🚀 Реферат на тему “Информационные технологии тайм-менеджмента” – готовая работа бесплатно

Оглавление

Введение

.
Теоретические основы тайм-менеджмента

.1
Сущность и принципы тайм-менеджмента

.2
Причины использования тайм-менеджмента

.3
Современные приемы тайм-менеджмента

.
Анализ отечественных подходов к системе тайм-менеджмента

.1
Внедрение тайм-менеджмента в компанию

.2
Тайм-менеджмент в России

.
Оценка и совершенствование системы тайм-менеджмента в компании

.1
Общая характеристика анализируемого предприятия

.2
Оценка системы тайм-менеджмента в компании

.3
Совершенствование системы тайм-менеджмента

Заключение

Введение

В современных условиях тайм-менеджмент является
неотъемлемой частью деятельности любой успешной компании. Под тайм-менеджментом
понимается технология организации времени и повышения эффективности его
использования.

Управление временем – это действие или процесс
тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на
конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются
эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков,
инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов
и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно:
планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных
затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.
Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности,
но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же
основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов,
инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является
необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения
проекта и масштаб.

Целью представленной работы является
рассмотрение тайм-менеджмента как системы управления временем. В качестве задач
в работе выступают следующие:

рассмотрение понятия и функций тайм-менеджмента;

характеристика современных приемов
тайм-менеджмента;

выявление особенностей внедрения
тайм-менеджмента в компаниях;

анализ применения успешного внедрения
тайм-менеджмента в российских компаниях;

выявление особенностей применения
тайм-менеджмент в деятельности ОАО «Мегафон».

В качестве объекта в работе выступает управление
временем. Предметом работы являются особенности применения тайм-менеджмента в
деятельности организации.

Структура работы включает введение, три главы,
заключение и список использованной литературы.

В первой главе представлены сущность и принципы
тайм-менеджмента, определены современные приемы тайм-менеджмента и обоснована
необходимость использования тайм-менеджмента в деятельности предприятия.

Во второй главе выявлены особенности внедрения
тайм-менеджмента в организации, проанализированы успешные подходы
тайм-менеджмента в российских компаниях.

В третьей, заключительной главе, приводится
общая характеристика анализируемого предприятия, дается оценка системы
тайм-менеджмента ОАО «Мегафон» и определяются направления совершенствования
системы тайм-менеджмента исследуемого предприятия.

1. Теоретические основы тайм-менеджмента

.1 Сущность и принципы
тайм-менеджмента

«Тайм-менеджмент (Управление временем) –
междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и
методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной
деятельности». Тайм-менеджмент – в переводе с английского означает «управление
временем». Задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и
рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие
дела. Тайм-менеджмент – это учет и оперативное планирование времени.

Основные принципы тайм-менеджмента.

Кропотливая самостоятельная работа.
Качественную, эффективную систему организации своего времени руководитель может
разработать только самостоятельно. Эту важную работу нельзя поручить консультанту
или секретарю. Выбрать подходящее решение и перестроить его под свои
потребности сумеете только сам руководитель.

Индивидуальность решения. В организации личного
времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который руководитель
для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную
эффективность. Заострить же внимание следует скорее на тех методах, которые
позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно
определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные
предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т.п.

Необходимость отслеживания собственной
эффективности. Используя хронометраж, можно выявить моменты непростительного
расхода времени и обнаружить его скрытые резервы. При анализе полученных данных
рекомендуется использовать метод сравнения достигнутого с максимально
возможным, а не достигнутого с запланированным, как это делается в западных
технологиях тайм-менеджмента. Но главный результат использования хронометража –
появление определенного умения постоянно самостоятельно отслеживать свою
эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель
вырабатывает особого рода внимание к времени, и руководитель начинает
совершенно по-другому смотреть на свои действия.

Мышление, направленное на эффективность.
Первостепенную роль играет непосредственное изменение мышления. Человек,
который научился определять неэффективные процессы и совершенствовать их,
стремящийся к оптимизации и повышению результативности – в силах применять
имеющиеся методы, настроить их под свои нужды или разработать свои. А сами
технические приемы организации времени и личной работы и непосредственное их
воплощение в жизнь – это, как раз, дело техники. Единожды произошедшее
изменение сознания начинает работать и приносить свои плоды в любом виде
деятельности.

Достижимость и неисчерпаемость резервов
эффективности. Основополагающий принцип, рядом с которым несравнимы никакие
технологические вопросы. Исходя из предположения, что резервы эффективности,
развития и самосовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально
неисчерпаемы, поиск нужного решения и разработка необходимого метода – вопросы
чисто тактические и заведомо решаемые.

