке письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека.

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Минюста России.

4) Справочные данные о Минюсте России (территориальном органе).

Справочные данные указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты Минюста России (территориального органа).

5) Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (приказ, распоряжение) включается в бланк соответствующего вида документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

6) Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (например: «Москва», «Санкт-Петербург», «Екатеринбург») указывается в бланках документов, за исключением бланков писем.

7) Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные, аналитические, объяснительные записки, акты и др.), утверждения (план, отчет, номенклатура дел и др.), события, зафиксированного в документе (протоколы).

Дата документа проставляется гражданским служащим, подписывающим или утверждающим документ, или Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная, аналитическая, объяснительная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями), структурными подразделениями Минюста России и т.п. является дата более поздней подписи. Совместно изданные приказы (распоряжения) должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например: «18.01.2021».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: «18 января 2021 г.».

Место проставления даты на документе зависит от вида бланка и вида документа.

8) Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Минюсте России (территориальном органе).

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Индекс дела не проставляется в регистрационных номерах приказов (распоряжений), протоколов, актов.

К регистрационному номеру документа, содержащему конфиденциальную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка «дсп», например: «1-0000234/10-0-0-дсп».

Порядковые номера в пределах каждого вида документа присваиваются с начала календарного года.

Место проставления регистрационного номера зависит от вида бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями) – авторами документа, и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований в заголовочной части документа.

9) Ссылка на исходящий номер и дату документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, докладные и служебные записки и т.п.), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной справочной информации.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательно проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа на поступивший документ.

10) Адресат.

Документы адресуют в органы государственной власти, иные органы (организации), структурным подразделениям органов государственной власти, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в органы государственной власти, иные органы (организации), структурным подразделениям органов государственной власти (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Например:

Правительство

Российской Федерации

Департамент

управления делами

или:

Министерство внутренних дел

Российской Федерации

При адресовании документа руководителю государственного органа, иного органа (организации) его наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже. Например:

Заместителю руководителя

Федеральной таможенной службы

И.И. Иванову

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование государственного органа, иного органа (организации) и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. Например:

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Департамент управления делами

Начальнику отдела

П.П. Петрову

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба после должности указывают воинское или специальное звание. Например:

Министерство внутренних дел Российской Федерации

Начальнику Департамента обеспечения правопорядка на транспорте

генерал-майору милиции

С.С. Сидорову

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного и того же органа государственной власти их указывают обобщенно. Например:

Руководителям

структурных подразделений

Минюста России

Начальникам

территориальных органов Минюста России

В этом случае составляется указатель рассылки (приложение № 20).

Если документ содержит не более четырех адресатов, печатается четыре экземпляра (подлинника) документа (каждый экземпляр оформляется на отдельном бланке), слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Все экземпляры документа должны быть подписаны.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных органов (организаций).

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).

Рефераты:  Реферат на тему: Спринтерский бег

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам, территориальным органам и федеральным государственным учреждениям Минюста России[11], федеральным службам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование и почтовый адрес. Например:

Государственное

учреждение Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

ул. Профсоюзная, д.82,

Москва, 117393

При адресовании физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя и почтовый адрес. Например:

И.П. Калинину

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский район,

Тульская область, 301264

Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по правому краю.

11) Наименование документа.

Наименование документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа – составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 – 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников Минюста России;

письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи;

правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта договора».

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков в строке, например:

«О результатах рассмотрения

проекта письма в Росархив».

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

12) Текст документа.

В Минюсте России и его территориальных органах документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Исключение составляют документы, направляемые зарубежным адресатам: они могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент, или на английском языке. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: «приказываю возложить контроль…; прошу рассмотреть вопрос об…»;

3-го лица единственного числа: «…Правительство Российской Федерации постановляет…;…коллегия решила…; Минюст России не считает возможным…»;

1-го лица множественного числа: «просим представить данные о…; представляем на рассмотрение и утверждение…; в протоколах: слушали…; выступили…; решили (постановили)».

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа: «приказываем…, решили…».

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер. Например:

«Виза включает в себя наименование должности Министра или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»

или

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов Российской Федерации указывают вид документа, наименование органа, издавшего документ, дату документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их…»

или

«Согласно Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Росархива от 23.12.2009 № 76…».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Листы документа нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа: управленческое действие, решение и т.д.

Текст документа должен содержать аргументированную и достоверную информацию.

