курсовая работа найти Организация оперативного хранения документов

Курсовая работа – формирование и хранение дел в делопроизводстве

1.НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организациядокументов вделопроизводствепредставляетсобой

совокупностьвидовработ,обеспечивающихсохранность,учет,

систематизациюдокументов,формированиеиоформлениеделв

делопроизводствеиихпередачувархиввсоответствиистребованиями,

установленнымигосударственнымистандартаминадокументы,

нормативно методическими документами Федеральной архивной службы

России.РосархивРФразработалсистемухранениядокументов

делопроизводствеорганизацииивведомственномархиве,нормативные

срокихранениядокументов.«Основныеправилаработыархивов

организаций»от06.02.2002являютсяоднимизосновныхнормативных

документов,закрепляющиесистемухранениядокументовв

делопроизводствеиархиве.Внихрегламентированатехнология

сохранностидокументов.Вэтотнормативныйдокументвключены

требования к номенклатурам дел, включая порядок их составления,

согласования,утверждения,использованияихранения.Правила

закрепляютобщийпринципформированиядел(подшивкидокументов),в

томчислеличныхдел,порядокорганизацииипроведенияэкспертизы

ценностидокументов(отборанахранениеиуничтожение),порядоки

методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей.

Основнымивидамиработ,обеспечивающимиправильную

организациюдокументоввделопроизводстве,являютсясоставление

номенклатурделиформированиедел.Чтобыправильносформировать

дела и обеспечить возможность использования нужной информации,

документыклассифицируют:разделяютихнагруппысразнымисроками

хранения. Нормативным документом, закрепляющим сроки хранения,

является«Переченьтиповыхуправленческихдокументов,

использующихсявдеятельностиорганизации,суказаниемсрокових

хранения».Переченьрегламентируетработуцентральныхи

§

Приложенияк делу, поступившие в переплете,оформляются как

самостоятельный том и нумеруются отдельно.

22

Послезавершениянумерациилистовсоставляетсязаверительная

надпись,котораярасполагаетсявконцедела.Заверительнаянадпись

составляетсявделенаотдельномлисте-заверителедела(Приложение5).В

заверительнойнадписицифрамии прописью указываетсяколичестволистов

вданномделе,особенностиотдельныхдокументов(чертежи,фотографии,

рисунки и так далее).

Составлятьзаверительнуюнадписьнаобложкеделаилиоборотной

стороне последнего листа запрещается.

Заверительнаянадписьпишетсяразборчиво.Внейуказываютсядата

составления,должностьифамилиясоставителя,которыйзатемставитсвою

подпись.Количество листов в деле проставляется на обложке дела в

соответствиисзаверительнойнадписью.Частойошибкойбывает,когда

количество листоввделе указываетсяпономеру напоследнемлисте. Нельзя

забывать, что в деле могут быть литерные и пропущенные номера.

23

Например:«Вданномделепрошитоипронумеровано123(стодвадцать

три)листа,втомчислелитерныелисты12аи15а,№48,49и58были

пропущены».

Дляучетадокументовопределенныхкатегорийпостоянногои

временногосроков(свыше10лет)хранения,учеткоторыхвызван

спецификойданнойдокументации(особоценные,личныеделаит.д.),

составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 6).

«Внутренняя опись документовдела: Учетныйдокумент, содержащий

переченьдокументовделасуказаниемпорядковыхномеровдокументов,их

индексов, названий, дат, номеров листов»

24

Внутренняяописьдокументовделасоставляетсятакженадела

постоянного ивременного(свыше10 лет)хранения,еслиони сформированы

22

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена

Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536//Консультант-Плюс

23

Шатенштейн Л. С. Подготовка дел для архивного хранения /Л. С. Шатенштейн//Секретарское дело. –

2002. – № 2(27). – с. 17-21

24

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г.

§

наименование структурного подразделения;

номер (индекс) дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.[1]

Реквизиты на обложке дела оформляются следующим образом:

наименованиеорганизацииуказываетсяполностью,в

именительномпадеже,суказаниемофициальнопринятого

сокращенного наименования, которое указывается в скобках после

полного наименования;

наименованиеструктурногоподразделениязаписывается

названиеструктурногоподразделениявсоответствиис

утвержденной структурой;

индекс дела проставляется цифровое обозначение дела по

номенклатуре дел организации;

заголовокделапереноситсяизноменклатурыделорганизации,

согласованной с ЭПК архива;

датаделауказываетсягод(ы)заведенияиокончанияделав

делопроизводстве. Датойдел,содержащих распорядительную

документацию,атакжедлядел,состоящихизнесколькихтомов

(частей),являютсякрайниедатыдокументовдела,тоестьдаты

Рефераты:  Мир чеховских рассказов – тема научной статьи по языкознанию и литературоведению читайте бесплатно текст научно-исследовательской работы в электронной библиотеке КиберЛенинка

(число,месяц,год)регистрации(составления)самогораннегои

самогопозднегодокументов,включенныхвдело.Если

приложениякдокументамсформированывотдельноедело(том),

егодатойявляетсядатарегистрацииосновногодокумента,к

которомуотносятсяприложения.Приэтомчислоигод

обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется

Курсовая работа найти организация оперативного хранения документов

  • Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения электронных документов. Вопросы терминологии электронных документов и проблемы обеспечения их сохранности, аутентичности и экспертизы ценности. Мировая практика хранения электронных документов.

    доклад, добавлен 13.10.2021

  • Изучение основных понятий документационного обеспечения управления. Характеристика функций документов и процесса их обработки. Определение оценки значимости документов и сроки их хранения. Рассмотрение механизма оперативного и длительного хранения дел.

    курсовая работа, добавлен 25.01.2021

  • Правила оформления дел в делопроизводстве. Организация оперативного хранения документов. Подготовка дел к передаче в архив. Хранение документов на примере акционерного общества “Венера”. Процесс составления внутренней описи дел на российском предприятии.

    курсовая работа, добавлен 26.10.2021

  • Проведение экспертизы по определению ценности документов, принципы описи и оформления дел. Порядок архивирования документов предприятия, особенности и сроки их хранения в бумажном и электронном виде. Работа службы документационного обеспечения управления.

    контрольная работа, добавлен 14.05.2021

  • Понятие документооборота, его организация и защита текущей информации. Порядок хранения и уничтожения бухгалтерской документации. Ответственность за нарушение правил хранения документов и особенности уничтожения документов с учетом сроков их хранения.

    курсовая работа, добавлен 11.03.2021

  • Физико-химические, биологические факторы разрушения документов. Санитарно-гигиенические условия их сохранности. Создание и соблюдение нормативных условий хранения в архиве. Проверка наличия и состояния дел, порядок их выдачи дел из архивохранилища.

    дипломная работа, добавлен 19.04.2021

  • Оптимальные условия хранения документов. Размещение документов в хранилище и топографирование. Порядок выдачи, проверка наличия и состояния дел. Создание страхового фонда особо ценных дел. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов.

    курсовая работа, добавлен 27.12.2021

  • Оценка значимости документов и сроков их хранения. Экспертные делопроизводственные комиссии организаций. Оформление дел и описание документов постоянного и долговременного хранения. Обеспечение сохранности отчетности фирмы. Передача дел в архив компании.

    курсовая работа, добавлен 12.05.2021

  • Оформление и ведение номенклатуры дел. Оперативное хранение документов: понятие, регламентация. Группировка и формирование дел. Сущность документального и архивного фондов. Общие принципы формирования дел. Систематизированный перечень их заголовков.

    курсовая работа, добавлен 15.01.2021

  • Организация хранения документации на предприятии. Значение номенклатуры дел. Порядок формирования, особенности их обработки для последующего хранения. Проведение экспертизы ценности документов, условия их оформления. Процесс сдачи в ведомственный архив.

    курсовая работа, добавлен 30.09.2021

  • Оперативное хранение документов

    Название: Оперативное хранение документов

    Вид работы: реферат

    Рубрика:Промышленность и производство

    Размер файла: 32,18 Kb

    Скачать файл:referat-zona.ru-305052.docx

    Краткое описание работы: Содержание 1. Оперативное хранение документов……………………………………………2 Работа с входящими документами(составить схему). Укажите используемые реквизиты…………………………………………………………9

    Содержание

    1. Оперативное хранение документов……………………………………………2

    2.
    Работа с входящими документами(составить схему). Укажите используемые реквизиты…………………………………………………………9

    3.Список литературы…………………………………………………………….11

    1. Оперативное хранение документов

    Все документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат сохранности в течение установленных сроков. Сроки хранения определяются перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, а также ведомственными перечнями, разрабатываемыми министерствами и другими органами управления для организаций своей системы.

    Формирование дела заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год. По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив, либо уничтожены.

