Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них — Редакция от 25.04.2016 — Контур.Норматив

Бланком документа называют стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами. Значительно облегчает работу с документами ГОСТ Р 6.30-2003

Предусмотрены три вида бланков:для писем;общий;конкретного вида документа.
Различия между этими бланками состоят в том, что в бланке для писем содержатся следующие реквизиты:
• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования);
• эмблема, товарный знак (знак обслуживания);
• код организации по ОКПО;
• наименование вышестоящей организации (если оно имеется);
• наименование организации;
• справочные данные об организации • дата;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

На общих бланках, которые могут быть использованы для составления любых видов документов (кроме писем), отражаются наряду с вышеуказанными реквизитами заголовок к тексту, отметка о контроле, гриф утверждения.

Бланк конкретного вида документа применяют для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатают наименование вида документа, например: «приказ», «распоряжение» и др.

На практике широко используются бланки руководителей организаций и структурных подразделений. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность, например:

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее – гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее – организаций

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Содержание и оформление реквизитов, входящих в формуляр бланка.

Дата документа– реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. ¹

Т.о. датой документа(реквизит 11) является:

· дата подписания документа (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.);

· дата утверждения документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.);

· дата события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). ²

Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. ³

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.⁴

Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009.

Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.⁵

Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.⁶

Регистрационный номер документа(или регистрационный индекс документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. ¹

Требования к реквизитам.

Регистрационный номер документа(реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.² При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.³

Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.

Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки. ⁴

Ссылка на регистрационный номер и дату документа(реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.¹

Реквизит “Ссылка на регистрационный номер и дату документа” оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.²

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. ³

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита,⁴ оформленные следующим образом: На № ___________ от _________.

Заголовок к тексту(реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.¹

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?,

например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?,

например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.²

Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение.³

Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.⁴

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.⁵

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.⁶

Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита “Заголовок к тексту”.⁷

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом. Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу:

* Проставлением на документе грифа утверждения;

* Изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.

Гриф утверждения располагают справа над текстом

2 вида:

* Утверждение руководителем (своей организации или вышестоящей) (утверждаю Ген. Директор ООО «заря» подпись, расшифровка и дата);

* Утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение). Такой вид утверждения используется, когда реализация утверждаемого документа требует дополнительных мероприятий, разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом директора от и №)

Утверждение изданием распорядительного документа практикуется, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа.

Обычно гриф утверждения проставляется на следующих документах:

* Акты (проверок, ревизий, передачи дел, ликвидации организации и т.д.);

* Задания (на проектирование объектов, на проведение научно-исследовательских работ и т.д.);

* Инструкции (должностные, по технике безопасности и т.д.);

* Нормативы (расхода сырья, численности работников и т.д.);

* Отчеты;

* Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем и т.д.);

* Планы (производственные, внедрения новой техники и т.д.);

* Положения;

* Программы (командировок и т.д.);

* Расценки на производство работ;

* Сметы;

* Стандарты;

* Структура и штатная численность;

* Тарифные ставки;

* Уставы организации;

* Формы унифицированных документов;

* Штатные расписания и изменения к ним.

Одним из реквизитов, придающих доку­менту юридическую силу, является «Гриф утверждения».

Утверждение — это особый способ удо­стоверения документа после его подписания. В отличие от реквизитов, обозначающих авто­ра документа (реквизитов бланка), реквизи­тов «Подпись», «Дата» и «Индекс», которые применяются при оформлении всех организа­ционно-распорядительных документов, «Гриф утверждения» является дополнительным удо­стоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы лишь отдельным видам и разновидностям документов. Как пра­вило, перечень таких документов отражается в инструкциях и иных нормативных правовых актах об организации делопроизводства. При этом может быть использован Примерный перечень документов, подлежащих утверж­дению, который приведен в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других цен­тральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13. Согласно данной Примерной инструкции утверждению подлежат:

1. Акты (проверок и ревизий, приема закон­ченных строительством дел, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликви­дации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. Договоры (о производстве работ, мате­риально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).

3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное стро­ительство; на проведение научно-исследова­тельских, проектно-конструкторских и техно­логических работ; технические и т.д.).

4. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).

5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проекти­рования; численности работников и т.д.).

7. Отчеты (о производственной деятельно­сти, командировках, научно-исследователь­ских работах и т.д.).

8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предпри­ятий, на которые распространяются опреде­ленные льготы; типовых документов, образу­ющихся в деятельности министерств, госко­митетов и других организаций с указанием сроков хранения и т.д.).

9. Планы (производственные; строитель­но-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по уста­новленной номенклатуре; работы коллегий
и т.д.).

10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т.д.).

11. Программы (проведения работ и меро­приятий; командировок и т.д.).

12. Расценки на производство работ.

13. Сметы (расходов на содержание аппа­рата управления; на капитальное строитель­ство и т.д.).

14. Стандарты.

15. Структура и штатная численность.

16. Тарифные ставки.

17. Формы унифицированных документов.

18. Штатные расписания и изменения к ним.

В обязательном порядке утверждению под­лежат все организационные документы (уста­вы, положения, инструкции, правила и др.).

Выбрать

Согласование.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Состав удостоверения

К составу удостоверения документов относятся реквизиты: подпись, оттиск печати, гриф утверждения документа. В боль­шинстве случаев для удостоверения управленческих документов достаточно наличия в них подписи уполномоченного лица. От­дельные документы дополнительно удостоверяются посредством проставления в них оттиска печати или оформления грифа утверждения.

Вопрос о составе удостоверения документов должен быть рассмотрен и решен в каждой организации. Принятым по дан­ному вопросу решением являются разработанные в организации локальные перечни документов:

· перечень документов, которые издаются (подписываются) руководителем организации;

· перечень документов, которые издаются (подписываются) лицами, наделенными соответствующими полномочиями;

· перечень документов, удостоверяемых оттиском печати;

· перечень документов, подлежащих утверждению.