Содержание текста увязывается с ранее изданными по этому вопросу документами.

Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих структур.

Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, решениях и применяется при подготовке уставов, положений, правил, инструкций, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие документов федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций) или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: вид документа, наименование организации-автора документа, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту документа.

Во второй (заключительной) части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы – распорядительную часть без констатирующей (как правило, приказы по личному составу), письма – просьбу без пояснения.

Текст документа, регулирующего деятельность Минюста России, его территориальных органов, подведомственных Минюсту России федеральных служб[12], учреждений Минюста России, права и обязанности должностных лиц (положение, должностной регламент и т.д.), состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь номер и заголовок.

Связный текст допускается разделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой или точкой с запятой.

При подготовке документов по однотипным ситуациям (приказов (распоряжений) по личному составу и т.д.) следует использовать унифицированные тексты.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

В тексте документа должны употребляться только официальные наименования федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций), территориальных органов, структурных подразделений Минюста России, учреждений Минюста России и т.д.

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации от 16.07.2008 № 943, № 788 (Российская газета, 2008, № 163, № 195, № 223; 2009, № 15, № 39, № 40; 2021, № 219).

В распорядительных документах (приказы, распоряжения), а также во внутренних документах, адресованных Министру (заместителю Министра, начальнику территориального органа) текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «обязываю», «предлагаю», «прошу»).

Особенности составления и оформления приказов (распоряжений), положений, правил, инструкций определены настоящей Инструкцией.

В распорядительных документах коллегиальных органов (протокол, решение и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах (приказах (распоряжениях), решениях и др.) Минюста России и федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций) текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили», «предлагаем»).

В протоколах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В письмах используют следующие формы изложения:

от третьего лица единственного числа («Минюст России не возражает»; «Министерство юстиции Российской Федерации считает возможным»; «Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Московской области полагает целесообразным…»);

от первого лица множественного числа («просим направить», «в соответствии с запросом направляем» и т.д.);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу направить»).

В документах, регулирующих деятельность Минюста России, его структурных подразделений и территориальных органов, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например: «комиссия установила», «отдел осуществляет следующие полномочия».

В случае, если в тексте документа требуется охарактеризовать какой-либо объект по ряду признаков, используется форма анкеты. Она применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и др. документах.

При составлении текста в форме анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Таблица – форма представления текста документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень) и др. документах.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

13) Отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

Приложения к документу могут быть трех видов:

приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими организационно-распорядительными документами;

приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые сопроводительным письмом.

Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование, заголовок и т.д.).

В сопроводительных письмах отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о наличии приложений указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение:1. Заключение на проект… на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о проделанной работе на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, отметка о приложении оформляется следующим образом, например:

Приложение:справка о…, для служебного пользования, от 12.05.2021 № 01-03-18/576дсп экз. № 1 на 2 л.

В этом случае сам документ также будет иметь отметку «Для служебного пользования».

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на 5 л.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:договор от 30 мая 2008 г. № 24 и приложения к нему, всего на 11 л.

При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении. Например:

Приложение:копия приказа Минюста России от 23.12.2009 № 45 … на 2 л. в 1 экз.

Приложение к письму является самостоятельным документом и имеет самостоятельную нумерацию.

Наличие приложений в приказе, распоряжении, положении, правилах, инструкции указывается только в тексте.

На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются, например: (Приложение № 1, Приложение № 2).

Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о наличии приложений указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к приказу Минюста России

от 15.03.2009 № 35

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о наличии приложений, ниже — гриф утверждения документа. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

УТВЕРЖДЕНА

приказом Минюста России

от 12.11.2009 № 125

Особенности оформления приложений к приказам, положениям, правилам, инструкциям устанавливаются настоящей Инструкцией.

14) Согласование документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности создания документа, соответствия его нормативным правовым актам Российской Федерации, а также в иных случаях предусмотренных Инструкцией.

Согласование проекта документа оформляется грифом согласования (внешнее согласование) или визой на документе (внутреннее согласование).

а) Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и иными органами (организациями) оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра финансов

Российской Федерации

Подпись А.А. Кузьмин

Дата

или

СОГЛАСОВАНО

письмо Минкультуры России

от 26.07.2021 № 01-18/115

Гриф согласования оформляется на лицевой стороне основного документа под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами или они могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими государственными органами в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными Минюсту России федеральными службами, учреждениями Минюста России (при необходимости);

с общественными организациями (при необходимости).

