Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Определив необходимый уровень автоматизации,
организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации
в автоматизации[22].
Под системой автоматизации понимают любую
автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства,
независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти,
коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация.
Выбирая систему автоматизации работы с документами,
как правило, рассматривают один из двух вариантов:
• автоматизация делопроизводства;
• автоматизация документооборота.
Системы автоматизации делопроизводства решают в
основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и
организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и
полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не
реквизиты документов в виде т.н. “регистрационно-контрольной карточки”,
но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов.
Системы
автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и
каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены
документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их
набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.
Системы электронного документооборота, прежде всего,
ориентированы на работу с электронными документами, их движением по организации
или между организациями, что практически вытекает из самого словосочетания
“электронный документооборот”.
В таких системах большое внимание уделено
всемжизненным фазам электронного документа, начиная от подготовки первой версии
и первоначального помещения в хранилище документов и до его переноса в архив.
При этом акцент делается на коллективной подготовке документа, его
согласовании, ведении версий документа, утверждении финальной версии и её
публикации[23].
Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность в
системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
(САДЭД). В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую
систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга[26].
Сегодня можно выделить три основных способа реализации
системы автоматизации работы с документами:
• разработка оригинальной системы
автоматизации;
• инсталляция типовой системы
автоматизации;
• настройка инструментальных средств
автоматизации.
Разработка оригинальной системыавтоматизации работы с
документамиподразумевает привлечение штата программистов и разработку
автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации.
Инсталляция типовой системы автоматизации работы с
документами является в этом смысле полной противоположностью разработки
оригинальной системы. Компании – производители систем автоматизации
делопроизводства – разрабатывают типовые программные продукты, которые с
минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях.
Настройка инструментальных средств автоматизации
работы с документамиявляется промежуточным вариантом между двумя вышеназванными
способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа
внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций
(как во втором случае), а с другой стороны – такая система строится на основе
промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для
адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет
учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае)[8].
В
идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный
документооборот, а также бизнес-процессы организации. Практически это
труднодостижимо, так как системы поддерживают либо стандарт DMS
(делопроизводство, системы управления документами)
Рисунок
1.Форма регистрационной карточки для входящих документов
Для возможного многоаспектного поиска в
регистрационную карточку должны быть включены следующие сведения:
1) дата получения (регистрации) документа;
2) регистрационный номер;
) корреспондент;
) дата документа;
) номер документа;
) краткое содержание;
) автор резолюции;
) текст резолюции;
) исполнители;
) срок исполнения (когда документ должен быть
исполнен);
) ход исполнения;
) дата исполнения (когда документ фактическибыл
исполнен);
13) № дела (в которое подшит исполненный документ).
Для удобства поиска документов, статистического учета
в регистрационную карточку могут быть добавлены:
14) название структурного подразделения;
15) количество листов в документе;
) количество листов приложений;
17) вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);
18) связанные документы[10]
Совокупность сведений и вид регистрационно-контрольной карточки в разных
программах различается. Многие из них позволяют самостоятельно добавлять для
регистрационных карточек определенной регистрируемой группы документов
дополнительные сведения или же менять внешний вид регистрационной карточки[9].
Создание регистрационной формы и базы данных о
документах организации в целом так же, как и заполнение регистрационной
карточки на экране компьютера, имеет свои особенности по сравнению с
традиционной бумажной картотекой.
Принцип работы электронной картотеки (базы данных) – в
однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной
информации в различных формах и даже различных базах данных.
Автоматизированная система регистрации позволяет
ускорить сам процесс заполнения регистрационной карточки, так как содержит не
только поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа,
краткое содержание, текст резолюции), но и поля, сведения в которые вводятся
автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля,
сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков[10].
Желательно, чтобы максимальное количество полей
заполнялось в автоматическом режиме или путем выбора из списка. Это не только
ускоряет процесс заполнения регистрационной карточки, но и существенно снижает
вероятность ошибок, так как в случае опечатки при поиске по данному полю
документ не будет найден.
В виде раскрывающихся списков обычно
выполняются поля:
• Вид документа- так как количество
видов документов ограничено;
• Автор резолюции- список руководящих
лиц организации;
• Структурное подразделение- список
структурных подразделений;
• Исполнители-как правило, это поле
состоит из двух частей: названия (и/или индекса) структурного подразделения и
фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «Автор резолюции»,
может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически
корректироваться при кадровых изменениях;
• № дела- связан с номенклатурой дел
организации;
• связанные документы- в этом поле устанавливается
связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается
с инициативным документом).
Поля «Дата получения (регистрации)» и «Регистрационный
номер» чаще всего заполняются автоматически. В качестве даты программой проставляется
текущая дата, в некоторых случаях могут фиксироваться как дата, так и точное
время регистрации документа. Регистрационный номер может представлять собой
валовый порядковый номер документа в базе данных, а может – сложный
буквенно-цифровой индекс, отражающий как порядковый номер документа внутри
данной категории, так и дополнительные сведения: код структурного
подразделения, вид документа и (или) номер дела по номенклатуре дел
организации.
В этом случае номер генерируется системой после заполнения соответствующих
полей регистрационной карточки. Использование сложного буквенно-цифрового
индекса было характерно для бумажных систем регистрации документов и
поддерживается в современных автоматизированных системах для обеспечения
преемственности и плавного перехода к новым технологиям.
На самом деле при
полном переходе к использованию комплексной автоматизированной системы
необходимость в сложном буквенно-цифровом индексе, несущем в себе
дополнительную информацию о документе, отпадает, так как любой сотрудник
организации всегда может, введя в компьютер номер, вызвать на экран карточку со
всей необходимой информацией о документе.
Кроме того, использование раздельной
нумерации в бумажных системах определялось потребностью в статистическом учете:
сколько входящих, исходящих документов, приказов и т.п. получено (создано) в
организации с начала текущего года. Однако в автоматизированных системах любые
необходимые сведения выводятся на экран с помощью двух-трех щелчков мышью и не
требуют ведения специального учета.
При регистрации бумажных документов автоматически
сгенерированная дата и регистрационный номер переносятся на документ. На
входящих документах пока что во многих организациях ставится штамп, в который
от руки вписывается дата и номер. Однако все чаще сегодня используется система
надпечатки регистрационных данных, при которой полученный документ
закладывается в принтер и, кроме собственно даты и регистрационного номера, на
документе надпечатывается штрих-код, что позволяет в дальнейшем существенно
ускорить поиск и обработку документов.
Если в организации используются типографски
отпечатанные нумерованные бланки, в регистрационной карточке для исходящих и
внутренних документов должно быть предусмотрено поле для учета номера бланка,
на котором изготовлен данный документ. Это поле может использоваться для учета
расхода номерных бланков в подразделениях, а также позволяет в дальнейшем
быстро убедиться в подлинности документа, сверив номер бланка и регистрационные
сведения о документе.
Обязательно предусматривается поле «Вид документа» (из
раскрывающегося списка выбирается вид документа).
Поле «Структурное подразделение» представляет собой
редактируемый справочник. Если документ регистрируется непосредственно в
структурном подразделении, это поле заполняется автоматически. Когда документ
регистрируется централизованно в канцелярии, то название подразделения,
получившего или создавшего документ, выбирается из списка значений.
Дополнительно используются поля: «Исполнитель» –
сотрудник, подготовивший документ, и «Автор» – руководитель, подписавший
документ. Эти два поля могут быть как у входящих документов, так и у внутренних
и исходящих, однако в этих случаях используются совершенно разные справочники:
для входящих документов эти поля связаны с общим справочником корреспондентов
(«Адресной книгой»), для документов, созданных в организации, эти поля
связываются со списками сотрудников и руководителей организации.
Поля – количество листов в документе и количество
листов приложений – имеют чисто учетную функцию, в большинстве случаев
заполняются вручную. В некоторых автоматизированных системах, если карточка
заполняется уже после сканирования документа, число листов может указываться
автоматически, но это делается очень редко.
При регистрации входящих документов вручную
заполняются поля «Дата поступившего документа» и «Номер поступившего
документа». Эти поля могут заполняться путем ввода с клавиатуры либо
копированием («перетаскиванием») реквизитов с распознанного текста полученного
документа.
В виде пополняемого списка выполняется поле
«корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка,
выбираются из списка. В случае регистрации документа,поступившего/отправляемого
новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список.
В случае использования в организации систем
комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и
структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список
организаций- из адресной книги[10].
• регистрации входящих документов;
• регистрации исходящих документов;
• подготовки телефонных переговоров
руководителя;
• подготовки командировок.
