- Что такое документ
- Виды документов
- Документ, его виды и правила составления
- Другие критерии классификации документов
- Классификация по форме изложения
- Научно-технические
- Общие
- Организационно-распорядительные и нормативные документы
- Отчетно-статистическая документация
- По личному составу
- По направлению движения
- По ограничению доступа
- По происхождению
- По способу документирования
- По сфере использования
- По юридической значимости
- Специальные
- Тест для закрепления материала
- Финансово-бухгалтерские
- Функции документов
Что такое документ
По классическому определению, документ – материальный носитель информации,свидетельствующий о чем-либо. Строго говоря, любая книга, картина, фильм, скульптура, глиняная табличка и берестяная грамота – документы, рассказывающие о людях, событиях, эпохе, обычаях и нравах. Смысл документа в том, чтобы сохранять и передавать информацию во времени и пространстве.Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ должен быть оформлен определенным образом и иметь необходимые реквизиты (с латинского – “необходимое”).Реквизитами являются: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования (утверждения).Документ без реквизитов не имеет юридической силы.То есть сочинение в школьной тетрадке о том, как ваш младший брат пошел в первый класс, это – творческая работа, а та же история, отраженная в заявлении родителей и личном деле учащегося – уже документ.
Виды документов
Любой документ многофункционален, служит различным потребностям человека и общества. Есть разные подходы к классификации документов, но все они связаны с их функциями и целевым назначением.
Документ, его виды и правила составления
Содержание
Введение 3
1. Понятия
документа. 4
2. Виды
документов и их классификация 5
3. Правила
составления документов 9
3.1. Основные
правила составления
текста документов. 9
3.2.
Правила оформления
реквизитов документов. 10
3.3.
Основные требования
к документам, изготовленным
машинописным способом. 24
Заключение 25
Список
литературы 26
Введение
Появление
письменности ознаменовало переход
человечества к новой информационной
технологии. С помощью графических
знаковых систем стало возможным
отделить информацию от субъекта и
зафиксировать её на каком-либо материале
с целью последующей передачи
во времени и пространстве. В результате
появилась документированная информация,
т.е. документ.
Оформление
текстов в различные формы
приводит к появлению документов,
а сам процесс мы называем документализацией.
Мы выделяем как минимум пять основных
объектов информационного пространства,
которые можно расположить последовательно
на оси объектов. Это – образ, знак, концепт,
текст, документ.
Актуальность данной
темы объясняется тем, что в деятельности
любой организации, учреждения, предприятия
создается множество разнообразных по
видам и назначению документов. Одни документы
предназначены для реализации внешних
связей, другие отражают сугубо внутреннюю
деятельность учреждения во всех ее разнообразных
аспектах.
При
работе с документами очень важно
знать, к какой системе документации
относится тот или иной документ
– это во многом определяет требования
к структуре и содержанию документов,
к их оформлению.
В
любой классификации важно основание
– признак или признаки, в соответствии
с которыми объекты классификации
разбиваются на классы.
Цель
данной работы – изучить систему документации
и определить понятие документа. Исходя
из поставленной цели, ставлю перед собой
следующие задачи:
1.
Определить понятие документа;
2.
Рассмотреть виды документов;
3.
Изучить функции и классификацию
документов;
4.
Изучить требования к оформлению
документов.
- Понятия
документа.
Термин
Документ от лат. documentum
— «образец, свидетельство, доказательство»
— материальный объект, содержащий информацию
в зафиксированном виде и специально предназначенный
для её передачи во времени и пространстве.
В
узком смысле документ — облеченный
в письменную форму носитель информации,
удостоверяющий наличие фактов определенного
значения. В широком смысле и книга,
и скульптура – документы.
Официальная
формулировка в законодательстве России:
Документ —
материальный носитель с зафиксированной
на нём в любой форме информацией в виде
текста, звукозаписи, изображения и (или)
их сочетания, который имеет реквизиты,
позволяющие его идентифицировать, и предназначен
для передачи во времени и в пространстве
в целях общественного использования
и хранения.1
Важный
вид документов — различные удостоверения,
подтверждающие личность человека, его
принадлежность к какой-либо организации
или разрешение заниматься определённой
деятельностью.
В
информационных системах для обеспечения
потребностей информационного поиска,
с одной стороны, описывается документ
как материальный объект – совокупностью
значений его свойств (атрибутов, реквизитов),
т.е. метаданными; с другой стороны, описывается
содержание информации, закрепленной
на этом объекте – как правило, с помощью индексов.
