Реферат: Закупочная логистика понятие и сущность –

1.

2. Определение, сущность закупочной логистики.

Закупочная логистика
– управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

В странах с рыночной экономикой основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

Однако ее достижение зависит от решения целого ряда задач. В обобщенном виде эти задачи можно сгруппировать следующим образом.

1) Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья и комплектующих изделий (материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятий, а опоздание в закупках может сорвать производственную программу или привести к ее изменению).

2) Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них (избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума).

3) Соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам. Отдел закупки, или снабжения, закупает материалы в количествах, заявленных отделом управления производством или отделом хранения.

Основные виды функций отдела:

1. Исследование рынка закупок

2. Изучение и выбор поставщиков, переговоры с целью улучшить условия покупки и осуществление заказов на поставку.

3. Экспедирование поставок от поставщиков при необходимости обеспечить надежность поставки в соответствии с графиком, переговоры об изменениях в графике в соответствии с меняющимися обстоятельствами.

4. Выполнение роли связующего звена между поставщиками и другими отделами компании: отделом разработки, контроля качества, производства, контроля производства, финансов по всем проблемам, связанным с поставками. Выполнение функции связи с внешней средой и сообщение об изменениях условий на рынке и других факторов, которые влияют на операции фирмы.

5. Изучение продуктов, материалов и поставщиков, которые могут принести прибыль предприятию.

На функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как:

– доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;

– сущность приобретаемой продукции или услуг;

– ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;

– наличие возможностей для выполнения данной функции;

– задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.

Службы закупок в компании могут быть построены централизованно и децентрализованно.

Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.

Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов.

Преимущества централизованных закупок:

– простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;

– отсутствие административного дублирования;

– возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;

– лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

– развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени.

Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

3. Функции логистики. Этапы процесса закупки.

Технология проведения бизнес процесса закупки состоит из следующих стадий:

1. Определение потребности в материале

2. Решение задачи «МОВ»

3. Определение метода закупок

4. Анализ рынка закупок и выбор поставщика

5. Процесс переговоров и заключение контракта

6. Установление наблюдения за количеством, качеством и сроками поставки, организация приемочного контроля

7. Организация размещения товаров на складе

Более наглядно все этапы закупочной логистики можно изобразить в виде схемы.

1. Определение потребности в материалах.

В процессе планирования закупок необходимо определить:

• какие материалы требуются;
• количество материалов, которые понадобятся для производства продукта;
• время, когда они понадобятся;
• возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
• требуемые площади ваших складских помещений;
• издержки на закупки;
• возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии.

Исследования рынка закупок сырья и материалов могут рассматриваться внутри предприятия и как средство решения проблем, возникающих в научных исследованиях и конструкторских разработках, которые связаны с характеристиками нового сырья и комплектующих. Кроме того, необходимо иметь в виду, что важная информация об изменениях и тенденциях развития рынка закупок сырья и материалов может быть получена на основе внутризаводской или внутрифирменной отчетности.

Изучение рынка с целью закупок сырья и комплектующих изделий, как правило, проводится параллельно с разработкой новой продукции. Например, в машиностроении оно начинается и осуществляется на стадии конструирования изделий. Задача органов снабжения — обеспечить конструкторов необходимыми каталогами, описаниями, проспектами по профилю проводимой работы с целью их полной и объективной ориентации в соответствующих вопросах. Однако каталоги и описания обычно не содержат информации о ценах, без чего трудно добиться экономически выгодных решений по материалам и конструкции будущих изделий. Поэтому прямой задачей снабжающих органов является сбор информации о ценах, возможных сроках поставок, транспортных расходах и поиск их оптимального сочетания.

Прежде всего определение потребностей означает выявление продуктов и услуг по их качеству, количеству в основном двумя методами: путем определения потребностей на основе заказов и планомерного определения потребностей на основе расходов.

