Читать диплом по менеджменту: “Информационное обеспечение деятельности руководителя” Страница 1 | скачать бесплатно, рефераты, отзывы

В 2021 году администрация города действовала в рамках полномочий, отведённых Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от формирования и исполнения бюджета города до создания условий для обеспечения жителей жилищно-коммунальными услугами, услугами в сфере образования, здравоохранения, торговли, бытового обслуживания, организации досуга и других. Также исполнялись 26 переданных государственных полномочий.

В 2021 году объём инвестиций в экономику и социальную сферу города составил 658 миллионов рублей, что составило 113% к 2021 году. Основная доля финансовых вложений была направлена на реконструкцию и техническое перевооружение промышленных предприятий.

По промышленным видам экономической деятельности объём отгруженных товаров собственного производства, выполненных работ и услуг крупными и средними предприятиями составил 2,7 миллиардов рублей или 119,9% к уровню 2021 года. Завершено строительство торгового центра «Георгиевск СИТИ». Открыты новые магазины «Август», «Одежда», «Эльбрус», кулинария от ресторана «Юбилей-220» и другие.

Для привлечения инвестиций в город в 2021 году проведена работа по созданию на территории города регионального индустриального парка. На отведенном участке в промышленной части города площадью 62 га в течение 20 лет планируется внедрение 10 экономически выгодных инвестиционных проектов, на которых будет создано более 1200 новых рабочих мест.

85,7% крупных и средних предприятий города получили прибыль в сумме 365,7 миллионов рублей (по краю – 72,8%), 14,3% предприятий (по краю – 27,2%) получили убыток в размере 20,4 миллионов.

Следует отметить, что выправили свое положение после кризисных явлений акционерные общества «АРЗИЛ», «Специнструмент», «Техсервис», «Масло Ставрополья», «Винзавод «Георгиевский», «Мукомол», «Хайнц-Георгиевск», «Георгиевский птицекомбинат» (Байсад), перевыполнившие план по отгрузке товаров собственного производства.

На потребительском рынке Георгиевска отмечался устойчивый спрос населения на товары и услуги. Наблюдался рост объемов продовольственных товаров и снижение объемов продаж промышленных. Объем розничного товарооборота составил более 3 млрд. рублей. Темп роста к уровню 2021 года 109,5%.

В течение прошлого года наблюдалась тенденция роста цен на продукты питания, в том числе и на социально-значимые. Цены на лекарственные средства оставались стабильными. 57 продовольственных магазинов и 16 павильонов продолжили обслуживать малоимущих жителей города по социальной карте. В 17 аптеках продавались лекарственные средства малоимущим гражданам со скидкой в размере 10%. 21 парикмахерская и 10 мастерских по ремонту обуви предоставляли услуги по социальной карте со скидкой 20%.

23 муниципальных автобуса, 119 автобусов малой вместимости, принадлежащих индивидуальным предпринимателям, обслуживали 7 городских маршрутов. 350 легковых автомобилей, 22-х предприятий и индивидуальных предпринимателей, обеспечивали круглосуточное обслуживание клиентов транспортными услугами.

По объему пассажироперевозок и пассажирообороту автотранспортные предприятия города заняли по итогам работы за 2021 год второе место в крае после Ставрополя.

Прочные позиции в структуре экономики города занимал малый бизнес. Сегодня в городе работают 600 малых предприятий и 2500 предпринимателей без образования юридического лица, в сфере бизнеса занято 14 тысяч человек.

Малыми предприятиями в 2021 году отгружено товаров собственного производства, продано товаров, выполнено работ и услуг на сумму более 2 миллиардов рублей или на 114% больше, чем в 2021 году.

В городе реализуется муниципальная целевая программа «Развитие и поддержка субъектов малого и среднего предпринимательства на 2009-2021 годы», в рамках которой из бюджета города выделяются средства на погашение 3/4 ставки по кредитам предприятия. Привлечено кредитных ресурсов более 1 миллиона рублей.

Субъекты малого предпринимательства активно привлекались к участию в торгах при размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд. Доля таких муниципальных закупок составила более 80 процентов.

Постоянное внимание уделялось вопросам рационального распоряжения и управления муниципальным имуществом.

Доходы от арендной платы за муниципальные помещения составили 6,9 миллионов рублей. Поступления от аренды и продажи права аренды городских земель – 11,4 миллионов рублей или 121% к уровню 2021 года.

Стабильно работали и получили хороший финансовый результат муниципальные предприятия: «Гостиница «Юбилейная», «Аптеки №21» и «№252», «Георгиевский рынок».

В соответствии с Земельным кодексом Российской Федерации и Федеральными законами проводилась работа по продаже земельных участков, расположенных на территории Георгиевска. Поступления от продажи земель составили более 7 миллионов рублей, в том числе в бюджет города поступило 5,7 миллионов рублей, темп роста к 2021 году составил 104%.

В прошлом году приватизировано 17 объектов недвижимого имущества общей стоимостью 33,6 миллионов рублей. В доходы бюджета поступило 16 миллионов рублей. Кроме того, были получены дивиденды по акциям, принадлежащим городу, в сумме 160 тысяч рублей.

Положительную тенденцию по сравнению с 2021 годом имело исполнение доходной части городского бюджета. Бюджет города по доходам исполнен на 101,1%. При плановых назначениях в объёме 1140 миллионов рублей фактическое исполнение составило 1150 миллионов рублей. Объём доходов городского бюджета в целом вырос по сравнению с 2021 годом на 290 миллионов рублей. Объем фактических расходов составил 1060 миллионов рублей или 92% от уточненных плановых назначений, что на 181 млн. рублей больше уровня 2021 года. 76% бюджета или 834 миллиона рублей от общего объема расходов городского бюджета направлены на социально-культурную сферу.

Администрация города вела постоянный мониторинг наличия задолженности по выплате заработной платы и уплате налогов. Еженедельно анализировалось состояние занятости населения города. За год уровень регистрируемой безработицы снизился с 2,2 до 1,6%. По краю он составил на конец 2021 года 1,8%. В рамках целевой программы по снижению напряженности на рынке труда было создано 185 временных рабочих мест; в целях приобретения опыта стажировку прошли 29 выпускников профессиональных образовательных учреждений города; для организации собственного дела безработными гражданами создано 58 рабочих мест.

Заработная плата во всех сферах экономики выросла на 11,5% и ее средний размер составил 12993 рубля. Однако, это ниже среднекраевого уровня, который составляет 14603 рубля.

В любом городе работа жилищно-коммунального хозяйства является индикатором стабильности и комфорта жизни населения. В прошедшем году все предприятия системы ЖКХ работали слаженно, это позволило подавать во все дома горожан тепло, воду и свет без срывов.

Затраты на подготовку жилищного фонда к эксплуатации в осенне-зимний период составили около 10 миллионов рублей.

Рисунок 1. Основные показатели уровня жизни

В соответствии с Федеральным законом «О фонде содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства» проведен капитальный ремонт 19 многоквартирных домов. Отремонтированы внутридомовые инженерные системы, кровли, подвальные помещения и фасады. В 10 многоквартирных домах установлены общедомовые приборы учета потребления ресурсов. Всего освоено 50,4 миллионов рублей.

Также в соответствии с городской целевой программой «Поэтапный переход на отпуск коммунальных ресурсов потребителям города Георгиевска в соответствии с показателями коллективных (общедомовых) приборов учёта» в 35 многоквартирных домах установлены 49 тепловых счётчиков, 13 счётчиков на горячее и 34 счётчика на холодное водоснабжение. На эти цели израсходовано 5,6 миллионов рублей. В 2021 году в городе установлены 290 новых энергосберегающих светильников, увеличена кратность вывоза мусора.

На особом контроле находилось состояние внутригородских дорог и тротуаров, въездов в город, полос отвода дорог, территорий, прилегающих к железной дороге, а также придорожных территорий, рекреационных зон.

Для улучшения качества работы по благоустройству города для нужд коммунального хозяйства было закуплено и передано предприятиям ЖКХ необходимое оборудование. Сумма федеральных субсидий, полученных на закупку техники составила около 3,2 миллионов рублей, из бюджета города выделено 1,8 миллионов рублей.

Бюджетные расходы в первую очередь направлялись на ремонт социальных объектов и реконструкцию инженерной инфраструктуры города.