При регистрации входящих документов название
организации выбирается из списка простым щелчком мыши. Если документ поступил
из новой организации, не внесенной в справочник, то на организацию заводится
отдельная карточка в «Адресной книге», и все сведения об организации, имеющиеся
в поступившем документе, вносятся в «Адресную книгу».
• Полное название организации (плюс старые
наименования, если организация переименовывалась);
• Сокращенное название организации;
• Название вышестоящей организации;
• Почтовый адрес организации;
• Телефон или телефоны;
• Факс;
• Электронная почта (e-mail);
• Адрес сайта;
• Банковские реквизиты;
• Должность и фамилия (имя, отчество)
руководителя;
• Должности, фамилии исполнителей и их номера
телефонов.
При необходимости в карточку организации могут быть
добавлены и другие сведения (поля).
Важно обеспечить отсутствие дублетных записей в
«Адресной книге». Например, один сотрудник зарегистрирует документ, как
поступивший из «Министерства финансов», а другой – использует сокращенное
наименование «Минфин». В результате при поиске по наименованию организации
часть документов не будет найдена.
Поэтому в организациях с постоянным кругом
корреспондентов имеет смысл после начального заполнения справочника ограничить
число лиц, имеющих право на добавление в «Адресную книгу» организаций, провести
соответствующий инструктаж и периодически проверять справочник на наличие
дублетов.
При регистрации исходящих документов, как правило,
сведения об организации уже есть в «Адресной книге» и для заполнения поля
«Адресат» достаточно щелчком мыши выбрать соответствующее название организации
из раскрывающегося поля справочника. Однако иногда возникает ситуация, когда
письмо отправляется в новую организацию, которая отсутствует в «Адресной книге».
В этом случае при регистрации документа заполняются сведения об организации в
справочнике «Адресная книга».
И последнее поле, которое предусматривается для
регистрации документов, – это поле«Краткое содержание». В это поле вводятся
ключевые слова, отражающие содержание регистрируемого документа. Поле может
быть текстовым (слова набираются с клавиатуры) либо использоваться заранее
разработанный и заложенный в программу рубрикатор.
Если будет использоваться
рубрикатор, необходимо решить, будет он одноуровневым (набор ключевых слов) или
иметь несколько (и сколько именно) уровней – основные рубрики, подрубрики.
Создание рубрикатора – отдельная работа, требующая хорошего знания специфики
конкретной организации и возможных потребностей по поиску информации, ее тематике.
Однако поскольку данное поле относится к категории наиболее трудоемких, то для
егозаполнения необходимо внимательно прочитать и осмыслить регистрируемый
документ; оно все чаще не заполняется, а для поиска используется текст
прикрепленного к регистрационной карточке документа: электронного, если
регистрируется документ, созданный в организации либо присланный по электронной
почте, или результат сканирования и распознавания, если регистрируется входящий
документ, полученный в бумажном виде[12].
Регистрация входящих документов
При регистрации входящего документазаполняются следующие поля:
1) дата получения документа (в это поле автоматически проставляется
текущая дата);
2) регистрационный номер документа (порядковый номер с начала года).
Номер из этого поля переносится в регистрационный штамп поступившего документа;
) название подразделения, получившего документ (при
децентрализованной регистрации);
) корреспондент (название организации, приславшей документ);
) дата документа (дата, указанная на документе);
) номер документа (номер, указанный на документе);
) количество листов документа;
) количество листов приложений (если приложения нет, то количество
листов приложений = 0);
) вид документа (выбирается из раскрывающегося списка);
) краткое содержание (переносится заголовок документа или
указывается его краткое содержание)
Карточка должна иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении
документа», в котором отражаются передача документа руководителю для наложения
резолюции и дальнейшее движение документа к исполнителю (исполнителям) (Рис
2.).
Рисунок
2. Пример раздела “Сведения о движении-документа”
Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с документом и может
принимать одно из следующих значений:
·
«Передан
руководителю» – поступивший документ после регистрации передается руководителю
для рассмотрения и проставления резолюции;
·
«На исполнение» –
сведения о резолюции и назначенном исполнителе;
·
«На исполнении» –
передача документа после регистрации сразу исполнителю;
·
«У внешней
организации» – в том случае, если в ходе исполнения документ временно
передается внешней организации;
·
«Исполнен»
-документ исполнен.
При передаче документа внешней организации за его своевременное
возвращение отвечает лицо, указанное в поле «Исполнитель».
В поле «Исполнитель» указывается лицо, которому передан документ.