Названные перечни документов включаются в Инструкцию по делопроизводству.

подпись – это обязательный реквизит документа, без которого ни один документ не считается подлинником (оригиналом). Располагается ниже текста. Наименование должности, подпись, расшифровка. Наименование должности может быть кратким (если документ составлен на бланке организации) и полным (если не на бланке организации, т.е. нужно написать должность и наименование организации). Обычно подписи располагаются по иерархии. Факсимиле – аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением подписи должностного лица. Использование факсимиле допускается только при согласии сторон или специального нормативного документа (эти требования касаются документов, выходящих за пределы организации, для внутренних документов организация сама определяет порядок использования факсимиле: издается распорядительный документ или эти требования прописываются в инструкции по делопроизводству). Электронно-цифровая подпись – обязательный реквизит цифрового документа, предназначенный для защиты документа от подделки. Этот реквизит получен в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, позволяющего идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить искажения информации в электронном документе. Открытый ключ позволяет прочесть информацию, зашифрованную при помощи закрытого ключа. Существует ФЗ «об электронно-цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ.

Печать – это особый способ удостоверения подлинности документа и подтверждение его юридической силы. Заверение печатью требуют определенные виды документов:

* Документы, подтверждающие права должностных лиц;

* Учредительные документы;

* Документы, удостоверяющие личность;

* Удостоверения, уставы, доверенности, положения, штатные расписания и т.д. финансовые документы.

Печати бывают гербовые и простые. Порядок изготовления, хранения, применения и уничтожения гербовых печатей регламентируется постановлением правительства РФ «об упорядочении, хранении, применении и уничтожении ..» от 27.12.1995 года №1268 в редакции от 8.06.2001 года. Также существует ГОСТ на изготовление печатей 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба..».

В процессе работы над документами обычно принимают участие несколько должностных лиц или несколько структурных подразделений.

Отметки о документе:

ü Отметка о получении документа. С момента проставления документ явяется собственностью организации. Проставляется работником или секретарем, располагается в правом нижнем углу, иногда на полях и включает дату получения, порядковый номер и подпись ответственного лица.

ü Резолюция. Проставляется руководителем организации. Резолюция – это письменное решение руководителя по вопросу, изложенному в документе. Резолюция пишется от руки, располагается на любом свободном месте в верхней части документа. Иногда резолюция пишется на отдельном листе маленького формата и прикрепляется к документу. Резолюция может быть:

Полная (полное решение вопроса, например, «разрешить перевести в отдел..», «выдать премию» и т.д. Руководитель подписывается и ставит дату);

Неполная (указания руководителя о порядке решения какого-либо вопроса подпись и дата) Кому что сделать и в какие сроки.

ü Отметка о наличии приложений. Оформляется после текта, но до подписи ( приложение: акт сдачи приемки работ на 1 л в 2 экз.).На документах, которые сами являются приложение отметка оформляется в правом верхнем углу (Приложение к приказу …от..№…)

ü Отметка об исполнителе распоряжении в нижней левой части и ниже подпись и включает: ФИО и раб. Телефон подготовителя документа.

ü Отметка о контроле располагается в верхнем правом углу документа. Эта отметка означает, что срок исполнения данного документа контролируется.

Резолюция

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например,«Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб.», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются обычно после фамилии.

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, и, следовательно, не требуется его специально указывать в резолюции, то руководитель может проставить в резолюции только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату.

Резолюция переносится в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится

Реквизит № 18 «Резолюция» Написание – надпись на документе сделаная управляющим учреждения или его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа. Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В резолюциях на документе с типичными сроками исполнения, которые не требуют специальных (дополнительных) указаний для исполнения, отмечается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата. Расположение – ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа).

Текст — главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Пункт 3.19 ГОСТ Р 6.30-97, посвя­щенный тексту документа, начинается с указания на язык тек­ста. «Документ может быть составлен как на русском, так и на­циональном языке в соответствии с законодательством о госу­дарственных языках Российской Федерации и субъектов Рос­сийской Федерации». ГОСТ определяет также случаи, когда тек­сты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

• в федеральные органы государственной власти, органы го­сударственной власти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации и их объединения, не на­ходящиеся в ведении данного субъекта Российской Феде­рации или расположенные на территории других субъек­тов Российской Федерации.

При составлении документа руководствуются следующими правилами.

Сначала уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет пра­вильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и харак­тер изложения текста.

Затем необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирую­щие порядок решения вопросов такого рода. Это самый глав­ный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составите­лем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обес­печит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Далее изучаются ранее изданные документы как вышестоя­щей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сто­ронах проблемы. Этот этап особенно важен при подготовке рас­порядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставлен­ного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть при­влечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую ин­формацию, составляют проект документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.

Прежде всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приво­димых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объек­тивности информации, фиксируемой в документе, максималь­ной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оцен­ка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изло­жена вся информация, необходимая для решения вопроса, по­ставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излиш­них подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на ре­шение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте доку­мента должно нести смысловую нагрузку.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложе­ния. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, пись­мо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуман­ность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит пе­ред определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:

Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Если поводом для создания какого-либо документа послу­жил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

К особенностям делового стиля относится широкое приме­нение устойчивых языковых формул — языковых оборотов, ис­пользуемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего по­вторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной огра­ниченностью деловой речи. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины.