Запись
информации на различных носителях
по установленным правилам называется
документированием и представляет
собой процесс создания и оформления
документов. При документировании необходимо
учитывать действующие нормы
законодательства, компетенцию автора
и соблюдать общегосударственные
правила составления и оформления
документа. Ответственность и полномочия
в области делопроизводства должны быть
четко определены и объявлены.
Совокупность
документов, посвящённых какому-либо
вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению
и т. п., называется документацией.
Совокупность
работ по документированию управленческой
деятельности предприятий и по организации
в них движения документов характеризует
термин “Делопроизводство“.
- Виды
документов и их классификация
Все
документы по отражаемым в них видам
деятельности делятся на две большие группы.
Первая — это документы по общим и административным
вопросам, т.е. вопросам общего руководства
предприятием (организацией) и его производственной
деятельностью. Эти документы могут составлять
работники всех подразделений предприятия.
Вторая группа — документы по функциям
управления. Такие документы составляют
работники финансовых органов, бухгалтерии,
отделов планирования, снабжения и сбыта,
других функциональных подразделений.2
Документы
классифицируются по
наименованиям3:
- Научные отчеты;
- Чертежи;
- Схемы;
- Графики;
- Технологические
и другие карты; - Приказы;
- Распоряжения;
- Планы и отчеты;
- Акты;
- Протоколы;
- Договоры;
- Уставы;
- Инструкции;
- Справки;
- Докладные;
- Объяснительные
записки; - Служебные
письма; - Телеграммы;
- Анкеты;
- Стандарты;
- Технические
условия; - Платежные
требования и поручения; - Доверенности,
исковые заявления; - Авторские
свидетельства и т. д.
По
способу фиксации
информации документы бывают письменные
(рукописные, машинописные, типографские,
подготовленные на множительных аппаратах,
напечатанные на персональных ЭВМ), графические
и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным
носителем деловой информации на сегодня
является бумага.4
По
месту составления документы подразделяются
на документы, используемые для решения
внешних и внутренних вопросов. Внешняя
документация в свою очередь делится на
входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени
сложности документы классифицируют
на простые и сложные. Простые — это документы,
в которых рассматривается один вопрос,
в сложных рассматривается несколько
вопросов.
По степени
гласности различают документы открытые
(несекретные) и документы с ограниченным
доступом. Документы с ограниченным доступом
бывают разной степени секретности (совершенно
секретные, секретные и др.), документы
для служебного пользования (ДСП), с грифом
«конфиденциально».
По юридической силе
документы подразделяют на подлинные
и подложные. Подлинные документы бывают
действительные и недействительные. Недействительным
документ становится в результате истечения
срока действия или отмены его другим
документом.
По срокам
исполнения документы классифицируются
на срочные и несрочные. Срочными являются
документы со сроком исполнения, установленным
законом и соответствующими правовыми
актами, а также телеграммы и другие документы
с грифом «срочно».
По
стадиям подготовки документы подразделяются
на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой
документ — рукописный или машинописный
документ, отражающий работу автора над
текстом документа. Оригинал — единственный
экземпляр документа, оформленный и подписанный
с чернового документа в соответствии
с установленными требованиями.5
С
оригинала могут быть изготовлены
копии, выписки из документа и
дубликат.
Копия — идентичное,
заверенное должностным лицом воспроизведение
подлинника. Выписка из документа — заверенная
часть текста подлинника. Дубликат — повторный
экземпляр документа, имеющий юридическую
силу с подлинника.
По происхождению документы
классифицируют на служебные, подготовленные
на предприятиях, в организациях, и личные
письма граждан с изложением жалоб, предложений,
просьб.
По срокам
хранения документы делятся на документы
постоянного и документы временного хранения.
Документы временного хранения в свою
очередь подразделяются на документы
со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени
обязательности документы бывают информационные,
содержащие сведения и факты о производственной
и иной деятельности организаций, и директивные
— обязательные для исполнения, носящие
характер юридической или технической
нормы.
По
степени унификации различают документы
индивидуальные, типовые, трафаретные,
примерные и унифицированные в виде анкеты
и таблицы.
Индивидуальные документы
по содержанию являются специфическими,
носящими характер разового документа.
Типовыми являются
документы, рассчитанные на изложение
однородных процессов и явлений: типовой
технологический процесс, типовые правила
внутреннего распорядка и т. п.
Трафаретные документы
имеют заранее напечатанный текст с пробелами,
которые заполняются при окончательном
оформлении в зависимости от конкретной
ситуации. Метод трафаретизации текстов
является шагом к их формализации и кодированию
с последующим вводом в ЭВМ. Использование
этого метода при унификации текстов привело
к созданию в форме трафарета некоторых
видов приказов, заявлений, других документов.
