Механизм документооборота в мире безбумажных технологий

Оглавление

Введение

По безбумажной технологии
сегодня работают большинство средств
массовой информации что создает актуальность
выбранной темы.

Целью данной работы является
раскрыть механизм документооборота в
мире безбумажных технологий.

Работа состоит из двух частей.
задача первой части рассмотреть теоритические
основы документооборота  в мире безбумажных                   
технологий. задача второй части провести
анализ электронного документооборота
на примере ооо «кедр».

Основой системы «электронного
документооборота» является документ.
документ – определенным образом упорядоченная
информация. в свою очередь, система – это
совокупность элементов, упорядоченно
взаимодействующих друг с другом и с элементами
подсистемы, предназначенная для выполнения
определенных функций и обладающая определенными
свойствами, сводящимся к свойствам элементов,
точнее к их сумме. этими элементами в
системе электронного документооборота
и являются документы.

Трудно представить нашу жизнь
без документов: гражданина – без паспорта,
водителя – без водительских прав, туриста
– без туристической визы, студента –
без студенческого билета и зачетной книжки
и т.д. особенно это затрагивает практически
все сферы экономики: торговлю, управление,
банковскую деятельность. ни одна фирма,
компания, корпорация не может обойтись
без документа и, следовательно, без документооборота.
оборот документов является обязательной
частью деятельности любой из выше перечисленных
сфер экономики и организаций. с развитием
информационных технологий для документооборота
открылись огромные возможности. с появлением
и развитием глобальной сети интернет
и его важным атрибутом – электронной почтой,
проблема расстояния перестала быть проблемой.
по электронной почте электронный документ
приходит к получателю в считанные минуты.

Теоритические
основы документооборота в мире безбумажных                   
технологий

1
Документооборот в управлении предприятием

Для эффективного менеджмента
в деятельности любого предприятия информационные
потоки должны представлять собой четко
отслеживаемый и управляемые процесс.
Типовым информационным объектом, фиксирующим
и регламентирующим деятельность на предприятии,
является документ. Деятельность по организации
прохождения документов внутри предприятия
принято называть делопроизводством данной
конкретной организации. В основе делопроизводства
лежит фундаментальное понятие структуры
информационного обмена – документопоток.
Для любой организации можно выделить
три основных потока документов: входящие,
внутренние и исходящие, которые и определяют
документопотоки.  
Функции ведения делопроизводства
состоят из обработки входящих документов,
пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих
документов, учета, регистрации, контроля
за исполнением, формирования дел, организации
хранения и т.д.

       В советские 
времена делопроизводство регламентировалось 
Единой государственной системой 
документационного обеспечения 
управления (ЕГСДОУ). Созданная схема 
хорошо структурирована и до 
сегодняшнего дня хорошо поддается 
автоматизации. Указанный стандарт 
регламентирует принципы работы 
с документами. В то же время 
сегодня желательна детальная 
регламентация работы по исполнителям
(выполняемым или ролям), доведенная 
до регламентации в виде положений 
о подразделениях и должностных 
инструкциях специалистов.

Электронные документы, сообщения
электронной почты, факсимильная информация,
сообщения в корпоративной сети, факсы
ответы и письма по электронной почте,
бумажные документы, письма, договоры
и контракты  
и т.д.

      Автоматизация 
делопроизводства на этом уровне 
требует предварительного обследования 
документопотоков на предприятии 
с последующей фиксацией модифицированного 
регламента делопроизводства в 
инструкциях и положениях, а также 
настройки регламентов прохождения 
электронных документов по рабочим 
местам.  
Безбумажное делопроизводство предусматривает
применение компьютера в управленческой
деятельности для хранения, поиска и отображения
информации, позволяя свести к минимуму
или исключить полностью применение бумажных
носителей.

Электронный офис предполагает
организацию работы групп пользователей
над совместным решением сложных распределенных
задач в электронных компьютерных сетях
с помощью средств вычислительной техники.

Использование сетей и средств
электронной почты позволяет мгновенно
пересылать документы из одного подразделения
в другое без временных задержек на передачу
бумажного документа. Упрощает хранение,
контроль, поиск, архивирование, включая
ведение долговременного архива документов.
Здесь есть два существенных препятствия:
внешнее и внутреннее.  
Последнее зачастую связано с привычками
и другими простыми человеческими особенностями
и слабостями. Решение этой проблемы зачастую
упирается в имидж фирмы. [2, с.35]

Внешний срез проблемы упирается
в большое число документов, предлагаемых
в бумажном виде. классическими примерами
являются письма и факсы, периодические
издания. переход от бумажного ведения
делопроизводства к электронному сдерживается
из – за недостаточно развитой технологии
оптического распознавания текстов (optical
character recognition – ocr). последние достижения
в этой области послужили толчком к активному
внедрению технологий электронного документооборота,
в том числе и у нас в стране. притягательность
ввода текста без использования клавиатуры
определяет интерес и к технологиям распознавания
голоса. совместно с технологиями архивирования,
индексирования и поиска документов это
создает основу построения системы управления
электронным документооборотом.

2 Системы управления
электронным документооборотом.