1.2 Причины использования
тайм-менеджмента

Хронометраж личного времени следует проводить за
несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий
стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Тревожные симптомы
близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим
признакам:

. Отсутствие приоритетов при выполнении дел
(решение второстепенных задач при регулярном переносе главных);

. Спешка при выполнении объемных заданий
(зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);

. Большой поток всевозможных рутинных дел (риск
утонуть в мелочах);

. Несвоевременное изучение деловой переписки
(текущей документации);

. Работа по вечерам и выходным (в служебные часы
не хватает времени);

. Постоянное выполнение работы за своих коллег
или подчиненных (кажется, что так будет быстрее или надежнее);

. Работа не по своему профилю (неэффективное
использование возможностей);

. Непрерывные помехи в работе (бесконечные
телефонные звонки и наплыв посетителей);

. Уточнение сведений, постоянное переспрашивание
(трудное восприятие информации, как следствие утомления).

После проведения хронометража необходимо
проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал человек. Для этого
можно использовать таблицы по распределению областей работы относительно
временных затрат – реальных и теоретически достижимых, составить листок помех.

Дальнейший анализ можно вести с точки зрения
двух позиций: позитивных и негативных, т.е. определить сильные и слабые стороны
для рационального использования первых и избегания вторых.

«Поглотители времени». Проведя детальный анализ
основных «поглотителей» времени, можно лучше контролировать свой рабочий
процесс и избежать отвлекающих моментов. Основными причинами, заставляющими нас
тратить время зря, признаны:

. Телефонные звонки по праву занимают почетное
первое место, срывая рабочий настрой и не давая сосредоточиться на делах. С
широким распространением сотовых телефонов проблема приобрела глобальные
масштабы.

. Посетители, приходящие в офис, отвлекают
вернее телефонов, потому что их невозможно проигнорировать или выполнять
параллельно другую работу.

. Плохо организованный обмен информацией между
подразделениями.

. Проблемы с компьютерным оборудованием и
офисной техникой.

. Изменение очередности работ, навязываемое
коллегами.

. Недостаток организационного планирования.
Расст

. Неумение слушать других людей.

. Неудовлетворительная организационная
структура.

. Неразбериха в почте. Особенно актуальна для
руководителей, корреспонденция которых несвоевременно или вовсе не проходит
через секретарский фильтр определения важности писем.

. Исправление ошибок, которых можно было бы
избежать. Ошибки порождают все те же спешка, невнимательность, нежелание
работать и пр.

. Нерешительность в деловых вопросах.

. Плохо организованные и скоординированные собрания,
планерки.

. Отвлекающие факторы на рабочем месте.
Гигантский список мелочей по специфике личности каждого.

. Чрезмерная офисная бюрократия.

. Бесполезные дискуссии о своей работе и работе
других. И просто пустая болтовня.

1.3 Современные приемы тайм-менеджмента

Постановка цели. Постановка цели подразумевает
анализ и формирование личных целей. Цель описывает конечный результат, дает
ясность о том, в каком направлении двигаться. Постановка целей – процесс
временный, т.к. при смене определенных параметров происходит необходимая
корректировка.

«Чтобы добиться успеха, необходимо выбирать
правильные цели, промежуточные этапы помогут не свернуть с верного пути.
Желательно заранее провести реестр личных ресурсов и средств для достижения
целей, чтобы выяснить, какие свои сильные стороны надо поощрять, а над какими
слабыми сторонами работать для дальнейшего развития своего потенциала».

Цель должна быть ясной, четкой и понятной.
Конкретное формулирование практических целей важно для последующего
планирования. При установке долгосрочных целей нельзя брать на себя слишком
много. [1. С.78]

) Не только правильно делать дела, но и делать
правильные дела;

) Не просто решать дела, но и создавать
творческие перспективы;

) Не столько сохранять средства, сколько
оптимизировать их использование;

) Не просто выполнять задолженности, но и
добиваться результатов;

) Не только уменьшать затраты, но и повышать
прибыль.

Классическое планирование. Классическая методика
разработки планов и альтернативных вариантов деятельности. Означает подготовку
к реализации целей и упорядочение времени. Как показывает практический опыт,
минуты, затраченные на планирование, сокращают часы на непосредственную
реализацию, приводя, в конечном счете, к экономии времени в целом.

Чтобы правильно выполнять свои функции и
достигать намеченных целей, руководитель должен четко представлять свой бюджет
времени. Существуют несколько основных правил планирования:

. При составлении плана дня лучше оставить 40%
рабочего времени свободными. Т.е. 60% – запланированное время, 20% –
непредвиденное время, 20% – спонтанное время.

. Документировать потраченное время, с
указанием, как и на что оно было потеряно, чтобы иметь представление о его
расходе.

. Чтобы сводить все задачи воедино, необходимо
иметь представление о предстоящих делах, разделить их по степени срочности.

. Создавайте реальные планы лишь с тем объемом
задач, с которым можно справиться.