На территории города в прошлом году введены в эксплуатацию 31 индивидуальный дом площадью около 6 тысяч кв.м. Завершено строительство блок-секции 213 квартирного жилого дома по улице Мира, 11 квартир переданы под переселение граждан из аварийного жилищного фонда.

В рамках реализации мероприятий по обеспечению жильем ветеранов Великой Отечественной войны в городе в 2021 году закончилось строительство 48 квартирного жилого дома по ул. Мира, 3/3. , объект сдан в эксплуатацию.

Несмотря на сокращение расходов на капитальный ремонт учреждений социально-культурной сферы, благодаря поддержке спонсоров удалось капитально отремонтировать часть филиала центральной поликлиники, провести текущий ремонт школ и детсадов, реконструировать тротуар на площади Победы, озеленить городской парк.

Образовательный комплекс города в прошедшем году продолжал реализацию мероприятий, направленных на улучшение качества образовательного процесса, воспитание патриота и гражданина.

В городе успешно развивается многофункциональная сеть дошкольных образовательных учреждений, вместе с тем, очередность на определение детей в дошкольные образовательные учреждения за последние годы достигла 2780 человек. В целях удовлетворения потребностей горожан в предоставлении мест в детских дошкольных учреждениях в 2021 году в 6 детских садах открыты 6 дополнительных групп на 120 мест, предоставлены 140 бюджетных мест в негосударственном детском саду «Светлана».

Система общего образования в полном объеме обеспечивала доступность и вариативность общеобразовательных услуг. Впервые для 15 детей-инвалидов в городе организовано получение образования в дистанционной форме.

Внедрение различных форм обучения и использование инновационных технологий способствовали повышению качества образования. Уровень обученности по городу составляет 99,5 %, качество знаний – 38 %. По итогам прошедшего учебного года 23 выпускника 11 классов награждены золотой и 16 серебряной медалями. Выпускники школ города успешно сдали единый государственный экзамен. Средний балл по всем предметам выше среднекраевого показателя. Четверо выпускников набрали максимальный балл по 5 предметам. Система образования города не только сохраняет основные параметры, но и динамично развивается.

За прошедший год в городе родилось 853 малыша, умерло 996 жителей. По-прежнему сохраняется тенденция превышения числа умерших над родившимися. В последние три года активно проводится дополнительная диспансеризация работников и граждан. В связи с увеличением стрессовых ситуаций заболеваемость с психическими расстройствами среди взрослого населения увеличилась на 10%, с болезнями эндокринной системы на 42%, с болезнями нервной системы и органов чувств на 24%. Вызывает тревогу рост заболеваемости туберкулезом, хотя охват флюорографическим обследованием составил 74%.

В то же время важно отметить, что заболеваемость новообразованиями снизилась на 23,6%, также уменьшилась и смертность населения от онкологических заболеваний на 3%. В 2021 году среди жителей города не выявлено ВИЧ-инфицированных, хотя угроза эта существует. Не регистрировались случаи полиомиелита, дифтерии, столбняка, коклюша, краснухи. Заболеваемость вирусным гепатитом «В» оценивается как благополучная.

За счет бюджета города в учреждения здравоохранения приобретено медицинского оборудования на сумму свыше 2,5 млн. рублей. Продолжалась работа по обеспечению льготными лекарствами жителей города, нуждающихся в жизненно важных препаратах.

Для обеспечения контроля за качеством предоставляемой медицинской помощи ежеквартально проводилось независимое анкетирование, по результатам которого 94% опрошенных удовлетворены качеством оказания медицинской помощи. Однако, жители города недовольны наличием очередей к участковым терапевтам и узким специалистам, а также перебоями в обеспечении инсулинами больных с эндокринной патологией.

На сегодняшний день учреждения здравоохранения испытывают недостаток врачей анестезиологов-реаниматологов, инфекционистов, рентгенологов, терапевтов, неврологов.

Положительно можно оценить деятельность администрации города в области культуры, которая была направлена на сохранение и развитие художественно-эстетического образования и воспитания подрастающего поколения, развитие народного творчества и культурно-досуговой деятельности горожан.

В городе в 2021 году проводилась комплексная работа по развитию лидерских качеств у молодежи, а также навыков студенческого и школьного самоуправления, патриотического воспитания. Лидирующую роль в объединении и воспитании молодежи продолжает играть городская общественная организация «Союз молодежи Ставрополья».

Активно проявляет себя и работающая молодежь города. На базе некоторых предприятий и учреждений созданы молодежные организации и союзы. На формирование здорового образа жизни была направлена деятельность комитета по физкультуре, спорту и молодежной политики и всех физкультурно-оздоровительных центров города.

В 2021 году свыше 10 тысяч горожан приняли участие в 122 городских, краевых, Всероссийских и Международных соревнованиях по 42 видам спорта. Возросло количество систематически занимающихся физической культурой и спортом, пропагандирующих здоровый образ жизни.

Забота о тех горожанах, кто больше всего нуждается в поддержке государства, является задачей всей администрации города Георгиевска. Более 30 тысяч человек получают меры социальной поддержки. На реализацию краевых и федеральных законов по предоставлению мер социальной поддержки затрачено 276 миллионов рублей.

В 2021 году субсидию на оплату жилого помещения и коммунальных услуг получили 4964 георгиевские семьи, что составляет 24,3% семей города (среднекраевой показатель – 12,5%).

Свою работу продолжил центр социального обслуживания населения, который позволил пожилым жителям, не способным самостоятельно ухаживать за собой, получить востребованные бытовые и социальные услуги.

Для обеспечения социальной защиты детей из малообеспеченных семей из бюджета города были выделены средства на питание в летних оздоровительных лагерях, создание строительных бригад из числа старшеклассников, которым на условиях софинансирования с Центром занятости населения было выплачено более 550 тысяч рублей заработной платы.

В городе серьезное внимание уделяется охране труда, работе по снижению производственного травматизма, регулированию социально-трудовых отношений, социально-демографическим вопросам и защите трудовых прав работников.

Подводя итоги деятельности в области социальной политики, следует отметить, что бюджетная обеспеченность на 1 жителя города в 2021 году составила 15972,22 рублей (в 2009 г. – 12819 руб.), а с учетом оказанных мер социальной поддержки – 17788 рублей.

По итогам работы Администрации за 2021 год можно сделать выделить следующие основные направления:

1. Обеспечение выполнения 17 целевых Программ социального и финансово-экономического развития города в полном объеме.

2. Усиление инвестиционного имиджа МО

3. Улучшение условий для развития субъектов малого и среднего предпринимательства.

4. Развитие деятельности по привлечению средств федерального и краевого бюджетов на реализацию целевых программ в жилищном строительстве, сфере ЖКХ, по переселению граждан из ветхого и аварийного жилищного фонда, капитальному ремонту многоквартирных домов, установку приборов учета в многоквартирные дома.

5. Помощь и содействие в продвижении товаров городских производителей на внутреннем и внешнем рынке.

6. Развитие и усиление контроля в сфере земельно-имущественных отношений; мониторинг выплат заработных плат, с перечислением обязательных платежей в бюджеты всех уровней и внебюджетные фонды.

7. Обеспечение финансирования первоочередных расходов (заработная плата и социальные выплаты, оплата коммунальных услуг, обслуживание муниципального долга.

8. Достижение сбалансированности городского бюджета.

9. Активизация кадровой политики города – поступление молодежи в медицинские ВУЗы с условием обязательного возвращения на работу в Георгиевск; разработка целевой программы о кадровом обеспечении образования и здравоохранения города на 2021-2021 годы, в которой предусмотреть средства на приобретение муниципального жилья для молодых специалистов.

10. Повышение качества образования и воспитания в образовательных организациях.

Date: 2021-07-25; view: 599; Нарушение авторских прав

Проведем анализ принятия управленческих решений по следующей градации – степень ответственности за его принятие:

· единоличное решение и персональная ответственность за него с правом подписи — Я;

· персональная ответственность за решение при коллегиальной форме принятия решения с правом подписи — V;

· то же без права подписи — Р;

· согласование, визирование — С;

· исполнение — Т.

