ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА В ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНЫХ АКТАХ – Документоведение.

«Управлять – значит принимать решения и организовывать их исполнения».

От качества управленческих решений, состояния контроля за тем, как они реализуются на практике, от того, насколько они соответствуют складывающейся оперативной обстановке и приоритетным задачам, стоящим перед органами внутренних дел, в значительной мере зависит успех борьбы с преступностью и правоохранительной деятельности в целом.

Управленческую деятельность любого руководителя, можно считать успешной только в том случае, если он умело и профессионально грамотно организует разработку, принятие и исполнение решений.

Понятие управленческого решения.

Требования к управленческому решению.

Существует многообразие управленческих решений, принимаемых и реализуемых органами внутренних дел. Без сомнения, выработка решения – процесс творческий, требующий от руководителя глубоких профессиональных знаний, исключения стереотипов мышления и ограниченного видения проблем, правильного использования разносторонней информации, умения сочетать коллегиальность и единоначалие при выработке решений.

Применительно к ОВД управленческое решение можно определить как основанный на законах и подзаконных актах, анализе и оценке оперативной обстановки волевой акт соответствующего руководителя, содержащий постановку целей, обоснование путей и средств их осуществления, имеющий директивный характер, принятый в установленном порядке и обеспечивающий организационную устойчивость и совершенствование деятельности ОВД при решении возлагаемых на него задач.

Сложность и разнообразие функций и задач, стоящих перед ОВД, обусловливают необходимость принятия в ОВД множества самых различных решений. Чем больше задач приходится решать одновременно, тем выше потребность решать их во взаимной увязке. В этой связи для руководителей и должностных лиц ОВД, участвующих в разработке управленческих решений, важным является системное видение управленческих решений. Оно позволяет:

– оценивать приоритеты целей в условиях конкретной оперативной обстановки уже на начальных стадиях разработки решения, т.е. действовать целеустремленно, обеспечивать цикличность, преемственность решений, ритмичность и планомерность процесса их разработки и принятия;

– рассматривать каждое из них как звено в общей цепи постановки и реализации целей деятельности органов внутренних дел.

Условия эффективности управленческого решения

(требования, предъявляемые к управленческому решению).

Решение может быть эффективным, если оно всесторонне обоснованно, когда оно как бы предвидит и учитывает всевозможные повороты событий и принимается с учетом наиболее вероятного исхода.

Надлежащее информационное обеспечение – одно из первых и непременных условий выполнения вышеуказанного требования, позволяющее своевременно выявить проблемы и установить причины их возникновения. Также, оно дает возможность обосновать цель, пути и средства ее достижения, оперативно регулировать процесс реализации решения.

Кроме того, эффективное решение должно отвечать требованиям законности, т.е. оно не противоречит действующим государственным и ведомственным нормативным актам, приказам, инструкциям и т.п.

Следующим важнейшим условием эффективности решения является его полномочность и властность. Это означает, что оно должно исходить из объема властных полномочий, которыми наделен субъект управления. Соблюдение этого требования придает решению силу, способную воздействовать на объект управления и при необходимости использовать принуждение в виде различных санкций.

Безусловным является условие компетентности решения. Решение компетентно, если оно принято тем лицом, которое вправе принимать подобного рода решения. При этом надо отметить, что компетентность решения резко снижается и в тех случаях, когда подменяются функции нижестоящих органов.

Следующее условие эффективности решения – его своевременность. Правильное и обоснованное решение, но принятое с опозданием, равносильно ошибке. В органах внутренних дел принятие решения часто происходит в условиях постоянно меняющейся оперативной обстановки и жесткого лимита времени. Важнейшими факторами в достижении этого требования выступают оперативность в принятии решения и гибкость реакции на меняющиеся события.

Решение эффективно, если оно актуально. Факт актуальности решения в какой-то мере связан со своевременностью решения. Однако, это далеко не тождественные понятия. Актуальны те решения, которые направлены на разрешение актуальных задач, которые необходимо выбрать среди большого количества имеющихся проблем путем оценки их значимости. Поэтому, когда имеется много вопросов, требующих решения, необходимо учитывать, были ли они оценены по степени актуальности и принимались ли по ним решения в порядке их важности.