. Научиться определять темп работы и количество
нужной информации для ее выполнения.

. Если в работе регулярно возникают помехи в
виде срочных, спонтанно возникающих дел – предусмотреть в плане время и на
решение таких дел.

Попытка выполнения большого объёма работ и
распыление сил на отдельные несущественные дела приводят к тому, что в конце
дня главные проблемы остаются нерешенными. Установить приоритетность – значит
разделить весь поток задач по степени важности, придать им первостепенное, второстепенное
и т.д. значения.

«Золотые» пропорции планирования времени.
Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых
известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на
рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции
рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80
процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного
времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего
времени». Применительно к повседневной работе это означает, что не следует
браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат
времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно
важные проблемы, а уже потом – многочисленные второстепенные.

Последовательное применение принципа Парето
помогает использовать на практике технику анализа сложности задач АБВ. Она
основана на разделении всего объема задач на три группы.

А. Важнейшие задачи – составляют примерно 15
процентов от общего количества всех задач и дел. Собственная значимость этих
задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.

Б. На важные задачи приходится в среднем 20
процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет
соответственно также 20 процентов.

В. Менее важные и несущественные задачи
составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную
долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).

Технологию анализа задач по принципу АБВ можно
осуществить следующим образом:

. Составить список всех предстоящих в
соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.

. Систематизировать задачи по степени их
важности, установить очередность дел в соответствии с их «стоимостью»
деятельности.

. Пронумеровать задачи.

. Оценить задачи в соответствии с категориями А,
Б, В:

а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к
категории А, не подлежат перепоручению;

б) последующие 20 процентов – задачи категории
Б;

в) остальные 65 процентов – задачи категории В.

. Перепроверить временной план на соответствие
выделенного бюджета времени значению задач: 65 процентов запланированного
времени – задачи А; 20 процентов запланированного времени – задачи Б; 15
процентов запланированного времени – задачи В.

. Провести соответствующие корректировки,
ориентируя план на задачи А.

. Оценить задачи Б и В с точки зрения
возможности их делегирования.

Делегирование полномочий. «Общий смысл
делегирования – перепоручение задач своим подчиненным или коллегам. Многие
управленцы, считающие себя опытными и работоспособными, предпочитают сами
выполнять то, что могли бы поручить другим сотрудникам, ссылаясь при этом на
неопытность, необразованность, некомпетентность подчиненных. Такое явление свидетельствует,
скорее, об отсутствии опыта делегирования полномочий и неумении обучить
персонал необходимым функциям, нежели о высоких достоинствах управленца.

Основные преимущества делегирования:

. У руководителя высвобождается время для более
важных задач;

. Использование и развитие профессиональных
знаний и навыков работников;

. Стимулирование раскрытия способностей,
самостоятельности и компетенции подчинённых;

. Положительное воздействие на мотивацию труда
сотрудников.

Для правильного делегирования необходимо
придерживаться следующих правил:

. подбирать подходящих сотрудников;

. распределять сферы ответственности;

. координировать выполнение порученных задач;

. стимулировать и консультировать подчинённых;

. контролировать рабочий процесс и результаты;

. давать оценку своим сотрудникам;

. пресекать попытки обратного или последующего
делегирования.

Делегировать необходимо рутинную работу,
специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу.
Передача задач или деятельности может осуществляться на длительный срок или
ограничиваться разовыми поручениями. Руководитель ни в коем случае не передает
своих управленческих функций, задачи высокой степени риска и ответственности за
руководство.

Контроль итогов и корректировка целей. Контроль
результатов служит для оптимизации трудового процесса, он охватывает три
задачи:

. Осмысление физического состояния. Приносит ли
планирование результаты, способствует ли комфорту;

. Сравнение запланированного с максимально
возможным. Необходимо регулярно анализировать деятельность, определять моменты
потери времени, составлять листки помех;

. Корректировка по установленным отклонениям.
Необходимо перепроверять планы и изменять их, если они оказываются
невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

Различают контроль результатов труда и контроль
конкретных задач, нельзя пренебрегать ни тем, ни другим.

Таким образом, тайм-менеджмент – это учет и
оперативное планирование времени. Задача тайм-менеджмента упорядочить
использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы
успевать делать все важнейшие дела. Основные принципы тайм-менеджмента:
кропотливая самостоятельная работа, индивидуальность решения, необходимость
отслеживания собственной эффективности, мышление, направленное на эффективность,
достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Тревожные симптомы
близкого возникновения временных проблем можно определить по определенным
признакам и выявить причины «поглотителей времени».

Современные приемы тайм-менеджмента: постановка
цели, классическое планирование, «золотые» пропорции планирования времени
(принцип Парето), делегирование полномочий, контроль итогов и корректировка
целей. Изучив причины проблем со временем и используя основные приемы
тайм-менеджмента, руководитель сможет добиться качественных и быстрых
результатов.