Таблица 1

Анализ процесса принятия решений руководящими работниками

Проведенный анализ позволяет сделать следующие выводы:

· высокий уровень централизации власти

· отсутствие делегирования полномочий

· предельная загрузка главы администрации и его полная ответственность по всем вопросам

· номинальная ответственность руководителей отделов

· жесткая структура исполнителей.

Все информационные потоки в администрации города Георгиевска можно разделить на два вида: внешние и внутренние.

К внешним относится информация, циркулирующая между муниципалитетом, организациями, вышестоящей властью и населением.

Ко внутренней относится управленческий документооборот администрации (см. рис. 2), информационные массивы, статистическая информация и т.д.

Надо отметить, что информация может быть двух видов – необработанная и обработанная. Скажем, информация, поступающая от потребителей, является первичной, необработанной, а внутренняя или, например, статистическая информация – чаще всего уже имеет определенную структуру и формат, что позволяет ее легче формализовать и быстрее обрабатывать. При этом она должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к информации.

Рисунок 2. Основные информационные потоки

Получаемая информация накапливается, обрабатывается и становится информационным ресурсом, включаемым в общую информационную систему, а Глава администрации и руководящие работники – владельцами информационного ресурса. При этом возникают две большие проблемы: возможность поиска необходимой информации и возникновение избыточности информации.

Рассмотрим основные информационные потоки и ресурсы.

Информационные потоки.

Перечислим виды, источники и получателей информации, поступающей в администрацию:

От муниципальных служащих – поступает делопроизводителю и далее по назначению – руководителю:

– служебные записки;

– докладные;

– заявления;

– обращения и т.п.

От организаций и предприятий – поступает в профильные подразделения администрации города Георгиевска, откуда затем после обработки выделяется необходимая база для эффективного управления, которая и составляет основу информационного обеспечения принятия управленческих решений:

– социальная – информация о различных слоях населения (военнослужащих, пенсионерах, несовершеннолетних);

– экономическая – информация о ценах, налогах, финансово-экономическом положении предприятий и города в целом, статистическая;

– юридическая, правовая – законы, указы, постановления, распоряжения, письма и циркуляры;

– организационная;

– справочная – реестры, справочники, перечни.

Информационные ресурсы.

Информация, поступая в те или иные отделы, подразделения, накапливается там, определенным образом обрабатывается и структурируется, образуя информационные ресурсы.

В силу естественных объективных причин ресурсы являются распределенными, формируясь в различных подразделениях администрации.

Далее следует понимать, что при обработке часть информации остается на бумаге, часть переводится в электронный вид, некоторая часть особо ценной информации существует в обоих видах.

Такие логически связанные структуры информации мы будем называть базами данных (БД).

Структуры, хранящие и обрабатывающие базы данных, неизбежно вынуждены обеспечивать актуальность информации, т.е. регулярно ее обновлять и корректировать. Такие структуры мы будем называть источниками информационных ресурсов.

Кратко перечислим основные информационные ресурсы и их источники.

В разрезе подразделений – базы данных по финансам и бухгалтерскому учету (единственная автоматизированная информационная система на базе «1.С»), по экономической и социальной сфере города, по персоналу, муниципальному маркетингу, оперативная и т.д.

Данный список можно продолжать и дальше, но здесь отмечены все основные базы данных, которые формируются в структурных подразделениях администрации города Георгиевска и используются для принятия управленческих решений.

Так же используются в работе информационные ресурсы таких организаций, как Правоохранительные органы, Налоговая инспекция по городу Георгиевску и Георгиевскому району, система «Консультант – Плюс». Информация из указанных источников используется для обеспечения оптимального управленческого процесса с учетом возможных изменений инфраструктуры деятельности организации.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что информационная культура и культура работы с документами – это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому информационное обеспечение и как его составляющая система документооборота – такая же часть управленческой инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов – то есть неудовлетворительного и искаженного информационного обеспечения, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ или информацию.

Все документы, которые обращаются в системе и информационного обеспечения принятий управленческих решений, в администрации города Георгиевска разделяют следующим образом:

1. Входящие

2. Исходящие

3. Приказы (основные документы в непосредственной реализации управления)

– по основной деятельности

– по командировкам

– по личному составу

4. Внутренние

– финансовые

– служебные

Затраты на информационное обеспечение в администрации – это работа с документами, которая складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Делопроизводителем организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику информационного обеспечения по данной подсистеме. Анализ дополнительно проведём по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.

Функции делопроизводителя:

1) Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

2) Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

3) Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных ректором служебных записок.

4) Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись Главе администрации.

5) Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

6) Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

7) Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности.

8) Формирование дел и сдача их в архив.

9) Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Функции секретаря – референта:

1) Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.

2) Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.

3) Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

4) Извещение сотрудников о проводимых совместно с Главой администрации совещаниях.

5) Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.)

6) Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.

7) Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.

8) Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству.

9) Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

10) Ведение протокола заседаний ректоратов, оформление выписок из протоколов.

11) Ежедневное составление совместно с Главой администрации плана его работы на день.

Фактически в приёмной работают два человека. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у руководителя может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече. Могут часто возникать ситуации, когда руководитель на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или приказа– запрещает, противореча себе. Главой администрации явно перегружен информацией и документами для оптимального принятия решений.

В администрации города Георгиевска есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота.

Рисунок 3. Схема документооборота

В результате просмотра журнала регистрации и анализа полученной информации была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (2009 -2021). Из таблицы 2 можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 2

Анализ структуры документооборота

Из таблицы, видно, что доходы бюджета города возрастали из года в год на 16,6% (в 1,16 раза) и на 32% (в 1,323 раза), а общее количество документов в организации увеличилось до уровня 103 и 106 процентов от предыдущего года. В 2005 году успешно введено автоматизирование бухгалтерской информации и установлена в этом подразделении локальная сеть отдела финансового и бухгалтерского контроля – явно прослеживается снижение объемов данной информации и документооборота в среднем за два года на 15 % от предшествующего уровня.

При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки всех документов возрастали.

Таблица 3

Выявление сезонности в объёме документооборота

Администрация города Георгиевска – сезонно независимое предприятие.

Из представленной выше таблицы видно, что четвертый квартал период повышенной активности организации, так как администрация именно в этот период максимально работает, что связано со спецификой его деятельности. Ниже на рисунке представлены графики с учетом специфики работы организации.

В результате проведённого анализа выявлено, что основные потоки информации идут через финансово – экономические службы. Также определилась наибольшая активность работ, связанная со спецификой деятельности. В результате внедрения в финансовом подразделении локальной сети и автоматизации части документооборота и информационного обеспечения вообще и Главы администрации в частности, то в данной сфере выявлено общее снижение потока информации.

Рисунок 4. Динамика объёма документооборота в течение года

Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод о необходимости совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений и внедрения современных информационных комплексных систем.

Рисунок 5. Информационное обеспечение деятельности руководителя

Date: 2021-07-25; view: 619; Нарушение авторских прав

Быстрый рост количества информации, особенно начиная со второй половины 20 века, стал приводить к заметному замедлению и ухудшению работы с ней. Возникла необходимость более качественной обработки, передачи и более быстрого поиска информации. В это же время происходит бурное развитие научно-технического прогресса и, как одной из его составляющих, информационных наук и технологий.

Это дало возможность принципиально по-новому подойти к проблеме хранения, обработки и передачи информации, особенно ее больших массивов с помощью электронно-вычислительных устройств.

В настоящее время эти технологии очень широко используются, в том числе, и при обработке информации, используемой в управлении.

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное планирование, управление и контроль. Обеспечить Главу администрации как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.

· Телекоммуникационная связь (телефон, факс, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)

· Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)

· Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс, ризограф)

· Информационные системы (АИС, телевидение, газеты, журналы)

Посредством этих технических средств Глава администрации города Георгиевска принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности руководителя, способность использовать все возможности современных технических средств.

В администрации города Георгиевска установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить телефоны в практически все подразделения и выполнять следующие функции:

внутренние телефонные звонки

перевод входных звонков из горда и межгорода на другие внутренние номера

при занятости данной линии устанавливать автоматически очередь на выход в город и район.

Ниже в таблице представлена характеристика телефонной сети администрации города Георгиевска.

Таблица 4

Характеристики работы телефонной сети

Данные из таблицы подтверждают частые жалобы сотрудников, о невозможности дозвониться по городским номерам в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12 часов и с 14 часов до 16 часов. Если в администрации выход на сеть будет, осуществляется автоматически, то гражданам дозвониться в администрацию практически невозможно. В последнее время количество жалоб стало возрастать со стороны горожан, организаций о перегруженности телефонной линии администрации. Из-за не решаемости проблемы организации пришлось установить себе в подразделения дополнительные телефоны, реальная надобность в которых сомнительна.

Такая ситуация, конечно же, негативно сказывается на работе администрации. Эта потеря времени руководителем, это снижение имиджа организации, потеря потенциальных клиентов. Приходится пользоваться сотовой связью, при наличии разветвленной сети и оставлять на визитках, буклетах свои сотовые и домашние телефоны.

В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет, большинство необязательных документов переводится факсом. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему на 15-45 минут.

Появление локальной сети и глобальной сети Интернет в администрации приходиться на 2001 год и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу управленческих кадров принимающих решения. Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяла:

Посылать и получать электронную почту

Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет. Сократить временные издержки

Повысить актуальность информации.

Локальнойназывается компьютерная сеть, объединяющая компьютеры, расположенные в одном помещении, в одном здании или в соседних зданиях. В локальной сети используют единый комплект протоколов для всех пользователей. Сегодня наиболее распространенными сетевыми операционными системами, обеспечивающими работу пользователей в сети по единому протоколу, являются NetWare фирмы Novell, Windows NT Server фирмы Microsoft и сетевые ОС семейства UNIX. Все большее распространение получает система Linux. Важно отметить, что эта операционная система распространяется свободно, т.е. является free — ware программным обеспечением.

Топология— это схема соединения каналами связи компьютеров или узлов сети между собой. Используются следующие виды соединений: общая шина, звезда, кольцо.

Но в реальности использование глобальной сети затронуло только один аспект – финансовую и бухгалтерскую составляющую системы подразделений администрации и единственный специалист в области информационных систем и программирования – системный администратор находиться в подчинении главного бухгалтера, что, по меньшей мере, странно.

Но исходя из того, что локальная вычислительная сеть построена на базе финансово-бухгалтерской службы, можно оправдать такую расточительность в специалистах по информационному обеспечении принятия управленческих решений.

Сеть построена по топологии звезда. Эта самая затратная топология сети, когда к каждому отдельному компьютеру тянется витая пара. В тоже время эта топология имеет большие преимущества:

Надёжность в целом

Устойчивость к повреждениям

Лёгкость обслуживания

Простота изменения

Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не используется в размерах всей администрации кооператива, а осуществляется в пределах подразделений, т.е. каждое подразделение приобретает себе необходимое оборудование, хотя с помощью локальной сети можно было организовать сетевые ресурсы для всей администрации города Георгиевска.

Рассмотрим состояние парка технических средств информационного обеспечения принятия управленческих решений. Уровень обеспеченности отделов персональными компьютерами и их моральный износ.

Таблица 5

Анализ технического оснащения непосредственно направленного на информационное обеспечение руководителя

Анализируя данную таблицу (представлены данные на 01.01.11), следует сказать, что в динамике идет явное увеличение технической оснащенности. Степень износа высока, но при коротком жизненном цикле такой техники и снижением ее стоимости не является проблемой.

При всех положительных тенденциях развития по парку персональных компьютеров, в администрации также производились большие затраты на монтаж локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры изначально за свои деньги.

Рисунок 6. Техническая поддержка информационного обеспечения принятия управленческих решений

Администрация как система не может действовать изолированно. Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии развития местной власти и федерального оперативного управления, уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий. Многие отделы выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы глобальной сети Интернет.

В результате анализа материально-технического обеспечения как основы информационного обеспечения принятия управленческих решений явно видно, что в администрации есть все предпосылки внедрения комплекса мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения принятия управленческих решений, позволяющего существенно снизить управленческие затраты и повысить эффективность управления.

Для проведения оценки информационного обеспечения деятельности руководителя воспользуемся анкетным методом экспертных оценок, что позволит дополнить проведенный анализ и выявить наиболее существенные недостатки и достоинства, а также позволит сформировать первичное задание на совершенствование.

Достоинством этих методов является простота, относительно малая стоимость, возможность одновременного охвата больших групп экспертов, возможность получения количественных результатов на основе статистического анализа экспертных данных. Недостатки этих методов следующие: незнание отношения опрашиваемого (серьезное или нет, заинтересованность в результатах и т.п.); неуверенность в том, правильно ли были поняты вопросы, поставленные в анкете; субъективность интерпретации вопросов; неполнота и возможность частичных ответов на вопросы.

Наиболее распространенными из анкетных методов являются ранжирование. Метод ранжирования состоит в том, что эксперту предлагается присвоить числовые ранги каждому из приведенных в анкете факторов. Ранг, равный единице, приписывается наиболее важному, по мнению эксперта, фактору, ранг, равный двум, присваивается следующему по важности фактору и т.д.

При большом числе оцениваемых факторов их «различимость», с точки зрения эксперта, уменьшается. Поэтому число факторов не должно быть более 20, а наибольшая надежность процедуры ранжирования обеспечивается при n < 10.

Для повышения степени объективности обычно проводят анкетирование нескольких экспертов. В случае, если ранжирование производится несколькими экспертами, то наивысший ранг присваивается фактору, получившему наименьшую сумму рангов, и наоборот, фактор, собравший наибольшую сумму рангов, получает самый низкий ранг N. Для формализации этой процедуры удобно воспользоваться относительными весами факторов, которые можно вычислить путем следующей обработки анкет.

Результаты опроса m экспертов относительно n факторов сводятся в матрицу размерности m*n (см. таблицу 11), которая называется матрицей опроса. Здесь Aij – ранг j-го фактора, данный i-м экспертом.

Таблица 6

Сводная таблица анкетирование экспертов

При обработке матриц опроса переходят к преобразованным рангам по формуле

Sij = Amax – Aij. (1)

При этом матрица опроса преобразуется в матрицу преобразованных рангов (таблица 6), для каждого столбца которой определяется сумма

(2)

Таблица 7

Оценочная таблица

По данным таблицы 6 определяется относительный вес каждого фактора по всем экспертам:

, (3)

Рассмотрим анализируемую ситуацию: четыре эксперта оценили и проранжировали по важности функциональную сторону информационного обеспечения руководителя.

Полученная согласно приведенным выше формулам матрица преобразованных рангов приведена в таблице 9. Найдем суммарный вес каждого фактора (по всем экспертам) Rj, после чего вычислим относительный вес факторов и запишем их в последней строке этой же таблицы.

Таблица 8

Матрица опроса

Таблица 9

Матрица преобразованных рангов

Таким образом, самый большой относительный вес имеет контроль фактор (0.375), который и получает наивысший ранг R=1, а наименьший ранг R=6 получит планирование с самым низким весом (0,125).

При анализе оценок, полученных от экспертов, часто возникает необходимость выявить конкордацию – согласованность их мнений по нескольким факторам. Коэффициент конкордации определяется по формуле

V=S/Smax, (4)

где S – сумма квадратов разностей рангов (отклонений от среднего), определяемая по формуле

(5)

Smax-максимальное значение S, которое имеет место в случае, когда все эксперты дают одинаковые оценки.

Можно показать, что суммарное квадратичное отклонение от их среднего значения для суммарных (по всем экспертам) рангов факторов при наилучшей согласованности будет определяться значением

(6)

Величина коэффициента конкордации может меняться в пределах от 0 до 1, причем его равенство единице означает, что все эксперты дали одинаковые оценки, а равенство нулю означает, что связи между оценками, полученными от разных экспертов, не существует. Коэффициент конкордации удобно рассчитывать по формуле, предложенной Кендаллом:

(7)

В случае V < 0.2 – 0.4 говорят о слабой согласованности экспертов, а большие величины V > 0.6 – 0.8 свидетельствуют о сильной согласованности экспертов.

Найдем сумму квадратов отклонений в соответствии с приведенной выше формулой:

S = (15-10)² (10-10)² (10-10)² (5-10)² = 50,

в этой формуле среднее значение определяется как m(n 1)/2 = 10.

Полученная величина коэффициента конкордации V = 0,625 показывает высокую степень согласованности мнений экспертов.

Таким образом, по экспертным оценкам получаем эффективное обеспечение контроля, удовлетворительное календарно – планового руководства и оперативного управления и низкий уровень планирования.

Произведем интегральную оценку информационного обеспечения принятия управленческих решений, используя нижеследующую таблицу и качественный уровень базовых характеристик.

Таблица 10

Бальная оценка информационного обеспечения

Интегральная оценка (Iо) будет равна сумме произведений отдельных функций (О) деленных на их количество:

Iо = (7)

Максимальное значение в нашем конкретном случае будет равно 5, то есть информационное обеспечение управления функционирует на высоком уровне. В исследуемом предмете получаем: Iо = 3, 2

Если исходить из оценки 64 % от максимально возможного уровня – это допустимо, но, по мнению ряда экспертов – в подобных системах минимальная оценка должна быть не ниже 70% – то есть – Iо = 3,5.

Date: 2021-07-25; view: 561; Нарушение авторских прав

На современном этапе руководство недооценивает информационную функцию сбора информации, внедрения информационных технологий и интегрирования их с систему управления, при разработке более эффективной системы информационного обеспечения принятия управленческих решений с учетом совершенствования. В этой схеме следует учитывать различные информационные базы данных для принятия более оптимальных и своевременных решений. Информационный компонент будет являться тем инструментом, который будет решать вопросы взаимосвязи на уровне единого информационного пространства. Таким образом, создание информационной структуры является первоочередной задачей.

Главной целью этой системы является совершенствование процесса получения и использования знаний во всех сферах социально-экономической, политической и общественной жизни жителей города по созданию условий, обеспечивающих достойную жизнь горожан.

Основными составляющими этой главной цели являются:

– информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений к новым условиям хозяйствования и его функционирования в условиях рыночных отношений;

– информационное обеспечение функций подразделений местной власти;

– информационное обслуживание горожан.

Для достижения этих целей приняты следующие основные принципы информационного обеспечения принятия управленческих решений:

– подчиненность целей информатизации целям социально-экономического развития города и городского хозяйства;

– системный подход к процессам информатизации городского хозяйства;

– установление приоритетов разработки и внедрения информационных технологий и систем на основе исследований информационных потребностей администрации при принятии решений по сферам;

– ориентация на экономические методы управления развитием информатизации в условиях рыночных отношений;

– обеспечение совместимости информационных технологий и систем в рамках города и городского хозяйства, а также с вышестоящими уровнями информатизации на основе их стандартизации и унификации;

– -правовая защищенность информационных продуктов.

Основными компонентами этой модели являются:

1. Расчетно-аналитические приложения, поддерживающие технологию подготовки отчетных документов, как основы принятия управленческих решений.

2. База документов для хранения результатов деятельности Комитета и подсистемы документооборота.

3. База данных для хранения отчетной статистической информации и подсистема ведения информационной базы.

4. База знаний для хранения отношений между статистическими параметрами в виде модели социально-экономической деятельности региона.

5. Система экономического моделирования Economics для прогнозирования.

6. Интерфейс пользователя для формирования заданий и сопровождения процесса работ с системой.

В нашем случае необходим достаточной минимум баз данных: «Население города», «Фонды города», «Городская инфраструктура», «Городской бюджет» города Георгиевска.

База данных «Население города» создается на основе информации из отделов социальной защиты, образования, здравоохранения, данных паспортного стола, данных финансово-лицевых счетов, центров занятости и т. д.

Рисунок 7. Модель данных «Население города»

База данных «Фонды города» создается на основе информации агентств технической инвентаризации и Главного управления архитектуры и градостроительства, комитета по земельным реформам и земельным ресурсам, жилищно-эксплуатационных организаций, горгаза, горсвета, «Тепловых сети», городской телефонной сети, , городского управления культуры.

Информация может быть разделена на город в целом, городские районы, микрорайоны, участки ЖЭУ и т. д.

Территориальные объекты делятся на точечные, линейные объекты и площадные. К точечным объектам можно отнети здания и сооружения, опоры электропередач, колодцы, люки и т. п. К линейным объектам относятся линии электропередач, коммуникации, телефонные и радиосети, улицы, маршруты общественного транспорта и т. п. К площадным — кварталы, избирательные участки, участки почтовых отделений и т. п.

Рисунок 8. Модель данных «Фонды города»

Классифицировать объекты можно по основным и относительным показателям.

Состав основных показателей, например, точечного объекта:

– вид объекта (жилые, нежилые здания, памятники, инженерные сооружения;

– собственник объекта;

– владелец участка;

– вид деятельности;

– налоговые показатели;

– наименование товаров и услуг;

– экологические показатели.

В состав относительных показателей входит уровень развития площадных объектов (интегральные оценки, показатель которых характеризовали объект), население, здравоохранение, экология и т. д.

База данных «Городская инфраструктура» будет содержать информацию об объектах городской инфраструктуры, при этом необходимо обеспечить единую идентификацию объектов городской инфраструктуры, (то есть стандарт на адрес и наименование по всей территории).

Рисунок 9. Модель данных «Городская инфраструктура»

База данных «Городской бюджет» будет создаваться на основе информации городского финансового отдела, налоговой инспекции города и района.

Рисунок 10. Модель данных «Городской бюджет»

Предложение построить данную информационно-управленческую систему необходимый шаг для усовершенствования и частичной автоматизации принятия управленческих решений в свете тенденций развития муниципального образования и повышения эффективности управления им.

Все сказанное обусловливает приобретение новых свойств в управленческой деятельности:

1. Оперативность.

2. Своевременность.

3. Релевантность (упор на факты).

4. Качество. Это относится, прежде всего, к управленческим решениям.

5. Улучшение и оптимизация информационных потоков.

Исходя из приведенных данных, получаем принципиально новую схему информационного обеспечения руководителя кооператива.

Рисунок 11. Усовершенствованная система информационного обеспечения принятия управленческих решений

Все предложенные рекомендации следует закрепить локальным нормативно-правовым актом, для чего следует разработать положение об организации информационного обеспечения.

ПОЛОЖЕНИЕ

«Об организации информационного обеспечения управления в администрации города Георгиевска»

1.Общие положения»

1.1. Настоящее Положение «Об организации информационного обеспечения управления администрации города Георгиевска», разработано в соответствии с Уставом города и Порядком взаимодействия подразделений , руководителей и специалистов (протокол от … 2021 г.).

1.2. Настоящее Положение ориентировано на организацию и совершенствование в администрации процессов информационного обеспечения управления деятельности руководителя и повышение качества принятия решений.

1.3. Настоящее Положение определяет:

§ основные информационные ресурсы Администрации, необходимые для осуществления управления подразделениями;

§ источники информационного обеспечения управления;

§ субъекты информационного обеспечения управления ДЗО;

§ основные процессы информационного обеспечения муниципального управления и порядок их организации.

2. Основные информационные ресурсы Администрации

2.1 Основные информационные ресурсы администрации при осуществлении управления подразделениями:

§ информация о структуре собственности муниципалитета;

§ информация о структуре и компетенции ОМСУ и, правах по управлению и контролю, закрепленных в учредительных и внутренних документах;

§ информация о планируемых и состоявшихся событиях и результатах участия в них представителей администрации (общие собрания, заседания ревизионных комиссий, проверки финансово-хозяйственной деятельности);

§ информация о деятельности исполнительных органов МСУ;

§ информация о результатах финансово-хозяйственной деятельности администрации;

§ базы данных – иинфраструктура, кадры финансы и бухучет, а также вся управленческая информация в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ОК 011—93.

3. Источники информационного обеспечения муниципального управления

3.1 Источниками информационного обеспечения управления ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ОК 011—93 являются:

§ учредительные документы;

§ внутренние документы, регламентирующие деятельность администрации;

§ протоколы органов управления и контроля;

§ отчеты администрации;

§ отчеты подразделений администрации о своей деятельности;

§ бюджетная отчетность;

§ публичная отчетность;

§ заключения ревизионной комиссии по результатам проверки финансово-хозяйственной деятельности;

§ публикации в печатных изданиях, заявления СМИ;

§ иные источники, содержащие информацию о деятельности администрации, которая может быть использована при осуществлении управления.