б) Виза.

Согласование проекта документа с должностными лицами и иными гражданскими служащими Минюста России (территориального органа) оформляется визой.

Представляемый на подпись документ визируется исполнителем документа с обязательным указанием фамилии и номера телефона и руководителем структурного подразделения Минюста России (территориального органа), подготовившим проект документа.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования (арабскими цифрами), например:

Подпись Иванов И.В.

Дата

При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Директор Департамента

управления делами

Подпись Бреймаер И.В.

Дата

На проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации визы проставляются в соответствии с правилами раздела III Инструкции.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Минюста России (территориального органа), визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии документа, помещаемой в дело Минюста России (территориального органа), или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи (электронной почте) без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Докладная записка (служебная, аналитическая записка, справка и др.), подготовленная за подписью руководителя структурного подразделения Минюста России (территориального органа) и содержащая поручения другим структурным подразделениям Минюста России (территориального органа), перед представлением Министру (заместителю Министра, начальнику территориального органа) должна быть завизирована руководителями указанных структурных подразделений.

Докладная записка (служебная, аналитическая записка, справка и др.), подготовленная за подписью заместителя Министра и содержащая поручения структурным подразделениям Минюста России, которые курируются другими заместителями Министра, перед представлением Министру должна быть завизирована этими заместителями Министра.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (согласен с учетом замечаний и др.)

Директор Департамента

управления делами

Подпись Бреймаер И.В.

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

15) Подпись должностного лица.

Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица Минюста России наименование должности не указывается. В этом случае подпись оформляется следующим образом:

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий право подписывать документы за отсутствующее должностное лицо, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия и инициалы. Незначительные исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом Минюста России (приказом территориального органа) исполняющим обязанности временно отсутствующего гражданского служащего (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. директора Департамента

организации и контроля Подпись В.Н. Медведев

или:

Исполняющий обязанности

руководителя Главного управления

Министерства юстиции

Российской Федерации

по Москве Подпись И.И. Иванов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Например:

Руководитель Управления

Министерства юстиции

Российской Федерации по

Республике Саха (Якутия) Подпись П.П. Петров

Главный бухгалтер Подпись С.С. Сидоров

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Министр юстиции

Российской Федерации

___________ А.В. Коновалов

 (подпись)

«___»_____________20__г.

Министр внутренних дел Российской Федерации

__________ Р.Г. Нургалиев

 (подпись)

«___»_____________20__г.

При оформлении документа на стандартных листах бумаги формата А4 (без использования бланков) в реквизите «подпись» указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, например:

Заместитель Министра юстиции

Российской Федерации Подпись А.Д. Алханов

Документы коллегиальных органов (коллегии, комиссии и т.д.) подписываются председателем данного органа и его секретарем. На документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

Члены комиссии

Секретарь комиссии

Подпись

Подпись

Подпись

Подпись

 И.И. Иванов

 П.П. Петров

 С.С. Сидоров

 Р.Р. Рычагов

16) Гриф утверждения.

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр юстиции

Российской Федерации

Подпись А.В. Коновалов

Дата

При утверждении документа приказом Минюста России гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, сокращенного наименования Минюста России, даты и номера документа, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Минюста России

от 15.04.2009 № 65

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами.

17) Оттиск печати.

Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

На документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с расходованием финансовых средств, подписи Министра (заместителя Министра) и гражданских служащих Минюста России (территориального органа), полномочия, которых закреплены в актах Минюста России (территориального органа), заверяются печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Оттиск простых круглых печатей (без изображения Государственного герба Российской Федерации) ставится на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам и заверения подписей должностных лиц Минюста России (территориального органа).

18) Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии»: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения; оттиск печати, например:

ВЕРНО

старший специалист 1 разряда

отдела документационного

обеспечения Департамента

организации и контроля  подпись З.В. Андреева

Дата Оттиск печати

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например: «Всего в копии 12 л.».

Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Копии нормативных правовых актов Минюста России заверяются оттиском круглой печати «Департамент организации и контроля».

19) Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа печатается шрифтом Times New Roman № 10 и проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает слова «Исполнитель» или «Исп.» инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона с указанием кода города, например:

Исп. Д.В. Лобанов

(495) 955-59-25

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и дополнительно включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, дату печатания документа, например:

Исп. П.П. Петров

(495) 111-22-33

Отп. 5 зкз.