Для стиля служебных документов характерно также употреб­ление устойчивых словосочетаний, так как в деловой докумен­тации большинство слов употребляется только с одним или ог­раниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен об­ширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именно­му) компоненту*. Например: акт — совершать, составлять, подписывать, утверждать; заявка — выполнять, давать, делать, по­давать, принимать, отклонять, удовлетворять и т.д.

Примеры употребления стандартных фраз, выражений и сло­восочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует из­бегать тавтологии — использования в одном предложении одно­коренных слов.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговор­ных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Пере­писка ведется от третьего лица, единственного или множест­венного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или на­правляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распоря­дительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объясни­тельные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от третьего ли­ца единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, поста­новили), а запись выступлений ведется от третьего лица единст­венного числа (Иванов возражает … и предлагает).

Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания, что уменьшает объемы документов и ус­коряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употребле­нии сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку. На­пример: ОРД (организационно-распорядительная документация).

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистра­ция, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются несколь­ких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопро­сов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в де­ло. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные за­писки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают слож­ными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

При чтении документа большое значение имеет последова­тельность представления информации, четкое выделение ее ос­новных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположен­ных в определенной последовательности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые час­ти: в одной излагаются причины, основания или цели составле­ния документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, рас­поряжения, решения, рекомендации.

В последние десятилетия для облегчения восприятия ин­формации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснова­ниями.

Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой — без мотиви­ровки, приказы — с одной распорядительной частью.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на аб­зацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обыч­но абзац содержит не более двух — трех предложений. С абза­ца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помога­ет вдуматься в содержание документа, сделать небольшие ос­тановки при его чтении.

ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подраз­делы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими циф­рами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92* Номер каждой части включает номера соответ­ствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраз­дела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделя­ются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1, 1.2.2, 2.9.1 и т.д.

Структура текста отдельных видов документов может быть пре­допределена нормативными актами, в которых указывается, из ка­ких частей документ состоит. Так, например, составляются долж­ностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Особые требования предъявляются к составлению бухгалтер­ских документов.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как пра­вило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки или при помощи пишу­щих машин и средств механизации. Свободные строки прочер­киваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровом виде. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а за­черкиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма. Затем исправление оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.*

В определенных видах финансовых документов исправления не допускаются. Об этом сказано в п. 5 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»: «Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согла­сованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений».

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами, но во избежание возможных ошибок даются и в словесном варианте. При их на­писании следует помнить, что количественные числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и состав­ных числительных. Например: с восьмьюстами тридцатью пя­тью рублями, до трехсот семидесяти тысяч рублей.

В настоящее время широкое распространение получили ан­кеты — «опросные листы для получения определенных сведе­ний»*. Наиболее известны кадровые анкеты для получения дан­ных о тех, кто их заполняет.

Анкетирование — один из основных методов в социологи­ческих исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обраба­тывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сфор­мулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТ Р 6.30-97 указано: «При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуе­мого объекта должны быть выражены именем существитель­ным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошед­шего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согла­совываться с наименованиями признаков».

Переменная информация в анкете может быть выражена за­ранее подготовленным ответом типа «да-нет», развернутым от­ветом, числовыми показателями.

Повторяемость управленческих ситуаций и действий приводит к необходимости периодического составления и оформления однотипных документов, что дает возможность унифицировать тексты управленческих документов. В основе унификации текстов лежит выявление типовых, повторяющихся ситуаций и решений.

Унификация текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие управленческих решений и упростить процесс подготовки и оформления документов.

Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного (типового) текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

Связный текст – это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает выделение в нем постоянной и переменной информации. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов и т.д.

Трафарет – форма представления унифицированного текста, предполагающая разделение текстовой информации на постоянную (присущую всем документам данной группы) и переменную (индивидуальную для каждого документа). Для фиксации переменной информации в трафаретном тексте оставляют пробелы.

Анкета – форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении числовой или текстовой информации о нескольких объектах по определенным постоянным признакам. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Постоянная информация представлена в виде заголовков граф или строк. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф используются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

Соединение форм представления унифицированного текста представляет собой сочетание связного текста с таблицей или анкетой.

Преимущества унификации и стандартизации служебных документов очевидны: по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный, что позволяет ускорить работу над принятием конкретного управленческого решения; кроме того, работая над составлением документа, его автор получает возможность сосредоточить свое основное внимание на важнейших, свойственных только этому документу, аспектах.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

· объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

· строгое соответствие между составом информации и видом документа;

· использование текстовых формул – устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа – его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.

Из задач унификации и стандартизации вытекает и необходимость в создании шаблонов документов – единых по форме для каждой конкретной организации. Шаблоны документов предусматривают состав реквизитов, необходимый для обеспечения юридической состоятельности будущего документа (для каждого вида документов – свой состав реквизитов), а также соответствие потребностям документирования, сложившимся в организации.

Классификация документов.

классифицирование документов – процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;

Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам:

По видам деятельности(или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, поличному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету,

По наименованиюсуществует множество разновидностей док-нтов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, технич. регламенты, чертежи, схемы, графики, технологические и др. карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, и др.

По способу фиксации информациидокументы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составлениядок-нты подразделяются на док-нты, используемые в орг-циях для решения внешних и внутр. вопросов. Внешняя док-нтация делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени сложностидокументы классифицируют на простые и сложные.

По степени гласностиразличают документы открытые (не содержащие государственной и коммерческой тайны) и документы с ограниченным доступом.

По юридической силедокументы подразделяют на подлинные и подложные.

По срокам исполнениядок-нты классифицируются на срочные и несрочные.

По стадиям подготовкидокументы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

По происхождениюдокументы классифицируют на служебные, подготовленные в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранениядокументы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

По степени обязательностидокументы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификацииразличают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные, предусмотренные (ОКУД), а также в виде анкет и таблиц.