Решение руководителя ОВД, при сохранении своей общей целенаправленности, должно определяться его гибкостью по отношению к исполнителям, т.е. учитывать их субъективные особенности и не навязывать им излишне строгих рамок поведения. Во всех случаях наиболее эффективны решения, оставляющие простор для проявления инициативы и творчества подчиненных. Такие решения воспринимаются исполнителями как проявление доверия к ним. Однако при оценке этого требования всегда следует исходить из конкретно сложившейся ситуации и субъективных качеств исполнителей.

Вместе с тем, результативность решения во многом зависит от адаптации его к исполнительскому уровню, от того, какие условия созданы для его исполнения. Нереальные и явно завышенные планы, непосильные задачи, поставленные перед отдельными сотрудниками или службами, подрывают веру в людей в собственные возможности, снижают их инициативу и активность.

С другой стороны, явно облегченные решения, умышленно заниженные планы, обязательства, также дают отрицательный эффект. Они расслабляют сотрудников и резко снижают эффективность труда.

Решение эффективно, если оно исчерпывает, т.е. разрешает проблему полностью или на длительный срок. На практике часто встречаются решения, принимаемые как бы в ответ создавшейся ситуации, но не разрешающие ее до конца. Как правило, это является следствием неглубокой оценки обстановки, недостаточного анализа причин, породивших данную ситуацию. Повторные решения по одному и тому же вопросу требуют больших затрат сил, энергии и времени.

Эффективное решение отличается преемственностью, т.е. оно не противоречит принятым решениям, является как бы логическим продолжением общих стратегических установочных решений (концепций).

Нельзя не учитывать и то обстоятельство, что решение будет эффективным при условии, если оно имеет общественную мотивацию и соответствует общим целям ОВД. Сотрудники всегда должны знать, какими мотивами руководствовался руководитель, принимая то или иное решение, и какие цели будут достигнуты в итоге его выполнения.

Наконец, к условиям эффективности управленческих решений ОВД следует отнести оперативность их оформления. Оно предполагает осуществление комплекса мер по обеспечению четкого и быстрого оформления принятого решения, что представляется здесь весьма важным.

Общая характеристика управленческих решений ОВД.

Характеристика управленческих решений связана с определением их видов, форм, структуры и содержания.

В условиях большого количества разнохарактерных управленческих решений, действующих и периодически разрабатываемых ОВД, большое практическое значение имеет их классификация.

Применительно к аппаратам МВД целесообразно выделить следующие виды управленческих решений.

По целевому назначению можно выделить стратегические и тактические решения. При этом необходимо отметить, что цели управления всегда относятся к двум категориям – это развития (или, по другому говоря, совершенствования) и стабилизации (или обеспечения организационной устойчивости).

К стратегическим управленческим решениям относятся: пятилетние, годовые планы работы, установочные приказы о задачах органов внутренних дел на очередной год, комплексные программы совершенствования деятельности органов внутренних дел на очередной год, комплексные программы совершенствования деятельности органов внутренних дел по отдельным проблемам борьбы с преступностью и охраны общественного порядка и т.п.

Тактические решения призваны стабилизировать деятельность органов и подразделений путем своевременного внесения корректив в работу и устранения отклонений от целей стратегических решений. К таким решениям относятся приказы, указания, решения коллегии или оперативного совещания, а также планы, принимаемые в процессе повседневного управления.

По признаку юридических свойств выделяются индивидуальные и нормативные решения.

Индивидуальные решения имеют, можно сказать, разовое назначение, т.е. после реализации они прекращают свое действие. Исполнение предписаний решения нормативного характера в одной ситуации не прекращает его действия в других подобных ситуациях.

Нормативные решения закрепляют основы организации и деятельности ОВД и тем самым обеспечивают их развитие и организационную устойчивость. К ним относятся: положения об органах и подразделениях, инструкции об организации деятельности аппаратов МВД и их подразделений. Такие решения рассчитаны на многократное, долговременное их использование и по своей сущности являются нормативными актами в узком юридическом значении этого слова.

По охвату проблем и задействованных в их решении сил и средств выделяются общие и частные решения.

Общие носят общесистемный, многоцелевой, комплексный характер, охватывают все направления деятельности и все службы и подразделения. При их разработке используется весь имеющийся информационный потенциал ОВД.