Определение потребностей на основе заказов, например в машиностроении, происходит путем разложения спецификаций на отдельные комплектующие с учетом уже имеющихся складских запасов. Первичными потребностями здесь являются потребности в готовых изделиях, вторичными — узлы, из которых изделия состоят, третичными — детали, из которых состоят узлы. Сроки удовлетворения последующих потребностей определяются на основе сроков закупки предыдущих.

Если потребности на основе заказов не могут быть определены или применение этого метода нецелесообразно, тогда используют метод определения потребности на основе расходов или прошлого опыта. Прогнозируемая потребность в этом случае определяется при помощи простейших расчетных методов. В дополнение к ним на практике часто пользуются интуитивными методами прогноза — прежде всего в тех случаях, когда расходы не подвержены сезонным колебаниям и не испытывают воздействия каких-либо внешних факторов.

В западных странах приобретаемая фирмами продукция производственного назначения классифицируется по видам заготовленного товара и способам их закупки. Из всего многообразия традиционно выделяются следующие виды товаров: сырье и основные материалы, топливо, комплектующие и оборудование. Такое деление обосновывается примерно однотипной удельной стоимостью, а так же условиями хранения и применения отдельных видов этих товаров.

Существует множество методик определения того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом.

Например, в прошлом году было использовано 1000 единиц сырья, что за неделю составило 1000 : 52 = 19 единиц. Это количество может быть использовано в будущем.

Потребность в материалах можно рассчитать, рассматривая определенную программу производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP -1 (планирование потребности в материалах). Принцип ее прост: исходная точка — это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии. Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю, определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах.

Брутто-потребность переводится затем в нетто-потребность, при этом учитывают:

• наличный запас;
• плюс уже заказанные материалы и уже запланированное собственное производство;
• минус уже предназначенный для предыдущей серии продукции заказ.

На основании данных расчета определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукта. Преимущество применения методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребностей в конечном продукте.

Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания таких колебаний. Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт.

Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода:

Прогноз на новый период = Прогноз на предшествующий

период ах
(фактическое потребление в предшествующем

периоде – прогноз на предшествующий период).

Весомость цифр в отдельные периоды корректируется с помощью так называемого фактора «а», значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше значение «а», тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фактического потребления.

В логистике используются и другие методы определения потребности в материалах, такие как:

1) детерминированный ;

2) стохастический;

3) эвристический.

Первый используется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Второй — когда основой для расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

Определение метода закупок.

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, от состава комплектующих’ изделий и материалов.

Рассмотрим наиболее часто используемые методы.

1. Закупка товара одной партией

Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки).

Его преимущества
: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки.

Недостатки
: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими партиями

В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.

Преимущества
таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.

Недостатки:
вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям

Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары.

Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

– полный перечень товаров;

– количество товара, имеющегося на складе;

– требуемое количество товаров.

Преимущества:
ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

4. Получение товара по мере необходимости

Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

– количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

– поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

– оплачивается только поставленное количество товара;

– по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества:
отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

5. Закупка товара с немедленной сдачей

Сфера применения этого метода — покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости.

Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков.

Недостаток
этого метода — в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.

При исследованиях рынка закупок пользуются следующими критериями оценки:

1. ценность продукции или услуги с точки зрения получения прибыли (существующей или планируемой);

2. рентабельность продукции;

3. характеристика цены/стоимости (частота изменения цены, наличие сезонных колебаний цен, неконкурентоспособная стоимость конечной продукции, превышение стоимости сырья цены продукции);

4. доступность (ограниченное число поставщиков, новых поставщиков, в дополнение к имеющимся, возможные международные источники поставок, возможность производства на предприятии или наличия внешних источников поставок);

5. качество материальных ресурсов (имелись ли проблемы с качеством);

6. качество информации (точность информации, наличие запаздываний информации, неоправданно высокая стоимость информации).

Закупки и организация собственного производства (задача MOB).

При планировании закупок после определения потребности и расчета количества часто возникает необходимость принять решение о том, закупать ли те или иные материалы, комплектующие изделия, детали или производить самому.

