реферат найти Роль информационных технологий в реинжиниринге бизнес-процессов

Информационные технологии (ИТ) – это не только база для автоматизации БП, но и способ, с помощью которого товар предлагается клиентам. Информация стала важной составляющей частью товаров и услуг, поставляемых компаниями на рынок. Стратегическая цель ИТ – способствовать менеджменту, реагировать на динамику рынка, создавать и углублять конкурентное преимущество [3].

Современные ИТ играют важную роль в BPR. В каждом из приведенных в п. 1.4 примеров успешного реинжиниринга новые ИТ сыграли существенную роль в изменении бизнес-процессов. Так, IBM Credit благодаря ИТ смогла объединить работу нескольких специалистов в работу, выполняемую одним человеком, имеющим доступ к экспертной системе с базой данных. Компания Ford смогла благодаря использованию централизованной базы данных отказаться от накладной. Компании Kodak использование технологии CAD/CAM и интегрированной БД, хранящей текущее состояние проекта, позволило применить параллельный подход при разработке новой камеры.

Необходимо подчеркнуть, что во всех описываемых случаях информационные технологии применялись не для автоматизации существующей деятельности, а для автоматизации новых перепроектированных процессов. Более того, само перепроектирование процессов стало возможным только благодаря новым информационным технологиям.

Основная ошибка большинства компаний состоит в том, что они хотят решить свои проблемы, автоматизируя существующую деятельность. Однако простое накладывание ИТ на существующие деловые процессы не приводит к трансформации бизнеса и даже наоборот, может блокировать процесс перестройки, сохранив прежние способы ведения дел. Таким образом, простая автоматизация не позволяет значительно улучшить основные показатели деятельности компании, сделать рывок, опередить конкурентов.

Можно выделить три категории изменений, которые обеспечивает использование информационных технологий:

• – изменения, улучшающие временные характеристики процессов без модификации их содержания. Такие изменения не являясь революционными, позволяют автоматизировать работу, сократить ручной труд, анализировать данные новыми методами, которые невозможно применять вручную;
• – изменения, не затрагивающие сами процессы, но позволяющие контролировать каждый конкретный экземпляр процесса и выявлять, где он наталкивается на те или иные проблемы. Такие изменения обеспечивают автоматизированные системы мониторинга и диагностики;
• – революционные изменения, заключающиеся в реорганизации бизнес-процессов. Именно данная категория изменений является ядром реинжиниринга.

Приведем пример того, как новые ИТ позволяют коренным образом поменять ход выполнения бизнес-процессов. Компания Дже-нерал Моторе построила завод Сатурн (Теннесси, США), в котором производственная база данных доступна в режиме online для официальных поставщиков. Теперь поставщики не ждут от Дженерал Моторе официального заказа на комплектующие. Они просматривают график работ и сами определяют, когда и сколько комплектующих должно быть поставлено. Зная, сколько машин компания выпускает в месяц, поставщик может составить собственный график производства и доставки соответствующих деталей. В этом процессе нет места бумажной переписке – заказам и счетам. Когда необходимые детали пребывают в нужное место и в строго определенное время, клерк сканирует нанесенный на них штриховой код, что автоматически подтверждает приемку товара и инициирует оплату. Таким образом, ИТ а конкретнее, база данных по графику производства и электронный обмен данными позволили разным компаниям действовать как единое целое [2].

В таблице 3.1 [1,2] приведены примеры того, как ИТ меняют старые правила работы компаний на новые. Дадим краткую характеристику перечисленных в табл. 3.1 информационных технологий.

Таблица 3.1

Новые ИТ, изменяющие правила работы компаний_______

1. Телекоммуникационные сети. Это сети передачи данных, связывающие компьютеры посредством линий связи или магистралей, средств радиосвязи, спутников и др. Локальные сети связывают ряд компьютерных станций в одной локальной зоне, ограниченной, например, одним зданием, одним предприятием. Глобальные сети отличаются более протяженными коммуникациями, которые могут обеспечиваться с помощью телекоммуникационных компаний.