В этой группе целесообразно выделить особый вид – директивы МВД России, установочные приказы МВД по организации деятельности подчиненных органов и подразделений в предстоящем году.

Частные решения связаны с выполнением отдельных задач по одной или нескольким проблемам. Разрабатываются они одной или несколькими службами и подразделениями. К ним относятся решения по вопросам:

– организации и проведения комплексных операций различного масштаба и направленности;

– организации охраны общественного порядка и борьбы с преступностью в связи с особыми событиями общественно-политического характера;

– анализа различных сторон деятельности органов внутренних дел и принятия мер по устранению недостатков в работе;

– изучения, обобщения и распространения передового опыта работы;

– организации воспитательной и учебно-методической работы с личным составом и укрепления исполнительной дисциплины и законности в деятельности органов внутренних дел.

По свое форме такие решения – это, как правило, приказы, указания, планы.

По принадлежности используемых в решении задач борьбы с преступностью и охраны общественного порядка сил и средств решения делятся на собственные (ведомственные) и совместные (межведомственные).

В первом случае поставленные в этих решениях задачи реализуются собственными силами служб, подразделений органов внутренних дел с использованием имеющихся в их распоряжении средств, форм и методов.

Совместные же решения применяются для выполнения стоящих перед ОВД задач, которые в той или иной мере решаются с использованием сил и возможностей других ведомств, органов, организаций.

Наиболее типичными формами этого вида решений являются комплексные планы профилактики, планы совместных мероприятий по профилактике правонарушений несовершеннолетних, совместные решения коллегии МВД и других государственных органов и общественных организаций.

По признаку «начала – окончания» реализации поставленной задачи выделяются основные (исходные), дополнительные и итоговые решения.

Основные решения являются исходным, начальным пунктом в процессе решения той или иной задачи, в ряде случаев открывают временные циклы деятельности ОВД (год, полугодие, квартал).

Итоговые решения связаны с моментом завершения определенного периода работы или моментом реализации конкретного управленческого решения, например, приказ об итогах работы за полугодие, об итогах проведения конкретной операции и т.д.

Очень часто в процессе решения одной проблемы возникает необходимость в разработке и принятии нескольких управленческих решений. В этом случае наряду с основным (исходным) и итоговым по данной проблеме решением появляются дополнительные (промежуточные) решения. Так, к примеру, при наличии приказа об усилении борьбы с организованной преступностью (основное решение), решение коллегии МВД о ходе выполнения органами внутренних дел этого приказа будет являться дополнительным (промежуточным) решением. Итоговым решением по данной проблеме может быть приказ или решение коллегии МВД об итогах выполнения основного решения.

По времени (моменту) реализации поставленных задач выделяются перспективные и текущие (оперативные) решения.

К первому виду решений относятся годовые планы деятельности органов внутренних дел республики, комплексные программы, приказы, инструкции, уставы, наставления, регламентирующие те или иные вопросы управленческой деятельности (организацию контроля и проверки исполнения, порядок подготовки и проведения коллегии или оперативного совещания, разработку и принятие управленческих решений и т.д.).

Текущие управленческие решения возникают и реализуются в рамках текущего управления или в определенный в самом решении срок, но в пределах текущего года. Как правило, эти решения вытекают и связаны с реализацией годовых планов работы МВД. В то же время необходимость немедленного решения тех или иных задач борьбы с преступностью и охраны общественного порядка, своевременного реагирования на изменения оперативной обстановки определяет систему оперативного управления, в процессе которого принимается и реализуется большое число управленческих решений. Эти решения могут быть связаны с резким ростом числа совершаемых преступлений в отдельных городах или районах, совершением отдельных тяжких преступлений, серьезными дорожно-транспортными происшествиями, грубыми нарушениями законности со стороны сотрудников ОВД.

По форме выражения выделяются устные и письменные управленческие решения.

Наибольшую сложность представляет подготовка письменных управленческих решений, имеющих организационно-распорядительный характер, которые классифицируются на: нормативные (приказ по личному составу, положение, указание, инструкция, предписание, решение оперативного совещания) и ненормативные (должностная инструкция, функциональные обязанности, план работы).

Приказ – акт субъекта управления, имеющий высшую юридическую силу и регламентирующий организацию и деятельность органов, подразделений, должностных лиц.

Приказы различаются – по общим вопросам и по личному составу. Приказы по общим вопросам могут быть нормативными или индивидуальными решениями. Приказы по личному составу всегда индивидуальны.

Структура приказов по общим вопросам состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная.

В первой части излагаются причины, послужившие основанием к изданию приказа, цели и задачи предписываемых действий. Если приказ издается «во исполнение», в констатирующей части указываются наименование директивного указания, дата и его номер. Констатирующая часть приказа может быть опущена, если распорядительная не нуждается в обосновании.

Другой вид письменного решения – Положение – это нормативный акт, в котором систематизировано излагаются правовые нормы. В них определяются порядок образования, задачи, функции, оргструктура, права. Обязанности и организация работы подразделения, а также его руководителя.

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Индивидуальные разрабатываются на основе типовых положений. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления.

Обычно структура положения состоит из следующих разделов: общие положения, задачи, функции органа (подразделения), права и обязанности его руководителя и т.д.

Весьма распространенной письменной формой управленческого решения является инструкция. Она представляет собой документ длительного действия, содержащий систематизированные нормы по организации деятельности органов, подразделений, должностных лиц. Структура инструкции существенно различается в зависимости от ее вида.

Указание – это такая форма управленческого решения, в котором излагаются конкретные предписания по отдельным вопросам оперативно-служебной деятельности разового характера. Письменные указания являются распорядительным документом начальника ОВД, используемым в повседневной организационно-распорядительной деятельности. Указание не является нормативным актом, а потому не должно содержать нормативные предписания. Следует отметить, что подмена управленческих решений нормативного характера (приказов, положений, инструкций и т.д.) индивидуальными актами (указаниями) снижает значимость нормативных предписаний, приводит к тому, что предписания, рассчитанные на неоднократное исполнение, могут оказаться невыполненными.

Решение коллегии (совещания) является особой формой нормативного или индивидуального акта, регулирующего деятельность органа и подразделения по частным или общим вопросам, принятого в особом порядке на основе коллективного обсуждения тех или иных вопросов организации и деятельности ОВД.

Плановые решения – особая разновидность управленческих решений в форме различного назначения планов и программ. После их утверждения соответствующими руководителями ОВД они приобретают силу акта управления и обязательны для исполнения.

Организационное обеспечение и технология разработки и реализации управленческих решений.

Процесс разработки и принятия управленческих решений, как правило, требует организации коллективной работы руководителя и большого числа сотрудников ОВД.

Организовать разработку управленческих решений это значит:

– определить основных разработчиков решений – структурные подразделения и должностных лиц в зависимости от выполняемых ими задач и функций;

– обеспечить плановость подготовки и принятия решений;

– осуществить четкое распределение обязанностей и закрепление необходимых прав служб и подразделений, а также конкретных сотрудников, участвующих в разработке решений;

– обеспечить необходимой информацией службы и подразделения, ведущие разработку проектов решений;

– обеспечить координацию и контроль всего процесса подготовки и принятия решений;

– привлечь специалистов других ведомств и учреждений, если в этом возникает необходимость.

Организация разработки управленческих решений возлагается на руководство ОВД, начальников штабных, функциональных и отраслевых подразделений.

Разработка и реализация управленческих решений ОВД представляет ряд логически и последовательно взаимосвязанных стадий:

– стадия «осознания и выявления проблем» заключает следующие этапы: поиск и распознание проблемной обстановки; анализ проблемной обстановки; определение целей; формулирование проблем и их ранжирование; анализ проблем; предварительная постановка задач по решению проблем;

– стадия «информационной подготовки решения» включает следующие этапы: сбор и передача данных; восприятие информации; анализ и оценка информации; точная формулировка задачи;

– стадия «поиска и принятия решения» включает следующие этапы: разработка вариантов решения; определение критериев для выбора лучших вариантов; анализ вариантов решений и прогноз предпочтительности вариантов; выбор наилучшего варианта – принятие решения;

– стадия «реализации решений» включает следующие этапы: уяснение управленческого решения; определение наличия необходимых организационных предпосылок для реализации решения; детализация решения и разработка организационных мероприятий (плана); подбор исполнителей; доведение решения до исполнителей; обеспечение работы исполнителей; оперативное руководство исполнением решения; контроль исполнения решения; подведение итогов выполнения решения; информирование (отчет) о выполнении решения.

Приведенный алгоритм разработки и реализации решений ОВД осуществляется в полном объеме при решении наиболее сложных комплексных задач управления. Вместе с тем его элементы в той или иной мере могут быть использованы руководителями при решении простых задач.

Организация исполнения управленческих решений

Вопросы своевременного и качественного исполнения управленческих решений, механизма их реализации имеют исключительно важное значение. Пагубны не только ошибочные и неэффективные решения, но и их несвоевременное и некачественное выполнение или неисполнение их вообще.

Именно на стадии реализации проверяется пригодность управленческого решения в конкретной оперативной обстановке. При этом даже самые верные решения могут не дать желаемых результатов при несвоевременности либо низком качестве их выполнения.

В этой связи, эффективность любого управленческого воздействия обусловлена четкой организаторской работой по реализации принятых решений, достижению поставленных в них целей. Между тем именно это звено часто выпадает из поля зрения руководителей, а организаторская работа по исполнению принятых решений носит формальный характер.

Под исполнением управленческого решения понимается деятельность руководителей, организованная в соответствии с определенными требованиями и направленная на достижение поставленных в решении целей и задач с помощью различных методов и форм управления с учетом условий конкретной оперативной обстановки.

Организация реализации решений возлагается на начальника ОВД. В этих целях он назначает конкретных исполнителей, формулирует им задания, устанавливает сроки исполнения, организует инструктажи и обучение подчиненных, проводит совещания, создает необходимые условия исполнителям, обеспечивает необходимыми средствами, осуществляет контроль за выполнением плановых мероприятий, определяет время, порядок, формы контроля и информирования об исполнении планов.

Руководитель не должен стараться сделать все сам лично, тем более при реализации сложных, ответственных решений. Однако контроль, основных этапов и конечного результата реализации решения он должен и обязан обеспечить.

Важную роль в процессе реализации управленческих решений играют штабные аппараты ОВД, осуществляющие разработку и организационное обеспечение исполнения решений, имеющих комплексный характер. Они должны систематически анализировать ход выполнения принятых решений, эффективность расстановки сил и средств, задействованных в их реализации, уровень исполнительской дисциплины, вносят руководству ОВД предложения по корректировке деятельности в случае возникновения такой необходимости.

Для организации исполнения отдельных решений могут создаваться временные органы со специальными полномочиями: штабы, рабочие группы. Их компетенция ограничивается вопросами организации исполнения решений локального характера.

Формы реализации управленческих решений разнообразны. К ним можно отнести проведение различного рода совещаний, целевых рейдов и операций, выезды в служебные командировки для оказания помощи и т.п.

Контроль за ходом исполнения решения является обязательным условием успешной реализации управленческих решений. Одной из важнейших частей контроля как функции управления является проверка исполнения. Основная цель проверки – это повышение уровня исполнительской дисциплины руководителей служб и подразделений, непосредственных исполнителей, обеспечение своевременного, полного и качественного исполнения принятых решений и задач.

Существуют различные формы контроля исполнения управленческих решений: контрольные и целевые проверки; заслушивание руководителей служб и подчиненных им сотрудников о проделанной работе; истребование письменных отчетов; анализ информации о ходе выполнения планов работы и заданий.

Важным этапом реализации управленческого решения является подведение итогов и оценка выполнения поставленных задач. При подготовке к подведению итогов выполнения управленческих решений необходимо тщательно проанализировать всю проделанную работу по их реализации, конечные результаты этой работы и сопоставить их с основными целями и задачами, вытекающими из решений, с мероприятиями, разработанными по их реализации.

Решение считается выполненным, если цель, поставленная в нем, достигнута полностью.

Могут быть использованы различные формы подведения итогов выполнения управленческих решений: обсуждение итогов на совещаниях, издание приказов, обзоров и т.д.

Эффективная реализация управленческих решений возможна только при наличии хорошо отлаженного механизма их исполнения и контроля.

Штаб МВД по Республике Марий Эл

ПО МВД по Республике Марий Эл