Заключение
Как видно
из вышеизложенного, автоматизация
процесса регистрации документов идет
по пути включения данной функции
в единые интегрированные программные
комплексы автоматизации делопроизводства
и документооборота. Помимо собственно
регистрационно–учет ых функций, они
обслуживают весь процесс прохождения
документа в организации, плюс обеспечивают
архивное ранение документов, аналитическую
обработку содержащихся в документах
сведений, информационно – справочное
обеспечение деятельности организации,
предоставляют возможность поиска любого
документа по элементу содержания или
по любым реквизитам максимально короткие
сроки.И между
тем основы информационного обеспечения
закладываются именно на стадии регистрации
документов средствами автоматической
системы. Поскольку любой программный
комплекс способен производить лишь
обработку веденной в него вручную
информации, при неполном или недостоверном
введении в АС ДОУ реквизитов документов,
при использовании в тексте документа
вычурных, малоупотребляемых слов и выражений,
наконец, в случае банальных опечаток
или грамматических ошибок, система не
может самостоятельно исправить недоработку
оператора. В ответ на невнимательность
при вводе информации даже самая совершенная
система автоматизации делопроизводства
начнет выдавать неверные сведения, и
очень быстро вместо организующего эффекта
даст абсолютно противоположный – разрушающий,
и, корме того, дискредитирует себя и своих
создателей в глазах сотрудников организации.
Зато использование средств автоматизации
делопроизводства способно обеспечить
экономию трудовых и материальных затрат
на работу с документами; эффект за счет
унификации документационной деятельности
организации и уменьшение зависимости
от индивидуального технологического
опыта персонала; сокращение временных
циклов работы с документами и создание
единого документального пространства.
В результате проведенного курсового
исследования были получены ответы
на поставленные задачи в начале
работы: 1. Особенности
регистрации документов в организации:
В практической деятельности, в зависимости
от объема документооборота в организации
(учреждении) используют две формы регистрации
документов: журналы и карточки. Возможна
и третья форма регистрации, с использованием
персонального компьютера – автоматизированная
электронная . 2. При рассмотрении
справочно – информационной работы
был сделан вывод, что справочно-информацио ная
работа – это одна из важнейших
стадий в организации работы
с документами. В настоящее
время с развитием технологий
появляются новые способы справочно-информацио ной
работы. Использование компьютерных технологий
ускоряет документооборот, повышает исполнительскую
дисциплину сотрудников, совершенствует
управление организацией в целом.
3. В ходе анализа контроля за
исполнением документов было
выявлено, что этот процесс довольно
сложный и проводится в несколько
этапов:• постановка документов на контроль;• проверка своевременности доведения
документов до исполнителей;• предварительная проверка и регулирование
хода исполнения;• снятие документа с контроля;• направление исполненного документа
в дело;• учет, обобщение и анализ результатов
контроля исполнения документов;• информирование руководства о ходе
и результатах исполнения документов.Кроме того в
течение всего срока исполнения служба
ДОУ регулярно проверяет ход исполнения
документа.
Список использованных
источников и литературыИсточники
- ФЕДЕРАЛЬНЫЙ
ЗАКОН от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации,
информационных технологиях и о защите
информации”
Постановление Правительстваот 15 июня 2009 г. № 477 “Об утвержденииправил делопроизводства вфедеральныхорганахисполнительной власти.
Постановление
Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г.№ 754«Об утверждении Положения о системе межведомственного
электронного документооборота»
Методическиерекомендации по разработке инструкций по делопроизводству вфедеральныхорганахисполнительной власти.Утвержденыприказом Росархива от 23 декабря 2009 г.
№ 76.
ГОСТР 6.30-2003 «Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования коформлению документов». М., Госстандарт, – 2003.
ГОСТР 51141-98 «Делопроизводствоиархивное дело. Терминыиопределения». М., Госстандарт, – 1998.
Литература
- КузнецовС.Л. Современныетехнологии документационногообеспеченияуправления: учебноепособиедлявузов / Подред. проф. Т.В. Кузнецовой. –М.: Издательский домМЭИ, 2021. – 232 с.