Для принятия такого решения необходимо сопоставить затраты на закупку и на собственное производство.

В целом затраты на закупку определяются ценой поставщика. Необходимо также учесть затраты на заказ; транспортировку, страховку и упаковку; складирование; обработку (переработку, сортировку и т. п.); персонал, связанный с закупками.

Затраты на производство состоят из стоимости сырья, энергии, рабочей силы, хранения и накладных расходов.

Сравнив затраты на собственное производство по каждому материалу (детали, изделию) с затратами на закупку, можно принять решение.

Важнейший элемент в политике закупок — анализ цены приобретаемых товаров. Для анализа цены закупок, так же, как и анализа стоимости собственного производства, используются различные виды расчетов:

• а) простой метод калькуляции (показатель общих издержек~делится на показатель производственной продукции);
• б) калькуляция по эквивалентным показателям (издержки дробятся по отдельным статьям и берутся усредненно);
• в) постоянная калькуляция (точный учет издержек по каждой операции).

Анализ цен учитывает также дополнительные работы и услуги, например, проведение консультаций, подготовку документации, упаковку, таможенные пошлины, транспортировку и другие. При этом применяются следующие виды анализа цены:

• анализ цены по пути от возникновения продукта до его поступления потребителю (постатейной калькуляцией определяют цену — НЕТТО, включая заготовительные расходы);
• анализ цены, рассчитанной по общей стоимости произведенной работы, и услуг (здесь дополнительно учитывают расходы на контроль, хранение, финансирование);
• анализ цены на основе полезности продукта (на базе субъективных оценочных критериев определяется, сколько данный продукт или услуга могут стоить на рынке);
• анализ цены при тенденции ее повышения на аналогичные товары (с помощью расщепления издержек на первичные, в расчете на единицу продукции в настоящий момент, и последующие издержки — для расчета цены на определенную партию продукции);
• анализ цены (с помощью кривой освоения новой продукции);
• анализ цены во временном периоде ( сравниваются старое и новое коммерческое предложение , при этом учитываются изменения в используемом сырье , затратах , рыночных отношениях и пр .);
• анализ цены по первичным издержкам на единицу продукции ;
• анализ с помощью скользящих цен ( применяются в основном при разработке долгосрочных договоров при лихорадочном изменении цен );
• анализ цен на основе открытых данных ( курс валют , биржевые курсы , таможенная статистика и пр .).

Выбор поставщиков.

Данная стадия состоит из следующих этапов:

1) Подготовка списка возможных поставщиков.

2) Отправка запроса в соответствии с заявкой на материал.

3) Выбор поставщиков.

4) Подготовка списка возможных поставщиков

На данном этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

С возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть:

– Традиционная почта;

– Средства факсимильной связи;

– Электронная почта;

– Личная доставка представителем Исполнителя (Заказчика)

– Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал.

В соответствии с данной заявкой на материал Отделом Закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости , в него вносятся корректировки.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников. Ими могут быть, например:

– собственное расследование;

– местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов;

– банки и финансовые институты;

– конкуренты потенциального поставщика;

– торговые ассоциации, например, Торгово-промышленная палата России;

– информационные агентства;

– государственные источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации.

2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной им информации.

Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на материал отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи.

На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.

Выбор поставщиков.

Данная стадия состоит из следующих этапов:

1) Получение предложений от возможных поставщиков;

2) Согласование полученных предложений;

3) Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков;

4) Выбор наиболее подходящих поставщиков.

Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков

При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

Согласование полученных предложений

При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации.

Выбор наиболее подходящих поставщиков

На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании – возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.

В качестве критериев оценки поставщика принимают:

– приемлемость цены;

– качество поставляемой продукции;

– качество обслуживания потребителей;

– гибкость поставок;

– наличие ограничений по размеру заказа;

– дороги;

– удаленность от потребителя;

– кредитная история;

– текущее финансовое положение;

– психологический климат в коллективе.

Для сравнения вариантов поставщиков используют:

Балльный метод.
Выбирают систему баллов и шкалу наиболее значимых критериев оценки поставщиков (в долях единицы). Предпочтение отдается поставщику, набравшему наибольшую сумму баллов.

Систему «Идеального поставщика».
Определяют характеристики т.н. идеального поставщика и затем каждого реального претендента сравнивают с «идеалом».

Систему «Расстановки приоритетов».
По результатам прошлой деятельности поставщиков выбирают наиболее важные критерии оценки, метод измерения показателей деятельности, определяют относительную важность каждого параметра, определяют частные итоги (по каждому показателю), а затем суммируют, например, в баллах или очках.

Получение и оценка предложений
.

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:

1) Конкурсные торги.

2) Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги (тендеры)
— распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

1. Реклама.

2. Разработка тендерной документации.

3. Публикация тендерной документации.

4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.

5. Оценка тендерных предложений.

6. Подтверждение квалификации участников торгов.

7. Предложение и присуждение контракта.

Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:

– инструктирует участников торгов о процедуре торгов,

– дает описание закупаемых товаров или услуг,

– устанавливает критерии для оценки предложений,

– определяет условия будущего контракта.

Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

– предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

– рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

– безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;

– отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта.

Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Оно может быть организовано двумя способами. Первый – когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца то вара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:

– наименование товара,

– количество и качество товара,

– цену,

– условия и срок поставки,

– условия платежа,

– характеристику тары и упаковки,

– порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными).

Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения.

Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается придти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте.

Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высшее качество в сочетании с минимальной ценой.

При рассмотрении деятельности поставщика основное внимание уделяется источнику закупок. Можно выделить такие направления исследования как:

1. Исследование финансовых возможностей предприятия-поставщика. Это делается для того, чтобы избежать риска разорения и причинения убытков предприятию-заказчику. Этой работой обычно занимается финансовый отдел предприятия, но часто бывает, что этим вынужден заниматься отдел закупок.

2. Исследование возможностей производства с целью выяснения возможностей предприятия и его ограничений в производственной деятельности.

3. Поиск возможностей нахождения новых источников снабжения.

4. Поэтапный анализ выполнения доставки от места изготовления на место покупки. Расчет затрат для того, чтобы оценить эффективность распределительных каналов.

5. Подсчет и систематизация производственных расходов. Этот пункт включает в себя все затраты предприятия-поставщика во время производства товара. Затраты на покупку сырья, оплату труда рабочих, расходы на обслуживание оборудования и разработку технологии производства.

6. Систематический анализ отношения поставщиков к предприятию, покупающему товар и контроль за соблюдением условий договора.

7. Оценка деятельности компании поставщика для принятия решения о возможности дальнейшего сотрудничества и для возможности давать рекомендации по улучшению условий поставки.

8. Изучение целей компании-поставщика и путей их достижения для того, чтобы иметь возможность разработки стратегии закупок в условиях длительного обеспечения необходимыми ресурсами по минимальным ценам.

Контроль выполнения условий договора

На данной стадии производятся следующие этапы:

1) Отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки;

2) Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.

Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки.

На данном этапе Исполнитель из Отдела Закупок компании Заказчика контролирует местонахождение и состояние груза (материала) в процессе его доставки вплоть до конечного пункта , согласно договору. Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Исполнитель фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.

Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки.

Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условии, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику.

Получение и кодирование поставляемой продукции

Важное значение в реализации плана закупок имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.

I . Приемка продукции

В первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар:

• нужного качества;
• в нужном количестве;
• от своего поставщика;
• в обусловленное время;
• за оговоренную цену.

В целях экономии времени, усилий и соответственно денег следует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений.

Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада, для экономии затрат труда на погрузочно-разгрузочных работах составьте график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Предусмотрите при этом, чтобы основное сырье поставлялось в строго определенные дни, а другие виды материалов — по мере необходимости.

Такие меры позволят, кроме того, не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.

2. Документальное оформление поставок

Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказов
должна быть направлена в подразделение-потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спецификации
(описание товара).

Уведомление
об отгрузке
направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки.

Сопроводительное письмо
обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для вашей фирмы.

Документ доставщика
применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:

• название и адрес отправителя;
• описание продукции;
• количество мест;
• масса (вес) продукции;
• особенности транспортировки;
• название доставщика.

Подтверждение получения поставки
используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.

В книге регистрации товаров
указываются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товаров.

Некоторые фирмы не используют приведенные виды уведомлений о получении товара, а закладывают информацию в компьютер. Однако на случай недобросовестности поставщика необходимо проявить предусмотрительность и сохранить какие-то письменные документы.

Не будет лишним в отдельном документе фиксировать брак и другие недостатки поставленного товара, так как это поможет отделу закупок принять необходимые меры.

Проверка качества и количества полученной продукции

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

• дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;
• остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;
• судебные иски;
• потеря доверия потребителей своей продукции из-за поставок недоброкачественных материалов (деталей, изделий).

Применяемые на практике меры по обеспечению качества принимаемых товаров могут быть классифицированы следующим образом:

4. Механизмы материально-технического снабжения.

Схемы организации материально-технического обеспечения предприятий делятся укрупненно на следующие группы:

1. традиционная — с организацией системы складов предприятий-поставщиков, центральных складов и складов снабжаемых предприятий. Их основной недостаток состоит в значительных капитальных затратах, административных издержках и затратах труда;

2. промежуточная, основанная на системе договоров с фирмами-посредниками. Главное достоинство — это возможность отказаться от собственной системы складов с высвобождением капитала, замороженного в собственных запасах. К числу достоинств следует также отнести возможность организации срочных поставок;

3. ориентированная на конкретную потребность производства. Группа представлена рядом методов снабжения, таких как:

– метод «Канбан» (разработан в Японии с целью управления поставками в условиях поточного производства; учитывает конечную потребность в деталях),

– система MRP с модификациями, охватывающая планирование на трех уровнях — программного планирования, распределения материалов и управления закупками,

– метод «Точно в срок», с помощью которого в результате дробных поставок резко сокращаются накопленные запасы,

– система запросов, в соответствии с которой с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения.

Рассмотрим некоторые из них (Традиционная система, JIT, KANBAN MRP-1/MRP-2 SDP, LP, LRP, DDT ) более подробно:

Традиционная система организации материального снабжения
основана на принципе хранения запасов. В этом случае требуется оформление документа о получении необходимого для производства материала из запасов собственного склада. На складе подбираются нужные материалы и передаются посредством системы транспортировки получателю либо доставляются прямо на рабочие места.

В случае если требуемый предприятию материал отсутствует на подручном складе, делается запрос в орган закупок. На основе запроса закупочный орган оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает заказ и обеспечивает отправку товаров. На предприятие-заказчик отправляются крупные партии материалов, как правило, посредством автомобильного или железнодорожного транспорта. Заказанные грузы по их поступлении принимают на центральном приемном пункте компании. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре. После оформления соответствующих документов о поступлении товаров они доставляются на отдельные производства. Типичные пути прохождения документации и материальных потоков при этой схеме показаны на рис. 1. Ввиду значительной разветвленности и многообразия возможных вариантов хозяйственных связей, а также естественного желания руководства компаний вести строгий учет и контроль за системой материально-технического снабжения своих предприятий потоки документации, соответствующие переходу от одного структурного элемента приведенной схемы к другому, состоят в большинстве своем из специально разработанных формуляров. Например, отдел закупок или посредник передает поставщику 9—10 документов, а поставщик, выполняя заявку, передает на центральный пункт до 14 документов.

Д – поток документов М – поток материалов

Рис . 1. Схема типичной организации материально – технического снабжения предприятий

Вообще многочисленные формуляры с соответствующими копиями для различных отделов и подразделений дают некоторое представление о размерах административных издержек в рамках традиционной системы материального снабжения. Главный недостаток традиционной системы закупок выражает потребность в комплексе складов с присущими им административными издержками и затратами труда. Основные статьи издержек по содержанию складов можно сгруппировать следующим образом:

• Содержание складских помещений: а) амортизация складских зданий; б) амортизация складского оборудования; в) затраты на профилактический ремонт; г) расходы на отопление, электроэнергию и воду; д) страхование зданий и земельный налог; е) арендная плата.
• Затраты на обслуживающий персонал: а) заработная плата складских рабочих и служащих; б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих.
• Затраты на транспортные средства: а) амортизация; б) расходы на топливо и энергию; в) расходы на профилактический и текущий ремонт; г) страхование и налоги на транспортные средства.
• Убытки от хранения запасов: а) охрана складов и старение материалов; б) коррозия и другие потери; в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и приемки); г) кражи; д) потери вследствие понижения цен; е) страхование запасов.

Хорошо зарекомендовала себя в деле материально-технического снабжения производства система договоров с фирмами-посредниками
. Система была разработана и применена в ФРГ в конце 70-х — начале 80-х годов . Структура ее имеет меньшее количество звеньев, существенно упрощено прохождение запросов и вызванных ими материальных потоков. Система связывает поставщика и потребите ля продукции гораздо более короткими связями, чем описанная выше. Закупочные органы компании и склады разгружаются от рутинной работы. Функции отбора и доставки грузов переходят к поставщику, которым является не производитель сырья и комплектующих, а оптовая торговая компания, выполняющая распределительные функции, имеющая свои торговые склады и являющаяся посредником между промышленными предприятиями. Структура и происхождение информационных и материальных потоков показаны на рис. 2. Как видно из схемы, потребитель прямо от производственного участка отправляет заявку на сырье и материалы в пункт регистрации (сосредоточения) заявок в складском хозяйстве. Пункт регистрации один-два раза в день направляет запросы на материалы дальше к поставщикам, объединенным системой договоров. Поставщик рассылает на следующий день запрошенные материалы, которые в дальнейшем собираются и контролируются по каждой заявке в пункте накопления (торговых складах).

Система договоров в материально-техническом снабжении имеет ряд преимуществ перед традиционной. Прежде всего это сокращение делопроизводства, а следовательно, административных издержек. Однако главный выигрыш для потребителей — возможность отказаться от собственной, часто распыленной системы складов. Особенно важным моментом в материально-техническом снабжении по договорам является возможность организации срочных поставок. Требуемый материал может быть доставлен заказчику в течение 24 часов через торговую организацию, располагающую широким ассортиментом образцов на складе. Опыт ФРГ показывает, что собственные склады предприятий обычно покрывают их потребности только на 50—60%. Хорошо организованный склад торговой посреднической фирмы может покрыть до 90% спроса на материалы.

Снабжаемое предприятие Пункт накопления

Рис . 2. Схема организации материально – технического снабжения предприятий с участием посредников

JIТ
— система, имеющая альтернативное название «поставки точно в срок». Ее основная цель заключается в том, чтобы по максимуму распределить уровень запасов сырья в логистической системе, она обеспечивает высокую надежность и качество поставляемого сырья для того, чтобы обеспечить наибольшую степень удовлетворенности запросов потребителя. Когда груз доставляется «точно в срок», сокращение времени на выполнение заказа достигает пятидесяти процентов, к тому же, в два раза снижается уровень запасов и почти на семьдесят процентов уменьшается время изготовления заказа на самом предприятии.

Заказывается сколько можно потребить, не используя склада. Условия для системы: психологический аспект — готовность жертвовать ради предприятия; четкая организация.