    В процессе хранения документов в организации выделяется два этапа: оперативный и архивный. Под оперативным понимается хранение документов до передачи в архив организации. Архивному хранению подлежат документы, срок хранения которых превышает 10 лет. Существует два вида оперативного хранения документов: хранение в процессе их использования и хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями: «Срочно», «На исполнение», «На подпись»,»На отправку» и т.д. На папках также указывается фамилия, инициалы и телефон исполнителя.

    Работники организаций несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. В случае их утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения управления (ДОУ).

    Внутренняя опись документов дела №____

    № п/пИндекс документаДата документаЗаголовок документаНомера листов делаПримечание
    123456

    Итого__________________________________________________________документов (цифрами и прописью)

    Количество листов внутренней описи _________________________________________

    (цифрами и прописью)

    Должность лица, составившего

    внутреннюю опись документов

    дела _______________ ______________________________

    (подпись) (инициалы, фамилия)

    Дата__________________

    Рефераты:  Вред алкоголя и его влияние на организм человека

    На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел организации. Дело представляет собой совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку (обычно папку-скоросшиватель). Оформления обложки дела, находящегося на оперативном хранении в Приложении 1.

    На этапе оперативного хранения дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, где к внутренней дверце прикрепляется номенклатура дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

    Для дел, содержащих особо ценные документы, а также документы ограниченного доступа, составляется внутренняя опись. Она постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ. Внутренняя опись составляется в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов».

    Лист-заместитель

    Документ № _________________ Дата ____________
    Корреспондент _________________________________________________________
    Заголовок (или краткое содержание документа) __________________________
    _______________________________________________________________________
    Выдан ________________________ ____________________________________
    (дата выдачи) (кому выдан)
    Выдал _______________________ Получил _________________________

    (подпись) (подпись)

    При возникновении потребности в каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дел. В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заместитель. При заверении делопроизводственного года выдача сотрудник отдельных документов из дела не допускается, но может быть выдано дело целиком во временное пользование. В этом случает заполняется карта-заместитель по образцу:

    Карта-заместитель

    Дело №____ 20___год.

    Структурное подразделение___________________________________________________

    Дата

    выдачи

    Кол-во

    листов

    Кому выданоРасписка получателя

    Дата

    возврата

    Расписка о приеме
    123456

    Карта-заместитель помещается на место выданного дела. Выдача дел сотрудникам разрешается на срок не более одного месяца, после истечения которого дело должно быть возвращено. Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель на основании письменного запроса, по акту.

    С момента создания (получения) и до передачи в архив организации или уничтожения документы хранятся в структурных подразделениях. Наиболее распространенным является структурирование организации на следующие подразделения:
    1) управления
    . Это подразделения, образованные по отраслевому и функциональному признаку, и обеспечивающие реализацию отдельных направлений деятельности организации и осуществляющие управление организацией. Обычно они создаются в крупных компаниях, органах государственной власти и местного самоуправления и объединяют более мелкие функциональные подразделения (например: департаменты, отделы);
    2) отделения
    . На отделения чаще всего структурируются лечебно-профилактические, медицинские учреждения и организации. Это обычно отраслевые или функциональные подразделения, так же как и управления, объединяющие в себе более мелкие функциональные подразделения.
    На отделения также структурируются органы государственной власти (например, отделения создаются в региональных таможенных управлениях). Что касается банков и иных кредитных учреждений, то, как правило, отделения в них создаются по территориальному признаку и представляют собой обособленные структурные подразделения, регистрируемые в качестве филиалов;
    3) департаменты
    . Они также представляют собой подразделения, структурированные по отраслевому и функциональному признаку, которые, так же как и управления обеспечивают реализацию отдельных направлений деятельности организации. Обычно, они создаются в органах государственной власти и органах местного самоуправления; объединяют в своем составе более мелкие структурные единицы (чаще всего — отделы). Департаменты также создаются в представительствах иностранных компаний и в компаниях, в которых управление организуется по западным моделям;
    4) отделы
    . Под отделами понимаются функциональные структурные подразделения, отвечающие за конкретное направление деятельности организации или за организационно-техническое обеспечение реализации одного или нескольких направлений деятельности организации;
    5) службы
    . «Службой» чаще всего называют группу объединенных по функциональному признаку структурных единиц, имеющих родственные цели, задачи и функции. При этом управление или руководство этой группой осуществляется централизованно одним должностным лицом. Например, служба заместителя директора по персоналу, может объединять отдел кадров, отдел развития персонала, отдел организации и оплаты труда, другие структурные единицы, выполняющие функции, связанные с управлением персоналом. Она возглавляется заместителем директора по персоналу и создается для реализации единой кадровой политики в организации.
    Служба также может быть создана как отдельное структурное подразделение, образованное по функциональному признаку и предназначенное для обеспечения деятельности всех структурных подразделений организации в рамках реализации одного направления. Так, служба безопасности является структурным подразделением, которое обеспечивает физическую, техническую и информационную безопасность всех структурных подразделений организации.
    6) бюро
    . Эта структурная единица создается либо в составе более крупного подразделения (например, отдела), либо как самостоятельное подразделение. В качестве самостоятельной структурной единицы бюро – для ведения исполнительной деятельности и обслуживания деятельности иных структурных подразделений организации. В основном «бюро» традиционно называют структурные единицы, связанные с «бумажной» (от франц. bureau — письменный стол) и справочной работой.
    Помимо вышеперечисленных в качестве самостоятельных структурных подразделений создаются производственные единицы (например: цеха) или единицы, обслуживающие производство (например: мастерские,лаборатории).