Система управления электронным
документооборотом (суэд) предназначена
для следующих целей

– интеграции процессов документального
обеспечения управления предприятием
в рамках единой информационной системы;  
повышение информированности руководства
и специалистов за счет увеличения объемов
информационного хранения, централизованной
обработки информации, уменьшения времени
поиска документов и соответственно подготовки
отчетов и докладов, а также за счет повышения
полноты и достоверности отчетов;

– уменьшения стоимости документационного
обеспечения управления предприятием
за счет перехода от бумажного делопроизводства
к электронному, снижения стоимости копирования
и передачи бумажных документов;  
– уменьшения стоимости и сокращения времени
поиска бумажных оригиналов документов
в архивном хранении за счет получения
точной адресации в электронном виде;

– интеграции информационных
процессов в рамках кооперации предприятий;  
создание качественно новой информационной
базы для последующего совершенствования
процессов документационного обеспечения
управления и технологии работы с документами.
[6, с.150]

СУЭД должна соответствовать
существующей информационно – организационной
структуре предприятия (группы предприятий)
и обеспечивать модификацию по мере совершенствования
этой структуры.  
СУЭД предназначена для автоматизации
процессов документационного обеспечения
управления предприятием, включая:

– процессы подготовки, ввода,
хранения, поиска и вывода организационно
– распорядительных документов (подсистема
«электронный архив»);  
процессы подготовки, ввода, хранения,
поиска и вывода стандартных форм документов
(подсистема «ввод стандартных форм документов»);  
управление делопроизводством (создание,
обработка и систематизация архивного
хранения документов – подсистема «делопроизводство»).  
Объектом автоматизации являются процессы:

– создание документов;

– подготовки, учета, систематизации
и архивного хранения, поиска и получения
организационно – распорядительных, отчетно
– статистических, учетных, плановых,
информационно – справочных и других
управленческих документов;

– работы с документами (передача,
учет, контроль исполнения и др.).  
Основные требования к системе состоят
в следующем. Для информационного обмена
в системе должна использоваться корпоративная
вычислительная сети, в которую включаются
как локальные, так и удаленные пользовательские
системы. СУЭД должна взаимодействовать
с электронной почтовой системой и автоматизированными
системами управления предприятием. Система
должна допускать круглосуточный режим
функционирования; иметь средства диагностики
и индикации текущего состояния системы,
используемых ресурсов; позволять наращивать
количественные и расширять функциональные
характеристики системы. СУЭД должна обеспечивать
изменение своих характеристик, параметров,
адресатов передачи документов и т.п. в
зависимости от изменения регламента
документооборота предприятия (норм, правил,
порядка, форматов и т.п.). [10, с.20]

Система должна строиться на
основе открытых технологий, обеспечивающих
ее дальнейшую модернизацию и развитие
без переработки. в системе должна быть
предусмотрена возможность использования
масштабируемых аппаратных платформ,
в частности технологически простой замены
серверов и устройств хранения информации
на более производительные (емкие).

Система должна обеспечивать
с достаточной точностью распознавания
документов на русском и основных европейских
языках текстового формата а4, а также
полнотекстовую индексацию текстового
документа. особое внимание должно уделяться
объемам хранения, одновременному доступу
к документам и срокам хранения документов.
подсистема «электронный архив» предназначена
для следующих целей:

– оперативного и потокового
ввода документов, полеченных из бумажных
документов путем сканирования (получение
электронных графических образов) и OCR
– распознавания (преобразование их в
текстовые документы);  
оперативного и потокового ввода электронных
документов из других источников;  
– передачи электронных документов в подсистему
«Делопроизводство»;  
реквизитного и полнотекстового индексирования
документов;  
хранения электронных документов всех
видов и представлений (в том числе графических
образов), их поисковых образов и индексов
(атрибутных и полнотекстовых);  
– адресация оригиналов документов в бумажном
архиве;  
поиска и извлечения документов из электронного
архива;  
вывода документов из системы в виде твердой
(бумажной) копии или в электронном виде,
в том числе для дельнейшей доставки средствами
связи;  
связи представлений хранимых документов
с фактографической частью базы данных.  
Подсистема «ввод стандартных форм документов»
обеспечивает:  
– проектирование представлений стандартных
форм документов для их последующего ввода;

– потоковый ввод стандартных
форм документов в фактографическую часть
подсистемы «электронный архив» (включая
сканирование, ocr (icr) – стилизованное распознавание,
контекстный контроль и экспорт в бд).     
подсистема «делопроизводство» обеспечивает:

– создание электронных документов
средствами подсистемы;  
– ведение версий (редакций) документов
и их авторства;

– защиту от конфликтов при попытке
одновременной модификации документа;

– электронное визирование документов
(электронная подпись);

– связывание документов в логические
группы;

– организацию потока работ
с документами: задание маршрута (регламентного
или ситуационного) движения документов
и условий осуществления работ с ними;

– допуск к документам и расширенным
видам работ с ними в соответствии с установленными
правами пользователей;

– протоколирование видов работ,
производимых пользователями с документами;

– управление маршрутами движения
документов;