По характеру содержаниядокументы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Унифицированная система документации (УСД),согласно стандартизованному определению, — это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержании информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности».

Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

Унифицированная система документации способствует:

1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах;

2) широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки;

3) упорядочению информационных потоков;

4) сокращению количества документов;

5) дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления.

Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов.

В настоящее время в Российской Федерации действует 8 УСД, в том числе:

— унифицированная система организационно-распоряди­тельной документации;

—унифицированная система банковской документации;

— унифицированная система отчётно-статистической документации;

—унифицированная система документации по труду; —унифицированная система Пенсионного фонда РФ;

— унифицированная система внешнеторговой документа­ции и др.

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов — единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. Нa основании Табеля создаётся Альбом форм докумен­тов — сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управ­ления данной конкретной организации, учреждения, предпри­ятия. И Альбом, и Табель форм документов утверждаются ру­ководителем организации.

Системы документации

Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальныеи документы личного происхождения.

Официальныедокументы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства[8].

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

 организационно-правовая документация;

 плановая документация;

 распорядительная документация;

 информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

 отчетная документация;

 документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

 финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

 документация по материально-техническому обеспечению;

 договорная документация;

 документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать: [8, c. 94]

* наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

* местонахождение (почтовый адрес);

* предмет и цель деятельности;

* порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

* порядок распределения прибыли;

* порядок образования учреждения (организации, предприятия);

* порядок управления и прекращения деятельности;

* органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:

* для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

* для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

* Общие положения.

* Акционерный капитал (уставной фонд).

* Порядок деятельности.

* Управление.

* Учет и отчетность, распределение прибыли.

* Прочие накопления.

* Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

* наименование организации – автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);

* наименование вида документа – УСТАВ;

* дата;

* регистрационный номер, место издания (город);

* гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);

* текст;

* подпись.

Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие разделы:

* Общие положения;

* Цели и задачи;

* Функции;

* Права и обязанности;

* Руководство;

* Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

* Общие положения;

* Должностные обязанности;

* Права;

* Ответственность;

* Взаимоотношения.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

* статус коллегиального или совещательного органа;

* порядок планирования работы;

* порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

* внесение материалов на рассмотрение;

* порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

* ведение протокола заседания;

* оформление решений коллегиального или совещательного органа;

* порядок доведения решений до исполнителей;

* материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

* наименование учреждения (организации);

* вид документа;

* заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

* вид документа;

* дата;

* место составления;

* гриф утверждения;

* текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

Управление документацией представляет собой одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного менеджмента предприятия. Конечной целью деятельности по управлению документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности предприятия сроки и с наименьшими материальными затратами.

Организационные документы определяют порядок создания, реорганизации или ликвидации организации, устанавливают правовой статус, функции, структуру и штатную численность, а также правила, обязательные для выполнения работниками организации.

К организационным документам относят: уставы, положения о структурных подразделениях или должностных лицах, осуществляющих руководство организацией, штатное расписание, должностные инструкции, регламент.

Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

41. Должностная инструкция: порядок оформления

Одним из документов, регулирующих трудовые отношения внутри фирмы, является должностная инструкция для сотрудников. Должностная инструкция – внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, а так же квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, функциональные обязанности, права, ответственность и иногда поощрение работника. Конечно, компания может ее и не составлять – претензий со стороны трудовиков не последует. Однако иногда инструкция все же может очень пригодиться, например, при конфликтах с работниками или в битвах с налоговиками за расходы.

По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.

1.1 Составление и корректировка

Основанием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37). должностей руководителей, специалистов и других служащих. Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Следует отметить, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.

В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).

В случае, когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.

1.2 Рекомендации по составлению должностных инструкций

Несмотря на то, что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

1.3 Формальные признаки

В ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст. «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».

Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:

наименование организации – разработчика документа;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа – номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;

место составления или издания документа;

гриф утверждения документа – реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа – реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;

визы согласования документа;

отметка о заверении копии документа;

отметка об исполнителе;

идентификатор электронной копии документа.

Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.

Приказ – это правовой акт, который издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Основные задачи организации определяются ее уставом (положением о ней).

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций требования директивных документов, поступивших из вышестоящих органов, и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. Приказы издаются и в случаях, когда требуется реализовать решение коллегиального органа, имеющего совещательные функции (например, дирекции при руководителе организации).

Некоторые приказы, издаваемые министерствами и государственными комитетами, имеют статус нормативных правовых актов.

Приказ является основным распорядительным документом, издаваемым руководителем организации, и при его составлении следует соблюдать требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов. Соблюдение этих требований обеспечивает юридическую полноценность документа, его оперативное исполнение, правильное и всестороннее решение обозначенных в нем вопросов.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты:

– заголовок к тексту;

– текст;

– визы;

– подпись;

– дата;

– регистрационный индекс.

Рассмотрим каждый из реквизитов приказа.

Заголовок приказа включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом («в связи», «в целях») в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже.

Если приказ издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа.

Нормативный правовой акт или распорядительный документ вышестоящего органа может быть отражен в констатирующей части приказа.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от 0-го положения табулятора (от границы левого поля), без кавычек и без разрядки. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части приказа действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам.

Каждый пункт приказа строится по схеме:

– исполнитель (конкретное должностное лицо или структурное подразделение указывается в дательном падеже);

– предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме;

– срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).

и представить его на утверждение директору до 25.11.2007».

Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд действий с разными сроками исполнения, то в пункте (пунктах) указывается исполнитель (исполнители), а в подпунктах – предписываемые действия и сроки исполнения.

В тексте приказа следует избегать неконкретных выражений, таких, как «улучшить», «усилить», «принять меры» и т.п.