11.01.2021

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения, например:

Исп. А.И. Дроздов

Начальник отдела контроля деятельности

территориальных органов Департамента

организации и контроля Минюста России

(495) 777-23-23

20) Указания по исполнению документа[13].

Поручения по исполнению документа пишутся на бланке резолюции или на документе соответствующими должностными лицами и содержат принятые ими решения.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись автора поручения и дату, например:

Садовщикову М.А.

Бабкову М.Ю.

Прошу подготовить проект ответа в Аппарат Правительства Российской Федерации к 05.12.2009.

Подпись Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение является исполнитель, указанный в поручении первым, если не оговорено иное. Например, напротив фамилии исполнителя указано слово «ответственный», «отв.», «созыв», «свод» и т.п.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих поручений по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Письменные поручения по исполнению документа могут оформляться на отдельном листе (соответствующем бланке) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится поручение, и подшиваются в дело вместе с документом (приложение № 21).

Допускается написание поручений по исполнению документа на свободном от текста месте документа, как правило, в заголовочной части.

21) Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле в Минюсте России проставляют на документах, поставленных на контроль, оттиском красного цвета штампа «Минюст России. Контроль» либо «Ответ с подписью Министра юстиции Российской Федерации» на верхнем поле документа справа.

В территориальном органе могут использоваться иные отметки, свидетельствующие о постановке документа на контроль.

22) Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «Исполнено. В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи Министра (заместителя, помощника, советника Министра, руководителя (его заместителя, начальника отдела) структурного подразделения Минюста России (территориального органа) и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, а также содержать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержащегося в резолюции, или, при отсутствии такого документа, слово «Доложено» и краткие сведения об исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем (его заместителем) структурного подразделения Минюста России (территориального органа), в котором исполнен документ. Например:

Разъяснено по телефону (номер телефона,

фамилия, инициалы абонента, должность (при необходимости).

Письменного ответа не требуется.

В дело № 02-34.

Личная подписьА.А. Иванов

01.03.2021

или:

Издан приказ Минюста России

от 21.11.2009 № 193

«О назначении материально

ответственных лиц…»

В дело № 03-156.

Личная подписьА.А. Иванов

23.11.2009

23) Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Минюст России (территориальный орган) содержит очередной порядковый (входящий) номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа или наносить на документ в виде штрих-кода.

24) Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относящуюся к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации согласно Перечню сведений конфиденциального характера, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 6.03.1997 № 188 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст.1127; 2005, № 39, ст. 3925).

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3.11.1994 № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относящуюся к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и должна дополняться указанием номера экземпляра документа.

Номер экземпляра проставляется ниже отметки о конфиденциальности, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центруется по отношению к ней.

… ведения статистики и аналитической работы у каж­дого ведомства свои, что делает крайне трудной, даже невозможной подготовку общих отчётов по обращениям граждан в федеральные органы исполнительной власти. В-четвёртых, при регистрации обращений учитывается в основном их тематическая направленность, но, как правило, не учитывается их вид по со­держанию, поэтому заявления, жалобы, предложения не …

§

1.4 Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, обработка секретной информации в Минюсте России и его территориальных органах осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, стр. 8220-8235, ст. 4673; 2003, № 27, ст. 2700, № 46, ст. 4449; 2004, № 27, ст. 2711, № 35, ст. 3607; 2007, № 49, ст. 6055, ст. 6079; 2009, № 29, ст. 3617) и специальным нормативным правовым актом Правительства Российской Федерации.

1.5 Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию ограниченного распространения, регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165) и приказом Минюста России от 07.10.2021 № 250 «Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минюсте России и его территориальных органах» (зарегистрирован в Минюсте России 01.11.2021, регистрационный № 18870).

1.6 Работа с обращениями граждан производится в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2021, № 27, ст. 3410) и приказом Минюста России от 30.06.2009 № 199 «Об утверждении Административного регламента Министерства юстиции Российской Федерации по организации приема граждан, обеспечению своевременного и в полном объеме рассмотрения их устных и письменных обращений с уведомлением граждан о принятии решения в установленный законодательством Российской Федерации срок» (зарегистрирован в Минюсте России 26.08.2009, регистрационный № 14615).

1.7 Положения Инструкции применяются к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8 Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и общий контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами в Минюсте России и его территориальных органах осуществляет Департамент организации и контроля.

1.9 Ведение делопроизводства осуществляются:

в Минюсте России — Департаментом организации и контроля, а также гражданскими служащими, назначенными приказом Минюста России ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Минюста России и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями;

в территориальном органе Минюста России[6] — гражданскими служащими, назначенными приказом территориального органа ответственными за ведение делопроизводства в соответствующем территориальном органе и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями[7].

1.10 Руководители структурных подразделений Минюста России и начальники территориальных органов, лица, исполняющие их обязанности[8], которые обязаны во вверенном им структурном подразделении Минюста России (территориальном органе):

— обеспечивать и контролировать выполнение требований Инструкции, в том числе осуществлять контроль за работой ответственных за делопроизводство;

— принимать меры по сокращению служебной переписки по вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или переговоров с использованием технических средств связи и информационных систем, за исключением случаев, когда нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Минюста России предусмотрено обязательное составление письменного документа;

— обеспечивать ознакомление с Инструкцией под роспись вновь поступивших на федеральную государственную гражданскую службу гражданских служащих.

1.11 Функции, задачи, полномочия Департамента организации и контроля, в том числе по организации и ведению делопроизводства, регламентируются положением о нем, утверждаемым приказом Минюста России, а также настоящей Инструкцией.

Должностные обязанности гражданских служащих Департамента организации и контроля и ответственных за делопроизводство устанавливаются их должностными регламентами и Инструкцией.

Перед утверждением должностные регламенты ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России предварительно согласовываются Департаментом организации и контроля.

Примерный перечень должностных обязанностей ответственных за делопроизводство в территориальном органе, подлежащий включению в должностной регламент ответственного за делопроизводство в территориальном органе, разрабатывается Департаментом организации и контроля.

1.12 Гражданские служащие обязаны:

— знать и выполнять требования настоящей Инструкции;

— не разглашать содержание документов, не допускать их утраты, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, могущие привести к таким последствиям;

— знакомить с содержанием документов других гражданских служащих только с разрешения своего руководителя (начальника);

— передавать документы, их копии, проекты сторонним организациям в Минюсте России только с разрешения Министра юстиции Российской Федерации или лица, исполняющего его обязанности[9], а в территориальном органе – только с разрешения начальника территориального органа;

— при увольнении или переводе в другое структурное подразделение Минюста России (территориальный орган) передать все числящиеся за ними документы по акту (приложение № 1) ответственному за делопроизводство;

— при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни (если это позволяет состояние здоровья), в случае отстранения от замещаемой должности федеральной государственной гражданской службы передать по реестрам установленной формы (приложение № 2) все находящиеся у них документы ответственному за делопроизводство или другому гражданскому служащему по указанию руководителя структурного подразделения Минюста России (начальника территориального органа) с внесением сведений о движении в регистрационно-контрольные карточки этих документов в СЭД.

1.13 При переводе или увольнении руководителя структурного подразделения Минюста России (начальника территориального органа) наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве соответствующего структурного подразделения (территориального органа), отражается в акте приема-передачи дел и должности.

1.14 Об утрате или неисправимом повреждении документа, в случаях нарушения установленных Инструкцией правил работы с документами, утере ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся документы, печатей и штампов, а также о фактах обнаружения неучтенных документов гражданские служащие обязаны незамедлительно письменно сообщать:

— в Минюсте России — руководителю структурного подразделения Минюста России и в Департамент организации и контроля;

— в территориальном органе — начальнику территориального органа.

1.15 Для совместной проработки проектов документов и рассылки информационных материалов в Минюсте России и его территориальных органах используется внутренняя электронная почта.

1.16 Текст Инструкции размещается Департаментом организации и контроля на общедоступном ресурсе сервера информационной сети Минюста России и поддерживается в актуальном состоянии.

1.17 Гражданские служащие несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

II. Основные понятия

документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

III. Создание документов в Минюсте России и его территориальных органах

3.1 Бланки документов

3.1.1 Документы, создаваемые в Минюсте России и его территориальных органах, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм — левое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее; 10 мм — правое.

3.1.2 Виды бланков, используемых в Минюсте России и его территориальных органах, состав их реквизитов разрабатываются Департаментом организации и контроля и утверждаются приказом Минюста России.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4.

3.1.3 В Минюсте России используются следующие виды бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации[10]:

бланк приказа Минюста России (приложение № 3);

бланк распоряжения Минюста России (приложение № 4);

общий бланк письма Минюста России (приложения № 5);

бланк письма Министра (приложение № 6);

бланк письма первого заместителя Министра (приложение № 7);

бланк письма статс-секретаря – заместителя Министра (приложение № 8);

бланк письма заместителя Министра (приложение № 9);

бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека – заместителя Министра (приложение № 10);

бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека (приложение № 11);

общий бланк Минюста России (приложение № 12);

общий бланк письма структурного подразделения Минюста России (приложение № 13);

3.1.4 В территориальном органе используются следующие виды бланков:

бланк приказа территориального органа (приложение 14);

бланк распоряжения территориального органа (приложение № 15);

бланк письма территориального органа (приложение № 16);

общий бланк территориального органа (приложение № 17).

3.1.5 Бланки изготовляются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Организация работы по изготовлению, получению из типографии и учету бланков возлагается:

в Минюсте России — на Департамент управления делами;

в территориальном органе – структурное подразделение, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности.

3.1.6 Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности):

получает от Департамента организации и контроля (ответственного за делопроизводство в территориальном органе) заявки на изготовление бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление бланков в типографии;

осуществляет получение, учет поступления бланков в журнале учета бланков документов (приложение № 18) и выдачу изготовленных бланков документов Департаменту организации и контроля (ответственному за делопроизводство в территориальном органе).

Для ведения учета выдачи бланков они нумеруются типографским способом или нумератором в Департаменте организации и контроля (ответственным за делопроизводство в территориальном органе). Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков документов (приложение № 19).

3.1.7 Использование бланков осуществляется с соблюдением следующих правил:

бланки выдаются Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство) гражданским служащим под роспись в журнале учета выдачи бланков;

бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах);

передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут ответственные за делопроизводство и руководители структурных подразделений Минюста России (начальники территориальных органов Минюста России);

испорченные и невостребованные бланки возвращаются через Департамент организации и контроля (ответственного за делопроизводство) в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности).

3.1.8 Бланки приказа, распоряжения, письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека, разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов; иные бланки — на основе углового варианта расположения реквизитов.

Реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа при угловом варианте их расположения, а при продольном — по середине листа вдоль верхнего поля.

3.1.9 Реквизиты бланков, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, исполняются в одноцветном варианте:

на бланках писем Министра и его заместителей, общем бланке и общем бланке письма Минюста России — Государственный герб Российской Федерации — красным цветом, остальные реквизиты – черным цветом;

на бланке письма структурного подразделения Минюста России, бланке письма территориального органа и общем бланке территориального органа – все реквизиты, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, синим цветом;

на иных бланках — все реквизиты, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, черным цветом.

3.1.10 Для бланков устанавливается следующий состав реквизитов:

1) для бланка приказа (распоряжения) Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения);

2) для общего бланка письма Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

справочные данные о Минюсте России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

3) для бланка письма должностного лица (Министра, заместителей Министра):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Минюсте России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

4) для бланка письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека:

Государственный герб Российской Федерации;

должность лица, подписавшего документ, на русском, английском и французском языках: «Уполномоченный Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека»; «Representative of the Russian Federation at the European Court of Human Rights»; «Representant de la Federation de Russie aupres de la Cour Europeenne des Droits de I Homme»;

справочные данные о Минюсте России на английском языке (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

5) для общего бланка Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа;

6) для общего бланка письма структурного подразделения Минюста России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

справочные данные о Минюсте России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

7) для бланка приказа (распоряжения) территориального органа:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

наименование территориального органа;

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения).

8) для бланка письма территориального органа:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

наименование территориального органа;

справочные данные о территориальном органе (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

9) для общего бланка территориального органа:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

наименование территориального органа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.2 Оформление реквизитов документов

3.2.1 При подготовке документов следует применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman № 13-15 (№ 12 для оформления табличных материалов) через 1-1,5 межстрочных интервала.

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

… ведения статистики и аналитической работы у каж­дого ведомства свои, что делает крайне трудной, даже невозможной подготовку общих отчётов по обращениям граждан в федеральные органы исполнительной власти. В-четвёртых, при регистрации обращений учитывается в основном их тематическая направленность, но, как правило, не учитывается их вид по со­держанию, поэтому заявления, жалобы, предложения не …

Оцените статью
Реферат Зона
Добавить комментарий