4. Субъекты информационного обеспечения управления

4.1 Субъектами информационного обеспечения муниципального управления являются:

§ подразделения и должностные лица администрации, участвующие в управлении;

§ Представители администрации в различных оргнизациях;

§ Муниципальные служащие;

§ органы управления и контроля;

§ подразделения и должностные лица исполнительного аппарата;

4.2 Подразделения и должностные лица исполнительного аппарата администрации участвуют в информационном обеспечении управления в соответствии со своей компетенцией.

4.3 Представители администрации в организациях участвуют в информационном обеспечении управления в соответствии с Порядком взаимодействия.

5. Процессы информационного обеспечения управления администрации

5.1 Система информационного обеспечения управления администрации включает в себя следующие процессы, организуемые в администрации:

§ формирование базы по структуре собственности

§ формирование базы данных нормативно-правовых документов и внутренних документов, регламентирующих деятельность ОМСУ;

§ учет и анализ социально-экономической составляющей;

§ сбор и анализ информации о местном сообществе;

§ формирование баз данных.

6. Заключительные положения

6.1 Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения.

6.2 Информационные ресурсы администрации (информация, документы, материалы и др.), составляющие систему информационного обеспечения кооперативного управления, не подлежат раскрытию третьим лицам. Иной режим доступа к информационным ресурсам управления может быть установлен организационно-распорядительными документами администрации.

6.3 В процессе информационного обеспечения управленческой деятельности руководители подразделений осуществляют электронное взаимодействие по локальной вычислительной сети с целью координации потоков информации, эффективного управления и получения дополнительных информационных ресурсов.

Данная разработка предназначена для автоматизированной реализации экспертного метода оценки влияния факторов, как основы приятия управленческих решений.

В основе построения алгоритма метод парных сравнений ранжированных оценок факторов (оценки выставляются экспертами при опросе). Матрицу рангов подвергают процедуре парных сравнений для того, чтобы установить в каждой паре наиболее важный ранг.

Для облегчения этой процедуры составляют матрицу парных сравнений, в которой отражается число случаев, когда параметр i определяется как наиболее важный, чем параметр j.

Установление степени согласованности мнений экспертов – следующий этап.

Мерой согласованности является так называемый коэффициент согласия

Рассчитывается с помощью встроенных возможностей Excel.

Для ускорения вычисления таблицу А преобразовываем в матрицу Б так, чтобы факторы были расположены в порядке убывания сумм по строке.

После чего рассчитывается коэффициент согласия.

Уровень значимости V коэффициента согласия по Х² определяют как

X² = V * m * n ( n – 1)

Затем определяют степени свободы v = n – 1

По которым из таблиц находят Х²_набл для заданного уровня значимости (0,1 или 99%).

На основе результатов матрицы А строим матрицу Р, показывающую процентное отношение случаев, когда фактор i оказывался более значимым, нежели фактор j, в общем числе полученных оценок.

Рассчитывается с помощью встроенных возможностей Excel .После получения обобщенной матрицы Р, элементы которой pij представляют относительное число предпочтений, полученных от всех экспертов, по каждому подходу перед каждым другим подходом, производим их шкалирование.

Процедура построения шкальных оценок состоит в том, чтобы обратить наблюдаемые отношения pjj (матрица Р) в ожидаемые zij по уравнению нормированного отклонения, используя таблицу нормированного нормального распределения. Эти zij составляют матрицу основного преобразования Z.

Далее проводится проверка на непротиворечивость. Рассчитываются три средних линейных отклонения и сравниваются с наибольшим по абсолютной величине расхождением между наблюдаемой и расчетной величиной ∆ij.

Для запуска программы следует открыть файл электронной таблицы Excel «Эксперт». При запуске появится окно с предупреждением о наличии макросов в тексте программы (рис. 12).

Рисунок 12. Запуск программы

Рисунок 13. Исходная матрица

Следует нажать среднюю кнопку «Не отключать макросы», иначе программа, написанная на языке Visual Basic for Applications не сможет работать.

Затем появляется лист рабочей книги Excel с названием «Исходная матрица» (рис. 13). Здесь вводят исходную матрицу, количество экспертов и подходов. Далее нажмите кнопку «Матрица А».

Рисунок 14. Матрица А

На экране появится рассчитанная Матрица А: Число случаев, когда параметр i определяется как более важный, чем параметр j, а также некоторые данные для расчета коэффициента конкордации. (Рис. 14) Для продолжения нажмите кнопку «Матрица Р».

На экране появится рассчитанная Матрица Р: доля случаев, когда параметр i определяется как более значимым, чем параметр j, рассчитанная на основе Матрице А. (Рис. 15) После получения обобщенной Матрице Р нажмите кнопку «Матрица Z». Выполняется программа по расчету Матрицы Z.

Рисунок 15. Матрица основного преобразования

На экране появится рассчитанная Матрица Z: основного преобразования (различий). (Рис. 16) Нажмите кнопку «Рассчитать показатели».

Рисунок 16. Расчет показателей

На экране появится страница «Последняя» (Рис. 17) с рассчитанными показателями нормированной относительной важности. Для проверки на непротиворечивость нажмите кнопку «Проверка».

Рисунок 17. Показатели относительной важности

На экране появится таблица «Проверка», среднее линейное отклонение и результаты о данных (Рис.18) Для продолжения нажмите кнопку «Матрица Б».

На экране появляется Матрица Б: Преобразование факторов, а также рассчитанные данные для расчета коэффициента согласия и сам коэффициент согласия. (Рис. 19) Для расчета Х²табл нажмите кнопку «Расчет Х²». Выполняется программа по расчету Х²табл (рис. 20).

По окончании работы следует закрыть программу без сохранения изменений.

Рисунок 18. Результаты о данных

Рисунок 19. Матрица Б

Рисунок 20. Расчет коэффициентов согласия

Date: 2021-07-25; view: 929; Нарушение авторских прав

Наиболее объективная оценка предложений и рекомендаций достигается при условии всестороннего их рассмотрения с нескольких позиций: экономических и социальных; количественных и качественных; текущих и перспективных.

В экономической теории эффективность (Эф) определяется как функция достигнутых результатов (Рд) и затраченных на это ресурсов (З). При этом с точки зрения математики ее можно рассматривать как вектор, который соответствует направлению осуществляемого изменения (положительное значение — улучшение, а отрицательное значение — ухудшение), а его значение — величине (размеру) полученного от него результата (эффекта).

Эф = f (Рд, З) (7)

Повышению эффективности информационного обеспечения принятия управленческих решений многоаспектно и представляет собой взаимосвязь нескольких эффектов – экономического, социального, организационного. Данные виды эффектов взаимно влияют друг на друга.

Базовыми характеристиками является степень совпадения целей организации с целями информационного обеспечения принятия управленческих решений. Но поскольку конечную цель не описать одним показателем, необходима система показателей, отражающая различные стороны данной системы, измерение которых в ходе оценки должно быть осуществлено просто и удобно. Все перечисленное соответствует проведенной во второй главе интегральной оценки. В процессе оценивания до и после совершенствования получаем векторную разницу (Э =In – Iо), – которая и должна показать возможный эффект.

Таблица 10

Бальная оценка ИО с учетом совершенствования

In = (4 4 4 4 5)/5 = 4,2

Таким образом, получаем 4,2 балла, что соответствует 84%, явно прослеживается эффект:

Э = 4,2 – 3, 2 = 1,0 балла

Эффективность составит – 20%, при допущении статичности начальной оценки.

Date: 2021-07-25; view: 385; Нарушение авторских прав

Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления и управленческим процессом в целом. Независимо от технического оснащения систем управления и технологии управленческого процесса, информационное обеспечение свойственно любому управлению. Для решения тех или иных управленческих задач необходима соответствующая информация; получение ее составляет сущность информационного обеспечения. Правомерно говорить об информационном обеспечении определенных служб управления, объектов и субъектов управления.

Информационное обеспечение, таким образом, не только предмет труда — информация, но и, прежде всего, деятельность.

В настоящей работе под термином «информационное обеспечение управленческой деятельности» мы представляем, в первую очередь, область профессиональной деятельности, которая включает операции оформления, сбора, аналитико-синтетической переработки, поиска и распространения информации, с целью обеспечения релевантной информацией управляющих различного ранга для принятия управленческих решений.