В поле «Срок исполнения» проставляется дата, к которой документ должен
быть исполнен. Дата исполнения документа берется из поступившего документа, а
при ее отсутствии – из резолюции руководителя. Если в резолюции срок исполнения
не указан, он устанавливается на основании типовых сроков исполнения
аналогичных документов в организации. Типовые сроки исполнения должны быть
указаны в инструкции по делопроизводству данной организации.
Если документ передается руководству, то после принятия руководителем
решения по документу заполняются поля: «Автор резолюции», «Резолюция»,
«Исполнитель», «Контрольная дата».
Если документ сразу передается исполнителю, заполняются поля «Исполнитель»
и «Контрольная дата».
Для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать
форма движения документов: вид документа, его дата и номер, дата передачи
документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении
документа.
При регистрации нескольких документов распечатывается сводная форма, в
которой распечатываются все исполнители, получившие документы (Рис 3).
Рисунок
3. Образец сводной формы получения
При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется
вышеуказанная форма движения документов. Одновременно данные о передаче
документа и о ходе исполнения должны быть внесены в регистрационную карточку в
поле «Ход исполнения документа». В этом же поле фиксируется конечный результат
исполнения документа.
В поле «Состояние документа» устанавливается значение «Исполнен».
В том случае, когда исполнение документа сопровождается созданием нового
документа (ответного письма, договора, справки, служебной записки и т.п.) можно
установить связь с РК этих документов с помощью кнопки «Связанные документы».
При подшивке документа в дело в поле «Дело №» вносится запись об
исполнении документа и выбирается номер дела по номенклатуре. Поле состоит из
индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре структурного
подразделения.
Регистрацияисходящих документов
Регистрационная форма для исходящих документов во
многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем:
1) указывается название подразделения, подготовившего документ;
2) исходящий номер переносится на отправляемый документ;
) проставляется дата (подписания утверждения, отправки) документа;
) указывается адресат: название организации, которой посылается
документ;
) указывается исполнитель: фамилия и инициалы исполнителя,
подготовившего документ (выбирается из списка);
) если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Контрольная
дата»;
) если документ является ответом на входящий документ или с ним
связаны другие документы, кнопкой «Связанные документы»устанавливается связь с
регистрационными карточками связанныхдокументов;
8) в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое
подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ
отправлен по факсу).
Остальные поля полностью соответствуют полям, заполняемым при регистрации
входящих документов.
Регистрациявнутренних документов
При регистрации внутренних документовзаполняются следующие поля
регистрационной карточки:
) регистрационный номер внутреннего документа (порядковый номер с
начала года);
2) вид документа. Каждый вид документа – приказы, распоряжения,
служебные записки – нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на
документ с РК. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» (личный
состав); к номеру распоряжения – буквы «рп» (распоряжения);
3) дата документа;
) количество листов приложений;
) краткое содержание документа;
) подразделение, ответственное за исполнение документа:
) исполнитель (фамилия, инициалы);
) срок исполнения («контрольная дата»);
) отметка об исполнении;
) ход исполнения;
12) связанные документы. Если исполнение документа связано подготовкой
других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и
т.п.), устанавливается связь с РК связанных документов;
13) «Дело №» (в этом поле выбирается номер дела по номенклатуре, в
которое подшит документ).
Для приказов, распоряжений, решений коллегиальных
органов отдельно регистрируется и ставится на контроль каждое решение. Отдельно
могут регистрироваться и ставиться на контроль поручения руководства.
Несомненное достоинство компьютеризированной системы регистрации
документов по сравнению с ручной состоит в том, что она:
·
обеспечивает сбор
и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации;
·
позволяет
осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу;
·
позволяет
автоматически составлять внутреннюю опись документов в делах и описи дел
постоянного хранения[4,
10].
7 Прием и передача документов
Одно из основных преимуществ современного офиса, оснащенного локальной
сетью, – значительное ускорение и упрощение передачи документа внутри
учреждения на согласование или для ознакомления. Передача проводится путем
установления последовательного маршрута движения документа либо параллельной
его рассылкой всем заинтересованным лицам в соответствии с установленным
перечнем согласования (Рис 14).
Рисунок
14.Окно маршрута движения документа
Такой перечень заранее утверждается руководством и вносится в память
машины. Для автоматизированной рассылки в программах пакета MS Office командой
Файл-Добавить маршрут (в Word 2000 -Файл – Отправить – По маршруту)
устанавливается последовательная или одновременная доставка документа, из
адресной книги выбираются необходимые адресаты, устанавливается порядок
редактирования документа.
В случае последовательной рассылки устанавливается
порядок адресатов и кнопкой “Разослать” запускается процесс движения документа.
Далее сообщение о документе появляется в компьютерах всех заинтересованных
подразделений. Если установлена последовательная рассылка, то каждый
последующий рецензент видит правку и замечания сотрудников, рассматривавших
документ до него.
Завершение правки одним сотрудником сопровождается
автоматической передачей документа другому сотруднику, указанному в списке на
согласование. Внесение исправлений, добавлений и сокращений в документ не
приводит к уничтожению исходного текста. В документе фиксируется, кто какую
внес правку.
Правка разных сотрудников выделяется разными цветами. После
рассмотрения документа всеми заинтересованными лицами, он автоматически
возвращается к запустившему процесс исполнителю. Исполнитель просматривает
внесенные в документ исправления и либо соглашается с ними, и только тогда
исправления становятся частью текста документа, либо отказывается от того или
иного исправления.
В автоматизированных системах делопроизводства так называемый модуль
маршрутизации осуществляет эту процедуру автоматически в соответствии с заранее
разработанным службой делопроизводства или секретарем-референтом списком
согласующих (визирующих) инстанций для каждого вида и разновидности документов.
Автоматизированные системы осуществляют контроль прохождения документа,
напоминание в случае задержки документа в том или ином подразделении.
Качественный скачок в сроках доставки документов произошел во внешних
сношениях. Еще недавно основным средством сообщения была почта, но сегодня с
распространением факсимильных аппаратов и факс-модемных устройств для
компьютеров документ может быть отправлен и получен везде, где есть телефонная
розетка.
Факс-модемсочетает в себе функции двух устройств: факса и модема
(дополнительно может быть функция работы с речевыми сообщениями). Факсимильная
часть осуществляет прием сообщений от факсимильных аппаратов на компьютер и
передачу сообщений с компьютера на факсимильные аппараты.
Особенностью является
получение факсимильного сообщения непосредственно в компьютер. В дальнейшем оно
может быть распечатано, передано на другие компьютеры, использовано для
подготовки ответного сообщения. Отправка факсов может осуществляться как путем
сканирования имеющегося документа, так и путем подготовки текста документа
непосредственно на компьютере, что исключает необходимость создания бумажного
документа. Компьютер позволяет осуществлять отправку факсов в заданное время, а
также рассылку циркулярных факсов по списку адресов.
Модем (модулятор-демодулятор) – устройство, позволяющее соединять
компьютеры друг с другом по телефонным линиям. При использовании модема
сообщения могут быть переданы непосредственно с одного компьютера на другой, появляется
возможность пользоваться электронной почтой и подключаться к международной сети
Internet, дающей доступ к огромному объему всевозможной информации.
Большим преимуществом передачи документа непосредственно с компьютера на
компьютер является возможность получить документ в том виде, в котором он был
подготовлен, с включенными в него таблицами, графиками, изображениями и т.п.
Сведения из такого документа легко могут быть использованы в других документах.
Он может редактироваться, передаваться по сети внутри учреждения.
Факсимильные сообщения поступают в компьютер в виде графического
изображения страниц.
Особенно удобно использование факс-модема вместо факса для отсеивания
рекламных сообщений (вызывающих ненужный расход печатных материалов) и для циркулярной
рассылки без изготовления многочисленных бумажных копий одного и того же
сообщения.
Электронная почта сочетает в себе ряд преимуществ традиционной почты и
факсимильных сообщений. Электронная почта опирается на сеть своеобразных
“почтовых отделений”, осуществляющих передачу сообщения. Ее преимущества в
низких расценках, одинаковых для внутренних и международных сообщений.
Однако в
отличие от традиционной при пользовании электронной почтой сообщение
доставляется в срок от нескольких минут до нескольких часов. По сравнению с
факсом электронная почта не так оперативна, но поскольку для передачи сообщения
необходимо соединиться лишь с ближайшим “почтовым отделением”, а затем
информация передается в сжатом виде по специальным выделенным каналам, процесс передачи
происходит гораздо легче, чем передача факса в другой город или тем более в
другую страну.
Электронную почту отличает высокое качество пересылаемого
документа. Это особенно актуально в условиях плохого качества линий связи,
когда передача факса в другой город требует упорного дозванивания и не
гарантирует читабельности полученного документа[11].