Распорядительная часть приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, которому поручается контроль за исполнением документа или его пунктов.

Для этого используется устойчивое выражение: «Контроль за исполнением приказа возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, указывается в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это значит, что контроль за исполнением приказа будет осуществляться руководителем, издавшим приказ. Формулировки, типа «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой», не допускаются.

В случае издания приказа, отменяющего положения ранее изданного распорядительного документа или некоторых его пунктов, в последнем пункте такого приказа дается ссылка на соответствующий отменяемый документ или его пункты: указывается дата этого документа, его индекс и заголовок. При оформлении таких пунктов применяется устойчивый речевой оборот: «Считать утратившим силу приказ…».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Должностные лица, на которых распространяется действие приказа, должны быть автоматически ознакомлены с его содержанием (так называемая «виза ознакомления»). При этом необходимо помнить, что работник не имеет права отказаться от визирования документа. Однако если с содержанием документа нужно ознакомить всех работников организации, то пункт «Приказ довести до сведения всех сотрудников (работников)» обязателен.

Если исполнение пунктов приказа возлагается на разные структурные подразделения организации (должностные лица), то для более оперативного их исполнения и удобства в работе исполнителей обычно изготавливаются копии такого приказа либо делаются выписки из него. При большом тираже список адресатов прилагается к приказу в виде самостоятельного документа (реестра).

Особенностью оформления приказов является то, что отметка о наличии приложения в них как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «(см. приложение)», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)», «(приложение 2)» (если приложений несколько). Распорядительная часть приказа в этом случае может быть оформлена следующим образом.

Проекты приказов подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект приказа исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты приказов в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.

Как правило, приказ подписывает руководитель организации, а в его отсутствие – первый заместитель. В случае болезни, отпуска, длительной командировки и в иных подобных случаях руководитель может делегировать право подписи приказа другому должностному лицу, что оформляется соответствующим приказом.

Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если иной срок не указан в тексте. В большинстве случаев приказ действует до его отмены или пока не истечет срок его действия, изначально определенный в тексте.

Проекты приказов по личному составу работники кадровой службы учреждения готовят на основании докладных записок руководителей структурных подразделений, заявлений работников, трудовых договоров и других документов, изучение причин издания приказов и с соблюдением законодательства о труде [1].

В небольших учреждениях все операции, связанные с подготовкой приказов по личному составу, как правило, выполняет секретарь или менеджер по персоналу.

Приказы оформляют на специальных бланках (для приказов). В состав их реквизитов входят:

o изображение Государственного герба Украины (для учреждений, которые имеют право использовать государственную символику) или эмблемы или товарного знака;

o название учреждения-автора;

o название вида документа (ПРИКАЗ);

o дата издания приказа;

o регистрационный индекс (номер) приказа;

o место издания;

o заголовок к тексту;

o текст;

o основание к отдельным пунктам текста;

o подпись руководителя;

o визы;

o отметка об ознакомлении с приказом и подписи соответствующих лиц.

Содержание индивидуального приказа по личному составу кратко излагается в заголовке, который начинается с предлога “о” и складывается с помощью отглагольного существительного, например: “О…”, “О…”, “О переводе…”, “О…”, “Об изменении фамилии…”, “О командировках…”, “О предоставлении отпуска” и т.д.

В сводных приказах может применяться обобщенный заголовок, например: “О личном составе”, “О кадровые вопросы”, “О движении кадров”. Иногда в заголовке называют действий, которые указаны в приказе, например: “О приеме, переводе, увольнении”, “О поощрении работников”.

Особенностью оформления приказов по личному составу является отсутствие констатирующей части (преамбулы) и распорядительной слова “ПРИКАЗЫВАЮ”.

Распорядительную часть приказа по личному составу начинают глаголом, что точно обозначает действие: принять, назначить, перевести, уволить, командировать, предоставить, объявить т.д. Эти слова печатают прописными буквами без отступа от границы левого берега, после них ставят двоеточие.

С новой строки печатают большими буквами фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными – имя, отчество и текст приказа.

Есть определенные требования к изложению текста приказа по личному составу, а именно: пункты приказа должны быть четко сформулированы, отвечать Кодекса законов о труде Украины (далее – Кзот) [1], гарантировать трудовые права работников. В конце каждого пункта приказа указывается основание для его составления. При приеме на работу основанием является заявление работника, контракт, в иных случаях – соответствующие документы (заявления, докладные записки, решения квалификационных и аттестационных комиссий и т.д.). Каждый пункт приказа может иметь одну или несколько оснований.

Проект приказа по личному составу визируют должностные лица учреждения, которых он касается, а иногда – и юрист. В приказах о назначении на должности или перевода, увольнения с должностей, связанных с материальной ответственностью, обязательна виза бухгалтера.

Приказ по личному составу вступает в силу с момента его подписания руководителем учреждения. Однако отдельные пункты приказа могут иметь иные сроки вступления в силу. Так, назначение работника на должность может быть сделано с 1 марта, тогда как приказ подписан 27 февраля.

В отличие от приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу имеют отметку “с приказом ознакомлен(и)”. Работники кадровой службы обязаны ознакомить с приказом всех поименованных в нем лиц, которые расписываются на первом экземпляре приказа или специальном бланке с указанием даты ознакомления.

Как правило, приказы по личному составу составляются в двух или трех экземплярах: оригинал остается в кадровой службе, второй экземпляр передается в бухгалтерию, которая проводит необходимые расчеты, третий (в случае необходимости) – помещается в личное дело.

Распоряжение и указания

Объяснительная записка– это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю организации (данной или вышестоящей) или руководителю структурного подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно.
Докладные записки, адресованные руководителю организации, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Бумаги, которые направляются в вышестоящие инстанции, – это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части – констатирующей – излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Вторая часть – анализирующая – содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. Третья часть – резюмирующая – включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Второй части в докладной записке может и не быть, тогда документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки.
Информируем по горизонтали

Справки

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки. Архивная справка – это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

– адресат;

– заголовок к тексту;

– текст;

– отметка о наличии приложения (если оно имеется);

– отметка об исполнителе (при необходимости);

– визы;

– подпись;

– дата;

– регистрационный индекс.

При необходимости служебная справка может заверяться печатью.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

– руководителю вышестоящего органа;

– организации в целом;

– структурному подразделению организации;

– конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом.

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность указанных в документе сведений. Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером.

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Автор – составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат».

Так как внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения – автора документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «подпись». В этом случае внутренняя справка будет иметь следующую структуру:

К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного.

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Кроме того, может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный – приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), в соответствии с которым составляется справка.

В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения – исполнители, точные даты либо хронологические рамки.

Текст служебной справки может оформляться в виде связного текста или таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Табличная форма представления текста используется в справках, как правило, при изложении цифровых показателей.

Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту или помещается перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2008» или «за период с 01.01.2008 по 30.06.2008».

Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем (например, начальником отдела, управления и т.п.). В связи с этим реквизит «Отметка об исполнителе» во внутренних справках не оформляется.

В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам проверки выполнения плановых заданий подведомственными организациями), в подписи указываются не должности лиц, составивших ее, а распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке).

Личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, относятся к категории внешних. Они готовятся на общем бланке, при их составлении используются в основном те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации.

Текст личных справок, как правило, не превышает 5-7 строк, поэтому заголовки к ним не составляются.

Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.

Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которых нанесена постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного документа.

Личные справки нередко подписываются двумя должностными лицами. В частности, справки финансового характера (например, о размере заработной платы) подписываются руководителем и главным бухгалтером. Справка о месте работы, трудовом стаже может быть подписана руководителем организации и начальником кадровой службы.

Личные справки могут высылаться заявителю по почте или выдаваться на руки. Указание организации, в которую представляется справка, отражается в реквизите «адресат», заканчивать текст личной справки этой информацией не рекомендуется.

Датой справки является дата ее подписания.

Внешние справки (служебные и личные) регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (например, письма). Внутренние справки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.

Текст справки может быть набран на компьютере, при этом последовательность расположения его составных частей (так называемая композиция) должна быть сохранена. В случае если организация имеет угловой штамп, справка может быть оформлена и на чистом листе бумаги, на котором должна быть напечатана и постоянная, и переменная информация в соответствии с утвержденной формой. Во втором случае также может быть изготовлен трафаретный текст справки, содержащий постоянную информацию и место (в виде линий) для переменной (аналогично формам, содержащимся в приложениях к постановлению Минтруда). В последнем случае переменную информацию необходимо будет вписывать (впечатывать) в отведенное место.

Заявления

Заявление – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предполагаются способы решения поставленных задач.

При подготовке заявления оформляются следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, в котором работает автор заявления; название вида документа; адресат; дата; регистрационный индекс; текст; подпись; визы; резолюция.

Наименование структурного подразделения в заявлении оформляется в левом верхнем углу. Ниже прописными буквами указываются название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ) и дата (проставляется работником собственноручно при подписании заявления).

В адресате указываются должность руководителя, включая наименование организации, его фамилия и инициалы в дательном падеже. Оформляется адресат в правом верхнем углу документа.

Текст заявления включает указание вида отпуска (трудовой либо разновидность социального), дату ухода в отпуск, его продолжительность. В случае подачи заявления о предоставлении социального отпуска в тексте указывается также основание просьбы о предоставлении отпуска.

Заявление подписывается работником с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).

Заявление может быть написано работником от руки либо изготовлено с помощью печатающего устройства (пишущая машинка, вычислительная техника). Обязательным условием при этом является наличие на заявлении собственноручно оформленных подписей автора и даты (в примере выделены курсивом). Возможно, также разработать типовую (трафаретную) форму заявления о предоставлении отпуска.

Подписанное заявление визируется заинтересованными должностными лицами (внутреннее согласование). В состав визы включается наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи. Слова «Визы» или «СОГЛАСОВАНО» при этом не пишутся. Подписанное и согласованное с заинтересованными лицами заявление подлежит регистрации. Регистрация заявлений может осуществляться либо в специальном журнале регистрации заявлений, либо в общем журнале регистрации внутренних документов.

После этого заявление подается на рассмотрение руководителю организации либо уполномоченному им должностному лицу.

Для заявления в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место нахождения автора; наименование вида документа (заявление); текст; подпись составителя; дата составления. Поскольку анализируемый документ является заявлением на проведение проверки знаний, то в нем должно быть указано предыдущее проведение проверки и предыдущая оценка. [3.1.1].

По виду документа данное заявление оформлено на бланке организации, где указаны все реквизиты данной организации.

Формат и цвет бумаги, размер шрифта, размер полей в целом соответствуют техническим требованиям.

По расположению реквизитов в данном заявлении указана организация (реквизит 08 «Наименование организации» на бланке), проставлен номер заявления, как исходящего письма организации и дата его издания.

По отношению к автору документа анализируемое заявление оформлено на бланке организации, что соответствует требованиям ГОСТ 6,30-2003.

Служебные письма

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, частными лицами.

При подготовке писем используется специальный бланк для письма, оформляемый в соответствии с требованиями. Подготовить письмо можно и на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Наличие бланка, оформленного в соответствии со всеми требованиями нормативных документов, еще не гарантирует правильности составления письма. При подготовке этого вида документа используется большое количество реквизитов, оформление которых также регламентировано нормативными правовыми актами.

Одним из таких реквизитов является «заголовок к тексту». без заголовка допускается составлять лишь письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма).

Заголовок письма формулируется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?».

Важнейшим реквизитом, который всегда присутствует в письмах, является реквизит «адресат». Его располагают в правом верхнем углу рабочей площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс»).

Основным информационным элементом любого документа, в т.ч. письма, является текст. В зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Что касается общих требований к тексту письма, то они заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 1 страницы, в исключительных случаях – до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.

Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «направляем, «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («прошу», «предлагаю»).

Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

В тексте письма при обозначении даты используется цифровой способ: 23.12.2007. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается использовать в письмах финансового характера, например в гарантийных письмах.

Приступая непосредственно к составлению текста письма, следует продумать его композицию, т.е. последовательность расположения отдельных смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). С точки зрения композиции все письма можно разделить на простые и сложные.

Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Тексты простых писем обычно имеют одну или две смысловые части. К ним относятся, например, тексты сопроводительных писем (одна смысловая часть).

Текст письма, состоящего из 2 смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение – просьбу, отказ, предложение и т.п.

К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.

Сложные письма создаются в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения. Эти части могут дополняться также обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при обращении к конкретному должностному лицу.

При обращении к высшим должностным лицам государства, а также должностным лицам высших и центральных органов государственной власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм допускается обращение с указанием должности без фамилии.

Обращение следует указывать при адресовании писем частным лицам. В то же время в текущей деловой переписке при решении служебных вопросов, связанных с исполнением законодательства и поручений вышестоящих органов, злоупотреблять применением обращения не стоит.

Форму обращения «господин» в условиях трансформации социально-экономического устройства страны следует применять осторожно, лишь в тех случаях, когда автор письма уверен, что ее использование не вызовет негативной реакции у адресата.

При употреблении формы обращения «господин» следует помнить, что она может сокращаться только в начале и середине фразы, а также в реквизите «адресат» следующим образом: «г-н». Слово «господа» сокращается только в середине фразы (при этом точка ставится после второго «г»). В начале и в конце фразы это сокращение не допускается. При употреблении слова «господин» вначале пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов без слова «господин» даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию.

Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания.

В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) и (или) высказать просьбу в заключительной части письма.

Заключение – это итог рассмотрения темы или предмета письма. В заключении излагаются выводы, предложения, просьбы и т.п.

В некоторых случаях текст сложного письма может дополняться еще одной частью – опровержением. Опровержение используется тогда, когда у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных доказательств, примеров.

Завершать текст письма рекомендуется заключительной формулой вежливости, которая является традиционной: «С уважением, …». Эту формулу следует употреблять во всех случаях, если в начале письма было использовано личное обращение. После формулы вежливости располагается подпись автора письма.

Достаточно часто вместе с письмом адресату направляются другие документы, связанные с содержанием этого письма, а также разнообразные бланки, формы, эскизы, образцы и т.п. Все они имеют обобщенное название – «приложение». В некоторых случаях приложение разъясняет, детализирует, уточняет, дополняет отдельные вопросы, изложенные в письме. В этом случае письмо является основным документом, направляемым адресату. С другой стороны, основным документом может быть приложение, а письмо лишь разъясняет, с какой целью он направляется адресату (эту функцию выполняет так называемое сопроводительное письмо). В любом случае при наличии приложения в письме об этом делается специальная отметка («Отметка о наличии приложения»)

Напечатав в проекте письма отметку о наличии приложения, следует оформить подпись. «Подпись» является одним из реквизитов, придающих документу, в т.ч. письму, юридическую силу, без подписи документ будет недействительным.

Исходящие письма подлежат визированию на общих основаниях. Визы в исходящих документах оформляются на экземплярах, остающихся в организации-отправителе (отпусках).

Обязательным реквизитом письма является также отметка об исполнителе, оформляемая согласно установленным требованиям.

Полностью оформленное и завизированное письмо представляется на подпись руководителю. Вместе с 1-м экземпляром письма одновременно подается его копия, которая останется в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который отправляется адресату, а отпуск заверяется службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Для придания письму юридической силы в большинстве случаев достаточно подписи, а также реквизитов бланка и регистрационных данных, поэтому печать на письмах не ставится. Проставление печати является обязательным только на гарантийных письмах, которые связаны с расходованием денежных и материальных средств.

Подписанное письмо регистрируется службой ДОУ: сведения о письме заносятся в регистрационно-учетные формы (журнал или регистрационно-контрольную карточку), а на самом документе проставляется регистрационный индекс. Дата, проставляемая на письме, должна совпадать с датой подписания и проставляется лицом, подписавшим документ. Регистрационные данные переносятся на отпуск, после чего 1-й экземпляр письма отправляется адресату, а его заверенная копия подшивается в дело согласно номенклатуре дел организации.

Телеграммы

Телеграмма

Это вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Телеграммы передаются для передачи информации за пределы данного населенного пункта. Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения. Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №222.

Слова в телеграммах для подсчета делятся на:

· действительные;

· тарифные;

Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм в телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:

точка – ТЧК;

запятая – ЗПТ;

двоеточие – ДВТЧ;

кавычки – КВЧ;

скобки – СКБ;

номер – НР.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки «№», « », «-» и другие следует писать словами. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью «для телеграмм». В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператора связи, должны быть заверены подписью отправителя. Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.

Допускается уменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей о категории телеграммы на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы – только на первой телеграмме.

Образец телеграммы

ТЕЛЕГРАММА

МОСКВА 2009

ОАО ГАЗПРОМ САДОВУ

ПРОСИМ ВЫСЛАТЬ ТЕКСТ ИЗМЕНЕНИЯ НР ОДИН ПОРЯДКА ПРОВЕДЕНИЯ СЕРТИФИКАЦИИ ПРОДУКЦИИ РФ ТЧК ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ОАО ТЮМЕНЬГАЗ ЧИГИН

№05-56-58/45

05.05.2009

______

112103, Тюменьгаз, Соколова 8,

ОАО Тюменьгаз

Телефонограммы

Телефонограмма

Телефонограмма –это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

телеграмма препинание телефонограмма информация

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверить правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

· исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

· должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

· должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

· входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Ценность документа.

30 Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности», развитие экспертизы.
Принципы и критерии экспертизы ценности документов. Ценность doc, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, различна. 1. Некоторые doc нужны для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока имеется практическая значимость. 2. Социальная значимость-информация о гражданах сотрудниках, выпускниках ВУЗов. 3. Историческая значимость для того чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций. 4. Нормативно-методическая ценность содержит управленческое и справочное значение. 5. Научно-техническое достижения, отражающие экономическое, политическое значение. Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание doc, их использование, в том числе доведение исполнителей и само исполнение, но и хранение doc и сведений о них с целью последующего возможно неоднократного использования. ЭЦД – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.. Критериями оценки doc яв­ляются их происхождение, содержание и внешние особенности. Критериями являются: 1. оценки происхожде­ния являются: роль и место организации в системе государст­венного управления. Критерии 2. оценки содержания – значимость события, отра­женного в doc, значение содержащейся в документах информации. 3. Значимость учреждения или лица, в результате деятельно­сти которых созданы doc. 4. Значимость содержанияdoc. 5. Время и место образования doc. 6. Подлинность и копийность doc. 7. Юридическую силу 8. Дублетность doc. 9. Физическое состояние doc. Для организации и проведения ЭЦД, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия из 5 квалифицированных работников, председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения. Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на сек­ретаря комиссии. В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен­ных организаций для отбора и передачи doc на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче­ской помощи подведомственным организациям создаются цен­тральные экспертные комиссии (ЦЭК). В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными пра­вилами работы ведомственных архивов, приказами Федераль­ной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовы­ми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения. В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы doc с различными сроками хранения: 1. постоянного хранения в государственных архивах; 2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); 3. временного хранения (до 10 лет); 4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Главными функциями ЦЭК (ЭК) являются: организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению doc и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хране­ние doc личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответст­вующего архивного учреждения предложений об установ­лении и изменении сроков хранения doc;

Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1) Критерии происхождения документов;

2) Критерии содержания документов;

3) Критерии внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: значение учреждения или лица в жизни общества; значимость событий (явлений, предмета), отраженные в документах; время и место создания документов.

Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. В процессе деятельности общества создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, кооперативные, акционерные, учебные и другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью этого учреждения в системе управления, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес для архивов.

На основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме (имеется ввиду ценная документация этих учреждений) либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.

Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников.

Критерий значимость события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах. На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы, предназначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание необходимо уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов.

Большое значение имеет критерий время образования документов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата – 1922 год. Документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению и выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г. включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России.

Критерий место образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

Наиболее полно основную деятельность организации отражают:

* организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;

* справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период — от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

Критерий время и место образования документов является важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды, насыщенные событиями особой важности. Это периоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания. Критерий времени и места создания документа предполагает совокупную оценку нескольких характеристик ретроспективной информации: ее оригинальность, достоверность, историческую значимость. Одно моментность прохождения события и его документирования повышает достоверность информации. Протоколы, стенографические отчеты, аудиовизуальные записи призваны наиболее полно и точно отражать характер и последовательность действий, процессов и явлений. Документы, более отдаленные от времени событий, могут содержать разнообразные объективные и субъективные искажения и неточности. В то же время – «большое видится на расстоянии». Порой отдаленность и отстраненность автора документа от описываемых событий позволяет ему акцентировать внимание на ключевых или наиболее значимых моментах, которые становятся очевидными лишь по прошествии времени, при рассмотрении объекта в более широком событийном контексте. Все это делает необходимым при проведении экспертизы ценности прибегать к таким источниковедческим понятиям как «авторство», «первоисточник», «протограф» и т.п.

Протокол — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания, например 12-14.03.97. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении, может быть, учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:

Председатель — Харченко В.И. Секретарь — Филимонов СБ.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутству-

ющих их состав указывается количественно, а пофамильный Спи

сок прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая за

пись в самом протоколе. Например:

Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения

требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» ука

зывается, сколько человек должно присутствовать и сколько при

шло на заседание. Например, в протоколе собрания членов акци

онерного общества указано: «Всего членов ОАО 135 чел., присут

ствуют 117».

Далее следует повестка дня. В этой части.протокола перечисля

ются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.

Каждый вопрос нумеруется и начинается с: предлога «о» («об»}.

Например:

1. О перспективах развития завода. Доклад директора … (фамилия, инициалы).

2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы … (фамилия, инициалы).

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях

указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления

излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются

тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записыва

ются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или

выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения)

прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы

и ответы на них в порядке поступления. Например:

Смирнов В.К. Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке? Лысиков К.П. К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постанавляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Например:

1. СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ;

РЕШИЛИ:

Фролова Е.Н. — текст доклада прилагается. Старостин Е.В. — краткая запись выступления. Кузнецов Т.Г. — краткая запись выступления.

1.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное… до J5.05.97.

1.2. Илизарову Б.С. организовать на кафедре выставку… к 11.05.97.

2. СЛУШАЛИ: . ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: …

Подпись Подпись

В.А.Сидоров Е.М. Крылова

Председатель Секретарь

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших, Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов — постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов.