Реферат: Современное государственное регулирование делопроизводства и документооборота –

Список использованной литературы

1.Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с
документами в организации . Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и
издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999.

2.Пустозерова В.М. Ведение трудовых книжек по новому
Трудовому кодексу. –М.: ЗАО «Книга сервис», 2003.

3.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству –М.:
«Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 1998.

4.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.

5.ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков
хранения. Типы, разновидности, технические требования. –М.: Изд-во стандартов,
1984.

6.Указ Президента РФ от 06.03.97 № 188 «Об утверждении
сведений конфиденциального характера»

7.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе.
Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и
дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.

8.Квалифицированный справочник должностей
руководителей, специалистов и других служащих/ Минтруд России. – М.:
«Экономические новости», 1998.

9.Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе –
М.: ИНФРА –М,2000.

10.Андреянова В.В. Как правильно подготовить и
оформить приказ. –М..1998

11.Об утверждении «Временных методических рекомендация
по аттестации государственных служащих» Письмо Министерства труда РФ от
033.08.93 № 1375-РБ

12. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. –М.,1997

Приложение №1

                                                                                                Утверждаю:

                                                                     
  Директор ООО «Птицефабрика

                                                                                      Александровская»

                                                                             ___________Кузнецов А.Д.

Должностная инструкция

начальника отдела кадров

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______
году.

Долговременного хранения:

Временного хранения:

Итого:

1. Общие положения

1.1. Секретарь
руководителя является специалистом секретариата директора по производству,
принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству
по представлению отдела кадров.

1.2. На должность
секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование.

1.3. В своей работе
секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом
организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами
трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате,
государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ,
ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации,
разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по
делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности,  настоящей
должностной инструкцией.

1.4. Секретарь должен
знать:

организационную
структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение
обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию
делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и
организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы
служебного этикета

1.5. Секретарь должен
уметь:

– работать на
компьютере в среде  Windows, Word, Exсel

– печатать на
компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

2. Основные задачи и
функции

Основной задачей
секретаря является документационное обеспечение деятельности директора по
производству и выполнение технических функций по его обслуживанию, для
выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно в
установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет
правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного,
рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству.

2.2. Готовит проекты
резолюций на поступившие документы, согласует их с директором по производству.

2.3. По указанию
директора по производству планирует его рабочий день, корректирует его и
обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит по
поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем
директора.

2.5. Осуществляет
контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений)
исходящих документов.

2.6. Контролирует
сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.

2.7. Организует
выполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах.

2.8. Контролирует
подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает
описи и акты на уничтожение документов.

2.9.        Выполняет
машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов,
их редактирование и распечатку.

2.10. Выполняет
копировальные работы.

2.11. Ежедневно ведет
контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у
специалистов структурного подразделения.

2.12.      По
поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.

2.13. Ежедневно
раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел,
контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и
подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.

2.14.      Осуществляет
доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат
руководства.

2.15.      Принимает и
передает по телефону информацию для руководителя  и сотрудников; организует
телефонные переговоры руководителя.

2.16.      Своевременно
получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до
сведения руководства  (директора по производству, его заместителю и начальникам
производств).

2.17.      Обеспечивает
сохранность документов секретариата директора по производству.

2.18.      Ведет учет
документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме
документооборота.

2.19.      Выполняет
указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в
гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных
в организацию.

1.20.              
Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной
техники, средств связи.

1.21.              
Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время
присутствия посетителей в здании.

1.22.              
Протоколирует совещания и заседания.

3. Обязанности

3.1. Для выполнения возложенных на него функций
секретарь обязан:

3.2. Сохранять
конфиденциальность служебной информации.

3.3. Безоговорочно
выполнять распоряжения руководства.

3.4. Придерживаться
правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по
делопроизводству.

3.5. Соблюдать правила
делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

Обеспечивать
сохранность документов.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться к
руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам
подготовки документов.

4.2. Самостоятельно
решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей,
телефонными звонками.

4.3. Визировать
проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

5. Ответственность

Секретарь несет
административную ответственность за:

5.1. Нарушение
действующего законодательства РФ при подготовке документов

5.2.  Сохранение
конфиденциальности служебной информации

5.3. Неиспользование
предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и
несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил
трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

1.5.         
Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование
их в личных целях.

6. Взаимосвязи по
должности

Секретарь руководителя
взаимодействует:

6.1. со структурными 
подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной
подготовки документов

6.2. с канцелярией по
вопросам делопроизводства, правил документоведения

6.3. с юридической
службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов

6.4. со сторонними
организациями, органами власти и управления по вопросам получения и
предоставления документов, организации встреч и контактов директора по
производству.