Категория информации получила широкое употребление в разных науках, поэтому её содержание исключительно емкое и неоднозначное. Сетования на то, что до сих пор не выработан единый взгляд на понятие информации, часто бытующие в литературе, спорны. На наш взгляд, такого единства не может быть, однако существенно важно применять аппарат исследования информации, адекватный ее определению. В кибернетике, или, пользуясь современной терминологией, в теории информатики, под информацией, как известно, понимается соотношение между совокупностью данных (сведения о чем или о ком-либо) и получателем (потребителем) этих данных. Здесь явное отличие информации от данных (сведений).

Данные – это сообщения, находящиеся в распоряжении лица, которое принимает решения, однако до настоящего момента их важность в конкретной ситуации принятия решения еще не оценена.

Информация представляет то, что заключает в себе какое-либо сообщение. Более правильно информацией надо считать только такие данные, на основании которых принимаются решения.

Если данные используются для решения сразу, то они становятся информацией. Данные, которые непосредственно не используются в принятии решений, но накапливаются для возможного использования в конкретных ситуациях, которые можно предвидеть, называют потенциальной информацией. Данные, которые не используются, и их применение в дальнейшем не предусмотрено, являются избыточными данными – информационный «шум».

Информация должна позволять вести экономический анализ социально – экономической деятельности и служит базой управленческих решений. Для ее получения требуются первичные аналитические данные, формируемые на основе различных исходных данных, аккумулируемых из разных источников. Для формирования первичных аналитических данных необходимы различные по содержанию исходные данные: учетные, плановые, нормативные и т.д.

Принципиальная схема показывает путь трансформации исходных данных, собираемых из разных источников, в первичные аналитические данные, а затем — в аналитическую информацию. Потом формируются управленческие решения, содержащие аналитическую информацию, и осуществляется воздействие на производство путем их принятия.

Проведенный анализ степень ответственности за принятие решений позволяет сделать следующие выводы:

· высокий уровень централизации власти

· отсутствие делегирования полномочий

· предельная загрузка главы администрации и его полная ответственность по всем вопросам

· номинальная ответственность руководителей отделов

· жесткая структура исполнителей.

Все информационные потоки в администрации города Георгиевска можно разделить на два вида: внешние и внутренние.

К внешним относится информация, циркулирующая между муниципалитетом, организациями, вышестоящей властью и населением.

Ко внутренней относится управленческий документооборот администрации, информационные массивы, статистическая информация и т.д.

Виды, источники и получатели информации, поступающей в администрацию:

От муниципальных служащих – поступает делопроизводителю и далее по назначению – руководителю:

– служебные записки;

– докладные;

– заявления;

– обращения и т.п.

От организаций и предприятий – поступает в профильные подразделения администрации города Георгиевска, откуда затем после обработки выделяется необходимая база для эффективного управления, которая и составляет основу информационного обеспечения принятия управленческих решений:

– социальная – информация о различных слоях населения (военнослужащих, пенсионерах, несовершеннолетних);

– экономическая – информация о ценах, налогах, финансово-экономическом положении предприятий и города в целом, статистическая;

– юридическая, правовая – законы, указы, постановления, распоряжения, письма и циркуляры;

– организационная;

– справочная – реестры, справочники, перечни.

Кратко перечислим основные информационные ресурсы и их источники.

В разрезе подразделений – базы данных по финансам и бухгалтерскому учету (единственная автоматизированная информационная система на базе «1.С»), по экономической и социальной сфере города, по персоналу, муниципальному маркетингу, оперативная и т.д.

Данный список можно продолжать и дальше, но здесь отмечены все основные базы данных, которые формируются в структурных подразделениях администрации города Георгиевска и используются для принятия управленческих решений.

Так же используются в работе информационные ресурсы таких организаций, как Правоохранительные органы, Налоговая инспекция по городу Георгиевску и Георгиевскому району, система «Консультант – Плюс». Информация из указанных источников используется для обеспечения оптимального управленческого процесса с учетом возможных изменений инфраструктуры деятельности организации.

В результате проведённого анализа выявлено, что основные потоки информации для принятия решений идут через финансово – экономические службы. Также определилась наибольшая активность работ, связанная со спецификой деятельности. В результате внедрения в финансовом подразделении локальной сети и автоматизации части документооборота и информационного обеспечения вообще и Главы администрации в частности, то в данной сфере выявлено общее снижение потока информации. Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод о необходимости совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений и внедрения современных информационных комплексных систем.

Произведенная интегральная оценка информационного обеспечения принятия управленческих решений показывает низкий уровень данной подсистемы управления в администрации города Георгиевска.

Цели совершенствования информационного обеспечения деятельности руководителя Администрации:

– информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений к новым условиям хозяйствования и его функционирования в условиях рыночных отношений;

– информационное обеспечение функций подразделений местной власти;

– информационное обслуживание горожан.

Для достижения этих целей приняты следующие основные принципы информационного обеспечения деятельности руководителя:

– подчиненность целей информатизации целям социально-экономического развития города и городского хозяйства;

– системный подход к процессам информатизации городского хозяйства;

– установление приоритетов разработки и внедрения информационных технологий и систем на основе исследований информационных потребностей администрации при принятии решений по сферам;

– ориентация на экономические методы управления развитием информатизации в условиях рыночных отношений;

– обеспечение совместимости информационных технологий и систем в рамках города и городского хозяйства, а также с вышестоящими уровнями информатизации на основе их стандартизации и унификации;

– правовая защищенность информационных продуктов.

Основными компонентами предлагаемой системы:

1. Расчетно-аналитические приложения, поддерживающие технологию подготовки отчетных документов, как основы принятия управленческих решений.

2. База документов для хранения результатов деятельности Комитета и подсистемы документооборота.

3. База данных для хранения отчетной статистической информации и подсистема ведения информационной базы.

4. База знаний для хранения отношений между статистическими параметрами в виде модели социально-экономической деятельности региона.

5. Система экономического моделирования Economics для прогнозирования.

Интерфейс пользователя для формирования заданий и сопровождения процесса работ с системой.

В нашем случае предложены следующие минимально необходимые базы данных: «Население города», «Фонды города», «Городская инфраструктура», «Городской бюджет» города Георгиевска.

Предложение построить данную информационно-управленческую систему необходимый шаг для усовершенствования и частичной автоматизации принятия управленческих решений в свете тенденций развития муниципального образования и повышения эффективности управления им.

Все предложенные рекомендации закреплены локальным нормативно-правовым актом – положением об организации информационного обеспечения управления для администрации.

Также разработана информационная система, предназначенная для автоматизированной реализации экспертного метода оценки влияния факторов, как основы приятия управленческих решений. В основе построения алгоритма метод парных сравнений ранжированных оценок факторов (оценки выставляются экспертами при опросе).

В работе проведена оценка эффективности предложенных мероприятий.

Таким образом, поставленная цель достигнута.

Date: 2021-07-25; view: 1051; Нарушение авторских прав

Источники опубликованные

1. Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) // Российская газета (далее – РГ). 1993. 25 декабря.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья)с изменениями от 26 января, 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997 г., 8 июля, 17 декабря 1999 г., 16 апреля, 15 мая, 26 ноября 2001 г., 21 марта, 14, 26 ноября 2002 г., 10 января, 26 марта, 11 ноября, 23 декабря 2003 г., 29 июня, 29 июля, 2, 29, 30 декабря 2004 г., 21 марта, 9 мая, 2, 18, 21 июля 2005 г., 3, 10 января, 2 февраля 2006 г.) // СЗ РФ. 1994. № 32. Ст. 3301; СЗ РФ. 1996. N 5. Ст. 410; СЗ РФ 2001. N 49. ст. 4552.

3. Федерального закона «О сельскохозяйственной кооперации» № 193-ФЗ от 08.12.1995 г. с изменениями и дополнениями, внесенными федеральными законами от 07.03.1997 г. № 47-ФЗ, от 18.02.1999г. № 34-ФЗ, от 21.03.2002 г. № 31-ФЗ , от 11.06.2003 г. № 73-ФЗ и от 03.11.2006 г. №183-Ф3.

4. Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 №24-Ф3

Неопубликованные

5. Устав «Сельскохозяйственного производственного кооператива сельскохозяйственная артель «Плодовое хозяйство Новозаведенское» от 01.08.1991.

Литература

6. Антопольский А.Б. Информационные ресурсы России: научно-метод. пособие.- М: Либерия, 2004.

7. Божко В.П. Информационные технологии в статистике: Учебник. — М.: Финстатинформ, 2002.

8. Вачугов Д.Д. Основы менеджмента: учебник.- М.: Высш шк, 2005.

9. Вдовенко Л.А. Автоматизированные системы управления производством /Под ред. Г.А. Титоренко. — М.: Экономическое образование, 1992.

10. Вендров A.M. CASE-технология. Современные методы и средства проектирования информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 1998.

11. Вендров A.M. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2000.

12. Веснин В.Р. Менеджмент персонала. – М.; Элит-2000,2003.

13. Вудкок Д. Современные информационные технологии совместной работы. — М.: Microsoft Press, 1999.

14. Голенищев Э.П., Клименко И.В. Информационное обеспечение систем управления.- Ростов Н/Д: Феникс,2003.

15. Головко Б.Н. Информационный менеджмент массовой коммуникации: уч.пос.- М.: Академический Проект,2005.

16. Гуров В.В. Интернет для бизнеса. – М.: Электроинформ, 1997.

17. Деловые издания. Информационный менеджмент массовой коммуникации.- СПб: Издательство Михайлова, 2005

18. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник./ Под ред. Т.Р. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

19. Избачков Ю.С. Информационные системы:учебник.-СПб:Питер,2005.

20. Информатика, базовый курс/ под ред. С.В. Симоновича.- СПб: Питер, 2004.

21. Информационные технологии управления: Учебник/ под ред. Г.А. Титаренко. – М: ЮНИТИ, 2002.

22. Информационные технологии в маркетинге: Учебник для вузов / Подред. Г.А.Титоренко. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

23. Каляное Г.Н. Консалтинг при автоматизации предприятий: подходы, методы, средства.: — М.: СИНТЕГ, 1997.

24. Карминский A.M., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса: — М.: Финансы и статистика, 1997.

25. Клепцов М.Я. Информационные системы органов государственного управления. — М.: Изд. РАГС, 1996.

26. Компьютер для менеджера. /Под ред. В.Б. Комягина. — М.: ТРИУМФ, 1998.

27. Контроллинг в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга в организациях. — М.: Финансы и статистика, 1998.

28. Короткое Э.М. Исследование систем управления. Учебник для вузов – М.: Изд-во «ДеКа», 2000.

29. Кацев И.Г. История российского телевидения (1907-2000): курс лекций. М: РГГУ, 2004.

30. Коряковцева Н.А. Техники информационно-библиотечной работы: Учебно-практ. пособие.- М.: Либерия, 2004.

31. Костров А.В. Уроки информационного менеджмента: Практикум.- М.: Финансы и статистика, 2005

32. Костров А.В. Основы информационного менеджмента:уч.пос.- .- М.: Финансы и статистика, 2004

33. Кузнецова Т.В. Введение в специальность: учеб. пособие.- М: РГГУ, 2003.

34. Курс предпринимательства. Учебник /Под ред. В.Я. Горфинкеля и В.А. Швандара – М.: Финансы, ЮНИТИ 1997.

35. Крупник А. Как найти информацию и установить контакты в Internet. – М.: МАРТ, 1999.

36. Ларичев О.И., Мошкович Е.М. Качественные методы принятия решений. — М.: Наука, 1996.

37. Леонтьев Б. Все лучшие русскоязычные ресурсы Internet. — М.: ПК ПЛЮС, 1999.

38. Мельников В. Защита информации в компьютерных системах. — М.: Финансы и статистика, Электронинформ, 1997.

39. Менеджмент: Учебник / Под ред. М.М. Максимцова и А.В. Игнатьевой. М: Банки и биржи, ЮНИТИ 1998.

40. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. М.- Финансы и статистика, 1999.

41. Одинцов Б.Е. Проектирование экономических экспертных систем. М: ЮНИТИ, 1996.

42. Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организаций и информационные технологии. — М.: Финансы и статистика, 1997.

43. Острейковский В.А. Информатика. — М.: Высшая школа, 1999.

44. Петров А.В., Тихомиров М.М., Федулов Ю.Г. Применение ситуационных центров в региональном управлении. — М.: Изд-во РАГС, 1999.

45. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Уч. пособие. М: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004.

46. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Советующие информационные системы в экономике. — М.: ЮНИТИ, 2000.

47. Романенко А.Г., Самойлюк О.Ф. Информационно-поисковые системы: уч. пособие /РГГУ.-М.: РГГУ,1997.

48. Рысков О.И. Требования к управленческому документу: по зарубежным нормативам // Секретарское дело.-2005.-№10.-с.53-60.

49. Рысков О.И. Вопросы управления документами в законодательстве США// Секретарское дело.-2005.-№6.-с.38-42.

50. Рысков О.И Управление документацией в Австралии // Секретарское дело.-2004.-№10.-с.44-49.

51. Саати Т. Принятие решений. — М.: Радио и связь, 1993.

52. Савина И.А. Библиографическое описание документа: семиотический подход: Учебно-метод. пособие.- М.: Либерия, 2004.

53. Семенов М.И. и др. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник для вузов/Под ред. И.Т. Трубилина. М.: Финансы и статистика, 1999.

54. Сиголов А. Желтые страницы Internet (русские ресурсы). — Питер, Спб., 1999.

55. Смирнова Т.Н., Сорокин А.А., Тельное Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/Под ред. Ю.Ф. Тельнова М.: Финансы и статистика, 2001.

56. Степанова Е.Е., Хмелевская Н. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие.- М.: ФОРУМ: ИНФА: М,2004.с-154.

57. Трахтенгерц Э.А. Компьютерная поддержка принятия решений. — М: СИНТЕГ, 1998.

58. Теория управления: Учебник/ Под ред.Ю.В. Васильева, В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого.- 2-е изд.. доп.- М: Финансы и статистика, 2005.-608с.

59. Экономическая информатика /Под ред. В.П. Косарева, Л.В. Еремина — М.: Финансы и статистика, 2001.

3. Ресурсы

60. www.global-one.com

61. www.aavasilev.narod.ru

Размещено на Allbest.ru

[1] Быкова Т.А., Вялова Л.М. Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник / под. общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

[2] Конституция РФ Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. С учетом поправок, внесенных законами РФ «О поправках к конституции Российской Федерации» // СЗ РФ. 2009. Ст.14

[3] Гражданский кодекс РФ. 2001.ч.1. Ст.97

[4] Трудовой кодекс Российской Федерации. М.: Ось-89. 2002. 208 С.

[5] Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. 2006. N 31.ч 1. Ст. 3448.

[6] Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» //СЗ РФ. 2006. №2. Ст. 127.

[7] Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”// Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.

[8] ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов. 2003. 90 С.

[9] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Главархив СССР. Всесоюз. науч. –исслед. ин-т документоведения и архив. дела. – М.; 1991. – 76 с.

[10] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.; изд-во стандартов. 1998. 7С.

[11] Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М., Минтруд РФ, 1998.

[12] Теория управления: Учебник/ Под ред.Ю.В. Васильева, В. Н. Парахиной, Л. И. Ушвицкого.- 2-е изд.. доп.- М: Финансы и статистика, 2005.с-22.

[13] Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие.- М.: ФОРУМ:ИНФА_М,2021.с-5.

[14] Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие.- М.: ФОРУМ:ИНФА_М,2021.с-6.

[15] Философский словарь. Под ред. И.Т.Фролова. М., 1987.

[16] В.А.Никитов и др. Информационное обеспечение муниципального управления. М., 2021.

[17] Теория управления: Учебник/ Под ред.Ю.В. Васильева, В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого.- 2-е изд.. доп.- М: Финансы и статистика, 2005.с.-335.

[18] Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие.- М.: ФОРУМ:ИНФА_М,2021.с—11.

[19] Делопроизводство: учеб. пособие/ Кугушева Т. В. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 7 с.

[20] Делопроизводство: учеб. пособие/ Кугушева Т. В. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 7 с.

[21] Делопроизводство: учеб. пособие/ Кугушева Т. В. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 8 с.

[22] Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие.- М.: ФОРУМ:ИНФА_М,2021.с—13.

Date: 2021-07-25; view: 483; Нарушение авторских прав