    Как уже отмечалось, самостоятельные подразделения, в свою очередь, могут быть разделены на более мелкие структурные подразделения. К таковым относятся:
    а) секторы
    . Секторы (от лат. seco — разрезаю, разделяю) создаются в результате временного или постоянного деления более крупного структурного подразделения. Например, в финансовом отделе в качестве постоянных могут создаваться сектор финансирования операционных расходов, сектор финансирования инвестиций и кредитования; в качестве временного может быть создан сектор по реализации конкретного инвестиционного проекта;
    б) участки
    . Эти структурные подразделения создаются по тому же принципу, что и постоянные секторы. Обычно они строго ограничены «зонами» ответственности — каждый участок отвечает за конкретное направление работы. Деление структурного подразделения на участки — условное и не закрепляется в структуре организации);
    в) группы
    . Группы представляют собой структурные единицы, создаваемые по тем же принципам, что и секторы, участки — они объединяют специалистов для выполнения конкретной задачи или реализации конкретного проекта. Чаще всего группы носят временный характер, и их создание не отражается в общей структуре организации.

    Рефераты:  Реферат- Экономическая безопасность РФ

    2. Работа с входящими документами. Укажите используемые реквизиты

    Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом и т.д.) должны пройти экспедиционную обработку (Приложение 2). Сотрудник экспедиции прежде все проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность. Вскрываются все конверты, кроме лично корреспонденции (с пометкой «лично»). Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Обработка документов должна осуществляться в день их поступления. Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов (поздравительные письма, каталоги и т.д.).

    На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документов, его номер. Эти сведения оформляются арабским цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Если корреспонденция не вскрыта, то регистрационный штамп ставится на конверте. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Для регистрации применяются журналы или карточки, которые включают следующие графы: индекс(номер документа); дата документа; автор; краткое содержание (заголовок); исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела.

    Затем письмо передается руководителю, который в свою очередь рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Руководству направляются документы из администрации президента, правительственных органов, вышестоящих управленческих организаций и т.д. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, используемый при подготовке ответа). Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования.

    Среди реквизитов можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения. К этим реквизитам относятся:Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера контактного телефона и факса, номер счета в банке резолюция; отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; дата; индекс(№) документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; подпись; печать.

    Список литературы

    1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 1490ФЗ от 27.07.2006 г.

    2. Постановление Правительства РФ «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи» № 221 от 15.04.2005 г.

    3.«Перечень управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (в ред.решения Росархива от 27.10.2003 г.).

    4.Васильева И.Н., Желнинский Г.С.Организация делопроизводства и персональный менеджмент: учебное пособие. 20е изд.– М.: Вузовский учебник, 2004.

    5.Васильева И.Н., Галкина Л.А., Григорович Д.Б., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: применение компьютерного тренинга. – М.: Вузовский учебник, 2009.

    6.Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – М., 1997.

    Приложении 1

    Оформления обложки дела, находящегося на оперативном хранении

    ДЕЛО № ____ Том _____
    Приказы директора архива
    по личному составу
    (прием, перевод, увольнение работников)

    ___________________

    дата (крайние даты)

    На _________ листах

    Хранить _________

    Приложение 2

    Схема работы с входящими документами

    курсовая работа найти Организация оперативного хранения документов

    Оцените статью
    Реферат Зона
    Добавить комментарий