Анкета
— способ представления унифицированного
текста, при котором постоянная информация
располагается в левой части листа, строками
друг под другом, в форме существительных
в именительном падеже, а переменная вносится
в документ в процессе его составления
в правую часть листа. Таким образом, анкета
является следующим уровнем формализации
текста, где отсутствует фраза, а имеются
лишь необходимые для читающего данные.
Она рекомендуется для использования
в тех случаях, когда характеризуется
один объект по ряду параметров.6
Анкетным
методом смоделированы приказы
по приему, переводу и увольнению, кадровые
докладные и объяснительные записки.
Анкетная форма текста упрощает подготовку
документа, облегчает машинописные
работы и создает предпосылку
для кодирования информации и
использования отрывного талона
с кодированными сведениями.
Таблица
— постоянная информация, размещенная
в заголовках граф и боковика (заголовки
строк), а переменная (в цифровом
или словесном выражении) — на
пересечении соответствующих граф
и строк.
Текст,
представленный в виде таблицы, обладает
большой информационной емкостью, позволяет
строго классифицировать и кодировать
информацию и легко суммировать
аналогичные данные. В табличной
форме оформляются штатное расписание,
график отпусков и другие документы.7
В
хозяйственной деятельности организаций
используются разнообразные документы,
оформляющие взаимоотношения сторон,
вступающих в деловое сотрудничество
и коммерческо-хозяйственные связи.
Это, в частности, договоры (поставки,
выполнения работ или услуг, аренды и др.),
контракты, трудовые
соглашения и т. п. Каждый из названных
документов имеет общепринятую форму.
Другие критерии классификации документов
Возможны видовые разграничения:
- По сложности:
- Простые документы освещают один вопрос (короткая справка, согласие, расписка).
- Сложные – два и более (приказ, характеристика, отчет).
- По обязательности исполнения:
- Информационные – не требуют исполнения (справки, отчеты, свидетельства).
- Рекомендательные – носят факультативный характер, не требуют обязательного исполнения (методические рекомендации, медицинские направления).
- Директивные – имеют нормативный характер, юридическую силу. Обязательны для исполнения (указы, приказы, постановления).
- По наименованию:
- Приказы.
- Письма.
- Ходатайства.
- Справки.
- Заявления.
- Постановления.
- Решения.
Таким образом, документ – это носитель, имеющий определенную форму, реквизиты, который служит для хранения и передачи информации. Любая классификация так или иначе связана с функциями и целевым назначением документов. Поэтому так важно при оформлении договоров, заключении сделок, оформлении документов на передачу прав собственности и во всех других ситуациях иметь полное понимание того, какой именно форме надо отдать предпочтение, чтобы документ имел юридическую силу.
Предлагаем посмотреть короткое видео на тему определения документа:
Классификация по форме изложения
Определяет структуру, содержание, внешний вид документа, степень допустимой свободы формулировок.
- Индивидуальные документы допускают свободную передачу фактов, рекомендаций, указаний по усмотрению составителя. Они создаются для конкретной ситуации (распоряжения, протоколы, автобиографии, объяснительные записки).
- Трафаретные – имеют структуру, заложенную с помощью стандартных фраз с пропусками, типовых вариантов ответов, прочерков, “окошек” для занесения вариативной информации (анкеты, справки, бланки заявлений).
- Типовые документы пишутся на основании образца или эталона, созданного для часто повторяющихся ситуаций (договоры, деловые письма, инструкции).
Научно-технические
Сопровождают научные изыскания, фиксируют результаты исследований, обобщают, систематизируют, регламентируют информацию, ее практическое применение.Различают:
- проектную документацию (ПД);
- научно-исследовательскую (НД);
- конструкторскую (КД);
- технологическую (ТД);
- патентную документацию (ПД).
Общие
Общие функции характерны для всех видов:
- информационная – закрепление, хранение, передача информации;
- социальная – регулирует отношения человека и общества;
- коммуникативная – передача, обмен, преемственность информации;
- культурная – служит памятником истории и культуры.
Организационно-распорядительные и нормативные документы
Сюда относят положения, уставы, должностные инструкции, правила – распоряжения, приказы, решения, постановления. Они обеспечивают управление и слаженную работу предприятия, организации, общественных структур.Той же цели служат вспомогательные документы (справочного, информационного характера): справки, акты, докладные записки, инструкции, объяснительные записки.
Отчетно-статистическая документация
Этот вид охватывает 3 уровня:
- государственный;
- ведомственный;
- внутриучрежденческий.
Хранит учетную информацию о количественных показателях во всех сферах общественной жизни – социальной, экологической, производственной, политической, национальной.