Использование сетей дает возможность работникам из различных подразделений организации (в том числе территориально отдаленных друг от друга) оперативно обмениваться информацией при помощи своих компьютеров. Например, продавцы работающие в регионе, могут через сеть получать доступ к централизованной базе данных, находящейся в штаб-квартире компании, и использовать при составлении контрактов последние сведения по ценам, спецификациям товаров и др. Таким образом, становится возможным сочетать децентрализованное принятие решений отдельными подразделениями с централизованным хранением и обработкой информации. При этом координация решений, самостоятельно принимаемых на местах, осуществляется без бюрократических процедур. Старое правило ведения бизнеса: «Необходимо выбирать между централизацией и децентрализацией» меняется на новое: «Можно одновременно получать преимущества от централизации и децентрализации».

• 2. Беспроводная связь (связь, осуществляемая без кабельных линий посредством средств радиосвязи) и переносимые компьютеры (ноутбуки). Они позволяют передавать, обрабатывать и получать информацию в любом месте, хоть в чистом поле. Старое правило: «Специалистам для получения, хранения, поиска и передачи информации требуется офис» меняется на новое: «Специалисты могут посылать и получать информацию из того места, где они находятся».
• 3. Распределенные базы данных (Distributed Data Base, DDB). Распределенная БД – это логически единая база данных, физически размещенная на двух или более компьютерах, являющихся узлами компьютерной сети. Сущность DDB заключается в организации доступа пользователей к большим объемам информации. Это позволяет располагать данные так, что последние, с одной стороны, находятся в пунктах наибольшего их спроса, а с другой стороны, обеспечивается доступ к любым данным, независимо от того, где они расположены. Таким образом, старое правило: «Информация может появляться в одно время в одном месте», характерное для локальных БД, – на новое: «Информация может появляться одновременно в разных местах тогда, когда она необходима».

4. Средства поддержки принятия решений (СППР). Это информационные системы, помогающие менеджерам в принятии решений. Они сочетают традиционные методы доступа и обработки компьютерных данных с возможностями решения задач на основе математических моделей. СППР позволяют в диалоговом режиме выявлять различные подходы к решению задач, генерировать варианты, осуществлять их оценку и выбор оптимальных решений. Для этого в состав СППР наряду с подсистемой данных (системой управления базами данных – СУБД) вводится подсистема моделирования, содержащая программы расчета на различных моделях принятия решений. В качестве моделей могут использоваться: модели математического программирования (линейного, нелинейного, целочислен-ного); модели прогнозирования (экстраполяционные, статистические); имитационные модели и др.

Использование СППР может существенно облегчить процесс принятия решений, сделать его доступным не только для управленцев, но и для рядовых сотрудников. Таким образом, старое правило «Все решения принимают менеджеры» меняется на новое: «Принятие решений становится частью работы каждого сотрудника».

5. Экспертные системы (ЭС). Это информационные системы, которые моделируют с помощью компьютера процесс принятия решения человеком-экспертом (высококвалифицированным специалистом в некоторой предметной области) и выступают в роли консультанта для рядового специалиста. Экспертные системы называют также системами, основанными на знаниях, т. к. они используют для решения задач знания эксперта, причем не только теоретические знания, но и эвристические – почерпнутые из наблюдений, опыта работы. Знания эксперта хранятся в так называемой базе знаний, чаще всего, в виде логических правил. Примеры правил из области оценки финансового состояния предприятия [20]:

ЕСЛИ Коэффициент рентабельности > 0,2, ТО Рентабельность = «удовл»;

ЕСЛИ Задолженность = «нет» И Рентабельность = «удовл», ТО Финансовое состояние = «удовл»;

ЕСЛИ Финансовое состояние = «удовл» И Репутация = «удовл», ТО Надежность предприятия = «удовл».

В процессе решения конкретной задачи вводятся исходные факты (запрашиваемые данные), на основании которых выводятся новые факты, которые, в свою очередь, становятся основанием для вывода следующих новых фактов и т. д., пока не будет выведено искомое заключение. Если выданное системой решение непонятно пользователю, то он может запросить у системы объяснения, каким образом было получено решение.

Использование ЭС позволяет рядовым специалистам решать сложные, слабо формализуемые задачи, опираясь на знания эксперта. Таким образом, старое правило: «Сложную работу могут выполнять только эксперты» меняется на новое: «Работу эксперта может выполнить специалист по общим вопросам».

• 6. Интерактивный видеодиск. Технология интерактивных видеодисков представляет собой слияние видеотехнологий с компьютерными технологиями. Ключевым моментом этого слияния является тот факт, что информация, заключенная на видеодиске, может контролироваться микропроцессором таким образом, что система реагирует на поведение пользователя. Движущиеся имиджи, заставки, компьютерная графика и печатная информация может комбинироваться и структурироваться в единый материал. Пользователь, например, потенциальный покупатель, желающий ознакомиться с товаром посредством интерактивного видеодиска, может по своему усмотрению выбирать нужные разделы и просматривать видео, заново просматривать отдельные части для извлечения большей информации или для ее уточнения, пропускать ненужные места, просматривать сцены в замедленном режиме и останавливать определенные кадры. Заменяет ли такой способ получения информации живое общение с продавцом товара? Ответ неоднозначен. Все зависит, с одной стороны, от компетентности продавца, с другой стороны – от качества видеодиска. Таким образом, старое правило: «Лучший контакт с потенциальным покупателем – личный контакт» меняется на новое: «Лучший контакт с потенциальным покупателем – эффективный контакт».
• 7. Технология автоматического индексирования и отслеживания, используемая в системах электронного документооборота (СЭД) предприятия. Термин «электронный документооборот» обозначает автоматизированный процесс управления передачей документов, информации или рабочих заданий между рудниками или их группами внутри организации. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Автоматический контроль движения документов позволяет сменить старое правило ведения бизнеса: «Для того чтобы найти некую сущность, необходимо знать, где она находится» на новое: «Сущности говорят вам, где они находятся».
• 8. Высокопроизводительные компьютеры. Современные интегрированные информационные системы планирования деятельности предприятий требуют больших вычислительных мощностей. Такие системы, как ERP (Enterprise Resource Planning), выполняют множество функций: планирование развития бизнеса, планирование продаж, планирование потребностей в сырье и материалах, планирование закупок, планирование производственных мощностей, планирование финансовых ресурсов и т. д. Существенным фактором является время рассмотрения планов. Слишком часто долгое время планирования становится временем упущенной выгоды, за которое рынок успел измениться и план потерял свою актуальность. Планирование должно проходить в сжатые сроки. Использование высокопроизводительных компьютеров предоставляет возможность динамического анализа и динамического изменения плана по всей цепочке планирования. Таким образом, старое правило: «План пересматривается периодически» меняется на новое: «План пересматривается оперативно, по мере необходимости».

Мы рассмотрели лишь часть технологий, используемых для реконструкции бизнеса. Современные ИТ продолжают развиваться и поэтому те правила бизнеса, которые кажутся незыблемыми сегодня, могут устареть через год или ранее.

В процессе реинжиниринга отделы ИТ в фирмах и корпорациях вынуждены пересматривать свою роль. Их миссия смещается от обслуживающих функций к формированию основ конкурентоспособности компании. Отделы ИТ необходимо привлекать к стратегическому планированию с целью «наложения» новой бизнес-архитектуры на новую ИТ-архи-тектуру. Примеры взаимного влияния этих архитектур, взятые из [21], приведены в таблице 3.2.

Таблица 3.2

Взаимосвязь бизнес- и ИТ-архитектур