Система разработана в Японии. Ее особенности:

• стабильный выпуск продукции;
• частые поставки небольшими партиями;
• поставки на основе долгосрочных заказов;
• минимальный объем сопутствующей документации;
• объем информации по поставкам фиксирован для всего объема, но может меняться от одной поставки к другой;
• поставки с избытком или недостатком практически исключаются;
• поставщиков ориентируют на использование стандартной тары и упаковки;
• от поставщиков требуется выпуск деталей мелкими партиями и определение системы JIT по закупке материалов;
• минимальный объем спецификации;
• поставщикам обеспечивается помощь в качестве продукции;
• количество поставщиков ограничено;
• выбираются близко расположенные поставщики;
• большое внимание в этой системе уделяется доставке грузов.

Достоинства системы:

• сокращаются затраты на содержание запасов;
• сокращение брака;
• сокращение объема спецификации;
• удобства внесения изменений (по телефону);

Достоинства для поставщика:

• полная загрузка производственных мощностей;
• сохраняется квалифицированная рабочая сила;
• сохраняются собственные запасы за счет внедрения системы;
• упрощение процедуры согласования поставок за счет близости поставщика.

Система снабжения «Точно в срок»

KANBAN
— система, которая позволяет на все участки производства поставлять то число материала, которое им необходимо в данный момент для выпуска запланированного объема продукции. Поставки осуществляются строго по графику. В Германии проходил анализ этой логистической системы. Он показал, что при ее использовании количество производственных запасов снижается в два раза, объем готовой продукции — на восемьдесят процентов, а производительность труда вырастает на 20-50%.

MRP-1
— одна из самых популярных мировых логистических систем. Она представляет собой логистическую концепцию «ресурсного планирования». С этой системе происходит управление сырьем, полуфабрикатами, частями изделия и его отдельными компонентами, количество покупок которых напрямую зависит от спроса на оригинальную готовую продукцию. Главная цель системы MRP-1 в том, чтобы удовлетворять запросы потребителей в обеспечении их сырьем, планирование производства; она так же ориентирована на поддержание низкого уровня запасов сырья, готовой продукции, незаконченного производства, на составление графиков доставки и операций по закупке.

Блок-схема системы MPR–I.

MRP-II
— это система второго поколения, которая ориентирована на планирование ресурсов. Это микрологистическая интегрированная система. Она объединяет в себе логистические операции и материальное планирование. Для того, чтобы реализовать стратегии работы предприятия в логистике, производстве, маркетинговых исследованиях, в финансировании, составлении планов и управлении материалами, необходимо контролировать все стадии производственного процесса. MRP-II отличается от MRP-I тем, что удовлетворяет спрос потребителя более оперативно и полно из-за большей длительности циклов производства, что ведет к уменьшению производственных запасов, к лучшей организации доставки, большей гибкости процесса планирования. Все это помогает уменьшить логистические издержки во время управления запасами.

В Соединенных Штатах проводили исследование, которое показало, что при использовании такой логистической системы как MRP-II товарно-материальные запасы сокращаются в среднем на семнадцать процентов, а рентабельность производства возрастает на десять. Закупки материалов и оборудования уменьшаются на семь процентов, но возрастает на 16 объем услуг, предоставляемых заказчикам.

Система планирования производственных ресурсов (MRP)

SDP
– система, которая представляет собой усовершенствованный аналог системы «точно в срок». Она ориентирована на планирование потребностей в сырье для того, чтобы упорядочить организацию сырья и правильно спрогнозировать его количество.

LP
— система «плоского производства» тоже оказывается по своей сущности развитием системы «точно в срок», и включает в себя элементы «планирования ресурсов» и системы KANBAN. Эта система использует намного меньше ресурсов, чем массовое производство, так как уменьшается количество запасов и времени, затраченного на производство одной единицы продукции, а значит и уменьшаются потери от брака. Целью этой системы является достижение высоких стандартов качества изготовляемой продукции, уменьшение производственных издержек, экономия времени на переналаживание оборудования и быстрая реакция на изменение спроса потребителей.

DDT
— система реагирования на спрос — улучшенный вариант концепции планирования ресурсов. Чаще всего применяют такие определения как «точка заказа», «концепция быстрого реагирования», «концепция непрерывного пополнения запасов» и «концепция автоматического пополнения запасов».