По личному составу
Регулируют отношения между работодателем и работниками, между сотрудниками, определяют профессиональные обязанности каждого работника, соблюдение трудовой дисциплины. Их делят на подгруппы:
- учет трудовых кадров, рабочего времени и оплаты труда;
- комплектование штата сотрудников;
- формирование персонального рейтинга;
- контроль выполнения работ и соблюдения дисциплины.
К ним относятся трудовые договоры, приказы о зачислении и увольнении, трудовые книжки, личные дела, учетные карточки, дипломы и свидетельства об аттестации.
По направлению движения
Классификация по направлению движения документации учитывает весь документооборот предприятий:
По ограничению доступа
Классификация по ограничению доступа определяет степень секретности документа по принципам системного подхода, объективности, минимизации объема закрытой информации, периодического пересмотра степени секретности.Здесь существуют такие разновидности:
- открытые документы – содержат общедоступную информацию (реестры, бюллетени, приглашения);
- служебные (конфиденциальные) – свободны только во внутреннем доступе организации и служат сохранению коммерческой тайны (технологические карты, рецептуры, статистические отчеты);
- секретные – с разной степенью ограничений доступа.
Важно! Различают 2 уровня секретности:
- Гриф “Особой важности” означает наивысший уровень секретности. Применяется для документов государственного значения, касающихся национальной безопасности.
- Гриф “Совершенно секретно” служит сохранению государственной тайны (военные, инновационные технические, научные сведения, внешнеполитические программы).
По происхождению
Классификация по происхождению различает три вида документов.
- Личные бумаги – не касающиеся общественных или служебных отношений (переписка, дневники, мемуары, рукописи).
- Официальные (юридически оформленные) документы, касающиеся планирования, учета, снабжения, финансирования на государственном и ведомственном уровне. Среди официальных выделяют подгруппу личных – паспорт, ИНН, водительские права, диплом, и т.п.
- Служебные – сопровождающие внутреннюю деятельность предприятий.
По способу документирования
Такой вид классификации определяет, каким образом, на какой носитель помещены и сохраняются данные в виде:
- письменного или печатного текста на бумажном носителе;
- текста, записанного на электронный носитель (карту памяти, дискету);
- чертежей, схем, планов, карт;
- текста или изображения, запечатленного на фото- или кинопленке.
- аудио- или видеозаписи на диске, дискете, карте памяти.
По сфере использования
Наиболее актуальная, классифицирует документацию в соответствии с целями, функциями и областью применения.
По юридической значимости
Классификация по юридической значимости группирует документы и их производные по наличию/отсутствию юридической силы.
- Подлинник (оригинал) – исходный экземпляр документа, имеющий уникальные реквизиты (номер, серию, печать, время и место выдачи, подпись чиновника), обладающий юридической силой.
- Дубликат – экземпляр, выданный повторно взамен утраченного. Обладает всеми характеристиками оригинала и юридической силой, но имеет пометку о повторной выдаче.
- Копия – документ, полностью повторяющий содержание, внешний вид подлинника, но не имеющий юридической силы.
- Заверенная копия – копия документа, чье соответствие оригиналу подтверждено юридически ( проставлены установленные реквизиты). Такая копия часто может заменить оригинал.
Специальные
Специальные зависят от области применения:
- правовая – регулирует общественные правоотношения;
- управленческая – регулирует организационные и управленческие процессы в обществе;
- исторического источника – сохранение, предоставление объективной исторически значимой информации;
- учетная – фиксация количественных характеристик;
- познавательная – получение, передача знаний.
Тест для закрепления материала
1Что такое делопроизводство?
2Какие функции имеют официальные документы?
3Что такое унификация документов?
4Что такое документооборот?
5 Что такое «классификация документов»?
6 Какие виды документов соответствуют классификации по направлению движения?
7 Какому типу классификации соответствуют виды документов: индивидуальные, трафаретные, типовые?
8Какие из документов не имеют юридической силы?
9На какие подвиды подразделяются финансово-бухгалтерские документы?
Финансово-бухгалтерские
Обслуживают финансовые отношения в обществе (организации). Это платежные ведомости, счета, накладные, чеки, финансовые отчеты, квитанции, табели и так далее. Бухгалтерские документы подразделяются на:
- распорядительные – разрешения, указания, распоряжения;
- оправдательные – товарные чеки, гарантийные талоны, квитанции;
- учетные – табели, ведомости, отчеты;
- комбинированные – расходный кассовый ордер.
Функции документов
Процесс документирования информации и организацию работы с документами называют делопроизводством. Документоведение и делопроизводство недаром стали особой сферой человеческой деятельности. Чем сложнее организация общества, тем больше функциональная нагрузка документа. Различают общие и специальные функции.