2. Анализ отечественных и зарубежных
подходов к системе тайм-менеджмента

.1 Внедрение тайм-менеджмента в
компании

То, что временем необходимо рационально
управлять, сегодня является очевидным фактом. С нехваткой времени или его
полным отсутствием сталкиваются все – от менеджеров низшего звена до
управленцев и владельцев предприятий.

До недавнего времени тайм-менеджмент в основном
рассматривался применительно к отдельно взятому человеку. То есть каждый
специалист по собственному желанию может применять методы тайм-менеджмента
относительно своего времени.

Последней тенденцией стало внедрение системы
тайм-менеджмента на предприятиях (корпоративного тайм-менеджмента).
Тайм-менеджмент – это новое направление в управлении предприятием. В
большинстве российских организаций руководство не задумается над тем, на
выполнение каких действий в течение рабочего дня его подчиненные тратят время,
каким образом они выстраивают свою работу в рамках должностных обязанностей.

Вполне естественно, что справиться с задачей
внедрения тайм-менеджмента самостоятельно руководитель предприятия или его
ключевые сотрудники не в состоянии. Как правило, они прибегают к помощи
специалистов в области тайм-менеджмента. И вполне естественно, что спрос
рождает предложение.

Так продолжительность курсов и тренингов по
тайм-менеджменту колеблется от 2 до 10 дней, а стоимость от 5 тыс. руб. до 25
тыс. руб. Предлагаемые программы так же различны: это и «Курсы тайм-менеджмента
для первых лиц», проводимые в виде семинара, и курсы для рядовых сотрудников.
Существуют технологии внедрения тайм-менеджмента на предприятия.

Объединяет все эти курсы одно – все они основаны
на западных технологиях и не всегда соотнесены с российской действительностью.
Кроме того, все-таки основная масса семинаров и тренингов по тайм-менеджменту
носит индивидуальный характер, то есть скорее речь идет о персональном
тайм-менеджменте, чем о корпоративном тайм-менеджменте.

Что же качается компаративного тайм-менеджмента,
то на наш взгляд следовало бы выделить три его направления:

корпоративный тайм-менеджмент предприятия;

корпоративный тайм-менеджмент отдельных
подразделений;

индивидуальный тайм-менеджмент ведущих
специалистов.

Корпоративный тайм-менеджмент предприятия,
прежде всего, ориентирован на формирование эффективной системы взаимодействия
между подразделениями и должностными лицами предприятия. Он предполагает
широкое применение локальных сетей и информационных технологий в процессе
общения.

Так, например, применение системы MS Outlook
позволяет существенно экономить время в процессе передачи необходимой
информации. Происходит это за счет возможности более лаконично и четко
формулировать суть проблемы. Написанная информация воспринимается быстрее и
более точно, чем та, которая сообщается устно.

Кроме того, в процессе общения с использованием
информационных технологий появляется возможность существенно экономить время в
процессе передачи информации. Связанно это с отсутствием необходимости
перемещаться из кабинета в кабинет, или из одной организации в другую.

Так же достаточно много времени экономиться на
личном общении в процессе передачи информация через интернет, благодаря
существующим шаблонам и символам, заменяющим фразы, являющиеся элементами
вежливого общения.

В целом корпоративный тайм-менеджмент
предприятия – это система правил и норм взаимодействия сотрудников на
предприятии, правил и механизмов обмена информацией. Во многом такой
тайм-менеджмент по смыслу дублирует коммуникационный процесс на предприятии. А
соответственно его сложно отнести к абсолютно новому направлению в области
управления предприятием.

Применение приемов совершенствования
коммуникаций и оптимизации коммуникационного процесса на предприятии в рамках
тайм-менеджмента позволит добиться большего организационного и экономического
эффекта.

Одной из основных проблем данного направления
тайм-менеджмента является сравнительно небольшая численность сотрудников,
которых можно объединить в группу людей, выполняющих идентичные обязанности, и
достаточно большое количество таких групп на одном предприятии. Таким образом,
для оптимизации работы во времени каждой группы специалистов требуется
разработка рекомендаций и приемов тайм-менеджмента, присущих только для данной
группы специалистов. Как правило, специалисты по тайм-менеджменту, либо просто
не занимаются этим, предпочитая использовать коллективные семинары и тренинги,
основанные на приемах индивидуального тайм-менеджмента, либо услуга по
формированию системы тайм-менеджмента для каждого отдельно взятого
подразделения предприятия обходится достаточно дорого.

Следует отметить, что, как правило, не во всех
подразделениях предприятия возникает необходимость внедрения системы
тайм-менеджмента. Проблема управления временем возникает там, где есть
альтернатива его использования. В тех подразделениях предприятия, где
сотрудники выполняют однообразную механическую работу скорее возникает
необходимость в исследовании физиологических и психологических возможностях
человека в выполнении заданного алгоритма действий при существующих условиях
тяжести и напряженности труда.

