Виды документов в делопроизводстве по назначению

Виды документов в делопроизводстве по назначению Реферат

Что такое документ

По классическому определению, документ – материальный носитель информации,свидетельствующий о чем-либо. Строго говоря, любая книга, картина, фильм, скульптура, глиняная табличка и берестяная грамота – документы, рассказывающие о людях, событиях, эпохе, обычаях и нравах. Смысл документа в том, чтобы сохранять и передавать информацию во времени и пространстве.Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ должен быть оформлен определенным образом и иметь необходимые реквизиты (с латинского – “необходимое”).Реквизитами  являются: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования (утверждения).Документ без реквизитов не имеет юридической силы.То есть сочинение в школьной тетрадке о том, как ваш младший брат пошел в первый класс, это – творческая работа, а та же история, отраженная в заявлении родителей и личном деле учащегося – уже документ.

Рис. 1. Классификация и виды документов

Виды документов

Любой документ многофункционален, служит различным потребностям человека и общества. Есть разные подходы к классификации документов, но все они связаны с их функциями и целевым назначением.

Документ, его виды и правила составления

Содержание

Введение 3

1. Понятия
документа.
 
4

2. Виды
документов и их классификация
 
5

3. Правила
составления документов
 
9

3.1. Основные
правила составления
текста документов.
 
9

3.2. 
Правила оформления 
реквизитов документов.
 
10

3.3.
Основные требования 
к документам, изготовленным 
машинописным способом.
 
24

Заключение 25

Список 
литературы
 
26 

  Введение

  Появление
письменности ознаменовало переход 
человечества к новой информационной
технологии. С помощью графических 
знаковых систем стало возможным 
отделить информацию от субъекта и 
зафиксировать её на каком-либо материале 
с целью последующей передачи
во времени и пространстве. В результате
появилась документированная информация,
т.е. документ.

  Оформление 
текстов в различные формы 
приводит к появлению документов,
а сам процесс мы называем документализацией.
Мы выделяем как минимум пять основных
объектов информационного пространства,
которые можно расположить последовательно 
на оси объектов. Это – образ, знак, концепт,
текст, документ.

  Актуальность данной
темы объясняется тем, что в деятельности
любой организации, учреждения, предприятия
создается множество разнообразных по
видам и назначению документов. Одни документы
предназначены для реализации внешних
связей, другие отражают сугубо внутреннюю
деятельность учреждения во всех ее разнообразных
аспектах.

  При
работе с документами очень важно 
знать, к какой системе документации
относится тот или иной документ
– это во многом определяет требования
к структуре и содержанию документов,
к их оформлению.

  В
любой классификации важно основание
– признак или признаки, в соответствии
с которыми объекты классификации 
разбиваются на классы.

  Цель 
данной работы 
– изучить систему документации
и определить понятие документа. Исходя
из поставленной цели, ставлю перед собой
следующие задачи:

  1.
Определить понятие документа;

  2.
Рассмотреть виды документов;

  3.
Изучить функции и классификацию 
документов;

  4.
Изучить требования к оформлению 
документов.

  1. Понятия
    документа.

  Термин
Документ от 
лат. documentum 
— «образец, свидетельство, доказательство»
— материальный объект, содержащий информацию
в зафиксированном виде и специально предназначенный
для её передачи во времени и пространстве.

  В
узком смысле документ — облеченный
в письменную форму носитель информации,
удостоверяющий наличие фактов определенного 
значения. В широком смысле и книга,
и скульптура – документы.

  Официальная
формулировка в законодательстве России:

  Документ —
материальный носитель с зафиксированной
на нём в любой форме информацией в виде
текста, звукозаписи, изображения и (или)
их сочетания, который имеет реквизиты,
позволяющие его идентифицировать, и предназначен
для передачи во времени и в пространстве
в целях общественного использования
и хранения.1

  Важный 
вид документов — различные удостоверения,
подтверждающие личность человека, его
принадлежность к какой-либо организации
или разрешение заниматься определённой
деятельностью.

  В
информационных системах для обеспечения 
потребностей информационного поиска,
с одной стороны, описывается документ
как материальный объект – совокупностью
значений его свойств (атрибутов, реквизитов),
т.е. 
метаданными; с другой стороны, описывается
содержание информации, закрепленной
на этом объекте – как правило, с помощью 
индексов.

  Запись 
информации на различных носителях 
по установленным правилам называется
документированием и представляет
собой процесс создания и оформления
документов. При документировании необходимо
учитывать действующие нормы 
законодательства, компетенцию автора
и соблюдать общегосударственные 
правила составления и оформления
документа. Ответственность и полномочия
в области делопроизводства должны быть
четко определены и объявлены.

  Совокупность 
документов, посвящённых какому-либо
вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению
и т. п., называется документацией.

Рефераты:  Управление информационно-аналитического сопровождения мониторингов и рейтингов

  Совокупность 
работ по документированию управленческой
деятельности предприятий и по организации 
в них движения документов характеризует 
термин “
Делопроизводство“.

  1. Виды
    документов и их классификация

  Все
документы по отражаемым в них видам
деятельности делятся на две большие группы.
Первая — это документы по общим и административным
вопросам, т.е. вопросам общего руководства
предприятием (организацией) и его производственной
деятельностью. Эти документы могут составлять
работники всех подразделений предприятия.
Вторая группа — документы по функциям
управления. Такие документы составляют
работники финансовых органов, бухгалтерии,
отделов планирования, снабжения и сбыта,
других функциональных подразделений.2

  Документы
классифицируются по
наименованиям
3

  • Научные отчеты;
  • Чертежи;
  • Схемы;
  • Графики;
  • Технологические
    и другие карты;
  • Приказы;
  • Распоряжения;
  • Планы и отчеты;
  • Акты;
  • Протоколы;
  • Договоры;
  • Уставы;
  • Инструкции;
  • Справки;
  • Докладные;
  • Объяснительные
    записки;
  • Служебные
    письма;
  • Телеграммы;
  • Анкеты;
  • Стандарты;
  • Технические
    условия;
  • Платежные
    требования и поручения;
  • Доверенности,
    исковые заявления;
  • Авторские
    свидетельства и т. д.

  По 
способу фиксации
информации 
документы бывают письменные
(рукописные, машинописные, типографские,
подготовленные на множительных аппаратах,
напечатанные на персональных ЭВМ), графические
и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным
носителем деловой информации на сегодня
является бумага.4

  По 
месту составления 
документы подразделяются
на документы, используемые для решения
внешних и внутренних вопросов. Внешняя
документация в свою очередь делится на
входящую и исходящую корреспонденцию.

  По степени
сложности 
документы классифицируют
на простые и сложные. Простые — это документы,
в которых рассматривается один вопрос,
в сложных рассматривается несколько
вопросов.

  По степени
гласности 
различают документы открытые
(несекретные) и документы с ограниченным
доступом. Документы с ограниченным доступом
бывают разной степени секретности (совершенно
секретные, секретные и др.), документы
для служебного пользования (ДСП), с грифом
«конфиденциально».

  По юридической силе
документы подразделяют на подлинные
и подложные. Подлинные документы бывают
действительные и недействительные. Недействительным
документ становится в результате истечения
срока действия или отмены его другим
документом.

  По срокам
исполнения 
документы классифицируются
на срочные и несрочные. Срочными являются
документы со сроком исполнения, установленным
законом и соответствующими правовыми
актами, а также телеграммы и другие документы
с грифом «срочно».

  По 
стадиям подготовки документы подразделяются
на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой
документ — рукописный или машинописный
документ, отражающий работу автора над
текстом документа. Оригинал — единственный
экземпляр документа, оформленный и подписанный
с чернового документа в соответствии
с установленными требованиями.5

  С
оригинала могут быть изготовлены 
копии, выписки из документа и 
дубликат.

  Копия — идентичное,
заверенное должностным лицом воспроизведение
подлинника. Выписка из документа — заверенная
часть текста подлинника. Дубликат — повторный
экземпляр документа, имеющий юридическую
силу с подлинника.

  По происхождению документы
классифицируют на служебные, подготовленные
на предприятиях, в организациях, и личные
письма граждан с изложением жалоб, предложений,
просьб.

  По срокам
хранения 
документы делятся на документы
постоянного и документы временного хранения.
Документы временного хранения в свою
очередь подразделяются на документы
со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

  По степени
обязательности 
документы бывают информационные,
содержащие сведения и факты о производственной
и иной деятельности организаций, и директивные
— обязательные для исполнения, носящие
характер юридической или технической
нормы.

  По 
степени унификации различают документы
индивидуальные, типовые, трафаретные,
примерные и унифицированные в виде анкеты
и таблицы.

  Индивидуальные документы
по содержанию являются специфическими,
носящими характер разового документа.

  Типовыми являются
документы, рассчитанные на изложение
однородных процессов и явлений: типовой
технологический процесс, типовые правила
внутреннего распорядка и т. п.

  Трафаретные документы
имеют заранее напечатанный текст с пробелами,
которые заполняются при окончательном
оформлении в зависимости от конкретной
ситуации. Метод трафаретизации текстов
является шагом к их формализации и кодированию
с последующим вводом в ЭВМ. Использование
этого метода при унификации текстов привело
к созданию в форме трафарета некоторых
видов приказов, заявлений, других документов.

  Анкета 
— 
способ представления унифицированного
текста, при котором постоянная информация
располагается в левой части листа, строками
друг под другом, в форме существительных
в именительном падеже, а переменная вносится
в документ в процессе его составления
в правую часть листа. Таким образом, анкета
является следующим уровнем формализации
текста, где отсутствует фраза, а имеются
лишь необходимые для читающего данные.
Она рекомендуется для использования
в тех случаях, когда характеризуется
один объект по ряду параметров.6

Рефераты:  Types of Network Topology | Top 6 Types of Topology with their Benefits

  Анкетным 
методом смоделированы приказы 
по приему, переводу и увольнению, кадровые
докладные и объяснительные записки.
Анкетная форма текста упрощает подготовку
документа, облегчает машинописные
работы и создает предпосылку 
для кодирования информации и 
использования отрывного талона
с кодированными сведениями.

  Таблица
— постоянная информация, размещенная 
в заголовках граф и боковика (заголовки 
строк), а переменная (в цифровом
или словесном выражении) — на
пересечении соответствующих граф
и строк.

  Текст,
представленный в виде таблицы, обладает
большой информационной емкостью, позволяет 
строго классифицировать и кодировать
информацию и легко суммировать 
аналогичные данные. В табличной 
форме оформляются штатное расписание,
график отпусков и другие документы.7

  В
хозяйственной деятельности организаций 
используются разнообразные документы,
оформляющие взаимоотношения сторон,
вступающих в деловое сотрудничество
и коммерческо-хозяйственные связи.
Это, в частности, договоры (поставки,
выполнения работ или услуг, аренды и др.),
контракты, трудовые
соглашения 
и т. п. Каждый из названных
документов имеет общепринятую форму.

Другие критерии классификации документов

Возможны видовые разграничения:

  1. По сложности:
    • Простые документы освещают один вопрос (короткая справка, согласие, расписка).
    • Сложные – два и более (приказ, характеристика, отчет).
  2. По обязательности исполнения:
    • Информационные – не требуют исполнения (справки, отчеты, свидетельства).
    • Рекомендательные – носят факультативный характер, не требуют обязательного исполнения (методические рекомендации, медицинские направления).
    • Директивные – имеют нормативный характер, юридическую силу. Обязательны для исполнения (указы, приказы, постановления).
  3. По наименованию:
    • Приказы.
    • Письма.
    • Ходатайства.
    • Справки.
    • Заявления.
    • Постановления.
    • Решения.

Таким образом, документ – это носитель, имеющий определенную форму, реквизиты, который служит для хранения и передачи информации. Любая классификация так или иначе связана с функциями и целевым назначением документов. Поэтому так важно при оформлении договоров, заключении сделок, оформлении документов на передачу прав собственности и во всех других ситуациях иметь полное понимание того, какой именно форме надо отдать предпочтение, чтобы документ имел юридическую силу.

Предлагаем посмотреть короткое видео на тему определения документа:

Классификация по форме изложения

Определяет структуру, содержание, внешний вид документа, степень допустимой свободы формулировок.

  • Индивидуальные документы допускают свободную передачу фактов, рекомендаций, указаний по усмотрению составителя. Они создаются для конкретной ситуации (распоряжения, протоколы, автобиографии, объяснительные записки).
  • Трафаретные – имеют структуру, заложенную с помощью стандартных фраз с пропусками, типовых вариантов ответов, прочерков, “окошек” для занесения вариативной информации (анкеты, справки, бланки заявлений).
  • Типовые документы пишутся на основании образца или эталона, созданного для часто повторяющихся ситуаций (договоры, деловые письма, инструкции).

Научно-технические

Сопровождают научные изыскания, фиксируют результаты исследований, обобщают, систематизируют, регламентируют информацию, ее практическое применение.Различают:

  • проектную документацию (ПД);
  • научно-исследовательскую (НД);
  • конструкторскую (КД);
  • технологическую (ТД);
  • патентную документацию (ПД).

Общие

Общие функции характерны для всех видов:

  • информационная – закрепление, хранение, передача информации;
  • социальная – регулирует отношения человека и общества;
  • коммуникативная – передача, обмен, преемственность информации;
  • культурная – служит памятником истории и культуры.

Организационно-распорядительные и нормативные документы

Сюда относят положения, уставы, должностные инструкции, правила – распоряжения, приказы, решения, постановления. Они обеспечивают управление и слаженную работу предприятия, организации, общественных структур.Той же цели служат вспомогательные документы (справочного, информационного характера): справки, акты, докладные записки, инструкции, объяснительные записки.

Отчетно-статистическая документация

Этот вид охватывает 3 уровня:

  • государственный;
  • ведомственный;
  • внутриучрежденческий.

Хранит учетную информацию о количественных показателях во всех сферах общественной жизни – социальной, экологической, производственной, политической, национальной.

По личному составу

Регулируют отношения между работодателем и работниками, между сотрудниками, определяют профессиональные обязанности каждого работника, соблюдение трудовой дисциплины. Их делят на подгруппы:

  • учет трудовых кадров, рабочего времени и оплаты труда;
  • комплектование штата сотрудников;
  • формирование персонального рейтинга;
  • контроль выполнения работ и соблюдения дисциплины.

К ним относятся трудовые договоры, приказы о зачислении и увольнении, трудовые книжки, личные дела, учетные карточки, дипломы и свидетельства об аттестации.

По направлению движения

Классификация по направлению движения документации учитывает весь документооборот предприятий:

По ограничению доступа

Классификация по ограничению доступа определяет степень секретности документа по принципам системного подхода, объективности, минимизации объема закрытой информации, периодического пересмотра степени секретности.Здесь существуют такие разновидности:

  1. открытые документы – содержат общедоступную информацию (реестры, бюллетени, приглашения);
  2. служебные (конфиденциальные) – свободны только во внутреннем доступе организации и служат сохранению коммерческой тайны (технологические карты, рецептуры, статистические отчеты);
  3. секретные – с разной степенью ограничений доступа.

Важно! Различают 2 уровня секретности:

  • Гриф “Особой важности” означает наивысший уровень секретности. Применяется для документов государственного значения, касающихся национальной безопасности.
  • Гриф “Совершенно секретно” служит сохранению государственной тайны (военные, инновационные технические, научные сведения, внешнеполитические программы).
Рефераты:  Реферат по дисциплине «Физическая культура» На тему «Спортивная гимнастика | Kursak.NET

По происхождению

Классификация по происхождению различает три вида документов.

  • Личные бумаги – не касающиеся общественных или служебных отношений (переписка, дневники, мемуары, рукописи).
  • Официальные (юридически оформленные) документы, касающиеся планирования, учета, снабжения, финансирования на государственном и ведомственном уровне. Среди официальных выделяют подгруппу личных – паспорт, ИНН, водительские права, диплом, и т.п.
  • Служебные – сопровождающие внутреннюю деятельность предприятий.
Рис. 3. Распорядительные документы

По способу документирования

Такой вид классификации определяет, каким образом, на какой носитель помещены и сохраняются данные в виде:

  • письменного или печатного текста на бумажном носителе;
  • текста, записанного на электронный носитель (карту памяти, дискету);
  • чертежей, схем, планов, карт;
  • текста или изображения, запечатленного на фото- или кинопленке.
  • аудио- или видеозаписи на диске, дискете, карте памяти.

По сфере использования

Наиболее актуальная, классифицирует документацию в соответствии с целями, функциями и областью применения.

По юридической значимости

Классификация по юридической значимости группирует документы и их производные по наличию/отсутствию юридической силы.

  • Подлинник (оригинал) – исходный экземпляр документа, имеющий уникальные реквизиты (номер, серию, печать, время и место выдачи, подпись чиновника), обладающий юридической силой.
  • Дубликат – экземпляр, выданный повторно взамен утраченного. Обладает всеми характеристиками оригинала и юридической силой, но имеет пометку о повторной выдаче.
  • Копия – документ, полностью повторяющий содержание, внешний вид подлинника, но не имеющий юридической силы.
  • Заверенная копия – копия документа, чье соответствие оригиналу подтверждено юридически ( проставлены установленные реквизиты). Такая копия часто может заменить оригинал.

Специальные

Специальные зависят от области применения:

  • правовая – регулирует общественные правоотношения;
  • управленческая – регулирует организационные и управленческие процессы в обществе;
  • исторического источника – сохранение, предоставление объективной исторически значимой информации;
  • учетная – фиксация количественных характеристик;
  • познавательная – получение, передача знаний.

Тест для закрепления материала

  1. 1Что такое делопроизводство?

  2. 2Какие функции имеют официальные документы?

  3. 3Что такое унификация документов?

  4. 4Что такое документооборот?

  5. 5 Что такое «классификация документов»?

  6. 6 Какие виды документов соответствуют классификации по направлению движения?

  7. 7 Какому типу классификации соответствуют виды документов: индивидуальные, трафаретные, типовые?

  8. 8Какие из документов не имеют юридической силы?

  9. 9На какие подвиды подразделяются финансово-бухгалтерские документы?

Финансово-бухгалтерские

Обслуживают финансовые отношения в обществе (организации). Это платежные ведомости, счета, накладные, чеки, финансовые отчеты, квитанции, табели и так далее. Бухгалтерские документы подразделяются на:

  • распорядительные – разрешения, указания, распоряжения;
  • оправдательные – товарные чеки, гарантийные талоны, квитанции;
  • учетные – табели, ведомости, отчеты;
  • комбинированные – расходный кассовый ордер.
Рис. 2. Функции документов

Функции документов

Процесс документирования информации и организацию работы с документами называют делопроизводством. Документоведение и делопроизводство недаром стали особой сферой человеческой деятельности. Чем сложнее организация общества, тем больше функциональная нагрузка документа. Различают общие и специальные функции.

Оцените статью
Реферат Зона
Добавить комментарий