Кузнецова, Т.В. Архивначинается сделопроизводства // Делопроизводство 2009, №2. С .13-17.
Кузнецова, Т.В. Правиладелопроизводства вфедеральныхорганахисполнительной власти // Делопроизводство, 2009, №3. С.13
Быкова,
Т. А.Внутренние документы – регуляторы документационного
обеспечения управления //
Справочник секретаря и офис-менеджера,2008,№9.
С.37-40.
Варламова,
Л.Н.Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией //
Делопроизводство,2009, № 3. С. 27-31.
Гущина, И.Н. Регистрациядокументов// Кадровик. Кадровое делопроизводство, 2021, № 10. С.10.
Галахов
В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы,
документы. Организация и технология работы.
М. 2009. -197 с.
Охотников
А.В., Булавина Е.А. Документоведение и
делопроизводство: Основы документоведения.
Виды, функции документов. Технологии
делопроизводства: Учебное пособие
для вузов – М: ИКЦ МарТ, 2008.-96 с.
Басаков
М. И. Современное делопроизводство. М.
2008.– 213 с.
ПРИЛОЖЕНИЕ
А
Образец заполнения
регистрационной карточки-заявления
судовладельца(для физического
лица)
______присвоен регистрационный (бортовой)
номер
Регистрационная карточка – заявление
судовладельца
Руководителю ___Абаканского инспекторского
участка Центра ГИМС___ ___МЧС России по Республике
Хакасия___орган государственной регистрации
маломерных судов, субъект Российской
Федерации
От гр-на(ки) ___Иванова Ивана Ивановича___фамилия, имя, отчествоДата рождения 01.01.1965 Место рождения
___РХ, г. Саяногорск___
субъект РФ, населенный пунктГражданство ___РФ___ Место жительства:
___655000___
почтовый индекс,___г. Абакан, ул. Ленина, д. 1, кв. 1,
т. 22-22-22___субъект РФ, район, населенный пункт,
улица, дом, корпус, квартира, телефонМесто работы ___индивидуальный предприниматель___Паспорт:
серия _00 00_ N ___000___ дата выдачи
__02.02.2002___выдан ___УВД г. Абакана___Индивидуальный номер налогоплательщика
(ИНН) ___000___Прошу зарегистрировать судно и
право ___собственности___ на
судно
вид правав размере ___100 %___ на основании
документов (указаны на обороте)размер доли в общей собственности в % Тип и модель надувная моторная лодка
Фрегат М370 Название ___Идентификационный (IМО)
N __ Судоверфь,
место и год постройки 2008___ООО НПО «Фрегат» г.Санкт-Петербург______Стр. (Зав.) N ___000___ Материал корпуса
___ПВХ___Длина ___3,68___ м, ширина ___1,79___ м, высота борта ___0,47__ м,min высота надв. борта ___0,3___ м, вместимость
___ тонн,грузоподъемность ___700___ кг, пассажировместимость
___5___ чел.
Район и условия плавания ___ВВП, ВП___Тип и марка главных двигателей
или ПЛМ ___подвесной______ТОХАЦУ_____ количество
___1___Заводские номера двигателей ___123456АА______Мощность двигателей (суммарная)
___18___ л.с., (__13,24__ кВт).Количество парусов ___, площадь
парусов (суммарная) ___ м2.Прежние регистр. N и название судна
___Место прежней регистрации судна
______
орган прежней регистрации и
его
местоположениеМесто постоянной стоянки судна ___Абакан______
наименование и адрес базыЯ предупрежден, что о
любом изменении сведений, включенных
внастоящую регистрационную карточку
и судовую книгу, я обязансообщить в орган регистрации,
в котором зарегистрировано моесудно, в течение двух недель
со дня, когда мне стало известно
отаком изменении.
“09” сентября 2021 г.
___Иванов______
подпись и фамилия судовладельца
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
Журнал регистрация входящих документов
ПРИЛОЖЕНИЕ
ВЖурнал
регистрация исходящих документов
ПРИЛОЖЕНИЕ
ГЖурнал
регистрация внутренних документов