Часто говорить о том, что управленческие
процессы на предприятии не осуществляются и сотрудники не заинтересованы в
наиболее быстром качественном выполнении своих служебных обязанностей
неоправданно. Связано это с тем, что каждый сотрудник имеет свои должностные
обязанности, зафиксированные в должностных инструкциях и трудовом договоре. В
трудовом договоре так же, как правило, зафиксировано, то количество часов,
которые он должен проработать в день и то количество дней, которые он должен проработать
в неделю. То есть, есть определенный объем работы (обязанности, зафиксированные
в трудовом договоре) и время на его выполнение (режим и график работы,
зафиксированные в трудовом договоре).

Как правило, при разработке программ семинаров и
тренингов по тайм-менеджменту внимания физиологическим особенностям человека и
условиям тяжести и напряженности труда внимания уделяется не достаточно.

Что касается индивидуального тайм-менеджмента
ведущих специалистов, то, по сути, он представляет собой индивидуальный
тайм-менеджмент руководителя и человека. Данное направление в настоящий момент
является наиболее проработанным и эффективным с точки зрения практического
использования.

В целом корпоративный тайм-менеджмент
представляет собой достаточно перспективное направление в управлении
предприятием, хотя сложностей в его применении на практике на данный момент
множество. Определяя потребность во внедрении корпоративного тайм-менеджмента и
объемах его применения на отдельно взятом предприятии следует:

в каких подразделениях (или для каких
должностных единиц) внедрение тайм-менеджмента целесообразно;

какого экономического и организационного эффекта
позволит достигнуть внедрение корпоративного тайм менеджмента на предприятии.
То есть речь идет о соотношении затрат и полученных результатов;

какова вероятность того, что эффект от внедрения
системы корпоративного тайм-менеджмента на предприятии окажется достаточно
длительным, что бы позволить проявиться экономическому и организационному
эффекту.

Таким образом, применение системы корпоративного
тайм-менеджмента на предприятии окажется эффективным только в случае
комплексного подхода к процессу управления временем в отдельно взятой
организации. Система корпоративного тайм-менеджмента должна быть индивидуально
разработана для каждого предприятия и должна сочетать в себе все три
направления корпоративный тайм-менеджмента: тайм-менеджмент предприятия,
корпоративный тайм-менеджмент отдельных подразделений и индивидуальный
тайм-менеджмент ведущих специалистов. Причем корпоративный тайм-менеджмент
отдельных подразделений в ряде случаев скорее должен быть основан на
физиологических особенностях человека и условиях тяжести и напряженности труда,
чем на процессе грамотного распределения времени.

2.2 Тайм-менеджмент в России

Едва ли сегодня можно найти российскую компанию,
руководство которой не было бы озабочено вопросом повышения ее
конкурентоспособности. Для решения этой задачи необходимо проделать
колоссальную работу по оптимизации всех бизнес-процессов: от НИОКРа до
логистики. Однако дело это долгое и нелегкое, а потому во многих фирмах в
России предпочитают повышать эффективность работы «малой кровью». Например, за
счет тайм-менеджмента. Впрочем, «классический» тайм-менеджмент уже с трудом
справляется с задачами, которые ставит перед ним cовременный бизнес. «Он
перестает быть панацеей от всех менеджерских бед. За последние пять лет ничего
принципиально нового в этой сфере не произошло, и интерес к тайм-менеджменту
заметно падает, – отмечает исполнительный директор «ЭКОПСИ Консалтинг» Павел
Безручко. – Для повышения своей эффективности современные компании занимаются,
в первую очередь, оптимизацией бизнес-процессов. На фоне этих мер
тайм-менеджмент остается полезным, но, скорее, дополнительным навыком: масштаб
выигрыша времени мелковат».

Обычной практикой в российских фирмах является
ситуация, когда руководитель в «добровольно-принудительном» порядке
распространяет среди своих подчиненных какую-нибудь понравившуюся ему книжку по
тайм-менеджменту или рекомендует тот или иной «продвинутый» органайзер.
Исполнительный директор екатеринбургской компании Банк24.ру Борис Дьяконов
увлекся идеей тайм-менеджмента около трех лет назад, когда стал совладельцем
небольшого банка. «Многое из прочитанного я реализовал, – рассказывает он. –
Организовал в банке лекции на тему управления временем, внедрил стандарты
проведения совещаний, повысил культуру общения. Поначалу нововведениям
противились, ведь лекции захватывали выходные дни. Банковские сотрудники сочли
идею научить их экономии времени очередной прихотью руководства». Но
впоследствии благодаря настойчивости первых лиц компании, которые ясно дали
понять, что ценят людей, умеющих экономить время, Банк24.ру стал одной из
первых российских кредитных организаций, внедривших у себя стандарты управления
качеством ISO 9001:2000.