7. Оценка деятельности

Приложение № 3

Типовая
межотраслевая форма N Т-1

Утверждена
Постановлением

Госкомстата
России

от 30.10.97 N 71а

┌────────┐

│ Коды  
│

├────────┤

Форма по ОКУД  
│ 0301001│

├────────┤

Организация
______________________________________________________  по ОКПО   
│……………..

└────────┘

ПРИКАЗ
(РАСПОРЯЖЕНИЕ)                                                                                    

                        
                                                                                          ┌──────────┬───────────┐

                                                   
О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ                          │  Номер        │  
Дата    │

│документа
│составления│

├──────────┼───────────┤

│         
│           │

└──────────┴───────────┘

__________________________________________________________________

Фамилия, имя,
отчество

┌────────┐

│  Дата 
│

├────────┤

Зачислить на работу с
_________________________________                                                
│        │

├────────┤

по
_________________________________                                                                                    
│        │

└────────┘

┌────────┐

По трудовому договору (контракту)
от “__” _____ 19__
г.                                                     │        │

└────────

___________________________________________________________  
________________ 
┌────────┐

с испытательным сроком или без
него                                                      срок испытания  
│  Коды  │

Характер работы
______________________________________                                              
├────────┤

                                             
постоянно, на определенный срок,                                              │       
│

                                                         
временно,
сезонно                                                               
├────────┤

Вид работы
___________________________________________                                               │       
│

                                       
основная, по
совместительству                                                          
├────────┤

Режим труда
__________________________________________                                               │       
│

                                 
полное, неполное рабочее
время                                                              
├────────┤

Продолжительность рабочего дня
(недели), ч ___________                                                  │       
│

└────────┘

┌───────────────────────────────────────┬────────────────────────┐

│      Надбавка к заработной
плате                                                                    
│         Размер         │

├───────────────────────────────────┬───┼───────┬────────────────┤

│               вид                                                                    
│код│                процент│сумма, руб. коп.│

├───────────────────────────────────┼───┼───────┼────────────────┤

│               
7                                                                          │
8 │                           9   │                 10      
│

├───────────────────────────────────┼───┼───────┼────────────────┤

Форма оплаты
труда                         _______________ │     │

                                  
                 сдельная, повременная ├───┤

 Система оплаты труда
_____________                             │   │

                   прямая
сдельная,                                               │   │

                   аккордная и
т.д.                                                ├───┤

 Условия труда
____________________                           │   │

                           нормальные,
тяжелые,                            │   │

                                  
вредные и т.д.                                  └───┘

Оборотная сторона
формы N Т-1

 Направляется для ознакомления с
условиями работы

__________________________________________________________________

         структурное подразделение (цех,
отдел, участок)

_________    _______________________    
_________________________

должность           
подпись                 расшифровка подписи

“__” ____________ 19__ г.

                               по
профессии

Согласен(на) принять на работу
———————————–

                               на
должность

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

по тарифному разряду (классу)

——————————– с
испытательным сроком на _______

со ставкой, с окладом, руб. коп.

                   структурного
подразделения

Начальник (мастер)
————————– ________ ___________

                   цеха, отдела,
участка       подпись расшифровка

                                                         подписи

“__” ______________ 20__ г.

С условиями работы согласен(на)
__________________________________

                                       
подпись работника

“__” _______________ 20__ г.

    Заключение медицинского осмотра
______________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

_____________  
_____________________     ________________________

 должность            подпись               расшифровка
подписи

“__” ______________ 20__ г.

Отметки о прохождении инструктажа
по технике

безопасности, противопожарному
минимуму и другие

    Приложение. Справка с прежнего места работы о
заработной плате

                и удержанных налогах за текущий
календарный год

Руководитель ______________ _______________ 
_________________

                должность       подпись        
расшифровка

                                                  
подписи

С приказом ознакомлен _________________________

                          подпись работника

Приложение № 5

Типовая межотраслевая форма N Т-5

Утверждена Постановлением

Госкомстата России

от 30.10.97 N 71а

                                                       
┌────────┐

                                                       
│  Коды  │

                                                       
├────────┤

       
                                Форма по ОКУД   │ 0301004│

                                                       
├────────┤

Организация
________________________________  по ОКПО   │        │

                                                       
└────────┘

                               
┌───────────────┬────────────────┐

    
ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)      │Номер документа│Дата составления│