– контроль местонахождения
документа и состояния его исполнения;

– передачу и извлечение документов
из подсистемы «электронный архив».[11,с.257] 
Возможный состав программных инструментальных
и технологических средств, ориентированных
на управление документами и документооборотом,
а также средств реализации процедур работы
с документами может быть представлен
следующим образом:

Средства для ввода бумажных
документов и распознавание образов;

Средства для создания электронных
документов;

Средства для организации и
работы с электронным архивом;

Технологические средства,
ориентированные на управление документооборотом;

Технологические средства,
ориентированные на управление документами;

инструментальные средства
разработки приложений, реализующих специфические
функции и технологии работы с документами.  
Программные технологические пакеты,
ориентированные на управление документами
и документооборотом, должны быть открытыми
для интеграции с приложениями, реализующими
специфические функции, характерные при
работе с документами на предприятии.
[11, с.35]

Инструментальные средства
для разработки приложений должны быть
такими, чтобы приложения, разработанные
с их помощью, интегрировались в программную
среду управления документами и документооборотом.

3 Корпоративный
электронный архив.

Функциональные возможности
подсистемы «Электронный архив», предлагаемой
фирмой «Интеллектуальные технологии»,
соответствуют приведенным выше требованиям.
Рассматриваемое решение выполнено в
архитектуре «клиент – сервер» и ориентировано
на использование оборудования, изготовленного
согласно промышленным стандартам. Решение
масштабируемом и предполагает простую
адаптацию к требованиям как по быстродействию,
так и по количеству рабочих мест для ввода
и поиска документов. Оно не накладывает
никаких ограничений на формат документов,
предусматривает обработку разнородных
документов, хранение в одном архиве информации
различного типа (например, технической
документации, финансовых отчетов, документов
и т.д.).  
Основные преимущества предлагаемого
решения заключаются в полной автоматизации
следующих операций:  
получение электронного образа документа
(сканирование);  
распознавание текста изображения документа
(OCR – распознавание);  
морфологического анализа (нормализация)
текста документа;  
полнотекстового индексирования текстовой
информации в документе;  
классификации, аннотирования и создания
регистрационной карточки документа;  
поиска и выборки электронного образа
документа по значению его регистрационных
атрибутов либо по текстовому содержанию.  
Участие оператора требуется только на
этапах формирования атрибутов и получения
текста документа при использовании OCR
– распознавания, если требуется редакторская
правка распознанного текста. Выбор операций
для конкретной реализации системы зависит
от технологической цепочки при работе
с разными типами документов.  
Предлагаемая система предоставляет также
дополнительные возможности:  
разграничение доступа пользователей
к документам на основе механизма привилегий;  
ручное задание атрибутов документа в
процессе его регистрации в системе.  
Архитектура системы «Электронный архив»
приведена на рис. 1. Она использует технологию
«клиент – сервер» при структурировании
программного обеспечения сервера в виде
«сервера баз данных» и «сервера приложений».
Сервер приложений выполняет комплексы
прикладных программ, реализующих функции,
запрашиваемые с отдельных рабочих мест.
В процессе выполнения указанных функций
сервер приложений обращается к серверу
баз данных посредством SQL – запросов
на чтение и запись данных соответствующей
базы данных, а также выполняет необходимые
вычисления. Полученные результаты сервер
приложений передает пользователю, который
обратился к этому серверу за выполнением
нужной ему функции.  
В качестве программного обеспечения
сервера баз данных можно использовать
сервер баз данных ORACLE7 SERVER фирмы oracle или
другие типы развитых СУБД. Продукты этой
фирмы вместе с услугами по техническому
обслуживанию, обучению, консультированию
и системной интеграции являются основой
интегрированной, открытой, переносимой
среды разработки приложений. Реализуя
подход к проектированию на основе визульного
моделирования объектов и автоматизируя
все этапы жизни приложения, эти средства
обеспечивают высокую производительность
разработчиков и создание приложений
в архитектуре «клиент – сервер”».  
Сервер приложений подсистемы «Электронный
архив» реализует выполнение основных
функций, перечисленных выше при рассмотрении
требований к системе, включая разграничение
доступа и защиту информации от несанкционированного
доступа. На каждый документ в электронном
архиве заполняется регистрационная карточка.
Набор атрибутов в карточке для различных
типов документов может различаться. Документ
хранится в базе данных в виде совокупности
своих представлений, например графического
образа и текстового представления. Графический
образ может быть получен в результате
сканирования исходного документа в виде
файла в одном из стандартных графических
форматов. Текстовое представление может
быть получено в результате распознавания
текста отсканированного документа.  
Подсистема доступа реализована в виде
ПО для поиска, просмотра, выборки и печати
документов из архива. Поиск можно выполнять
как по тексту, имеющемуся на документе,
так и по значению регистрационных атрибутов.  
Выбор платформы во многом определяется
требованиями к производительности системы.
В настоящее время широкое применение
получили многопроцессорные платформы
с наращиваемой производительностью (за
счет увеличения количества процессоров)
с использованием операционных систем
UNIX или Windows NT, которые поддерживают многопроцессорную
архитектуру.