Жесткость и последовательность при решении
поставленных задач – необходимый элемент внедрения любой программы мотивации
персонала. Обычно первоначальное оживление после раздачи «хороших книжек»
сходит на «нет» примерно через месяц. «Внедрение в коллектив какой бы то ни
было идеи требует обязательного контроля, – подтверждает президент «Клуба
бизнес-тренеров» Михаил Молоканов. – А контроль по умолчанию предполагает
дополнительные расходы. Именно это и является основной причиной отсутствия в
отечественных компаниях систематизированного подхода к тайм-менеджменту».

Генеральный директор группы компаний
MC-Bauchemie-Russia Александр Мондрус решил при помощи тайм-менеджмента
конкретную задачу – убрал из рабочего процесса ряд составляющих, являвшихся
главными «пожирателями» времени. Простой пример: все телефонные разговоры
внутри его организации теперь начинаются с вопроса «удобно ли тебе говорить?»
Это позволяет обоим собеседникам экономить драгоценные минуты. «С тех пор
минуло несколько лет. Большинство сотрудников, прошедших тогда тренинги,
остались в компании, – говорит Александр Мондрус. – Новичкам мы предоставляем
материалы по теме и прививаем основополагающие навыки работы со временем».

«Тем, кто однажды взял на вооружение навыки тайм-менеджмента,
достаточно лишь иногда освежать их в памяти», – считает Глеб Архангельский,
генеральный директор «Организации времени»
<#”561831.files/image001.jpg”>

Рисунок 1 – Модель журнала изменений состояния
задач

При необходимости руководитель наглядно видит
как ход работ по проекту, так и загруженность конкретного сотрудника. Как итог
– существенно экономится время всех сторон, но особенно – руководителя, а
эффективность работ при этом повышается.

. В случае, когда общая картина ясна и наглядна,
повышается качество расстановки и изменения приоритетов, а значит – выполняется
меньше лишней работы или работы, сделанной не вовремя.  3. Вся история по ходу
работ сохраняется автоматически, а значит, разбор и анализ конфликтной ситуации
требует минимум времени и является объективным для обеих сторон.

Рисунок 2 – Модель журнала изменений задач

. Однажды введённая информация может
использоваться многократно. К примеру, в одной форме – для определения хода
работ по проекту, в другой – для анализа загрузки сотрудников, в третьей – для
подготовки отчётности по проекту.

Рисунок 3 – Модель журнала изменения задач

В результате, сокращается время на
непроизводительный труд, и больше ресурсов остаётся для самого проекта.

. Введение простейших регламентов на ввод и
представление информации по проекту, а также автоматически накапливаемая
системой история по ходу работ позволяют легко переключать сотрудников между
задачами, уменьшать или увеличивать количество исполнителей.

«Мегафон» используя такую систему управлению,
наиболее эффективно распределяет рабочее время руководителей и сотрудников
компании.

3.3 Совершенствование системы
тайм-менеджмента ОАО “Мегафон”

В компании «Мегафон» возникают неожиданные
вопросы и проблемы, которые сбивают график, нарушая выполнение важной работы,
вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. К каждому из них, автором
предлагается несколько вариантов решений. При этом не просто авральное
реагирование, а упредительные процедуры, которые нужно заранее провести, чтобы
потом успешно справляться с неожиданностями.

Телефонные звонки. Требуется выработать быструю
категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий
применить к «входящему». Далее предлагаем ряд категорий входящих звонков и
сценариев реагирования.

. Личные Звонки

Попросить говорить по короче

Просить перезвонить в другое время

Выделить время для личных звонков, и
предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предоставленные окна.

Установить автоответчик

. Профессиональные звонки

а. Звонки от Руководства

Фраза: «Извините, я сейчас разговариваю с
клиентом»

Фраза: «Я говорю по межгороду»

Идея: автоответчик берет из графика периоды
занятости и сообщает это голосом либо текстом (SMS, e-mail, ICQ)! Технически
реализуемо.

В ответ на звонок отправляется SMS, когда вы
сможете перезвонить. Чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно
настроить шаблоны SMS-ответов. Звонки от Коллег

Отложить звонок

Быстро понять суть темы и перенести разговор на
другое время

Выделять зоны для общения (когда лучше вам
звонить)

Предлагаемые варианты, два окна утром и вечером

Потребовать структурировано изложить суть.
Звонки от Клиентов

Высказать просьбу перезвонить: «вызывают к
начальству на ковер…»

Структурировано выслушать, быстро отвечать

«Я понял задачу, перезвоню в такое-то время…»

Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих
и передать уполномоченному лицу

Внезапно приходит человек. Это самая
распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все кто не занят и
кому скучно отвлекают своих соседей, либо рядом сидящих людей. Также снижают
эффективность работы посетители, которые нагрянули нежданно негаданно. К данным
«похитителям времени», возможно применить следующие ветви решений.

Внезапно приходит человек (посетитель)

Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее
завершить общение

Сигнализаторы занятости: флажки, таблички, кепки
и т.д.

Сделать красную кнопку, при нажатии на нее через
минуту звонит телефон и вам срочно нужно выйти!

Создать гостевую комнату, где расположена мини
библиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой

На входе заполняется список вопросов. Некая
анкета клиента, в которой он помечает с чем пришел. Формализация вопросов
ускоряет общение

Переориентация его активности в ваше русло, на
ваши цели

Перенаправить на другого человека: «дежурный
менеджер», «дежурный по пространству»

На визитке указывать время работы офиса: с…
по… Тем самым, ограничив посетителей в неудобное вам время

График приема (телефон многоканальный, чтобы
легко дозвониться):

Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды,
«путешествие на обед»

Организовать место для открытых встреч в
компании (переговорные)

Внутрифирменные проблемы. В этот раздел помещены
прерыватели задач по горизонтали и вертикали. То есть, речь пойдет о
начальниках, подчиненные, и коллегах. В компании «Мегафон» по традиции
сложились внеплановые совещания и сессии «стратегических летучек» и вопросов на
15 минут, которые затягиваются на часы. При регулярном, рваном графике
продуктивность работы снижается и выполнить запланированное практически
нереально.

Руководителю назначили «внезапное совещание».

Участвовать в совещании по телефону

Проводить совещание стоя. К примеру, в компании
Билайн имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации
все вопросы решаются оперативно. Не возникает желания водить вилами по воде,
поскольку все хотят по скорее уйти, в более комфортные условия.

Разработать список совещаний, которые летучками
не решаются. В итоге: реестр совещаний, напротив каждого из которых список
решаемых вопрос.

Сегментировать время проводимого совещания.
Ставить маркеры времени, ритмоводители, в виде таймера на 10-15 минут. Каждый
отрезок времени сверять с повесткой для ускорения продвижения к цели.

Договориться о формате проводимых совещаний. К
примеру, в компании «PPE Group» на стенах висят постеры: «10 правил совещаний».
Это помогает совещающимся придерживаться установленных регламентов, стимулирую
качественное и быстрое решение вопросов.

Ввести правило защиты от совещаний. Описать
когда вы имеете право «отклонить приглашение на совещание»

Вести протокол и проводить совещание по
протоколу. При этом должен быть ведущий который следит за регламентом
поднимаемых вопросов.

Проводить совещание перед обедом: в таком случае
каждый участник стремиться говорить по конструктиву, поскольку задержка
оборачивается для него запозданием обеда и его укорачиванием.

Внеплановое распоряжение начальства (помехи со
стороны руководства)

Организовать Референта, который распределяет
поручения от руководителя подчиненным в определенные окна

Дать руководителю обратную связь в виде
тренинга, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала

Получать у руководителя «интервал
ответственности». Промежуток времени, в течение которого руководитель не
вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список
задач – вечером проверили качество выполнения. В данном случае интервал
ответственности равен рабочему дню, 8 часов. Если в понедельник поставили
задачи – и проверяем в пятницу – то интервал ответственности – неделя.

Сбой техники. В компании «Мегафон» сложная
система, поэтому высока вероятность, что она выйдет из строя. В связи с тем,
что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, нужно быть
готовыми к сбоям. Решения этих мелких и крупных технических неприятностей
описаны в этой части.

Сбои техники

Составить график контроля техники (регулярный техосмотр).

Инструкции по исправлению проблем

Всегда в офисе должен быть запасной картридж к
принтеру

Продумывать дублирующие функции (сканер, копир,
цифровой фотоаппарат)..

Провести учебные тревоги, отработка экстренных
ситуаций

Создавать Когнитивные карты. Описание
инфраструктуры в радиусе офиса. Где что можно купить напечатать и т.д.

Наладить позитивную коммуникацию с соседями,
помощью которых можно воспользоваться в случае аврала

«Не доходит почта»

Иметь резерв в виде бесплатных серверов.
Рекомендуется mail.ru, yandex.ru

Уметь быстро найти и переслать требуемое письмо.

Настроить почтовый клиент на быстрый доступ к
недавно отправленным e-mail

Личные проблемы. В этом разделе собраны
персональные причины «неожиданных» срывов рабочего графика. Сюда относятся как
пробки, так и проблемы с тонусом организма, нашествие родственников и природные
катаклизмы. На сегодня это самый слабо разработанный сегмент предотвращения
потерь времени. Поэтому мы готовы принять и рассмотреть каждое из ваших новых,
не описанных ниже решений. Находки можно присылать по адресу info@time-m.com с
пометкой в Теме письма: «Воры времени»

. Пробки

Хорошее решение – параллельная деятельность

Сделать серию коротких звонков

Используя фри-хендс провести ряд длинных звонков

Прослушать аудиокурсы: бизнес, иностранных
языков и т.д.

Прослушать аудиокниги

Требуется знать транспортный трафик. В какое
время бываю пробки, варианты объезда. Планировать поездки в «беспробочное
время»

Научиться использовать веб-камеры. Проводить
виртуально встречи вместо поездок на порядок дешевле

Чтобы избежать пробки утром (до работы) – можно
вставать пораньше до начала пробок

Использовать «смешанный» способ передвижения по
городу

Если нужно что-то привезти/отвезти и не
обязательно требует личного присутствия, то можно воспользоваться курьерской
службой

. Внезапные личные проблемы с самим собой
(заболел, недомогание)

Держать одного сотрудника в курсе проекта.
Строить работу в парах (кластерная модель)

Предусмотреть возможность «виртуальной работы,
домашний офис

Регулярно принимать витамины, полноценно
высыпаться, заниматься физической активностью.

. Нашествие Родственников и/или друзей

Оговорить с близкими людьми ситуации, когда
стоит звонить, а когда лучше подождать

Обозначить явным образом что срочно, что важно

Иметь договоренность с гостиницей: куда их
переселить

Частичное участие в общении с ними,
переадресация к другим по решению проблем. Участие иными ресурсами, а не
временем

Итак, с целью проведения детального анализа
системы управления ОАО «Мегафон» автором в работе были выявлены преимущества и
недостатки тайм-менеджмента, проанализированы функции руководитедя компании.
Анализ структуры управления показал, что она соответствует современным
требованиям, т.е. четко распределены обязанности и ответственности работников,
обозначена схема группирования отдельных подразделений и принципы руководства
ими.

Оценка организации менеджмента на исследуемом
предприятии была проведена на основе использования компанией методов
тайм-менеджмента.

Кроме того, в работе для анализа среды был
рассмотрен метод Outbook в управлении временем.

Заключение

Тайм-менеджмент – это учет и оперативное
планирование времени. Задача тайм-менеджмента упорядочить использование времени
(и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все
важнейшие дела. Основные принципы тайм-менеджмента: кропотливая самостоятельная
работа, индивидуальность решения, необходимость отслеживания собственной
эффективности, мышление, направленное на эффективность, достижимость и
неисчерпаемость резервов эффективности. Тревожные симптомы близкого
возникновения временных проблем можно определить по определенным признакам и
выявить причины «поглотителей времени».

Современные приемы тайм-менеджмента: постановка
цели, классическое планирование, «золотые» пропорции планирования времени
(принцип Парето), делегирование полномочий, контроль итогов и корректировка
целей. Изучив причины проблем со временем и используя основные приемы
тайм-менеджмента, руководитель сможет добиться качественных и быстрых
результатов.

Последней тенденцией стало внедрение системы
тайм-менеджмента на предприятиях (корпоративного тайм-менеджмента).
Тайм-менеджмент – это новое направление в управлении предприятием.

В корпоративном тайм-менеджменте выделяют три
направления:

корпоративный тайм-менеджмент предприятия;

корпоративный тайм-менеджмент отдельных
подразделений;

индивидуальный тайм-менеджмент ведущих
специалистов.

Корпоративный тайм-менеджмент предприятия,
прежде всего, ориентирован на формирование эффективной системы взаимодействия
между подразделениями и должностными лицами предприятия. Он предполагает
широкое применение локальных сетей и информационных технологий в процессе
общения.

Таким образом, применение системы корпоративного
тайм-менеджмента на предприятии окажется эффективным только в случае
комплексного подхода к процессу управления временем в отдельно взятой
организации

Тайм-менеджмент Российской Федерации пока далек
от заданных глобализацией параметров на всех уровнях: от отдельной фирмы до
общества в целом. Сейчас ведущими менеджерами активно дискутируются возможности
развития тайм-менеджмента в России по принципу одной из западных «моделей».
Однако без учетов нашего национального менталитета, исторически сложившихся
отличий в теории и практике управления, ни оди метод использования времени
рационально нельзя приложить к российским условиям.

С целью проведения детального анализа системы
управления ОАО «Мегафон» автором в работе были выявлены преимущества и
недостатки тайм-менеджмента, проанализированы функции руководитедя компании.
Анализ структуры управления показал, что она соответствует современным
требованиям, т.е. четко распределены обязанности и ответственности работников,
обозначена схема группирования отдельных подразделений и принципы руководства
ими.

Оценка организации менеджмента на исследуемом
предприятии была проведена на основе использования компанией методов
тайм-менеджмента.

Кроме того, в работе для анализа среды был
рассмотрен метод Outbook в управлении временем.