 О
ПЕРЕВОДЕ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

________________________________________________________________

      
…………………………….фамилия, имя, отчество

                  
┌─────────┐  
┌─────────┐   
┌─────────┐

         
временно │  Код    │   │  Дата   │    │  Дата  
│

Переведен
——–
├─────────┤  
├─────────┤   
├─────────┤

         
постоянно│         │ с │         │ по │         │

                  
└─────────┘  
└─────────┘   
└─────────┘

                                                       
┌────────┐

                                                       
│  Код   │

                                                       
├────────┤

Вид
перевода __________________________________________ │        │

                                                       
├────────┤

Основание
перевода ____________________________________ │        │

                      
заявление, докладная и т.д.      ├────────┤

Форма
оплаты труда ____________________________________ │        │

                      
повременная, сдельная и т.д.    
├────────┤

Система
оплаты труда __________________________________ │        │

                    
прямая, сдельная, аккордная т.д.   │        │

Условия
труда _________________________________________
├────────┤

                  
нормальные, тяжелые, вредные,        │        │

                      
особо тяжелые и т.д.            
└────────┘

Продолжительность
рабочего дня (недели), ч ____________

Руководитель
_______________  _______________   __________________

              
должность          подпись           расшифровка

                                                     
подписи

С
приказом ознакомлен _____________________

                      
подпись работника

“__”
_____________ 19__ г.
__________________________________________________________________

Оборотная сторона
формы N Т-5

Заключение
медицинского осмотра __________________________________

__________________________________________________________________

____________________  
____________________   ____________________

   
должность                подпись           расшифровка подписи

“__”
_________________ 19__ г.

1. Отметки о
прохождении инструктажа по технике

безопасности,
противопожарному минимуму и другие

2. Справка о
несданных материальных ценностях

Приложение № 6

Типовая
межотраслевая форма N Т-6

Утверждена Постановлением

Госкомстата России

от 30.10.97 N 71а

┌─────────┬───────────┐

                                             
ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)                      │  Номер           
│        Дата              │

                                        
О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА                 │документа      
│составления          │

├─────────┼───────────┤

└─────────┴───────────┘

__________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество

Условия
труда
____________________________________                                                   
├───────┤

                                          
нормальные, тяжелые, вредные,                                                    │      
│

                                              
особо тяжелые и
т.д.                                                                   
├───────┤

Режим
труда ______________________________________                                                   │      
│

                                                                                                                                             
└───────┘

Предоставить
ежегодный отпуск за рабочий год  с  “__”  _______

    
                                         ┌──────┐ 
рабочих

19__
г. по “__” _____ 19__ г. включительно на │      │
———–

                                             
└──────┘ календарных

дней
(ненужное зачеркнуть)

                             
┌─────┐  рабочих

   
Дополнительный  отпуск на │     │ ———–  дней  (ненужное

                             
└─────┘ календарных

зачеркнуть)

            
┌────┐  рабочих

   
Всего на │    │ ———– дней (ненужное зачеркнуть)

            
└────┘ календарных

с
“__” _________ 19__ г. по “__” ________ 19__ г.
включительно.

   
Руководитель _____________  ______________   _________________

                  
должность       подпись           расшифровка

                                                      
подписи

   
Начальник (мастер)

   
структурного подразделения _____________  ____________________

                                  
подпись     расшифровка подписи

   
С приказом ознакомлен _____________________

                          
подпись работника

    “__” _____________
19__ г.

Оборотная сторона формы N Т-6

Расчет оплаты отпуска

Средний заработок

┌────────────────┬────────────────┐
┌─────────────┬───────┬─────────┬─────────┬───────┐

│Из
выплат, про- │Из выплат, про- │ │ Структурное
│Участок│Категория│Профес-  │Табель-│

│изводимых
из    │изводимых из    │ │подразделение│      
│персонала│сия,     │ный но-│

│фонда
оплаты    │других источни- │ │  (филиал,   │      
│         │должность│мер    │

│труда          
│ков             │ │ объединение,│      
│         │         │       │

├────────┬───────┼────────┬───────┤
│ цех, отдел) │       │         │         │      
│

│месячный│дневной│месячный│дневной│
│             │       │         │         │      
│

├────────┼───────┼────────┼───────┤
├─────────────┼───────┼─────────┼─────────┼───────┤

│       
│       │        │       │ │            
│       │         │         │       │

└────────┴───────┴────────┴───────┘
└─────────────┴───────┴─────────┴─────────┴───────┘

   
К выплате  ______  руб.  __  коп.   по   платежной   ведомости

(расходному
ордеру) N ___________

   
Бухгалтер ____________ __________________________

                
подпись        расшифровка подписи

Типовая
межотраслевая форма N Т-8

Утверждена
Постановлением

Госкомстата
России

от 30.10.97 N 71а

┌─────────┬───────────┐

ПРИКАЗ
(РАСПОРЯЖЕНИЕ)        │  Номер  │   Дата    │

О ПРЕКРАЩЕНИИ
ТРУДОВОГО ДОГОВОРА   │документа│составления│

(КОНТРАКТА)             
├─────────┼───────────┤

│        
│           │

└─────────┴───────────┘

________________________________________________________

фамилия, имя,
отчество

                                                        
┌───────┐

                                                        
│  Код  │

Условия
труда ____________________________________      
├───────┤

                  
нормальные, тяжелые, вредные,         │       │

                      
особо тяжелые и т.д.             
└───────┘

          
┌───────┐

          
│ Дата  │

          
├───────┤

Уволить
с  │       │ Причина увольнения __________________________

          
└───────┘

__________________________________________________________________

Основание
увольнения _____________________________________________

Согласование
увольнения с профсоюзным органом ____________________

                                                  
номер и дата

                                                  
постановления

не
отработано

————————————-
дней отпуска

компенсация

   
Руководитель ___________ ________________ ____________________

                 
должность       подпись      расшифровка подписи

   
Начальник (мастер)

   
структурного подразделения _______________ ___________________

                                 
подпись      расшифровка подписи

                                           
“__” _________ 19__ г.

Справка

о несданных
материальных ценностях

   
С приказом ознакомлен ___________________

                          
подпись работника

“__”
__________ 19__ г.

Оборотная сторона
формы N Т-8

Расчет

Средний заработок

┌────────────────┬────────────────┐
┌─────────────┬───────┬─────────┬─────────┬───────┐

│Выплаты,
произ- │Выплаты, произ- │ │ Структурное
│Участок│Категория│Профес-  │Табель-│

│водимые
из фонда│водимые из      │ │подразделение│      
│персонала│сия,     │ный но-│

│оплаты
труда    │других источни- │ │  (филиал,   │      
│         │должность│мер    │

│  
             │ков             │ │ объединение,│      
│         │         │       │

├────────┬───────┼────────┬───────┤
│ цех, отдел) │       │         │         │      
│

│месячный│дневной│месячный│дневной│
│             │       │         │         │       │

├────────┼───────┼────────┼───────┤
├─────────────┼───────┼─────────┼─────────┼───────┤

│       
│       │        │       │ │            
│       │         │         │       │

└────────┴───────┴────────┴───────┘
└─────────────┴───────┴─────────┴─────────┴───────┘

К выплате ______
руб. __ коп. по платежной ведомости (расходному ордеру) N ___________

Задолженность за
работником ______ руб. __ коп. Приходный ордер N ___________

   
Бухгалтер ____________ __________________________

                
подпись        расшифровка подписи

“__”
__________ 19__ г.

РУССКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

ОТЗЫВ   РУКОВОДИТЕЛЯ

          На
дипломную работу  студентки юридического факультета  Ждановой Татьяны
Александровны, рег. № ________________.

          Тема
дипломной работы «Делопроизводство в кадровой службе».

          Дипломная
работа Ждановой Татьяны Александровны  написана на основании исследования
практической работы службы кадров ООО «Птицефабрика Александровская». В
дипломной работе Ждановой Татьяны Александровны  проведен полный анализ
деятельности службы кадров ООО «Птицефабрика Александровская».

В дипломной
работе проведен полный анализ деятельности службы кадров исследуемого
предприятия. Проведено исследование организации деятельности, службы кадров,
исследован состав кадровой документации, движения кадров. Проведена оценка
деятельности  рабочих кадров.

Детально разобран вопрос ведения трудовых книжек.
Кроме того,  данная дипломная работа  написана с учетом действующей нормативно
правовой базы по ведению документации в службе кадров ООО «Птицефабрика
Александровская». Также проработан вопрос формирования и хранения документации
кадровой службы.

          По
итогам исследования и написания дипломной работы сделано полное заключение по
работе кадровой службы исследуемого предприятия, а именно ООО «Птицефабрика
Александровская».

          При
написании дипломной работы Жданова Татьяна Александровна показала отличные
знания теоретического материала, а также возможность использования полученных
знаний в практической работе.

          Заключение
сделанное по итогам исследования и написания  дипломной работы, может быть
использовано для рационализации деятельности службы кадров  ООО «Птицефабрика
Александровская».

Научный
руководитель дипломного проекта:

Старший
юрисконсульт ООО «Птицефабрика Александровская»

_____________Виктор Павлович Попов.

«__» _______________ 200__ год.

РУССКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

Р Е Ц Е Н З И Я

На дипломную работу по теме «Делопроизводство в
кадровой службе предприятия» студентки юридического факультета  Ждановой
Татьяны Александровны, рег. № __________.

          Дипломная
работа студентки юридического факультета Ждановой Т.А., представленная на
рецензию, выполнена на ____ листах.

          В
начале работы дается аннотация  к дипломной работе, в которой рассмотрены 
история создания исследуемого предприятия, обозначена цель написания дипломной
работы, также раскрыто значение написания дипломной работы.

          Характеристика
дипломной работы: